İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI

(1)

İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI

2021 YILI

FAALİYET RAPORU

imid@iuc.edu.tr

(2)

2

BİRİM YÖNETİCİSİ SUNUŞU

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41 inci maddesine istinaden hazırlanan Başkanlığımız 2021 yılı Faaliyet Raporu, misyonumuz ve vizyonumuz göz önünde bulundurularak, bütçeyle kendisine tahsis edilen ödeneklerin, kamu kaynaklarının etkili, verimli ve ekonomik kullanılması ve hesap verme sorumluluğu gözetilerek, mevcut yasal mevzuat çerçevesinde; ilkeli, açık, tarafsız ve anlaşılır bir şekilde hazırlanmaya çalışılmıştır.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve bu kanunlara bağlı genel tebliğler, 2886 sayılı Devlet İhale kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve yürürlükteki diğer Kanunlar, bağlı yönetmelik ve mevzuatları kapsamında 2021 yılında Başkanlığımıza tahsis olunan bütçe imkânları içinde Ülkemizin ekonomik ve sosyal koşulları, Üniversitemizin gereksinimleri, Rektörlük ve bağlı birimlerin zorunlu ihtiyaçları gibi unsurlar bir arada değerlendirilmiş, israfı önleyici, tasarrufa yöneltici, birimler arası paylaşımcı bir gider politikası Başkanlığımızın ana ilkelerini oluşturmuştur.

Personel servis hizmetleri; tasarruf tedbirleri kapsamında ihdas edilen bütçe ödenekleri göz önüne alınarak 2021 yılı için servis güzergâhlarının yeniden planlaması yapılmış olup ihaleye bu kapsamda çıkılmıştır.

İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa 01.01.2022 – 31.12.2024 Dönemi Serbest Piyasadan Elektrik Enerjisi Alımı İhalesi; 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 19 uncu maddesine göre açık ihale usulü ile 10.11.2021 tarihinde ihale edilmiştir. Ancak, istekli çıkmaması nedeniyle söz konusu ihale iptal edilmiştir. İptal edilen ihale sonrası ise Elektrik Tedarik Şirketlerinden ikili anlaşma yoluyla da elektrik alımı temini gerçekleştirilememiş olup, Enerji Piyasaları Düzenleme Kurumu tarafından belirli aralıklarla belirlenen elektrik tarifeleri olan ulusal tarifeler üzerinden elektrik alımı yapılmaktadır.

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığımız sorunları öteleyici değil çözümleyici bir yaklaşımla birimlerin talep ettiği mal ve hizmet ihtiyaçlarının karşılanmasında kamunun ve Üniversitemizin menfaatlerini ön planda tutmuş, kaynakların ihtiyaca göre yerinde kullanılmasına özen göstermiş, teminlerde açık, şeffaf ve rekabeti sağlayıcı, en iyisini en uygun fiyatla temin ederek, 2021 mali yılında % 96,93 oranında gider gerçekleştirmesiyle mali yılı kapatmıştır.

Bununla ilgili istatistiki bilgiler raporumuzda mevcuttur.

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, görevin bilinci ve sorumluluğu doğrultusunda tüm personeli ile her işlemini kamuoyu ve üst yönetimi ile paylaşan, kısıtlı bütçe imkânları ve sayıca yetersiz personel kadrosu ile görevlerini yapma gayreti içinde olan bir birimdir. Her geçen gün büyüyen ve gelişen Üniversitemizin ihtiyaçları kat kat artmakta, buna paralel talep edilen bütçe olanakları yetersiz kalmaktadır.

O. Remzi KÜÇÜKÖMEROĞLU Daire Başkanı

(3)

1. GENEL BİLGİLER

TARİHÇE

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, 124 sayılı Kanun Hükmünde Kararnamede yer alan, Kontrolörlük Daire Başkanlığı ve Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı’nın birleştirilmesi ile 190 sayılı Kanun Hükmünde kararname gereği 13 Ağustos 1984 tarih ve 18488 sayılı Resmi gazetede yayınlanan 84/8360 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı eki cetvelde belirtildiği gibi İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü, İdari Kuruluş Şemasında yer alan Daire Başkanlığından biridir.

1.1. MİSYON ve VİZYON

MİSYON

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı;

• Yürürlükteki yasal mevzuat çerçevesinde, Üniversitemizin çıkarlarını her platformda gözeterek faaliyetlerini yürütmek.

• Bilgi ve deneyim sahibi, araştırıcı, sorgulayıcı, insani değerlere ve çevreye saygılı, yenilikleri izleyebilen farklı disiplinlerle iletişim kurabilen personel yapısını geliştirerek, görev ve sorumlulukların, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlandırmak,

• Harcama Yetkisi dahilinde bulunan bütçe taslaklarını gerçek ihtiyaçların temini doğrultusunda ilkeli bir şekilde hazırlayıp ilgili kurumlara ve birimlere sunmak,

• Tahsis edilen bütçe ödeneklerinin bütçe performans hedefleri gözetilerek, bütçe disiplinine riayet edilerek kullanılması, ihtiyaçların temininde saydamlığı rekabeti, eşitliği ve güvenilirliği sağlamak.

• Üniversitemizin hizmet alanlarında (temizlik, güvenlik, personel servis taşımacılığı, makine teçhizat, bakım onarım) İÜC paydaşlarının memnuniyetini sağlamak.

