TEKNİK ŞARTNAME
İŞİN ADI: İNOVASYON VE TASARIM BULUŞMALARI “TEKSTİL ve KONFEKSİYON SEKTÖRÜNDE 9. ULUSLARARASI AR-GE PROJE PAZARI ZİRVESİ”
ORGANİZASYONU İÇİN HİZMET SATIN ALIMI İHALESİ
İHALE TARİHİ VE SAATiİ: 05/04/2017, Çarşamba Saat : 15:00
1 1. TEKNİK ŞARTNAME İLE İLGİLİ GENEL HÜKÜMLER
Bursa Eskişehir Bilecik Kalkınma Ajansı (BEBKA), 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ile 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine tabi olmadığından, mal ve hizmet alımı ile yapım işlerine ilişkin işi ihale edip etmemekte, kısmen ihale etmekte veya dilediğine kısmen veya tamamen vermekte serbesttir. İhalenin tamamen veya kısmen iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce Ajanstan herhangi bir hak talebinde bulunulamaz.
İstekli, şartname koşullarını bir bütün olarak sağlamak zorundadır. Bu şartnamede belirtilmeyen hükümler konusunda İdari Şartname hükümleri geçerlidir.
2. ŞARTNAMENİN KONUSU
BEBKA; Bursa, Eskişehir ve Bilecik illerinde kamu, özel sektör ve sivil toplum kuruluşları arasında koordinasyon ve işbirliğini geliştirerek kalkınmaya yön veren, yerel sorunlara yine yerel odaklı çözümler sunan, kaynakların yerinde ve etkin kullanımıyla sürdürülebilir kalkınmaya hizmet eden bir kurumdur.
Kuruluş misyonu doğrultusunda, BEBKA, TR41 bölgesinde (Bursa Eskişehir Bilecik) gelişmeye ihtiyaç duyan veya gelişmekte olan sektörlerin analiz etmekte, gelişmesine katkıda bulunacak yönde mali destek programları geliştirmekte, ulusal, bölgesel ve yerel düzeyde koordinasyonu sağlayarak bu programları uygulamaktadır.
Bölgenin Ar-Ge kapasitesini güçlendirmek ve ulusal ve uluslararası rekabet gücünü artırma amacı ile, Bursa Ticaret ve Sanayi Odası (BTSO), Uludağ Tekstil İhracatçıları Birliği (UTİB) ve BEBKA ortak girişimi ile BUTEKOM AR-GE DOSAB BİNASI’nda 28-29 Nisan 2017 tarihlerinde
“Tekstil ve Konfeksiyon Sektöründe Uluslararası 9. Ar-Ge Proje Pazarı Zirvesi”
düzenlenecektir. Bu etkinlik ile sektörün ihtiyaç duyduğu nitelikli ulusal ve yabancı üniversitelerin Ar-Ge projelerinin sanayicilerle buluşmalarına imkân sağlanarak dünya piyasası ile rekabetçi koşulların yaratılması amaçlanmaktadır.
Bu etkinlikler kapsamında BEBKA tarafından satın alınacak hizmetlere yönelik detaylar aşağıda sunulmaktadır.
A. TEKNİK DESTEK HİZMETLERİ
A.1. PROJELERİN TOPLANMASI, JÜRİ DEĞERLENDİRME İŞLEMLERİ, TEKNİK İŞLER HİZMETİ
Akademik çevrenin koordinasyonunun sağlanması, etkinlik kapsamında davet edilecek akademik çevrelerin geliştirilmesi yönünde öneri getirilmesi, ilişkilerin sağlanması ve koordinasyonu yüklenici tarafından gerçekleştirilecektir. Mevcut akademisyen listesinin güncellenmesi, geliştirilmesi, bu listedeki akademik çevre ile birebir kurumsal e-postaları yoluyla kişilerle iletişime geçilerek etkinliğin duyurulması, duyuru mailinin oluşturulması ve gönderimlerinin yapılması; geribildirimlerin takibi ve raporlaması yüklenici tarafından
2 yapılacaktır.
9. Proje Pazarı web sitesi yönetimi ve proje önerileri başvurularının web sitesi üzerinden alınması amacı ile mevcut web sayfasında gerekli güncellemeler yapılacaktır. Projeler tasnif edilerek proje önerilerinin uzmanlık alanlarına göre ilgili hakemlere gönderilecektir. Jüri üyelerinin koordinasyonu ve iletişiminin sağlanması, jüri değerlendirme sürecinin organize edilmesi, jüri üyelerinin web sitesinde başvurulara ilişkin oylama yaptıkları teknik altyapının sağlıklı ve süreklilik içerisinde işleyişinin kontrolü yüklenicinin sorumluluğundadır.
Projelerin hakem değerlendirme sonuçları tüm başvuru yapan yerli ve yabancı akademisyenlere bildirilecektir. Hakem değerlendirmeleri neticesinde başvuruda bulunan projelerden sergilenmeye layık bulunan projelerin proje yazarlarından katılım formları derlenecek, bu kişilerin konaklama ve ulaşım/ara ulaşım hizmetlerini yerine getirilecektir.
Yabancı akademisyenlerin ve Bursa dışından gelen yerli akademisyenlerin konaklama programının oluşturulması ve katılımcılara geri bildirim yapılması yüklenici tarafından yürütülecektir. Tüm katılımcıların konaklama ve uçuş teyitleri rezervasyon kesinleşmeden önce BEBKA’nın onayına sunulacaktır.
Proje sahiplerinin sanayicilerle gerçekleştirilmesi planlanan ikili görüşmelerinin ayarlanması, bu amaçla kategori bazında tasniflenecek projelerin özet tanıtım bültenlerinin oluşturulması, etkinlikten makul bir süre öncesinde bu görüşmelerin programa ilave edilmesi için gerekli çalışma yüklenici tarafından yapılacaktır.
Sergilenmeye layık bulunan proje önerilerinin toplanması, tasnifi, yurtdışından gönderilen proje önerilerinin özet bölümlerinin Türkçe’ye ve zorunlu hallerde yurtiçinden gönderilen proje önerilerinin özet bölümlerinin İngilizce’ye çevrilmesi yüklenici tarafından yapılacaktır.
Dereceye giren projeler, sanayiciler ve diğer ödül sahiplerinin katılım teyitlerinin hem etkinlik öncesi hem de etkinlik gün ve saatinde alınarak, ilgili kişilerin ödül töreninde bulunmasının sağlanması ve gereken raporlamaların yapılması yüklenici sorumluluğundadır. Randevu sistemi için projeler konu başlıklarına ayrılacaktır. Organizasyona sanayiciler de davet edilecek, sanayici-akademisyen buluşmasını randevu sistemi sonucu ayarlanan ve etkinlik gününde yapılacak toplantılar yüklenici tarafından organize edilecektir.
Proje önerileri kategorize edilecek, posterler etkinlikten önceki gün belirlenen kriterler esas alınarak organizasyonun yapılacağı salona düzenli bir şekilde planı oluşturulacaktır.
Proje Pazarı yönetim sayfasında ihtiyaç duyulabilecek ek yazılım taleplerinin yerine getirilmesi ve bununla ilgili iş ve hizmetlerin web tabanlı yürütülmesi yüklenici sorumluluğunda olacaktır.
AR-GE Proje Pazarı’na başvuran tüm akademisyenlerin proje önerilerinin yer alacağı proje pazarı kitabı kitabı edit edilecek, dizgisi yapılacaktır.
3 AR-GE Proje Pazarları etkinliklerinin sonuçlarının değerlendirilmesi amacıyla akademisyenlere etkinlik sırasında değerlendirme anketi dağıtılacaktır. Yüklenici tarafından, etkinlik sonrasında, verilen tüm hizmetleri kapsayan bir değerlendirme raporu hazırlanacaktır.
A.2. WEB SAYFASI VE SOSYAL MEDYA TAKİBİ VE YÖNETİMİ HİZMETİ Yüklenici firma, işin başlangıç tarihinden itibaren http://www.uibargeprojepazari.com/ ve http://www.utibargeprojepazari.com/ web sitelerinin güncellenmesi ile mevcut twitter, facebook, linkedin gibi sosyal medya sayfaları güncelleme ve veri giriş hizmetlerini bu şartname esaslarına göre mevcut teknolojiyi kullanmak suretiyle kesintisiz olarak gerçekleştirilecektir.
