Etkin E-Mail Yönetimi
Eğitimi
C.1 En Etkili Outlook Teknikleri – Görevden Yönet
‘BUGÜNÜN İŞLERİ’ LİSTESİ OLUŞTURMAK
1‐ Outlook ekranında ”Tasks”
düşmesine tıklayın.
2‐ Üstte ”View” menüsünden açılan listede ”Arrange By”a tıklayın.
3‐ Açılan listeden ”Current View”a tıklayın.
4‐ Açılan listeden ”Define Vew...”a tıklayın.
1. ”Custom View Organizer”
penceresinde ”New...”a tıklayın.
2. Açılan ekrandan ”Name of new view:” kutusuna ”Bugünün İşleri”
yazın. ”Type of view:” bölümünden
”Table”ı ve hemen altından ”This folder, visible to everyone”ı seçin.
3. ”OK”e tıklayın.
4. “Customize Current View“
penceresi çıkacak. Sonraki ayarları yapabilmek için bu ekranı
kapatmayın.
BAZI ALANLAR EKLEMEK
1‐ Eğer “Customize Current View“ penceresi açık değil ise. Soldaki ”Current View” ekranından
”Bugünün İşleri” görünümünü seçin ve 1 sonraki sayfada gösterildiği gibi Sütun başlıkları barına sağ tıklayarak çıkan menüden “Customize Current View“ı seçin.
1
2‐ “Fields“ı seçin. “Show these fields in this order“ penceresindeki sıralamanın sırasıyla Icon, Priority, Attachment, Subject, Start Date Olacak şekilde gerekli ekleme çıkarma ve sıralama ayarlarını yapın.
3‐ “OK“i tıklayarak ayarları onaylayın ve “Customize Current View“ ekranına geri dönün.
ÖNCELİĞE GÖRE GRUPLAMA YAPMAK
1‐ “Group By“ı seçin. En üstte solda “Automatically Group According to Arrangement“ seçili ise seçimi iptal edin.
2‐ “Show Field in View“ın seçili olduğundan emin olun.
3‐ “Group Items“ List seçeneklerinden “Priority“i seçin.
Yanındaki “Descending“i seçin.
4‐ “OK“i tıklayarak ayarları onaylayın ve “Customize Current View“ ekranına geri dönün.
BAŞLANGIÇ TARİHİNE GÖRE SIRALAMA YAPMAK
1‐ “Sort“ düğmesini seçin.
2‐ Açılan pencereden “Sort Items By“ Listesinden “Start Date“i seçin. Hemen yanında “Descending“in seçili olduğundan emin olun.
3‐ “OK“i tıklayarak ayarları onaylayın ve “Customize Current View“ ekranına geri dönün.
FİLTRELERİ AYARLAMAK
1‐ “Filter“ı seçin. Çıkan ekrandan “Advanced“ sekmesine girin. Yukarıdaki pencerede “Due Date“
diye bir filtreleme tanımlanmışsan “Remove“ düğmesini ile kaldırın.
2‐ Ekranın ortasından bulunan “Field“ düşmesine basarak başlayın. Açılan listeden “Date/Time Fields“ı seçin ve altmenüsünden de “Start Date“i seçin.
3‐ “Conditions“ Listesinden “On or Before“u seçin ve
“Value“ Kutusuna “Bugün“ yazın.
4‐ “Add to List“ düğmesine tıklayarak yukarıdaki pencereye ekleyin.
5‐ Ekranın ortasından bulunan “Field“ düşmesine tekrar basın. Field Listesi’nden “Info/Status Fields“ı seçin ve altmenüsünden de “Status“u seçin.
6‐ “Conditions“ Listesinden “Not Equal to“yu, “Value“
kutusundan da “Completed“ı seçin.
7‐ “Add to List“ düğmesine tıklayarak yukarıdaki pencereye ekleyin.
8‐ Ekranın ortasından bulunan “Field“ düşmesine tekrar basın. Field Listesi’nden “Date/Time Fields“ı seçin ve altmenüsünden de “Start Date“i seçin.
9‐ “Conditions“ List’den “Does Not Exist“i seçin.
10‐ “Add to List“ düğmesine tıklayarak yukarıdaki pencereye ekleyin.
11‐ “OK“i tıklayarak ayarları onaylayın ve “Customize Current View“ ekranına geri dönün.
DİĞER AYARLAR
1. “Customize View (View Summary)“ kutusundan “Others Settings”e tıkla. Aşağıdaki kutu karşınıza çıkacak.
2. Ayarları aynen sağdaki resimdeki gibi yapacağız.
3. Öncelikle, Sağ üstteki üç kutucuğun da seçili olduğundan emin olun.
4. Ekranın ortasında “Reading Pane“
bölümünde “Off“un seçili olduğunu kontrol edin.
5. Kutunun aşağı bölümlerinde “Other Options“ bölümünde yer alan ilk kutucuktaki tik işaretini kaldırın. (Use compact layout in widths smaller than & use multi‐line layout in widths smaller than).