• Üniversitemiz bünyesinde bulunan taşınmaz malların kiralanması işlemlerinin mevzuata uygun olarak, tüm iç ve dış paydaşların memnuniyeti doğrultusunda yürütmek.

• Başkanlığımızca yürütülen tüm iş ve işlemlerde; kalite güvencesini arttırmak iç ve dış paydaşlara kesintisiz kamu menfaatlerini ve kurum menfaatini ön planda tutarak destek sunmak.

VİZYON

Görevinde sorumluluk sahibi, bilgili, gayretli ve çalışkan personeliyle, kendisine tahsis edilen ödeneğin kamusal yarar ilkesi ile gerçek ihtiyaçlar doğrultusunda etkili ve verimli kullanan, görev ve sorumluluklarını kurumun çıkarları ve İÜC çalışanlarının memnuniyetini gözeterek yerine getiren, hesap verme sorumluluğunun bilincinde ve sorumluluğunu ötelemeyen şeffaf, hoşgörülü, tam donanımlı bir başkanlık olmaktır.

1.2. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR

Harcama Yetkilisi

5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu 31 inci maddede tanımlanan harcama yetkilisi; Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir. Başkanlığımıza tahsis edilen ödeneğin kullanılmasında bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük, yönetmenlikler ile diğer mevzuata uygun olarak, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından kanun çerçevesinde yapılması gereken diğer işlemlerden, tüm denetim kurumlarına ve üst yöneticilerine karşı sorumluluğu olan birim yetkilisidir.

(4)

4

Gerçekleştirme Görevlisi

5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu 33 üncü maddede tanımlandığı üzere harcama yetkilisi tarafından giderlerin gerçekleştirilmesi işlemlerini yapan kişi olarak tanımlanmıştır. Gerçekleştirme görevlileri Başkanlığımız bünyesinde görev yapan Şube Müdürleri ve Birim şefleri olup, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler. Gerçekleştirme görevlileri bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar.

Görev ve Sorumlulukları

- Üniversitemiz birimlerinin hizmetlerini en iyi şekilde yürütebilmesi için mevcut ödenekler dahilinde, mal ve hizmetlerin en kısa zamanda, kaliteli, nitelikli ve uygun fiyatla satın alınması ve ihtiyaç sahiplerine sunulması.

- 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu 60 ıncı maddesinde düzenlendiği üzere, Üniversitenin ihtiyaçları doğrultusunda ihale, alım, satım, kiralama, kiraya verme, bakım- onarım vb. destek hizmetlerinin en iyi şekilde sağlanması.- Üniversitenin temizlik, servis ve güvenlik hizmetlerinin sağlanması, yürütülmesi ve koordinasyonu,

Tabi Olunan ve Yararlanılan Kanunlar

DEVLET İHALE KANUNU Kanun Numarası : 2886 Kabul Tarihi : 8/9/1983

Yayımlandığı R.Gazete : Tarih : 10/9/1983 Sayı : 18161

KAMU İHALE KANUNU Kanun Numarası : 4734 Kabul Tarihi : 4/1/2002

Yayımlandığı R.Gazete : Tarih: 22/1/2002 Sayı: 24648

KAMU İHALE SÖZLEŞMELERİ KANUNU Kanun Numarası : 4735

Kabul Tarihi : 5/1/2002

Yayımlandığı R.Gazete : Tarih: 22/1/2002 Sayı: 24648

HARCIRAH KANUNU Kanun Numarası : 6245 Kabul Tarihi : 10.2.1954

Yayımlandığı R.Gazete : Tarih: 18.2.1954, Sayı: 8637

DEVLET MEMURLARI KANUNU Kanun Numarası : 657

KAMU MALİ YÖNETİMİ VE KONTROL KANUNU Kanun Numarası : 5018

Kabul Tarihi : 10.12.2003

Yayımlandığı R.Gazete : 24/12/2003 Resmi Gazete Numarası : 25326

(5)

SOSYAL SİGORTALAR VE GENEL SAĞLIK SİGORTASI KANUNU Kanun Numarası: 5510

Yayımlandığı R.Gazete :16.06.2006 Resmi Gazete Numarası : 26200

YÜKSEKÖĞRETİM KANUNU Kanun Numarası: 2547

Yayımlandığı R.Gazete : 06.11.1981 Resmi Gazete Numarası : 17506

YÜKSEKÖĞRETİM PERSONEL KANUNU Kanun Numarası: 2914

Yayımlandığı R.Gazete : 13.10.1983 Resmi Gazete Numarası : 18190

İŞ KANUNU

Kanun Numarası : 4857 Kabul Tarihi : 22/5/2003

İŞ SAĞLIĞI ve GÜVENLİĞİ KANUNU Kanun Numarası: 6331

Yayımlandığı R.Gazete : 23/4/2015 Resmi Gazete Numarası : 29335

ÖZEL GÜVENLİK HİZMETLERİNE DAİR KANUN Kanun Numarası : 4188

1.3. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER

1.3.1. Fiziksel Yapı

Başkanlığımız Rektörlük İdari Birimler Binasının 3 üncü katında; Daire Başkanlığı, Satın Alma ve İdari Hizmetler Şube Müdürlüğü, Mali Hizmetler Şube Müdürlüğü, Taşınmaz Hizmetleri Şube Müdürlüğü olmak üzere toplam 9 adet oda da hizmet vermektedir.

