T.C. ALANYA ALAADDİN KEYKUBAT ÜNİVERSİTESİ Sanat, Tasarım ve Mimarlık Fakültesi. İş Akış Şeması

(1)

T.C.

ALANYA ALAADDİN KEYKUBAT ÜNİVERSİTESİ Sanat, Tasarım ve Mimarlık Fakültesi

İş Akış Şeması

İlk Yayın Tarihi Revizyon Tarihi Revizyon No

Sayfa 1

Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Zeynep GÜVEN Özgül OYMANKALAYCI Prof. Dr. Alaattin KANOĞLU Bilgisayar İşletmeni Fakülte Sekreteri V. Dekan V.

2547 Sayılı Kanunun 37. maddesine göre Görevlendirme İş Akış Şeması

Dokümanlar Akış ^Sorumlu

Dekanlığa gelen dilekçe ve yazılar.

Evrak kayıt sorumlusu

Dekan/Rektör

İlgili Böl.Bşk.

Fak.Sek

Birim Personel İşleri

ÜYK

E

H

Birim YK kararı alınır

Süreç biter.

Olumlu mu?

Görevlendirme isteyen kurumun yazısı kayıtlara alınır.

YK kararı üst yazı ile Rektörlüğe gönderilir.

2547 sayılı Kanunun 37. maddesine göre görevlendirme

İlgili birime havale edilir.

ÜYK’ da görüşülür.

Görevlendirilecek kişinin beyanı ile Bölüm başkanı görüş yazısını Dekanlığa iletir.

a

(2)

T.C.

Doküman No 1

Sayfa 1

Yazı İşleri

Birim personel İşleri

Birim personel İşleri E/H

Olumlu ya da olumsuz a

ÜYK kararı üst yazı ile ilgili birime ve PDB' ye gönderilir.

Görevlendirme talep eden kuruma cevap yazısı yazılır.

(3)

T.C.

Sayfa 1

2547 sayılı Kanunun 40/b Maddesine göre Görevlendirme İş Akış Şeması

Rektör

Dekan

Birim

personel işleri

ÜYK

Yazı işleri

PDB

YÖK İlgili üniversitenin, görevlendirme talebinde bulunan

elemanın, kadrosunun bulunduğu Üniversite Rektörlüğünden görevlendirilmesi talebine dair yazı kayda alınır.

Bölüm görüşü ve YK kararı ile Rektörlük Makamına bildirilir.

Yazı ilgili Bölüme havale edilir.

Yazı ilgili birime ve PDB'ye havale edilir.

ÜYK'da görüşülür.

ÜYK kararı PDB'ye gönderilir.

YÖK görevlendirme yazısını, kişinin kadrosunun bulunduğu kuruma gönderir.

PDB, ilgili kuruma ve birime yazı ile bildirilir.

(4)

T.C.

Doküman No 1

Sayfa 1

Dokümanlar Akış Sorumlu

Rektör

Birim

personel işleri

PDB

Birim

personel işleri Ayrılış tarihi YÖK ve ilgili kuruma bildirilir

Öğretim elemanının görevden ayrılış tarihi Rektörlüğe bildirilir.

İlgili Birimlere havale edilir.

Personel otomasyon sistemine veri girişi yapılır Evrak kayıt edilir.

(5)

T.C.

Sayfa 1

Akademik Personel Nakil İşlemleri (Geliş) İş Akış Şeması

Dilekçe Hizmet dökümü

Muvafakat yazısı Maaş nakil belgesi

Sicil Dosyası Uygun görüş yazısı

SGK işe giriş Bildirgesi İşe başlama yazısı

H E

İlgilinin naklen gelmek istediğini belirtir dilekçesi bir üst yazıyla Dekanlık aracılığıyla

Rektörlüğe iletilir.

İlgilinin atama onayı Rektörlük aracılığıyla ilgili kuruma gönderilerek maaş nakil

bildirimi istenir.

Rektörlük tarafından ilgilinin Üniversitemize atanmasının uygun olup olmadığı ilgili kuruma yazı ile sorulur. Uygun mu?

İlgilinin naklen Üniversitemize gelmesinin karşı kurum tarafından uygun bulunmadığı

üst yazıyla Rektörlük tarafından Dekanlığa bildirilir

ve nakil işlemleri sona erer.

Sicil özeti esas alınarak kişinin ilgili kadroya ataması yapılır.

İlgilinin atanması hakkında olumlu görüş ve ilgiliye ait sicil özeti Rektörlük aracılığıyla Dekanlığa gönderilir.

PDB tarafından İlgilinin atandığı birime atama onayı ve maaş nakil bildirimi gönderilerek göreve başlama tarihinin bildirilmesi istenir.

İlgili birim Dekanlık tarafından göreve başlama tarihini ve SGK giriş bildirgesini yazı ile PDB’a bildirir ve Özlük işleri tahakkuk işlemleri için maaş tahakkuk müdürlüğüne gerekli evrakları

gönderir.

İlgilinin maaş nakil bildirimini ve gerekli evrakları PDB’na teslim eder.

(6)

T.C.

Doküman No 1

Sayfa 1

(7)

ALANYA ALAADDİN KEYKUBAT ÜNİVERSİTESİ Sanat, Tasarım ve Mimarlık Fakültesi

İş Akış Şeması

Sayfa 1

Dr. Öğr. Üyesi Görev Süresi Uzatma İş Akış Şeması

Bölüm Başkanlığı talep yazısı Atama onayı

E

H

Rektörlük Makamı tarafından onaylanan atama onayının bir örneği ilgiliye tebliğ edilmek üzere Dekanlık aracılığıyla Bölüm

Başkanlığına gönderilir.

Fakülte Yönetim Kurulu atama onayını Dekan

imzası ile Rektör onayına gönderilir. Olur yazısı ilgiliye tebliğ için ilgili birime

gönderilir.

Atama onayı maaş ve özlük işlerine havale edilir.

İlgili birim, görev süresi Dr. Öğr. Üyesi görev süresi uzatma/ uzatmama talebini faaliyet raporları ile birlikte bağlı bulunduğu Dekanlığa

sunar.

Fakülte Yönetim Kurulu kararı ve Bölüm görüşü Dekan imzası ile Rektör

olayına gönderilir.

İlişik kesme işlemleri yapılır

SGK ve diğer bilgisayar kayıtları için maaş ve özlük işlerine havale edilir.

Görev süresi uzatılacak mı?

(8)

T.C.

Doküman No 1

Sayfa 1

(9)

ALANYA ALAADDİN KEYKUBAT ÜNİVERSİTESİ

Sanat, Tasarım ve Mimarlık Fakültesi İş Akış Şeması

Sayfa 1

Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Zeynep GÜVEN Özgül OYMANKALAYCI Prof. Dr. Alaattin KANOĞLU Bilgisayar İşletmeni Fakülte Sekreteri V. Dekan V.

Fakülte Yönetim Kurulu ve Fakülte Kurulu Kararları İş Akış Şeması

Toplantı Davet Yazıları

İmza Tutanakları

Fakülte Kurulu Kararı

Fakülte Yönetim Kurulu Kararı

Dekan

Fakülte Sekreteri

Yazı İşleri Kurul Başkanı (Dekan) tarafından

gündem konuları belirlenir.

Gündem konularını içerir davet yazıları Kurul Üyelerine tebliğ

edilir.

Kurul kararları alınır.

İlgili birimlere kurul kararları ilgi yazılarla bildirilir.

(10)

T.C.

ALANYA ALAADDİN KEYKUBAT ÜNİVERSİTESİ

Sanat, Tasarım ve Mimarlık Fakültesi İş Akış Şeması

Doküman No 1

Sayfa 1

Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Zeynep GÜVEN Özgül OYMANKALAYCI Prof. Dr. Alaattin KANOĞLU Bilgisayar İşletmeni Fakülte Sekreteri V. Dekan V.

(11)

Sayfa 1

Gelen Evrak İş Akış Şeması

Yazı İşleri

Fakülte Sekreteri

E

H

Fakülte Sekreteri tarafından ilgili birime gönderilir.

Gelen yazı Dekan tarafından ilgili birime veya kişiye havale edilmek üzere Fakülte Sekreterliğine

gönderilir.

İlgili birim tarafından evrak dosyalanır.

Cevap yazılacak mı?

Fakülte Dekanlığına iletilir.

Giden evrak süreci başlar.

Dekanlığa gelen yazıların EBYS kayıtları yapılır.

(12)

T.C.

Doküman No 1

Sayfa 1

(13)

Sayfa 1

İdari Personel Nakil İşlemleri (Geliş) İş Akış Şeması

• İlgili kişinin dilekçesi

• Hizmet Dökümü yazısı

• Muvafakat yazısı

• Maaş nakil belgesi

• Sicil Dosyası

• Uygun

görüş yazısı

• SGK giriş bildirgesi

• İşe başlama yazısı

1

PDB Özlük İşleri

Karşı Kurum

Özlük İşleri PDB 1

PDB tarafından ilgilinin muvafakatı istenmek üzere karşı kuruma yazı yazılır.

Muvafakatı uygun mu?

Karşı kurum tarafından muvafakat yazısında istenilen kişiye ait belgeler düzenlenerek Kurumumuza gönderilir.

İlgilinin görev yaptığı kurum tarafından kişiye ait maaş nakil ilmuhaberi ve SGK İşten ayrılış bildirgesi düzenlenerek Rektörlük aracılığı ile kişinin atandığı birime gönderilir.

Birim yetkilisi imzası ile naklen atamanın uygun olup olmadığı görüşü Rektörlüğe bildirilir.

İlgili kişinin kadrosunun bulunduğu kurum

muvafakatının uygun olmadığı

görüşünü kurumumuza

iletir.

Karşı kurumdan gelen muvafakat yazısı üzerine ilgilinin ataması Özlük İşleri tarafından yapılarak bir örneği PDB tarafından kurumuna gönderilir.

Personel Daire Başkanlığınca incelenen başvuru birim talepleri dikkate alınarak ilgili Birime görüş için iletilir.

Naklen gelmek isteyen kişi; Rektörlük Makamına dilekçe ve hizmet dökümü ile başvurur.

1

H

E

(14)

T.C.

Doküman No 1

Sayfa 1

PDB Özlük İşleri

PDB Özlük İşleri İlgiliye ait karşı kurumdan almış olduğu maaş

nakil ilmühaberi ve işe giriş bildirgesini maaş tahakkuk şube müdürlüğüne gönderilir.

PDB tarafından kişinin nakil geldiği kurumdan istenen özlük ve gizli sicil dosyası 15 gün içerinde karşı kurum

tarafından Üniversitemize gönderilir.

Görev yapacağı birimde göreve başlatılır.

Özlük İşleri kişinin bilgilerini bilgisayar kayıtlarına geçirir ve SGK işe giriş işlemlerini yapar.

1

(15)

Sayfa 1

(16)

T.C.

Doküman No 1

Sayfa 1

Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Zeynep GÜVEN Özgül OYMANKALAYCI Prof. Dr. Alaattin KANOĞLU Bilgisayar İşletmeni Fakülte SEKRETERİ Dekan V.

Kadro Talep İşlemleri İş Akış Şeması

• Bölüm Başkanlığı talep yazısı

• Dekanlık talep yazısı

• Bölüm Bşk.

• Dekanlık Personel İşleri

• Dekanlık personel İşleri Fak. Sek.

Dekan

Bölüm Başkanlığınca ihtiyaç duyulan kadro

sayıları belirlenir.

Söz konusu kadro talepleri Rektörlük Makamı’na sunulur.

Dekanlık kanalıyla

Personel Daire

Başkanlığı’na iletilir.

(17)

Sayfa 1

Hazırlayan Kontrol Eden Onaylayan Zeynep GÜVEN Özgül OYMANKALAYCI Prof. Dr. Alaattin KANOĞLU Bilgisayar İşletmeni Fakülte SEKRETERİ Dekan V.

(18)

T.C.

Doküman No 1

Sayfa 1

Kısa Süreli (7 günden fazla 15 günden az yolluksuz-yevmiyesiz) Yurtiçi ve Yurtdışı Görevlendirme süreci İş Akış Şeması

Dilekçe İlgili Kurumdan Alınacak Davet/Kabul Mektubu Bildiri Özeti (gerekli ise) Bölüm Başkanlığı Yazısı.

Bölüm Sekreteri

Dekan

Personel İşleri Memuru

E

H

Personel İşleri Görevlisi tarafından tüm ekler ile birlikte Rektörlük Makamına

OLUR onayı açılarak sunulur.

Bölüm Başkanlığına

uygun bulunmadığı

bildirilir.

Dekan tarafından uygun bulundu mu?

Bölüm Başkanlığı talebi dilekçe ve ekleri ile birlikte üst yazı ile Dekanlığa sunar.

Görevlendirme talebinde bulunacak personel dilekçe ve ekleri ile birlikte bağlı Bölüm Başkanlığına başvurur.

Onaylanan görevlendirme bilgileri Personel Otomasyon Sistemine işlenir.

(19)

Sayfa 1

(20)

T.C.

Doküman No 1

Sayfa 1

Kısa Süreli (15 günden fazla, 3 aydan az) Görevlendirme Süreci İş Akış Şeması

Dilekçe İlgili İlgili Kurumdan Alınacak Davet/Kabul Mektubu Bildiri Özeti (gerekli ise) Bölüm Başkanlığı Yazısı.

Bölüm Sekreteri

FYK

E

H

Personel İşleri Görevlisi tarafından tüm ekler ile birlikte ALKÜ Rektörlüğüne OLUR onayı açılarak

sunulur ve Personel Otomasyon Sistemine işlenir.

Fakülte Yönetim Kurulu’nda görüşülür.

Dekan tarafından uygun bulundu mu?

İlgili Bölüm Başkanlığı yazısını, dilekçe ve ekleri ile birlikte Dekanlığa sunar.

Bölüme uygun bulunmadığı

bildirilir.

(21)

T.C.

Sayfa 1

(22)

T.C.

Doküman No 1

Sayfa 1

Kısa Süreli (yolluklu-yevmiyeli) Görevlendirme İş Akış Şeması

Dilekçe İlgili Kurumdan Alınacak Davet/Kabul Mektubu Bildiri Özeti (gerekli ise) Bölüm Başkanlığı Yazısı.

Bölüm Sekreteri

FYK

H

İlgili Bölüm Başkanlığı yazısını,

dilekçe ve ekleri ile birlikte Dekanlığa sunar.

Personel İşleri Görevlisi tarafından FYK Kararı hazırlanır ve tüm ekler ile birlikte ALKÜ Rektörlüğüne OLUR

onayı açılarak Sunulur, Personel Otomasyon Sistemine işlenir.

Bölüme uygun bulunmadığı

bildirilir.

Uygun mu?

Fakülte Yönetim Kurulu’nda görüşülür.

E

(23)

Sayfa 1

(24)

T.C.

Doküman No 1

Sayfa 1

Teknik Gezi Süreci İş Akış Şeması

Teknik Gezi Süreci Dokümanları

Öğretim Üyesi

Fakülte Sekreteri

YK

Dekan

Rektör

E

H

Öğretim üyesine bildirilmek üzere üst yazı yazılır.

Yönetim Kurulu Toplantısı’nda görüşülür.

Öğrenci İşleri Personeli tarafından YK kararı hazırlanarak tüm ekleri ile birlikte İTÜ Rektörlüğüne

OLUR yazısı yazılarak onaya sunulur YK gündemine alınır.

ALKÜ Rektörlüğü onayından sonra gereği için SKS Daire Başkanlığı ile Personel Daire Başkanlığına EBYS aracılığı ile otomatik olarak Öğretim üyesi talep dilekçesini ekleri ile birlikte

Dekanlığa sunar.

Uygun mu?

(25)

Sayfa 1

(26)

T.C.

Doküman No 1

Sayfa 1

Yıllık İzin Süreci İş Akış Şeması

İzin Talep Formu

İzin Talep Eden Personel

Fakülte Sekreteri

Dekan Personel İşleri Memuru

E

H

İzin Talep Formu izin talep eden personel tarafından EBYS doldurulur ve önce 1. disiplin amirine, sonra ikinci

disiplin amirine onaya sunulur.

İlgili personele bildirilir.

İzin Talep Formu ilgili amirler tarafından onaylanır, izin talep eden personele

bildirilir ve Personel Otomasyon Sistemine işlenir ve dosyalanır.

Uygun mu?

(27)

Sayfa 1