SAĞLIK
HİZMETLERİ MYO
TIBBİ DOKÜMANTASYON VE SEKRETERLİK PROGRAMI
TDS 229 Tıbbi Dokümantasyon ve Arşiv-III
Öğr. Gör. Aysel Arslan
Poliklinik İşlemleri
Hafta-14
Tıbbi Dokümantasyon ve
Arşiv-III
• Ayaktan tedavi modülü; hastanın,
hastaneye başvurabilmesi için gerekli rezervasyon (randevu) işlemleri;
rezervasyonun (randevunun) kesin kayda dönüştürülmesi; hastanın sosyal güvenlik kurumundan müstehaklığının
sorgulanması; hastanın poliklinikte hekim tarafından gerçekleştirilen muayene
işlemleri; muayeneye ek tanısal işlemler
(EKG, EKO vs) ve tetkik işlemlerini içerir.
Randevu
• Talep edilen randevu, ilgili bölüme ya da doktora
verilebilir. Hastane Bilgi Yönetim Sisteminde
randevu sisteminin işletilebilmesi için bölüm ya
da doktorun zaman yönetimi yapılmalıdır. Yani
bölüm ya da doktorun çalışma takvimi
oluşturulmalıdır. Çalışma takvimi yönetim
tarafından belirlenebileceği gibi ilgili bölüm ya da
doktor tarafından da belirlenebilir.
Hasta randevularını düzenleyen alt modüldür.
• Randevu Girişi,
• Randevu Arama ve Görüntüleme,
• Randevu Onayı ve Kapatma işlemlerini kapsamalıdır.
• Poliklinik, Klinik, Laboratuvar, Fizik Tedavi, Radyoloji, Ameliyathane v.b. randevu verilen birimler için tasarlanmış olmalıdır.
• Randevu girişi, randevu görüntüleme ve arama işlemleri
hem yetkili kişi hem de servis doktoru tarafından
gerçekleştirilebilmelidir.
• Randevu Çeşitleri
• Web’ten randevu
• Çağrı Merkezi ile randevu
• Otomatik Çağrı Cevaplama Sistemi (IVR) ile randevu
• SMS ile randevu
• Doğrudan başvuru ile randevu
Hasta Kayıt
Hastanın Hastane Bilgi Yönetim Sistemine ilk kayıt edilen bilgisi TC Kimlik
numarasıdır.
• Kimlik Numarası Doğrulama
• Hastane Bilgi Yönetim Sistemi’ne kayıt edilen TC kimlik numarasının doğrulanması MERNİS aracılığıyla olur.
• Doğrulanan kimlik numarasına ait bilgiler Hastane Bilgi Yönetim Sistemi’ne doğrudan aktarılır. HBYS ile
MERNİS arasındaki bir servis aracılığıyla çalışır.
Randevunun Hasta Kaydına Dönüştürülmesi
Hastanenin ilgili bölümünden randevu almış olan hastanın, randevu saatinden kısa bir süre önce hastaneye gelişinde muayene işlemleri öncesinde randevu kaydının kesin kayda dönüştürülmesi işlemidir.
Randevusuz gelen hastalar da hasta kayıt ekranından kayıt edilir.
• Provizyon
• Hastanın alacağı sağlık hizmetinin, Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından ödenip
ödenmeyeceğinin bilgisinin alınmasıdır.
MEDULA adı verilen otomatik faturalama
sistemi aracılığıyla sorgulanır. HBYS ile
MEDULA arasında bir servis aracılığı ile
çalışır.
HASTA KABUL SÜRECİ Tedavi Türleri :
A : Ayakta Tedavi
Tüm Poliklinik ve Acil girişlerinde Ayaktan takip alınmalıdır.
Ayaktan Gelebilecek Paketler : FTR paketleri gibi.
Paket olan işlemleri
Y : Yatarak Tedavi
Yatan takipleri mutlaka Ayaktan yada Günübirlik takip üzerinden bağlı alınmalıdır.
G: Günübirlik Tedavi
Hasta yatış ve taburcu işlemi yapılmadan, 24 saatlik zaman dilimi içinde yapılan tedaviler Günübirlik takip altında gönderilebilir.
Muayene İşlemleri
• Doktorun, hastanın tıbbi özgeçmişini,
şikâyetlerini, hikayesini, muayene sonucunda
tespit ettiği bulguları kayıt altına aldığı
ekranlardan oluşur. Doktorun teşhisi koyabilmesi
için gerekliyse laboratuvar, radyoloji ve patoloji
tetkiklerinin istenildiği; istenilen tetkiklerin
çalışıldığı; çıkan sonuçların kayıt altına alındığı
ekranlar da ayaktan tedavi modülünün içinde yer
alır.
• Muayene sadece normal poliklinik
muayenelerini değil aynı zamanda, kontrol
muayenesi, tetkik değerlendirme, check-
up muayeneleri, konsültasyonları da
kapsamaktadır.
• Doktor Atama
Başvuran hastaların hangi doktor tarafından muayene edileceğini belirleyen alt modüldür.
Kullanıcı, “otomatik” ve “seçerek” atama
olmak üzere iki şekilde Doktor atama
yapabilmelidir. Otomatik atamada hasta
sıradaki en müsait doktora atanmalıdır.
• Hasta Tıbbi Bilgi Görüntüleme
Yetkili personelin hastayla ilgili yapılmış tüm tıbbi bilgi girişlerini görüntüleyen, raporlayan alt işlevdir. Hasta dosyası görüntüleme, tıbbi bilgi görüntüleme işlemlerini kapsamalıdır.
Hastanın tedavi gördüğü tüm birimler ile ilgili
tıbbi bilgi girişlerinin görüntülenmesini,
raporlanmasını sağlamalıdır.
• Tıbbi Rapor Hazırlama
Hastaya ait tanı ve sonuçlarının raporlandığı
alt işlevdir. Tıbbi rapor hazırlama işlemi,
doktorun yetkisinde olmalıdır. Tıbbi
raporlarda kullanılacak tanı kodlarının ve
rapor sonuçlarının, liste ve ekranlardan
seçilmesi mümkün olmalı, serbest rapor
yazma imkanı da bulunmalıdır.
• İlaç ve Sarf Malzeme İstemi
İlaç ve sarf malzemesi isteklerini ilgili bölüme bildirip süreci takip etmek için kullanılacak işlemlerdir. İlaç ve sarf malzeme istek, arama ve görüntüleme işlemlerini kapsamalıdır. İlaç ve sarf malzemeleri, kodlu listelerden seçilerek istekte bulunulmalıdır. İstekler üzerine tarama kriterleri girilerek arama yapılabilmelidir. Hastaya yapılan küçük cerrahi girişim, eczane, laboratuvar, röntgen gibi işlemlerde kullanılan malzemelere ait ücretler hastanın mali kayıtlarına ve hasta dosyasına anında rafından sistem yansımalıdır. Dolayısıyla hastalara ve hastalıklara ait maliyet analizleri gerektiğinde görüntülenebilmeli ve/veya raporlanabilmelidir. İsteklerin günlük, haftalık, aylık ve istenilen tarih dilimleri arasındaki sorgu sonuçları ekrana/kağıda yazdırılabilmelidir.
• Poliklinik/Servis Raporlama
Poliklinik/servis ile ilgili istatistiksel raporların hazırlanmasını sağlayan fonksiyondur.
Polikliniğe başvuran hastaların günlük,
haftalık, aylık, yıllık sayıları, sevk eden
makam ve maksatlara göre dağılımları,
hasta akıbetleri, poliklinik/servis sarf
malzeme raporları, maliyetleri ve tanımlı
istatistik raporları kapsamalıdır.
Laboratuvar Modülü
• Poliklinikte muayene sonrası doktorun
istediği laboratuvar tetkikinin
gerçekleştirildiği, raporunun yazıldığı ve
onaylandığı, onay sonrası tetkiki isteyen
doktor tarafından görüntülenebildiği
modüldür. İstenildiği taktirde laboratuvar
sonuçları bir servis aracılığıyla web
ortamına taşınarak hastanın internet
ortamında görmesi sağlanabilir.
Radyoloji Modülü
• Poliklinikte muayene sonrası doktorun
istediği radyoloji tetkikinin gerçekleştirildiği,
raporunun yazıldığı ve onaylandığı, onay
sonrası tetkiki isteyen doktor tarafından
görüntülenebildiği modüldür. İstenildiği
taktirde radyoloji sonuçları bir servis
aracılığıyla web ortamına taşınarak
hastanın internet ortamında görmesi
sağlanabilir.
Patoloji Modülü
• Patolojik inceleme istenen numunenin bazı
kimyasal işlemlerden sonra doktor tarafından
incelendiği, inceleme sonrası elde edilen
makroskopik ve mikroskopik bulguların kayıt
edildiği, patoloji raporunun yazıldığı ve
onaylandığı, onay sonrası tetkiki inceleyen
doktorun sonucu görebildiği modüldür. İstenildiği
taktirde radyoloji sonuçları bir servis aracılığıyla
web ortamına taşınarak hastanın internet
ortamında görmesi sağlanabilir.
UYGULAMA
Hastaya istem yapmak için Hasta Kayıt/ Randevu Sekmesinden Randevu İşlemlerine tıklanır. Bölüm randevularına girilir.
Başvuran hasta seçilerek, randevu kabul edilir.
Açılan ekranda hastanın daha önceki muayene bilgileri görüntülenir.
Yeni anamnez oluşturmak için altta yer alan ‘‘ Yeni Anamnez’’ butonu tıklanır.
Açılan sekmede bölüme uygun anamnez formu seçilerek kullanılır.
Açılan ekranda anamnezin ilgili bölümleri doldurularak kaydedilir.
Anamnez ekranından sonra tanı girişi yapmak gereklidir.
Hastanın daha önceki randevularına ilişkin bir tanı ekrana yansıyacaktır. Seçilebilr, çıkış yapılabilir.
Çıkış yaptığımızda karşımıza gelen ekrandan tanı seç butonuyla tanı seçebiliriz.
Tanılar içerisinden filtre yöntemi kullanarak tanı seçilebilir.
Diğer bir yöntem tanının yanındaki oku tıkladığımızda sık kullanılan doktor ve bölüm tanıları yardımıyla olur.
Hizmet girişi
Hizmet girişinden hastaya teşhis koyulması için bölümümüze yönelik istem formlarını kullanabiliriz.
İstem formunu tıkladığımızda ekranın solundaki alanda genel olarak istemlerle birlikte her bölüme özgü hazırlanmış istemler de seçilebilir.
Örnek olarak; biyokimya laboratuvarını seçip, istediğimiz tetkikleri seçebiliriz.
Tetkikin üzerine tıklandığında daha önce çalışılmış tetkik sonuçlarını görebiliriz.
Tetkikler istenir, istek notu yazılarak ‘‘ Aktar’’a tıkladığımızda hastanın istekleri arasına aktarılır.
Tüm istekler yapıldıktan sonra Kaydet butonuna basmamız gerekir.
Böylece istekler işleme alınır. Sonrasında çıkış yapılır.
Muayeneyi bitir butonu
tıklandığında
Muayene bittiğinde hasta ile ilgili yapılan işlemler listenir. Kaydedilip, ekrandan çıkılır.
Hastanın sonuçlarını görüntülemek için medikal takip butonunu kullanıyoruz.
Burdan hastanın tetkik sonuçlarına ulaşabiliriz.
Ekranda daha önce çalışılmış testler de görüntülenmektedir.
Tıbbi görüntülemede tetkikin üzerinde sağa tıkladığımızda PACS (Görüntü Arşivleme ve İletişim Sistemleri) ile görüntülere
ulaşılabilmektedir.
Web tabanlı bir ekran ile hastanın kurumumuzda çekilmiş tıbbi görüntülerine ulaşılabilmektedir.
Hasta muayene işlemleri ekranından hastamıza konsültasyon isteyebiliriz.
Konsültasyon ekranından bölümümüz seçili olarak gelir, konsültasyon istenen bölüm, doktor bilgileri girilir, kaydedilir.
Reçete girişi yapılabilir.
Reçete girişi ekranında hastaya daha önce verilen reçteler sıralanacaktır.
Yeni butonuyla yeni reçete yazılabilmektedir.
Kaydet butonu ile kaydedilip, E-imza ile onaylanan reçete SMS gönder butonu tıklandığında reçete numarası hastaya mesaj olarak gidecektir.
Yatış isteği yapabiliriz.
Hastaya medikal rapor yazmak için Hasta Kayıt/Randevudan Hasta Raporları tıklanarak sisteme girilip, raporu yazılabilir.
Hastaya yatış Rezervasyon/Yatış İşlemleri sekmesinden yapılır.
Öncelikle hasta kaydı yatan hastaya dönüştürülür, böylece başvuru aktif hale gelir. Sonrasında aşağıda gösterilen alanlar doldurularak
kaydet yapılır ve hastanın yatışı gerçekleşir.
Yatan hasta işlemleri için yatan hasta sekmesi açılır.
Seçilen hasta üzerinden ‘‘ Hasta işlemleri’’ butonuyla tüm işlemlere ulaşılabilmektedir.
Doktor yatan hastanın taburcusuna karar verildiğinde hastayı seçip, taburcu butonu ile taburcu işlemlerini yapabilmektedir.