1.3.2. Örgüt Yapısı

Başkanlığımız bünyesinde yürütülen hizmetler,

• Satın Alma ve İdari Hizmetler,

• Mali Hizmetler,

• Taşınmaz Hizmetleri,

Şube Müdürlükleri tarafından yürütülmektedir. Başkanlığımıza bağlı bu birimler aynı zamanda destek hizmeti görevlerini de yürütmektedir. Rektörlüğe bağlı birimlerin personel yetersizliği, teknik bilgi ve donanım vb. gibi eksikliklerden dolayı bu birimlerin tüm mal ve hizmet alım işleri Başkanlığımız birimlerince gerçekleştirilmektedir.

(6)

6

1.3.3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar

1.3.3.1 Yazılımlar

Başkanlığımız, Üniversitemize ait yazılımların yanında diğer kurumlar tarafından desteklenen yazılımları da kullanmaktadır. Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP), Ödenek takibi için e-bütçe sistemi, Tahakkuk işlemlerinde Muhasebe Yönetim Sistemi, Taşınır İşlemleri için Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi, Personel Ödemeleri için Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi Başkanlığımız tarafından kullanılan temel yazılımlardır.

1.3.3.2 Bilgisayarlar

Başkanlığımızda 19 masaüstü bilgisayar, 9 dizüstü bilgisayar, 11 yazıcı, 1 barkod yazıcı, 1 televizyon, 2 projeksiyon cihazı/perdesi ve 2 fotokopi makinası bulunmaktadır.

1.3.4. İnsan Kaynakları

Başkanlığımızda kadrolu ve 2547 sayılı Kanunun 13/b maddesi kapsamında görev yapan 1 Daire Başkanı, 3 Şube Müdürü, 1 Şef, 8 Bilgisayar İşletmeni, 1 Teknisyen, 2 Teknisyen Yrd., 3 Hizmetli, 5 Büro Personeli ve 37 Sürekli İşçi olmak üzere toplam 61 personel çalışmaktadır.

1.3.5. Sunulan Hizmetler

Satın Alma Faaliyetleri

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü Personel Taşıma Hizmet Alımı (13.07.2020-18.06.2021 Dönemi)

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü Güvenlik Amirliği 2021 Yılı Güvenlik Hizmetleri Süreçlerinde Kullanılacak Araç Kiralama İşi

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü 2021 Yılı Sabit Telefon Hizmeti Alımı

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü 7.000.000 Adet SMS 4.000.000 Adet Toplu SMS ve 3.000.000 Hızlı SMS Hizmet Alımı

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü ve Muhtelif Birimlerinde bulunan Trafo Merkezi (TM, Hücreler, Aynı Merkezde ise ADP Dahil) 2021 Yılı (8 Aylık) Periyodik Bakım Onarımlarının Yaptırılması

• İstanbul Üniversitesi-CerrahpaşaRektörlüğü Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Tıp Tarihi Müzesine ait 8 Adet Konteynerin Avcılar Yerleşkesi Lojistik Deposuna Taşınması Hizmet Alımı

• İstanbul Üniversitesi-CerrahpaşaRektörlüğü Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Asansörleri İçin Tavan Kaplaması Alımı

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü Uluslararası Tanıtım Amacıyla İngilizce, Arapça, Fransızca ve Rusça Web Sayfası Hizmet Alımı

• Üniversitemiz Mühendislik Fakültesi A-B Blok ve Sosyal Bilimler MYO Binalarına engelli personel ve öğrencilerin kullanımlarının kolaylaştırması için malzeme alımı

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü ve Tüm Birimlere El Dezenfektanı Alımı

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü ve Tüm Birimlere Temizlik Malzemesi Alımı

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü Güvenlik Amirliği Giyecek Alımı

(7)

• Üniversitemiz Genel Sekreterlik Bağlı birimlerin İhtiyacına yönelik hırdavat malzemesi alımı.

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü resmi hizmetlerinde kullanılan Araçlara ait bakım onarımının yaptırılması işi

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü resmi hizmetlerinde kullanılan Araçlara ait zorunlu mali sorumluluk sigortası yaptırılması

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü Avcılar Yerleşkesinde bulunan (CC500: 2 Adet - CC800: 4 Adet) Isı Merkezlerinin 2021 yılı periyodik bakım ve onarımının yaptırılması işi

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü Nanoteknoloji ve Biyoteknoloji Entitüsü Müdürlüğünde bulunan Cihazların bakım onarımının yaptırılması işi

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğüne ait Kargo Hizmetinin Ödenmesi

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü 2021 Yılı Medya Takip Hizmeti Alımı İşi

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü ve Bağlı Birimlerde Bulunan Kompanzasyon Sisteminin 2021 Yılı Periyodik Bakım Onarımı İşi

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü ve Bağlı Birimlerin 2021 yılında Haşere ve Kemirgenlere karşı İlaçlama Hizmeti Alımı

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü 5 Lokasyonda Kurulu Telefon Santrali Parçalı PRI, ISDN, Kiralık Data Hatları Dahil 2021 Yılı Bakım Onarım işi

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü ve Bağlı Birimlerin kullandığı Araçlar için 2021 yılı Akaryakıt Alımı

• İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü ve Bağlı Birimlerin kullandığı Jeneratörler için 2021 yılı Akaryakıt Alımı

• Ayrıca Süreklilik Arz Eden Diğer Mal ve Hizmet Alımları

Taşınmaz Kiralama Faaliyetleri

• Cerrahpaşa Yerleşkesi ATM Ünitesi Alanı T.Garanti Bankası A.Ş.

