İç Kontrol Eylem Planı Fiziki Sosyal Kültürel

(1)

1

İç Kontrol Eylem Planı

2016-2017

Fiziki Sosyal Kültürel

(2)

(3)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

BAŞKANIN SUNUŞU

Dünyada mali yönetim sistemine ilişkin yaşanan deneyimlerin ve reformların öğretisinde iç kontrol; kamu kaynaklarının amaçların belirlenmiş politikalarına ve mevzuata uygun olarak kullanılması, faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesi, varlık ve kaynakların korunması, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üre tilmesi, usulsüzlük ve yolsuzlukların önlenmesi konularında yeterli ve makul güvence sağlayan bir yönetim aracı olarak görülmektedir.

Yönetimin hizmet üretme etkinliğini artırmaya ve riskleri azaltmaya yönelik olarak kurgulanan iç kontrol sistemi kurumsal bir yapı içinde birbiriyle bağlantılı beş bileşenden meydana gelir:

- Kontrol ortamı - Risk değerlendirme - Kontrol faaliyetleri - Bilgi ve iletişim - İzleme

Ülkemizde iç kontrolün sistematik bir şekilde mali yönetim sistemimize gir mesi 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile ger çekleşmiştir. 5018 sayılı kanunun 55 inci maddesinde iç kontrol;

Bele diyemiz tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü olarak tanımlanmıştır.

Bu eylem planına tüm harcama birimleri eylemleri öngörülen zamanda ta mamlamaları büyük önem taşımaktadır. Harcama birimlerimiz bu eylemleri en güzel bir şekilde gerçekleştireceğine inancımız tamdır.

İç Kontrol Standartlarına uyum sağlamak üzere hazırlanan Ayvalık Belediye Başkanlığı İç Kontrol Eylem Planının hazırlanmasına katkısı olan tüm personelimizi kutlarım.

Rahmi GENÇER

Ayvalık Belediye Başkanı

(4)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

İÇİNDEKİLER

BAŞKANIN SUNUŞU

İÇ KONTROL STANDARTARI VE EYLEMLER

EKLER

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLAN REHBERİ

SAYFA

1

2

49

51

(5)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı Yönetim Süreci

İç kontrol, kamu idarelerine tahsis edilen kaynakların stratejik plan ve performans programlarıyla belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda, mevzuata uygun, etkili,

ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması, varlık ve kaynakların korunması, yolsuzluk ve usulsüzlüklerin önlenmesi, zamanında, doğru ve güvenilir bilgi üretilmesi

konularında yeterli güvence sağlayan bir yönetim aracı olarak yukarıda tanımlanmıştı. Bu açıdan bakıldığında, iç kontrol sisteminin oluşturulması çalışmaları, mevzuatın

beklentilerinin karşılanmasından çok daha fazla anlam ifade etmekte, idarenin faaliyetlerine değer katan yönetim araçlarının geliştirilmesi fırsatı olarak değerlendirilmektedir.

(6)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

Nitekim Ayvalık Belediyesi yönetimi, bu yaklaşımdan hareketle, iç kontrole yönelik politika önceliğini 2015-2019 dönemini kapsayan kurumsal stratejik planında ortaya

koymuştur. Planın kurumsal kapasitenin güçlendirilmesine yönelik stratejik amacın hedefleri arasında iç kontrol sisteminin kurulması da yer almaktadır.

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

İç kontrol uyum eylem planında 18 standart ve 79 genel şart bulunmaktadır. Belirlenen standart ve genel şartlar karşısında Belediyemizin mevcut durumu

değerlendirilmiştir. Bu kapsamda yapılan oluşturulan çalışma grubu Belediyemizin mevcut durumunu analiz etmiş, olmayan veya eksik olan hususlar değerlendirilerek

alınması gereken tedbirlere yönelik olarak eylemler bunların tamamlanma süreleri değerlendirilerek Eylem Planına işlenmiştir. İç kontrol eylem planına ilişkin standart ve

genel şartlara yönelik olarak öngörülen eylemler devam eden bölümdeki tablolarda gösterilmiştir.

(7)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ STANDART

KODU STANDART ADI

GENEL ŞART SAYISI

BELİRLENEN EYLEM

SAYISI

İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ İÇİNDEKİ % ORANI

KONTROL ORTAMI

1 Etik değerler ve dürüstlük 6 17

0,4844 2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler 7 4

3 Personelin yeterliliği ve performansı 8 8

4 Yetki devri 5 2

RİSK DEĞERLENDİRME 5 Planlama ve programlama 6 1

0,0937 6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi 3 5

KONTROL FAALİYETLERİ

7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri 4 5

0,1719 8 Prosedürlerin belirlenmesi ve

belgelendirilmesi 3 1

9 Görevler ayrılığı 2 0

10 Hiyerarşik kontroller 2 0

11 Faaliyetlerin sürekliliği 3 1

12 Bilgi sistemleri kontrolleri 3 4

BİLGİ VE İLETİŞİM

13 Bilgi ve iletişim 7 9

0,2188

14 Raporlama 4 1

15 Kayıt ve dosyalama sistemi 6 2

16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 3 2 İZLEME 17 İç kontrolün değerlendirilmesi 5 1

