1
Yönetim Sanatı ve Becerisi Ders Notu
Yrd. Doç. Dr. Zeynep VARLI GÜRER
2 YÖNETİM VE YÖNETİCİLİK
A. YÖNETİMDE GELİŞMELER
Yönetim, ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelen insanların işbirliği; yönetici de bu işbirliğini temin eden ve bu insanları amaca ve hedefe yönelten kişidir. Eskiden zorla ve baskıyla, daha sonra parayla sağlanan yönetim, bugün ikna ve rızayla ve ortak katılımla sağlanmaktadır. Yönetim ve yöneticilik, üç kişinin bir araya geldiği günden beri var olmuştur. Tarihte bütün örgütler ve devletler de yönetimle var olmuştur. Yönetim, 20.
yüzyılın başından itibaren bilimsel olarak ele alınmaya başlanmıştır. ABD'de Frederick Taylor tarafından bilimsel yönetim ilkelerinin ortaya konmasından sonra, yönetim ve yöneticilik aynı zamanda bir bilim ve sanat olarak kabul edilmeye başlanmış; yönetim, mevcut kaynakları ve olanakları bilimsel yönetmelerle, rasyonel (akılcı), etkili ve verimli bir şekilde kullanma bilimi ve sanatı olarak tanımlanmıştır. Günümüzde yönetim bir bilim ve sanattır. Örgütlerde üretilen mal ve/veya hizmetlerin bilimsel metotlarla üretilmesi ve yöneltilmesi bilim; sosyal bir varlık olan insanların etkili ve verimli olarak yönetilmesi ise bir sanattır. İnsan psiko-sosyal
kompleks bir varlıktır. Bu yüzden insanı yönetmek zordur.
Yönetim, bilimsel olarak dört evrede geliştirilmiştir. Birinci evrede (1887-1930) örgüte, biçimsel yapıya ve üretime dayalı bilimsel yönetim; ikinci evrede (1930-1950), insana dayalı davranışçı yönetim; üçüncü evrede (1950-1970) sisteme dayalı modern yönetim; dördüncü evrede (1970-) kalite ve insan odaklı toplam kalite yönetimi anlayışı egemendir. Bilimsel yönetim anlayışının hakim olduğu bu dönemde, yönetimin temel ilkeleri ve yöneticilerin işlevleri planlama, örgütleme, yöneltme, eşgüdüm ve denetim olarak belirlenmiştir. Bu yönetim anlayışında, az masrafla yüksek verim alma; bu amaca ulaşmak için sıkı bir emir-komuta sistemi insanı ekonomik bir varlık olarak kullanma söz konusudur. İnsanların maddi çıkarları ön plana çıkmış; psiko-sosyal yapısının yönleri göz ardı edilmiştir. 1927 yılından itibaren tepki olarak insanın 'insan' olarak varlığının ve psiko-sosyal yapısının ön plana çıktığı 'örgüt, insan içindir. İnsan için iyi olan örgüt için de iyidir' 'insan ilişkileri okulu' (''davranışçı okul'' olarak da anılmıştır. İnsana ve insan davranışlarına önem ve ağırlık veren bu yönetim anlayışı, çalışanların psiko-sosyal gereksinimlerini karşılamak ve doyumlarını sağlamak suretiyle üretim artış ve verim sağlamayı amaç edinmiştir. Her örgüt, biçimsel bir yapı olmakla beraber, aynı zamanda insanlardan ve insan gruplarından oluşan sosyal bir varlıktır. Örgütlerde çalışanlar, kişisel ve psiko-sosyal ihtiyaçları ve çıkarları sonuncunda örgüt içinde sosyal ve doğal (gayriresmî) olarak örgütleşmekte, yönetim üstünde etkili bir baskı unsuru olmaktadırlar. Bu yüzden 1950'li yıllarda, bir sentez olarak modern yönetim denilen ''sistem'' yaklaşımı ortaya çıkmıştır. Bu yaklaşıma göre her örgüt kendi başına bir sistem olmakla beraber, bütünleşik bir yapı içinde, aynı zamanda çevreyle ve diğer örgütlerle ilişki, iletişim, etkileşim ve
eşgüdüm içinde olan bir üst sistemin parçasıdır.
Örgütü, insanı ve çevreyi bir bütün olarak kabul eden sistem yaklaşımı, 1970'lerde çağını doldurmuş; yönetimde ''kalite''yi, iç ve dış ''müşteri memnuniyetini'' esas alan ''Toplam Kalite Yönetim Anlayışı'' doğmuştur. Böylece kurumsal, sosyal, kültürel, siyasal, ekonomik yaşamda ''kaliteleşme'' başlamıştır. Bu yüzden bütün yöneticiler örgütlerde (üretimde ve hizmette) kaliteye önem vermeye, insanı (çalışanları ve vatandaşları) memnun etmeye başlanmışlardır. Kalite yönetiminde amaç, örgütten mal ya da hizmet alan vatandaşları (iç ve dış müşterileri) memnun etmek; sürekli olarak bireysel ve örgütsel gelişmeyi sağlamak ve başarılı olmaktır. Çünkü toplam kalite yönetimi, örgütte işçiden/memurdan genel müdüre kadar örgütü bir bütün olarak ekip olmayı gerektirir.
KURUM İÇİ İLETİŞİM
Günümüzde kurumlar açısından verimliliği arttırabilmek, toplam kaliteyi yakalayabilmek, kamuoyunda olumlu algı yaratabilmek, kalifiye işgücünü arttırabilmek adına çalışanlarla etkili iletişim kurulması gerekmektedir.
İç iletişim, çalışanlar açısından aidiyet, önemsenme ve kararlara katılma anlamına gelir.
3 Kurum içi iletişimin inandırıcı olabilmesi çalışanların ekonomik ve sosyal alanda beklentilerinin karşılanması ve yönetime katılımlarına zemin hazırlanması anlamına gelmektedir. Endüstriye ilişkiler ve rekabet gibi durumlar Mobbing ve Karoshi gibi kavramları çalışma hayatına getirmiştir.
Esnek üretim anlayışı ve performans artışını benimseyen iş yasaları çalışma saatlerini artırmakta ve çalışanların yaşamlarını tehdit etmektedir. Karoshi, çok çalışmadan ölmek anlamına gelmektedir.Japon hükümeti bunu resmen tanımaktadır. 1994 yılında 32, 1995 yılında 76 ve 1998 yılında 90 üst düzey yöneticinin yaşamını yitirmesi bu kavramı literatüre geçirmiştir. Japonya çalışma bakanlığı, yaşamını yitiren kişinin son 24 saat ya da son yedi gün üst üste 16 saat çalışması durumunda Karoshi’den söz edilebileceğini kabul etmiştir. Bu durum gönüllü olarak çalışmayı açıklıyor olsa da aslında yoğun rekabetin yaşandığı iş dünyasında ayakta kalabilmenin bir sonucu olarak karşımıza çıkıyor.
Mobbing ise, günümüzde örgüt içi psikolojik taciz olarak açıklanabilmektedir. Mobbing daha çok hiyerarşinin yoğun olarak yaşandığı örgütlerde görülmektedir.Çok kesin sınırlamalarla yapılmayan görev tanımlamaları, işten atılma korkusu, ilişkilerde güç dengelerinin kurulamamış olması gibi sebeplerle mobbing eylemlerine güç vermektedir.Ama henüz sınırları çok net çizilebilmiş değildir.
Çoğu zaman işverenlerin bir tehdit unsuru olarak çalışanların karşısına çıkması mobbing’i, yönetim kademesinin yasal düzenlemeler dışında çalışmak zorunluluğunu hissetmesi Karoshi’yi çalışanların literatürüne sokmuştur.
Dolayısı ile çalışanlarla iletişim kurumların vazgeçilmezleri arasına girmiştir.
Çalışanların hizmet verdikleri kuruluştan maddi (para-mal) beklentileri kadar, manevi (saygınlık, statü kazanma gibi sosyal, iş doyumu elde etmek, takdir edilmek gibi psikolojik beklentileri vardır. Genelde çalışanlarla maddi beklentiler ile ilgili yazılı bir anlaşma vardır manevi beklentiler bunun dışında kalır. Oysa iş verimini etkileyen unsurların başında gelmektedir.
Tatminkar olmayan maddi koşullarda çalışan işgörenin, iyi olmayan yönetim tarafından, iş doyumu, saygınlık, takdir görmek gibi manevi koşullardan yoksun bırakılması başka arayışlar içerisine girmesine ve veriminin düşmesini sağlamaktadır. Bu koşulların sağlanabilmesi ise işverenin, işgörenin maddi/manevi beklentileri olan birey olduğunun farkına varması, yönetime katılımının sağlanması ve etkili bir iletişim sistemiyle gerçekleşmektedir.
Emir vermeye alışkın olan amirlere karşın, çalışanlar düşüncelerini açıklamak konusunda çekingen davranmakta, böylece sağlıklı bir iletişimden söz etmek zor olmaktadır. Honda Motors kurucusuna göre arabalar beygir gücü ile kurumlar beyin gücü ile çalışmaktadır. Bu bağlamada yaşanan gelişmeler üzerine sadece tepe yönetici (CEO) düşünüyorsa, işletme tek bir beyin gücünden, sadece yönetici kadro düşünüyorsa 100-150 beyin gücünden, eğer tüm firma çalışanları yaptıkları iş hakkında düşünüyorsa o oranda bir beyin gücünden söz etmek mümkündür.
Rekabetin yoğun olduğu bir ekonomik yapıda, müşterinin tatmin olması, çalışanın tatmin olmasına bağlıdır.
İşyerinde mutlu olmayan çalışanların, muhatap olduğu kişileri memnun edebilmesi mümkün değildir.
Çalışanlarla Etkili İletişim Kuralları
* Önce Çalışanlar Bilgilendirilmelidir: Çalışanların kendilerini ve yaptıkları işi etkileyecek olan konuları dış haber kaynaklarından öğrenmeleri, kuruma olan güveni sarsacak ve iletişimi olumsuz yönde etkileyecektir.Bu nedenle dış haber kaynaklarından önce çalışanlar bilgilendirilmelidir.
* İşveren İyi Haber gibi Kötü Haberleri de Vermelidir: Sadece olumlu haberlerin verilmesi zamanla mesajların inandırıcılıkların yitirilmesine yol açmaktadır. Olumsuz haberlerin de veriliyor olması haber kaynağının daha tutarlı olması objektif olduğunu düşünmelerine yol açar.
*Haber Zamanında Verilmelidir: Önemli olan haberin önemini yitirmeden paylaşılmasıdır.
4 Kurum İçi İletişimde Kullanılan Yöntemler
İletişim teknolojilerindeki değişimler sonucunda bilgisayar kurumiçi iletişim açısından büyük önem kazanmıştır.
Interaktif iletişime de imkan tanıyan bilgisayar ortamında iletişim ile bilgi paylaşımı hız kazanmıştır. Ancak yaşanan bu önemli gelişmeye karşın başka görsel-işitsel araçlar ile yüz yüze iletişim önemini korumaktadır.
Kuruluş Yayını
Basılı araçlar ve özellikle kuruluş gazete ve dergisinden hemen her işletme yararlanmaktadır.
Duyuru Panoları
Maliyetin düşük olması, sürekliliğin kolaylıkla sağlanması ve mesajı kısa sürede ulaştırabilmesi nedeniyle tercih edilmekte ve iç iletişimde sıklıkla kullanılmaktadır. Bu panolarda,
Personel Haberleri: Tayinler, çalışma saatleri, tatil, gezi, toplantılar, eğitim programları gibi Kurumsal Haberler: Yeni uygulamalar, yeni ürünler, yeni yapılanma, yönetim mesajları gibi Sosyal Olaylar: Piknik, sanatsal faaliyetler, tardım kampanyaları gibi
Çalışanlara Yönelik Hizmet Duyurular:Çalışanlara bebk bakıcıları, gündüz bakım evleri gibi bilgileri içermekte Görsel-İşitsel Araçlar
Giderek yaygınlaşan görsel-işitsel iletişim tekniklerinden kurumiçi iletişimde de yararlanılabilmektedir.
İşletmeyle ilgili konularda yayın yapan televizyonun, teknik eğitimlerin, seminerlerin veya başka türlü kurumsal geliştirmelerin uygulanması için oldukça verimli araçlardır.
Yüz Yüze İletişim ve Toplantılar
Bazı kurumlar açısından çalışanlar ve yöneticilerin bir araya geldiği, düşüncelerin ses kazandığı, soruların sorulduğu, şikayetlerin dile getirildiği toplantılar, iletişim stratejilerinin temel taşıdır. Toplantı ve konferanlar yüz yüze iletişime olanak sağlaması açısından önem taşımaktadır.
Dilek Kutuları
Kolay ulaşılacak noktalara yerleştirilen kutular aracılığı ile çalışanların görüş, şikayet ve yorumları öğrenilir.
Kurum İçi İletişimde Yeni Medya
Oluşturulacak mail grupları ya da çalışanlar arasında oluşturulacak haber grupları internet üzerinden bilgi paylaşımına hız kazandırmakta bir yandan birbirinden uzaklaşan insanları bilgisayar ortamında bir araya getirmektedir.
B. YÖNETİCİLERİN NİTELİK VE ÖZELLİKLERİ
Örgütte, belirli yönetim kadrolarındaki yöneticilerde aranan özellik ve nitelikler kurumun, kadronun ve görevin nitelik ve özelliklerine göre değişir. Temel yöneticilik nitelikleri değişmez. BİLGİ, BECERİ (YETENEK), BİRİKİM'dir. Yöneticilik %34'ü bilgi, %33'ü beceri, %33'ü birikimdir.
1) Bilgili Olmak: Günümüzde yönetici her şeyi bilmek zorunda değildir. Bir şeyi bilmek zorundadır: Yönetimi ve yönetmeyi. Ayrıca her yönetici örgütün hizmet ve faaliyet alanıyla ilgili olarak gerekli ve yeterli hukuki, mali ve mesleki (teknik) bilgilere de sahip olmak zorundadır. Yönetici bildiği kadar güçlüdür.
2) Yetenekli ve Becerikli Olmak: Yönetici yetenekli ve becerikli olmalıdır. Bir yöneticide bulunması gereken
5 yetenek ve beceriler: Temsil yeteneği ve niteliği taşımak (fiziki durumu, giyimi ve görünümü, konuşma ve davranışı uygun olmak); sözlü ve yazılı ifade yeteneğine sahip olmak (güzel konuşmayı, resmi yazı ve rapor yazmayı bilmek); sorun çözme ve karar yeteneğine sahip olmak; insanları ve olayları objektif değerlendirmek;
başkalarını etkileme ve ikna etme gücüne sahip olmak; inisiyatif sahibi olmak, sorumluluk almak; mantıklı, kararlı ve çalışkan olmak; güvenilir olmak; örgüte, mesleğine ve üstlerine bağlı olmak; azimli ve çalışkan olmak; sağlıklı, dayanıklı, soğukkanlı ve sabırlı olmak; kendine ve personeline güvenmek; kişilik sahibi, olgun ve dürüst olmak; çevresiyle, üstleriyle, astlarıyla ve meslektaşlarıyla uyum ve işbirliği içinde çalışmak; ortama,
değişen ve gelişen şartlara uyum sağlamak.
3)Deneyimli ve Birikimli Olmak: Yönetsel yaşamda deneyim olayların gözlenmesi, insanların tanınması ve belli bir süre (en az 10 bin saat) iş yapılması sonucunda elde edilir. Bu nedenledir ki; yöneticilik bilgiden çok, deneyim sonucunda elde edilen bir birikimdir. Bu yüzden bütün kuruluşlar yönetici seçer ve tayin ederken belli bir süre yöneticilik yapmış olma deneyimi ararlar. Çünkü deneyimli yönetici daha az hata yapar, daha başarılı olur. Yönetici bilgi, zeka ve yetenek bakımından astlarından üstün olduğu gibi, deneyim bakımından da üstün olmalıdır. Yönetimde deneyimli olmak, aynı zamanda astlardan kıdemli olmaktır. Zira bütün astlar, yönetici bilgi, beceri, yetenek ve deneyim bakımından kendilerinden üstün olduğu takdirde ona bağlı olurlar. Kamuda ve özel sektörde yönetici olacak kişilerde aranılan nitelik ve özellikler; değişime ve gelişime açık olmak; etkili iletişim becerisine sahip olmak; dürüst olmak; iyi derecede geçerli bir yabancı dil bilmek; master veya doktora
yapmış olmak, dinamik ve demokratik lider olmaktır.
D. YÖNETSEL DAVRANIŞ BİÇİMLERİ VE YÖNETİCİLİK TİPLERİ
Yönetim; eldeki maddi, mali ve beşeri kaynakları örgütün amaçları doğrultusunda etkili ve verimli biçimde rasyonel olarak kullanma bilimi ve sanatıdır. Yönetim bilimsel ve evrensel olduğu halde, her yöneticinin yönetsel davranış biçimi farklıdır. Bir örgütte kaynaklar, olanaklar ve koşullar aynı olduğu halde, her yöneticinin yönetim uygulamaları, davranışlar ve adlığı sonuçlar farklı olmaktadır. Yöneticinin karakter olarak yumuşak ya da sert, asık suratlı ya da güler yüzlü olması, çalışanları cezalandırması ya da ödüllendirmesi, astları ve müşterileri ile ilişkileri yönetimde farklı sonuçlar doğurmaktadır. Yönetsel davranış biçimleri ve yöneticilik tipleri aşağıda açıklanmıştır.
1) Otoriter Yönetim Biçimi (10-1): Otoriter yönetim biçiminde, örgütte üretilen mal ya da hizmetlerde etkinliğe ve verimliliğe en yüksek düzeyde, çalışanlara ise en az düzeyde önem verilir. Bu yönetim anlayışında yöneticinin ilgisi görev ya da iş üzerinde toplanır. Yönetici, çalışanlardan çok göreve/işe önem verir. Yönetici, işkoliktir. Bu yüzden otoriter yöneticiler astlarını sıkı bir kontrol mekanizması, hata ve suç arama politikası içinde korkutma, baskı ve cezalandırma yoluyla çalıştırırlar.. Bunların en büyük silahı cezadır. Otoriter yöneticiler, kişilik yapıları itibariyle sert yaradılışlı ve katı görüşlü insanlardır. Bunlar hiç kimsenin görüş ve önerisini almadan, astlarına danışmadan kararları kendileri verir; astlarından mutlak itaat ve hürmet beklerler.
2) İnsancıl Yönetim Biçimi (1-10): İnsancıl yönetim anlayışında, çalışanların gereksinimleri dikkate alınarak doyumları sağlanmaya ve işyerinde huzurlu örgüt ortamı kurulmaya çalışılır. İnsana ve insan ilişkilerine önem veren insancıl yönetim biçiminde, otoriter yönetimin tersine, göreve/işe gösterilen ilgi en az düzeyde, insana (çalışanlara) gösterilen ilgi ve önem en üst düzeydedir. Yönetimde bu tür anlayış içinde olan yöneticiler yumuşak yaratılışlı, tatlı dilli, dost ve babacan tavırdadırlar. Çalışanlarla abi-kardeş ya da arkadaşça bir ilişki içindedirler. Örgütte sık sık yemek ve çay partileri; piknik ve geziler; sosyal, kültürel, sportif etkinlikler; moral geceleri ve eğlenceler düzenlerler.
3) Liberal Yönetim Biçimi (1-1): Liberal yönetim biçiminde işlerin yapılması için en az düzeyde çaba sarf edilir. Bu yönetim biçiminin ana politikası, iş sorunlarına ve çalışanlara karışmamaktır. Liberal yönetim anlayışına göre, kişiye ne yapacağı söylendikten sonra, işin nasıl yapılacağı kendisine bırakılmalıdır. Kişi görevini istediği gibi yapar. Bu yöneticiler, kendilerinden fazla bir şey beklenmesini istemezler; kendileri de personelden fazla bir şey beklemezler. Bu nedenle liberal yöneticiler çalışanlarla az ilişki kurmakta, işten kaçınma, insanlardan uzak durma politikası uygulanmaktadırlar.
6 4) Ortayol Yönetim Biçimi (5-5): Bu yönetim biçiminde, yapılması gereken işlerle, o işleri yapan insanların (personelin) doyumu arasında denge sağlanır; yeterli düzeyde başarı elde edilmeye çalışılır. Yönetici, çalışanlar üzerinde yeterli oranda hizmette ya da üretimde bulunmaları için normal bir baskı ve kontrol uygulanmakta;
onları rahatsız edecek ve morallerinin bozulmasına yol açacak olumsuz davranışlardan kaçınmakta; yönetimde görev ve insan unsurlarına orta düzeyde ve eşit derecede önem verilmektedir.
5) Demokratik Yönetim Biçimi (10-10): Atanmış bu kişiler yönetimde bilgi ve görüş alışverişinde bulunmak, astlarına danışmak, katılımcı karar almak suretiyle demokratik yöntemlerden yararlanarak ‘’demokratik’’
olabilir. Demokratik yönetim biçiminde çalışanlar işbirliği ve ekip çalışması içinde örgütün hizmet ya da üretim hedeflerine katkıda bulunur, yönetime (kararlara) katılırlar. Zira demokratik yönetim biçimini niteleyen karakter işbirliği, ekip çalışması ve karara katılmadır. Demokratik yönetim, katılmalı yönetimdir. Demokratik yönetim biçiminde insana ve üretime (işe, göreve ve hizmete) verilen önem ve değer en yüksek düzeydedir. Demokratik yönetim biçiminde yönetici önder ve rehberdir. Her yönetim biçiminin uygulamada belirli yararları ve avantajları vardır. Zira otokratik yönetimin hizmette etkinlik, insancıl yönetimin çalışanlarda hoşnutluk sağladığı; liberal yönetimde astlara geniş bir serbestlik ve inisiyatif tanındığı; ortayol yönetimde iş ve insan arasında normal bir denge kurulduğu; demokratik yönetimde astların moralinin yüksek tutulduğu, ekip yönetiminin kurulduğu ve yönetime katılmanın sağlandığı görülmektedir. Her ortamda ve koşulda uygulanan tek tip yönetim modeli ve yönetsel davranış biçimi yoktur. Bu yüzden uygulamada, tüm yönetim biçimlerinin avantajlarından yararlanarak ve ‘’duyumsallık’’ yaklaşımını uygulamaktan en doğru yönetim ve yöneticilik tarzıdır.
TÜRKİYE’DE YÖNETİM VE YÖNETİCİLİK
Türk kamu yönetiminde çalışma yerine “daire” yöneticiye de “idareci” denir. Daire başkanı olan idareciler daire (çember) içinde kalan, daire dışına çıkmayan, daire içinde şube müdürleri de işi döndüren kişilerdir. Ayrıca idareci kelimesi “göz yuman ve hoş gören” anlamına da gelmektedir. İdareci bir program hazırlayacağı zaman
“Yeni bir proje hazırlayın” demez. “Geçen yıl ne yapmışız dosyayı getirin bakalım” der. Her yıl aynı şeyi uygular.
Türkiye’de yönetimin yapısal özelliklerinin başında merkeziyetçilik, kırtasiyecilik ve dikey yapılanma gelmektedir. Memurla bakan arasında 9 hiyerarşik kademe vardır. Aynı zamanda, gizlilik, kapalılık, tutuculuk, kuralcılık, sorumluktan kaçma, siyasallaşma gibi unsurlar da vardır.
Türkiye’de kamu ve özel sektörde yöneticilerin yönetsel davranışını oluşturan içsel ve dışsal etmenler vardır.
İçsel etmenler: Yöneticinin içinde yetiştiği aile yapısı, okuduğu okulda uygulanan eğitim-öğretim sistemi ile askerlik ve iş yaşamıdır. Evde aile reisi olan “baba” çocuk için ilk yönetici örneğidir. Okuldaki öğretmeni ve müdürü ikinci yönetici örneğidir. Askerlikte komutan üçüncü, iş yaşamında birlikte çalıştığı şefi ya da müdürü dördüncü yönetici modelidir. Örgütsel yaşamda kişinin yönetsel davranışı yaşam sürecinde yer alan dört yöneticinin toplamı olmaktadır. Türk yönetici genelde otoriter eğilimli, merkeziyetçi ve tekelci, mevzuatçı, gelenekçi bir yapıya sahiptir. Türk kamu yönetiminde iyi bir yönetici “otoriter, disiplinli ve dirayetli kişi” olarak tasvir edilir. Bu yüzden yöneticiler üstlerine karşı itaatkar ve hürmetkar, astlarına karşı genelde sert ve otoriter kişilerdir. Türkiye’de iyi bir yönetici erkek ise, “abi” ya da “baba”, bayan ise “bacı” ya da “abla”
nitelendirmesini alır. Bizdeki yöneticilerin bu tanımlamalardan yola çıkarsak önemli özelliklerinden birisi Batı’daki mevkidaşlarının aksine, yalnızca örgütsel sorunlarla değil, çalışanların özel hayatlarındaki sorunlarını da çözen kişi konumundadır.
Örgütsel yapıda yöneticilerin yönetsel davranışlarını etkileyen dışsal etmenler de şunlardır. 1-Siyasal Yapı 2- Hukuki Yapı ve Mevzuat 3- Mali Durum (Bütçe ve Finansman) 4-İdari ve Hiyerarşik Yapı 5-Sosyal ve Kültürel Yapı 6- Çevre Bunların içinde yöneticileri en çok etkileyen Mevzuat, Siyasal Yapı ve Çevre’dir.
Yabancı ve Türk Yönetici Karşılaştırması Yabancılara Göre Türk Yöneticilerin Özellikleri
*Türkiye’de görüşmede konuya girmeden önce, “Yolculuk nasıl geçti, nerede kalıyorsunuz, Türkiye’yi sevdiniz mi?” gibi sorular sorar, sonra yapılan işle ilgili sorular sorup yavaş yavaş konuya gelir.
* Görüşmeye başlayınca mutlaka size çay/kahve ikram eder.
7
*Zamanı oldukça esnek kullanır.
*Randevularda bekleme ve gecikme olağandır.
*Karar verme süreçleri uzar ve geç karar verirler.
*Ayrıntılara girerler ve hatta konudan saparlar.
*Sertlikten ve sözlerinin kesilmesinden hoşlanmazlar.
Fransız Yöneticiler
Fransız Şirketinin Yöneticisi ile yapılan görüşme notları:
*Daha önceden alınan randevu tam saatinde başladı
*Fransız Yönetici koltuğundan ayağa kalkarak gelenleri karşılar ve ellerini sıkar.
*Uzun yolculuk yaptığımız bildiği halde, “Yolculuk nasıl geçti, nerede kalıyorsunuz?” gibi sorular sormadan direkt konuya girdi.
*İki saat görüşme sonucunda bir ikramda bulunmadı.
YÖNETİMDE BAŞARININ İLKE VE YÖNTEMLERİ
Örgütsel ve yönetsel yaşamda başarılı olmanın temel ilke ve yöntemleri, kural ve koşulları aşağıda açıklanmıştır.
1-Kendini İyi Yetiştirmek: Thomas Henry Huxley’in söylediği “Her alanda bir şeyler bilin, bir alanda her şeyi bilin” sözü bu başlık için doğru bir tanımlamadır. Bilgi, başarının temelidir. Bir örgütün seviyesi, o örgütün yöneticisinin seviyesi kadardır. Bu nedenle yönetici kendini yetiştirmek, alanı ile ilgili güncel gelişmeleri takip etmek durumundadır.
2-Hedef Belirlemek: Hayatta başarılı olmak için ileriyi görmek ve gerçekleşebilir hedef belirlemek gereklidir.
Başarılı insanlar sonuç odaklıdır. Bir insanın özel yaşamında ve iş yaşamında belirlediği bir hedef yoksa başarılı olma ihtimali çok düşüktür. Hayatta imkansız yoktur sadece zaman alır. İnsan, beyninde neyi düşünür, neyi düşler ve hedeflerse onu gerçekleştirir.
3-Toplam Kalite Yönetimi Uygulamak: Toplam kalite yönetimi, örgütte çalışanları ve örgütte yararlanan vatandaşları memnun etmeye dayanan insan odaklı, toptan katılıma dayalı çağdaş yönetim anlayışıdır.
Günümüzde örgütsel başarı, örgütte çalışanların ve örgütün ürettiği mal ve/veya hizmetleri alan vatandaşların memnuniyeti ile ölçülmekte ve değerlendirilmektedir.
4- Başarıyı ve Ödülü Paylaşmak: Kurumsal yaşamda elde edilen başarılar sonunda elde edilen ödüller kurumsaldır, yöneticiye ait değildir. Bu yüzden her ödül personel ile paylaşılmalıdır.Her elde edilen başarı da en alt düzeyde çalışanın bile katkısının olduğu unutulmamalıdır.
3-Bilgili, Yetenekli ve Deneyimli Olduğunuz Alanda Çalışmak 4- Çok çalışmak
5-Doğru İşi Yapmak ve İşi Doğru Yapmak 6-Cesur Olmak, Risk ve Sorumluluk Almak 7-Başarılı Yöneticileri Örnek Almak
8 8-Olumlu Düşünmek
9-Uyumlu Olmak
10-Dürüst ve Güvenilir Olmak
11-İnsanlarla İyi İlişki ve Etkili İletişim Kurmak
12-Yönetici Olarak Nitelikli ve Yetenekli Personeli İşe Alabilmek 13-Yönetimde Astlara Yetki ve Sorumluluk Vermek
14-Girişimci ve Yenilikçi Olmak
PERSONELİ ETKİLİ YÖNETME YÖNTEMLERİ
Yönetici, örgütte çalışanları etkili ve verimli bir şekilde yöneterek sonuca ulaşan, başarılı olan kişidir.
Yönetimde başarının birinci koşulu, “insanı” yönetmeyi bilmektir. İnsan dünyada yönetilmesi en zor olan varlıktır. Çünkü her insanın duygusu, inancı, hırsı, sorunu, amacı, çıkarı, isteği, beklentisi, hedefi, gereksinimi, gücü, çevresi, dini inancı, kültürel özelliği, yaşı, cinsiyeti, zekası, tecrübesi farklıdır. Bu yüzden insanı yönetmek zordur.
Örgütte başarı, çalışanların kas emek gücünü, motivasyon yoluyla gönül gücünü, yönetime katılma yoluyla bilgi ve fikir gücünü kullanmak demektir. Bunlar insanın toplamını oluşturur. Her yöneticinin birinci görevi, çalışanların içindeki potansiyel güçleri ve yetenekleri ortaya çıkarmak ve etkin olarak kullanmaktır. Bunun için uyulması gerekenler:
1-Nitelikli ve Yetenekli Kişileri İşe Almak: Bir örgütün kalitesini o örgütte çalışanların kalitesi belirler.
Türkiye’de özel sektörde işe alınacaklarda aranan nitelik ve özellikler şunlardır:
- İyi bir yabancı dil bilmek (İkinci dil bilmek tercih nedenidir) - Bilgisayar MS-Office programlarını
- Ekip çalışmasına yatkın olmak - Çözüm üretici ve sorun çözücü olmak - Değişime, öğrenmeye ve eleştiriye açık olmak - Analitik ve stratejik düşünme yeteneğine sahip olmak - İnisiyatif ve sorumluluk almak
- Kendine güvenmek; dürüst ve güvenilir olmak - İnsan ilişkileri ve iletişim becerileri güçlü olmak - Başarı odaklı olmak, mükemmeli aramak
2-İşe Yeni Başlayan Personel İle İlgilenmek: İşe yeni başlayan personel için il gün önem taşır. Bunun için izlenecek yollar:
-Yönetici, görevliyi ilk gün samimi bir şekilde karşılamalı, örgütün yapısı ve kuralları hakkında bilgilendirmeli, kurumun kendisinden beklentilerini baştan açıkça belirtmelidir.
-Görevliye, çalışma yeri gösterilmeli, gerekli mevzuatı, yayını, telefon rehberini, araç ve gereçleri temin edilmeli
9 Görevliyi iş arkadaşları ile tanıştırmak. Bir görevli ile birlikte kurum binasını, birimleri ve büroları gezmesini sağlamak
3-Personeli Bilgili ve Yetenekli Olduğu Alanda Çalıştırmak: Personeli, ilgi ve yeteneği doğrultusunda doğru kademeye yönlendirmek.
4- Personele Adıyla Hitap Etmek: Yönetici birlikte çalıştığı personelin adı ve soyadını bilmeli ve ona daima adı ile hitap etmelidir. Aksi takdir de karşıdaki kişi sizin ona önem vermediğinizi düşünür, böyle bir izlenim bırakılmış olunur. Liderlerin en büyük özelliklerinden biri insanlara adlarıyla hitap etmektir. Fransız İmparatoru Napolyon Bonapart her subaya adıyla hitap eder, konuştuğu kişiye memleketini, eşini ve ailesini sorardı. ABD Başkanı Roosvelt, Beyaz Saray’daki bütün görevlilere adlarıyla hitap edermiş. Süleyman Demirel’de tanıştığı kişilerin adlarını hiç unutmaz aradan yıllar geçse bile o kişiyi adıyla hatırlarmış.
5- Personele Aidiyet Duygusu Aşılamak: Personelin örgüte, yönetime, mesleğine ve görevine bağlılık duymasını sağlamak önemlidir. Bu bağlılık duygusu gelişmeyen kişi bir müddet sonra görevinden ayrılır.
6- Personele Yetki, İnisiyatif ve Sorumluluk Vermek: Günümüzde bütün tek bir yöneticinin tek başına yapamayacağı kadar uzmanlaşmış ve yoğunlaşmıştır.Yönetici olarak bütün yetkileri kendinde toplamak her işi bizzat kendisi yapmaya çalışmak başarı değil başarısızlığa sebep olur. Örgütsel yaşamda inisiyatif, yetki ve sorumluluk sahibi olmak aynı zamanda güçlü ve önemli olmak demektir. Bütün yöneticiler örgütte en alt kademeye kadar çalışan astlarına gerekli yetkileri devrederek onları güçlendirmelidir.
7-Personel Arasında Adil ve Dengeli İş Bölümü Sağlamak: İş dağılımı önemlidir bazı personelin çok bazılarının az çalışması engellenmiş olur böylece iş yerinde huzursuzluk çıkması da önlenmiş olur.
8- Personeli Yedeklemek: Örgütlerde yaşanan en büyük yönetsel hatalardan biri, bir görevli izinli veya raporlu olduğunda ya da görevinden ayrıldığında o görevlinin işlerinin durmasıdır. Oysa örgütsel yapılarda hiçbir iş kişiye bağlı olmamalıdır. İşlerin aksamaması için her görevlinin aynı işi yapan ikinci bir kişi olmalıdır.
9-Çalışma Saatlerini Uzatmamak: İyi bir yönetici personelini çalışma saatleri arasında çalıştırmalıdır. Eğer bir yönetici personeline fazla çalışma ücreti ödemiyorsa personelin çalışma saatlerini uzatmamalıdır. Mecburi durumlarda personeli ekstra çalıştırmak gerektiğinde fazla çalıştırılan personele fazla çalışma ücreti ödenmelidir.
10-Yükselme Hak ve Olanakları Sağlamak: Örgütlerde çalışanlar, hizmet süreleri artıkça, başarılı oldukça daha çok yetki sahibi olmak isterler. Örgütte yeterli süre hizmet etmiş olan başarılı bir görevlinin üst kadrolara çıkması doğal ve yasal bir haktır. Örgütte açılan üst görevlere öncelikli o örgütte çalışanlar tercih edilmelidir.
11- Sosyal Hak ve Olanaklar: Personelin iş yerine gelebilmesi için servis aracı temin edilmesi, çocuklarının bakımı ve yetiştirilmesi için işyerinde kreş açılması, lokal, konukevi gibi sosyal tesisler kurulması, iş yerinde spor salonu yapılması, personele öğle yemeği veya yemek fişi verilmesi, yurt dışına gitme bilgi ve görgü artırma olanakları sağlanması, giyecek ve yiyecek yardımı, bayram ve yılbaşı hediyeleri gibi sosyal olanakların sağlanması çalışanların motivasyonu için önemli etmenlerdir.
12-Sosyal İşlere Önem Vermek. Sosyal, Kültürel, Sportif Etkinlikler Düzenlemek: Yönetici, personeli motive etmek, personelin performansını artırmak, sosyal kaynaşma ve dayanışmayı sağlamak için etkinlikler düzenlemelidir. Bu tip etkinlikler, personel arasında sosyal ilişkilerin gelişmesini, arkadaşlık ve dostluk ilişkilerinin kurulmasını sağlar. Örgüttü aileleştirir ve bütünleştirir.
13-Personelin Şikayetlerini Dinlemek: Burada önemli olan şikayetçiyi dinlemek suretiyle onu ciddiye almak ve şikayet kapısını açık tutmaktır.
10 14-Personel Arasındaki Anlaşmazlık ve Çatışmalara Karışmamak (Taraf Olmamak): Personel arasında zaman zaman kişisel sorunlar, anlaşmazlıklar, çatışmalar ve hatta kavgalar olabilir. Bu gibi özel sorunlar yöneticiye doğrudan aktarılmadıkça yönetici duyumlara dayanarak personele karışmamalıdır.
Personelden Periyodik Rapor Almak, İzleme ve Değerlendirme Toplantıları Yapmak, Personeli ve Yaptığı İşleri Kontrol Etmek, Hata Yapan Personeli Uyarrnak, Çalışkan ve Başarılı Personeli Ödüllendirmek
KURUMSAL İTİBAR
İşletme açısından “itibar” ya da “saygınlık” bir işletmenin iç ve dış çevresi tarafından nasıl algılandığı ile ilişkili bir kavramdır. Paydaşların işletmeyi nasıl gördüğü ve hangi ifadelerle tanımladığı itibar, kurumsal itibarın oluşma, korunma ve sürdürülme sürecinin tamamı da itibar yönetimi olarak adlandırılmaktadır.
Araştırmalar, kurumsal itibarın neredeyse yarısını kurum lideri itibarının oluşturduğunu belirtmektedir. Lider itibarının kurumsal itibara etkisi incelenmiştir. Lider itibarının kurumsal itibara etkisi Kuzey Amerika’da %44, Avrupa’da %43, Asya ve Pasifik Bölgesi’nde %52 ve Latin Amerika’da %55 olarak belirlenmiştir.
Yapılan araştırmalarda kurum liderinin bireysel itibarıyla kurumsal itibarın birbiriyle çok yakın ilişki içinde olduğu saptanmıştır.
Bir liderin kişiliğinin negatif yönlerinin de örgüt kültürüne etkileri vardır. Bu durum iki şekilde olabilmektedir.
İlki işe alım stratejilerinde görülmektedir. Güçlü liderlere sahip şirketler örgüt kültürüne uyacak insanlarla çalışma eğilimindedirler. Oracle şirketinin kurucu ortağı ve lideri Larry Ellison, karizmatik liderliğine ve başarısına rağmen kibirli, acımasız tavırlarından dolayı eleştirilmekte ve örgütün saldırgan kimliğini şekillendirmektedir. Ellison’ın işe alımlarda kendine benzer insanları seçtiği, bu yönde bir örgüt kültürü yarattığı gözlenmektedir. İş dünyasındaki pek çok karizmatik lider, genelde risk alan, güvensiz ve narsisit kişilerdir.
Otoritelerine karşı yapılan hiçbir meydan okumaya toleransları yoktur. Karşı fikirlerin ortadan kaldırılması liderin merkezdeki gücünü arttırmaktadır. Ayakta kalmak isteyen çalışanlar, eski inanç ve değerlerini bir yana bırakıp kurumun ve liderin inanç ve değerlerini benimserler.
İkincisi ise ödül ve izin sistemleridir. Bu sistemde pek çok başarılı çalışan liderlerin yüksek performans beklentilerini karşılamadığı veya örgüt kültürüne uymadığı gerekçesi ile içsiz kalmıştır. Enron şirketinde uygulanmış olan sistemde, her çalışan, meslektaşları hakkında bir değerlendirme yapmak zorundadır. Bu değerlendirme sonunda, A,B ve C olmak üzere üç seviyeden B ve C seviyelerine düşen çalışanlar ertesi yıl yüksek ihtimalle işsiz kalmaktadır. Bu sürecin olumsuz havası müşterilere de yansımış Enron şirketinin itibarını olumsuz yönde etkilemiştir.
Liderin kişiliğinin pozitif yönleri, (vizyon sahibi olma, işin ehli olma, dürüstlük gibi) örgüt kültürüne etkileri, pozitif bir itibar ve dolayısı ile büyüme, aidiyet ve çekim sağlarken, kişiliğin negatif yönleri (baskınlık, narsistlik, acımasızlık gibi), kişisel hırs ve kısa süreli kar arayışına sebep olmakta, kurumun itibarı ve gelecekteki başarısı için yıkıcı olabilmektedir.
Kurumsal itibarı yükseltmek isteyen liderlerin dikkat etmeleri gereken konular:
• Bir kurumun itibarını oluşturan en önemli unsur müşteri tatminin yüksek olmasıdır. Bu nedenle itibar kazanmak için öncelikli adım ürün ve hizmet kalitesinin sürekli geliştirilmesi için çaba göstermektir.
• İçte ve dışta verilen sözlerden dönmemek.
• Hata yapıldığında bunu kabullenip, çözüm üretmek, toplumun güvenini kazanmak için gerekli yaklaşımdır.
• Üst yönetimin iç ve dış çevrelerle etkileşimde bizzat bulunması
11 Liderin kurum sözcülüğü rolünü üstlendiği bir ortamda, kurumsal itibarın neredeyse yarısını liderin imajı ve itibarı oluşturmaktadır. Bu nedenle kurum lideri ve yönetim kadrosunun bilinç ve farkındalığının artırılması gerekmektedir.
LİDER YÖNETİCİLERİN NİTELİK VE ÖZELLİKLERİ
Liderlik farklı bir işlevdir, farklı nitelik ve özellik gerektiren bir güç ve yetenektir. Liderlik başkalarını etkileme gücü ve yeteneğidir. Bu güç ve yetenek resmi yapıdaki pozisyonda değil, kişinin kendisindedir. Bu özellik yönetici olma ile lider olma arasındaki farkı göstermektedir. Lider-yöneticilik öğrenilebilen ve geliştirilebilen yönetsel bir beceridir.
Lider Yöneticilerde Olması Gereken Özellikler:
1-Karizmatik Olmak: Sosyal, siyasal ve örgütsel yaşamda lider olmanın ilk koşulu karizmatik olmaktır.
Karizma başkalarını etkileme gücüdür. Diğer nitelikler sonradan elde edilir ve geliştirilebilir ama karizma doğuştan gelen bir niteliktir ve her liderin buna sahip olması gereklidir. Karizması olmayan yöneticinin lider olması kolay değildir.
Karizmayı oluşturan özellikler şunlardır:
- Güçlü ve olgun bir kişilik sahibi olmak - Etkileyici bir ses tonu olmak
- Beden dilini çok iyi ve tekili kullanmak
- Zeki, bilgili, kültürlü olmak ve güçlü bir hafıza sahibi olmak - Etkileyici bir imajı olmak
2-Misyon ve Vizyon Sahibi Olmak: Lider amaç, politika ve strateji belirleyen, ilke ve hedef ortaya koyan, misyonu ve vizyonu olan kişidir. Vizyon, geleceği öngörme ve geleceği yönetmedir. Vizyonu olmayan lider, sadece bugünü yaşar, örgütü bir adım öteye götüremez.
Misyon ise bugünü ifade eder. Bir kurumun varlık sebebi olup, ne yaptığını nasıl yaptığını ve kimin için yaptığını ifade eder. Vizyon, varmak istediğimiz noktayı gösterirken, misyon bugün o yolda neleri, nasıl yaptığımızı anlatır.
3-Zeki, Bilgili ve Birikimli Olmak: Lider sürekli okuyan, kendini geliştiren, aktüaliteyi, sanatı, sporu, siyaseti, ekonomiyi, teknolojiyi ve bilimsel gelişmeleri yakın takip eder. Bir kişinin başkalarını yönetebilmesi ve lider olarak kabul edilebilmesi onlardan zeki, bilgili ve birikimli olmasını gerektirir.
4-Dürüst, Güvenilir ve İnanılır Olmak: Dürüstlük ahlaki ve etik kurallara bağlılık, doğruluk sağlam karakter ve kişilik sahibi olmaktır. Liderin ve lider-yöneticinin en büyük özelliği dürüstlüğüdür. İnsanları etkilemek için gerekli ilk koşuldur.Verilen sözlerin tutulması ve yerine getirilmesi en önemli kuraldır.
5-Mücadele Ruhu Taşımak ve Hırslı Olmak: Mücadele ruhu ve hırs başarı için kişiye enerji ve güç verir.
Lider, örgütte ve toplumda insanları etkileyebilmek, onları hedefe yöneltebilmek ve lider olarak kalabilmek için hırslı, heyecanlı ve coşkulu olmalıdır.
Anektot: Ahmet Şerif İzgören’in aktarımı ile, Lisede öğretmen öğrencilerine sorar: “İleride ne olacaksınız?”
Öğrencilerden biri cevap verir: “Ben başbakan olacağım.”Öğretmen dahil bütün öğrenciler gülerler. Çocuk hırs yapar ve TC Başbakanı olur. Bu kişi Mesut Yılmaz’dır.
12 6-Sabırlı ve Soğukkanlı Olmak: Lider baskı altında ve olumsuz şartlarda dahi iradesini kaybetmeyen kişidir.
Lider olumsuzluklardan yılmaz, sorunlar altında ezilmez, yenilgi kabul etmez.
7-İnsan Odaklı Olmak: Lider, insana önem ve değer veren, herkese ilgi ve saygı gösteren kişidir.
8-Dışa Dönük Ve Sosyal Yönlü Olmak: Lider örgütte çalışanlarıyla, içinde bulunduğu toplumla, halkla sosyal yönden bütünleşen dışa dönük kimsedir.
9-Güzel ve Etkili Konuşmak (Hitabet Yeteneği Olmak): Liderlik toplum önünde etkili konuşma yapma ve insanları ikna etme yeteneğidir. Toplumları peşinden sürükleyen bütün liderlerin birinci özelliği etkili konuşmaları, iyi bir hitapları olmalarıdır. Hitabet yeteneği olan liderler bir metne kalmadan doğaçlama yeteneğine sahip olabilen kişilerdir. Ama sırf kağıttan okuyan liderler karşı tarafa çok olumlu imajlar aktarmazlar. Etkili Konuşma Kuralları:
10-Özel Yaşamı Düzenli ve Düzeyli Olmak: Lider, yaşam tarzı ve iyi alışkanlıkları ile çevresine örnek olmalı, çevresini olumlu bir şekilde etkilemelidir. Liderin evli olması sosyal yaşamda avantajlıdır. Bekar bir lider sosyal yaşamda yalnız ve pasif kalır.
11-Ciddi, Samimi, Açık Sözlü ve Güler Yüzlü Olmak 12-Etkili İletişim Becerisine Sahip Olmak
13-Etkili Bir İmaja Sahip Olmak TOPLANTI YÖNETİMİ
Toplantı, yönetsel yaşamda etkili bir yönetim yöntemidir. Bilgi alış verişimde bulunmak, eşgüdüm sağlamak, sorun çözmek ve karar almak için zaman zaman toplantı düzenlemek ve bu toplantıları başarı ile yönetmek önemlidir.
Yönetsel yaşamda toplantı yönetimi daha çok demokratik yönetimde yararlı bir yöntemdir. Otokratik yönetimde toplantılar tek taraflı olduğu için (toplantılarda tartışma, söz alma vb. katılım sağlanamadığı için) yararlı değildir. Liberal yönetimde de yönetici pasif olduğu için toplantıya önderlik etmek zordur çünkü her kafadan bir ses çıkabilir.
Toplantı yönetimini bilmeyen bir yöneticinin yaptığı toplantılar ile sık sık, uzun süreli, amaçsız, programsız ve gündemsiz yapılan toplantılar da çalışmayı önleyici, işleri aksatıcı, zaman kaybına yol açan yararsız toplantılardır.
TOPLANTI YÖNETİM TEKNİKLERİ
Yararlı ve başarılı toplantı yapmak için uygulanması gereken başlıca ilke ve kurallar:
-Toplantıdan başka seçenek olup olmadığının araştırılması gereksiz ve önemsiz toplantı yapılmaması. Periyodik yapılan toplantıların aksatılmaması, zamanında yapılması.
-Toplantı zamanı belirlenirken o toplantıya katılacakların zamanının da belirlenmesi önemlidir.
-Öğle yemeği öncesinde ve akşam mesai bitiminde toplantı yapılmamalıdır.Toplantı genel olarak öğleden önce saat 10:00’da, öğleden sonra saat 14:00’te veya 16:00’da yapılmalıdır.
-90 dakikadan fazla sürecek toplantılarda araya 15-20 dakikalık dinlenme ve ikram molası verilmelidir.
-Toplantı için uygun bir yer seçilmelidir.
-Toplantı yer ve saati son anda değiştirilmemelidir. Aksi halde toplantının çok da önemli olmadığı varsayılır.
13 -Toplantı öncesi oda hazırlanmalıdır. Havalandırılması, temizlenmesi, ikramların temin edilmesi, masalar isimlik, kağıt kalem konulması, salonda bilgisayar ve projektör bulundurulması gibi.
-Toplantının gündem konusu saptanmalı ve en az 5 gün önce ilgililere bildirilmelidir. Toplantı ile ilgili yazı, rapor gibi evraklar katılacaklara önceden gönderilmeli, toplantıya hazırlıklı olarak gelmeleri istenmelidir.
-Toplantı sayısı sınırlı tutulmalıdır. Sadece gerekli, ilgili ve yetkili kişiler toplantıya çağrılmalıdır. Karar alma toplantılarında ideal sayı 7-11 kişidir. Toplantı grubu ne kadar küçük olursa sonuca varma ve karar alma o kadar kolay olur.
-Toplantıya katılacakların oturacakları yerler, protokol düzenine göre önceden belirlenmelidir.
-Kurumlar ve uluslar arası toplantılarda, toplantı başkanlarında düzey eşitliği, toplantıya katılanlarda sayısal eşitlik şarttır. Örnek vermek gerekirse 4 kişilik gelen heyetin karşısına tek ya da iki kişi çıkmak yönetim ve temsil bakımından zayıflıktır.
-Toplantının kolay yönetilebilmesi için toplantı salonun dar olması gerekmektedir. 10 kişiye 50 kişilik salonda toplantı yapılmamalıdır.
-Toplantıda alınan kararlar hemen yazdırılmalı ve katılanlara imzalatılmalıdır.
ZAMAN YÖNETİMİ
Zaman hayatta en önemli kaynaktır. Buna karşın hayatta en kötü kullanılan ve harcanan kaynak da zamandır.
Zaman telefi edilemeyen ve de geri gelmeyen bir unsurdur. Önemli olan zamanı doğru, akılcı ve verimli kullanabilmektir.
Yapılan araştırmalar, yöneticilerin zamanlarının %35’ini etkili kullandıklarını göstermiştir. Bu da zamanın yönetimde ne kadar verimsiz kullanıldığını göstermiştir.
Zaman Kaybına Sebep Olan Başlıca Etmenler:
-Ziyaretçiler -Toplantılar -Telefonlar
-Protokol ve Temsil Görevleri -Merkeziyetçilik ve Tekelcilik -Bürokrasi
-Kadro ve Personel Sorunları
Yönetimde Zamanı ve Etkili Kullanma Yolları:
1-İşi ve Zamanı Planlamak: Günlük, haftalık, aylık ve yıllık işler ve etkinlikler önem ve öncelik derecesine göre planlanmalıdır. Zamanı etkili kullanmak günde 16 saat çalışmak değil, 8 saat akıllı ve planlı çalışmaktır.
2-Yetki Devretmek: Yönetimde yardımcılarına ve astlarına yetki devreden bir yöneticinin, teknik, rutin ve bürokratik iş yükü azalır. Yönetici örgütte iş yapan değil yaptıran kişidir.
3-Yönetici Asistanının Varlığı: Yönetici asistanı, yöneticinin ziyaretlerini, telefonlarını, yazılarını, randevularını, toplantılarını, iş seyahatlerini düzenleyen ve yöneticinin zamanını yöneten kişidir.
14 4-Boş Zamanları Değerlendirmek: Önemli olan boşa harcanan süreyi azaltmaktır. Örneğin iş gezileri sırasında arabada, uçakta iş raporlarını incelemek gibi.
5-İşi Sadeleştirmek: Örgütte uygulanan bürokratik iş ve işlemleri basitleştirmek; gereksiz ve yararsız formları, formaliteleri, yazışmaları, evrak ve belgeleri, havale, paraf ve imza işlerini en aza indirmek.
6-Çalışma Odasında Çalışmak: Telefonlardan ve ziyaretçilerden uzak durmak ve önemli işleri yapmak için makam odasının dışında ayrı bir odada çalışmak verimli çalışmak için uygun bir yöntemdir.
7-Dinlenmek: Sürekli aynı işi yapan insan yorulur ve verimli çalışamaz. Zihni boşaltmak için dinlenmek şarttır. Böylece tekrardan enerji depolayarak işlere konsantre olmak kolaylaşır. 2. Cumhurbaşkanı İsmet İnönü ve Vehbi Koç öğleden sonra 15 dak. uyurlarmış.
Siestanın (öğle uykusunun) insanların verimliliğini arttırdığı yönündeki çalışmalar bazı ülkeleri bu konuda bir şeyler yapmaya itmiştir. Çin de öğle uykusu çalışanlar için anayasal hak haline getirilmiş, Japonya da ise öğle uykusu uyuyan kişilere ek ücret verilmektedir. Bu ülkelerde şirketlerde öğle uykusu için özel odalar bulundurulmaktadır.
Google, Nike, British Airvvays, Continental, AOL ve Apple gibi büyük şirketler bu bilgiler doğrultusunda, çalışanlarına kestirme molası için izin vererek bunun için özel “Nap-Pod” adında uyku kabinleri (kapsülleri) sağlıyor.
NASA’nın 1995 yılında yaptığı bir çalışamaya göre gündüz 26 dakikalık kestirme, çalışanların performansını 34% ve zihin açıklığını da 54% artırdığı bildirilmekte. Diğer dikkat çekici çalışmada ise 40 dakikalık bir Siestanın uyanıklılığı %100 artırdığı, 20 dakikalık bir kestirmenin ise 200 mg kafeine veya fitness çalışmasına eşdeğer bir uyanıklılık sağladığı bildirilmekte. Bu sürede enerjiniz yükseliyor, yaratıcılığınız dahil olmak üzere farkındalığınız artıyor ve zihniniz tazelendiği için dinçleşiyorsunuz, duygu durumunuz değişerek işyerindeki biriken tükenmişlik duygusundan etkin bir şekilde korunarak güne hazır uyanıyorsunuz.
İMAJ NEDİR?
İmaj, bir kimse veya nesnenin zihinde tasavvuru (tasarısı)’dur. Piaget’nin tezine göre zihinsel imge, özne tarafından aktif bir “yeniden inşaadır.
İmaj, insanların o kuruluş veya kişi veya ürün hakkında zihinlerinde oluşan düşünceler ve izlenimlerdir.
İmaj olumlu ya da olumsuz olabilmektedir.
İmaj, çevremizdeki kişiler üzerinde bıraktığımız izlenimlerdir. Çevremizdeki her insanın algılaması farklıdır.
Kuruluşun kendi gözündeki imajıyla kamuoyundaki imajı birbirinden farklı olmaktadır.
Ciddi bir kamuoyu araştırmasının sonuçlarından yararlanmadan değerlendirme yapan bir kişi “Bizi herkes sever. Biz çok saygın bir kuruluşuz” derken gerçek bunun tam tersi olabilmektedir. Halka İlişkilerde buna hayali (düşsel) imaj adı verilmektedir.
Önemli olan nokta dışarıdaki bireylerin görüşleridir. Bu görüş çoğu kez eksik bilgi, önyargı, husumet (çekememezlik) gibi nedenlerle haksız yere yanlış olabilirse de, her şeye rağmen kuruluşun “gerçek imajı” bu görüşlerden oluşmaktadır.
Her kuruluşun bir varolan bir de ulaşmak istediği imajı vardır. Bu, boş bir kağıda ressamın çizdiği tablo gibidir.
15
İmajlar eylemde bulunmayı sağlamaktadır. İmajların çekiciliğine kapıldığımız için bunu fark etmeden ve de hiç zorlanmadan yaparız.
Yapı olarak kolayı ve bize göre çekici olanı seçen canlılarız. Sıkıntıya gelmekten, bir şeyler üstünde fazlasıyla düşünmekten hep kaçmaktayız. İmajlar bize hazırı sunduğu için onları tercih etmekteyiz.
Bir imajlar evreninde kuşatılmış durumdayız: fotoğraflar, filmler, televizyon, reklam, reklam panoları, yol işaretleri, resimler vb. Alışkanlık icabı her şeyi görselleştirmekteyiz
Jacques Ellul’a göre, imajlar dünyasına bakarsak onlar tarafından çevrelendiğimizi görmekteyiz. En önemlisi televizyon olmak üzere fotoğraflar, resimler, ilanlar vb. hayatımızın en önemli ve vazgeçilmez parçaları haline gelmişlerdir.
Basılı söze dayalı kültürdeki söylemin niteliği ile televizyona dayalı bir kültürdeki söylemin niteliği arasında farklılık bulunmaktadır. Bu nedenle söz merkezli bir kültürdeki düşünme ile görüntü merkezli bir kültürdeki düşünme değişik olmaktadır.
Basılı sözün egemen olduğu bir kültürde, bireyler daha derinlemesine okumalar yapabilmektedir.
Oysa televizyon gibi görsel imajların egemenliğinde olan toplumlarda daha basite indirgenmiş şeyleri algılama, kavrama vardır. İnsanları zorlamadan ve yormadan bilgiler ve fikirler verilmektedir.
İmaj bizim algıladıklarımız olduğuna göre çevremizde gördüğümüz her şey bir imajdır.
Etrafımızdaki şeyleri görüp algıladığımız zaman zihnimizde oluşan düşünce o nesnenin bizdeki yorumudur. O nesne hakkındaki yorumların bütünü imajı oluşturmaktadır. Yorumlar olumlu olabileceği gibi olumsuz da olabilmektedir.
Kişisel İmaj
Kişisel imajımız, kendimiz ve başkaları tarafından nasıl algılandığımızı ifade eder. Kişisel imaj, kendimizin ve başkalarının gözündeki biziz. Kişisel imajın, biri kendimize diğeri başkalarına dönük iki yüzü vardır.
Kişisel İmajı üçe ayırabiliriz.
1-Öz İmaj: Kendimizi nasıl gördüğümüz.
2-Algılanan İmaj: Başkalarının bizi nasıl gördüğüdür
3-İstenen İdeal İmaj: Kendimizi nasıl görmek ve başkalarına nasıl görünmek istediğimizi belirleyen olgudur. Uygun soru: “Nasıl bilinmek istersiniz?”
Bunların dışında bir de kişisel gerçeğimiz vardır. Kişisel tutarlılığın ölçüsü, kişisel imajın kişisel gerçeğe yakınlık ve uygunluk derecesidir.
İdeal İmaj tasarlanırken, kişinin gerçek karakter özellikleri, işinin veya sosyal konumunun gerekleri ve ilişkide olunan kişi veya kitlelerin beklentileri dikkate alınmalıdır.
İdeal imaja ulaşmak için yapılan çalışmaların kişinin işine ve kişiliğine uygun, doğal ve samimi olması gerekmektedir. Yapmacık ve kişinin yapısıyla örtüşmeyecek özellikler kişinin üstünde maske etkisi yapar ve son derece hatalı olur.
Kişiye, karakteri ile uyuşmayacak bir maske takmak yerine, kişinin sahip olduğu etkili ve değerli özelliklerin yavaş yavaş ortaya çıkartılmasına çalışmak daha doğru bir tutum olur. Bu tarz çalışmalara
16 imaj yönetimi ya da algılanma yönetimi denmektedir. Bu çalışmalar sürekli ve istikrarlı bir şekilde yürütülmelidir.
İletişimin olanaklarını kullanarak kişinin kendini gerçekte olamayacağı kadar iyi göstermek değil, doğru ve etkileyici bir şekilde ifade etmektir.
İçimizdeki saklı gerçek kimliği ortaya koymak
İşimizi iyi yapmanın ve iyi bir kariyer oluşturmanın temelidir.
Kişisel imaj, görsel yolla oluşturulur. İmajımızın ham maddesi görüntülerdir.
Kişisel imaj önemlidir çünkü iş yaşamına girdiğimizde var olan özelliklerimizi etkili şekilde taşıyıp sunabileceğimiz iyi bir pazarlama aracına gereksinim duyarız. “Prezentabl” olmak iş ilanlarında en çok aranan vasıfların başında gelmektedir. Etkili bir prezentasyonun temeli kişisel imaj bilgilerine dayanmaktadır.
Kişisel İmajda Sözlü İletişim Etkili Konuşma:
1-Kısa ve öz ifadeler kullanmak.
2- Yapıcı bir konuşma tarzı benimseyin.
3- Renkli ve canlı bir ifade kullanın. Göz teması ve beden dili ile konuştuklarımızı destekleme.
4-Konuşma hızınız takip edilebilir olsun.
5-Ses perdenizi ortama göre ayarlayın.
6-Cümle ve kelime vurgularına dikkat etmek.
7-Gerekli yerlerde duraklama yapın.
8-Argo konuşmayın.
9-Lüzumsuz konuşmalar yapmayın.
10-Konuşmayı ilginç kılmak için konuya uygun anılar anlatmak.
11-Söyleyiş yanlışları yapmamak.
12-“eee”, “şeyyy”, “yani” gibi anlamsız kelimeleri mümkün olduğunca kullanmamak.
13-Yakın ilişkide olduğumuz kişiler ya da iş arkadaşları ile aranızda kullandığınız jargonları başkalı ile iletişim halindeyken kullanmayın.
Kişisel İmaj ve Sözsüz İletişim
İnsanlar birbirleriyle hiç konuşmadan birbirleri hakkında şu bilgilere sahip olabilirler:
1-Ekonomik durumları
2-Kültür ve eğitim düzeyleri
3-Özgüven ve özsaygıları
4-Ruh Halleri
17
5-Güvenilirlikleri
6-Yapı Özellikleri (yaklaşılabilir, sempatik, antipatik, soğu , sıcak gibi)
7-Statüleri
Doğal, dürüst ve samimi olmak önemli.
DİNLEMEK
Dinlemek karşımızdakine “sana değer veriyorum” mesajı vermenin en iyi yoludur.
Sabırlı olmak, karşımızdakinin iletmek istediği mesaja saygı duymak.
Konuşan kişiye dikkati vermek.
Konuşan kişinin söylediklerini zaman zaman kendi cümleleriniz ile özetleyin.
Önyargısız dinleyin.
Egonuzu ön plana çıkarmayın.
Nasıl söylediğini değil ne söylediğini dinlemeye çalışın.
Araya girmeden dinleyin.
Önemli noktaları not alın. Yazmak dikkati toplamaya yardımcı olur.
Dinlediğinizi belli eden olumlu jestler kullanın.
Sözel teyitler “evet”, “hım”, “anlıyorum”, “tabi” gibi sözcükler kullanın.
Sözsüz İletişimde Olumlu Mesajlar Vermek
1-Pozitif olun.
2-Dostça gülümseyin
3-Doğru şekilde tokalaşın
4-Başkalarının özel alanlarına girmeyin
5-Açık beden dili kullanın. İnsanlarla aranıza bariyerler koymayın.
6-Göz temasında bulunun.
7-Randevularınıza zamanında gidin. Zamanı ve mekanı güç oyunları oynamak için kullanmayın.
8-Etkili dinlemeyi öğrenin.
9-İnsanların beden dillerini özellikle, bıkkınlık ve karar ifadelerinin ve işaretlerinigörmek için okumaya çalışın.
10-Toplantılarda iletişimi destekleyici şekilde oturmaya çalışın. (Yuvarlak masalar gibi)
11-Beden dili ve görüntüde uyum sağlamak önemli.
12-Kullandığınız eşyalar, aksesuarlar, çevrenizin ve içinde bulunduğunuz mekanın sizinle, işinizle, pozisyonunuzla uyumlu olmasını sağlayın.
18 Profesyonel Yaşamda İmajın Bozulmasını Sağlayan Unsurlar
İş yaşamının kendine özgü bir muhafazakarlığı ve kalite standartları vardır ve bunları uymayı gerektirir. İmajın bozulmasını sağlayan unsurların uygulanması bu standartları ciddiye alamamayı gösterir.
Erkekler İçin
1-Kirli sakal
2-Bakımsız dişler
3-Bakımsız tırnaklar
4-Kirli ve dağınık saçlar
5-Yırtık, sökük, rengi atmış ve kirli giysiler
6-Ter kokusu
7-Ağır parfüm ve deodorant kullanmak
8-Kısa çoraplar
9-İş ayakkabıları ile giyilen beyaz çoraplar
10-Evlilik yüzüğü ve okul yüzüğü dışında kalan yüzükler
11-Kolye ve künye gibi aksesuarlar
12-Kravat kullanılmadığı zaman gömlek yakasının açık kullanılması ve göğüs kıllarının gözükmesi
13-İş giysileri ile kullanılan postal, sandalet, sabo gibi ayakkabılar
14-Dar giysiler
15-Boyasız ve bakımsız ayakkabılar
16-Temalı kravatlar (mikili vb.)
17-Üzeri yazılı, sloganlı tişörtler
18-Ceket omuzlarına dökülmüş kepek
19-Ceketin dış cebinde bir dizi kalem
20-Sloganlı rozetler
21-Kemere takılı taşınan cep telefonları Kadınlar İçin
1-Kirli ve dağınık saçlar
2-Abartılı saç modelleri ve saç aksesuarları
3-Abartılı makyaj ya da tamamen makyajsız olmak
4-Ojesi yarı çıkmış ya da çok uzun tırnaklar
19
5-Bakımsız dişler ve ağız kokusu
6-Ter kokusu
7-Ağır parfüm ve deodorant
8-Kaçık çorap
9-Yırtık, sökük, rengi atmış ve kirli giysiler
10-Abartılı sallanan, ses çıkaran yüzük, kolye, bilezik ve küpeler
11-Görünen yerde büyük dövmeler
12-Hızma, halhal gibi aksesuarlar
13-Mini etekler, dekolte elbise ve bluzlar, şeffaf giysiler, derin yırtmaçlar
14- İş giysileriyle birlikte kullanılan tokyo, sandalet, postallar, aşırı yüksek topuklu kumaştan yapılmış sivri burunlu çizmeler
15-Hayvan desenli giysiler
16-Plastik saatler
17-Boyasız ve bakımsız ayakkabılar
18-Üzeri yazılı sloganlı tişörtler
19-Açık renk giysiler içine koyu renk sutyen giymek 20-İç çamaşır izlerinin giysilerden görünmesi İŞ GÖRÜŞMELRİNDE GİYİM
İş görüşmelerinde herkes kendini en etkili şekilde sunmak ve iyi izlenimler bırakmak ister. Kendine olan güveni artıracak en önemli unsur ortama uygun ve kendinizi iyi hissedeceğiniz kıyafet tercihidir.
İş görüşmesi yapacağınız firma geleneksel ya da hizmet sektörü ise ve serbest giyim uygulaması yoksa koyu renkte bir takım elbise giyilmesi gerekmektedir. Beyaz ya da mavi uzun kollu gömlek ve klasik bir kravatla (düz renkte, küçük puantiyeli ya da diyagonal çizgili) takımı tamamlayın.
Kadınlar için uygun giyim, koyu ya da nötr renklerde giyecekleri, pantolon ya da etek ceket takımlardır. Bu takımları, şeffaf ve dekolte olmayan, gömlek ya da bluzlarla tamamlamak gerekir.
Serbest kıyafet uygulaması olan yaratıcı sektörden bir firmayla iş görüşmesine gidiliyorsa klasik serbest giyim modeli örnek alınabilir. Ceketli kravatsız bir üçlü kombin giyilebilir. Örnek olarak lacivert bir blazer, gri tonlarında bir pantolon, mavi ya da beyaz bir gömlek ya da fon renginde olup boyuna çizgili bir gömlek giyilebilir. Kadınlarda birbiriyle renk ve kumaş özelliklerine uyan üçlü kombinler giyilebilir.
İş görüşmesine gidilen bir firmada serbest giyim uygulaması olsa bile, iş görüşmelerinde ceket kullanmak, sizin daha otoriter, daha güçlü ve daha “işini bilir” görünmenize yardımcı olacaktır.
Giysilerinizin düğmelerinin tam olmasına, söküksüz, lekesiz olmasına, ayakkabıların bakımlı ve boyalı olmasına, çorapların kıyafet ile uygun renkte, temiz ve kaçıksız olmasına dikkat edilmelidir.
20
Kişisel bakıma da özen gösterilmelidir. Saçlar temiz, düzgünce taranmış, tırnaklar bakımlı ve temiz olmalıdır. Erkekler saç ve sakal tıraşı olmalı, kadınlar da mutlaka hafif bir makyaj yapmalıdır.
İş görüşmesine giderken firmanın giyim kuralları hakkında önceden fikir sahibi olmak önemlidir.
Unutulmaması gereken en önemli noktalardan bir tanesi, firmada hangi pozisyona talip olduğunuzdur.
Talip olduğunuz pozisyon yüksekte bir pozisyon ise ve firma içi ve dışı müşterilerle sürekli iletişim gerektiriyorsa, giyiminize çok daha fazla özen göstermeniz gerekmektedir.
SÖZSÜZ İLETİŞİM
Sözsüz iletişim, iletişimin en temel türlerinden biridir. Çünkü bir tek kelime kullanmadan, birbirimizin gözlerine bakarak ya da bakmayarak, kıyafetlerimizle, duruşumuzla, oturuş ya da yürüyüş tarzımızla ve diğer insanlarla aramıza koyduğumuz fiziksel uzaklık gibi görsel simgelerle, birbirimiz hakkında çok fazla bilgi edinebiliriz.
İletişimde sözün yerine veya sözler ile birlikte, beden dili, giyim, semboller, renkler mesaj iletmektedir. Söz ile birlikte bunlar anlamı kuvvetlendirmektedir. Görüntü önemlidir.
Daha önce birbirlerini hiç görmemiş insanlar, ilk kez karşılaştıklarında, kısa sürede birbirleri hakkında bir izlenim oluştururlar. Kişinin güvenilir veya güvenilmez, hoş veya nahoş, önemsenecek veya önemsenmeyecek, uyumlu veya uyumsuz olduğu gibi algılamaları içeren bu ilk izlenimler, 30-35 saniye gibi kısa bir sürede oluşur.
Yapılan araştırmalarda, “gözle” alınan mesaj ilk izlenimin yüzde altmışını, “kulakla” alınan mesajın ise yüzde otuzunu oluşturduğu belirlenmiştir. Kişinin “ne söylediğini” belirten içerik ise ilk izlenimin ancak yüzde onunu oluşturmaktadır.
Bu sonuçlardan şunu anlıyoruz ki, ilk karşılaştığımız zaman nasıl göründüğümüz, nasıl bir yüz ifadesine sahip olduğumuz ve nasıl konuştuğumuz, ne konuştuğumuzdan daha önemlidir.
Sözsüz iletişim mesajları çoğu durumda, sözlü iletişim mesajlarından daha güvenilirdir. Çünkü insanların gerçek duygu ve düşüncelerini rahatlıkla yansıtabilir. Bunun yanında tek bir sözsüz iletişim işaretini de iletişimin gerçekleştiği ortam ve koşullardan ayırarak değerlendirmek hatalı olur. Örneğin, kolların kenetlenmesi; değişik ortam ve durumlarda korkma, savunma ve üşüme gibi farklı duyguları içerebilir.
BEDEN DİLİ
Sözlü iletişim, duyguların, heyecanların, coşkuların iletilmesinde çoğu kez yetersiz kalır. Bu yüzden bir çok durumda, konuşurken duygularımızı dışa vurmamızda yardımcı olacak el ve kol hareketlerinden yararlanırız.
Bir bakış, başın bir dönüşü jest ve mimikler binlerce kelimeden daha fazla anlam taşımaktadır. İnsanlar kelimeleri, çoğunlukla gerçek duygu ve düşüncelerini örtmek için kullanırlar.
İnsan hayatı boyunca çoğunlukla farkında olmaksızın günlük beden dilini son derece etkili olarak kullanır. Ancak bedenini, kelimeleri kontrol ettiği gibi edemez. Çünkü bedenimiz olaylara kendiliğinden tepki vermektedir. Duygu ve düşüncelerin anlaşılmasında kelimeler değil, beden esastır.
21
Ne söylendiğinden ziyade nasıl söylendiği önemlidir. Kültür kültüre beden dili kullanımları değişmektedir. Prens Charles, Kraliçe Elizabeth gibi soyluların konuşurken ellerini ve vücutlarını kullanmadıkları görülebilir.
Ama söylediklerinizin etkisini arttırmak istiyorsak doğru beden dilini kullanmamız gerekmektedir.
Bedenin Bütün Olarak Kullanılması
İnsanın kendini dış dünyaya karşı ortaya koyuş biçiminin temeli göğüs açıklığını, bir başka deyişle, merkezini kullanma biçimidir. Başka bir özelliğine bakmaksızın, sadece göğüs açıklığına bakarak bir insanın kişilik yapısı ve içinde bulunduğu duygu durumu konusunda bilgi sahibi olmak mümkündür.
Merkezin göğüs üzerinde kesişen bir yatay ve dikey eksen üzerinde dengeli olarak durması gerekmektedir.
Merkezlerini ölçülü bir şekilde dünyaya açan insanlar büyük çoğunlukla diğer insanlarla sağlıklı ilişkiler içindedir. Bu tür insanlar kendi haklarını korudukları gibi karşısındaki kişinin haklarına da saygı duyarlar.
Göğüs açıklığı kapalı olan kişiler Resim’deki gibi genel olarak hayat enerjileri düşük ve yaptıkları işten, bulundukları durumdan memnun olmayan, kendilerini güven içinde hissetmeyen kişilerdir. Bu çekingen ve kapalı bir beden duruşudur. Böyle bir görünüşe sahip olan kişilerin genelde ses tonları zayıf ve tereddütlüdür. Haklarını aramakta zorluk çekerler.
Merkezin çok fazla açılması, omuzların geriye doğru gitmesi ve kolların genişleyerek yana doğru uzanması ile olur. Kişinin sınırlarını genişlettiği bu görünüş onun dışarıdan gelen her türlü uyarana daha şiddetli karşılık vereceğini düşündürür. Bu görünüşteki kişi genelde diğer insanların hak ve duygularına da duyarsızdır.
Üstünlük Jestleri
İnsanlar bazen bunları elinde olmadan yaparlar. Ancak bu tür davranışlar çoğunlukla karşı tarafta düşmanca ve saldırganca duygular uyanmasına yol açarak direnç oluşturur.
Büyük çoğunlukla bu işaretler alıcı tarafından bilinçli olarak yorumlanmaz, ancak kaynağını insanın doğasından aldığı için yine de tepki doğurur.
Yapılan davranışlar üzerinde küçük değişikliklerin çok olumlu sonuçları olabilir. Birinin omzunu yukarıdan tutmak yerine ilk fotoğraftaki gibi, ikinci fotoğraftaki gibi sırtını veya kolunu tutarak ve diğer elini açarak, dostça bir gülümsemeyle yaklaşmak çok farklı sonuçlar verir.
22 Dinleme, Değerlendirme ve Eleştiri Jestleri
Bir dinleyicinin konuya duyduğu ilgiyi bedenin üst bölümünün, kolların, elin ve başın kullanışı ortaya koyar. Dinledikleri konuya ilgi duyanların çoğunlukla bir ellerinin kapalı olarak yanakta durduğu ve işaretparmağının da şakak boyunca yukarı baktığı görülmüştür.
Konuya ilgi duyan kişi ilgisini en belirgin olarak bedenini öne eğerek gösterir. Bu şekilde kişi bedeniyle beraber bütün duyu organlarını gelen mesaja açmış olur.
Benzer şekilde başın hafif yana yatması da dinleyicinin konuya ilgi duyduğunun işaretidir. Darwin bu jestin insan ve hayvanlarda ortak olduğunu, hayvanların da çevrelerine ilgi duydukları zaman başlarını yana eğdiklerini söylemiştir.
23
İster bir ürünü tanıtır veya satarken, ister toplulukta konuşma yaparken dinleyicilerin bu jestleri yapmaları ve hafif öne eğilerek sizi dinlemeleri doğru yolda olduğunuzu gösterir.
Siz eğer konuşan birini dinleme durumundaysanız bu iki jeste ilave olarak, arada başınızı hafifçe öne doğru eğerseniz konuşmacının kendini daha rahat hissetmesini sağlarsınız.
Eğer el yanağa değmekten çıkıp, avuç başa destek olmaya başlamışsa dinleyicinin ilgisi kaybolmuş, bunun yerini sıkıntı almış demektir.
Buna karşılık işaretparmağı dik olarak yanak boyunca uzanır, avuç içi çeneye destek olur ve ortaparmak da yatay olarak dudağın çevresinde durursa, bu durum genellikle dinleyicinin, konuşmacının kendisi veya söyledikleri konusunda olumsuz düşüncelere sahip olduğunun işaretidir.
Birçok kişi bu jestin ilgi işareti olduğunu düşünür. Ancak elin çeneye destek vermesi açık bir eleştiri işaretidir.
Bacak bacak üstüne atmak, geri çekilmek ve merkezin kapanması kişinin konuşmacı veya konu ile ilgili eleştiri dozunun arttığının işaretidir.
İster bir konferans şeklinde olsun, ister bir grup önünde tanıtım biçiminde olsun, konuşmacı konuşurken dinleyicileri izleyin; birçoğunun değerlendirme ve eleştirme jestleri yaptıklarını göreceksiniz. Eğer konuşmacı sözünü keser veya bitirir ve karşısındakilere fikirlerini sorarsa bu jestler derhal kaybolur.
Dinleyicinin elini çenesine götürmesi, onun bir karar noktasında olduğunu gösterir. Kararın konuşmacı adına olumlu veya olumsuz olduğunu anlamak için, daha sonraki jestleri dikkatle izlemek gerekir. Eğer çene tutma (sıkma, okşama, kaşıma) hareketini, kolları kavuşturma, geri yaslanma davranışı izlerse, karar olumsuzdur. Bu takdirde konuşmacının, dinleyicilerdeki olumsuz kararın söze dökülerek ifade edilmesini beklemeden, savunduğu fikrin ana hatlarını ve temel dayanaklarını kısaca tekrarlanmasında yarar olabilir.
Çene tutma hareketini öne eğilme davranışı izlerse, konuşmacının savunduğu fikrin dinleyici tarafından olumlu karşılandığını düşünmek yerinde olur.
EL SIKIŞMA
