OTEL İŞLETMECİLİĞİ
Satın alma Bölümü
SATIN ALMA BÖLÜMÜ
Satın alma, bir malın işletmenin tedarik politikasına uygun olarak araştırılması, seçilmesi, satın alınması, teslim alınması, depolanması ve nihai kullanımı ile ilgili bir fonksiyondur.
Konaklama işletmelerinde satın alma, yiyecek maliyet kontrol aşamaları (satın alma, teslim alma, depolama, depodan malzeme çıkışı, üretim ve gelir kontrolü) içinde ilk sırayı almaktadır. Bir konaklama işletmesinin yiyecek maliyet kontrolünde başarılı olabilmesi ve sistemin sağlıklı bir şekilde çalışabilmesi, bütün aşamalarda aynı özenin gösterilmesine ve bölümler arasında düzenli bir işbirliğinin kurulmasına bağlıdır. Aksi takdirde, yiyecek maliyet kontrol aşamalarının birinde yaşanan aksaklık, diğer aşamalardaki çabaların boşa gitmesine sebep olabilir.
ETKİLİ BİR SATIN ALMA PROGRAMININ AMAÇLARI:
• Menüye göre, en uygun yiyecek-içecek malzemeleri satın alınmalıdır,
• Yiyecek-içecek satış tahminleri doğru şeklide yapılarak en uygun miktarlar,
• Yiyecek-içecek malzemelerinin kalitesi, yemeklerin kalitesine uygun olmalıdır, (Dolmalık pirinç ile pilavlık pirincin kalitesi farklı olabilir.)
• Uygun kalitedeki yiyecek-içecek malzemelerine, uygun fiyattan ödeme yapılmalıdır.
Etkin bir satın alma fonksiyonu doğru ürünün istenilen kalitede uygun fiyata doğru yerden doğru zamanda tedarik edilmesi amaçlarını taşır. İyi yönetilmezse işletme açısından kâr/maliyet düzeyi müşteri açısından hoşnutsuzluk gibi sorunlara yol açar. Satın alma etkinlikleri işletmenin ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik bir etkinliktir.
Bu nedenle ihtiyaçların doğru ve mantıklı olarak saptanması satın almayı yönlendirecek uygun ve gerekli kalitede ve miktarda malzemenin alınmasını ve böylece nakit akışının kontrolüne ve işletmenin paralel hedeflerine ulaşımına neden olmaktadır.
Satın alma fonksiyonu, menü planlamasına ve yiyecek-içeceklerin satış tahminlerine göre yürütülmelidir. Eğer gereğinden daha az miktarda yiyecek ve içecek malzemesi satın alınırsa, satışlardan kayıplar söz konusu olabilir. Öte yandan, gereğinden fazla yiyecek-içecek malzemesi alınırsa, işletmenin parası boşa yatırılmış olacak; aynı zamanda stoklama maliyetleri artacak ve bunun sonucunda fire, bozuk mallar ve kayıplar oluşabilecektir. Bu gibi nedenlerden dolayı satın alma eylemi iyi planlanmalı ve en uygun şekilde satın alma programları geliştirilmelidir.
SATIN ALMA KONTROLÜ VE DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR
Yiyecek maliyetinin kontrolü satın almayla başlar. Satın alma işlemlerine girmeden önce otel işletmesinin tipi ve kuruluş yerini satın alma ve satış politikasını menü çeşitlerini depo imkanlarını satış yeri ve zamanı çok iyi bilinmelidir.
1. İhtiyaç maddelerinin türleri, nerede yetiştikleri, kalitesi bilinmeli bulunmayan malın yerine nelerin alınabileceği bilinmelidir.
2. Satın almada karar verirken en düşük fiyat verenden alınmalıdır.
3. Her malzeme için standart malzeme özellikleri kartı düzenlenip buna uygun olanı alınmalıdır.
4.Herhangi bir yiyecek maddesi için haftanın belli bir günü sipariş verilmeli ve gereğinden fazla alınmamalıdır.
5. Satın alma mutfak ve teslim alma bölümleri arasında koordinasyon bulunmalıdır
SATIN ALMA FORMUNUN ÖZELLİKLERİ
Açıklanan satın alma yöntemlerinin başarıyla uygulanması için ürünler bazında geliştirilen satın alma özellikleri formunun kullanılması gerekir. Bu form yardımı ile standart satın alma işlemi gerçekleştirilir.
Satın alma özellikleri formu satın alınacak malın kalitesi, ağırlığı, büyüklüğü, orijini ve paketlenmesi gibi özellikleri hakkında detayları gösterir. Her bir mal için hazırlanan satın alama özellikleri formu işletmeden işletmeye farklılık gösterir ancak temelde aynıdırlar.
Satın alma özellikleri formu işletmede bu konuda yetki ve sorumluluk taşıyan bu kişilerin oluşturacağı bir ekip tarafından hazırlanmalıdır. Ekip çalışmalarında işletme politikası planlama menü ve fiyat değişmeleri gibi faktörler göz önünde bulundurulur. Bu hallerde satın alma özellikleri formunun hazırlanmasında satıcılarında önerilerine bakılması faydalıdır.
Satın alma formunun yararları;
1. Satın alma müdürü veya memuruna standart malların seçimi satın almasında kolaylık sağlanır
2. Satıcılar ve satın alma sorumlusu arasında olabilecek anlaşmazlıkları ayıklar.
3. Satın alma özellikleri formu farklı satıcılara dağıtılmak sureti ile alıcıya fiyat karşılaştırma olanağı sağlar.
4. Tesellüm memuru ve depo memuru malla ilgili detaylı bilgiler elde edip işlerinde kolaylık sağlarlar.
5. Üretimde kalite ve kantiteye ulaşmada mutfak personeline kolaylık sağlar.
Malların özellikleri konusunda Avrupa ülkelerinde standardizasyon çalışmaları oldukça gelişme göstermiştir. Çoğu sebze ve meyvelerin piyasalardaki özellikleri tamamıyla standardize edildiğinden diğer ülkeler de bu konudan etkilenmektedir.
İYİ BİR SATIN ALMACININ TAŞIMASI GEREKEN ÖZELLİKLER
Satın alma işleminden kim sorumlu olursa olsun her şeyden önce işletmenin çıkarlarını gözeten namuslu ve karakter sahibi kişi olmalıdır. Çünkü satın alma işlemi her zaman için dedikodu üretilmeye uygun bir iştir. Bu nedenle bugün ülkemizde genellikle konaklama ve yeme içme işletmelerinde patronların yakınları veya onların güvenebilecekleri kişiler satın alma işlerinden sorumlu olmaktadırlar. Ancak, böyle bir yaklaşım her zaman geçerliliğini korumamalıdır. Çünkü satın alma prosedüründeki tutarlı davranışlar satın alma şartnamelerinin uygulanması titizliği ve satın almada üst yönetimin uyguladığı satın alma metotları takip edilir ve üst kademelerce denetlenirse sonuç daima olumlu olacaktır.
Satın alma işleminden sorumlu olan kişiler her şeyden önce mutfak, piyasa muhasebe işlerinde bilgi sahibi olmalı ve malların kalitesini iyi bilmelidir. Satın alma sorumlusu mutfağın ne olduğunu ve nasıl çatıştığını, yiyeceklerin hangi hazırlık safhasından geçtikten sonra mutfağın hangi hazırlık safhalarından geçtikten sonra mutfağın hangi kısmında hangi pişirme yöntemleriyle pişirildiğini bilmelidir. Diğer yandan etlerle ilgili mutfak bilgisini artırabilmek için aşçıbaşı veya kasapla birlikte mutfak et deneyleri yapmalı ve etleri iyi tanımalıdır.
Yiyeceklerin satın alınmasında satın alma sorumlusu yanında etkinliği sağlamak için aşçıbaşı ile satıcılar arasında işbirliğine de gereksinim vardır. Böylece aşçıbaşı satıcılarla yaptığı görüşmelerde yiyeceklerin zamanında getirilmesini ve ürünlerin kontrolünü sağlarken yeni ürünlerin neler olduğunu pazarın durumu ve mevsimlik olanakları da öğrenmiş olacaktır.
Satın alma sorumlusu gıdaların ve diğer gereksinim duyulan malzemelerin temininde iç ve dış piyasa şartlarını çok iyi takip edebilmelidir. Bunun için ekonomi kanunlarını bilerek ekonomik konjonktürü takip etmelidir. Böylece işletmenin mevcut koşullarda ve gelecekte karlı olmasını sağlayabilecektir.
Satın alma sorumlusu işletmenin muhasebe yapısını bildiği takdirde irsaliye, fatura ve sipariş fişlerinin nasıl doldurulması gerektiğinde hatalar yapmadığından muhasebecilerin işlerini kolaylaştırmış olur.
Satın alma sorumlusu her türlü gıda maddelerinin özellik ve kalitesini bilmeli ve farklılıkları görebilmelidir. Ancak bu konuda satın alma sorumlusunun güç durumlara düşeceği gerçeğinden hareketle onun özellikle gıdalarda aşçıbaşının öneri ve onayına başvurması gerekmektedir.
Satın alma sorumlusunun görev ve sorumlulukları;
1. Satın alma müdürü departmanındaki tüm çalışmaları işletme politikasına uygun olarak yürütür, denetler ve koordine eder.
2. Satın alma müdürü işletmenin diğer departman sorumluları ile sıkı işbirliği içinde çalışarak onlardan gelecek siparişleri belirlenmiş kurallar çerçevesinde değerlendirir. Piyasa araştırmaları yaparak fiyat ve örnekler toplar.
3. Satın alınacak malzemelerin bütçeye uygunluğunu miktar, cins ve fiyat bakımından araştırır ve kontrol eder.
4. Hazırladığı piyasa sipariş emrini muhasebe müdürü veya genel müdürün onayına sunar.
5. Onaylanan sipariş emirlerini muhasebe müdürü veya genel müdürün onayına sunar.
6. Bütün malzemelerin ilgili departmanlara istenildiğinde dağıtımını yapar.
7. Kendi personelini eğitir ve yeni kural ve yöntemleri onlara açıklar. Günlük iş dağıtımını yapar ve denetler.
8. İyi bir dosyalama sistemi kurarak firmalardan gelen teklif mektuplarını, broşür ve katalogları saklar.
9. Satıcıları kabul eder, onlarla konuşur ve satın alınacak mal hakkında tüm bilgileri toplar.
10. Diğer departmanlarda kuracağı iyi ilişkilerle satın alınacak malzemelerde standardizasyonu sağlar ve gereksiz malzeme işlevlerinden işletmeyi korur.
11. Satın aldığı mal gerekli tüm bilgilere sahip olması ve o malla ilgili karşılaşılacak sorunları ve bu sorunların çözülmesindeki yöntemleri iyi bilmesi gerekmektedir.
12. Mutfak departmanıyla kuracağı sağlıklı ilişkilerle optimal stok seviye tespitini gerçekleştirerek aşırı ve yetersiz stoklamayı engeller. Aynı şekilde mevcut depolama olanaklarına göre hareket eder ve gıdaların depolama özelliklerini bilir.
13. Menüdeki yiyeceklerin özellikle yakın pazardaki ürünlerin mevsimlik özelliğine dayanarak yeni ürünlerin değerlendirilmesini yapar.
KAYNAKÇA
Öğr. Gör. Nihat Demirtaş , Ankuzem ,Otel İşletmeciliği , Ankara 2010 , s. 1-339