0,0312

İÇ DENETİM 18 İç Denetim 2 1

TOPLAM 79 64 100

(8)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

1. KONTROL ORTAMI

(9)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

KOS1. Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

Mevcut Durum: İdaremizde İç Kontrol Sistemi oluşturma çalışmaları başlamış olup, eylem planı kapsamında çalışmalara devam edilecektir.

Ön Görülen

Eylem Sayısı Eylem Kod No

Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri

İşbirliği Yapılacak Birim

Çıktı/ Sonuç Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi

2

KOS 1.1.1

İç kontrol eylem planı tüm birimlerimize duyuralacak

ve internet sayfamızda yayınlanacaktır. Mali Hizmetler

Müdürlüğü Destek Hizmetleri

Müdürlüğü Bilgilendirme yazışmaları,

Duyuru dokümanları Sürekli

KOS 1.1.2

İç kontrol sistemi ve işleyişi ile iç kontrolle ilgili her türlü düzenleyici işlemler hakkında birim yöneticileri ve diğer personele bilgilendirme faaliyetleri (toplantı, eğitim, seminer,

el kitabı, idarenin web sayfasında bilgilendirme vs.) yapılacaktır.

Mali Hizmetler Müdürlüğü

İnsan Kaynakları ve

Eğitim Müdürlüğü

Toplantı ve Eğitim onayı ve yazışmaları,

El Kitabı,

Bilgilendirme yazışmaları

Yılda en az 1

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır.

Mevcut Durum: İdaremiz yöneticileri mevzuat ve genel teamüller çerçevesinde iç kontrol sisteminin uygulayıcısı durumunda olup, personelini mevcut duruma göre yönlendirmektedir.

Ön Görülen

Eylem Sayısı Eylem Kod No

Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri

İşbirliği Yapılacak Birim

Çıktı/ Sonuç Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi

(10)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

2

KOS 1.2.1

İdaremiz yöneticilerinin iç kontrol sistemi ve işleyişini benimseyerek tüm personele örnek olabilmelerini sağlamak

amacıyla birim yöneticilerine yönelik bilgilendirme toplantıları, kurum içi ve dışı eğitim faaliyeti ile seminerler

dü l kti

Toplantı yazışmaları, Eğitim Faaliyeti ve Seminer onayı ile diğer

dokümanları

Yılda en az 1

KOS

1.2.2 İç Kontrol Sisteminin personelce bilinmesi ve benimsenmesi

için toplantı, eğitim ve seminerler düzenlenecektir. Mali Hizmetler

Müdürlüğü İnsan Kaynakları ve

Toplantı, Eğitim, Seminer yazışmaları, onay ve diğer

dokümanları Yılda en az 1

(11)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde İç Kontrol Sistemi oluşturma çalışmaları başlamış olup, eylem planı kapsamında çalışmalara devam edilecektir.

Ön Görülen

Eylem Sayısı Eylem

Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri

İşbirliği Yapılacak

Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma (veya

tekrarlama) Tarihi

3

1.3.1 KOS

Etik kuralları içeren sözleşme (Etik Sözleşmesi) mevcut personele imza karşılığı duyurulmuş olup, göreve yeni başlayan personele de göreve başlamasını müteakiben imza karşılığı duyurulacaktır.

İnsan Kaynakları

Eğitim Müdürlüğü ve Tüm Birimler Etik Sözleşmesi

İşe başladığında mevzuat değiştiğinde

1.3.2 KOS

İdaremizde etik kültürünü yerleştirmek, geliştirmek, yönlendirmek ve değerlendirmelerde bulunmak amacıyla Etik Komisyonu oluşturulacak ve Komisyonca Etik İlkeleri

Yönergesi hazırlanarak tüm personele duyurulacaktır. Etik Komisyonu İnsan Kaynakları ve

Yönerge

Yılda en az 1

1.3.3 KOS

Etik kurallar hizmet içi eğitim programlarına dahil edilecek, etik kuralların tüm personel tarafından bilinmesi ve idarede yerleşmesini sağlamak için eğitim faaliyetleri

düzenlenecektir.

İnsan Kaynakları

Eğitim Müdürlüğü ve Etik Komisyonu

Eğitim faaliyetine ilişkin yazışma, onay ve diğer

dokümanlar

Yılda en az 1

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır.