6. En altta yer alan “Always use single‐
line layout”un seçili olduğundan emin olun.
7. “OK“e basın.
OVERDUE TASKS KURALI ETKİSİZ HALE GETİRME VE TASKS DUE TODAY AYARINI YAPMA
1. “Customize View (View Summary)“
kutusundan “Automatic Formatting”e tıkla.
Yandaki kutu karşınıza çıkacak.
2. “Overdue Tasks”kuralının yanında yer alan kutucuktaki tik işaretini kaldırın.
3. Yeni bir kural girmek için “Add”e basın.
4. ”Name:” kutusuna “Start Date Today” yazın 5. “Font”a tıklayın. “Font”
kutusundan “Underline”
kutucuğunu işaretleyin. Ok’e basın.
6. Kutunun sol altında yer alan
“Condition”a basın. Açılan pencerenin orta solundaki
“Field“ düşmesine basarak başın. Açılan listeden
“Date/Time Fields“ı seçin ve altmenüsünden de “Start Date“i seçin. Yandaki ekranda görüldüğü gibi “Condition:“
“today“ olacak şekilde ayarlayın.
7. “Add to list“e tıklayın, ve
“OK“e basın. İki kez daha
“OK“e tıklayarak işlemi sonuçlandırın.
TAKVİM GÖRÜNÜMÜNDE TASK PANE’İ GÖRÜNTÜLEMEK
1. Outlook ekranının sol tarafındaki menülerden “Calendar“ seçin.
2. Yukarıda “View“ menüsüne tıklayarak açılan listeden “Task Pane“i seçin.
3. Aynı anda 2 ay görünecek şekilde genişliği ayarlayın.
4. Takvimlerin hemen altındaki sütun başlıkları barına sağ tıklayarak açılan menüden “Customize Current View“ı seçin ve sayfa 2’den bu yana anlatılan ayarları tekrar yapın. Ayarları yaparken ‘Bazı alanlar eklemek’ başlıklı ayarların 1. Adımındaki ”Fields” sıralamasını Icon, Priority, Subject olarak ayarlayın.
“TASKS REMINDERS”I KALDIRMA
1. “Tools“ menüsünden “Options“,“Preferences“ Tab’ı seç.
2. “Tasks Options“ butonuna bas ve en alttaki kutucuktaki tik işaretini kaldır (Set reminders on Tasks with Due Dates).
C.2 En Etkili Outlook Teknikleri – Kategorize Ederek Sakla
DEPO KLASÖRÜ YARATMAK
1. "Inbox"a sağ tıkla. "New Folder"ı seç.
2. "Name" bölümüne "Depo" yaz ve "OK"e bas.
GEÇİCİ KLASÖRÜ YARATMAK VE 5 HAFTA ÖNCEKİ MAİLLERİ OTOMATİK SİLDİRMEK
1. "Inbox"a sağ tıkla. "New Folder"ı seç.
2. "Name" bölümüne "Geçici" yaz ve "OK"e bas.
3. "Geçici"ye sağ tıkla. "Properties"İ seç.
"AutoArchive" sekmesinden, "Permanently delete old items older than 5 weeks" olarak ayarla.
4. Yukarıdan ”Tools” menüsünden açılan listeden
”Options” ayarlarına gir.
5. ”Other” sekmesini tıkla.
6. ”Auto Archive” düğmesini tıkla.
7. Ayarları aşağıdaki gibi yap. (En üstteki kutucuk seçili olsun, yanındaki kutucukta 7 yazsın, hemen altındaki kutucuk seçili olmayacak şekilde ayarları yap)
8. 2 defa ”OK”e tıkla, pencereleri kapa.
KATEGORİZE ETME
1. Herhangi bir e‐maile sağ tıkla. "categorize"ı seç.
2. "Master Category List"i seç.
3. Listene kendi ihtiyacına göre yeni kategori isimleri ekle ve gereksizleri çıkar.
KATEGORİZE SÜTUNUNU EKLE
1. "Inbox"taki sütun başlığı barına sağ tıkla ve "Customize Current View"ı seç.
2. Açılan pencereden "Fields"ı seç.
3. Yeni açılan pencereden, "Category"yi ekle.
MULTİ‐FOLDER SİSTEMDEN KATEGORİ SİSTEMİNE GEÇME
1. Daha önceden tanımlamış olduğun "subfolder"lardan birini aç.
2. Folder içindeki e‐maillerin hepsini seç ve sağ tıklayarak, subfolder ismiyle kategorize et ve tüm e‐
mailleri "DEPO"ya sürükle
Gelen e‐maili oku.
• Dosyalamana gerek yoksa "SİL".
• Sadece kısa bir süre gerekli olacaksa "GEÇİCİ"ye sürükle.
• Uzun süre ihtiyacİn olacaksa, gelen e‐maile sağ tİkla. "Categorize"ı seç. Uygun kategoriyi işaretle ve "DEPO"ya sürükle.
