• Sonuç bulunamadı

Etkin Yönetimi Eğitimi

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Etkin Yönetimi Eğitimi"

Copied!
11
0
0

Yükleniyor.... (view fulltext now)

Tam metin

(1)

Etkin E-Mail Yönetimi Eğitimi

(2)

Etkili Outlook Teknikleri – 1. Görevden Yönet

INBOX GÖRÜNÜMÜNDE TO-DA BAR’I (TASK PANE) GÖRÜNTÜLEMEK 1. Yukarıda “View“ menüsüne tıklayın.

2. Açılan listeden ‘Layout’ bölümünden ‘To-Do Bar’ı seçin.

3. Aşağı doğru açılan listeden “Normal“ı seçin. Aynı anda 2 ay görünecek şekilde genişliği ayarlayın.

4. Takvimlerin hemen altında bulunan Task tablosunda herhangi bir sütun başlığına sağ tıklayın.

5. Açılan menüden “View Settings...“i seçin.

TO-DO BAR AYARLARI 1- ‘View Settings’i seçin.

2- “Columns“u seçin. “Show these fields in this order“ penceresindeki sıralamanın sırasıyla ‘Icon, Priority, Attachment, Subject, Flag Status’ olacak şekilde gerekli ekleme çıkarma ve sıralama ayarlarını yapın.

3- “OK“i tıklayarak ayarları onaylayın. (“Advanced View Settings“ penceresine geri dönecek.) 2

1

1 2

4

5

(3)

ÖNCELİĞE GÖRE GRUPLAMA YAPMAK

2- “Group By...“ı seçin. En üstte solda “Automatically Group According to Arrangement“ seçili ise seçimi iptal edin.

3- “Show Field in View“ın seçili olduğundan emin olun.

4- “Group Items by“ seçeneklerinden “Priority“i seçin.

Yanındaki “Descending“i seçin.

4- “OK“i tıklayarak ayarları onaylayın. (“Advanced View Settings“ penceresine geri dönecek.)

BAŞLANGIÇ TARİHİNE GÖRE SIRALAMA YAPMAK 1- “Sort...“ düğmesini seçin.

2- Açılan pencereden “Sort Items By“ Listesinden “Start Date“i seçin. Hemen yanında “Descending“in seçili olduğundan emin olun.

5- “OK“i tıklayarak ayarları onaylayın. (“Advanced View Settings“ penceresine geri dönecek.)

FİLTRELERİ AYARLAMAK

1- “Filter...“ı seçin. Çıkan ekrandan “Advanced“ sekmesine girin. Açılan pencerede “Date Completed’

ve ‘Flag Completed Date“ isimli filtreleri “Remove“ düğmesi ile kaldırın.

2- Ekranın ortasından bulunan “Field“ düşmesine basarak başlayın. Açılan listeden “Date/Time Fields“ı seçin ve altmenüsünden de “Start Date“i seçin.

3- “Conditions“ Listesinden “On or Before“u seçin ve

“Value“ Kutusuna “Today“ yazın.

4- “Add to List“ düğmesine tıklayarak filtrelere ekleyin.

5- Ekranın ortasından bulunan “Field“ düşmesine tekrar basın. Açılan listeden “Info/Status Fields“ı seçin ve altmenüsünden de “Status“u seçin.

6- “Conditions“ Listesinden “Not Equal to“yu, “Value“

kutusundan da “Completed“ı seçin.

7- “Add to List“ düğmesine tıklayarak filtrelere ekleyin.

1

(4)

8- Ekranın ortasından bulunan “Field“ düşmesine tekrar basın. Açılan listeden “Date/Time Fields“ı seçin ve altmenüsünden de “Start Date“i seçin.

9- “Conditions“ List’den “Does Not Exist“i seçin.

10- “Add to List“ düğmesine tıklayarak filtrelere ekleyin.

11- Ekranın ortasından bulunan “Field“ düşmesine tekrar basın. Açılan listeden “All Mail Fields“ı seçin ve altmenüsünden de “Flag Status“u seçin.

12- “Conditions“ List’den “Equals“i seçin.

13- ‘’Values’ Listesinden de ‘Unflagged’ı seçin.

14- “Add to List“ düğmesine tıklayarak filtrelere ekleyin.

15- “OK“i tıklayarak ayarları onaylayın. (“Advanced View Settings“ penceresine geri dönecek.)

(5)

DİĞER AYARLAR

1. “Advanced View Settings“ penceresinden “Others Settings”e tıklayın. Aşağıdaki kutu karşınıza çıkacak.

2. Ayarları aynen sağdaki resimdeki gibi yapacağız.

3. Öncelikle, Sağ üstteki üç kutucuğun da seçili olduğundan emin olun.

