1- KONTROL ORTAMI. Öngörülen Eylem veya Eylemler. düzenlenecektir. İç kontrol sistemi ve

(1)

ş

1- KONTROL ORTAMI

Standa Kod N

rt o

Kamu İç Kontrol Standar Şartı

dı ve Genel

Mevcut Durum Eylem Kod No

Öngörüle Ey

n Eylem ve lemler

ya Soru veya grub

mlu Birim Çalışma u üyeleri

İşbirliği Yapılacak

Birim

Çıktı/ Sonuç Tamamlanma

Tarihi Açıklama

KOS1

Etik Değerler ve Dürüstlü davranışlarını belirleyen kur personel tarafından bilinmes sağlanmalıdır.

k: Personel alların i

KOS 1.1

İç kontrol sistemi ve işleyiş personel tarafından sahiplen desteklenmelidir.

i yönetici ve ilmeli ve

İç kont işleyiş yönetim sağlan yönetim idarele etik ku semine

rol sistem i konusun

in deste mıştır. Ta i, kamu rinde risk rallar ko

rler düze i ve da üst ği şınır mal yönetimi, nularında

nlenmiştir.

KOS1.1.1

Akademik ve yönelik olarak yönetimi ve de planlama, perf denetimi, iç ko konularında se düzenlenecekt

idari persone kamu mali

netimi, stra ormans yön

ntrol sistem minerler ir.

le tejik etimi-

i

Üniver Yöneti Yöneti

site Üst mi, Birim cileri

KGB (Kalite Güvencesi Birimleri)

İç kontrol sisteminin tanınması, sistemin işleyişinde birlik sağlanması için seminer değerlendirme raporları, eylem planının tanıtımı amaçlı broşürler.

30.06.10.

ç

KOS 1.2

İdarenin yöneticileri iç kont sisteminin uygulanmasında örnek olmalıdır.

rol personele

Üst yö yönetic sistem vermiş semine katılım Uygula eksikli birlikte gideril çalışılm

netim, bi ilerine iç ine yönel

tir. Konu rlere yön ı da sağ mada gö kler bulu , bunları mesine

aktadır.

rim kontrol ik bilgi ya ilişkin eticilerin lanmıştır.

rülen nmakla n hızla

KOS1.2.1

İç kontrol sistemi ve standartlarının bilinmesi noktasında yönetici ve personelin eğitimi gerekmektedir. Bu amaçla brifingler düzenlenecektir.

site Üst mi; Birim cileri

İç kontrol sistemi özümsenecek ve eyleme dönüştürülecek

30.06.10.

(2)

ve tüm yulmalıdır.

ş ş

KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli faaliyetlerde bu kurallara u

OMÜ Yerel E (TAYE OMÜ Yerel E Yönerg OMÜ'd hayvan deneys ilişkin tanıml

Tıbbi Ara tik Kuru K) Yöne Hayvan D tik Kuru esi yayı e insanl lar üzeri el araştı etik kura anmıştır.

ştırmalar lu rgesi;

eneyleri lu mlanmıştır.

ar ve ndeki rma sürecine

llar

KOS1.3.1

Akademik ve iş etiği-meslek belirlemek üze Etiği Kurulu"

OMÜ Etik İlk Kurulu Yöner hazırlanmakta

idari persone etiği kurall re “OMÜ oluşturulaca eleri ve İş E gesi dır.

l için arını İş

ktır.

tik

Üniver Yöneti

site Üst mi

ADEK (Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu)

OMÜ Etik İlkeleri ve İş Etik Kurulu

30.06.09.

KOS1.3.2

"OMÜ Etik İlk akademik ve i tarafından bili sağlanacaktır.

eleri"nin dari tüm personel nmesi

İş Etik Birim Y

Kurulu-

öneticileri KGB 30.06.09.

KOS1.3.3

Birim yönetici ve idari personp ç etiği ve mesle konularında eğ üzere çeşitli se düzenlenecekt

lerine, akad ele çalışma k etiği

itim vermek minerler ir

emik

/iş İş Etik

Birim Y

PDB (Personel

Kurulu- öneticileri

( Daire Başkanlığı), KGB

Eğitim Seminerleri

30.06.09 (sürekli)

KOS1.3.4

Kamu yönetim düzenlemeler, Kurulu tarafın çalışmalar kon personelin bilg sağlanacaktır.

inde etik Kamu Etik dan yapılan

usunda ilendirilmesi

İş Etik ADEK

Kurulu; PDB KGB

31.12.09 (sürekli)

(3)

n tüm bilgi venilir

et nılmalıdır.

KOS 1 Faaliyetlerde dürüstlük, sa hesap verebilirlik sağla .4

Akade person biten y bildirim ise 1 a vermek

mik ve id elimiz so ıllarda ge

i, özel d y içerisin tedirler.

ari nu 0-5 ile

nel mal urumlarda de beyan

KOS1.4.1

Üniversite gen davranış kural çalışmalarda b

elinde etik larını geliştirici

ulunulacaktır

İş Etik ADEK

Kurulu- PDB

KGB 30.06.09.

İlk atam başlay asalet t sonra b yemin ydamlık ve nmalıdır.

a ile gö an idari p asdik ed

irim ami belgesi i

reve ersonele ildikten

rlerince mzalattırılır.

KOS1.4.2

Yeminler yüks okunarak, topl

"Etik Sözleşm tarafından imz dosyalarına ko

ek sesle uca yapılaca esi" tüm per alanarak şah nulacaktır.

ktır;

sonel si

PDB Birim

Yöneticileri

Yemin belgesi;

Etik Sözleşmesi 31.12.09.

Senato kararla üniver akadem dağıtıl

ve Yöne rının bir site içind ik birim maktadır

tim Kurulu bölümü, e tüm lere .

KOS1.4.3

Üniversite yön senato kararla yüksekokul, e yönetim kurul internet ortam yayımlanacakt Bölüm Başkan yazılarının dağ edilecektir)

etim kurulu rı ile fakülte nstitü kurul ları kararları ında

ır. (Enforma lığı yönetim ıtım planına

ve , ve

tik dahil

Genel S Birim Y

ekreterlik;

öneticileri

Enformatik Bölüm Başkanlığı (EBB)

Üniversite yönetiminin faaliyetlerinin açıklığı ve denetlenebilirliği

31.12.09

KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizm verilenlere adil ve eşit davra

KOS1.5.1

İdari ve akade iş ve işlem akı standartlaştırı

mik faaliyet şı

lacaktır.

lerde

Birim Yöneticileri SGDB-ADEK İdarenin eşit ve

adil davranışı 30.06.10.

KOS1.5.2

İdari ve akademik faaliyet hizmet alanların bilgi ve belgelere kolay-eşit bir biç ulaşması sağlanacaktır.

lerde

imde Birim Yöneticileri İdarenin eşit ve

adil davranışı 30.06.10.

KOS1.5.3

Kurum, adil v davranışlarla i yapılacak mür Kurulu'nda de sağlayacaktır.

e eşit lgili olarak acaatların İş ğerlendirilm

Etiği esini

Üniver Yöneti

site Üst

mi İş Etik Kurulu Paydaş memnuniyeti

30.06.10 (sürekli)

KOS 1.6

İdarenin faaliyetlerine ilişki ve belgeler doğru, tam ve gü olmalıdır.

KOS1.6.1

İdarenin faaliy tüm bilgi ve b tam ve güveni ve dış denetim eksiklikler de gerekli düzenl yapılacaktır.

etlerine ilişkin elgelerin doğru, lir olması için iç

lerde ortaya çıkan dikkate alınarak emeler

Birim Yöneticileri SGDB-ADEK 30.06.11

(sürekli)

(4)

Önceki yıllarda yürütülen SGDB; KOSE

ve

örev dağılım ersonele KOS2

Misyon, organizasyon yap görevler: İdarelerin misyon birimlerin ve personelin gör yazılı olarak belirlenmeli, p duyurulmalı ve idarede uyg organizasyon yapısı oluşturu

ısı ve u ile ev tanımları ersonele un bir

lmalıdır.

KOS 2.1

İdarenin misyonu yazılı olar belirlenmeli, duyurulmalı ve tarafından benimsenmesi sa

İdaren üniver tarafın ak

personel ğlanmalıdır.

in misyon site üst y dan belir

u-vizyonu önetimi lenmiştir.

KOS2.1.1

OMÜ persone misyonunun b vizyonun pers bilinmesi sağl

line kurum enimsetilme onel tarafınd anacaktır.

si;

an

Birim Yöneti ADEK

cileri;

KGB; SGDB

Misyon ve vizyon ile ilgili tanıtım levhaları, elektronik duyurular

31.12.09.

KOS2.1.2

Stratejik planı ortamda sürek yayımlanması

n elektronik li olarak

sağlanacaktır. ADEK EBB elektronik

duyurular 30.06.09.

KOS 2.2

Misyonun gerçekleştirilmes üzere idare birimleri ve alt b yürütülecek görevler yazılı tanımlanmalı ve duyurulmal

Önceki ini sağlamak

irimlerince olarak

ıdır.

çeşitli kapsam ve pers tanıml

yıllarda çalışmala

ında kim onelin g arı yapılm

yürütülen r

i birimlerin örev

ıştır.

KOS2.2.1

Birimlerin, alt personelin gör yapılacaktır.

birimlerin v ev tanımları

e Birim Y KGB

SGDB; KOSE öneticileri, (Kontrol

Ortamı Standartları Ekibi)

Görev tanımları 30.06.10.

KOS 2.3

İdare birimlerinde personeli ve bu görevlere ilişkin yetki sorumluluklarını kapsayan g çizelgesi oluşturulmalı ve p bildirilmelidir.

Bazı b dağılım hazırla çalışm tarihi i başlatı n görevlerini

irimlerin çizelge nmıştır. K ası, 1 Ma tibariyle lmıştır.

görev leri

OSE Proje

rt 2009 KOS2.3.1

Birimlerde per sorumluluklar görev dağılım oluşturulacakt

sonelin göre ını kapsayan çizelgeleri ır.

v ve Birim

Yöneticileri; KGB SGDB; KOSE Görev dağılım

çizelgeleri 30.06.10.

KOS2.3.2

Oluşturulan gö çizelgelerinin, açık ve anlaşıl olarak verilme

rev dağılım ilgili person ır şekilde ya si sağlanaca

ele, zılı ktır.

Birim Yöneticileri KGB Görev dağılım

çizelgeleri 30.06.10.

(5)

anizasyon luluk ve uygun

ek şekilde

Süreç analizi

tlerin vlere ilişkin

ersonele

erilen ye yönelik

r.

KOS 2.4

İdarenin ve birimlerinin teş olmalı ve buna bağlı olarak görev dağılımı belirlenmelid

İdaren teşkila faaliye mevcu

in ve biri t şemalar t raporlar ttur.

mlerinin ı idare

ında KOS2.4.1

Birimlerin teş gözden geçiril ortama aktarıl

kilat şemalar erek, elektro acaktır.

ı

nik Birim

Yöneticileri;KGB SGDB; KOSE

OMÜ Teşkilat Şeması, Birim Teşkilat Şemaları

31.12.09.

Akade Analiz İdari P Anket tüm pe uygula kilat şeması

fonksiyonel ir.

mik Pers i Anket F ersonel İ Formu d rsonele nmıştır.

onel İş ormu ile ş Analizi

üzenlenmiş; KOS2.4.2 Birimlerin iş a yapılacaktır.

nalizi Birim

Yöneticileri; KGB KOSE İş analizleri

raporu 30.06.10.

Bazı b süreci hazırla

irimlerin şemaları nmıştır.

iş akış

KOS2.4.3 Birimlerin iş a oluşturulacakt

kış süreçleri ır.

Birim

Yöneticileri; KGB KOSE İş akış süreci

şemaları 30.06.10.

KOS 2

İdarenin ve birimlerinin org yapısı, temel yetki ve sorum .5 dağılımı, hesap verebilirlik

raporlama ilişkisini gösterec olmalıdır.

KOS2.5.1

Süreç analizi y yapısı ve iş-iş aksaklıkları gi

apılarak, ör lem akışının derilecektir.

güt

Birim Y Süreç analizi

öneticileri KOSE; SGDB raporu 30.06.10.

KOS 2.6

İdarenin yöneticileri, faaliye yürütülmesinde hassas göre prosedürleri belirlemeli ve p duyurmalıdır.

KOS2.6.1

Üst yönetim O görevleri tanım görevlere ilişk belirleyecek v duyuracaktır.

MÜ'deki ha layacak; bu in prosedürl e personele

ssas eri Üniver

Yöneti site Üst mi

Birim Yöneticileri

Duyuru ve yazılı

bildirim 31.12.09.

KOS 2.7

Her düzeydeki yöneticiler v görevlerin sonucunu izleme mekanizmalar oluşturmalıdı

KOS2.7.1 İş takip formları geliştirilecektir. Birim Yöneticileri KGB İş takip formları 31.12.09.

(6)

İ ı idaren sini r.

KOS3

Personelin yeterliliği ve pe İdareler, personelin yeterlili görevleri arasındaki uyumu performansın değerlendirilm geliştirilmesine yönelik önle almalıdır.

rformansı:

ği ve sağlamalı,

esi ve mler

KOS 3

İnsan kaynakları yönetimi .1

nsan kaynaklar yönetimi, ve hedeflerinin gerçekleşme sağlamaya yönelik olmalıdı

OMÜ'n akadem hizmet değerle kalitele akredit ilgili g soruml hüküm Değerl Gelişti yönerg düzenl Kurulu periyo iyileşti kapsam idarenin amaç göstergin amaç

ün tüm b ik ve id lerinin

ndirilme rinin yön asyon ça örev, yet ulukları ler Akad endirme rme Kuru

esinde enmiştir.

tüm biri dik izlem rme süre ında per elerini is

irimleri ile ari

si, etimi ve lışmaları ile ki ve na ilişkin

emik ve Kalite

lu (ADEK)

ADEK mlerden e ve ci formans

KOS3.1.1

temiştir.

İdarenin amaç uygun insan k planlaması yap

ve hedefler aynakları

ılacakır.

ine Üniver Yöneti

site Üst mi, PDB

Birim Yöneticileri;

ADEK

İnsan kaynakları

planlama raporu 31.12.09.

KOS3.1.2

Kurumun strat alan hedef ve gerçekleştirilm Personel Daire birimlerle koo insan kaynağın dağılımı sağla kaynağı ihtiya yapılacaktır.

ejik planınd amaçlarının esi konusun Başkanlığı rdineli olara ın optimum nacak ve ins ç analizi

a yer da 'nca

k an

PDB Birim

Yöneticileri

İhtiyaç analizi

sonuç raporu 30.06.10.

KOS3.1.3

Takip ve işlem sağlanması aç personelin (Ak İşçi, sözleşme dosyalarının P Başkanlığında

lerde bütün ısından tüm ademik, Me li vb) özlük

ersonel Dair toplanması

lük

mur, e

PDB Birim

Yöneticileri Özlük dosyaları 30.06.10

(7)

li r şekilde

ve yeteneğe

ğ ş ğ

eğiti ınav arı dü Yöneti ğişikliğ ğiti

örevinde iyakat l performansı dır.

ihtiyacı erecek eğitim ak

KOS 3.2

İdarenin yönetici ve persone görevlerini etkin ve etkili bi yürütebilecek bilgi, deneyim sahip olmalıdır.

KOS3.2.1

Personel Daire yıllık eğitim p hazırlanacaktı personele göre hizmetiçi eğiti eğitimler veril

Başkanlığı lanları r. Yönetici v

v alanları il m ve diğer ecektir.

'nca

e

e ilgili PDB Birim

Yöneticileri

Yıllık eğitim seminerleri

31.12.09 (sürekli)

KOS3.2.2

Personel Daire içinde eğitim h yürütmek üzer oluşturulacakt çalışma ilkeler belirlenecektir.

Başkanlığı izmetlerini e yeni bir bi ır. Birimin

i yönerge il rim

e

Üniver Yöneti

site Üst mi

PDB; Hukuk Müşavirliği

PDB içinde Eğitim Şube Birimi

31.12.09 (sürekli)

KOS3.2.3

Personel Daire ( Eğitim Şube içi Eğitim Yön hazırlanacaktı

Başkanlığı Birimi) "H

ergesi"

r.

nca izmet Üniver

PDB, Hukuk Müşavirliği

Hizmetiçi Eğitim

Yönergesi 31.12.09

KOS 3.3

Mesleki yeterliliğe önem ve görev için en uygun persone seçilmelidir.

Akade Atanm hazırla gönder rilmeli ve her

mik Yük a Kriterle nmış ve ilmiştir.

selme ve ri

YÖK'e KOS3.3.1

Akademik per yükselmelerin dikkate alınac

sonelin atanma ve de OMÜ kriterleri aktır.

site Üst mi, Birim cileri

PDB 30.06.10

(sürekli)

İdari p değişik l

yapılm ersonel iç

liği sınav aktadır.

in unvan

ı KOS3.3.2

İdari personel yükselme-unv eğitimleri vemleri ve s olarak yapılac

için görevde an değişikliğ sınavları düzenlil z

aktır.

i PDB

enli

Birim Yöneticileri

Görevde yükselme-unvan değişikliği eğitim

30.06.10 (sürekli)

cileri de i e m

ve sınavları

(sürekli)

KOS 3.4

Personelin işe alınması ile g ilerleme ve yükselmesinde l ilkesine uyulmalı ve bireyse göz önünde bulundurulmalı

KOS3.4.1. KOS3.3.'de be bu standardı k

lirtilen eylemler arşılamaktadır.

Üniver Yöneti

site Üst mi

Birim Yöneticileri;

PDB

30.06.10 (sürekli)

KOS 3.5

Her görev için gerekli eğitim belirlenmeli, bu ihtiyacı gid faaliyetleri her yıl planlanar yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir.

KOS3.5.1.

Personelin eğ gidermeye yön yıllık olarak p faaliyetleri dü yürütülecek ve güncellenecek veya 6’şar ayl ile tekrarlanac

itim ihtiyacın elik faaliye lanacak, eği zenli bir şek

tir.(Eğitimle ık zaman ara aktır)

ı tler tim ilde

r 3’er lıkları

PDB Birim

Yöneticileri

Eğitim Programları değerlendirme raporları

31.12.09 (sürekli)

KOS3.5.2

Eğitim ihtiyac eğitim faaliyet içinde yıllık o planlanacaktır uygulanması s değerlendirme tutulacaktır.

ını giderece leri bir önce larak

. Takip eden ağlanacak v ye tabi

k ki yıl yılda e

PDB Birim

Yöneticileri

Eğitim ihtiyaç analizi raporu

31.12.09 (sürekli)

(8)

ından en az eli ve sonel ile

ine göre n personelin yönelik

erformans endirme idir.

KOS 3

Personelin yeterliliği ve per bağlı olduğu yöneticisi taraf yılda bir kez değerlendirilm değerlendirme sonuçları per görüşülmelidir.

.6

Akade person raporla daha so tarafın Person Başkan dosyal edilme formansı

mik ve id elimizin rı önce 1 nra 2. si dan doldu

el Daire lığı'ndak arında m

ktedir.

ari yıllık sicil

. sicil amiri cil amiri

rularak

i özlük uhafaza

KOS3.6.1

Birim yöneticileri tarafınd personelin performansı yı olarak değerlendirilecek v bununla ilgili rapor üst yönetime yazılı olarak verilecektir. Raporlar üst yönetime gönderildikten s birim yöneticileri, perform değerlendirmelerini person görüşeceklerdir.

an llık e

onra, ans el ile

Birim Yöneticileri

Performans değerlendirme ve ödüllendirme

30.06.11

KOS3.6.2

Personel Perfo Değerlendirm kurulacaktır.

rmans

e Komisyonu Üniver Yöneti

site Üst mi

Birim Yöneticileri;P DB; Hukuk Müşavirliği

30.06.10.

KOS3.6.3

İdari peronelin değerlendirilm kullanılacak k edilecektir.

performans esinde riterler tespi

ının

t

Üniver Yöneti

site Üst mi

Birim Yöneticileri;P DB

İdari personel performans değerlendirme kriterleri

30.06.10.

KOS3.6.4

Personel Perfo Değerlendirm hazırlanacaktı

rmans e Yönergesi r.

Üniver Yöneti

site Üst mi

Birim Yöneticileri;P DB; Hukuk Müşavirliği

30.06.10.

KOS 3.7

Performans değerlendirmes performansı yetersiz buluna performansını geliştirmeye önlemler alınmalı, yüksek p gösteren personel için ödüll mekanizmaları geliştirilmel

KOS3.7.1

İdari personeli olumlu veya o etkileyen faktö amacıyla her y Genel Sekrete koordinatörlüğ yönetimin baş yöneticilerinin sağlanacaktır.

personel için i ADEK tarafın yürütülecektir.

n performan lumsuz yönd rlerin sapta ıl en az bir rlik

ünde üst kanlığında b

toplanmala Akademik se bu eylem dan

sını e nması kez

irim rı

Genel S Birim Y

ekreterlik;

öneticileri ADEK Toplantı Kararları 31.12.10

KOS3.7.2

Birimlerce per yapılan perfor değerlendirme yetersiz bulun performansın çözümler üreti eğitim program sağlanacaktır.

iyodik olara mans

leri sonucun an personele artırılması iç lecek, çeşitl larına katı

k

da

in i lmaları

Birim Yöneticileri PDB Eğitim Programları

30.06.10 (sürekli)

(9)

e onay rsonele

tarafından de

ö k ş

ştirme, üst rformans arı gibi insan n önemli

nmiş olmalı r.

KO nı gösterecek

meli ve

artları Üst devri

inin önemi

örevin e yeteneğe

etkinin elli

bilgi bu bilgiyi

verilecektir.

KOS 3.8

Personel istihdamı, yer deği görevlere atanma, eğitim, pe değerlendirmesi, özlük hakl kaynakları yönetimine ilişki hususlar yazılı olarak belirle ve personele duyurulmalıdı

KOS3.8.1

Personel istihd ve kurallar yaz belirlenecektir

amına ilişki ılı yönerge .

n ilke olarak Üniver

PDB; Birim Yöneticileri;

Hukuk Müşaviliği

Yönerge 30.06.10.

KOS3.8.2

Personel istihd yönetimine ili kurallar person duyurulacaktı

amı ve şkin ilke ve

ele r.

PDB Birim

Yöneticileri

Duyuru ve

talimatlar 30.06.10.

KOS4

Yetki Devri: İdarelerde yet devrinin sınırları açıkça beli yazılı olarak bildirilmelidir.

yetkinin önemi ve riski dikk yetki devri yapılmalıdır.

kiler ve yetki rlenmeli ve Devredilen ate alınarak

KOS 4.1

İş akış süreçlerindeki imza v mercileri belirlenmeli ve pe duyurulmalıdır.

KOS4.1.1

KOSE projesi akış süreçlerin mercileri belir personele duy

kapsamında de imza ve lenecek ve urulacaktır.

iş onay

Birim Yöneticileri KGB

Yetkili mercileri belirleyen onay sirkülerleri

30.06.10.

KOS 4 2S 4

Yetki devirleri, üst yönetici belirlenen esaslar çerçevesin

d dil ki i l

.2 devredilen yetkinin sınırları şekilde yazılı olarak belirlen ilgililere bildirilmelidir.

KOS4 2 1 KOS4.2.1.

Bu standardı s gerekli genel gerekli genel bir "Yetki Dev hazırlanacaktı

ağlamaya yö artları kapsa ş kapsayacak

ri Yönerges r

nelik yacak Üniver i"

Üniversite Yöneti

site Üst

Birim

Yöneticileri; Yetki devri

30 06 10 mi

Yöneticileri;

Hukuk Müşavirliği

Yetki

yönergesi 30.06.10.

KO 4.3 Yetki devri, devredilen yetk

ile uyumlu olmalıdır. KOS4.3.1

Hazırlanacak y yönergesinde gözönünde bu

etki devri bu standart lundurulacaktır.

Üniver Yöneti

site Üst mi

Birim Yöneticileri

Yetki devri

yönergesi 30.06.10.

KOS 4.4

Yetki devredilen personel g gerektirdiği bilgi, deneyim v sahip olmalıdır.

KOS4.4.1

Yetki devri hiyerarşi dahil yapılacak ve eşitler arasınd uygun olanı seçilecektir.

inde a en

site Üst mi; Birim cileri

Yetki devri yönergesi

31.12.10 (sürekli)

KOS 4.5

Yetki devredilen personel, y kullanımına ilişkin olarak b dönemlerde yetki devredene vermeli, yetki devreden ise aramalıdır.

KOS4.5.1

Yetki devirler devir eden ara sağlanacak, ye onayında yetk sınırları ve han yetki devralan sağlayacağı hu

inde devir al sında bilgi a

tki devri i devrinin sü

gi peryotlar ın geri dönü suslarına ye

an ile kışı resi, la ş

r

Birim Yöneticileri Yetki devredilenler

Yetki devri onayı, Bilgilendirme raporu

30.06.11 (sürekli)

(10)

ler saptamak, değerlendirmek stratejik plan

et ve projeleri ile mans hedef ve ans programı

na ve performans lıdır.

Ü b i

at, stratejik plan enen amaç ve

esinde idarenin belirlemeli ve

ştir.

rt

o Kamu İç Kontrol Standardı ve Gen Planlama ve Programlama:İdarele

el Şartı

r, faaliyetlerini,

2-

Mev

RİS

cut Durum E

K

K DEĞ

ylem od No

Öngör

ERLE

ülen Eyle Eylemler

NDİ

m veya

RME

Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri

Birim

RD5

amaç, hedef ve göstergelerini gerçekleştirmek için ihtiyaç duydu içeren plan ve programlarını oluşturm faaliyetlerinin plan ve programla sağlamalıdır.

İdareler, misyon ve vizyonlarını oluş

ve bunları kları kaynakları alı ve duyurmalı, ra uygunluğunu

turmak, stratejik

RD 5.1

RD 5.2

amaçlar ve ölçülebilir hedef performanslarını ölçmek, izlemek ve amacıyla katılımcı yöntemlerle hazırlamalıdır.

İdareler, yürütecekleri program, faaliy bunların kaynak ihtiyacını, perfor göstergelerini içeren perform hazırlamalıdır.

İdareler, bütçelerini stratejik planları

OMÜ'nü dönemin Stratejik hazırlan

n 2009-2013 e ilişkin Planı mıştır.

RD

RD 5.1.1

5.2.1 OMÜ P Program

OMÜ OM plan ve

erforman ı hazırlan

bütçesi stratejikütçes , str performa

s acaktır

Ün Yö Ye

atejik

ns Ün

Makul güvence sağlanmaktadır

iversite Üst netimi, Harcama tkilileri, SGDB

Tüm Birimler

Performans programı (taslak)

31.07.09

iversite Üst

Tüm OMÜ Bütçe

RD 5.3

RD5.4

programlarına uygun olarak hazırlama

Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzu ve performans programıyla belirl hedeflere

uygunluğunu sağlamalıdır.

Ödenekl ile ilgili çerçeves yetkilile yönetim tedbirler doğrultu kendiler oluşturd tedbirler her üç ay

RD

erin kullanımı tebliğ inde harcama rinden üst in aldığı sunda inin ukları i de belirterek

da bir

RD

5.3.1 program olarak

5.4.1

Faaliye mevzua ve perf program amaç v uygunl üzere ü yapılac

larına uy hazırlanac

tlerin ilgil t, stratejik ormans

ıyla belir e hedefler uğunu sağ ç ayda bir aktır.

gun aktır

Yö Ye

i plan

lenen e lamak kontrol

Ha

netimi, Harcama

tkilileri, SGDB Birimler tasarısı 31.07.09

rcama Yetkilileri SGDB Üç aylık

raporlar 31.12.09

RD 5.5

Yöneticiler, görev alanları çerçev hedeflerine uygun özel hedefler personeline duyurmalıdır.

raporlam istenmek

Birim yö kendi str kapsamı hedefler belirlem belirlemi

aları tedir.

neticileri, atejik planları nda özel ini iştir.

RD5.5.1

Birimlerce belirle özel hedeflerin gerçekleşmesi izlenecektir.

nen

Birim Yöneticileri

SGDB;

KGB;Stratej ik plan izleme ve değerlendir

bi i i

Birimlerin özel hedeflerini belirleyen çizelgeler

30.06.11

me birimi çizelgeler

(11)

İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, birimlerinin spesifik

belirlenmesinde katılımı

sağlayacak yöntemler Somut

li

belirlenerek eylem

Üniversitemizin bazı

İdarenin ve birimlerinin hedeflerinin

RD 5.6 ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. ve ö bulu

lçülebilir hedefi nmaktadır.

RD5.6.1

uygulan somut m sıralana

acaktır. H addeler h caktır.

edefler, alinde

Birim Yöneticileri KGB hedefler çizelgesi

30.06.11

RD6

Risklerin belirlenmesi ve değerlen sistemli bir şekilde analizler y hedeflerinin gerçekleşmesini engelle riskleri tanımlayarak değerlendirm önlemleri belirlemelidir.

dirilmesi: İdareler, aparak amaç ve yebilecek iç ve dış eli ve alınacak

RD 6.1

RD 6.2

İdareler, her yıl sistemli bir hedeflerine yönelik riskleri belirlem

Risklerin gerçekleşme olasılığı ve yılda en az bir kez analiz edilmelidir

şekilde amaç elidir.

ve RD6.1.1

Birimle mali ris riskleri stratejik riskler, imaj/iti teknolo kategor belirlenerek be rlen sınıflan

r itibariyle kler, faaliy , sistemsel riskler, ya çevresel ri bar riskleri jileri riskle iler altında erek, dırılacaktır

riskler et riskler,

sal skler, , bilgi ri gibi

Üniv Yöne Yöne

ersite Üst timi; Birim ticileri

KGB

Riskleri tanımlama ve belirleme raporları

31.12.10

muhtemel etki .

leri RD6.2.1

Riskler belirlendik sonra, yaratacağı e (doğuracağı sonuç gerçekleşme olası bağlamında ölçüle bir risklilik sıralam sokulacaktır. Böyl üniversite üst yön

ten tki ) ve lığı

cek ve asına ece etimi

Üniv Yöne

ersite Üst

timi, Birim KGB

Risk

değerlendirme 30.06.11 ile birim

en yüks dikkate risklere geliştire sağlana

Riskler ölçüldü

yöneticil ek riskleri alarak, bu yönelik te bilmeleri caktır.

tanımlanı kten sonra

erinin

pkileri Yöne

p, üst

ticileri raporu

RD 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler

planları oluşturulmalıdır. RD6.3.1

yönetim yönetic önlemle planları p oluştura

ve birim ileri alınac re ilişkin e nı

caklardır.

ak ylem

Üniv Yöne Yöne

ersite Üst timi, Birim ticileri

Eylem planı 30.06.11

(12)

enel Şartı

3- KONTROL FAAL

uygun kontrol gözden geçirme,

karşılaştırma k l çeşitli kontrol

kleme yo rol karşılaştırma,

on, doğrulama, etim, inceleme, nmalıdır.

rt

o Kamu İç Kontrol Standardı ve G Mevcut Durum Eylem Kod No

Öngörülen Eylem Eylemler

İYE

veya S

TLER

orumlu Birim veya Çalışma

İşbirliği

Yapılacak Çıktı/ Sonuç Tamamlanma

İ

KF7

Kontrol stratejileri ve yönte hedeflerine ulaşmayı amaçlaya karşılamaya uygun kontrol strateji belirlemeli ve uygulamalıdır.

grubu üyeleri Birim mleri: İdareler,

n ve riskleri ve yöntemlerini

Ondok Ünive Mali K İlişkin Esasla hazırla

uz Mayıs rsitesi'nin Ön

ontrole Usul ve rı

nmıştır.

KF7.1.1

Personel, öğ kütüphane o sistemlerinin eksik ve açı bunların gid sistemleri ge

renci, hast tomasyon gözden g klarının be erilmesi iç liştirilecek

ane ve eçirilmesi, lirlenerek in kontrol

tir.

Ü Y

niversite Üst önetimi

İlgili Birimler

Güncelleşmiş otomasyon yazılımı

30.06.11 (sürekli)

KF 7.1

Her bir faaliyet ve riskleri için strateji ve yöntemleri (düzenli örnekleme yoluyla kontrol

örne luyla kont ,

onaylama, raporlama, koordinasy analiz etme, yetkilendirme, göz izleme v.b.) belirlenmeli ve uygula

Stratej İzleme kurulm

jik li P an Birimi

uştur.

KF7.1.2

ADEK-SGDB ADEK-SGDB strateji ve yö çerçevesind faaliyetini g

çeşitli kontrol ntemleri e izleme-de

erçekleştir

netleme ecektir.

ADEK-SGDB Dönemsel izleme

raporları

30.06.11 (sürekli)

KF 7.2

Kontroller, gerekli hallerde, işlem süreç kontrolü ve işlem sonras kapsamalıdır.

KF7.1.3

Her birim fa riskleri ile il önleyici, dü kontrol mek oluşturarak

aliyet alan gili tespit e zeltici, yön

anizmaları bunların

ları ve dici, lendirici

Tüm Birimler KGB

Eylemin ön gördüğü raporlar doğrultusunda hazırlanan

30.06.11 (sürekli)

öncesi kontro ı kontrolleri d l,

e KF.7.2.1

uygulanmas

Kontroller, g işlem önces kontrolü ve kontrolleri d

ını sağlaya

erekli hal i kontrol, s işlem sonr e kapsayac

caktır.

lerde üreç ası

aktır.

Tü

talimatlar

m Birimler ADEK-

SGDB Talimatlar 30.06.11

(sürekli)

(13)

rın dönemsel

Taşınır Mal Yönetmeliği çerçevesinde üniversite taşınırlarının

KF7.3.1

Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri idarenin taşınır varlıklarını altı aylık dönemler itibariyle yerinde kontrol edecekler; taşınır

kayıtları ile uygunluğunu Harcama Elektronik

kontrol için 30.06.10 envant

ve yen mallar kayıt a alınmı

İlgili m çerçev belirle

eri çıkarılmış i edinilen ile birlikte ltına ştır.

evzuat esinde nen süreler

sağlayacaklardır. Bu iş daha etkili bir şekilde gerçekleşirilebilmesi iç elektronik kontrol siste geliştirilecektir.

lemin in mi

Yetkilileri barkot sistemi

Kontrol faaliyetleri, varlıkla

içerisi belgel alınma (muha taşınır

nde kayıt ve er dikkate

k şartıyla sebe kayıtları, ve taşınmaz KF7.3.2

Taşınmazların kontrol yönetimi amacıyla eml

ve ak ofisi

Genel Sekreterlik, Hukuk Müşavirliği ve Yapı İşleri

Taşınmaz mallar yönetim 30.06.10 KF 7.3 kontrolünü ve güvenliğinin

kapsamalıdır.p

mal kayıtları, vb.) varlıkların

kurulacaktır.

ve Teknik Daire

yönergesi sağlanmasını

güvenliğini de Başkanlığı

kapsay tespit v yapılm

acak biçimde e sayımlar aktadır.

Kütüp varlıkl kontro otoma çerçev

hane arının lü

syon sistemi esinde barkod

KF7.3.3

Birim kütüp maliyet anal otomosyon

hanelerind izi yapılar sistemi kur

e (fayda- ak)

ulacaktır.

Bi Y

rim öneticileri

Kütüphane ve

Dokümantas yon DB

Kütüphane

yazılımları 30.06.10 yöntem

sağlan

Ünive biriml kısmı kamer korunm

iyle maktadır.

rsite erinin bir güvenlik

ası sistemiyle aktadır.

KFS7.3.4

Üniversite g yapılıp eksik edilecektir.

enelinde b likler tesb

ir çalışma

it İMİD Birim

Yöneticileri

Güvenlik kontrol sistemi 30.06.10

(14)

aliyeti beklenen

rar ve işlemleri elidir.

faaliyet veya mali uygulanması ve

amalıdır.

İd i l il i i

güncel, kapsaml onel tarafından KF 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin m

faydayı aşmamalıdır. KFS7.4.1

Belirlenen kontrol yön fayda maliyet analizi y kontrollerin etkin, veri ekonomik olması sağla

teminin apılacak;

mli ve nacaktır.

H Y

arcama etkilileri

Birim Yöneticileri

Fizibilite

Raporları 30.06.10.

KF8

Prosedürlerin belirlenmesi ve be İdareler, faaliyetleri ile mali karar gerekli yazılı prosedürleri ve bu düzenlemeleri

hazırlamalı, güncellemeli ve

lgelendirilmesi:

ve işlemleri için alanlara ilişkin ilgili personelin

KF 8.1

erişimine sunmalıdır.

İdareler, faaliyetleri ile mali ka hakkında yazılı prosedürler belirlem

Ünive idari-m

rsitemizde

ali karar ve Üniversitemiz idari faaliyetleri Karar ve

işleml bölüm yazılı belirle

erin bir ü hakkında prosedürler

nmiştir.

KF8.1.1 ile mali kara mevzuat çer getirip uygu

r ve işlem çevesinde lamaya ko

lerini yazılı hale yacaktır.

Bi Y

rim

öneticileri SGDB; KGB uygulama sürecine ilişkin belgeler

30.06. 10.

KF 8.2

Prosedürler ve ilgili dokümanlar, karar ve işlemin başlaması, sonuçlandırılması aşamalarını kaps

KF8.2.1

İd iar -mali prosedür er li dü l dokümanlar faaliyet ve karar ve işlemin başlan sonuçlandırılmasına ka bütün aşamaları kapsay şekilde düzenelecektir

il ili ve g l

ya mali gıcından dar olan acak .

Bi Y

rim

öneticileri SGDB; KGB

İdari ve mali faaliyetlere ilişkin prosedür belgeleri

31.12.09.

KF8.3.1

İş akış şemaları OMÜ sayfalarında yayımlana kitapçık halinde hazırl personele ve ilgililere dağıtılacaktır.

internet cak, anarak Bi

Y rim

öneticileri KGB; EBB İş akış şemaları 30.06.10.

KF 8.3

Prosedürler ve ilgili dokümanlar, mevzuata uygun ve ilgili pers anlaşılabilir

ve ulaşılabilir olmalıdır. Mali m

ilgili d ve değ SGDB sayfas yayım ı,

evzuatla üzenlemeler işiklikler internet ında lanmaktadır.

KF8.3.2

Mevzuat değişiklikleri olduğunda kurum içi il araçları kullanılarak ve içi eğitim programları aracılığıyla ilgili perso bilgilendirilmesi sağla

etişim ya hizmet

nelin nacaktır.

Birim yöneticileri EBB Eğitim bülteni 31.12.09 (sürekli)

(15)

ar ve işlemin ydedilmesi ve

getireceklerdir.

ve sürekli bir ekli kontrolleri KF9

Görevler ayrılığı:Hata, eksi usulsüzlük ve yolsuzluk risklerin faaliyetler ile mali karar ve işlemle uygulanması, kaydedilmesi ve görevleri personel arasında paylaşt

klik, yanlışlık, i azaltmak için rin onaylanması, kontrol edilmesi

ırılmalıdır.

Her faaliyet veya mali kar onaylanması, uygulanması, ka

5018 s çerçev görevl sağlan birlikt

ayılı yasa esinde er ayrılığı mış olmakla e, personel

Yönetsel faa karar ve işle uygulanmas

liyetler ile mlerin ona ı, kaydedil

mali ylanması,

mesi ve Birim Görev dağılım ve

KF 9.1

KF 9.2

KF10

kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

Personel sayısının yetersizliği ne ayrılığı ilkesinin tam olarak idarelerin

yöneticileri risklerin farkında ol önlemleri almalıdır.

Hiyerarşik kontroller:Yöneticiler prosedürlere uygunluğunu sistem kontrol etmelidir.

deniyle görevle uygulanamadığ malı ve gerek

, iş ve işlemleri li bir şekild

sayısı yetersi nedeni biriml bulunm r ı li

n e

ndaki zlik yle bazı erde sorunlar

aktadır.

KF9.1.1

KF9.2.1

KF10.1.1

kontrol edilm personel ara paylaştırılac

Personel say nedeniyle gö ilkesinin tam uygulanama gerekli önle

Birimlerde g olarak yapıl internet sayf yayımlanaca

esi görev sında aktır.

ısının yete revler ayr olarak dığı durum mler alınac

örev dağıl acak ve bir alarında ktır

leri farklı Y

rsizliği ılığı

larda aktır.

Bi Y

ımı yazılı

im Bi

Y

öneticileri yetki çizelgeleri 30.06.10.

rim öneticileri

Birim yöneticilerinin durum tespit ve risk raporları

30.06.10.

rim

öneticileri EBB

İnternet ortamında yayınlanan görev dağılım çizelgesi

31.12.09.

KF 10.1

Yöneticiler, prosedürlerin etkili şekilde uygulanması için ger yapmalıdır.

KF10.1.2

KF10.1.3

Görev dağıl çizelgelerde yaptıkları iş karşı sorum yazılacaktır.

Yöneticiler, faaliyetlerin sürekli bir ş uygulanmas kontrolleri y kontrolleri s hazırlanan i aracılığıyla

ımını göste personelin ve işlemle lu olduklar

idari ve m amaca uyg ekilde

ına ilişkin apacaktır.

unulan rap şlem tablol yerine

ren

rden kime ı açıkça

Bi Y

ali un ve

Bu orlar ve arı

Bi Y

rim

öneticileri KGB

İnternet ortamında yayınlanan görev dağılım çizelgesi

31.12.09.

rim

öneticileri KGB Kontrol raporları 31.12.09 (sürekli)

(16)

Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve işlemlerini izleme-onaylama Birim 30.06.10

bulunmayan durumlarda kamu Üniversite Üst

veya işlemlerinin içeren bir rapor dirilen personele malıdır.

Yöneticiler, personelin iş ve

KF 10.2 onaylamalı, hata ve usulsüzlükleri gerekli talimatları vermelidir.

Faaliyetlerin sürekliliği:İdarele

n giderilmesi için

r, faaliyetlerin

KF10.2.1 faa us ge

liyetinin y ulsüzlükle rekli talim

anı sıra hata v rin giderilmes atları verecek

e i için tir

Yöneticileri Yazılı talimatlar

(sürekli)

KF11 sürekliliğini sağlamaya yönelik almalıdır.

Personel yetersizliği, geçici vey

gerekli önlemleri

KF11.1.1 Hizmetiçi eğitimin sürekliliği

sağlanacaktır. PDB Birim

Yöneticileri Eğitim planları 30.06.10 (sürekli) a sürekli olarak

KF 11.1

KF 11.3 KF 11.2

görevden ayrılma, yeni bilgi sis yöntem veya mevzuat değişiklikle durumlar gibi faaliyetlerin sürek nedenlere karşı gerekli önlemler al

Görevinden ayrılan personelin, iş durumunu ve gerekli belgeleri de hazırlaması ve bu raporu görevlen vermesi yönetici tarafından sağlan Gerekli hallerde usulüne uygu personel görevlendirilmelidir.

temlerine geçiş, ri ile olağanüstü liliğini etkileyen

ınmalıdır. KF11.1.2

Be bir (2 tut

lirli dönem im içinde yılda bir r ulacaktır.

lerde person görev değişik otasyona) tabi

el aynı liğine Bi

Yö rim

neticileri PDB Görev dağılım

çizelgesi 30.06.10

n olarak vekil

Ku gö

bulunmayan KF.11.2.1 pe

ko

rumumuz revlere asa rsoneli me şullara hai

da yürütülen leten atama k durumlarda kamu vzuatında bel z olanlar aras

oşulu

Üniversite irtilen

ından Yö Yö

Üst netimi; Birim neticileri

Görevlendirme

onayı 31.12.09

us pe

KF11.2.2 Ve gö ya

ulüne uygu rsonel gör

kaleten ya revlendirm pı dikkate

n olarak veki evlendirilecek

pılan elerde hiyera alınacaktır.

l tir.

rşik Ün Yö Yö

iversite Üst netimi; Birim neticileri

Yetki devri

yönergesi 30.06.10

KF11.3.1 Gö ve iliş bu pe

revinden ya işlemle kin bir ra raporu gö rsonele ve

ayrılan person rinin durumun por hazırlama

revlendirilen rmesi sağlana

elin iş a sı ve

caktır.

Ün Yö Yö

iversite Üst netimi; Birim neticileri

Devir teslim

raporu 31.12.09

(17)

ve güvenilirliğini belirlenmeli ve

ni sağlayacak KF12

KF 12.1

Bilgi sistemleri kontrolleri sistemlerinin sürekliliğini ve sağlamak için gerekli kontrol geliştirmelidir.

Bilgi sistemlerinin sürekliliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak uygulanmalıdır.

:İdareler, bilgi güvenilirliğini mekanizmaları

KF12.1.1 İlg Sis be

ili kontrol temi Yön lirlenecek

ler, Yönetim B ergesi'nde ve uygulanac

ilgi

aktır.

Ün Yö Yö

iversite Üst netimi, Birim neticileri

Bilgi ve İletişim Teknolojileri Birimleri

Yönerge 30.06.10.

Ünive bilgi te alanın görevl birim

rsitemizd knolojil da çeşitl er verilm

e eri i

iş üç

KF 12.2

Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi konusunda yetkilendirmeler yap usulsüzlüklerin önlenmesi, tesp düzeltilmesini sağlayacak oluşturulmalıdır.

ile bunlara erişim ılmalı, hata ve it edilmesi ve mekanizmalar

bulunm Bilgi Başka Enform Başka ve İlet Tekno Araştı Uygul (BİLT

aktadı İşlem Da

nlığı, 2) atik Bö nlığı, 3) işim lojileri rma ve

r: 1) ire

lüm Bilgi

KF12.2.1 İlg so çe tan

ili üç birim rumlulukla rçevesinde ımlanacak

in görev, yet rı mevzuat yeniden

tır.

ki ve Ün Yö

iversite Üst netimi

PDB; Hukuk

Müşavirliği Yönerge 30.06.10.

ama Me AM).

rkezi

KF 12.3 İdareler bilişim yönetişimi

mekanizmalar geliştirmelidir. KF12.3.1

OM am şek do bir En ya

Ü, bilişim aç ve hed

ilde kulla ğrultusund imleri (Bi formatik, pılandırıla

teknolojiler eflerine uygun nacaktır. Bu a a bilgi teknol lgi İşlem DB, BİLTAM) ye cak, bu biriml

ini bir maç ojileri

niden er ile

Ün Yö

iversite Üst netimi

Hukuk

Müşavirliği Rapor 30.06.10.

üs etk olu

t yönetim ili bir ilet şturulaca

arasında sürekli ve işim

ktır.

(18)

enel Şartı

birimlerinin ve nebilmesi, karar de işleyebilmesi memnuniyetin bilgi ve iletişim

uzantılı

yönetim sistemleri etkili bir biçimde kullan

4

Bilgi Bilgi ve İletişim

Standar Kod N

t

o Kamu İç Kontrol Standardı ve G Mevcut

- B

Durum Ey

Ko

İLGİ ve

lem d No

Öngörülen Ey Eyleml

İLETİŞİM

lem veya er

Sorumlu Birim veya

Çalışma grubu üyeleri

İşbirliği Yapılacak Birim

Çıktı/

Sonuç

Tamamlanma

Bİ13

Bilgi ve iletişim: İdareler, çalışanlarının performansının izle alma süreçlerinin sağlıklı bir şekil ve hizmet sunumunda etkinlik ve sağlanması amacıyla uygun bir sistemine sahip olmalıdır.

_OMÜ yüksek sürekli alınmas _OMÜ

ağ alt ya bant gen ve kesin

ını sağla web site

pısı; güncel ve işliğine sahip, tisiz hizmet

makta.

si; OMÜ Bİ13.1.1

OMÜ'de bilgi ve sisteminin etkili- olması sağlanaca İletişimin sürekli

iletişim sürekli ktır.

ve güncel

Üniversite Üst

SGDB; Bilgi ve İletişim Teknolojileri

Bilgi

yönetim 30.06.10 (sürekli) e-posta

ı

ağı, bilgi lmaktadır.

olabilmesi için "

sağlayıcı birim"

kurulacaktır.

OMÜ'de "Yönetim OMÜ'de "Yönetim

içerik

Bilgi

Yönetimi Birimleri sistemleri

Bilgi ve İletişim

İdarelerde, yatay ve dikey iç

Ü Bİ13.1.2 Sistemi" kurulacak;

"Yönetim Bilgi Sistemi Yönergesi" hazırlanacaktır.

Üniversite Üst Yönetimi

Teknolojileri Birimleri; Hukuk Müşavirliği

OMÜ YBS

Yönergesi 30.06.10.

Yönetimin ihtiyaç iletişim ile dış

Bİ 13.1 iletişimi kapsayan etkili ve süre iletişim sistemi olmalıdır.

kli bir bilgi ve

Bİ13.1.3 duy ve ana yar bün Sis kur Ün

duğu gerekli raporları ürete liz yapacak im atacak şekilde

yesinde "Yön temi Birimi"

ulacaktır.

iversitemizde bilgileri

bilece, kanı SGDB etim Bilg

iç ve dış i

SGDB; Bilgi ve İletişim Teknolojileri Birimleri

Yönetim Bilgi Sistemi Birimi

30.06.11.

Bİ13.1.4

yazışmalarda "Resmi Yazışmalarda Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" dikkate alınarak "Resmi Yazışmalar Yönergesi"

hazırlanacaktır.

Üniversite Üst Yönetimi;

Genel Sekreterlik

OMÜ Resmi Yazışmalar Yönergesi

31.12.09.

(19)

l, performans ası ile kaynak zamanında

Kurumumuzda, Maliye Bakanlı

bütçe sisteminden

rlanmalıdır.

kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında bütçe sisteminden yararlan

Bİ 13.2

Bilgiler doğru, güvenilir, tam, Yöneticiler ve personel, göre getirebilmeleri için gerekli ve zamanında ulaşabilmelidir.

Yasal d bölümü kullanı

kullanışlı ve vlerini yerine yeterli bilgiye

üzenlemelerin bir internet ortamında ma sunulmuştur.

Bİ1

Bİ1 3.2.1

Ya der ort sağ

3.2.2 Ku ele sağ

"B haz

sal düzenlemeler lenerek internet amında bilgiye erişim

lanacaktır.

Tüm Birimler

rum içi yazışmaların ktronik ortamda takibi

lanacaktır.

Birim Yöneticiler ilgi Akış Yönergesi"

ırlanacaktır. "İçerik

Üniversite Üst

Mevzuat Bilgi Bankası

30.06.10.

i

Evrak ve doküman bilgi sistemi

30.06.10

SGDB; Bilgi ve İletişim Bİ 13.3

Bİ 13.4

anlaşılabilir olmalıdır.

Yöneticiler ve ilgili persone programı ve bütçenin uygulanm kullanımına ilişkin diğer bilgilere erişebilmelidir.

Bİ1

3.3.1 sağ yön gör

3.4.1 Yö per pro uyg

layıcı birim"

erge çerçeves ev yapacaktı neticiler ve ilg sonelin perfor gramı ve bütç ulanması ile

bu inde r.

ili mans enin kaynak

Yönetimi;

Tüm Birimler

Teknolojileri Birimleri;Hukuk Müşavirliği

Yönerge 30.06.11

Üniversite Üst Yönetimi,

Bilgi ve İletişim Teknolojileri

Uygulama örnekleri ve

30.06.10 ğınca ol

ılmakta

uşturulan e-

dır.

kul bil eri sağ Ma yap

lanımına ilişk gilere zamanı şebilmeleri

lanacaktır.

liye Bakanlığ ılan protokol

in diğer nda

ı ile

Birim Yöneticileri

Birimleri Bütçe Kanunu

Bİ13.4.2 çerçevesinde Kamu Hesapları Bilgi Sistemine geçilecektir.

Tüm

Birimler SGDB KBS 31.12.09.

Üniversite

Bİ 13.5

Yönetim bilgi sistemi, yönetimin gerekli bilgileri ve raporları üreteb

ihtiyaç duyduğu ilecek ve analiz

Bİ13.5.1.

"Y Yö bu bul

önetim Bilgi S nergesi" hazı özellikler göz undurulacaktı

istemi rlanırken

önünde r.

Üst Yönetimi;

Tüm Birimler

Bilgi ve İletişim Teknolojileri Birimleri, Hukuk Müşavirliği

OMÜ YBS

Yönergesi 30.06.10.

yapma imkanı sunacak şekilde tasa

Bİ13.5.2 Bil Te Yö Yö şek düz

gi ve İletişim knolojileri Birimleri

netim Bilgi Sistemi nergesi'nde belirtildiği

ilde yeniden enlenecektir.

SGDB 30.06.10.

(20)

on ve amaçları

görev ve

personele

ığı

Web Öneri

Kutusu 30.06.10.

Bİ14 ı, ık ve

Bİ 13.6

Yöneticiler, idarenin misyon, vizy çerçevesinde beklentilerini sorumlulukları kapsamında bildirmelidir.

Bİ13.6.1 Bir mi am bek tali per

im yöneticiler syon, vizyon v açları çerçeve lentilerini gö matları aracıl sonele yazılı

i idarenin e sinde rev ığıyla olarak

Birim Yöneticileri

Görev

talimatları 30.06.10.

Bİ1

bil

3.7.1 İnt iste ilet

direcektir.

ernet ortamınd k ve önerileri ileceği bir bö

a görüş, n lüm

Enformatik Bölüm Başkanl

Bİ 13.7

İdarenin yatay ve dikey iletişim sis değerlendirme, öneri ve iletebilmelerini sağlamalıdır.

OMÜ T bulunm sağlanm temi personelin

sorunlarını elefon R akta ve g aktadır.

ehberi

üncelliği Bİ1

olu

3.7.2.

OM sür int kul

şturulacaktır.

Ü Telefon R ekli güncellen ernet ortamınd lanıma sunula

ehberi ecek, a caktır.

Enformatik Bölüm Başkanlığı

OMÜ Telefon Rehberi

30.06.10.

Bİ14

Bİ 14.1

Bİ 14.2

Raporlama:İdarenin amaç, hede faaliyetleri ile sonuçları, sayda faaliyetleri ile sonuçlar saydaml verebilirlik ilkeleri

raporlanmalıdır.

İdareler, her yıl, amaçları, hedef varlıkları, yükümlülükleri v programlarını kamuoyuna açıklam

İdareler, bütçelerinin ilk altı sonuçları, ikinci altı aya ilişkin hedefler ile faaliyetlerini açıklamalıdır.

f, gösterge ve mlık ve hesaphesap doğrultusunda

Bİ13.7.3 İnt tart olu

OM

ernet ortamınd ışma forumla şturulacaktır.

Ü'nün amaçl a çeşitli rı

arı,

Enformatik Bölüm Başkanlığı

OMÜ e- tartışma grupları

30.06.10.

Üniversite Üst leri, stratejileri,

e performans alıdır.

OMÜ 2 Planı ya 2008 İd kamuoy

aylık uygulama beklentiler ve kamuoyuna

5018 sa ilk altı a sonuçla beklenti açıklanm

009-201 yımlanm are Faal

una duy

yılı kanu ylık büt rı, ikinci ler kam aktadı

3 Stratejik ıştır. 2007- iyet Raporları

urulmuştur.

Bİ1

n gereği her yıl çe uygulama altı aya ilişkin uoyuna r.

Bİ1 4.1.1

hed var ve her açı

4.2.1

efleri, strateji lıkları, yüküm performans pr yıl kamuoyu klanacaktır.

leri, lülükleri ogramları na

Yönetimi, Birim Yöneticileri

SGDB Performans

Programı 31.12.09

Makul güvence sağlanmakta

(21)

İ i i h l k Birim

ve işlemlerin e dosyalandığı

ip olmalıdır.

i, elektronik evrak ile idare

Kayıt ve dosyalama sistemi bulunmakla birlikte, otomosyona geçilmemi

amlı ve güncel ndan ulaşılabilir Bİ 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlen

faaliyet raporunda gösterilmeli ve

dirmeler idare duyurulmalıdır.

5018 sayılı kanun kapsamında 2006 yılından itibaren birimlerce hazırlanan birim faaliyet raporları konsolide edilerek her yıl Üniversitemiz idari faaliyet raporu olarak düzenlenir. Üniversitemiz ve Strateji Geliştirme Daire

Bİ14.3.1

Makul güvence sağlanmakta

Bİ 14.4

Faaliyetlerin gözetimi amacıyla id ve dikey raporlama ağı yazılı olar birim ve personel, görevleri ve

Başkanl yayımla duyurul

OMÜ iç raporlam belli ku bir yazı dayanm are içinde yatay ak belirlenmeli, faaliyetleriyle

ığının w narak k maktadı

inde ya a yapı rallara b lı belgey amaktad

eb sitesinde amuoyuna r.

tay ve dikey lmakta; ancak

ağlanmış belli e

ır.

Bİ14.4.1 OM dik ola

Ü içinde yata ey raporlama rak belirlenec

y ve ağı yazılı ektir.

Birim Yöneticileri

Raporlama sistemi yönergesi

30.06.10.

ilgili hazırlanması gereken rap bilgilendirilmelidir.

Kayıt ve dosyalama sistemi:İda

orlar hakkında

reler, gelen ve

İ B 1

Bir gör il 4.4.2 ilg

rap bil

imler ve perso evleri ve faal ili hl azır anmal orlar hakkınd gilendirilecek

nel iyetleriyle

k sı gere en a tir.

Üniversite

Ü Birim Bilgilendir

l Üst

Yönetimi Yöneticileri me toplantı raporları

30.06.10

Bİ15

Bİ 15.1

Bİ 15.2

giden her türlü evrak dahil iş kaydedildiği, sınıflandırıldığı v kapsamlı ve güncel bir sisteme sah

Kayıt ve dosyalama sistem ortamdakiler dahil, gelen ve giden içi haberleşmeyi kapsamalıdır.

Kayıt ve dosyalama sistemi kaps olmalı, yönetici ve personel tarafı ve izlenebilir olmalıdır.

ştir.

Bİ15.1.1 Ka oto

yıt ve dosyala masyona geçi

ma sistem rilecektir.

i Genel Sekreterlik, Birim Yöneticileri

Evrak ve doküman bilgi sistemi

30.06.10.

Bİ15.2.1 Ku Oto sta

rulacak OMÜ masyon Siste ndardı sağlaya

Evrak mi bu caktır.

Üst Yönetim, Birim Yöneticileri

30.06.10.

(22)

şifreleme kişisel verilerin Üst Bilgi ve İletişim Süpervizör

kaydedilmeli, andırılmalı ve k muhafaza

i k Bİ15 için gerekli Dokümantasyon doküman 31. .09.

nin kaydı, erişimini de uygun arşiv ve

lıdır.

OMÜ Evrak Kayıt ve

Dosyalama Sistemi'ndeki Üniversite

Bİ 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kiş güvenliğini ve korunmasını sağlama

isel verilerin

lıdır. Bİ.15.3.1 güvenliğin

korunması Süpervizö çalışma ilk

i ve nı sağlayacak r sitemi ve

eleri

tır.

Yönetimi, Birim Yöneticile

Üniversite ri

Teknolojileri Birimleri

çalışma esasları

31.12.10

Bİ 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi standartlara uygun olmalıdır.

belirlenmiş

30.06.10.

Bİ15.4.1

Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara

Üst Yönetimi,

Bilgi ve İletişim

Teknolojileri Standart dosya planı

Bİ 15.5

Gelen ve giden evrak zamanında standartlara uygun bir şekilde sınıfl arşiv sistemine uygun olara edilmelidir.

Rektörl hariç tü kayıt iş ve göre persone yürütül Üniver evrak k ortamı

ük genel evrak birimi m birimlerde evrak lemleri birim sekreterler vlendirilen diğer

l tarafından mektedir.

sitemiz birimlerince ayıtları bilgisayar nda veya defter kayıt

i Bİ15.5.1

Oluşturula doküman s tüm biriml hale getiri uygun olac

cak elektroni istemi kullan erde zorunlu lecektir.

aktır.

k

ımı Birim Yöneticileri

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Eletronik evrak takip sistemi

31.12.10 Birim

Yöneticileri

Birimleri

Bİ 15.6

İdarenin iş ve işlemleri sınıflandırılması, korunması ve kapsayan, belirlenmiş standartlara dokümantasyon sistemi oluşturulma

yöntem Evrakla

k d f

kayıt de yapılm duruml vs…) te ile dağı

Dosyal Geliştir Standar

iyle tutulmaktadır.

rın dağıtımları zimmet

i k dil k

fter ne ayıt edilerek aktadır. Bazı özel arda ise (gizli evrak

bliğ-tebelluğ tutanağı tım yapılmaktadır.

ama hizmetleri Strateji me Daire Başkanlığı'nd t Dosya Planı'na göre

Bİ15.6.1.6.1

a Bİ15.6.2

Üniversite oluşturulm için gerekli dokümant oluşturula

Üniversite dosyalama Başbakanl Arşivleri G Müdürlüğ koordinasy 25.03.200

miz kurum a aktadır.Bunu asyon sistemi caktır.

mizde hizmetleri ık Devlet

enel ü'nün

onunda 5 tarih ve 257

rşivi n Genel

Sekreterlik, i i

Kütüphane ve Dokümantasyon

Evrak ve

doküman 31.12.09.

de Birim

Yöneticileri Daire Başkanlığı bilgi sistemi 12

66 Genel Sekreterlik, Birim

Kütüphane ve Dokümantasyon

OMÜ

Standart 31.12.2009.

yapılmaktadır. sayılı Resm

yayımlana başlatılan Planı" çalı yapılacakt

i Gazete’de n genelge ile

"Standart Do şmalarına gö ır.

sya re

Yöneticileri Daire Başkanlığı Dosya Planı

(23)

yolsuzlukların ulsüzlük ve düzen içinde yöntemler

arın bildirim alıdır.

ulsüzlük ve i l

Bİ incelemeyi ö ğ Bİ Mü ği İnceleme

ları bildiren bir muamele Bİ16

Bİ 16.1

Bİ 16 2 16.2

Bİ 16.3

16. Hata, usulsüzlük ve bildirilmesi:İdareler, hata, us yolsuzlukların belirlenen bir bildirilmesini sağlayacak oluşturmalıdır.

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukl yöntemleri belirlenmeli ve duyurulm

Yöneticiler, bildirilen hata, us

l l kl h kk d t li

yolsuzluklar hakkında yeterli yapmalıdır.

Hata, usulsüzlük ve yolsuzluk personele haksız ve ayırımcı

Hata, u yolsuzl bildirilm

sulsüzlük ve uklar dilekçe ile

ektedir.

BİS16.1.

1

OMÜ Web istek, öner bildirilece oluşturula bünyesind birimlerde

sayfasında i ve şikayetle ği bir bölüm caktır. Rektör e, akademik ve hastanede

rin

lük Üniversite Üst Yönetimi

Birim Yöneticileri

Yazılım/Şik ayet kutuları

31.12.09.

i Dilekçe

ö üldü g rüldü cezai so

ler incelenerek gerekli ğü t kdi d di i liü takdirde disiplin- ruşturma açılmaktadır.

"şikayet ku yerleştirile

Bİ16 2 1

Yöneticile usulsüzlük 16.2.1 usulsüzlük hakkında y incelemey

tusu"

cektir.

r, bildirilen h ve yolsuzlukve yolsuzluklar

eterli i yapacaktır.

ata, lar

Üniversite Üst Yö ti i

Hukuk

Mü i liği İnceleme 31 12 09 Yönetimi,

Birim Yöneticileri

şavirli

raporları 31.12.09

Bİ16.3.1

Hata, usul yolsuzlukl personele ayrımcı m yapılmaya gizli tutula

süzlük ve arı bildiren haksız ve uamele cak ve kimliğ

caktır.

i

Üniversite Üst Yönetimi, Birim Yöneticileri

Kurum güvence beyanı

30.06.10

yapılmamalıdır.

Bİ16.3.2

Hata, usul yolsuzluk ihbarlar İç Başkanlığ amaçlı gön

süzlük ve ile ilgili gele Denetim Bir ı'na da bilgi

derilecektir.

n imi

İç Denetim

Birimi Belgeler 31.12.09

sürekli

(24)

" veya "özel yöntem birlikte

uygun olmayan esi, bildirilmesi onusunda süreç

sine idarenin r.

oluşturulacaktır.

5- İZLEME

İ17

İ 17.1 rt

o Kamu İç Kontrol Standardı ve G

İç kontrolün değerlendirilm kontrol sistemini yılda en değerlendirmelidir.

İç kontrol sistemi, "sürekli izleme değerlendirme yapma" veya bu iki kullanılarak değerlendirilmelidir.

enel Şartı

esi:İdareler az bir

Mev

iç kez

cut Durum Eylem Kod No

Öngörülen Eylem Eylemler

İç kontrol sistemi, ey planında oluşturulan uygulama takvimi

veya Ç

lem

Sorumlu Birim veya alışma grubu

üyeleri

Birim

bir

İ17.1.1

çerçevesinde izlenec aylık dönemler itibar Aralık ve Haziran ay içinde değerlendirme toplantıları yapılacak Sonuçlar üst yönetim

ek ve altı iyle, ları

tır.

e

SGDB-ADEK Birim Yöneticileri

Değerlendirme

raporu 30.06.10

raporlanacaktır.

İ 17.2

İ 17.3

İç kontrolün eksik yönleri ile kontrol yöntemlerinin belirlenm ve gerekli önlemlerin alınması k ve yöntem belirlenmelidir.

İç kontrolün değerlendirilme birimlerinin katılımı sağlanmalıdı

İ17.2.1

İç kontrol iyileştirilm sürecinde i raporlarınd yararlanıla

sisteminin esi ve gel ç ve dış d an caktır.

iştirilmesi enetim Ü

Y

niversite Üst

önetimi SGDB İzleme raporları 30.06.11

İ17.3.1

"Değerlendirme Kur oluşturulacaktır. Bu yönetimin belirleyec akademik ve idari bi yöneticilerinden

ulu"

kurul Üst eği rim

Ü Y

niversite Üst

önetimi SGDB

Değerlendirme Kurulu Görev onayı

31.12.09

(25)

İ17.4.1

"Değerlendirme Kurulu" ve SGDB, yılda en az bir kez yöneticilerin görüşlerini, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikayetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporları da dikkate alarak izleme ve değerlendirme yapacaktır.

SGDB- Değerlendirme Kurulu

Birim Yöneticileri

İzleme ve değerlendirme raporu

30.06.11

İ17.4.2

Birim Yöneticileri iç kontrol sistemine ilişkin öneri ve değerlendirmelerini yılda iki kez, Kasım ve Mayıs ayı

Birim Yöneticileri

Birim izleme

raporları 31.05.10 İ 17.4

İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.

kez, Kasım ve Mayıs ayı içerisinde Rektörlüğe ileteceklerdir.

Yöneticileri raporları

İ17.4.3

İç kontrolün

değerlendirilmesinde kişi ve kurumlardan gelen talep ve şikayetler dikkate alınacaktır.

Değerlendirme

raporu 30.06.11

İ 17.5

İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

İ17.5.1

Değerlendirme sonucunda, alınması gereken önlemler tespit edilecek, üst yöneticinin onayı ile gerekli düzenlemeler hayata geçirilecektir.

Birim Yöneticileri

Değerlendirme sonucu eylem planı

30.06.11

(26)

İ18 İç denetim:İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.

Bu kapsamda Rektör’e doğrudan bağlı İç Denetim Birimi oluşturulmuştur

İ.18.1.1

İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülecek ve İç Denetçiler tarafından yerine

getirilecektir.

İç Denetim Birimi

İç denetim

raporları 30.06.10

İ.18.1.2

Denetim programı üst yöneticinin görüşleri de dikkate alınmak suretiyle hazırlanacak ve

uygulanacaktır

İç Denetim Birimi

Üç yıllık plan ve yıllık program

31.12.09 İ 18.1

İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir.

İ.18.1.3

İç Denetim Birimi Başkanlığı tarafından 3 yıllık denetim planı risk esaslı olarak hazırlanacak ve uygulanacaktır

İç Denetim Birimi

Üç yıllık plan ve yıllık program

31.12.09

İ.18.2.1

İç denetim sonucunda hazırlanan raporlarda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanacak ve uygulanacaktır

Birim

Yöneticileri SGDB Birim eylem

planları 31.12.10

İ.18.2.2

Alınması gereken önlemlerle ilgili çalışmalar iç denetçiler tarafından izlenecektir.

İç Denetim Birimi

İzleme

Raporları 31.12.10 İ 18.2

İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.