• Cerrahpaşa Yerleşkesi ATM Ünitesi Alanı T.Halk Bankası A.Ş.

• Cerrahpaşa Yerleşkesi ATM Ünitesi Alanı T.C.Ziraat Bankası A.Ş.

• Cerrahpaşa Yerleşkesi ATM Ünitesi Alanı QNB Finansbank A.Ş.

• Avcılar Yerleşkesi ATM Ünitesi Alanı T.İş Bankası A.Ş.

• Çeşitli Yerleşkeler ATM Ünitesi Alanı QNB Finansbank A.Ş.

• Çeşitli Yerleşkeler ATM Ünitesi Alanı T.Halk Bankası A.Ş.

• Cerrahpaşa Yerleşkesi Banka Şubesi Alanı T.İş Bankası A.Ş.

• Cerrahpaşa Yerleşkesi Banka Şubesi Alanı T.Halk Bankası A.Ş.

• Cerrahpaşa Yerleşkesi Banka Şubesi Alanı QNB Finansbank A.Ş.

• Avcılar Yerleşkesi Banka Şubesi Alanı QNB Finansbank A.Ş.

• Avcılar Yerleşkesi Kırtasiye-Fotokopi Alanı

DÖKÜMAN EVİ DİJİTAL BASKI

KIRTASİYE SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ.

• Çeşitli Yerleşkeler Otomat Ünitesi Alanı

MACGAL Otomat İth.İhr.San.Tic.A.Ş.

• Çeşitli Yerleşkeler Kafeterya Alanı SÜTİŞ MASLAK GIDA A.Ş.

• Avcılar Yerleşkesi Elektrikli Scooter Alanı

PALM TEKNOLOJİ İÇ VE DIŞ TİC.A.Ş.

• Avcılar Yerleşkesi Market Alanı MİGROS TİCARET A.Ş.

• B. Çekmece Yerleşkesi Market Alanı MİGROS TİCARET A.Ş.

• Çeşitli Yerleşkeler Kantin /Kafeterya Alanı ANS GIDA YATIRIM A.Ş.

• B. Çekmece Yerleşkesi Kuaför Alanı ASÖZER REKLAM Ltd. Şti.

• Çeşitli Yerleşkeler Elektrikli Araç Batarya Şarj İstasyonu Alanı ZES DİJİTAL TİC. A.Ş.

(8)

8

1.3.6. İdari Hizmetler

SATINALMA VE İDARİ HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İhale – Doğrudan Temin – Hakediş Hazırlama:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu ve ilgili Yönetmelikler, Tebliğler çerçevesinde Üniversitemize ait mal ve hizmet, makine teçhizat alımları, menkul mal gayri maddi hak alım bakım ve onarım giderleri ile gayrimenkul mal bakım onarım giderlerinin gerçekleştirilmesi, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ile Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda işlemlerin yürütülmesi.

- Üniversitemizin mal ve hizmet alımları ile ilgili tüm ihale işlemlerinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde hazırlanması, yapılması ve yürütülmesi;

- İlgili birimden gelen taleplerin, teknik şartname çerçevesinde yaklaşık maliyetinin belirlenmesi ve bütçe ödeneğinin kontrolü,

- İhale ile ilgili tip idari şartname ve sözleşme tasarısının hazırlanarak ihale işlem dosyasının oluşturulması,

- İhale ilanının hazırlanması Kamu İhale Kurumu ve yerel gazetelerde yayınlanmasının sağlanması,

- İhale günü ihaleye teklif veren isteklilerin zarflarının alınması ve ihale tutanaklarının düzenlenmesi,

- İhale Komisyonu Kararı doğrultusunda ihale sonucunun ilgililere bildirilmesi,

- İhale uhdesinde kalan yüklenici firma ile kanuni yazışmaların yapılması, sözleşmenin hazırlanması ve sonuçlandırılması,

- Sonuçlanan her ihalenin Kamu İhale Kurumuna ve SGK’ya bildirilmesi,

- Sözleşme hükümleri çerçevesinde yapılan işin yüklenici tarafından kesilen faturaya istinaden düzenlenen muayene teslim kabul tutanağı ve/veya hak ediş raporu ve taşınır işlem fişinin kontrolünün yapılarak ödeme emrine bağlanması,

- Üniversitemizin mevcut bütçesindeki ödeneklerin 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin (d) bendi uyarınca her yıl belirlenen parasal limit çerçevesinde mal ve hizmet işlerinin doğrudan temin yöntemiyle gerçekleştirilmesi;

- Birimlerden gelen talep doğrultusunda piyasa araştırması yapılması ve onay belgesinin düzenlenmesi,

- Mal ve Malzeme ile Hizmet alımları işinin gerçekleştirilmesi ve hizmet alımları için hakediş raporu ve hizmet işleri kabul tutanağının, sadece mal alımlar için muayene kabul tutanağının düzenlenmesi,

- Kesilen faturaya istinaden gerekli belgelerin ve taşınır işlem fişinin düzenlenmesi ve kontrolünün yapılması ödeme emrine bağlanması

- Üniversitemizdeki mevcut ve gerekli görülen demirbaş, makine ve teçhizatların yıllık küçük bakım ve onarım sözleşmelerinin yapılması,

- Rektörlük ve bağlı birimlerinin jeneratörlerinde kullanılmak üzere alınan motorinin evrak kontrolü, takibi ve tahakkuku.

