YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ 2014 YILI FAALİYET RAPORU

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ 2014 YILI FAALİYET RAPORU

• Müdürlüğümüz 2014 yılı Bütçesi 8.564.820,00 TL olup, 8.533.598,89 TL harcanmış ve 14.455,41 TL kalmıştır.

BELEDİYE MECLİSİ

2014 yılında Belediye Meclisince 24 adet Meclis toplantısı gerçekleştirilmiş ve 133 adet Karar alınmıştır. Alınan kararların tamamı Belediyemiz web sayfasında ilan edilmiştir.

2014 yılında toplam 49 adet soru önergesi verilmiş olup 42 adet cevaplandırılmıştır.

BELEDİYE ENCÜMENİ

Belediye Encümenince 99 adet toplantı yapılmış ve bu toplantılarda toplam 2388 adet Karar alınmıştır.

Bunlarla ilgi detaylı tablo aşağıdadır.

2014 YILI ENCÜMEN KARARLARI RAPORU SIRA

KONU 2014 YILI

NO TOPLAM

1 ASKER AİLE YARDIMI 601

2 İFRAZ-TEVHİD-YOLA TERK-PARKA TERK-İHDAS 1252

5 MECLİS KARAR ONAYI 7

6 İHALE 98

11 TUTANAK 246

12 PAZAR YERİ TAHSİS İPTALİ 71

13 PAZAR YERİ TAHSİSİ 76

14 ÖDENEK AKTARMASI 10

15 3194 Say.Kan. 32. ve 42. mad.uygulaması 4

16 3194 Say.Kan. 39. ve 40. mad.uygulaması 3

17 3194 Say.Kan. 42. mad.uygulaması 2

18 3194 Say.Kan. 32. mad.uygulaması 1

19 KARAR DÜZELTME 3

20 TAHSİLAT MAKBUZU BASTIRILMASI 2

21 KARAR İPTALİ 1

22 İMAR UYGULAMASI 1

23 KAMULAŞTIRMA 1

24 KESİN HESAP 2

25 PERFORMANS PROGRAMI 2

26 BÜTÇE 2

27 STRATEJİK PLAN 1

28 ENCÜMEN TOPLANTI GÜNLERİ 1

29 EMEKLİLİK İŞLEMLERİ 1

TOPLAM 2388

ASKER AİLE YARDIMI

Belediyemize 2014 yılında 547 adet Asker Aile Yardımı başvurusu yapılmış (73 adet dosya asker terhis olduğundan kapanmış, 148 müracaatın dosayı tamamlanarak sıraya alınmış, 47 adet Müracaatın yazışmaları devam etmektedir.) olup 601 adet (2014 yılında müracaat edip karar bağlanan dosya sayısı 279) müracaatın Encümen Kararı çıkmıştır.

YAZIŞMALAR

1. Engelli Bireyler için Tekstil Tasarım Merkezi adlı projeye ( sponsor-teknik destekçi olarak) iştirakçi formu düzenlenmiştir.

2. Camii İnşaatı yapımında Hacı Sofi Camii Derneği ile protokol yapılmıştır.

3. Belediyemiz adına Resmi Gazete Aboneliği işlemleri yapılmıştır.

4. 1007 adet ilan yazısı (icra Müdürlüğü, Orman İşletme Müdürlükleri vs.) yazıldı.

5. 30 Mart 2014 tarihinde yapılan Mahalli İdareler Genel Seçimleri sonrası İlçe Seçim Kurulu ile irtibata geçilerek seçilen Meclis Üyelerinin İsim Listesi alındı.

6. 30 Mart 2014 tarihinde yapılan Mahalli İdareler Genel Seçimleri ile yeniden Belediye Başkanı Seçilen Sayın İsmail ERDEM’in göreve Başlaması ile ilgili olarak Sancaktepe Kaymakamlığı, İstanbul Büyükşehir Belediyesi, Belediyemiz Müdürlüklerine yazı yazıldı.

7. Seçilen Meclis Üyelerinin iletişim bilgileri temin edilerek, Özlük Dosyaları için gerekli evraklar (Mazbata, Mal Beyanı, Nüfus Cüzdan Fotokopisi, Diploma, Fotoğraf vb.) istendi.

8. Belediye Meclis Üyesi Kimlik Kartı için gereken işlemler yapıldı.

9. Belediye Meclisinin İlk Toplantısı ve Nisan ayı toplantısı için hazırlanan toplantı Gündemlerinin bütün Meclis Üyelerine teslimi yapıldı. (Mail, Telefon ve elden)

10. Belediye Meclis Üyeleri İsim Listesi ve Fotoğrafları Belediyemiz Web sayfasında yayımlandı.

11. Belediye Meclisince seçilen Meclis 1. ve 2. Başkan Vekilleri, Divan Katipleri, Encümen Üyeleri ve İhtisas Komisyonları üyelerinin isimleri Belediyemiz web sayfasında yayınlandı.

12. Belediye Başkanımızın katılamadığı Encümen toplantılarına Başkanlık etmek üzere Belediye Meclis Üyesi ve Başkan Yardımcısı Rıfkı BEKTAŞ’ın görevlendirilmesi ile ilgili işlemler yapıldı.

13. Belediye Encümeninde görev yapacak Memur üyeler ile ilgili işlemler yapıldı.

14. Belediyemiz Teftiş Kurulu Müdürlüğü Bünyesinde görev yapan Müfettişler için talepleri doğrultusunda 2 adet Resmi Mühür yaptırılarak teslim edilmiştir.

15. Belediye Başkan Yardımcılarımızın Nikah kıyabilmeleri için gerekeli işlemler yapılmıştır.

(Başkanlık Onayı alınmış ve İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirim yapılmıştır.) 16. Müdürlüğümüz 2015 yılı ve izleyen 2 yıla ait Bütçe çalışması yapılmıştır.

17. Belediyemiz Stratejik Planı ile ilgili olarak Müdürlüğümüz faaliyetlerine ait güncellemeler yapılmıştır.

18. Sancaktepe Anadolu Lisesinin, Almanyanın Heilborn şehrindeki Gustav Von Schomoller okulu ile “ Kardeş Okul” olması ile ilgili Kaymakamlığa yazı yazıldı.

19. 2015 Bina Temizliği ihalesi 28/10/2014 tarihinde ihalesi yapılmış ve ihale Saytem Sağlık Mizm.

Otom. Gıda Temz. Nakl. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin uhdesinde kalmıştır.

20. 2015 yılı yemek ihalesi gerçekleştirilmiştir.

21. Saklama süresini tamamlayan Mali Hizmetleri Müdürlüğü ve Yazı İşleri Müdürlüğünün evraklarının imha işlemleri tamamlanmıştır. (Detay Arşiv Kısmında)

22. Belediyemiz Kadın ve Aile Hizmetleri Müdürlüğü talebi doğrultusunda Resmi Mühür yaptırılarak teslim edilmiştir.

23. Belediyemiz Emlak Tahakkuk Şefliğinin Mühür yenileme talebi ile ilgili işlemler yapılarak yeni mühür teslim edilmiştir.

24. Belediyemiz Evlendirme Memurluğunca hafta sonu yapılan dış nikahlar için araç tahsis yazıları yazıldı.

25. İmar ve şehircilik Müdürlüğünün 166 adet belge talebi ile ilgili yazısına cevap verildi.

26. 2900 adet Uluslararası Aile Cüzdanı Alımı ile ilgili yazışmalar yapıldı.

27. Posta Pulu Alımı ile ilgili gerekli yazışmalar yapıldı.

ADET PUL

ÜCRETİ 2000 0,10 5000 0,85 5000 1,00 6700 1,25 5250 4,00 3100 5,00

28. Belediyemiz Meclis Üyelerinin otoparklardan ücretsiz faydalanabilmesi için İşparkla gerekli yazışmalar yapıldı.

29. Belediye Meclis üyelerimizin katıldığı toplantılar ile ilgili gerekli yazışmalar yapıldı.

Bilgi edinme

• 1275 adet Müracaat gelmiş ve ilgili Müdürlüklere yönlendirilmiş olup 1265 adet Müracaat cevaplandırılmıştır.

Bimer

• 553 adet Müracaat gelmiş ilgili Müdürlüğe yönlendirilmiş olup 548 adet Müracaat cevaplandırılmıştır.

EVRAK KAYIT

1. Yazı İşleri Müdürlüğümüzce 3657 adet evrak üretilmiştir.

2. Diğer Kamu Kurumlarından Belediyemize gelen 15043 adet evrak taranarak ilgili Müdürlüklere gönderildi.

3. Toplam olarak 18701 adet evrak üretilmiştir.

POSTA İŞLEMLERİ

1. Diğer Müdürlüklerce teslim edilmek üzere Müdürlüğümüze gönderilen 5264 adet evrak elden ilgililerine teslim edilmiştir.

2. Mali Hizmetler Müdürlüğünün 9095 adet Ödeme emri gönderildi. (9095*9,00=81.855,00 TL) 3. 4682 adet Normal Posta

4. 1289 adet iadeli taahhütlü 5. 690 adet tebligat

6. 1300 adet Aps ile gönderim yapılmıştır.

EVLENDİRME MEMURLUĞU

Yazı İşleri Müdürlüğümüz 1 ve 2 nolu Evlendirme Memurluğu olmak üzere toplam 2919 adet nikah işlemi gerçekleştirilmiş, 197 adet izin belgesi verilmiştir.

Bununla ilgili detaylı tablo aşağıdadır.

SANCAKTEPE BELEDİYESİ EVLENDİRME MEMURLUKLARI 2014 YILI NİKAH VE İZİN SAYILARI İSTATİSTİK BİLGİLERİ

AYLAR

HAFTA İÇİ HAFTA SONU

TOPLAM VERİLEN

İZİN GENEL TOPLAM NİKAH İÇ DIŞ

NİKAH İÇ

NİKAH DIŞ NİKAH

OCAK 115 0 4 9 128 21 149

ŞUBAT 150 0 10 19 179 10 189

MART 141 0 8 16 165 29 194

NİSAN 245 0 12 27 284 24 308

MAYIS 205 0 10 44 259 15 274

HAZİRAN 167 2 11 75 255 20 275

TEMMUZ 100 0 4 3 107 20 127

AĞUSTOS 230 3 19 42 294 14 308

EYLÜL 247 2 19 96 364 10 374

EKİM 198 0 12 64 274 9 283

KASIM 170 0 6 59 235 12 247

ARALIK 150 0 6 22 178 13 191 GENEL

TOPLAM 2118 7 121 476 2722 197 2919

MAHKEME KARARI İLE EVLENENLER 12

MAHKEME KARARI İLE İDDET MÜDDETİ

KALD. 18

ANNE BABA RIZASI İLE EVLENENLER 127

İZİNLİ GELEN SAYISI 360

İPTAL EDİLEN EVLENDİRME İŞLEM SAYISI 8

Ayrıca eşlerden birinin veya her ikisinin de yabancı olduğu 21 adet çiftin evlilik işlemleri yapılmıştır.

YABANCI EVLİLİK İSTATİSTİĞİ

YIL TÜRK ERKEK- YABANCI KADIN

YABANCI ERKEK-TÜRK

KADIN

YAB.ERK-

KADIN TOPLAM

2014 102 4 2 108

İDARİ İŞLER AMİRLİĞİ

• Belediyemiz Hizmet binası, Ek Hizmet Binaları, Bilgi evleri vs. bina temizlik işlemleri düzenli olarak gerçekleştirilmektedir.

• Belediyemiz çay ocaklarının sorunsuz bir şekilde çalışması sağlanmaktadır.

• Belediyemiz Hizmet binası, Ek Hizmet Binaları vb. binaların bakım, onarım, tamir ve tadilat işlemleri gerçekleştirilmektedir.

Detaylı rapor ektedir.

AR-GE VE DIŞ İLİŞKİLER ARŞİV

1 Kurum Arşivi’ne gönderilen dosyaların birimlere göre dağılımı, türü ve adedi:

• İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne ait 22273 adet imar işlem dosyası proje ekleri ile birlikte kurum arşivinde muhafaza edilmektedir.

• Plan Proje Müdürlüğüne ait 18086 adet dosya kurum arşivinde muhafaza edilmektedir.

• Hukuk İşleri Müdürlüğüne ait 4080 adet dosya kurum arşivinde muhafaza edilmektedir.

• Mali Hizmetler Müdürlüğüne ait 126900 adet mükellef sicil dosyası, muhasebe birimine ait 4095 adet dosya ile toplamda 130995 adet dosya muhafaza edilmektedir.

• Yazı İşleri Müdürlüğüne ait 23107 adet akit dosyası 1428 adet birimin oluşturmuş olduğu diğer dosyaları (encümen kararları, meclis kararları gibi) ile toplamda 23107 adet dosyası bulunmaktadır.

• Fen İşleri Müdürlüğüne ait 1663 adet dosya Ruhsat Denetim Müdürlüğüne ait 682 adet terk-i ticaret dosyası ile Zabıta Müdürlüğüne ait 416 adet dosya muhafaza edilmektedir.

• Diğer birimlere ait toplam 3177 adet dosya muhafaza edilmektedir.

MÜDÜRLÜĞÜ KURUM ARŞİVİNDE BULUNAN DOSYA ADEDİ

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü 13

Destek Hizmetleri Müdürlüğü 61

Plan Proje Müdürlüğü 18086

Fen İşleri Müdürlüğü 1663

Hukuk İşleri Müdürlüğü 4080

İmar ve Şehircilik Müdürlüğü 22273

Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü 40

Mali Hizmetler Müdürlüğü 130995

Özel Kalem Müdürlüğü 53

Park ve Bahçeler Müdürlüğü 34

Ruhsat Denetim Müdürlüğü 682

Sosyal Yardım İşler Müdürlüğü 156

Temizlik İşleri Müdürlüğü 54

Yazı İşleri Müdürlüğü 23281

Zabıta Müdürlüğü 416

KURUM ARŞİVİNDE BULUNAN DOSYA ADEDİ

2 Kurum arşivi ile birimler arasında sürekli olarak kullanılan arşiv malzemeleri

İŞ TÜRÜ İmar

Müdürlüğü- Yapı Kontrol

Müdürlüğü

Mali Hizmetler Müdürlüğü (Emlak Tahakkuk- Yoklama Şeflikleri

Plan Proje Müdürlüğü

Hukuk İşleri Müdürlüğü

Diğer

Birimler Toplam

Dosya Sorgulama (Birimlerden Gelen Evrakların Dosyalarının Sorgulanması)

18250 30680 48930

Exper İnceleme 3838 3838

22273 18086

130995 23281

4080 3072

İmar ve Şehircilik Müdürlüğü

Plan Proje Müdürlüğü Mali Hizmetler Müdürlüğü

Yazı İşleri Müdürlüğü Hukuk İşleri Müdürlüğü Diğer Birimler

Birimlere Teslim Edilen Dosya

Sayısı 16805 1235 2235 539 20814

Arşive Teslim Edilen Dosya

Sayısı 18351 1802 1466 21619

Çıkarılan Proje

Sayısı 556 556

Mahkemelere

Hazırlanan CD 591 591

Diğer Birimlere Gönderilen Dosyalar

125 125

• İmar ve Şehircilik Müdürlüğü ile Yapı Kontrol Müdürlüğüne 16805 adet imar işlem dosyası inceleme ve işlem maksatlı gönderilip bu dosyaların 18351 adedi kurum arşivine tekrar teslim edilip ilgili yerlerine yerleştirilmiştir.

• Mali Hizmetler Müdürlüğü Emlak Tahakkuk Şefliği ve Yoklama Şefliğine ait 1235 adet mükellef sicil dosyası işlem ve inceleme maksatlı gönderilmiş olup bu dosyaların 1802 adedi kurum arşivine gönderilip tekrar yerlerine yerleştirilmiştir.

• Plan Proje Müdürlüğüne 2235 adet dosya inceleme ve işlem maksatlı gönderilmiş olup bu dosyaların 1466 adedi kurum arşivine gönderilip tekrar yerlerine yerleştirilmiştir.

• Hukuk İşleri Müdürlüğüne ait 539 adet dosya inceleme ve işlem maksatlı müdürlüğüne gönderilmiştir.

• Diğer Müdürlüklere 125 adet dosya inceleme ve işlem maksatlı gönderilmiştir.

3 Bekleme süresini tamamlayan belgelerin düzenli bir şekilde Kurum Arşivi’ne teslim işlemleri Biriminde bekleme süresini tamamlayan evraklar Kurum Arşivi tarafından gönderilen dosya devir teslim formu ile Kurum Arşivi’ne teslim edilmektedir.

2014 yılında devir-teslim işlemlerini gerçekleştirdiğimiz birimler

• İmar ve Şehircilik Müdürlüğünden 3094 adet dosya teslim alınıp kayıt ve barkodlama işlemleri tamamlanmıştır.

48930

3838 20814

21619 556

591 63

Toplam

(Birimlerden Gelen Evrakların Dosyalarının Sorgulanması) Exper İnceleme

Birimlere Teslim Edilen Dosya Sayısı

Arşive Teslim Edilen Dosya Sayısı Çıkarılan Proje Sayısı

Mahkemelere Hazırlanan CD

• Mali Hizmetler Müdürlüğünden 11461 adet sicil evrakına dosya açılarak karne numaraları verilip kayıt işlemleri gerçekleşmiştir.

• Plan Proje Müdürlüğü (Emlak ve İstimlak Müdürlüğü)ne ait 1642 adet dosya devir alınarak kayıt ve barkodlama işlemleri tamamlanmıştır.

4 Evrakların birimlere göre sayısallaştırılması

• İmar ve Şehircilik Müdürlüğü, Plan Proje Müdürlüğü, Yazı İşleri Müdürlüğü, Ruhsat Denetim Müdürlüğüne ait dosyaların tarama ve indeksleme işlemleri gerçekleştirilmiştir.

• Ayrıca İmar ve Şehircilik Müdürlüğü, Yapı Kontrol Müdürlüğü ve Plan Proje Müdürlüğüne ait dosyalara eklenmiş olan belgeler taranmaya devam etmektedir

0 200000 400000 600000 800000 1000000 1200000

• Ruhsat Denetim Müdürlüğüne ait taranan ve indekslenen dosyaların etiket işlemleri de gerçekleştirilip dosyalar müdürlüğünden teslim alınmamıştır.

ESKİ HALİ YENİ HALİ

5 Muhafazasına lüzum görülmeyen belgelerin ne şekilde imha edildiği

Ayıklama-imha işlemlerinin gerçekleştirilmesi için birimlere yazı gönderilerek komisyona görevlendirme istenmiştir.Komisyon kurulup çalışmaların başlaması için başkanlık makamı oluru alınmıştır. İmha listeleri

hazırlanırken Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik madde 37’ye göre en az beş (5) kişinin imza atma zorunluluğu göz önünde bulundurulmuştur.

Saklanmasına lüzum görülmeyen evrakların imha listeleri hazırlanıp komisyon tarafından onaylanarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün de onayı alınarak imhaya sevk edilmiştir.

Birimlerine göre imhaya gönderilen belgeler; Yazı İşleri Müdürlüğüne ait 1992-1999 yılları arası 71 adet dosya imhaya sevk edilmiştir.

Mali Hizmetler Müdürlüğüne ait 1992-1999 yılları arası 287 adet dosya imhaya sevk edilmiştir.İmhaya sevk edilen 358 adet dosyanın klasörü tekrar kurum arşivinde kullanılmıştır.

2260 kg evrak imha edilerek geri dönüşüme kazandırılmıştır.

6 Yönetmeliğin 4.maddesi gereği koruma yükümlülükleri olan Hırsızlık,su baskını,her türlü hayvan ve haşaratın tahribine karşı gerekli önlemler alınmıştır.(ilaçlama,boya işlemleri yapılmıştır.)

NOT: Kurum arşivimizde fiziksel alanımız yeterli olmadığı için MUSTAFA ÖNCEL KÜLTÜR MERKEZİNDE arşiv odası yaptırıp kurum arşivinde sürekli ihtiyaç duymadığımız birimlere ait dosyaların taşıma ve yerleştirme işlemini gerçekleştirdik.

KENT KONSEYİ

• Sancaktepe Kent Konseyinin 18 Ocak 2004 tarihinde 9. Olağan Genel Kurul toplantısı yapılmış, 3 adet proje sunulmuştur.

• 2014 Mahalli İdareler Genel Seçimleri sonrası 14 Haziran 2014 tarihinde Sancaktepe Kent Konseyi Kuruluş Genel Kurul toplantısı yapılmış;

∗ Kent Konseyi Başkanlığına Ali YILDIZ

seçilmiştir.

∗ Kent Konseyi Yürütme Kurulu 26 kişiden müteşekkil olarak kurulmuştur.

∗ Kent konseyi çalışma organlarının

 Kadın Meclisi

 Gençlik Meclisi

 Emekli Meclisi

 Engelli Meclisi

 Çocuk Meclisi olarak kurulmasına karar verilmiştir.

• Kent konseyi çalışma grubu olarak aşağıda isimleri yazılı 7 adet çalışma grubunun kurulmasına karar verilmiştir.

 Çalışma Hayatı ve Sendikal Haklar Çalışma Grubu

 Çevre ve Sağlık Çalışma Grubu

 Sosyal İşler ,Afet ve Kriz Yönetimi Çalışma Grubu.

 Eğitim , Kültür ve Sanat Çalışma Grubu.

 Ekonomi ve Esnaf Çalışma Grubu.

 Tüketici ve İnsan Hakları Çalışma Grubu.

 İmar , Planlama ve Ulaşım Çalışma Grubu.

• Kent Konseyi Yönergesi hazırlanması için beş kişilik bir komisyon kurulmasına karar verilmiştir.

• Kuruluş Genel kurul sonrası Sancaktepe de bulunan Siyasi Partiler, Muhtarlar, Sivil Toplum Kuruluşlarına Cami ve Cem Evi Derneklerine toplam 140 adet yazı yazılmış ve bu kuruluşlara form yollanarak üye talebinde bulunulmuştur.

Çocuk Meclisi

20.11.2014 tarihinde 68 üyesinin tamamının katılımı ile Sancaktepe Kent Konseyi Çocuk Meclisi Kuruluş Genel Kurul Toplantısı gerçekleştirilmiş ve Osman PÜRÇEK Başkan seçilmiştir.

Gençlik Meclisi

08.11.2014 tarihinde Sancaktepe Kent Konseyi Gençlik Meclisi Kuruluş Genel Kurul Toplantısı gerçekleştirilmiştir.

• “Belediye başkanı olsan gençlik için ne yapardın ?” ismi ile Proje yarışması için afişleme çalışması yapılmıştır.

• İlçemizdeki okullarda uyuşturucu ile mücadele konusu tiyatral bir şekilde anlatılmıştır.

Kadın Meclisi

06.11.2014 tarihinde Sancaktepe Kent Konseyi Kadın Meclisi Kuruluş Genel Kurul Toplantısını yapmış ve Nalan BADIR Başkanlığa seçilmiştir.

• “3 Kuşak Buluşması” isimli proje hayata geçirilerek, ilçemizdeki yetim çocuklar ve engelliler derneğindeki engelli yaşlılarımız ziyaret edildi.

01.11.2014 tarihinde Sancaktepe Kent Konseyi Engelliler Meclisi Kuruluş Genel Kurul Toplantısı yapılmış ve Önay ERTEKİN Başkanlığa seçilmiştir.

• 36. Düzenlenen ve 8 km den oluşan “Halk Yürüyüşüne”katılım sağlandı.

Emekliler Meclisi

01.11.2014 tarihinde Sancaktepe Kent Konseyi Emekliler Meclisi Kuruluş Genel Kurul Toplantısı yapılmış ve Abdullah AKKADI Başkanlığa seçilmiştir.

Diğer Faaliyetler

• Sancaktepe Kent Konseyinin daha verimli çalışabilmesi ve ilçe halkına daha faydalı olabilmesi amacıyla ğilçemiz mahalle muhtarlarıyla bir araya gelerek istişare toplantısı yapıldı.

• Pendik Kent Konseyi tarafından düzenlenen İstanbul Anadolu Yakası Kent Konseyleri buluşmasına katılım sağlandı.