Mevcut Durum:

İdaremiz faaliyetlerini dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik çerçevesinde yerine getirmektedir. İdaremiz faaliyet raporu, stratejik planı ve performans programı hazırlandıktan sonra web sayfamızda yayınlanmaktadır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 1.5. İdare personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır.

Mevcut Durum:

Tüm personele ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmaktadır. Yapılan şikayetler ve müracaatlar değerlendirilerek çözüm yolları üretilmektedir.

(12)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

Ön Görülen

1

_KOS

1.5.1.

İdaremiz internet sayfasında anket formu oluşturularak veya bire bir görüşmelerde yazılı anket formu doldurulmak suretiyle hizmet verilenlerin görüş ve önerileri tespit edilecek, elde edilen verilere göre gerekli iş ve işlemler gerçekleştirilecektir.

Destek Hizmetleri

Müdürlüğü Anket Formu Her yıl

(13)

(14)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

1010

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

Mevcut Durum:

İdaremiz faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gereken özen gösterilmektedir.

Ön Görülen

2

KOS 1.6.1

İdaremiz birimleri, faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilirliğinin sağlanması için bu bilgi ve belgeleri sürekli olarak güncelleyeceklerdir.

Tüm Birimler Mali Hizmetler Müdürlüğü

Bilgi ve belge güncellemeye ilişkin

tutanak ve dokümanlar Her yıl

KOS 1.6.2

İdaremiz birimleri, faaliyetlerine ilişkin yıl sonu denetimlerinde görülen eksiklikleri ve hataları değerlendirerek gerekli önlemleri alacaklardır.

Mali Hizmetler

Müdürlüğü Destek Hizmetleri Müdürlüğü

Bilgi güncellemeye ilişkin yazışma ve diğer

dokümanlar Sürekli

(15)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

11 11

KOS2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır.

Mevcut Durum

^:İdaremiz misyonu stratejik planlama sürecinde yazılı olarak belirlenmemiş olup internet sayfasında yayınlanmaktadır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

Mevcut Durum:

İdaremiz birimleri ve alt birimlerce yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmış ve tüm personele duyurulmuştur. Bu bilgiler sürekli bir şekilde kontrol edilmekte, değişiklik olması halinde güncellemeler yapılmakta ve son durum personele tekrar duyurulmaktadır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir.

Mevcut Durum: İdaremiz birimlerinde görev yapan tüm personelin görev dağılım çizelgeleri oluşturulmuş ve tüm personele imza karşılığı duyurulmuştur.

Personelin görev değişikliği durumunda çizelgeler güncellenmektedir. Göreve yeni başlayan personelin de görev dağılım çizelgeleri düzenlenerek imza karşılığı duyurulmaktadır

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir.

Mevcut Durum: İdaremiz birimlerine ait teşkilat şeması mevcut olup buna bağlı olarak da fonksiyonel görev dağılımı belirlenmiştir. Teşkilat yapısında ve görev dağılımlarında değişiklik olması durumunda gerekli güncellemeler yapılmaktadır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır.

Mevcut Durum: İdaremiz ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı kanun ve ilgili mevzuatta belirlendiği gibi hesap verebilirlik

ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekildedir.

(16)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

1010

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şarta ilişkin çalışmalara henüz başlanmamıştır

Ön Görülen

EylemSayısı Eylem

Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim

veya Çalışma grubu üyeleri

2

KOS 2.6.1.

Birim yöneticileri birimlerine ilişkin hassas görevleri belirleyip buna

ilişkin envanter çıkaracaktır. Tüm Birimler Mali

Hizmetler Müdürlüğü

Birim Hassas

Görevler Envanteri Değiştikçe

KOS 2.6.2.

Birimlerce hazırlanan hassas görev envanterleri Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilecek, Mali Hizmetler Müdürlüğünce bu envanterler konsolide edilip, İdaremizin Hassas Görevler Envanteri çıkarılarak bunlara ilişkin prosedürler belirlenecek ve personele duyurulacaktır.

Tüm Birimler

İdare Hassas Görevler Envanteri, Hassas Görev Prosedürleri ve

bunların

Değiştikçe

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde söz konusu mekanizmaların oluşturulmasına ilişkin çalışmalar devam etmektedir. İdaremizde yazışmalar ve evrak takibi otomasyon sistemi üzerinden yapıldığından sistem üzerinden yapılan işlem havalelerinin sonucu izlenebilmektedir

^.

Ön Görülen

(17)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

11 11

1

_2.7.1^KOS

İdaremizde iç kontrol sisteminin eylem planında öngörüldüğü üzere kurulma sürecinde yöneticiler tarafından sürecin izlenmesi,

denetlenmesi, kontrol edilebilmesi, karar alma süreçlerine katkı sağlanması ve etkin bir raporlama yapılabilmesi için bir elektronik bilgi yönetim sistemi oluşturulacaktır.

Destek Hizmetleri Müdürlüğü

Mali Hizmetler

Müdürlüğü Bilgisayar

Yazılımı Sürekli

(18)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

1010

KOS3. Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve

geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır.

Mevcut Durum:

İdaremizde insan kaynakları yönetimi idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik yapılmaktadır. Personel ihtiyacının tespiti, işe alınması, birimlere dengeli dağılımı ve yetiştirilmesi konusunda gereken hassasiyet gösterilmektedir. İnsan kaynakları yönetiminin bu genel şartı sağlayabilmesi için tüm tedbirler alınmaktadır.

Ön Görülen

İşbirliği Yapılacak

1

_3.1.1^KOS

Personelimizin idarenin amaç ve hedeflerini, misyon ve vizyonunu bilerek bu doğrultuda çalışmalarını sağlamak için gerekli bilgilendirme ve hizmet içi eğitimleryapılacaktır.

İnsan Kaynakları

Eğitim ve Müdürlüğü

Bilgilendirmeye ilişkin yazışmalar, Hizmet içi eğitim onay

ve yazışmaları Sürekli

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Mevcut Durum:

İdaremiz yöneticileri görevleri ile ilgili gerekli bilgi, deneyim ve yeteneğe sahiptir. Görevlerine ilişkin mevzuat ve prosedür değişikliklerini sürekli bir şekilde takip etmektedirler. İdaremizde, görevlendirme ve personel seçiminde mezuniyet alanı, bilgi ve deneyimler ön planda tutulmaktadır.

Ön Görülen

(19)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

11 11 2

KOS 3.2.1

İdaremiz personelinin performanslarını iyileştirmek, hizmet sürecinde etkin ve etkili kılmak, mesleki yeterlilik ve donanımını arttırmak, yeni politika ve prosedürler hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlamak amacıyla belirli bir program dahilinde hizmet içi eğitimler verilecektir.

İnsan Kaynakları

ve Eğitim Müdürlüğü

Tüm Birimler

Hizmet içi eğitim programı ve buna ilişkin

onay ve yazışmalar Sürekli

KOS 3.2.2

İdaremiz yönetici ve personelinin görev alanlarıyla ilgili ihtiyaç duyulan zamanlarda (mevzuat değişiklikleri, yeni uygulamalar, naklen ve açıktan atama yoluyla personel alımları gibi) bütçe imkanlarımız ölçüsünde çeşitli kurum ve kuruluşlarca düzenlenen seminer ve eğitim programlarına katılımı sağlanacaktır.

İnsan Kaynakları

Seminer ve Eğitim onayı ve

yazışmaları Sürekli

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir.

Mevcut Durum: İdaremiz personelinin birimlerde görevlendirilmelerinde mezuniyet alanları ve deneyimleri ön planda tutulmaktadır. Bu genel şarta ilişkin idaremizde makul güvence sağlanmasına yönelik çalışmalar devam etmektedir.

Ön Görülen

veya Çalışma

1 KOS

3.3.1

İdaremizde iş analizleri yapılarak işin niteliğine uygun personelin

görevlendirilmesi sağlanacaktır. MaliHizmetler

Müdürlüğü

İnsan Kaynakları

Ve Eğitim Müdürlüğü

İş Analizi

Sürekli

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.4. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde personelin işe alınması, görevinde ilerlemesi ve yükselmesinde Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan

Değişikliği Yönetmeliği ve diğer ilgili mevzuatta öngörüldüğü şekilde personelin bireysel performansı da göz önünde bulundurularak iş ve işlemler

(20)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

1010

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.

Mevcut Durum: İnsan Kaynakları Müdürlüğü her yıl idaremiz birimlerinin ihtiyacı ve talepleri doğrultusunda eğitim programları düzenlemektedir.

Ön Görülen

3

3.5.1 KOS

Tüm birimler her yıl her görev için ihtiyaç duydukları eğitim konularını tespit edip İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne bildireceklerdir.

İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü bu doğrultuda ilgili birimlerle koordineli bir şekilde yıllık eğitim programı hazırlayacaktır.

İnsan Kaynakları

Tüm Birimler

Yıllık Eğitim Programı

Sürekli

KOS 3.5.2

Eğitim programı kapsamında eğitim ihtiyacının tedariki öncelikle kurum içerisinde ilgili alanda uzmanlaşmış kişi ya da birimlerden, kurum içinden tedariki mümkün olmaz ise kurum dışından alanında uzman kurum, kuruluş veya kişilerden sağlanacaktır.

İnsan Kaynakları

Tüm Birimler

Eğitim onay ve yazışmaları

Eğitim programında öngörülen sürelerde

3.5.3 KOS

Eğitim programında öngörülmediği halde idaremiz birimlerini ilgilendiren hususlarda mevzuat değişiklikleri olması ve yeni uygulamalar getirilmesi durumunda ilgili yönetici ve personelimizin konuya kısa sürede adapte olmalarını sağlamak amacıyla bütçe imkanları ölçüsünde alanında uzman kurum ve kuruluşların düzenlediği eğitim ve seminerlere katılım sağlanacaktır.

İnsan Kaynakları

Tüm Birimler

Eğitim ve Seminer onay ve

yazışmaları

İhtiyaç duyulan sürelerde

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve

değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir.

(21)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

11 11

Mevcut Durum: İdaremizde yöneticilerin, personelin yeterliliği ve performansının değerlendirilmesine ilişkin kriterler veya göstergelerin belirlenmesi ve sistematik bir şekilde uygulanabilmesine yönelik çalışmalar devam etmektedir.

Ön Görülen

1

KOS 3.6.1.

İdaremizde performans değerlendirme kriterleri ve performansın ölçülemediği durumlarda, ölçülebilir anlamlı performans göstergeleri belirlenecek ve personele duyurulacaktır. Bu kriterler veya göstergelere göre personelin yeterliliği ve performansı ilgili yönetici tarafından en az yılda bir kez değerlendirilecek ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülecektir.

Eğitim

Müdürlüğü Tüm Birimler

Performans Değerlendirme

Kriterleri veya Performans

Göstergeleri Her yıl

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir.

Ön Görülen

2

KOS 3.7.1

Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının arttırılması için çözümler üretilecek, gerekiyorsa ilgili personelin çeşitli eğitim

programlarına katılmaları, eksik olduğu alanlar ile ilgili görüşmeler yapılması veya tecrübeli bir personelin refakatinde görevlendirilmeleri sağlanacaktır.

Tüm Birimler

Değerlendirme dokümanları, Eğitim onay ve yazışmaları, Görevlendirme onayı

Her yıl

(22)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

1010

KOS 3.7.2

Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri sonucunda yüksek performans gösterdiği tespit edilen personel için ödül/motivasyon mekanizmaları (yönetici tarafından tüm çalışanlar huzurunda takdir edilme, maaşla ödüllendirme, ikramiye, başarı belgesi, yurt içi ve yurt dışı kariyer geliştirme fırsatlarından yararlandırma vb.) geliştirilecek ve bu kriterler tüm personele duyurulacaktır.

Tüm Birimler

Değerlendirme dokümanları, Ödül/Motivasyon

Mekanizmaları, Duyuru yazışmaları

Her yıl

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır.

Mevcut Durum: Bu genel şarta ilişkin genel hususlar Devlet Memurları Kanunu ve ilgili mevzuatla belirlenmiş olup, idaremize özel bir personel mevzuatı henüz oluşturulmamıştır.

Ön Görülen

3

KOS 3.8.1

İdaremiz insan kaynakları yönetimine ilişkin politika ve prosedürler belirlenerek bir personel mevzuatı (yönetmelik, yönerge, genelge ve diğer dokümanlar) oluşturulacak, oluşturulan mevzuat personele duyurulacaktır.

İnsan Kaynakları ve Eğitim

Personel Mevzuatı, Duyuru yazışmaları

Sürekli

3.8.2 KOS

Oluşturulan personel mevzuatının değişen genel mevzuata uyumunu sağlamak veya ortaya çıkmış ihtiyaçları karşılamak amacıyla mevzuat yılda en az bir kez gözden geçirilecek, gerek duyulması halinde

güncellemeler yapılacaktır. Mevzuatta güncelleme yapılması durumunda idare personeli bilgilendirilecektir.

İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü

Mevzuat güncellemesine

ilişkin dokümanlar Her yıl belirlenen sürede

3.8.3 KOS

Personel yönetimine ilişkin genel düzenlemeler hakkında (personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi) önemli hususlar personele iletişim araçlarıyla duyurulacaktır.

Duyuru yazışmaları

ve ilgili dokümanlar Sürekli

(23)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

11 11

KOS4. Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça

belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde yürütülen iş ve işlemlere ilişkin iş akış süreçleri mevcut olup, iş akış süreçlerinde imza ve onay mercileri belirlenmiş ve personele duyurulmuştur. Süreçler her yıl gözden geçirilerek gerektiğinde güncelleme yapılmakta ve personel yeniden bilgilendirilmektedir.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir.

Mevcut Durum: İdaremizde İmza Yetkileri Yönergesi hazırlanmış olup, Yönergede yetki devrine ilişkin hususlar belirlenmiş ve ilgililere bildirilmiştir.

İdaremizde yetki devirleri Yönergede belirtilen esaslar çerçevesinde yapılmaktadır.

Ön Görülen

Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma

(veya tekrarlama)

Tarihi

1 KOS

4.2.1

İdaremiz İmza Yetkileri Yönergesinde iç kontrol standartları kapsamında yetki devirlerine ilişkin hususlar gözden geçirilecek ve gerekli

güncellemeler yapılacaktır.

Güncelleme sonrası ilgililer bilgilendirilecektır.

Mali Hizmetler

Müdürlüğü

Yönerge

^Sürekli

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır.

Mevcut Durum: İdaremiz uygulamalarında yetki devrinin, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmasına riayet edilmektedir .

(24)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

1010

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde yetki devredilen personelin görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmasına dikkat edilmektedir.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KOS 4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde yetki devredilen personel tarafından yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene sözlü olarak bilgi verilmektedir. Yetki devreden tarafından bu bilgi belli dönemlerde talep edilmektedir.

(25)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

11 11

2. RİSK DEĞERLENDİRME

(26)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

1010

RDS 5. Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve

göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve

programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır.

Mevcut Durum: İdaremiz 2015-2019 Stratejik Planı katılımcı yöntemlerle hazırlanmış olup internet sayfamızda yayınlanmaktadır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır.

Mevcut Durum: İdaremiz Yıllık Performans Programı mevzuatta öngörüldüğü şekilde ve stratejik plana uygun olarak hazırlanmakta daha sonra internet sayfamızda yayınlanmaktadır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır.

Mevcut Durum: İdare bütçemiz stratejik plandaki amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesi için performans programında gösterilen kaynak ihtiyacına göre Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır

Mevcut Durum: İdaremiz birimlerince mevzuatta öngörüldüğü şekil ve sürelerde Birim Faaliyet Raporları hazırlanarak Üst Yöneticiye sunulmakta ve Üst Yönetici

tarafından birim faaliyet raporları esas alınarak stratejik planın yıllık uygulamasını gösteren performans programının uygulama sonuçlarına ilişkin olarak İdare

Faaliyet Raporu hazırlanmakta ve kamuoyuna duyurulmaktadır.

(27)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

11 11

Ön Görülen

Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler SorumluBirim

Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi

2 5.4.1 RDS

İdaremiz yöneticilerinin ve personelin stratejik plan ve performans programını bilmesi ve faaliyetlerini bu doğrultuda gerçekleştirmelerine yönelik Mali Hizmetler Müdürlüğü koordinasyonunda bilgilendirme toplantıları gerçekleştirilecektir.

Bilgilendirme toplantısı yazışmaları ve

diğer ilgili dokümanlar

Her yıl

5.4.2 RDS

İdaremiz faaliyetlerinin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans

programlarına uygunluğunu değerlendirmeye yönelik üçer aylık dönemler halinde Mali Hizmetler Müdürlüğü koordinasyonunda ilgili yönetici ve

personele yönelik değerlendirme toplantıları düzenlenecektir. Mali Hizmetler

Değerlendirme toplantısı yazışmalarıve

diğer ilgili dokümanlar

Yıl içinde üçer aylık dönemler halinde

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şartın sağlanmasına ilişkin çalışmalar devam etmektedir.

Ön Görülen

Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma (veya tekrarlama) Tarihi

1

5.5.1 RDS

Tüm birim yöneticileri stratejik plan ve performans programında yer alan görev alanlarıyla ilgili kısa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun şekilde spesifik hedefler belirleyerek yazılı doküman haline getirecek ve

personele duyuracaklardır. Tüm Birimler Mali Hizmetler

Müdürlüğü

Birim hedeflerine ilişkin yazılı doküman

Her yıl

(28)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

1010

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

Mevcut Durum: İdare ve birimlerimizin hedefleri stratejik plan ve performans programında spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olarak belirlenmiştir.

RDS 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.

Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şartın sağlanmasına ilişkin çalışmalar devam etmektedir.

Ön Görülen

(veya tekrarlama) Tarihi

1

6.1.1 RDS

İdaremizin stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi amacıyla tüm birimlerden yetkin ve gerekli sayıda personelden oluşan Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu oluşturulacaktır.Komisyonca idaremizin amaç ve hedeflerine ilişkin riskler belirlenerek Kurumsal Risk Envanteri çıkarılacak ve belirlenen riskler her yıl sistematik bir şekilde gözden geçirildikten sonra gerekli güncellemeler yapılacaktır.

Birimler Tüm

Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonu

belirlenmesine ilişkin yazışma ve dokümanlar, Kurumsal Risk Envanteri.

Yıllık, 5 yıllık

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şarta ilişkin çalışmalara henüz başlanmamıştır.

(29)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

11 11

Ön Görülen

2

^RDS6.2.1

Risk Belirleme ve Değerlendirme Komisyonunca çıkarılan risk envanteri ve İç Denetim birimince hazırlanan inceleme ve denetleme raporları çerçevesinde yılda en az bir kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çalışmaları yürütülecek ve buna ilişkin rapor düzenlenecektir.

Risk Belirleme ve Değerlendirme

Komisyonu

Risk Analiz Raporu

Her yıl Belirlenen

Sürede

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: RDS 6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şarta ilişkin çalışmalara henüz başlanmamıştır.

Ön Görülen

1

_6.3.1^RDS

Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda tespit edilen risklere karşı alınacak önlemler belirlenecek, riskleri giderici ve önleyici işlemlerle ilgili eylem planının oluşturulması sağlanacak, risk değerlendirmesinde, hangi risk alanlarına ilişkin önlemler geliştirilmesi ve hangi risk alanlarının daha öncelikli olduğu konusunda yönetim bilgilendirilecektir. Riskler,

değerlendirmesi sırasında yüksek, orta ve düşük düzey riskler olarak sınıflandırılacaktır. Bu şekilde bir sınıflandırma ile yönetime öncelikler ve önlem alınması gereken riskler konusunda alınacak kararlarda yardımcı olunacaktır.

Risk Belirleme ve Değerlendirme

Komisyonu

Birimler Tüm

Risk Eylem Planı, Bilgilendirme yazışmaları

ve ilgili dokümanlar Her yıl Belirlenen Sürede

(30)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

3.KONTROL FAALİYETLERİ

(31)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

KFS 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şarta ilişkin çalışmalara henüz başlanmamıştır.

Ön Görülen

3

KFS 7.1.1

Her harcama birimi tarafından iş süreçleri çıkarılacak ve çıkarılan süreçlere ilişkin riskler tespit edilecektir.

Tüm Birimler

Mali Hizmetler

Müdürlüğü İş süreçleri Her yıl

KFS 7.1.2

Süreç ve risklerin izlenmesi, karşılaştırılması, analizi ve

raporlanması için her birimde çalışma ekibi oluşturulacaktır. Çalışma ekiplerince iş süreçlerine ilişkin belirlenmiş olan risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun kontrol strateji ve yöntemleri geliştirilecektir.

Tüm Birimler Mali Hizmetler Müdürlüğü

Çalışma ekipleri görevlendirme onayları,

Kontrol Strateji ve Yöntemleri

Her yıl

(32)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

KFS 7.1.3

Birimler bazında çalışma ekipleri tarafından gerçekleştirilen

çalışmalar ve çalışmalar sonucunda oluşturulan raporlar, üst yönetici ve birim yöneticilerinin yapacağı toplantı ile idare açısından

değerlendirilerek son hali verilecek ve uygulamaya konulacaktır. Mali Hizmetler

Rapor,

Toplantı yazışmaları Her yıl

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde bu genel şartın sağlanmasına ilişkin çalışmalar devam etmektedir.

Ön Görülen

1

KFS

7.2.1

İdaremiz birimlerinin iş ve işlemlerine ilişkin işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrollerin kapsamı, nasıl ve ne şekilde yapılacağı tespit edilerek

buna ilişkin Kontrol Prosedürleri belirlenecektir. Tüm Birimler Mali Hizmetler

Müdürlüğü Kontrol

Prosedürleri Her yıl

(33)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.

Mevcut Durum: İdaremiz varlıklarının dönemsel kontrolü ve güvenliğinin sağlanması işlemleri mevzuat çerçevesinde yürütülmektedir. Kontrol ve güvenliğin sağlanması amacıyla gerekli bilgisayar yazılımları kullanılmakta, periyodik aralıklarla birim yöneticileri veya görevlendirdiği personel tarafından kayıtlardaki durumla fiili durumun karşılaştırılması için kontroller yapılmaktadır.

Taşınır ve taşınmazların envanteri ve dönemsel raporları mevzuat çerçevesinde düzenlenerek ilgili kurum ve kuruluşlara gönderilmektedir.

Ön Görülen

3

KFS 7.3.1

İdaremizde varlıkların korunması ve güvenliği için fiziksel kontrol ortamı

oluşturulacaktır. Böylelikle nakit, menkul kıymet ve taşınır mallar gibi kaybolma riski olan veya yetkisiz kullanıma açık varlıkların güvenliği sağlanacaktır. Bu tür varlıklar belirlenen periyotlar içerisinde düzenli olarak sayılacak ve kayıtlarla

karşılaştırılacaktır.

Kontrol ve Sayım

Tutanakları Yılda 2 kere

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde kontrol yöntemleri henüz belirlenmediğinden fayda maliyet analizine ilişkin bir çalışma da yapılmamıştır.

Ön Görülen

2

_7.4.1^KFS Kontrol yöntemleri belirlenirken fayda maliyet analizleri yapılarak etkin, verimli ve

ekonomik olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır. Tüm Birimler Mali

Hizmetler Müdürlüğü

Fayda Maliyet

Analizleri Sürekli

(34)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

KFS

7.4.2

Kontrollerde riskli alanlar seçilecek, her bir süreç için kontrol yapılmayacak,

beklenen faydayı optimize etmek için gerektiğinde revize çalışmaları yapılacaktır. Tüm Birimler Mali Hizmetler Müdürlüğü

Çalışmalara ilişkin yazışma ve

dökümanlar Sürekli

KFS 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi:

İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri

hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.

Mevcut Durum: Uygulamada İdaremiz faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlenmektedir.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.

Mevcut Durum: İdaremiz birimleri tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar ve işlemin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde ayrıntılı olarak düzenlenmektedir.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından

anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

(35)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

Mevcut Durum: Belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir şekildedir. Prosedürlere ilişkin mevzuatta meydana gelen değişiklikler ilgili birimler tarafından en kısa sürede güncellenerek tüm birimlere

duyurulmaktadır.

(36)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

KFS 9. Görevler ayrılığı:Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk

risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

Mevcut Durum: İdaremizde mali karar ve işlemler ile kontroller 5018 sayılı Kanun çerçevesinde farklı kişiler tarafından görevler ayrılığı ilkesi doğrultusunda yapılmaktadır.

Ön Görülen

2 KFS

9.1.1

Birimlerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevlerinin iş akış şemaları doğrultusunda farklı kişiler tarafından yapılması sağlanacaktır.

Tüm Birimler Mali Hizmetler Müdürlüğü İş Akış Şemaları Sürekli

(37)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

9.1.2 KFS

Yetkisiz giriş ve kayıp risklerini önlemek için kayıtlara ve kaynaklara giriş, yetkili personel ile sınırlandırılacaktır.

Tüm Birimler Destek Hizmetleri Müdürlüğü Yetkilendirme onayı Sürekli Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde imkanlar ölçüsünde bu genel şarta ilişkin gerekli tedbirler alınmaktadır.

Ön Görülen

3 9.2.1 KFS

Faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farklı personel belirlenmesinin mümkün olmaması durumunda karşılaşılacak risklerin azaltılmasına yönelik olarak birim amirleri tarafından gerekli önlemler alınacaktır.

Tüm Birimler İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü

Alınan önlemlere ilişkin

yazılı döküman Sürekli

9.2.2 KFS

İşlemlerde hata riskinin artmaması, işlemlere müdahalenin engellenmesi, gizliliğe riayet edilmesi ile israf ve kaybın gerçekleşmemesi için her bir çalışanın birimin faaliyetlerinin tüm aşamalarını kontrol etmesi engellenecektir.

Tüm Birimler İnsan Kaynakları ve Eğitim

Müdürlüğü Yetkilendirme onayı Sürekli

9.2.3 KFS

Bir personelin işlemin tüm aşamalarıyla iştigal etmesinin engellenmesi için, birimler arası rotasyon

uygulaması geliştirilecektir.

Tüm Birimler İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü

Personel rotasyonu onay ve

yazışmaları Sürekli

(38)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

KFS 10. Hiyerarşik kontroller:Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir.

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 10.1. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.

Mevcut Durum: İdaremizde, mevcut mevzuatın öngördüğü kontroller yapılmakla birlikte eksiklikler bulunmaktadır.

Ön Görülen

2 KFS 10.1.1

Birimlerdeki iş ve işlemlerin iş akış şeması ve prosedürlerine uygun olarak yerine getirilip getirilmediği yöneticilerce sürekli olarak izlenerek,

otokontrol sağlanacaktır.

Tüm Birimler Mali Hizmetler Müdürlüğü

İzleme sürecine ilişkin dokümanlar,

Kontrol raporları

Sürekli KFS

10.2.2

Gerektiğinde riskli alanlarda yöneticiler veya görevlendirdiği kişilerce kontroller yapılacaktır

Tüm Birimler Mali Hizmetler Müdürlüğü

Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı: KFS 10.2. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için

gerekli talimatları vermelidir.

(39)

Ayvalık Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı

Mevcut Durum: İdaremiz yöneticilerince personelin iş ve işlemlerinin izlenmesi ve onaylanması, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi noktasındaki faaliyetler mevcut mevzuat çerçevesinde yürütülmektedir.

Ön Görülen

2 KFS 10.2.1

Yöneticiler personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla kontrol edecek, tespit ettiği hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için söz konusu personele talimat verecek ve gerekli tedbirleri alacaktır. Yöneticilerce, iş ve işlemlerin personel tarafından hataya mahal vermeksizin daha sağlıklı bir şekilde yürütümünü temin etmek için birim personeline bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin düzenlenmesi sağlanacaktır.

Tüm Birimler İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü

Bilgilendirmeye ilişkin yazışmalar, Eğitim faaliyeti onay ve

yazışmaları

Sürekli

KFS 10.2.2

Riskli alanlarda bizzat yöneticiler veya

görevlendirdiği kişiler tarafından uygun yöntemlerle inceleme yapılacak, iş ve işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilecek var ise hata ve