- 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu uyarınca “Memura yapılacak giyecek yardımı yönetmeliği” ne uygun olarak rektörlük personeline (Koruma ve Güvenlik, Bekçi, Avukat) giyim eşyası alımı yapılması,

(9)

MALİ HİZMETLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Bütçe ve Tahakkuk:

- İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı bütçesinin hazırlanması, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu, Yılı Bütçe Kanunu ve uygulama tebliğleri doğrultusunda bütçe ödeneklerinin kullanılması, gelir ve giderlere ait kayıtların tutulması,

- Bütçemizin büyük bir kısmını oluşturan cari giderlerin (elektrik, su, doğalgaz, telefon, yurtiçi, yurtdışı ve sürekli görev yollukları vb. gibi) ödenmesi,

- Başkanlığımızdan ihtiyaç talebinde bulunacak tüm birimlere yatırım bütçe çağrısının yapılması ve hazırlanması, Daire Başkanlığının bütçe taslağının hazırlanması.

- E-Bütçede Başkanlığa tahsis edilen bütçenin yıl içinde ödenek harcama vb. gibi işlemlerin yapılması ve gerekli dokümanların tutulması, ilgili kuruluşlarla veya Rektörlük birimleri ile bütçe işlemleri konusunda istişarenin sağlanması.

- İdari ve Mali İşler Bütçesinin yıl içindeki yönetimi ve kontrolünün sağlanması gerektiğinde revize veya aktarma işleminin başlatılması.

- Rektörlük akademik ve idari personelin yurtiçi ve yurtdışı yolluklarının ödenmesi, - Üniversitemiz özel kalem temsil ağırlama giderleri ödemeleri

- Uluslararası kuruluşlara üyelik aidatı ödemeleri görevlerini yürütür.

Maaş – Özlük :

- Aylık Maas ödemeleri, - Maaş farkı ödemeleri, - Giyim yardımı ödemeleri,

- Rektörlük ve bağlı birimlerinde çalışan personelin sürekli görev yollukları, doğum- ölüm yardımı, sosyal hak vb. ödemelerinin yapılması,

- Kefaleti olan personelin hesaplama, kesintilerinin yapılması ve yazışmaları,

- Kişi icralarının hesaplanması ve kesintilerinin düzenli yapılması, icra takipleri için her ay e- bütçede muhasebe işlem fişi kesilmesi ve sisteme işlenmesi, yeni dosya açılması veya dosya kapanmasının yapılması,

- Hesaplanan icmale göre sosyal güvenlik primlerinin gönderilmesi, listelenmesi, yazışmasının yapılması,

- Personel Daire Başkanlığı tarafından her ay gönderilen derece-kademe ve göstergeleri değişen personelin sisteme işlenmesi,

- Ayrıca yukarıda belirtilen tüm işlemlerin Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemine işlenmesi görevlerini yürütür.

Taşınır Kayıt İşlemleri:

150 Tüketim Malzemeleri: Başkanlığımızın harcama yetkisinde alınan tüm tüketime yönelik mal ve malzemeler tek tek kontrol edilip ambara teslim alınır. Yönetmelik gereği fatura ve ek belgeleri tamamlandıktan sonra Kamu Harcama ve Muhasebe İşlem Sisteminde Taşınır İşlem Fişi giriş evrakı yapılır. Rektörlük ve bağlı birimlerin talepleri doğrultusunda teslim tutanağı düzenlenerek KBS sisteminden taşınır işlem fişi çıkış işlemi yapılır ve ilgili birimlere sevk edilir.

Devir işlemleri tamamlanmış olur.

253 Dayanıklı Taşınırlar: Başkanlığımızın harcama yetkisinde alınan tüm makine teçhizat, araştırma / üretim / ölçüm / tartım /çizim aletleri, atölye ve iş makineleri, güç elektroniği ve matbaacılıkta kullanılan demirbaşlar kontrol edilip ambara teslim alınır. Yönetmelik gereği fatura ve ek belgeleri tamamlandıktan sonra Kamu Harcama ve Muhasebe İşlem Sisteminde Taşınır İşlem Fişi giriş evrakı yapılır. Rektörlük ve bağlı birimlerin talepleri doğrultusunda teslim

(10)

10

tutanağı düzenlenerek KBS sisteminden taşınır işlem fişi çıkış işlemi yapılır ve ilgili birimlere sevk edilir. Devir işlemleri tamamlanmış olur.

255 Demirbaşlar: Başkanlığımızın harcama yetkisinde alınan tüm demirbaşlar kontrol edilip ambara teslim alınır. Yönetmelik gereği fatura ve ek belgeleri tamamlandıktan sonra Kamu Harcama ve Muhasebe İşlem Sisteminde Taşınır İşlem Fişi giriş evrakı yapılır. Rektörlük ve bağlı birimlerin talepleri doğrultusunda teslim tutanağı düzenlenerek KBS sisteminden taşınır işlem fişi çıkış işlemi yapılır ve ilgili birimlere sevk edilir. Devir işlemleri tamamlanmış olur.