C.3 En Etkili Outlook Teknikleri – Önceliklendir
İKİNCİL KLASÖRÜ YARATMAK
1. "Inbox"a sağ tıkla. "New Folder"ı seç.
2. "Name" bölümüne "İkincil" yaz ve "OK"e bas.
İKİNCİL ACİLİYETE SAHİP GÖNDERİCİLERDEN GELEN E‐MAİLLERİ OTOMATİK "İKİNCİL"E TRANSFER ETMEK
1. E‐mail’e sağ tıkla, "create rule"u seç. "From"u seç. "Move the item to folder"ı seç, ve çıkan pencereden "İkincil" klasörünü seçip "OK"e tıkla.
İKİNCİL ACİLİYETE SAHİP KONU BAŞLIKLI E‐MAİLLERİ OTOMATİK "İKİNCİL"E TRANSFER ETMEK (örn: haftalık durum bilgilendirmesi)
1. "Tools" menüsünden "rules and alerts"i seç ve "new"ı tıkla.
2. "Start with a blank rule"u seç. "Check messages when they arrive"İ seç ve ilerle.
3. "Conditions List"den "Check with spesific words in the subject"i işaretle. "Rule description"
bölümünden altı çizilmiş "specific words"ü tıkla. Çıkan pencerede aranacak kelimeyi gir (örnek
"haftalık durum") ve OK'e bas.
4. "What do you want to do" penceresinde "move it to the specified folder"ı seç. "Rule
description" pencerisinden altı çizili "specified"ı tıkla ve açılan pencereden "İkincil" klasörünü seç ve "Ok"i tıkla.
5. "Next"i tıkla. "Finish"i tıklayarak sonlandır.
ÖNEMLİ KİŞİLERDEN GELEN E‐POSTALARI OTOMATİK RENKLENDİRMEK
1. "Tools" menüsünden "Organize"İ seç.
2. "Using color"ı seç.
3. Gerekli değişiklikleri yap.
AKSİYON GEREKTİREN E‐MAILLERİ OTOMATİK OLARAK KIRMIZI YAPMAK 1. "Tools" menüsünden "Organize"İ seç.
2. "Using color"ı seç. Sağ üst köşeden "Automatic Formatting..."i seç.
3. "Add"i tıklayarak yeni bir kural oluşturun adını "Action Required" yapın ve "Condition"ı seçin.
4. Ekranın sol ortasındaki
"Field" düğmesine basarak açılan pencereden "All mail Fields" ı seçin. Yeni açılan listeden
"Subject"i seçin.
"Conditions"
kutusunun "contains"
ayarlayın ve "Value"
kutusuna "aksiyon"
yazıp "Add to list"e tıklayın.
5. 4. Maddedeki adımları "istek, İstek, talep, action, request, acil, önemli, urgent, important, asap, a.s.a.p " için tek tek tekrarlayın.
6. Yukarıdan "More Choices" sekmesine girin.
"Whose importance is: " seçeneğini "high"
olarak ayarlayın.
7. "OK"e basarak çıkın.
8. Sol taraftan "Font... "u seçerek açılan ekrandan
"Color: "ı "Red" olarak ayarlayın. "Font style: "ı
"Bold" yapın.
9. "OK"e tıklayın.
10. ‘Aksiyon gerektiren maillerin önem’ini yüksek yapmak’ ve ‘Reply edilmiş maillerin önem’ini normal yapmak’ başıklı ayarları yapın.
AKSİYON GEREKTİREN MAİLLERİN ÖNEM’İNİ YÜKSEK YAPMAK
1. "Tools" menüsünden "rules and alerts"i seç ve "new"ı tıkla.
2. "Start with a blank rule"u seç. "Check messages when they arrive"İ seç ve ilerle.
3. "Conditions List"den "Check with spesific words in the subject"i işaretle. "Rule description"
bölümünden altı çizilmiş "specific words"ü tıkla. Çıkan pencerede "Specify words or phrases to search for in the subject: " bölümüne "aksiyon" yaz ve "Add"e tıkla.
4. Aynı işlemi tek tek "istek, İstek, talep, action, request, acil, önemli, urgent, important, asap, a.s.a.p. " kelimeleri için de yap. "OK"i tıkla. "Next"i tıkla.
5. "What do you want to do" penceresinde "mark it as importance"ı seç. "Rule description"
pencerisinden altı çizili "importance"ı tıkla ve açılan pencereden "High"ı seç ve "OK"i tıkla.
"Next"i tıkla.
6. Açılan "Are there any exceptions" penceresinden "except where my name is in the CC box"ı seç.
6. Aynı pencereden "Check with spesific words in the subject"i işaretle. "Rule description"
bölümünden altı çizilmiş "specific words"ü tıkla. Çıkan pencerede "Specify words or phrases to search for in the subject: " bölümüne "RE:" yaz ve "Add"e tıkla. Aynı şeyi ”YNT:” için de yap.
”OK”e tıkla 7. "Next"i tıkla.
8. "Specify a name" kutusuna "Action Required" yaz.
9. "Finish"i tıklayarak sonlandır. "OK"e bas.