4. Ekranın ortasında “Reading Pane“

bölümünde “Bottom“ın seçili olduğunu kontrol edin.

5. Kutunun aşağı bölümlerinde “Other Options“ bölümünde yer alan ilk kutucuktaki tik işaretini kaldırın. (Use compact layout in widths smaller than ... characters).

6. En altta yer alan “Always use single- line layout”un seçili olduğundan emin olun.

7. “OK“e basın.

OVERDUE TASKS KURALI ETKİSİZ HALE GETİRME VE TASKS DUE TODAY AYARINI YAPMA 1. “Advanced View Settings“ penceresinden

“Conditional Formatting”e tıkla. Yandaki kutu karşınıza çıkacak.

2. “Overdue Tasks” kuralının yanında yer alan kutucuktaki tik işaretini kaldırın.

3. Yeni bir kural girmek için “Add”e basın.

3

(6)

4. ”Name:” kutusuna “Start Date Today” yazın 5. “Font”a tıklayın. “Font”

kutusundan “Underline”

kutucuğunu işaretleyin. ‘Ok’e basın.

6. Kutunun sol altında yer alan

“Condition”a basın. Açılan pencerenin orta solundaki

“Field“ düşmesine basarak başın. Açılan listeden

“Date/Time Fields“ı seçin ve altmenüsünden de “Start Date“i seçin. Yandaki ekranda görüldüğü gibi “Condition:“

“today“ olacak şekilde ayarlayın.

7. “Add to list“e tıklayın, ve

“OK“e basın. İki kez daha

“OK“e tıklayarak işlemi sonuçlandırın.

“TASKS REMINDERS”I KALDIRMA

1. “File“ menüsünden “Options“ı tıklayın.

2. Açılan “Outlook Options“ penceresinden ‘Tasks’ butonuna basın.

3. Sağ taraftaki ‘Task Options’ Bölümünden ‘Set reminders on Tasks with Due Dates’in yanındaki kutu seçili olmayacak şekilde –aşağıdaki resimde olduğu gibi, ayarlayın.

1

2

3

(7)

Etkili Outlook Teknikleri – 2. Sakla

DEPO KLASÖRÜ YARATMAK 1. "Inbox"a sağ tıklayın.

2. "New Folder"ı seçin.

3. "Name" bölümüne "Depo" yaz ve

"OK"e bas.

GEÇİCİ KLASÖRÜ YARATMAK VE 5 HAFTA ÖNCEKİ MAİLLERİ OTOMATİK SİLDİRMEK 1. "Inbox"a sağ tıklayın. "New Folder"ı seçin.

2. "Name" bölümüne "Temporary" yazın ve "OK"e basın.

3. " Temporary "ye sağ tıklayın. "Properties"i seçin.

"AutoArchive" sekmesinden, "Archieve this folder using these settings"i seçin.

4. ‘Clean items older than’i ‘5’ , ‘Weeks’ olarak ayarlayın.

5. Aşağıdan da ‘Permanently delete old items’ı seçin.

KATEGORİZE ETME

1. Herhangi bir e-maile sağ tıkla. "categorize"ı seçin.

2. "All Categories"i seçin.

3. ‘Color Categories’ Listesinde kendi ihtiyacına göre yeni kategori isimleri ekleyin ve renklerini düzenleyin.

(8)

KATEGORİZE SÜTUNUNU EKLE

1. "Depot" klasörünü seçin.

2. Sütun başlığına sağ tıklayın.

3. "View Settings"i seçin.

4. Açılan pencereden "Columns..."ı seçin.

5. Yeni açılan pencereden, "Category"yi ekleyin.

MULTİ-FOLDER SİSTEMDEN KATEGORİ SİSTEMİNE GEÇME

1. Daha önceden tanımlamış olduğun "subfolder"lardan birini açın.

2. Folder içindeki e-maillerin hepsini seçin ve sağ tıklayarak, subfolder ismiyle kategorize edin ve tüm e-mailleri "DEPO"ya sürükleyin.

Gelen e-maili oku.

Dosyalamana gerek yoksa "SİL".

Sadece kısa bir süre gerekli olacaksa "GEÇİCİ"ye sürükle.

Uzun süre ihtiyacın olacaksa (opsiyonel: e-maile sağ tıkla, "Categorize"ı seç, uygun kategoriyi işaretle) "DEPO"ya sürükle.

2

Neden Depo (tek klasörde tüm e-mailleri saklama)?

Araştırmalara göre, çok sayıda, karmaşık klasörleme sistemleri zihnin dikkatini dağıtıyor ve belirli bir konuya odaklanmasını zorlaştırıyor. E-maili dosyalarken klasör seçme de zihin için ekstra bir yük.

Outlook’un yeni sürümlerinde arama özellikleri çok gelişti. E-maillerinizi Outlook’un

‘Advanced’ arama özelliklerini kullanarak bulun.

(9)

C.3 Etkili Outlook Teknikleri – 3. Önceliklendir

İKİNCİL KLASÖRÜ YARATMAK

1. "Inbox"a sağ tıkla. "New Folder"ı seç.

2. "Name" bölümüne "İkincil" yaz ve "OK"e bas.

İKİNCİL ACİLİYETE SAHİP GÖNDERİCİLERDEN GELEN E-MAİLLERİ OTOMATİK "İKİNCİL"E TRANSFER ETMEK

1. E-mail’e sağ tıkla, ‘Rules’u tıklayarak "create rule"u seçin. "From"u seç. "Move the item to folder"ı seç, ve çıkan pencereden "İkincil" klasörünü seçip "OK"e tıkla.

İKİNCİL ACİLİYETE SAHİP KONU BAŞLIKLI E-MAİLLERİ OTOMATİK "İKİNCİL"E TRANSFER ETMEK (örn: haftalık durum bilgilendirmesi)

1. "File" menüsünden kural tanımlanacak ‘Account’un ‘Manage Rules & Alerts’ ayarlarına tıklayın.

2. ‘New’i seçin. ‘Rules Wizard’ penceresi açılacak.

3. "Stay Organized"den "Move messages with spesific words in the subject to a folder"ı

işaretleyin. "Step 2: Edit the Rule description" bölümünden altı çizilmiş "specific words"ü tıklayın.

Çıkan pencerede aranacak kelimeyi girin (örnek "haftalık durum") ve OK'e basın.

1

(10)

4. "Step 2: Edit the Rule description" bölümünden altı çizilmiş "specified"ı tıklayın ve açılan pencereden "İkincil" klasörünü seçin ve "Ok"i tıklayın.

5. "Next"i tıkla. "Finish"i tıklayarak sonlandır.

E-MAILLERI RENKLENDİRME (örn: cc: maillerine gri renk verme)

1. "Inbox" görünümünde üstteki bara sağ tıklayın ve “view settings”i seçin.

2. ‘View Settings’ penceresinden ‘Conditional Formatting’i seçin.

3. Sağ üstteki “Add”a basın ve “cc mails” yazarak yeni biçim oluşturun.

4. ‘Font’a basın ve çıkan ekranda “renk”i “gri” yapın. ‘Tamam’a basın.

5. ‘Condition’a basın.

1

2

3

4 3

(11)

6. “Filter” ekranında, “Where I am” imlecine tik atın, sağ taraftan “on the CC line with other people”ı seçin.

7. Üstteki “Advanced” imlecine tıkla. Sol alttaki “Field”e tıklayın, “Frequently Used Fields”dan “CC:”yi seçin, “Condition”a “contains”i seçin. “Value”a da isim soyadınızı girin. (Dikkat! “Value”a girdiğiniz isim şirket mail hesabına kayıtlı olan isimle aynı olsun.). “Add-to-list”e basın ve Tamam’a basıp çıkın.

,

6 6

7

7

7

Referanslar

Benzer Belgeler

Kutunun
aşağı
bölümlerinde
“Other
 Options“
bölümünde
yer
alan
ilk


Prima Power, ilk kez bir fiber lazer kesim makinesi için otomatik bir çözüm sunuyor: esnek depolama sistemi Combo Tower ve otomatik istifleme sistemi LST ünitesine

A) NİTELİĞİ Dozer Operatörü (Seviye 3) teorik ve uygulamalı eğitim şartını sağlayamayan kişilerde Dozer Operatörü olarak çalışmış olmak şartı aranır. B) SÜRESİ En az

 Ekskavatörün uzun süreli depolanmasından önce kereste kaplı düz bir zemine park edilmesi, yağ ve yakıt ikmallerinin yapılması, gres yağlamasının

bir telefon numarası tahsisi ya da mevcut numaranızın taşınarak çağrılarınızın Türkçe-İngilizce karşılanması, notların e-postayla aktarılması + Tüm

• Windows tuşuna basın veya Windows [Start] (Başlat) düğmesini seçin, [Power] (Güç) > [Sleep] (Uyku) öğesini seçin.. • Windows [Start] (Başlat) düğmesi > [Shut down

1876 yılında yayınladığı “Çaylak” mizah dergisi ile Türk Basın Tarihi’ne Çaylak Tevfik olarak geçmiş olan Mehmet Tevfik tarafından yayınlanan Asır gazetesi,

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41’inci maddesi hükmü kapsamında bütçeyle kendisine ödenek tahsis edilen Üniversitemiz İdari ve Mali