Hurda işlemleri: Çeşitli nedenlerden dolayı ekonomik ömrü tamamlanmış taşınırlara ilişkin hurda işlemlerinin yapılması, gerekli komisyonların kurulması, olurların tamamlanıp kayıttan düşülmesi, taşınır işlem çıkış fişi kesilerek muhasebe birimine bildirilmesi işlemleri yapılır.

Yılsonu işlemleri: Harcama birimimizin bünyesinde bulunan 150-253-255 hesaplarındaki taşınırların her yıl 31 Aralık itibariyle fiili ambar sayımı yapılır, program üzerinden (TKYS) ve Taşınır (Muhasebe) raporu hesapların tutması ve kuruş farklarının yapılması, taşınır raporlarının alınması işlemleri yapılır.

- Taşınır sayım ve döküm cetveli,

- Harcama birimi taşınır yönetim hesap cetveli, - Sayım tutanağı,

- Son düzenlenen TİF numarasını gösteren tutanak 3 nüsha olarak hazırlanır, imzalatılıp bir nüshası muhasebeye diğer iki nüshası da Sayıştay’a sunulmak üzere hazır bekletilir.

Ayrıca, Harcama birimimize bağış - yardım yoluyla gelen demirbaşların kayıt altına alınması, gerekli komisyonların kurulması, olurların tamamlanıp taşınır işlem giriş kaydı yapılarak muhasebe birimine bildirilir.

TAŞINMAZ HİZMETLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Taşınmaz Kayıt İşlemleri:

Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik hükümleri gereğince Üniversitemiz taşınmazları,

- Kamu İdaresinin Mülkiyetinde Olanlar, - Kamu İdaresinin Tahsis Ettiği Taşınmazlar, - Tahsisli Kullanılan Taşınmazlar,

şeklinde kayıt altına almak ve İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü adına tescil ve tahsis işlemleri yapılmak üzere çalışmalar devam etmektedir.

1- Avcılar Yerleşkesi Yüzölçümü: 1.957.988,39m2

Mülkiyet Durumu: İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa ve %30m2 si Maliye Hazinesi Mülkiyet Edinme Tarihi: 11.12.2020

2- Cerrahpaşa Yerleşkesi Yüzölçümü: 184.535,70 m2

Mülkiyet Durumu: İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü Mülkiyet Edinme Tarihi: 11.07.2018

(11)

3- Bahçeköy Yerleşkesi Yüzölçümü: 7.531.577,35 m2 - Mülkiyet: 7.382.082,35 m2 - Tahsis: 149.495,00 m2

Mülkiyet Durumu: İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa Rektörlüğü ve Maliye Hazinesi Mülkiyet Edinme Tarihi: 23.11.2018

Tahsis Yapılan Tarih: 11.12.2018 4- Bakırköy Yerleşkesi Yüzölçümü: 20.240,00m2

Mülkiyet Durumu: Maliye Hazinesi, Tahsis Yapılan Tarih: 14.06.2019

5- Büyükçekmece Yerleşkesi Yüzölçümü: 150.798,39 m2

Mülkiyet Durumu: Maliye Hazinesi Tahsis Yapılan Tarihi: 31.01.2019

6- Sultangazi Yerleşkesi Yüzölçümü: 6.164,00 m2

Mülkiyet Durumu: Sultangazi Belediyesi Tahsis Yapılan Tarih: 19.03.2019

7- Şişli Yerleşkesi Yüzölçümü: 11.500,00 m2

Mülkiyet Durumu : Florence Nightingale Hemşire Mektepleri ve Hastahaneleri Vakfı Tahsis Yapılan Tarih: 07.11.2019

8- Haseki Yerleşkesi Kardiyoloji Enstitüsü

Mülkiyet Durumu: Maliye Hazinesi tarafından Sağlık Bakanlığına tahsis edilmiştir. Sağlık Bakanlığına teslim edilecektir.

Taşınmaz Kiralama İşlemleri:

Taşınmaz kiralamalar kapsamında;

- 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ve Hazine Taşınmazlarının İdaresi Hakkında Yönetmelik kapsamında kiralama ihalelerinin yapılması,

- Kiralama talebinin alınması,

- Kiralanan alana ilişkin, Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığından metrekare sorgusunun alınması,

- 11.09.2018 tarihli 2018/8 sayılı Cumhurbaşkanlığı Genelgesi doğrultusunda kiralama izninin alınması,

- Kira Bedelinin tespiti,

- Onay Belgesinin hazırlanması,

- Kira Şartname ve Sözleşme Tasarısının hazırlanması, - İhale tarihinin belirlenmesi ve ilanın yayımlanması,

- İhale Komisyonunun belirlenmesi ilgililere ihale bilgisinin gönderilmesi, - İhalenin yapılması,

- İhale Kararının onaylanması,

- Firmaya sözleşmeye davet yazısının yazılması, - Kira Sözleşmesinin imzalatılması,

(12)

12

- İlgili Başkanlıklara ihale bilgisinin gönderilmesi,

- Kiracı firmaların faaliyetlerinin sözleşmeye uygunluğunun denetlenmesi,

- Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı tarafından gönderilen aylık elektrik, doğalgaz ve su analiz bedellerinin kiracı firmalara bildirilmesi,

1.3.7. Yönetim Ve İç Kontrol Sistemi

Mali Yönetim Harcama Öncesi Kontrol

Harcama öncesi, ilgili birimin talebi üzerine harcama yetkilisinin talimatıyla Mali İşler Müdürlüğü tarafından ihtiyaç duyulan ödeneğin olup olmadığına ve Hazine ve Maliye Bakanlığınca yayınlanan ayrıntılı harcama programına uygunluğuna bakılır.