Web sitelerine içerik oluşturabilecek olan her türlü bilgi, haber, belge, video, fotoğraf ve benzeri doküman BEBKA’dan temin edildikten sonra, web güncelleme ile ilgili hizmetler BEBKA tarafından belirlenen esaslara göre, yüklenici firma tarafından yürütülecektir.
Yüklenici firma, BEBKA’nın yayımına izin verdiği güncelleme veri girişi ve yayınlama hizmetlerini, herhangi bir değişiklik yapılmadan aynen web sitesinde gün içerisinde yayımlar.
Verilecek hizmetler;
Ar–Ge Proje Pazarı Etkinliği kapsamında etkinliğin mevcut web sitelerinin (http://www.uibargeprojepazari.com/ ve http://www.utibargeprojepazari.com/ ) site genel planına uygun olarak yeni verileri ve görsel malzemesine ilişkin güncelleme hizmetlerinin sağlanması,
Türkçe web sitelerindeki güncellemelere paralel olarak, İngilizce bölümde de İngilizce bölüme yapılacak veri ve bilgi girişleri Türkçe metinlerden daha kısa, sade, kolay anlaşılır ve profesyonel bir üslupta gerekli güncellemelerin eş zamanlı olarak bu konuda çeviri ile ilgili tüm giderler yüklenici firmaya ait olmak kaydıyla yapılması,
Yabancı kaynaklardan elde edilen ve web sitesinin İngilizce bölümünde yayınlanan veri, haber ve benzeri dokümanın da Türkçe web sitesinin ilgili bilgi başlığı altında yayınlanmak üzere çevirisinin yapılması
B. ÖĞLE, AKŞAM YEMEĞİ VE İKRAMLAR
Etkinlik BUTEKOM AR-GE Merkezi DOSAB Binasında düzenlenecektir. Katılımcılara 27- 28 Nisan 2017 tarihlerinde etkinlik yerinde, açık büfe ve bistro masa düzeninde öğle yemeği hizmeti verilecektir.
Menü detayları aşağıda verilmiştir:
1. Gün Menü: Izgara köfte (200 gr), tereyağlı pirinç pilav, garnitür (patates-domates- biber)
4 2. Gün Menü: Pilav Üstü sunumla et döner (200 gr), tereyağlı pirinç pilav, garnitür (patates- domates- biber).
Yemek organizasyonunda 1 adet yönetici koordinasyonunda asgari 5 görevli personel farklı noktalardan servis yapacak, söz konusu iş hizmete dâhil olacaktır. Kullanılacak ekipman, hizmet sunan firma tarafından temin edilecektir. Yemek düzeni oturma düzeni şeklinde değil, firma tarafından temin edilecek yaklaşık 250 kişiyi ağırlamaya yetecek şekilde (Yaklaşık 25 bistro masa) düzenlenecektir.
Katılımcılara 27-28 Nisan 2017 tarihlerinde BUTEKOM AR-GE Merkezi DOSAB Binasında 2 gün boyunca sınırsız çay ve kahve hizmeti ve günde iki kez kurabiye ikramı sunulacaktır.
Çay-Kahve araları için köpük bardak, karıştırıcı, şeker firma tarafından temin edilecektir.
Etkinlik süresince sınırsız pet şişe su sunulacaktır.
Katılımcılar için 27 Nisan 2017 tarihinde, DOSAB Sosyal Tesislerinde kırmızı et menülü akşam yemeği verilecektir.
Yemek rezervasyonları, teyit alınan davetli sayısına göre kesinleştirilecek olup kesinleştirilmeden önce İdare onayı alınacaktır. Hak ediş, kesinleştirilen sayılar üzerinden birim fiyat teklif cetvelinde belirtilen birim fiyatlar baz alınarak hesaplanacaktır. Her halükarda, şartnamede belirtilmiş olan kişi sayısını aşan ödeme gerçekleştirilmeyecektir. İş artışına ilişkin İdari Şartname hükümleri saklıdır.
C. KONAKLAMA
210 etkinlik katılımcısı Bursa’da en az 3 veya 4 yıldızlı otel standartlarında konaklama hizmeti yüklenici tarafından sağlanacaktır. Konaklamalar oda-kahvaltı, single konaklama şeklinde ayarlanacaktır. Check in: 26 Nisan, Check out: 28 Nisan 2017 tarihlerinde olacaktır.
Konaklama katılım sağlayacak kişi sayısı üzerinden değil kalınacak gece üzerinden hesaplanarak ödemeler buna göre yapılacaktır.
Katılımcıların konaklayacağı otellerin birbirine ve DOSAB Binasına yakın olarak planlanması gerekmektedir. Otel seçimlerinde BEBKA’nın onayı alınacaktır.
Konaklama yapılacak kişi sayısı, yüklenici tarafından alınacak davetli teyidi doğrultusunda kesinleştirilecek olup, hizmet satın alımı sonucunda bu kaleme ilişkin ödeme, teklif mektubunda belirtilen birim fiyat üzerinden hesaplanmak üzere teyidi yapılarak kesinleştirilen oda/kişi sayısı üzerinden yapılacaktır. Her halükarda, şartnamede belirtilmiş olan kişi sayısını aşan ödeme gerçekleştirilmeyecektir. İş artışına ilişkin İdari Şartname hükümleri saklıdır.
Proje sunmak üzere uzak mesafeli yabancı ülkelerden veya zorunlu durumlarda yurt içinden uçuş saatleri sebebi ile, etkinlikten 1 gün önce gelme veya 1 gün sonraya kalma durumlarına istinaden, Bursa veya İstanbul’da, 3 veya 4 yıldızlı otelde 1 gece, oda kahvaltı, single olarak,
5 konaklama yapabileceklerdir. Konaklama yapılacak kişi sayısı, yüklenici tarafından alınacak davetli teyidi doğrultusunda kesinleşecek olup, hizmet sonucunda bu kaleme ilişkin ödeme, teklif mektubunda belirtilen birim fiyat üzerinden hesaplanmak üzere teyidi yapılarak kesinleştirilen oda/kişi sayısı üzerinden yapılacaktır. Her halükarda, şartnamede belirtilmiş olan 20 odayı aşan ödeme gerçekleştirilmeyecektir. İş artışına ilişkin İdari Şartname hükümleri saklıdır.
Yüklenici, konaklamalara ilişkin rezervasyonları kesinleştirmeden önce rezervasyona ilişkin kısmi ya da tüm listeyi BEBKA’ya sunacak, kesinleştirme işlemini BEBKA yetkililerinin kontrolü ve onayı sonrasında yapacaktır.
D. SEYAHAT VE ARA TRANSFERLER
ULUSLARARASI UÇAK BİLETLERİ:
Yabancı ülkelerden seyahatlerini uçak yolu ile yaparak etkinliğe iştirak edecek tahmini 24 kişinin seyahatleri ile ilgili uçuş seyahat planlarının yapılması ile etkinliğe katılacak katılımcıların, öncelikli THY ekonomi sınıfı uçak biletlerinin alınması, katılımcılara zamanında iletilmesi, bu süreçle ilgili BEBKA’ya sözlü ve gerektiğinde yazılı raporlamaların yapılması, şartnamede belirtilen diğer hususlara göre uçak bileti temini ve yolcuların rahat ve güvenli bir şekilde nakli ile ilgili süreçler yerine getirilecektir.
Yüklenici firma Teknik Şartname eki listede yer alan tahmini uçuş bilgilerine göre, her bir destinasyon için geliş-dönüş karşılıklı olarak fiyat teklifi sunacaktır. Seyahat edecek kişi sayısı, yüklenici tarafından organizasyona katılacak katılımcı/davetlilerden alınacak teyit doğrultusunda kesinleştirilecek olup, yüklenici tarafından gerçekleştirilen işin sonunda bu kaleme ilişkin ödeme, teklif mektubunda söz konusu destinasyon için yüklenici tarafından verilen birim fiyat üzerinden hesaplanmak üzere teyidi yapılarak kesinleştirilen ve BEBKA tarafından onaylanan biletleme işlemi yapılmış olan kişi sayısı üzerinden yapılacaktır. Her halükarda, her bir destinasyon için şartnamede belirtilmiş olan uçuş sayılarını aşan ödeme gerçekleştirilmeyecektir. İş artışına ilişkin İdari Şartname hükümleri saklıdır.
Yabancı akademisyenlerin Türkiye’de tatil amaçlı kalmak istemeleri halinde uçak biletleri etkinlik tarihinden farklı bir tarih olarak alınabilir. Ancak bu tarihleri arasındaki konaklama talepleri karşılanmaz. Konaklama talepleri sadece etkinlik günlerini kapsar. Bu konuda doğabilecek fiyat farklılıkları yüklenici tarafından karşılanır.
Öncelik THY ekonomi sınıfı biletlerdir. Destinasyon itibarıyla THY uçuşu olmaması, THY’nin uygun tarih ve saatli uçuşunun bulunmaması gibi hallerde başka havayoluna ilişkin ekonomi sınıfı bilet tercih edilebilir.
Çoklu uçuşlarda, en uygun alternatifler sunulmalıdır.
Seyahat hizmetleri kapsamında yüklenici firma, katılımcı listesinin kesinleşmesi ve yükleniciye sunulmasının ardından, opsiyon süresi içerisinde katılımcıdan bilet teyidinin
6 alınarak, kesin bilete dönüştürülmesi, e-biletlerin yolcuya e-posta ve/ya SMS ile zamanında gönderilmesi, BEBKA’ya biletler ve yolcuların detayları hakkında bilgi verilmesinden sorumludur.
Yüklenici etkinliğe yurtdışından katılacak yabancı akademisyenlerin refakatçilerinin uçak ve konaklama taleplerinin oluşması halinde, ödemelerinin ana davetlinin kendisi/refakatçisi tarafından yapılması kaydıyla, BEBKA’ya sağlanan avantajlar üzerinden bilet temini konusunda ana davetli katılımcının refakatçisinin biletlerinin opsiyon süresi içerisinde rezerve edilmesi yönünde organizasyon desteği verilecektir. Yüklenici, katılımcının refakatçilerin ödemelerinin bizzat kendileri tarafından yapılması gerektiğine ilişkin bilgilendirilmesinden sorumludur.
Yüklenici, katılımcıların otel yerleştirmeleri ve ara ulaşım hizmetlerini yürüten etkinlik yönetim şirketi ve seyahat hizmetlerinin yürütülmesi sırasında koordineli çalışılması gereken diğer şirket ve kurumlar ile etkin koordinasyon sağlanarak katılımcıların ve olası refakatçilerinin uçuşla ilgili her türlü soru ve sorunlarına yanıt verecek hizmetin sağlanmasından sorumludur.
Yüklenici, seyahat hizmeti verilen katılımcıların gidiş-dönüş uçuşlarına ilişkin Boarding Card asıl/fotokopilerinin katılımcıdan temini, bunun mümkün olmadığı durumlarda ilgili e-biletlerin BEBKA’ya ibrazından sorumludur.
Yüklenici tarafından, etkinlik boyunca ve etkinlik süresince ihtiyaç duyulabilecek sözlü veya yazılı raporlama hizmetinin BEBKA’ya sunulması gerekmektedir.
BEBKA, yolcu listesini arttırmak ve eksiltmek hakkını Teknik ve İdari Şartnamedeki hükümler esas alınmak üzere saklı tutar.
ARA TRANSFERLER:
Katılımcıların aşağıda verilen tarih ve yönlerde transferi sağlanacaktır:
- 26 Nisan 2017 Bursa Otobüs Terminali'nden ve/veya Mudanya feribot iskelesinden konaklanacak otellere,
- 27 Nisan 2017 sabahı konaklama yapılan otellerden etkinlik mekânına,
- 27 Nisan 2017 akşamında, DOSAB Sosyal Tesisleri’nde akşam yemeği etkinliği olması sebebi ile yemeğin bitmesi ile katılımcıların konaklayacağı muhtelif otellere,
- 27 Nisan 2017 sabahı konaklama yapılan otellerden etkinlik mekânına,
- 28 Nisan 2017 etkinlik bitiminde etkinlik mekanından ve/veya konaklama yapılan otellerden Mudanya'ya ve/veya Bursa Otobüs terminaline transferi
Transferlerde yaklaşık 200 kişiye göre fiyat teklifi verilmesi gerekmektedir. Katılımcıların ulaşım planları netleştiğinde geliş noktalarına göre düzenleme yapılacaktır. Söz konusu transferler için, transfer raporları araç ve isim bazlı oluşturularak BEBKA’ya sunulacaktır.
Yurt dışından gelen yaklaşık 24 katılımcının İstanbul Atatürk Havalimanı’ndan alınarak
7 Bursa'da konaklayacakları otellerine transferi ve etkinlik sonrası tekrar İstanbul AHL'ye transferi yüklenici tarafından sağlanacaktır.
E. Branding ve Dekor Hizmetleri
Etkinlik BUTEKOM binasında gerçekleştirilecektir. Etkinlik mekânına yapılacak dekor hizmetleri ekte sunulan birim fiyat teklif cetvelinde detaylandırılmıştır. Belirtilen hizmetlerde, matbaa işleminden önce tasarımlar ve maketler gösterilerek İdare onayı alınacaktır. Hak ediş, kesinleştirilen adetler üzerinden verilen birim fiyatlar baz alınarak hesaplanacaktır.
Bu kalem altında belirtilen hizmetlerden proje sergi alanında kullanılacak 100 adet sehpa, etkinlik alanında kullanılmak üzere (1mX2m) 15 adet yönlendirme ile 1 ve 2. kattaki kullanılmayan alanları kapatmak için 2mX3m ebatlarında etkinlik logolu 6 adet pano etkinlik sonrasında BEBKA’ya teslim edilecektir.
F. Basılı Malzemeler
Etkinlik kapsamında yapılacak basılı malzemeler ekte sunulan birim fiyat teklif cetvelinde detaylandırılmıştır. Matbaa işleminden önce tasarımlar ve maketler gösterilerek İdare onayı alınacaktır. Hak ediş, kesinleştirilen adetler üzerinden verilen birim fiyatlar baz alınarak hesaplanacaktır.
G. Ekip
Etkinlik kapsamında görevlendirilecek insan kaynakları ekte sunulan birim fiyat teklif cetvelinde detaylandırılmıştır. Tüm teknik ekibin (görevli SPV, Host-Hostes ekibi, dekor ve teknik ekibin) gerektiği hallerde ulaşım, konaklama, yemek ve SGK dâhil olarak fiyat verilmelidir.
Bu başlık altındaki kalemlerden bazıları ile ilgili açıklayıcı bilgiler aşağıda yer almaktadır:
Sunucu yerel düzeyde benzer etkinliklerde görev almış tecrübeli kişilerden olabilir. Yüklenici tarafından asgari 2 alternatif BEBKA onayına sunulmalıdır. Q-Card hazırlığı, sunucu metni yazımı, program oluşturulması, stopaj, kuaför ve makyöz masrafı ile ulaşım ve gerektiği halde konaklama masrafı dâhildir. Sunucu etkinlikten 1 gün önce hazırlık amacı ile etkinlik yönetimi ile bir araya gelerek programın üzerinden geçecektir.
Depoda halihazırda bulunan 80 adet poster sergileme panosunun organizasyon ekibinin pano yerleşim planının yapılmasını talep edeceği tarihte sergi alanına nakli, panoların kurulumu, etkinlik öncesinde belirlenecek tarihte organizasyon ekibinin vereceği plana göre panolara posterlerin yerleşimi yüklenici sorumluluğundadır. Posterlerin sergileneceği 80 adet proje panosunda toplam 160 adet tercihen kontraplak ya da mukavva malzemeden pano içinin uygulanacak ve panolara yerleştirilecektir.
Etkinlik bitiminde 80 adet poster panosunun ve 20 adet kategori başlık panosunun ve iç mekanizmalarının toplanması, plastik ambalajlar içinde depoya yerleştirilmesi, pano içlerinde fire varsa tasnifi, posterlerin Organizasyon ekibinin vereceği sisteme göre arşivlenerek hasarsız teslim edilmesi yüklenici tarafından yapılacaktır.
Hak ediş, kesinleştirilen adet/gün üzerinden verilen birim fiyatlar baz alınarak hesaplanacaktır.
8 H. Teknik Malzemeler
Etkinlik kapsamında sunulacak teknik hizmetler ekte sunulan birim fiyat teklif cetvelinde detaylandırılmıştır.
Bu başlık altındaki bazı kalemler ile ilgili açıklayıcı bilgiler aşağıda yer almaktadır:
Etkinlik kapsamında kayıtlar barkod sistemi ile alınacaktır. Ana salon, yemek girişlerinde ve seminer salonları girişlerinde BEBKA'nın belirlediği formatta bilgileri içerecek şekilde detaylı katılımcı kayıtların alınması, yaka kartlarının hazırlanması ve yaka kartlarının teslim edilmesi yüklenici tarafından yapılacaktır. Kaydedilen bilgiler sektör, kategoriler bazında, katılımcı ad-Kurumu, iletişim bilgileri, vb.nin elektronik ortamda tutulması gerekmektedir.
Sistem için gerekli PC ve printer hazır edilecektir.
Fotoğraf çekimi etkinlik boyunca 2 gün 2 kişi tarafından sabah 09:00, akşam 18:00 saatleri arasında hizmet verilecektir. Program akışı takip edilecek, katılımcılar ve konferans salonu, workshoplar, sergi - salon ziyaret görüntüleri, etkinlikteki tüm konuşmalar/konuşmacılar/panelistler fotoğraflanarak, fotoğraflar tarih ve etkinlik bazlı arşivlenerek DVD/CD ile BEBKA’ya teslim edilecektir.
1 aktüel kamera ile 2 gün boyunca çekim yapılacaktır. Çekimde program akışını takip edilecek, katılımcılar, konferans salonu-workshoplar- sergi-salon ziyaret görüntüleri, ekinlikteki tüm konuşmalar/konuşmacılar/panelisteler, vs. çekimi yapılacaktır. Çekilen videolar tarih ve etkinlik bazlı arşivlenerek DVD/CD ile BEBKA’ya sunulacaktır.
Önceki yıllarda kullanılan AR-GE Proje Pazarı tanıtım filmi, etkinlik fotoğraf, ve video görüntülerinden yararlanılarak, yeni mülakat görüntüleri eklenerek, yeni yaratıcı fikir içerecek şekilde güncellenecek, bunun için gerekli yeni bir metinin oluşturulması, film kurgulanması, montajı, yapımı yüklenici tarafından yapılacak ve BEBKA’ya teslim edilecektir.
Hak ediş, kesinleştirilen adet/gün üzerinden verilen birim fiyatlar baz alınarak hesaplanacaktır.
9 3. YÜKLENİCİ İÇİN TEKNİK YETERLİLİK KRİTERLERİ
Bu şartnameye teklif verecek olan kurumlar aşağıdaki niteliklere sahip olmalıdır;
1- Teklif edilen bedelin en az % 70’i oranında ve benzer nitelikte etkinlik/kongre/organizasyon gerçekleştirmiş olmak. Bu kriter ile ilgili destekleyici belgeler, Teknik Şartname Ek-1’deki tablo doldurularak özet olarak sunulmalı, ayrıca bitirilen işlerin her biri için fatura ya da iş bitirme belgeleri ile yapılan işlere ait görsel dokümanlar ibraz edilmelidir.
2- Teknik şartnamede belirtilen iş kısımlarının hangi bölümlerinin hangi personel tarafından yapılacağının belirtilmesi, işi koordine edecek personele ilişkin özgeçmişlerin sunulması gerekmektedir.
3- İhaleye girebilmek için gereken diğer bilgi ve belgeler İdari Şartnamede belirtilmiştir.
4. DİĞER HÜKÜMLER
Teklif değerlendirme komisyonu tekliflerin değerlendirilmesi sırasında gerekli gördüğü durumlarda İstekliden yazılı veya sözlü açıklamaları ve bunlarla ilgili belgeleri isteyebilir.
Sözleşme konusu işin yapılabilmesi amacıyla kullanılması gerekli olan tüm yazılım ve donanım ürünleri Yüklenici tarafından sağlanacaktır. Sözleşme konusu işin yapılabilmesi için gerekli her türlü ulaşım, konaklama vb. giderler yüklenici tarafından karşılanacaktır.
Yüklenicinin, sözleşmeye göre üstlendiği yükümlülüklerini yerine getirmesi sırasında veya getirmesi nedeniyle, ilgili mevzuat hükümleri gereğince koruma altına alınmış fikri ve/veya sınai mülkiyet konusu olan bir hak ve/veya menfaatin ihlal edilmesi halinde, bundan kaynaklanan her türlü idari, hukuki, cezai ve mali sorumluluk kendisine aittir. Yüklenici bu konuda Ajanstan herhangi bir talepte bulunamaz. Buna rağmen Ajans hukuksal bir yaptırımla karşı karşıya kalırsa, diğer hakları saklı kalmak kaydıyla yükleniciye rücu eder.
5. GİZLİLİK
Ajanstan işbu şartname kapsamında aktarılabilecek tüm dokümanlar “HİZMETE ÖZEL”
gizlilik derecesine sahip olarak değerlendirilecek ve ona uygun muamele görecektir.
İşbu şartname kapsamında üretilecek tüm dokümanlar “HİZMETE ÖZEL” gizlilik dereceleri verilerek muhafaza edilecektir.
Yüklenici ile ayrıca sözleşmenin eki olan “Gizlilik Sözleşmesi” akdedilecektir. Yüklenici hizmetin yürütülmesi sırasında, gizlilik hususunda alt yüklenicileri ve çalışanlarının da eylemlerinden sorumlu olup, gerekli tedbirleri almak zorundadır.
10 Ekler:
EK – 1: Benzer İş Tecrübeleri Özeti
EK – 2: Teklife Esas Öngörülen Birim Fiyat Cetveli Ek-1
EK-1: BENZER İŞ TECRÜBELERİ ÖZETİ
Benzer iş tecrübeleri aşağıdaki tabloya özet olarak doldurulmalı, ayrıca her bir benzer iş tecrübesine ilişkin destekleyici belgeler düzgün bir şekilde dosyalanarak fatura ya da iş bitirme belgeleri ile yapılan işlere ait görsel dokümanlarla ispatlanmalıdır. İlaveten, etkinlik/organizasyona ilişkin kreatif çalışmalar, sahne dekor, sergi alanı görselleri, web sitesi vb. tanıtım ara yüzlerine ilişkin linklerin de ibraz edilmesi tavsiye edilir. Her bir benzer iş tecrübesi için sunulacak destekleyici belgelerin 10 sayfadan fazla olması durumunda o işe dair destekleyici belgeler CD/DVD formunda sunulabilecektir. İstekliler tarafından benzer iş kapsamındaki belgelerden fatura ve iş bitirme belgelerin asılları ya da aslına uygunluğu noterce onaylanmış örnekleri ya da ihale öncesinde belgelerin asıllarının İdare’ye ibraz edilmesi suretiyle İdare tarafından belgelerin asıllarının görüldüğüne ilişkin üzerlerinde İdare kaşesi ve İdare yetkilisinin imzası olan suretler verilmelidir.
Diğer destekleyici dokümanlar fotokopi olarak sunulabilecektir. Ajans ihtiyaç duyması halinde ek bilgi ve belge talep edebilecektir.
No Hizmet Verilen Kurum adı
Organizasyon/Etkinlik
Adı İçeriği Katılımcı
Sayısı Tarihi ve Yeri Bütçe 1
2
3
İstekli Firma Adı:
İmza ve Kaşe:
