DEV
T
VLET AR
TASN
BAŞB RŞİVLE
NİF RE
Hiz ANK
T.C.
BAKAN ERİ GEN
İŞLE HBE
zmete Öz KARA-2
NLIK NEL MÜ
EML ERİ
zel 2014
ÜDÜRLÜ
LERİ
ÜĞÜ
Proje Yöneticisi
Doç. Dr. Uğur ÜNAL Devlet Arşivleri Genel Müdürü
Proje Sorumluları
Hüsnü ÖZER
Devlet Arşivleri Genel Müdür Yardımcısı
Nurullah İŞLER Daire Başkanı
Azmi GÜLER
Tasnif İşleri Şube Md. Koordinatörü Hazırlayan
Azmi GÜLER Halil ATABEY
Gültekin ŞEN
T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü
Gayret Mah.95.Sk.No:3 06180 Yenimahalle /ANKARA Telefon: 3445909/15 hat
www.devletarsivleri.gov.tr
ÖNSÖZ
Devletlerin hafızaları konumunda olan arşivler, içerisinde bulunduğu ülkenin geçmişi hakkında bilgi edinmemizi sağlayan, kişi haklarının ispatı, tarihi araştırmalar gibi hususlarda belgeleri devletin, hukukun ve kamunun hizmetine sunan önemli kurumlardır. Bu kurumlar kamuda biriken belgeleri devralarak çeşitli arşiv iş ve işlemlerinden geçirir. Belgelerin muntazam bir şekilde koruma altına alınması ve bunların tasnifinin yapılması, bu iş ve işlemlerin en önemlileri arasında yer alır.
Arşiv malzemesinin hızlı ve kolay bulunup kullanılabilmesi için bir fonun veya fon içerisindeki belgelerin, önceden tespit edilmiş belirli bir plana göre sıralanması ve düzenlenmesi işlemini ifade eden tasnifin kendi içerisinde hususiyetleri vardır. Arşiv malzemesi herhangi bir düzene sahip değilse, en kolay şekilde faydalanabilmek için önceden tespit edilen bir sistem üzere belgelerin tasnifi gerçekleştirilir. Zira, dağınık bir halde bulunan, tasnifi yapılmamış arşiv malzemesinden yararlanmak imkansız denecek kadar güçtür. Tasnifi yapılmamış belgelerin yer aldığı arşiv depolarını bir kağıt deposu olarak niteleyebiliriz. Bu sebeple, tasnif işi arşivin esasını teşkil etmektedir.
Tarihi süreç içerisinde çeşitli tasnif sistemleri geliştirilmiştir. Bunları, sistematik, kronolojik ve organik metot olarak sıralamak mümkündür. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü de, bu sistemler içerisinde yer alan ve evrakın aslına uygun olarak düzenlenmesini öngören
“provenance” prensibini esas alan bir tasnif sistemini benimsemiştir. “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”te Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilecek evrakın nasıl devredileceği ve bu evrakın tasnifi konusunda hükümler bulunmaktadır.
Buna rağmen “3473 Sayılı Kanun” kapsamında yer alan kamu kurum ve kuruluşlarından Genel Müdürlüğümüze devredilen fonların çoğunlukla düzenli olmadığı gözlemlenmektedir.
Bununla ilgili olarak tasnif çalışmalarında birlik ve bütünlüğü sağlamak, farklı uygulamaların önüne geçmek amacıyla tasnif iş ve işlemlerinin bütününü kapsayacak bir rehber hazırlanmasına ihtiyaç duyulmuştur.
Rehberde, tasnif iş ve işlemleri bir bütün olarak ele alınarak tüm iş süreçleri aşama aşama anlatılmıştır. Rehber, dört ana bölümden meydana gelmektedir. Birinci bölümde tasnif ve tasnif sistemleri, ikinci bölümde tasnif iş süreçleri, üçüncü bölümde dijitalleştirme, dördüncü bölümde restorasyon faaliyetleri yer almaktadır.
Daha önce değişik dönemlerde hazırlanmış tasnif rehberleri olsa da zaman içerisindeki gelişmelere bağlı olarak farklı uygulamalar ortaya konmuştur. Ayrıca, bir mesleğin gelişmesinde, o meslekle ilgili yayınların ve bilgi kaynaklarının fazlalığının ve güncellenmesinin önemi ve değeri büyüktür. Bu nedenle hem farklı uygulamaların giderilmesi ve hem de tasnif çalışmalarında mevzuat çerçevesinde arşiv malzemesinin tasnif süreçlerinin bir standarda oturtulması amacıyla bu rehber güncel bilgiler ışığında hazırlanmıştır. Bu çalışmadan, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü çalışanlarının yanı sıra kurum ve kuruluşların arşiv iş ve işlemlerinde görev ve sorumluluk alan her kademedeki yöneticileri ve arşiv çalışanları büyük ölçüde yararlanabilecektir.
Arşiv personelinin ve ilgililerin tasnif çalışmalarında başvuracakları bir müracaat kaynağı olma niteliğindeki bu çalışmanın hazırlanmasında emeği geçenlere teşekkür eder ilgililere faydalı olmasını dilerim.
Doç. Dr. Uğur ÜNAL T.C. Başbakanlık
Devlet Arşivleri Genel Müdürü
İÇİNDEKİLER
Sayfa ÖNSÖZ ... I İÇİNDEKİLER ... III
A- TASNİF - TASNİF SİSTEMLERİ ... 1
1- Alfabetik Tasnif Sistemi ... 2
2-Kronoloik Tasnif Sistemi ... 2
3-Coğrafik (Bölgesel) Tasnif Sistemi ... 3
4-Nümerik Tasnif Sistemi ... 3
5-Konu Esasına Göre (Tek Konu-Tek Dosya) Tasnif Sistemi ... 3
B- TASNİF İŞLEMLERİ ... 4
1-Planlama ve Ön Araştırma Safhası ... 5
2-Tasnif Safhası ... 8
a-Aslî Düzen Kontrolü ve Kaba Tasnif ... 9
b-Kopyaların Ayrımı ... 10
c-Tarihleme ... 10
d-Kodlama ... 11
e-Dosyalama ve Kutulama ... 15
f-Damgalama ... 21
g-Sayfa Numarası Verilmesi ... 25
h-Dosya Üzeri Bilgilerin Yazılması ve Kutu Etiketleme ... 26
ı-Özet Yapma ve Bilgisayara Aktarma ... 29
C- DİJİTALLEŞTİRME ... 37
1-Dijitalleştirmede Amaç ... 37
a-Seçme ... 37
b-Dönüştürme/Oluşturma ... 37
c-Kalite Kontrol ... 38
d-Teknik Alt Yapı Sistemi ... 38
e-Dijitalleştirilecek Malzeme Türleri ... 38
2-Dijitalleştirme Evreleri ... 38
3-Arşivlerde Dijitalleştirme Uygulamaları ... 42
4-Dağıtım/Sunum ... 43
5-Saklama/Dijital Koruma ... 43
D- ARŞİV MALZEMESİNİN RESTORASYON İŞLEMLERİ ... 45
1-Bakım ... 47
2-Tedavi ... 48
3-Onarım ... 50
E-ARAŞTIRMA VASITALARI VE DEPO YERLEŞİMİ……67
EKLER
EK-1 Kurumların Devlet Arşiv Kodları………...68-71 EK-2 Kurum-Kuruluş Kısaltmaları ... 72-73 EK-3 Kelime Kısaltmaları ... 74-75
A-TASNİF-TASNİF SİSTEMLERİ
Tasnif kelime olarak, sınıflara ve takımlara ayırma, sıralama, bölümleme ve tertip etme anlamındadır. Terim olarak ise: belgelerin konu numarasına göre veya kronolojik, alfabetik ve coğrafik olarak sıraya konulması işlemi veya bir fonun, fon içindeki belgelerin, önceden tespit edilmiş belirli bir plana göre sıralanması ve düzenlenmesi işlemidir.
Tasnifte amaç;
-Bir kuruma ait belgeleri kurumsal yapıya ve fonksiyonlara göre tanımlamak, -Belgelere adresler tanımlayarak belge erişimini sağlamak ve kolaylaştırmak,
-Mevcut belgelerdeki fazlalıklar (mükerrer, boş sayfalar gibi…), belgeye zarar verebilecek unsurları ( toplu iğneler, ataş ve tel gibi…) temizlemek,
-Belgeleri en doğru ve en seri bir şekilde tasnif edip, kataloglayarak araştırmaya hazır hale getirmek; ilmin, idarenin, hukukun ve fertlerin yararlanmasını sağlamaktır.
Arşiv malzemesi daha oluşurken, kurumların dosyalama planlarına göre tasnif edilmektedir. Bu arşiv malzemesinin asli düzenidir. Evrakın dosyalanmasındaki amaç, belge aranıldığında kolaylıkla bulunabilmesi ve kullanılabilmesi için, belgelerin bazı esaslar çerçevesinde sıralanması, bir düzene konulması ve muhafazasının sağlanmasıdır. Tasnif işlemlerinde en fazla uygulanan dosyalama sistemlerini şöyle sıralayabiliriz:
1-Alfabetik Tasnif Sistemi, 2-Kronolojik Tasnif Sistemi,
3-Coğrafik (Bölgesel) Tasnif Sistemi, 4-Nümerik Tasnif Sistemi,
5-Konu Esasına Göre (Tek Konu-Tek Dosya) Tasnif Sistemi.
Bu dosya tasnif sistemlerinin bilinmesi tasnif çalışmalarında kolaylık sağlayacağından bunları tek tek ele alalım.
dosy yerle
Si pland Alfabe
1
ATABEY
1-Alfabe Bu tasni yaların isim
eştirilir. Gen
istemin uyg da olması g etik Tasnif Sis
Y, Halil
etik Tasnif if sistemi k mlerle ilgil
nellikle pers
gulanabilme erekmekted stemine göre
2
İNCE, Ahm
Sistemi:
kolay, güve i olmasını sonel ya da
esi için mu dir
e şahıs dosya
et
enli ve bas gerektirir iş sahibi do
utlaka dosya alarının dosy
3
KOÇ, Hasan
030 12
1 1-
A- 20
sit bir siste . Dosyalar osyaları bu s
aların isiml ya gruplarını
ŞE n
2 20 12
1 -5
-Y 14
emdir. Anc rdaki isiml sisteme göre
erle ilgili v ın oluşturulup
4
EN, Gültekin
cak sistemi ler alfabeti
e tasnif edil
veya arama up klasöre ye
YAM
n uygulana ik sıraya lebilir.
ada isimlerin erleştirilmesi
5
MAN, Gürkan
acağı göre
n ön
Kulla günle mecb
B olan
ve k
030 12 20 1
1 1
01.01.201 31.01.201
2014
2-Krono Bir tarih anma ihtiya erde ödenm buriyeti vs.
Bu tür dosy dosyalar bu Belge y klasörlere a
1
12
14- 14
olojik Tasn h esasına g acına göre y mesi ya da ta işlerde bu s
yalamada e u sisteme gö
yoğunluğu d ayrı ayrı vey
nif Sistemi:
öre kullanm yıl, ay ve gü
ahsili, asker sistem kulla
sas olan do öre düzenlen
dikkate alın ya birlikte m
2
030 12 20 12
2 2 01.02.2014-
28.02.2014
2014
ma özelliği ünler esas al
rlik şubeleri anılmaktadır
osyaların tar nir ve arşivl narak krono müteselsilen
bulunan d lınır. Banka inde belli gü
r.
rihidir. Tar lenirler.
olojik sırala n yerleştirili
3
dosyalar bu ve işletmel ünlerde yok
ih esasına g amsı yapılan
ir
u sisteme gö lerde bono v klama, çağrı
göre kullan n arşiv mal
030 12 20 12
3 3-4 01.03.2014- 30.04.2014
2014
öre yerleşti ve çeklerin ı ve sevk ya
nımı söz kon lzemesi, dos
4
irilir.
belli apma
nusu sya
…
A A
göre tasni
Belg yerle Coğrafik Ta
…1….
Ayaş ANKARA
27
3-Coğra Bu sistem kurumun d if sisteminde
geler, ait old eştirme işlem
asnif Sistem
..
Ç A 7 1 V 06
1 1
afik (Bölges mde kurumu dosyaları kıt
e de coğrafi
duğu coğrafi mine tabi tu mine göre do
....2...
Çankaya ANKARA
27
sel) Tasnif S un çalışma, ta, ülke, il, i i bölgeler al
ik bölge dik utulurlar. Ar osya grupla
.
K A 1 V 06
1 2
Sistemi:
iş ve ilgi al ilçe, köy vey
lfabetik ola
kkate alınara rama ve ula arının oluştu
...3...
Keçiören ANKARA
2
lanına giren ya mahallel rak sıralanır
ak dosyalan şımda coğra urulup klasö
71 V 06 1 3
271V06 1 1-5
1.1.2014- 31.12.2014
A-Y 2014
n coğrafi bö lerle ilgili ol
r.
nır ve dosya afi yer adlar öre yerleştir
……4….
Polatlı ANKARA
ölgeler esas labilir. Coğ
alar alfabetik rı kullanılır rilmesi
.
Y A 271 V 06 1 4
alınır. Buna ğrafik esasa
k olarak arş .
...5....
Yenimahalle ANKARA
271
a göre
şivde
1 V 06 1 5
4-Nümerik Tasnif Sistemi:
Nümerik tasnif sistemi, serial ve desimal olmak üzere ikiye ayrılır.
a-Serial Tasnif Sistemi:
Bu sistemin uygulanacağı dosyaların sayı ile aranılacak nitelikte olmasını gerektirir. Özlük ve emeklilik dosyaları gibi.
b-Desimal Tasnif Sistemi:
Ondalık Sistem de denilen bu dosyalama biçimi, bir kurumda görülen hizmetlerin onlu gruplara ayrılmasıdır. Onlu gruplar, alt ondalık gruplara ayrılır. Bu sistemdeki dosyalar nümerik sistemde olduğu gibi ana konuların ve alt grupların numaraları esas alınarak tasnif edilir.
5-Konu Esasına Göre (Tek Konu-Tek Dosya) Tasnif Sistemi:
Bu dosya tasnif sistemi desimal tasnif sistemine benzer, ancak genel ana konular ve gerek alt konular onlu sınırlamaya bağlı değildir. Bu tasnif sisteminde her dosya bir konuyu kapsar.
Başka bir ifade ile bir dosya içine tek konu ile ilgili belge konur. Uygulamada kolaylık sağlanması için çoğu zaman birkaç sistemin bir arada kullanıldığını söyleyebiliriz.
B-TASNİF İŞLEMLERİ
Arşive intikal eden arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi için yapılacak ilk iş, bu malzemenin temizlenmesinden sonra tertip ve düzeninin sağlanmasıdır. Yani kısaca evrakı tasnif edip, kolayca bulunabilecek hale getirmektir. Tasnife başlamadan önce;
1- Öncelikle “Dosya Plânı”nın oluşturulması gerekmektedir.
2- Belgeler ilk oluşumlarını müteakip, dosya plânı çerçevesinde aldıkları “Konu (dosya) Numarası” doğrultusunda kümelendirilerek, dosya ve klâsörlere yerleştirilmeli ve bir “Seri”
oluşturulmalıdır. Bu seriler, belgelerin “Aslî Düzeni”ni meydana getirir.
Bir seri tek başına bir fonu oluşturabileceği gibi, birden fazla seri bir araya gelerek bir fon oluşturabilir. Bir seriden oluşan fonlar serinin konusu ile isimlendirilirler. (Harita Fonu, Özlük Fonu, Bakanlar Kurulu Kararları Fonu, Yargıtay Kararları Fonu gibi.) Birden fazla seriden oluşan fonlar Müdürlük, Başkanlık, Genel Müdürlük, Bakanlık isimleriyle adlandırılırlar (MEB Fonu, Başbakanlık Özel Kalem Müdürlüğü Fonu, Diyanet İşleri Başkanlığı Fonu, Orta Öğretim Genel Müdürlüğü Fonu gibi).
Fonları açık ve kapalı olmak üzere ikiye ayırabiliriz. Kapalı fonların tasnifi kolay olur.
Çünkü bu fonlara artık evrak gelmeyecektir. Açık fonların tasnifi ise daha karışıktır. Arşive o fonla ilgili evrak gelmiştir. Bu fon ile ilgili ilerde ne kadar ve ne özellikte evrak üretileceği ve arşive intikal edeceği belli değildir.
Tasnif işlemlerinde; Metot olarak, konulara göre belgelerin ayrılması ve her konuya ait belgelerin de kendi içinde tarih ve sıra numarasına göre sıralanması esasına dayanan Sistematik Metot, arşive karışık ve dağınık halde intikal eden belgelerin, konusuna ve ait olduğu birimine bakılmaksızın tarih sırasına göre tasnifini öngören Kronolojik Metot ve kaynak, aslına dönüş anlamına gelen Organik (Provönans) Metot tasnif çalışmalarında yol olarak izlenmiştir.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, dünyada genel kabul gören, Organik Metot (Provenance) adı verilen tasnif sistemini benimsemiştir. Bu tasnif sistemi; Arşiv malzemesinin teşekkül ettiği aslî düzeni içerisinde, fonların parçalanmadan tasnif edilmesi esasına dayanır.
3- Belgeler, aslî düzenleri içerisinde serileri veya fon bütünlükleri bozulmadan birim arşivine ve oradan da kurum arşivine devredilmeli; ilk muhafaza ortamları ile birim ve kurum arşivlerinde yine aynı düzenleri bozulmadan muhafaza edilmelidir.
4- Ayıklama ve imha çalışmalarını müteakip “arşiv malzemesi” vasfındaki belgelerin yine aynı düzenleri bozulmaz ve bu düzen içerisinde tasnife tâbi tutulur.
Bu temeller üzerine oturtulmuş arşiv belgeleri üzerinde yapılacak tasnif işleminden maksat, ayıklama ve imha çalışmaları sonucu fon içerisinden bir takım belge, dosya veya klâsörlerin imhaya ayrılmasından doğan sıralamadaki müteselsiliyetin bozulması sebebiyle, fona yeniden müteselsil sıra numarası verilmesi ve aşağıda açıklanan bir takım işlemlerin tatbik edilmesidir.
Böyle bir düzen üzerine oturtulmamış belgeler, düzensiz olacağından, belgeler aslî düzeni oluşturularak tasnif edileceği için, tasnif çalışmaları zor olacak ve çok vakit alacaktır.
Tasnif işlemleri, ayıklama ve imha komisyonlarının yaptıkları çalışmalar sonucunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilmesine karar verilen “Arşiv Malzemesi” için yapılır.
Tasnif, fon içerisindeki işlem bütünlüğü oluşturması bakımından en temel unsur olan evrak bazında “Analitik Tasnif” veya konu itibariyle aynı olan evrakın bir araya getirildiği dosya (veya klâsör) bazında “Dosya Usulü Tasnif” olmak üzere iki şekilde yapılabilir.
Tasnif faaliyetleri aşağıdaki safhalarda icra edilmektedir:
1. Plânlama ve Ön Araştırma Safhası
Tasnif edilmesi gereken fonun tespit çalışması Millî Arşiv Politikasının esasları arasında yer almalıdır. Tasnif edilecek fon; yakın gelecekte ve araştırmacının hizmetine sunulduğu tarihten itibaren milletin ve devletin hukuk, siyaset, ilim, kültür ve tarih alanlarında ihtiyacını giderecek nitelikte olmalıdır. Tasnif edilmesi gereken fonların tespiti çalışması Genel Müdürün Başkanlığında ilgili Daire Başkanı ve Şube Müdürleri, Grup Başkanları ile Merkez Kalite Yönetim ve AR-GE Koordinatörünün yapacağı toplantıda, belirlenir.
Tasnif edilecek fon ile ilgili “Ön Çalışma Grubu’’ kurulur. Tasnif çalışmasına başlamadan önce Ön Çalışma Grubu’nun oluşturulmasındaki gaye tasnif işlemlerinin daha düzenli yürütülmesi, hata oranının azaltılması, verimliliğin artırılması, yapılan iş ile ilgili sorumlu olan bir grubun teşekkülünün sağlanmasıdır.
Ön Çalışma Grubu Tasnif Koordinatörünün talebi, Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanının teklifi ve Genel Müdürün onayı ile oluşur. Daire Başkanı ile Tasnif Hizmetleri Koordinatörünün
gözetiminde, Tasnif Hizmetleri Koordinatörlüğü’nden 1 Grup Başkanı, tasnifte çalışan 2 personel, evrakla ilgili rehberlik hizmetini yürüten ve Arşive intikalini sağlayan Kurumlarla İlişkiler Koordinatörlüğünden yeterli sayıda personel, Bilgi İşlem Koordinatörlüğünden bir personel, gerek duyulduğunda fonla ilgili ihtisası olan personelden oluşur.
Ön Çalışma Grubu’nun görevi; fonla ilgili doküman ve elde edilen ön bilgilerin değerlendirilmesi, tasnifi yapılacak fona ait kurumun genel idari yapı şemasının çıkartılması, fonun tahmini belge sayısı ve belgelerin fiziki durumu tespit edilerek tasnif çalışmasının alacağı tahmini süre, çalışanlar için mesai ve diğer kriterlerin belirlenmesi gibi ön hazırlık çalışmasına dair raporu hazırlayarak ilgili Daire Başkanına sunar. Daire Başkanı'nın Tasnif çalışmalarına başlanabilir onayından sonra tasnif çalışmalarına başlanır.
Bu şekilde Ön Çalışma Grubunca hazırlanmış bir rapor örneği aşağıdadır:
DEVLET PLANLAMA TEŞKİLATI MÜSTEŞARLIĞINDAN DEVRALINAN EVRAKIN TASNİFİ İLE İLGİLİ ÖN ÇALIŞMA GRUBU RAPORU
Müsteşarlık evrakı 1960-1984 yılları arasını kapsayan 1178 klasörden oluşmaktadır.
Evrak, DPT Müsteşarlığının faaliyet sahasıyla ilgili olan çeşitli konulardaki yazışmaları kapsamaktadır. Dosya ve klasörlerin konuları faklılıklar arz etmektedir. Dosya Planı temin edilemediği için evrak geldiği şekliyle tasnif edilecektir. Ancak fonun son kısmında yer alan evrak, envanter sırasında değil kronolojik sırasında tasnif edilecektir. Bazı klasörlerde oldukça hacimli, bazılarında ise normal hacimde evrak bulunmaktadır.
Evrak tasnif edilirken:
1. “Tasnif Talimatnamesi” esas alınacak, 2. Evrakın asli düzeni korunacak,
3. Evrakta fiziki temizlik yapılacak; zımba teli, ataş, toplu iğne vb.den ayıklanacak,
4. Arşiv malzemesi olmayan, tamamlanmayan imzasız evrak dosyalanmayacak, evraktaki fazla nüsha, zarf, fotokopi, kulakçık, resmi gazete, tekit yazısı vb. malzeme ayıklanacak, 5. Plan, proje, kitap vb materyal belge grubunun sonuna konulacak,
6. Belgeler “belge gömleği”ne konulacak, dosya ve kutu grupları yeniden oluşturulacak, 7. Belge gömleğine dosyanın tarihi, konusu ve sayısı yazılacak,
8. Gizli olan belgeler için belge gömleğine “GİZLİ” ifadesi yazılacak, 9. Belgenin tarihi yazılırken evrakın işlem gördüğü son tarih yazılacak,
Belgelere Sayfa Numarası Verme ve Yer Damgası Basma
10. Sayfa numarası belgelerin ön yüzünün sağ alt köşesine, yukarıdan aşağıya (en büyük belgenin numarası 1’den başlamak üzere) verilecek,
11. Sayısal ortama aktarılacak, her sayfa numaralanacak,
12. Belge içindeki toplam sayfa sayısı 1 numaralı sayfanın sol alt köşesine yazılacak,
13. Yer Damgası belgenin ilk ve son sayfasıyla belge gömleğinin ön yüzüne, sayfanın altındaki boş kısma basılacak,
Belgelerin Özet ve İndeksini Hazırlama
14. Özet yapılırken ana konu kısa ve özlü ifadelerle yapılıp, yorum katılmayacak ve ifadelerde tekrardan kaçınılacak,
15. Araştırmacıyı belgedeki konuya ulaştırmada anahtar görevi yapmayan yer, şahıs ve müessese adları indeks olarak alınmayacak,
16. Yerleşim birimleri yazılırken köy-ilçe-il sırasıyla yazılacak ve aralarına (-) işareti konulacak,
17. Kurum, yer ve ülke adları evrakın teşekkülündeki adlar olacak, değişiklik varsa orijinal addan sonra parantez içerisinde yeni ad veya durum yazılacak,
18. Yabancı yer adlarından Türkçe’ye geçmiş olanlar aynen, diğerleri ise orijinal yazılışları ile kaydedilecek, (Örneğin: Londra-İngiltere)
19. Kişi adları yazılırken önce soyadı büyük harflerle yazılacak, virgülden sonra şahsın adı küçük harflerle (baş harfi büyük) yazılacak,
20. Birleşik isimler bitişik olarak yazılacak,
21. Restorasyona ihtiyacı olan belgeler, özet formunda sayfa numarasıyla belirtilecek, 22. Kişi başına günlük ( ) klasörün tasnifi, ( ) belgenin özeti yapılacaktır.
2- Tasnif Safhası
1-Aslî düzen kontrolü ve kaba tasnif 2-Kopyaların ayrımı
3-Sıraya koyma 4-Tarihleme 5-Kodlama
6-Dosya ve kutu grubu hazırlama 7-Etiketleme
8-Damgalama
9-Sayfa-Sıra numarası verme 10-Özetleme ve bilgisayara aktarma a)Özetleme
b)İndeks çıkarma
c)Konu başlıklarının tespiti
d) Belge özelliklerinin tespiti (Türü, dili, gizlilik durumu, nitelik ve fiziki durumu) 11-Tashih etme ve katalog hazırlama
12-Dijitalleştirme
Tasnif “Analitik Tasnif’’ veya “Dosya Usulü Tasnif’’ olarak yapılabilir. Analitik tasnif;
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 24. Maddesi’nde ifade edildiği gibi, evrakın tek tek tasnif işlemine tâbi tutulduğu ayrıntılı tasnif şeklidir. Tüm belgelerin ayrı ayrı özetinin ve bilgilerinin çıkarılması esasına dayanır. Dosya usulünde ise; konu esaslı tasnif veya sistematik tasnif olarak da adlandırılmaktadır. Dağınık gelen belgelerin numerik, tematik, kronolojik esaslı dosya bazında tasnifinin yapılmasıdır.
Tasnif aşamalarını tek tek inceleyelim:
devre
geçir dosy yapıl olsa araya bugü Başb çerçe konu coğra düze
alına
a-Aslî D
Aslî düz edilen birimAyırma rilmesi ile yalama yapı
lmaz. Ayırm evrak bir p a getirilir.
ün uygulam bakanlık Ge evesinde, ko uları itibariy afik ve nüm n kontrolün Birimi, İşlem yıl Konu ve Aidiyet i acaktır.
Düzen Ko
zen kontrolü m evrakınınişlemi; tasn yapılır. An ılmış ve ev ma işlemi n plân çerçev
Şayet, teşek mada olan 2
enelgesi ve onuları itiba yle bir araya merik olarak
nde evrakın;
lı,
işlem itiba içerisindeki
ontrolü ve
ünde öncelbütünlüğü b nifi yapılac ncak, biriml vrak müşter neticesinde, vesinde teşe kkülü safha 29.12.2003
yine Devle ariyle bir ara a getirilmiş k dizilmek s
;
riyle aidiye i kronolojik
e Kaba Ta
likle belgenbozulmadan cak belgeni
ler dikkate rek teşekkü
aslî düzen ekkül etmiş asında evra tarih ve B et Arşivleri aya getirilir ş olan belge suretiyle ilk
eti,
k, coğrafik,
Resim 1: A
asnif
nin hangi bn belge türle in klâsör, d alınmadan ül ettirilmiş ni bozuk ola
se, bu çerç ak üzerinde B.02.0.ARV
i Genel Mü r. Böylece, b eler veya do k aşamada k
alfabetik, t
Asli Düzen Kon
irime ait o eri teşkilât ş dosya ve ev n, konulara şse, birimle an belgeler çevede belg hiçbir dos .11-401.04/
üdürlüğünce birimlerine osyalar, kro kaba bir tasn
ematik ve n
trolü
olduğu tespi şemasına gö evrak olarak göre merk ere göre do
dosya plân geler konula sya plânı uy
/5129 sayı e onaylanan
ayrılan evr onolojik, tem
nifi oluşturu
nümerik sır
it edilir. Ar öre ayrılır.
k tek tek e kezî bir şek osyaların ay
nı veya bas arı itibariyle
ygulanmam ile yayıml n dosya plâ ak, kendi iç matik, alfab ulmuş olur.
ralaması dik rşive
elden kilde yrımı it de e bir mışsa, anan ânları çinde betik, Aslî
kkate
b-Kopyaların Ayrımı
Aslî düzenin oluşturulmasından sonra klâsör ve dosya içerisindeki kopyalar ve gereksiz evrak çıkarılır. Bu işlemler yerine getirilirken, zarflar ve mükerrer nüshalar arşiv malzemesinden ayrılacaktır.
c-Tarihleme
Belgeler kendi içerisinde “gün, ay ve yıl’’sırasına göre, kronolojik sıraya konulur.
Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan belgenin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.
Üzerinde yalnızca ay’ı olup, günü belli olmayan belgeleri sıralamada, belgenin sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur.
Eski harfli belgelerdeki hicri ve rumi tarihler, miladi tarihe çevrilerek alınır. Bazı eski harfli belgelerde, tarihler “ay’’olarak üç parçaya bölünerek; “Evail’’, “Evasıt’’ ve “Evahir’’
tabirleriyle kullanıldığından “Evail’’yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10 uncu gününden sonraya,
“Evasıt’’ yazılı olanlar,ait oldukları ayın 20 nci gününden sonraya , “Evahir’’ yazılı olanlar ise ait oldukları ayın 30 uncu gününden sonraya konulur. Defter tarihleri başlangıç ve bitiş olarak alınır.
Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. Üzerinde yazışma tarihi olmayan ve tahmini tarihlemesi de yapılamayan belgeler, ait olduğu belge grubunun sonuna yerleştirilir.
Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan belgeler de, ait oldukları yılın ayı ve günü belli olmayan belgeler arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı köşeli ([]) parantez içinde gösterilir.
d-Kodlama
Birim ve kurum arşivlerinde dosyalar veya belgeler, dosya numaraları ve tarihleri yardımı ile bulunmaktadır. Aynı arama unsuru, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünde de geçerliliğini devam ettirir. Bu bilgiler, belgenin ön yüzüne belgenin oluşumu esnasında kaydedilir.Aramada kolaylık sağlamak üzere Devlet Arşivi Tasnif Sisteminde de bu bilgilere yer verilmiştir. Aşağıda Etiketleme bölümünde görüleceği gibi Doya ve Kutu etiketlerinin 7 ve 8 inci bölümlerinde bulunan İşlem Yılı ve Belgelerin müteselsil sıra numaralı hanelerine bu bilgiler yazılır.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilen belgeler asli düzenlerinde aranılacaksa, buradaki bilgilerden faydalanılacaktır. Ancak bu arama unsurları arşivdeki yeri belirlememektedir.
Bu sebeple ikinci derecede belgeye erişim için kullanılmaktadır.
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nde esas belgeye erişim, teşkilat kodları ve bunlara bağlı olarak tasnifte oluşturulan kutu, dosya ve belge sıra numarası ile olmaktadır. Akla “Neden ikinci bir arama unsuru olarak kutu, dosya ve sıra numarası ile belgeye erişim sistemi getirilmiştir?’’ sorusu gelebilir. Bu sorunun cevabını şöyle açıklamak mümkündür;
Kurumların dosyalama sistemlerinin farklı oluşu, ve bunların sık sık değiştirilmeleri sebebiyle, her belge için tek bir şekilde belgeye erişim sağlayan bu sistem tercih edilmiştir.
Kodlamanın amacı, ilgili arşiv malzemesinin arşiv depolarındaki yerleşimini sağlamaktır.
Arşiv malzemesini tasnif etmek ve kimliğini tanımlamak amacıyla kullanılan semboller bütününden oluşur. Bir takım rakamlar, harfler veya rakam-harf bileşikleri vasıtasıyla evrak ve dosyaların kimliğini tanıtma işlemi olarak kodlamayı tanımlayabiliriz. Kodlama şu şekillerde yapılabilir;
1-Alfabetik Kodlama: Kodlaması yapılacak olan kurum ve kuruluşun sembollerle tanımlanmasının sadece harflerle yapıldığı kodlamadır. Harflerin seçimi kurum ve kuruluş adının kısaltması, baş harflerinin seçilmesi suretiyle yapılır.
Örnek:
BB : Başbakanlık
PTT : Posta Telefon ve Telgraf Genel müdürlüğü
2-Nümerik Kodlama: Kodlaması yapılacak kurum ve kuruluşun sembollerle tanımlanmasının rakamlarla yapıldığı kodlamadır.Bu sistemde her kuruma karşılık gelecek bir kod verilir.
Örnek:
030 :Başbakanlık
011 :Yargıtay Başkanlığı
3-Karma Sistem: Kodlaması yapılacak olan kurum veya kuruluşun semboller tanımlamasının harf ve rakamlarla ortaklaşa yapıldığı sistemdir. Bu sistemde semboller, harf veya rakamlarla başlamak suretiyle yapılır
Örnek:
271V25 :Erzurum İl İskan Müdürlüğü
130Y :Dışişleri Bakanlığı Yurt Dışı Teşkilatı
Kodlamanın Faydaları:
1-Uzun kurum ve birim sistemleri kısaca ifade edilebilmektedir.
2-Kurum ve kuruluş isimlerinde yapılan değişiklikler kodları etkilememektedir.
3-Kodlar sayesinde depo yerleşimi ve depodaki malzemelere ulaşım daha kolay olmaktadır.
Kurum ve Kuruluşların Kodlanması:
3473 Sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun’’ kapsamındaki kurum ve kuruluşlarla arşiv malzemesinin tasnifinde esas teşkil
edecek “Kodların Tespiti ve Uygulaması’’çalışmalarını yürütür. Bu hususta, kurum ve kuruluşların devlet arşiv hizmetleri ile ilgili kodlar aşağıdaki şekilde tespit edilmiştir:
010-029 Yargı Organları 030-399 Yürütme Organları
(Başbakanlık, Bakanlıklar, Bağlı ve ilgili Genel Müdürlükler ve Müstakil Başkanlıklar) 500-549 Bankalar
550-599 Sigortalar
600-799 Kamu İktisadi Teşekkülleri
İç teşkilatların kodlanmasında birliğin sağlanması için aşağıdaki standart kodlara uyulur.
01 Özel Kalem 05 Kurullar
10-59 Ana Hizmet Birimleri
60-69 Danışma ve Denetim hizmetleri 70-89 Yardımcı Hizmetler
90 Münhal Kodlar
Alt Birim Kodu ile ilgili olarak, alt birimlere inilmediği taktirde, bu iki karakter (00)rakamı ile kodlanmış sayılır. Dosya numarası ve hizmet kodu ile arşiv malzemesi ayrılıyorsa alt birim kodunun kullanılmasına ihtiyaç duyulmaz.
Örnek: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün alt birimlerinin kodlanması;
Kurum Kuruluş Kodu: 030 Başbakanlık
Birim Kod : 030 12 Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü
Alt Birim Kodu :030 12 20 Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı
10 Kurumlarla İlişkiler Şube Müdürlüğü 11 Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü
12 Tasnif İşleri Şube Müdürlüğü
13 Araştırma Hizmetleri Şube Müdürlüğü Bilgisayara kurumun kodu girildiğinde, kurumun adı açık olarak gelir. Kurum kodu, adı veya kurum, birim, alt birim seviyelerinde bu kayıtlara erişim mümkündür.
Mükellef kurumların Devlet Arşiv Kodları için Bknz. EK-1
e-Dosyalama ve Kutulama
Dosyalama sisteminin özelliğine göre belgeler, küçük tarihten büyük tarihe doğru yıl veya yıl gruplarına göre kronolojik sıraya konulur. Nümerik, coğrafik, tematik veya alfabetik düzene konulan arşiv malzemesi ise hacmi ve hususiyeti dikkate alınarak eski tarihli belgeden, yeni tarihli belgeye doğru sıralanarak dosyalara konulur.
Dosyadaki belgelere, birden başlamak üzere, en üstteki belgeden en alttaki belgeye doğru sıra numarası verilir.
Tasnifi yapılan belgelerden, aynı konudaki bir belge grubunun tek dosyaya sığmaması durumunda dosyalar üzerine içlerinde bulunan belgelerin başlangıç ve bitiş sayfaları yazılır.
(Örnek: Birinci dosyaya 1-50; ikinci dosyaya ise 51-100 gibi.) Dosyalar üzerine öncesi veya sonrası olduğuna dair not düşülür.
İlk oluşum şekline uygun olarak yeniden tanzim edilen belgeler, bu düzeni bozulmadan dosya gömleklerine, bir dosyanın alabileceği oranda (Bu oran belgelerin hacmine göre değişebilir.) konularak, dosya grupları teşkil edilecek ve oluşturulan dosya gömleklerinin üzerine ilk dosyadan başlanılmak suretiyle son dosyaya kadar müteselsil dosya sıra numarası verilecektir.
Gömleklemedeki amaç; belgenin muhafaza altına alınması, dosya ve kutu etiketlemede amaç; belgeye ulaşmada kolaylık sağlanmasıdır. Dağılma ihtimali olan belgeler gömlek içerisinde muhafaza edilir. Gömlek içerisinde yer alan belgelerle ilgili gerekli bilgiler (tarih, sayfa adedi vb.) gömlek üzerine yazılır.
Dosya ve kutu gruplarının seri sonları, yıl gruplarına göre, ya da birimler düzeyinde fonun evrak yoğunluğuna göre tespit edilir.
Dosya gömleklerinin ön yüz sağ üst köşesine “Dosya Etiketi” tatbik edilir. Dosya etiketi üzerine; “Kurum ve Birim Kodu”, “Kutu (Klâsör) Sıra Numarası”, "Dosya Sıra Numarası",
“Dosya içindeki belgelerin başlangıç ve bitiş tarihi” ve “Yıl veya Yıl Grupları” kaydedilir. Yine, aynı şekilde kutu (veya klasör) sırtına, “Klasör Etiketi” uygulanır ve bu etiket üzerine; “Kurum ve Birim Kodu”, “Kutu (Klasör) Sıra Numarası”, kutu (klasör) içindeki dosyaların ilk ve son “Dosya Sıra Numarası”, klasör içindeki belgelerin ilk ve son tarihleri ile “Yıl veya Yıl Grupları”
kaydedilir. Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece devam ettirilir.
Dosyalama işlemleri sonucunda oluşturulan dosyalar, bağcıklı klâsörlere veya arşiv kutularına, bir klâsörün alacağı oranda (Bu oran dosyaların hacmine göre değişebilir.) konularak, kutu veya klâsör grupları teşkil ettirilir ve oluşturulan klâsörlerin sırtına ilk klâsörden başlanılmak suretiyle son klâsöre kadar müteselsil kutu veya klâsör sıra numarası verilir.
Evrakı tahrip etmeyecek, dayanıklı ve kullanımı pratik, standart bir dosya ebadı tespit edilir ve bu standart dosyalar kullanılır (TS-İSO’nun belirlediği standartlarda olması gerekir.)
Resim 3:
Resim 2: Be
Belge gömlekle
elge gömlekleri
erinin muhafaza i
a edildiği dosyaalar
BELGE
(Konu İfad
ELERİN D
desi)
DÜZENLEENMESİ VVE DOSYYALANMAASI ÖRNEĞİ
1 2 3 4 5 6 7 8 9
) Kurum K ) Birim Ko ) Alt Birim 4) Hizmet T 5) Kutu vey 6) Dosya S
) İşlem Yı ) Evraklar
Şeklinde ) Yıl Grup
Kodu odu m Kodu
Türü Kodu ya Klasör S Sıra Numara
lı
rın Mütesel e)
pları
Sıra Numar ası
lsil Sıra Nu rası
umarası (...-...
1.Satır:
2.Satır:
3.Satır:
4.Satır:
5.Satır:
6.Satır:
Kurum ve Klasör Nu Dosya Nu Kutu içind Varsa, Ku Yıl veya Y
030
Birim Kod marası, maralar, eki belgele tu içindeki Yıl grupları
Resim 4
0 1
27.3195 7
19
u,
erin başlan belgelerin
4:Tasnif işlemle
3 1 1-5
59-15.5.1 7250-727
920-19
ngıç ve bitiş n müteselsi
eri tamamlanan
01
959 71
960
ş tarihleri.
il sıra num
n belge klasörle
maraları
eri
klâsö numa
dosy belirl belge
uygu
(veya
müre
Dosya v örünün ilk aralama, say
Her belg
“Arşiv Y ya numarası
leyecek nu enin önyüz Damgala -Defterle un olan yerle
-Damgan -Damgal -Pelür ve -Ait oldu a yerine) tes -Belgele ekkep kullan
ve kutu gru k dosyasınd
yfalama ve ge üzerine ta
Yer Damga ı ve evrak umaraların z alt bölümü
ama yapılır erin her say
ere damga t nın basıldığ lanan vesika e buna benz uğu belgede slim edilme ri yıpratma nılır.
pları teşkil dan başlan envanterler atbik edilece ası”, üzerin
sıra numar yazılacağı üne tatbik e rken aşağıd
yfası damg tatbik edilir ğı mahalde y
alar, kurutu zer ince kâğ en yırtılmak ek üzere mu ayacak, ok
Resim5: A
f-Damg
edilerek, n nmak suret rinin hazırla ek bir damg ne kurum krası gibi be boş kutucu edilecektir.
daki hususla galanmayıp, r.
yazı bulunm ulmadan üst ğıtların damg k suretiyle v uhafaza edil ksitlenmesin
Arşiv yer damga
galama
numaralandtiyle, dosy anması işlem ga vardır.
odu, birim elgeyi tanım
uklardan m
ara dikkat e yalnızca b
mamasına di üste konulm galanmasın veya başka b
ir.
ne sebebiye
ası tatbik edilm
ırma işleml ya içindek mlerine başl
kodu, alt b mlayacak ko müteşekkil b
edilmelidir:
baş, orta ve
kkat edilir.
maz.
da daha faz bir sebeple k
et vermeyec
miş belge gömlek
leri tamaml ki belgeleri lanılacaktır
birim kodu, odların ve bir damgad
:
e son kısm
zla özen gös kopmuş evr
cek, dayan
kleri
lanan fonun in damgala .
kutu numa belgenin y dır. Bu dam
mı olmak üz
sterilir.
rak, ilgili bi
nıklı ve ka n ilk ama,
arası, yerini mga,
zere,
irime
aliteli
YER DAMGASI
030 18 1 1 1 1 1
1- Belgenin ait olduğu “Kurum Kodu”, 2- Belgenin ait olduğu “Birim Kodu”,
3- Belge daha alt birime ait ise, “Alt Birim Kodu” (Bu üç kod, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenerek, kurum ve kuruluşlara bildirilmiştir.)
4- “Dosya plânı ile belirlenen kod”
5- Oluşturulan dosya ve kutu grupları ile belirlenen numaralardan belgenin ait olduğu
“Kutu (Klâsör) No”
6- Oluşturulan dosya ve kutu grupları ile belirlenen numaralardan belgenin ait olduğu
“Dosya No”
7- Belgenin ait olduğu dosyanın kaçıncı belgesi olduğunu belirten “Belge Sıra No” (Her dosyada, belgeler 1’den başlamak suretiyle sıra numarası alır.)
yazılacaktır.
Örneğin; Başbakanlık Kanun Kararlar Genel Müdürlüğü’ne ait arşiv malzemesi düzenlenerek, kutu ve dosya grupları oluşturulmuş olsun. Bu fona ait değişik belgelerin arşiv yer damgası aşağıdaki örneklere uygun olarak doldurulacaktır:
Örnek:
1 no’lu klâsör, 1 no’lu dosyanın 1’inci belgesi,
030 18 1 1 1 1
1 no’lu klâsör, 1 no’lu dosyanın 2’nci belgesi,
030 18 1 1 1 2
1 no’lu klâsör, 2 no’lu dosyanın 5’inci belgesi,
030 18 1 1 2 5
1 no’lu klâsör, 5 no’lu dosyanın 10’uncu belgesi,
030 18 1 1 5 10
2 no’lu klâsör, 10 no’lu dosyanın 1’inci belgesi,
030 18 1 2 10 1
Yer Damgası Tatbik Edilmiş Örnek Belge T.C.
B A Ş B A K A N L I K
Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü
Sayı : B.02.0.PPG.0.12-010-06/8467 15 TEMMUZ 2008 Konu : Elektronik Belge Standartları.
GENELGE 2008/16
Kamu adına görev yapan kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin kayıt altına alınması ve bu belgelerin istenildiği anda erişilebilir şekilde yönetilmesi, kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası ve bir kamu görevidir. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir. Elektronik ortamda sunulan hizmetlerin ve e-kurum yapısının temelini elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır.
Kamu kurum ve kuruluşlarınca üretilen elektronik bilgi ve belgelerin idari, mali, hukuki ve tarihi gerekçelerle korunmasının sağlanması ve bunların gelecek nesillere aktarılması ancak standart belge yapılarının oluşturulması ile mümkündür. Elektronik belgeye ilişkin standartlar ile belgelerin korunmasına ve erişimine imkan sağlayacak tedbirlerin elektronik belge yönetim sistemlerinin tasarım aşamasında ele alınması gerekmektedir.
Elektronik belgelerin kayıt altına alınması, kullanılması ve arşivlenmesi konularında çalışma yapma görevi E-Dönüşüm İcra Kurulu’nun 9 Eylül 2004 tarih ve 7 numaralı Kararı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne verilerek TSE 13298 no’lu standardın yayınlanması sağlanmıştır. Hazırlanan bu standart kamu kurum ve kuruluşlarının kullanacakları elektronik belge yönetim sistemleri için temel bir kaynak teşkil etmektedir.
Kamu kurum ve kuruluşları oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TSE 13298 no’lu standarda göre işlem yapacak, ayrıca üretmiş oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımını www.devletarsivleri.gov.tr internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine göre gerçekleştirecektir. Genelgenin yayımı tarihinden önce kurulan sistemler ise ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca gözden geçirilerek iki yıl içinde standarda uyumlu hale getirilecektir.
Bilgilerini ve gereğini rica ederim.
Recep Tayyip ERDOĞAN Başbakan
16 Temmuz 2008 tarihli ve 26938 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır.
030 13 01 1 1 1
g-Sayfa Numarası Verilmesi
Sayfalama işlemi, belgenin toplam sayfa sayısının belirlenmesi işlemidir. Bir dosya içerisindeki belgeler küçük tarihliden büyük tarihliye doğru kronolojik sıraya konulacak ve müteselsil olarak 1, 2, 3, 4, ... diye numaralandırılacaktır.
Örnek; 1+3, 1+1 gibi.
Belgelerin sıra numarası, belgenin ön yüzünün sağ alt köşesine, yer damgasının bulunduğu hizaya yazılır. Sıra numarası, yukardan aşağıya (En büyük belgenin sayfa numarası birden başlamak üzere) verilir.
Sayfa numarası
Belge içerisindeki toplam sayfa sayısı bir numaralı sayfanın sol alt köşesine yazılır. (Üst örnekte görülebilir.)
Sayfa sıra numarası kesinlikle siyah kurşun kalemle verilir ve bunun dışında kalem kullanılmaz.
Teşekkülü safhasında tasnifi yapılmış ve fihristi tutulmuş defterler birbirinden ayrılmaz, fihristte gösterilen sıraya uygun olarak sıralanır ve numaralandırılır.
25
6
8
7
5
3 3333
2 TASNİF İŞLERİ
ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
25+5 1
Teşekkülü safhasında tasnifi yapılmamış ve fihristi hazırlanmamış defterler daire, birim ve türlerine göre kronolojik sıraya konularak numaralandırılır.
Defterlerde en son dolu sayfa ile aradaki boş her sayfanın ön yüzünün ortasına müteselsil sayfa numarası verilir.
h-Dosya Üzeri Bilgilerinin Yazılması ve Kutu Etiketleme
İstenilen belgelere hızlı bir şekilde ulaşılabilmesi ve depodaki yerinden çıkarılan belgelerin tekrar yerlerine konulabilmesi için dosya içindeki belgelere numara verilir. Belge üzerine “Arşiv Yer Damgası” tatbik edilerek, kutucuklara; Kurum Kodu, Birim Kodu, Alt Birim Kodu, Hizmet Türü Kodu, Kutu ve Klâsör Numarası, Evrak Sıra Numarasının yazılacağı daha önce ifade edilmiştir.
Bu bilgiler öncelikle dosya üzerindeki hazır etikete, aşağıdaki örnekte olduğu gibi doldurulur. Aynı bilgiler kutu (veya klâsör) sırtına yapıştırılacak etiketler üzerinde de aynen yer alır. Hazırlanan etiketler kontrolden geçtikten sonra yapıştırma işlemi gerçekleştirilir.
Bütün bu işlemler sonrasında, geçici olarak numaralandırılan kutuların (klâsörlerin) tamamı etiketlenerek, aşağıdaki örneğe uygun olarak doldurulacaktır. Etiketler, kutuların (klâsörlerin) üst kısmında 3 cm boş kalacak şekilde sırt kısmına yapıştırılacaktır.
Dosya etiketi Kutu (Klasör) etiketi
1.Satır: Kurum ve Birim Kodu, 1.Satır: Kurum ve Birim Kodu,
2.Satır: Klâsör Numarası, 2.Satır: Klâsör Numarası,
3.Satır: Dosya Numarası, 3.Satır: Klâsör içindeki ilk ve son Dosya Numaraları,
4.Satır: Dosya içindeki belgelerin 4.Satır: Klâsör içindeki belgelerin başlagıç ve bitiş tarihleri, başlangıç ve başlangıç bitiş tarihleri,
5.Satır: Varsa, Dosya içindeki belgelerin 5.Satır: Varsa, Klâsör içindeki belgelerin müteselsil olarak dosya plânı çerçevesinde müteselsil olarak dosya plânı çerçevesinde
oluşturulan aslî düzenleri içinde aldıkları oluşturulan aslî düzenleri içinde aldıkları konu numaraları veya nümerik, alfabetik konu numaraları veya nümerik, alfabetik ve coğrafik sıra imleri yazılır. ve coğrafik sıra imleri yazılır.
6.Satır: Yıl veya Yıl grupları. 6.Satır: Yıl veya Yıl grupları.
HAZIR
1.Satır: Ku 2.Satır: Klâ 3.Satır: Do 4.Satır: Do başlangıç v 5.Satır: Va dosya plânı oluşturulan konu numa ve coğrafik 6.Satır: Yıl
RLANAN D
urum ve Birim K âsör Numarası, osya Numarası, osya içindeki be ve başlangıç bit rsa, Dosya için ı çerçevesinde n aslî düzenleri araları veya nü k sıra imleri yaz l veya Yıl grupla
DOSYALA
Şe
Kodu, ,
elgelerin tiş tarihleri, ndeki belgelerin
i içinde aldıklar merik, alfabeti zılır.
arı.
ARIN KU
ETİKE 1) 2) 3) 4) 5) Ku 6) 7) 8) eklinde)
9)
n rı ik
UTULANM
ET BİLGİLE Kurum Ko Birim Kod Alt Birim Hizmet Tü utu veya K
Dosya Sır İşlem Yılı Evrakların
Yıl Grupla
1.Satır: Kur 2.Satır: Klâ 3.Satır: Klâsö 4.Satır: Klâsö
5.Satır: Var müteselsil o oluşturulan konu numar ve coğrafik 6.Satır: Yıl
MASI ÖRN
ERİ odu du
Kodu ürü Kodu
lasör Sıra N ra Numaras
n Mütesels
arı
rum ve Birim K sör Numarası, ör içindeki ilk v ör içindeki belg
rsa, Klâsör için olarak dosya plâ aslî düzenleri raları veya nüm
sıra imleri yazı veya Yıl grupla
NEĞİ
Numarası sı
sil Sıra Nu
Kodu,
ve son Dosya N gelerin başlagıç
ndeki belgeler ânı çerçevesind
içinde aldıklar merik, alfabetik ılır.
ları.
marası (...
Numaraları, ç ve bitiş tarihle
in müteselsil o de
rı k
..-....
leri,
olarak
ı-Özet Yapma ve Bilgisayara Aktarma
Özet, araştırmacının veya belge kullanıcısının, belgenin kendisine bakmadan, içeriğini hızlı ve doğru olarak algılayabileceği tarzda belgenin yazılış gayesini öz halinde içeren, bilgi toplamada yardımcı, belgenin içeriği ile kullanıcının ilgi alanı arasında bağ
kurmayı sağlayan kısa açıklamadır. Şahsi yorum ve eleştiri eklemeden, tahmin ve iddialara yer vermeden, belgenin kim tarafından yazıldığı konusunda herhangi bir ayrım yapmadan, belgenin yazılış gayesi kısa, öz, tam ve doğru biçimde sunulmalıdır.
Özet cümlelerin düzgün, okunaklı, imla kurallarına uygun olmasına, gereksiz ifade ve uzatmalardan kaçınılmasına, yazışmanın seyri ve olayların akışıyla ilgili ayrıntıya girilmemeli, belge içinde en önemli sonuç bildiren yazı tespit edilmelidir.
Özette, kim, ne, nereye, neden, sorularına cevap aranır. Her zaman bu sorulara cevap verilemeyebilir. Ancak ne sorusuna ( konuya ) her zaman; kim sorusuna özel veya tüzel kişilerin söz konusu olması halinde; neden, nasıl, nereye sorularına ise konunun açıklanmasına ihtiyaç duyulması halinde cevap bulunur. Uzun, karışık, anlaşılması güç belgelerde gerekirse yazılı notlar alınarak özet taslağı hazırlanır. Belge kolayca anlaşılıyor ise arama unsurları iyi bir ifade ile taslak haline getirilir.
Özet taslağı ve özetin kontrolü dikkatli bir şekilde yapılır. Özetin şekil ve muhtevasına dikkat etmek gerekir. Ancak; bütün arşiv belgeleri için tek tip ve aynı uzunlukta standart özet tespit etmek her zaman mümkün değildir. Belgeler için, türü, konusu, gelecekte kullanma sıklığı düşünülerek, bilgi ve haber verici özetler çıkarılabilir.
Özetin şekil ve muhtevasında; Bütünlük, uygunluk, doğruluk, uzunluk, kısalık, anlatım biçimi ile terminoloji ve dilde uyumluluk olmalıdır. Özette Türk Dil Kurumunun tespit ettiği standart kısaltmaların kullanılması, bunun dışında kesinlikle kısaltma kullanılmaması gerekir.
Özet cümlesinde anlatım işaretlemelerle yapılmayacak, özet cümlesinin sonunda kalıplaşmış
“...dair, ...hakkında, v.s.” gibi ifadelerden kaçınılarak, cümle o işin fiilini ifade eden kelime ile bitirilecektir. Ekinde kitap, dergi, broşür, gazete v.s. bulunan belgelerin özetlerinde söz konusu kitap, dergi, broşür ve gazetelerin orijinal isimleri, varsa yazarı, neşredildiği yer özet cümlesine alınır. Birden fazla konusu olan belgeler için bütün konuları ihtiva edecek özet hazırlanır.
Belgelerde ki yer, müessese, rütbe, unvan gibi tabirler sadeleştirilmeden ve değiştirilmeden, orijinal şekliyle yazılır. Yabancı dilde yazılmış belgelerde geçen bazı tabirler sadece lügat karşılıklarına bakılarak, motamot tercüme edilmez, Türkçe’de kullanıldığı şekliyle yazılır.
bilgil
belge işlem çıktı
ve s müm
yazıl
Tasnifi y leri girmek
Veri tab eye erişim b m Sisteminin formları alm
1-Bilgisa silme işlem mkündür.
2-Tür: M lması durum
01 Albüm 02 Defte 03 Disk/
04 Film 05 Fotoğ 06 Görün 07 Harita 08 Kağıt
yapılan arş suretiyle öz banının haz
bu aşamada n temelini o mak mümkü ayar No: Y mlerinde bu
Malzeme tü munda malz
m er /Disket ğraf ntü Bandı a t
iv malzeme zetleme ve i zırlanmasına a ve sistemd oluşturmakt ündür.
Yapılan her k u numaralar
ürleri aşağıd eme türünü
09-Komp 10-Küre 11-Mikro 12-Model 13-Mühür 14-Nota
15-Optik 16-Plak
Resim 6: Be
esi doğruda indeksleme a kaynak o de tutulan k tadır. Burad
kayıttan son rı vermek
daki şekild ün adı açık o
akt disk
oform l/Maket r/Damga
Disk
elge türü
an doğruya yapılmakta olan bilgile kayıtlardan daki kayıtla
nra bilgisay suretiyle i
e kodlanmı olarak ekran 17-Plan/P 18-Poster 19-Resim 20-Slayt 21-Ses B 22-Video
bilgisayard adır.
er bu aşam olacağında ar kullanılm
arca otomat istenilen bi
ıştır. Bu ko na gelir.
Proje r/Afiş m/Tablo
Bandı o Disk
daki ilgili
mada oluştu an Cumhuriy mak suretiyl
tik olarak v ilgilere doğ
odlardan he
alanlara ge
urulur. Bilg yet Arşivi B e çeşitli şek
verilir. Düze ğrudan eriş
erhangi biris erekli
gi ve Bilgi kilde
eltme şmek
sinin
3-Kurum Kodu: Malzemenin ait olduğu kurum,taşra,birim,alt birim ve hizmet türünü gösterir koddur.İlgili arşiv malzemesi için belirlenen kod buraya yazılır.
4-Kurum Adı: Kurum kodu girildiğinde, kodun ait olduğu kurumun açık adı ekrana gelir.
5-Kutu No: Bu bölüme, arşiv malzemesinin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilen müteselsil numara yazılır.
6-Dosya Gömleği: Bir kutu içerisinde yer alan dosyalara verilen numaralar kaydedilir.
7-Sıra No: Her bir dosya içerisine yerleştirilen belgeye verilen sıra numarası yazılır.
8-Envanter Sıra No: Envanterler hazırlanırken bilgisayarca verilir.
9-İlgili Kurum Kodu: Bu bölüme belgenin gittiği kurumun kodu yazılır.
10-İlgili Kurum Adı: İlgili kurum kodu yazıldığında kurumun açık adı ekrana kendiliğinden gelir.
11-İşlem Tarihi: Belgenin oluştuğu tarih gün,ay,yıl olarak kaydedilir.
12-Dosya No: Belgeye verilen dosya numarası yazılır.
13-Sayı: Belgeye verilen sayı numarası yazılır.
14-Dil: Belgenin dili aşağıdaki şekilde kodlanmıştır.Bu kodlardan birisinin yazılması durumunda belgenin dili açık şekilde ekrana gelir.
00 Türkçe 04 Arapça 01 İngilizce 05-Rusça 02 Fransızca 06-Flemenkçe 03 Almanca 09-Diğer Diller
birisi
yazıl
birisi
15-Gizli inin yazılma
1-Nato G 2-Kozmi 3-Çok G
16-Nitel lması durum
0 Orijina 1 Koya 2Orijinal
17-Fizik inin yazılma
0 Restor 1 Restor 2 Çok yı
lik: Belgen ası durumun
Gizli ik Gizli Gizli
ik: Belgen munda belge
al
l+Kopya
ki Durum:
ası durumun asyona ihtiy asyona ihtiy ıpranmış
nin gizlilik nda belgeni
4-Gizli 5-Kişiye 6-Hizmet
Resim 7: Giz
nin niteliği enin niteliği
Belgenin fi nda belgeni yacı yok yacı var
k derecesi in gizlilik d
7- Özel te Özel
zlilik
i aşağıdaki i açık olarak
fiziki durum in fiziki dur
aşağıdaki erecesi açık
-Gizli Değil
i şekilde k k ekrana gel
mu aşağıdak rumu açık o
şekilde ko k olarak ekra
l
kodlanmıştı lir.
ki şekilde k larak ekran
odlanmıştır.
ana gelir.
ır. Bu ko
kodlanmıştır na gelir.
Bu kodla
dlardan bi
r. Bu kodla ardan
rinin
ardan
18-Sayfa Adedi: Bu bölüme, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı ve diğer tür belgeler için de toplam adet kaydedilir.
19-Açıklama: Yukarıdaki bilgiler dışında, belge ile ilgili sorgulamasına gerek olmayan ancak bilinmesi gereken bilgilerin yazıldığı alandır.
20-Özet: Ait olduğu arşiv belgesinin kısaca anlatıldığı bölümdür. Kullanıcının, belgenin, kendisine bakmadan, içeriğini hızlı ve doğru olarak kavramasını ve kendi bilgi alanı ile karşılaştırabilmesini sağlamalıdır. Belge seçimi ve bilgi toplamada yardımcı, tekrarı ve işlemlerde gecikmeyi önleyici bilgileri içeren, bibliyografik künyenin en önemli parçasıdır.
Özet hazırlarken, yorum ve eleştiri eklemeden ve özetin kim tarafından yazıldığı konusunda herhangi bir ayırım yapmadan, bir belgenin içeriğinin kısa, tam ve doğru biçimde sunulmasıdır.
Özetin Şekil ve İçeriğinde Bilinmesi Gerekli Unsurlar
a-Uygunluk:
Özetin, anlatım şekli, düzeni, uzunluğu, belgeye ve amacına uygun olmalıdır. Özet ait olduğu arşiv belgesinin konusu ve dönem özelliklerini de mümkün olduğunca yansıtabilmelidir.
Önemli bilgiler ve arama unsurları genelleme yapılarak kaydedilmemeli, ayrıca çok fazla ayrıntıya gidilerek konu dağıtılmamalıdır. Konusu ve niteliği açısından benzer arşiv belgelerinin özetleri de birbirine benzemeli ve uyum içinde olmalıdır.
b-Doğruluk:
Özetler, kesin olmalı, tahmin, iddia gibi belgede açıkça yer almayan bilgi ve bulgular yazılmamalıdır. Özel isimler, semboller, kısaltmalar, yabancı ve özel konu terimleri özellikle imla kuralları açısından, özete dikkatle geçirilmeli ve doğruluğu kontrol edilmelidir.
c-Uzunluk:
Özetin uzunluğu, belgenin uzunluğu ve içindeki bilgilere bağlıdır. Kısa ve öz olması için, gereksiz cümlelerden kaçınılmalıdır. Uzun cümle ve terim grupları yerine, kısa cümle ve kelimeler
kullanılmalıdır. Özette belgenin konusu tanıtılmalı ve aynı konudaki belgelerin birbirinden ayrılması sağlanmalıdır.
d-Anlatım Biçimi:
Özete, mümkün olduğunca belgenin düzenlenmesindeki temel amacı veren konu cümlesi ile başlanmalıdır. Konu yan cümlelerle tekrarlanmamalı, uzun cümleler, kapalı, anlaşılmayan ve çeşitli anlamlara gelebilecek ifadelerden de kaçınılmalıdır.
e-Terminoloji ve Dil:
Hazırlanan özetler, düzgün ve tam cümleler halinde olmalı, gerekirse bağlaçlarla, akıcı ve birbirini bütünleyici, kendi içinde uyumlu bir ifade ile yazılmalıdır. Özellikle Cumhuriyet döneminde, devlet kurum ve kuruluşlarındaki yazışma terminolojisi ve dil, dönem hatta yıllara göre farklılıklar göstermektedir. Bu belgelerde geçen özel ve tüzel kişi adları, yer adları gibi özel isimleri aynen alınmalıdır. Değişen yer adlarının yenileri biliniyorsa parantez içinde verilir.
f-Kısaltmalar:
Özet ve indeks alanları için ayrılan alanların sınırlı olması sebebiyle standart kısaltmaların kullanılması gerekmektedir. Bu amaçla da T.C. Devlet Teşkilat Rehberi, Türk Dil Kurumu İmla Kılavuzu ve Türk Silahlı Kuvvetleri Müşterek Askeri Kısaltmalar Sözlüğü esas alınarak Kelime Kısaltmaları ve Kuruluş Kısaltmaları listeleri hazırlanmıştır. Bu listeler dışında kısaltma yapılmayacaktır. Kelime ve kuruluş kısaltmaları listesi ektedir.
21-Konu:
Önceden hazırlanan konu başlıkları listesinden arşiv belgesi ile ilgili olanların seçilerek kaydedildiği bölümdür. Konu başlığı ister adından isterse konu kodu girilmek şartıyla kaydedilebilir. Konu başlıkları listesinde olmayan konuların girilmesi mümkün değildir.
22-Şahıs Adı:
Belgelerde çeşitli işlem ve uygulamalara konu olan ve gelecekte aranılacağı düşünülen kişilerin adlarının yer aldığı indekstir. Soyadı başta olmak üzere alfabetik olarak düzenlenir.
Soyadı Kanunu’ndan önce geçen adlar; lakap, unvan, memleket adı gibi ayırıcı unsurlarla verilir.