ZKTime Personel Yönetim Programı Kullanım Kılavuzu

ZKTime ®

Personel Yönetim Programı Kullanım Kılavuzu

www.zksoftware.com.tr

İÇİNDEKİLER

BÖLÜM 1 :

 PDYS (Personel Devam Yönetim Sistemi) nedir? 4

 Programın Kurulumu. 6

BÖLÜM 2 :

 Tanımlamalar 6

 Cihaz Tanımı 6

 Personel Tanımı 8

 Personel İzni & Resmi Tatil Tanımı 9

 Departman Tanımı 11

 Servis Tanımı 12

 Mesai Tanımı 13

 Kümülatif Mesai Tanımı 13

 Haftalık Mesai Tanımı 14

 Tanımlı Mesaileri Personellere Atama 16

 Kullanıcı Bilgisi Tanımı (Sistem Operatörü) 18

BÖLÜM 3 :

 Bilgi Transferi (Bilgi Çekme-Gönderme)

 Personel Listesi Gönderme 19

 Giriş – Çıkış Bilgisi Çekme 20

 Eksik Giriş-Çıkış Bilgisi Ekleme 21

 Parmak İzi & Kart Bilgisi Çekme 22

 Parmak İzi & Kart Bilgisi Gönderme 23

BÖLÜM 4:

 Puantaj & Hakediş Hesaplama

 Puantaj İşlemleri 24

 Hakediş İşlemleri 25

 Hesap Hareketleri 26

BÖLÜM 5:

 Raporlama

 Personel Listesi Raporu 29

 Personel Hakediş Raporu 30

 Giriş & Çıkış Puantaj Raporu 30

 Giriş & Çıkış Raporu 31

 PDYS (Personel Devam Yönetim Sistemi) nedir?

Personel devam kontrol sistemi

PDYS, “Personel Devam Yönetim Sistemi” ifadesinin kısaltılmış halidir. Kamu işletmelerinde, fabrikalarda personellerin normal mesai, eksik mesai ve fazla mesai gibi parametrelerini kontrol etmek amacıyla kullanılan PDYS sistemi günümüzde de sıkça kullanılmaktadır.

Personel Devam Kontrol Sistemi orta ve büyük çaplı şirketlerde personellerin kontrol ve takibini çeşitli donanım ve yazılımlar sayesinde en verimli şekilde gerçekleştirmesini sağlar.

PDYS şirketlere iş gücü kaybının önlenmesi gibi birçok konuda önemli katkılar sağlayarak aynı işi yapacak personel ihtiyacını da en aza indirir.

PDYS gerekli yazılım – donanımların kurulması ve personellerin sisteme tanıtılması ile kullanıma hazır hale gelir. PDYS kurulum ve çalışma prensibi aşağıdaki şekilde özetlenebilir;

1. PDYS donanımı personel giriş-çıkışının yapılacağı kontrol noktasına kurulur.

2. PDYS yazılımı işletmenin belirleyeceği bilgisayara kurulur.

3. PDYS donanımı ile PDYS arasındaki iletişim sağlanır.

4. PDYS ile kontrol ve takip edilecek tüm personeller PDYS özelliğine göre (parmak izi, iris, yüz vb.) sisteme tanıtılır. Eğer kartlı sistem kullanılıyor ise personellere PDYS kartları dağıtılır.

5. Sistem kullanıma hazırdır. Geçiş noktasına gelen personel sisteme kimliğini tanıttığı anda gerekli tüm bilgiler kayıt edilir. Bilgiler çevrimiçi (online) ya da

6. (offline) olarak PDYS yazılımına aktarılır.

Parmak izi tanıma ile personel devam kontrol sistemi (PDYS)

Personeller işletme içinde uygun noktalara (özellikle giriş-çıkış noktalarına) kurulmuş olan parmak izi tanıma cihazına parmak izlerini tanıtarak kayıt altına girerler. Parmak izi tanıma cihazı kayıt bilgisini anında ya da belirlenen zaman aralığında PDYS yazılımına iletir.

Parmak izi tanıma sistemi nasıl çalışır?

Parmak izi tarayıcı sistem kararlaştırılan noktaya (1) kurulduktan sonra (2) PDYS yazılımı ile iletişimi sağlanır. Parmak izi tarayıcı cihaz üzerindeki sensor (3) parmak izini elektrik dalgaları aracılığı ile tanımlar.

Tanımlanan parmak izi hafızadaki kayıtlı parmak izleri ile (4) eşleştirilir. Eğer tanımlanan parmak izi hafızadaki parmak izlerinden biri ile eşleşir ise eşleşme durumu için tanımlanan (5) görev yerine getirilir. Bu görev örnek olarak parmak izi tanımlanan personelin işe giriş yaptığının kayıt altına alınması olabilir.

(6) Kayıtlı bilgiler PDYS yazılımına gönderilerek kullanıma sunulur. Kayıt raporları isteğe gerçek zamanlı ya da belirlenen zaman aralıklarında PDYS yazılımına aktarılabilir.

Kartlı tanıma ile personel devam kontrol sistemi (PDYS)

Personeller işletme içinde uygun noktalara (özellikle giriş-çıkış noktalarına) kurulmuş olan kart okuma cihazına kredi kartı boyutlarındaki kartlarını okutarak kayıt altına girerler. Kart okuma cihazı kayıt bilgisini anında ya da belirlenen zaman aralığında PDYS yazılımına iletir.

Yazılıma iletilen bu bilgiler ışığında personel faaliyetlerinin kontrol altına alınması ile iş gücü kaybının en aza indirilmesi ve giriş-çıkış saatlerinin dijital olarak kaydedilmesi ile personel maaşının hatasız olarak hesaplanabilmesini sağlar.

 Programın Kurulumu.

Programı kurmadan önce yapmamız gereken ilk iş işletim sistemimizin kaç bit olduğunu öğrenmektir. Çünkü kurulum dosyaları 32 & 64 bit olarak ikiye ayrılmıştır. İşletim sistemimizin kaç bit olduğunu “Bilgisayar”’a sağ tıklatıp “Özellikler”’e tıklayın. Karşımıza çıkan pencereden “Sistem Türü” bölümünde bit düzeyi belirtilmiştir.

Daha sonra kurulum dosyalarının içinde işletim sistemine uygun klasörü açın, klasör içerisinde “dotNetFx40_Full_x86_x64” Microsoft kurulumlarında gerekli olan güncelleştirme programını kurun. Kurulum bittikten sonra “SSCERuntime_x86-TRK” Database programını kurun. Bu iki programın kurulumu bittikten sonra PDYS klasörünü C:\ içine copy\Paste işlemini yapın.

PDYS klasörünün içerisindeki PDYS.exe’yi çalıştırıp lisanslama işlemini tarafımızca gerçekleştirdikten sonra kurulum işlemimiz bitmiştir. Programın Kullanıcı Adı: admin , Şifresi yoktur. Bu Kullanıcı Adı ve Şifre değişimi yapılabilmektedir.

 Tanımlamalar

 Cihaz Tanımı

Bu bölümde PDYS için kullanacağımız parmak izi ve/veya kartlı cihazların tanımlarının nasıl yapıldığı anlatılmaktadır. Öncelikle PDYS cihazına ağ sistemimize uygun bir IP adresi vermemiz gerekmektedir. IP adresi verildikten sonra;

1-1

Resim 1-1 de görüldüğü gibi “Tanımlamalar > Kartlı Okuyucu Cihazlar” butonuna tıklayın, bu bölümde sistemimize eklemek istediğimiz cihazın ayarlarını girmek için açılan pencerede, sol altta yer alan “Yeni” butonuna tıklayın.

Açılan pencerede (resim 1-2) ambleminin bulunduğu her alan zorunlu doldurulması gereken yerlerdir. Karşımıza sıkça çıkacaktır. Bu bölümde kullanacığımız kısımlar şöyledir;

Cihaz Adı : Cihazınıza belirleyeceğiniz tanımdır (Örn; İmalat, A Kapısı, İdari, vs..) Hareket Tipi : Cihazın hangi konumda çalışacağını belirten tanımdır. Cihazınız giriş ise

seçeneklerden Giriş, cihazınız çıkış ise Çıkış, eğer tek cihaz kullanıyor iseniz Giriş&Çıkış seçeneğini seçiniz.

IP Adresi : Cihazınıza sisteminize uygun olarak girilen IP Adresini yazınız.

Port Numarası : Standart olarak bütün cihazlarda 4370’dir, değişiklik yapmayın.

Bağlantı Şifresi : Cihazlarda haberleşme şifresi mevcut ise bu tanıma o şifreyi yazınız.

Fabrika ayarlarında şifre “0” dır.

Cihaz Seri No. : Bu alanda “Cihazdan Oku” butonuna tıklayarak cihazınızın seri numarasını okuyacaktır. Bu şekilde cihazın bağlantısıda test edilmiş olur.

Tarih/Saat Gün. : Cihazınızın tarih/saat ayarlarını bilgisayarınız ile senkronize eder.

Açıklama : Cihazınız için herhangi bir açıklama girebilirsiniz. (Örn.: PDYS cihazıdır, Kapı Kontrol için Kullanılır, vs..)

Durum : Cihazınızın aktif/pasif ayarıdır.

Örnek tanım aşağıdaki resimde (resim 1-3) gösterilmiştir;

1-2 1-3

 Personel Tanımı

Şirket veya kurumunuzdaki personelleri tanımlamak için Personel Bilgileri bölümünü kullanılır. Bu bölüme erişmek için “Personel Bilgileri” butonuna tıklıyoruz. Açılan pencerede

“Yeni” Butonuna tıklıyoruz.

2-1

“Yeni” butonuna tıkladığımız zaman karşımıza pencerede zorunlu olan bilgiler girilir. İşe giriş tarihleri sistemin kurulduğu tarih olmalıdır. Burada dikkat edilmesi gereken alan “Kapı Kart Numarası” bölümüdür. Bu bölüm RFID kartlı cihazlar için yapılmıştır. Eğer sisteminizde kart yoksa bu bölümü (X) bir rakamla doldurunuz. “Örn; 1” yazabilirsiniz, bir sonraki kullanıcıya ise “2” yazabilirsiniz. Kaydet işlemi ile sonlandırınız. Örnek resim 2-2

2-2

NOT: Sisteminizde personellerinizi, parmak izi kaydı yapmadan önce programda oluşturun. Oluşturduğunuz personel listesini cihaza gönderdikten sonra parmak izlerini cihaz üzerinden kaydedin. (Pers.Lis.Gön. BKZ sayfa 19)

 Personel İzni & Resmi Tatil Tanımı

Bu bölümde yıllık çalışma planımızda olan resmi-dini bayramların ve personel izinlerinin (evlilik-doğum-doğum sonrası ücretsiz izin vs” izinlerin tanımlanacağı bölümdür.

Öncelikle Personel İzni bölümünü görelim. Bu bölüme “Personel İşlemleri” Bölümü altında

“Personel İzni” butonuna tıklayın. Açılan sayfada her bölümde olduğu gibi “Yeni” butonuna tıklayın. (Resim 3-1)

3-1

Resimde de görüldüğü gibi “Yeni” butonuna tıkladığımız zaman karşımıza çıkan pencerede Personel seçimi için “…” butonuna tıklayın. (Resim 3-2)

3-2

Karşımıza çıkan pencerede (Resim 3-3) personel listesini görmemiz için “Arama”

butonuna tıklayın. Akabinde Personeli çift tıklayıp seçin. Personel seçimi yaptıktan sonra bir önceki pencereden (Resim 3-2) “İzin Tipi” kısmından Personelinize vereceğiniz izni seçin ve

“Kaydet butonuna tıklayarak işleminizi tamamlayın.

3-3

Resmi tatil tanımı ise sisteminize tanıtacağınız yıl içindeki tatil tanımlarıdır. Örn; 23 Nisan, 19 Mayıs, 30 Ağustos, 29 Ekim gb. Bu tanımlamaları ise “Tanımlamalar” bölümünden

“Resmi Tatiller” butonuna tıklayarak erişebilirsiniz.

3-4

Resim 3-4’de gördüğünüz gibi. “Yeni” butonuna tıkladığımızda karşımıza çıkan pencereden resmi olan yere resmi tatil tanımını yazın ve resmi tatilin başlangıç – bitiş tarihini girin. Ardından resmi tatil günü çalışacak personel için Fazla Mesai katsayısını % olarak tanımlayın. İşlemi bitirmek için “Kaydet” butonuna tıklayarak Resmi tatili kaydedin.

 Departman Tanımı

Departman tanımı, kurumunuzdaki departmanları ve onun alt departmanlarını oluşturabileceğimiz bölümdür. Bu bölüm raporlama, personel listesi gibi kısımlarda arama kriteri olarak size kolaylık sağlayacaktır. Departman Tanımı; “Personel Bilgileri” bölümünde

“Departman Bilgileri” kısmında yer almaktadır. (Resim 4-1)

4-1

“Yeni” Butonuna tıkladığımız zaman açılan pencerede tanımlamak istediğimiz departmanın adını yazdıktan sonra “Kaydet” butonuna tıklayarak işlemi sonlandırıyoruz.

Tanımlanan departmanları personele atamak için ise “Personel Bilgileri” bölümünden istediğimiz personel sayfasından “Departman” bölümü kullanınız. (Bknz. Resim 2-2)

 Servis Tanımı

Bu bölümde kurumunuzdaki personel servislerini tanımlayabilirsiniz. Bu şekilde personellerinizin geliş gidiş saatine göre, personel servis araçlarınızın da zamanında gelip gittiğini takip edebilirsiniz.

5-1

“Yeni” butonuna tıkladığımızda karşımıza çıkan pencerede (resim 5-1) Servis Aracının bilgilerini yazdıktan sonra “Kaydet” butonuna tıkladıktan sonra işlemi bitiriyoruz. (Örn.

Resim 5-2)

5-2

 Mesai Tanımı

Sisteminizde esas tanımı yapılacak olan bölüm mesai tanımıdır. Bu bölüm iki farklı tanımdan oluşur. Kümulatif mesai tanımı ve haftalık mesai tanımı. İlk ele alacağımız tanım Kümulatif mesai tanımı olacak.

 Kümulatif Mesai Tanımı:

Kümulatif mesai personellerin tanımlanan günlük çalışma saati, çalışma saat ücretinin tanımlandığı ve bu tanımlar doğrultusunda personelin maaşını saati saatine hesaplayabildiği bölümdür. Bu tanımı “Vardiya & Mesai” bölümünden yapabilirsiniz.

6-1

Resimde de göründüğü ve her pencerede de görüldüğü gibi “Yeni” butonuna tıklayın.

Karşımıza çıkan pencerede zorunlu bölgeleri doldurunuz.

6-2 6-3

Mesai Adı : Tanımlamak istediğimiz mesai tanımının ismindir.

Çalışma Saat Ücreti : Kurumdaki belli ve sabit olan saatlik çalışma ücretidir.

Günlük Çalışma Süresi : Kurumun saat bazında günlük çalışma süresidir.

Gün Sonu : Çalışma günün bittiği saati belir. (standart 01:00)

Tanımlamalarda gördüğünüz gibi kümülatif mesai bölümünde hesaplama şekli günlük sabit ücret üzerinden kaç saat çalışır ise o kadar ücret alır. Günlük saatlik ücreti 4 TL olan bir kurumda, günlük çalışma süresi 9 saat olan bir kişi günlük; 4*9=36 TL dir, aylık ücreti ise 36*30= 1080 TL dir. Günlük 9 saat değilde daha fazla (örn. 12 saat) çalışır ise 4*çalışma süresidir.

 Haftalık Mesai Tanımı

Haftalık mesai tanımı, kümülatif mesai tanımına oranla biraz daha karmaşık yapıdadır.

Haftalık mesai tanımı aynı bölümden yapılmaktadır. “Yeni” butonuna tıklayın. Karşımıza çıkacak olan pencere aşağıdadır.

6-4

6-5

Mesai Adı : Tanımlamak istediğimiz mesai tanımının isminin girileceği bölümdür.

Günlük Çalışma Saati : Kurumun esas olan çalışma saatinin girileceği bölümdür.

Mesai Katsayısı : Kurumun saatlik çalışma ücreti ve saatinin % oranıdır. Girdiğiniz orana göre ücret hesaplanır. %100 girildiği taktirde çalışma süresi 1 e 1 hesaplanır

Ceza Katsayısı : Personellerinin geç gelmeleri veya devamsızlık halleri durumundaki kesinti oranıdır. Girdiğiniz orana göre kesintiler hesaplanır. %100 girilir ise devamsızlık veya geç geldiği süre 1 e1 kesilir. %200 girilir ise 2 katı kesilir.

Resmi Tatil Katsayısı : Personelin resmi tatillerde iş başı yapması durumunda çalıştığı saatlik süresinin hesaplanacağı orandır. %200 girildiği taktirde saatlik ücretin iki katı hesaplanır.

Çalışan İzin Katsayısı : Personelin izinli olduğu süre zarfında iş başı yapması durumunda çalıştığı saatlik süresinin hesaplanacağı orandır. %200 girildiği taktirde saatlik ücretin iki katı hesaplanır.

Fazla Mesai : Bu bölüm kişinin yapması gereken minimum fazla mesai süresinin dakika bazında girileceği bölümdür. Örn. 00:30 girilir ise personel en az 31 dakika mesai yapmalı ki fazla mesai hak etsin. 29 dakika olur ise bu fazla mesai hak etmez.

Mesai Saat Tanımı : Resimde de görüldüğü gibi haftalık çalışma saatlerinin gün gün girileceği bölümdür. Sırası ile Sabah giriş, öğlen çıkış, öğlen giriş ve akşam çıkış olarak saatler girilmelidir.

Resimdeki tanım sabah iş başı 09:00, öğlen arası 12:00-13:00 arası ve akşam mesai bitimi 18:30 dur. Öğlen giriş-çıkışlarda parmak izi basmak zorunlu değildir. Tatil olan günleri tatil kutucuğunu işaretleyin.

Haftalık mesai tanımında ise hesaplama şekli personele girmiş olduğunuz maaşın doğrultusunda hesaplanır. Bu hesaplama mantığı Maaş/Çalışma Günü/günlük çalışma saati formülü ile personelin saatlik ücreti çıkar. Kesinti ve fazla mesai bu saatlik ücrete göre hesaplanır. Örn. Maaşı 1200 TL olan kişi, 30 gün üzerinden günlük 40 TL almaktadır. Günlük 9 saat çalıştığı düşünülürse saatlik ücreti 4,4 TL dir. Bu kişinin %50 Fazla mesaisi saatlik 2,2 TL. %100 mesaisi saatlik 4,4 TL dir. Resmi Tatilde ve çalışma izni olduğu zaman iş başı yapması durumunda %200’lük katsayı ile fazla mesaisinin saatlik ücreti 8,8 TL’dir.

 Tanımlı Mesaileri Personellere Atama

Personellerinizi oluşturduğunuz uygun mesai tanımına atayabilmek için bu bölüm kullanılmalıdır. Bu tanım “Vardiya&Mesai” kısmından “Personel Mesai Atama” bölümüne tıklayarak yapılmaktadır. Her tanımda olduğu gibi “yeni” butonuna tıklayın. Açılan pencere;

6-6

Resimde görüldüğü gibi zorunlu alanlar görülmektedir. Öncelikle Mesai atamak istediğimiz personeli seçmemiz gerekmektedir. (Bkz. Resim 3-2, Resim 3-3)

Personel seçimi yapıldıktan sonra mesai tipini seçip arama butonuna basınız.

6-7

Karşımıza çıkan ekranda oluşturduğumuz mesaileri görüntülemek için “Arama”

butonuna tıklayınız. Uygun mesai tanımını seçip “Tamam” butonuna tıklayınız. Mesai seçimi de yapıldıktan sonra Başlangıç ve Bitiş Tarihleri girilmelidir. Başlangıç tarihini Sistemin kurulumundan bir iş günü sonrasını yazın. Bitiş tarihi otomatik olarak 10 sene ileri bir tarih atacaktır. En son işlem olan “Kaydet” butonu ile işlemimizi tamamlayabiliriz.

Bu işlem Toplu olarak da yapılabilir. Bu işlemi gerçekleştirmek için Personel Mesai arama ekranında “Toplu Mesai Atama” butonuna tıklanmalı

6-8

Açılan sayfada tekrar mesai seçimi için “…” butonuna tıklayın. Ve açılan sayfada tanımlı mesaileri görmek için “Arama” butonuna tıklayın. (Bkz.Resim 6-7)

Akabinde personelleri eklemek için Personel Listesi bölümünde “Ekle” butonuna tıklayın.

6-9

Açılan sayfa personel ekleme sayfasıdır. Personelleri CTRL+A mantığı ile veya personelleri tek tek CTRL+FARE SOL TİK ile de seçebilirsiniz. “Tamam” butonu ile seçim ekranını kapatınız ve işlemi sonlandırmak için Ekran resmi 6-8’deki “Kaydet” butonu ile işlemi tamamlayınız

 Kullanıcı Bilgisi Tanımı (Sistem Operatörü)

Sisteminize giriş yaparken kullanılan “Admin” operatörüne isterseniz şifre tanımlayabilirsiniz, isterseniz de yeni bir kullanıcı operatör açabilirsiniz. Bu işlemi yapmak için “Tanımlamalar” bölümünde “Kullanıcı Bilgileri” kısmına tıklayın ve aşağıda örnek resimde gördüğünüz gibi zorunlu alanlarda “Kullanıcı Adı, şifre, vs… “ gibi bilgileri girip

“Kaydet” butonu ile işlemi tamamlayarak Sistem Operatörünüzü tanımlayabilir ve dilediğiniz zaman düzenleyebilirsiniz.

 Bilgi Transferi (Bilgi Çekme-Gönderme)

 Personel Listesi Gönderme

Sisteminizde oluşturduğunuz personelleri (bkz. “Personel Tanımı”) cihaza göndermek için, “Personel Bilgileri” bölümünde “Personelleri Cihaza Yaz” butonuna tıklayınız. Açılan pencerede (Resim 7-1) sistemimize tanımlı olan cihazın bağlantı durumu müsait ise (Yeşil:Bağlı, Turuncu: Bağlanıyor, Kırmızı: Bağlantı yok) kutucuğu işaretleyip “Tamam” butonuna tıklayınız.

7-1

Karşımıza gelen ekranda (resim 7-2), duruma göre tüm personelleri veya mevcut sistemde yeni kaydı yapılmış personeli göndermek için seçenek sunmaktadır.

Sistem yeni kurulmuş ise “Tüm Personel”, eğer mevcut sistemde yeni kayıt ise

“Personel Seçimi” işaretlenmelidir. Bu bölümdeki maksat cihazdaki mevcut kayıtlarda sorun yaşanmaması içindir.

7-2

Seçim yapıldıktan sonra, “Tamam” butonuna tıklanır ve ekrana gelen bilgi ekranınada (Resim 7-3) “Tamam” butonuna tıklanarak işlem tamamlanır.

7-3

 Giriş – Çıkış Bilgisi Çekme

Personellerin Giriş-Çıkış bilgilerini görmek için bu bölüm kullanılmaktadır. Bu bilgileri almak için, “Personel İşlemleri” kısmında “Personel Giriş/Çıkış” bölümüne tıklayın. Açılan sayfada “Bilgileri Cihazdan Oku” butonuna tıklayın. Karşımıza tekrar cihaz durum ekranı gelecektir. (Örn Res. 8-1)

8-1

“Tamam” butonuna tıklandığı zaman karşımıza bir mesaj ekranı gelecektir (Cihaz üzerindeki giriş/çıkış bilgileri silinsin mi?) bu mesajda her bilgi transferinizde

“Evet”e tıklayınız. Bu işlemdeki maksat eski bilgileri sürekli çekip sistemde karışıklık yaratmaması içindir. Bilgileri program database’ine yazacağı için bilgi kaybı yaşanmaz.

 Eksik Giriş-Çıkış Saati Ekleme

Personellerin unutulan giriş ve/veya çıkış bilgilerini eklemek için bu işlemin yapılması gerekmektedir. Sistemde mutlaka tek giriş – tek çıkış ve/veya tek giriş – tek öğlen çıkış - tek öğlen giriş – tek çıkış olmalıdır. Sistem bu şekilde sorunsuz çalışacaktır. Bu işlem için “Personel İşlemleri” bölümünden, “Personel Giriş/Çıkış”

kısmına tıklayınız. Açılan sayfada “Yeni” butona tıklayın. Karşımıza gelen ekranda eksik hareketi olan personeli seçiniz (Resim 8-2).

8-2

Sisteminizdeki cihazınızı seçiniz (zorunlu değildir). Eksik olan hareketin olduğu tarihi seçin ve eksik olan hareket tipini seçiniz. “Kaydet” butonu ile işlemi sonlandırın. Bu işlemin düzgün yapılması için puantaj hesabının yapılmaması gerekmektedir.

 Parmak izi & Kart Bilgisi Çekme

Sistemde birden fazla cihazınız var ise herhangi bir cihazdan parmak izlerini kaydedip diğer cihaz ve/veya cihazlara gönderebilirsiniz. Bu işlem yapmamız gereken

“Personel Bilgileri” bölümünde, “Parmak izi Oku” butonuna tıklamak. Karışımıza cihazların bağlantı durumu gelecektir (Resim 9-1). Bilgiler hangi cihazda ise onu seçip

“Tamam” butonuna tıklayınız.

9-1

Transfer işlemi bittikten sonra karşımıza gelecek olan ekranda senkronizasyonun tamamlandığına dair bir mesaj gelecektir ve işlem tamamlanacaktır. (Resim 9-2)

9-2

 Parmak izi & Kart Bilgisi Gönderme

Sisteme transfer ettiğimiz parmak izlerini diğer cihaz ve/veya cihazlara göndermek için yine “Personel Bilgileri” bölümünde, “Parmak izi Yaz” butonuna tıklayınız. Tekrar karşımıza cihaz ve/veya cihazların bağlantı durumları gelecektir.

(resim 9-1).

Personel bilgilerini hangi cihaza göndermek istiyorsanız o cihazı işaretleyin ve

“Tamam” butonuna tıklayın. Transfer işlemi bittikten sonra karşımıza

“Senkronizasyon Tamamlandı” uyarı mesajını verecektir. (resim-10-1)

10-1

 Puantaj & Hakediş Hesaplama

 Puantaj İşlemleri

Personellerinizin giriş-çıkış saatlerine göre; Mesai Başlama, Mesai Bitişi, Çalışma Süresi, Eksik Mesai ve Fazla Mesailerini hesaplamak için kullanılmaktadır. Rapor alınacağı zaman bu işlem mutlaka yapılmalıdır. Bu işlemin hatasız yapılması için personellerin Giriş ve Çıkış saatleri mutlaka olmalıdır, personel tarafından unutulmamalıdır. Puantaj İşlemi yapmak için puantaj işlemleri bölümüne tıklayınız.

Açılan pencerede (resim 11-1) “Puantaj Hesapla” butonuna tıklayınız.

11-1

Karşımıza “Puantaj Parametre Seçimi” penceresi çıkacaktır. Bu pencerede hesaplamak istediğimiz tek bir personel ya da tüm personelleri ve hesap yapmak istediğiniz iki tarih arasını girebilirsiniz. (resim 11-2)

11-2

Seçim yaptıktan sonra puantaj sonucu olarak personellerin tarih sıralı puantaj sonuçları gelecektir. ( Resim 11-3)

11-3

Puantaj sonuçlarında belli renklendirmeler vardır bu renkler;

TAMAMLANDI : Giriş ve Çıkış hareketlerinde sorun olmadığını ve/veya o günün tatil olduğunu belirtir.

DEVAMSIZLIK : Adından da anlaşıldığı üzere kişinin devamsızlık yaptığı günü belirtir.

HATALI İŞLEM : Giriş ve/veya çıkış hareketlerinden birinin eksik olduğu ya da hareketlerin gerektiğinden fazla olduğunu belirtir. Hatalı işlem olan satıra çift tıklayarak durumu görüntüleyebilirsiniz. Bu işlemi düzenlemek için “Hatalı işlem”

satırına tıklayıp “Çıkar” butonuna tıklayın. Ve Eksik hareket var ise onu tamamlayınız (bkz. Sf. 21).

 Hakediş Hesaplama

Ay sonu yapılacak bir işlemdir. Bu işlemde personellerin parasal olarak hakedişleri hesaplanmaktadır. Bu işlemi yapmak için “Personel İşlemleri”

bölümünden “Hakediş İşlemleri” kısmına tıklayınız. Açılan sayfada üst tarafta tüm personel veya personel bazlı, ay bazlı ve yıl bazlı olarak işlem yapabilirsiniz. Bir seçim yapmaz iseniz tüm personelleri tüm ayları ve yılı hesaplar. İşlemi başlatmak için

“Hakediş Hesapla” butonuna tıklayın. Gelen ekranda kişilerin X gün üzerinden tamamladığı günleri hesaplar. Herhangi bir personele çift tıkladığınızda ayrıntılı olarak Hakediş bilgilerini görebilirsiniz. (Resim 12-1).

12-1

 Hesap Hareketleri

Bu bölüm personellere ödenmesi gereken hakediş tutarlarının gösterildiği ekran görülür. Aynı zamanda bu bölümden Avans, Maaş Ödemesi, Prim Ödemesi gibi işlemler yapabilirsiniz. Örnek olarak avans ödemesini ele alalım. Bu işlem için

“Personel İşlemleri” bölümünden “Hesap Hareketleri” bölümüne tıklayın. Açılan sayfada hesaplanmış olan hakediş bililerini göreceksiniz (Resim 13-1).

13-1

Sayfanın alt tarafındaki “Yeni” butonuna tıklayın. Karşımıza gelen ekran (Resim 13-2) işlem yapılacak olan personel ve işlem tipini seçiniz. Seçim yapıldıktan sonra açılan miktar bölümüne istenilen miktar yazılır ve işlem tarihi girilir. Gerekirse istenilen bir açıklama yazılabilir. “Kaydet” butonu ile işlem tamamlanır.

13-2

 Raporlama

Raporlama Bölümünde karşınıza gelecek olan 4 çeşit raporun kullanımı aynıdır.

Bütün rapor ekranlarında farklı formatlarda çıktı alabilir ve direkt yazdırabilirsiniz. Bu işlemlere erişmek için “Raporlar” bölümünden istenilen rapora tıklamaktır ve “ Raporu Çalıştır” butonuna tıklayın. (Resim 14-1)

Rapor opsiyonları

Arama : Rapor içerisinde arama yapmanızı sağlar. (Kişi, tarih vs.)

Dosya Aç : Programın formatında kayıtlı bir rapor açar.

Kaydet : Program kendi formatında kayıt yapar. (*.prnx)

Farklı Yazıcıda yazdır : Şirketinizde ağ üzerinden yazıcı var ise ve bilgisayarınıza tanımlı ise seçilen yazıcıdan çıktı alır.

Hızlı Yazdır : Bilgisayarınıza direkt bağlı yazıcıdan çıktı alır.

Sayfa Yapısı : Çıktı alacağınız sayfada kağıt cinsini ve sağ, sol, üst ve alt boşlukları ayarlar.

Ölçek : Raporu alınan bilginin sayfadaki boyutunu ayarlar.(%

olarak)

Zoom : Raporun ekranda uzaklaştırma ve yakınlaştırılmasını sağlar.

İleri/Geri : Rapor 1’den fazla sayfaya dökülmüş ise sayfalar arası dolaşmanızı sağlar.

Farklı Kaydet : Raporunuzu *.pdf, *.html, *.mht, *.rtf, *.xls, *.xlsx,

*.csv, text, image (resim), *.xps formatlarında kaydetmenizi sağlar.

Mail Gönder : Raporunuzu Mail olarak, *.pdf, *.html, *.mht, *.rtf,

*.xls, *.xlsx, *.csv, text, image (resim), *.xps formatlarında göndermenizi sağlar.

Sayfa Bilgi Ekleme : Rapor ekranınıza şirket ismini, şirket logosunu vs.

bilgi girmenizi sağlar.

 Personel Listesi Raporu

Sisteminizdeki personellerin bilgilerinin raporunu almak için kullanılır. Örn.

Ekran;

 Personel Hakediş Raporu

Personelin aylık hakettiği ücretlendirmeyi gün-gün görüntüler. Bu raporda girilmesi gereken zorunlu alanlar; Personel, Ay ve yıldır. Örn. Ekran;

 Giriş & Çıkış Puantaj Raporu

Personellerin giriş-çıkış saatlerini, dakika olarak geç gelme erken çıkmalarını ve fazla mesailerini görüntüler. Örn. Ekran;

 Giriş & Çıkış Raporu

Personellerinizin sadece girişlerini ve çıkışlarını görüntüler. Örn Ekran;

www.zksoftware.com.tr

Perpa Ticaret Merkezi B Blok Kat:2 No:40, Tek.Serv. Kat:4 No:356 Okmeydanı/Şişli/İSTANBUL

Tel: 0212 222 66 17 (pbx) / Faks : 0212 222 33 83