Satın Alma

İhtiyaçlar, ilgili birimin talebi üzerine harcama yetkilisi (Daire Başkanı) talimatı (havalesi) ile Satın Alma Müdürlüğüne (Gerçekleştirme görevlisine) gönderilir. İlgili Kanun ve Yönetmeliklere (4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ve 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu) uygun olan mal ve hizmetin temini aşamasındaki tüm işlemler gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol edilerek harcama yetkilisi onayına sunularak onaylanan evraklar ödenmesi için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na gönderilir.

Üniversitemiz elektrik, su, doğalgaz, telefon, data vb. giderleri ile idari personelin yolluk, sosyal haklar gibi giderlerine ait belgeler Mali Hizmetler Şube Müdürlüğü’ne (Gerçekleştirme Görevlisi) havale edilmek suretiyle tahakkuka bağlanarak ödemeye gönderilir.

Muhasebe ve İç Denetim

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı bünyesindedir.

(13)

2. AMAÇ VE HEDEFLER

2.1. AMAÇ VE HEDEFLER

• Hizmet içi eğitim sürekliliği sağlanarak çalışanların sosyal ve mesleki gelişmelerinde verimlilik artışının sağlanması,

• Bütçe olanaklarının Üniversitenin eğitim ve öğretim ihtiyaçları doğrultusunda etkin ve verimli bir şekilde kullanılması,

• Başkanlığımız tarafından sunulan hizmetlerde, tüm mensuplarımızın azami memnuniyetinin sağlanması

2.2. TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER

• Yürürlükte olan yasal mevzuata uygun, nitelikli kamu hizmeti sunmak,

• Kamunun ve kurumun menfaatini her zaman ön planda tutmak,

• Disiplin, görev bilinci ve sorumluluk duygusuna sahip olmak,

• Yürütülen hizmetler ve yenilikler konusunda her projede tüm personelin görüş ve düşüncelerini almak,

• Mevcut kaynaklarımızı zamanında ve yerinde kullanmak, israfı önlemek, iyi bir maliyet muhasebesi yapmak,

• Çağdaş, akılcı, demokratik, sosyal adaleti ön planda tutan bir çalışma anlayışına sahip olmak,

• Çevreyi ve doğal kaynakları korumak,

• Kolektif ve dayanışmacı bir çalışma anlayışına sahip olmak,

2.3. DİĞER HUSUSLAR

• İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı görevlerini yerine getirirken; daima şeffaflığı, hesap verebilirliği, katılımcılığı, etkinliği, adil ve ilkeli olmayı gözeterek, ekip ve takım ruhu bilinciyle hareket etmektedir.

• Personelimizin memnuniyetini ve performansını yükseltecek, fiziki ve sosyal koşulların sağlanması, hizmet içi eğitim ve yönlendirme ile personelin iş bilgisi ve becerisinin artırılması Başkanlığımızın öncelikli hedeflerindendir.

• Görev alanımıza giren her türlü ihtiyacın temininde, Üniversitemiz birimlerinin ve diğer paydaşların talep ve önerileri doğrultusunda mevzuata uygun olarak adil, hesap verilebilir, ulaşılabilir, nitelikli kamusal hizmet vermek en önemli hedefimiz olarak sürecektir.

(14)

14

3. FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER

3.1. MALİ BİLGİLER

Başkanlığımıza 2021 yılında toplam 77.951.198,00 TL bütçe gideri karşılığı ödenek verilmiştir. Ancak, 2021 yılı içinde eklenen ve düşülen ödeneklerle birlikte toplam 73.678.857,50 TL bütçe gideri karşılığı ödenek verilmiş olup Aralık 2021 sonu itibariyle Bütçe Giderlerinin Gelişimi Tablosundan da görüleceği üzere bütçe giderleri toplamı 70.622.678,59 TL olarak gerçekleşmiştir. Bütçenin kullanım oranı % 96,93 olmuştur.

01- Personel Giderleri:

Ocak- Aralık 2021 dönemi gerçekleşme toplamı 43.693.872,39 TL olmuştur.

02- Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderleri:

03-Mal ve Hizmet Alım Giderleri:

Mal ve Hizmet Alım Giderleri tertibindeki ödeneklerle Başkanlığımızın giderlerinin yanı sıra ödenekleri yetmeyen Üniversitemizin bazı Fakülte, Yüksekokul ve Enstitülerin kamu borçlarına ait faturaları ile diğer giderleri Başkanlığımız bütçesinden karşılanmaktadır. Özellikle hizmet alımları tertibindeki ödeneklerle Üniversitemiz personel taşıma hizmeti ihalesi, güvenlik araç kiralama hizmeti ihalesi ve Üniversitemizin kırtasiye/temizlik malzemeleri alımı işlemleri de gerçekleştirilmiştir.

05- Cari Transferler:

Cari Transferlerdeki Ocak- Aralık 2021 dönemi gerçekleşme tutarı 327.847,50 TL olmuştur.

06- Sermaye Giderleri:

Ocak- Aralık 2021 dönemi gerçekleşme tutarı 321.816,68 TL olmuştur.

Üniversitemiz ve Bağlı Birimlerinden Sermaye Giderleri kapsamındaki talepler ödeneklerimiz elverdiği ölçüde yetmeyen kısımlara ise aktarmalar yoluyla Üniversitemiz bütçe imkânlarından karşılanmaktadır.

Bütçe Giderlerinin Gelişimi Tablosu:

TOPLAM

ÖDENEK HARCAMA Oran %

01- PERSONEL GİDERLERİ 43.696.607,69 43.693.872,39 99,994 02- SGK GİDERLERİ 9.450.360,56 9.450.259,85 99,999 03- MAL ve HİZ. ALIM GİD. 19.882.224,57 16.828.882,17 84,643

05- TRANSFERLER 327.848,00 327.847,50 100

06- MAMUL MAL ALIMLARI 321.816,68 321.816,68 100

TOPLAM 73.678.857,50 70.622.678,59 96,93

(15)

4. KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ

A) ÜSTÜNLÜKLER

• Bilgi ve belgelerin, elektronik ortamda işlenmesi ve saklanması,

• Başkanlığa bağlı birimlerin bir arada olması,

• Her ne kadar sayıca yetersiz olsa da özverili ve çalışkan bir personel kadrosunun bulunması,

• Üniversitemizce elde edilen kira gelirlerinden, ödenek ihtiyacı bulunan diğer kalemlere aktarma yapılarak mal ve hizmetin tedarikinde devamlılığın sağlanması,

• Başkanlığımıza bağlı Şube Müdürlüklerinde iş bölümü ve koordinasyonun belirli bir düzeyde olması,

• Hizmetin görüldüğü Bakanlık ve bağlı kuruluşlar ile diğer üniversitelerdeki benzer birimlerle yürütülen işbirliği ve diyalog,

• Fiziki çalışma koşulları açısından yeterli fiziki donanıma sahip olunması,

• Bilgi Teknolojilerinden yeterince yararlanılması.

B) ZAYIFLIKLAR

• Personel sayısının yeterli olmaması.

• Üniversitemizin tüm yerleşkelerinde sorumluluğumuz altında yürütülen personel taşımacılığı ve temizlik hizmetinde iş sağlığı ve güvenliği riskinin yüksek olması.

• Sürekli işçi kadrosuna istihdam edilen işçi sayısının az olmasından dolayı hizmette aksamaların yaşanması.

• Yetişmiş personelin kurum değiştirmesi.

C) DEĞERLENDİRME

• Çağdaş, kendisini yenileyebilen, yasal mevzuatı takip edip güncelleme yapabilen, kalifiye yeni personel istihdamının artırılması,

• Personelin iş motivasyonunu artırıcı kaynakların yaratılmasının sağlanması

(16)

16

5. ÖNERİ VE TEDBİRLER

İstanbul Üniversitesi-Cerrahpaşa, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı 2021 yılı faaliyet raporu, Başkanlığımızın misyon, vizyon amaç ve hedeflerinin yanı sıra faaliyetlerine ilişkin bilgi ve değerlendirmelerini, performans bilgilerini, Başkanlık kabiliyet ve kapasitesinin bir değerlendirmesini içermektedir. Raporda ayrıca, Başkanlığımızın temel politikaları ve öncelikleri, üstün ve zayıf yönleri, amaç ve hedefleri ortaya konularak bu hedeflere ulaşılması doğrultusunda uygulanması gereken stratejiler de belirtilmiştir.

Faaliyet yılı sonuçlarından, genel ekonomik koşullar ve beklentilerden hareketle Kurumumuz ve Başkanlığımızın yapmayı planladığı şu değişiklik önerilerine değinebiliriz.

• Başkanlığımız tarafından verilen hizmet alanlarının her geçen gün büyümesi ve üniversitemizde ilave tesisler açılması nedeniyle, yetersiz kalan bütçe ödenekler artırılmalı,

• Bütçe harcamalarında önceden hedeflenen stratejik plan ve programlarda sapmalar minimum seviyeye indirilmeli,

• 4734 sayılı İhale Kanunu kapsamında yapılan işlemlerde, Eğitim kurumlarına, özellikle itiraz süreleri bakımından daha pratik çözümler getirilmeli. İtirazlarda keyfi tutum ve davranışlar önlenmeli.

• Özellikle Mal ve Hizmet alımları ihalelerinde, ihale mevzuatından kaynaklanan belirsizliklerin, KİK tarafından yeniden değerlendirilip İhale mevzuatlarına esneklik kazandırıcı tedbirler alınmalı,

• Başkanlığımızın, iş süreçlerinde, hizmet alan diğer birimlerle arz ve talep süreçleri web ortamında yapılacak bir erişim programıyla zaman açısından gereksiz kırtasiye işlemleri ve bürokratik formaliteler önlenebilir, dolayısıyla bürokrasi azaltılarak etkin bir idari yapı kurulabilir.

• Hizmet içi eğitim programları yapılarak, Başkanlık çalışanlarının kapasitelerini ve sosyal aktivitelerinin artırmaya yönelik programlar geliştirilmelidir.

(17)

EK.1

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI [1]

Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;

Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.

Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.

Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. [2]

Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim.[3]

O. Remzi KÜÇÜKÖMEROĞLU Daire Başkanı

[1] Harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı birim faaliyet raporlarına eklenir.

[2] Yıl içinde harcama yetkilisi değişmişse “benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum

bilgiler” ibaresi de eklenir.

[3] Harcama yetkilisinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir.