Dosyalama ve Arşivleme
2Konu Başlıkları
1.
Belge İşlem SüreciBelge İşlem Süreci
3Bir belge, oluştuktan sonra dosyalanmasına kadar çeşitli aşamalardan geçer. Farklı birimlere ve kişilere ulaşarak, dağıtımı veya dolaşımı gerçekleşir. Belge, parafe edilir veya imza edilir. Belgenin kaydedilmesi, ilgili birime gönderilmesi, oradan işlem yapılması, başka kişi ya da birimlere havale edilmesi, cevap yazılması gibi aşamalar, belge işlem serüvenini oluşturur. Bu süreç kısaca aşağıdaki gibi işlemektedir.
Belgenin Gelişi ve Teslim Alınması
4Kuruluşlara belge, bağlı bulundukları örgütlerden, kendi şube ve taşra birimlerinden, diğer resmi dairelerden ,özel ve tüzel kişilerden gelmektedir. Kurum ve kuruluşlara belge:
•
Posta yoluyla,•
Kuryeler veya iş sahibi kişiler eliyle,•
Fax, e-mail gibi elektronik araçlar, ile gelmektedir. Gelen belgeler genel evrak servisindeki görevli personel tarafından teslim alınmakla birlikte bazı belgenin, birim evrak servisleri ya da ilgili birim•
Her kurum ve kuruluşun gelen belgelerin teslim alınacağı sorumluluk alanlarını önceden saptaması, belgelerin istenilen süre içinde işlem yapacak yerlere ulaşılmasını sağlayacağı gibi , yanlışlıkları ve belgelerin kaybolma olasılığını da ortadan kaldıracaktır. Örneğin genel evrak servisi ile aynı yapı içinde bulunan birim evrak servislerinin belge teslim almaları karışıklık ve yanlışlıklara yol açabilecektir. Bu durumun engellenmesi için belge hizmetlerinin yürütülmesinde kurum yapısına uygun bir model seçilerek, belge hizmetleri bu model dahilinde yürütülmelidir.6
•
Belgelerin teslim alınmasında dikkat edilmesi gereken bir hususta, belgenin kim tarafından teslim alınacağıdır. Bu konuda farklı uygulamalar görülmektedir. Bazı kuruluşlarda servisin yöneticisi, bazılarında bir veya birkaç sorumlu personel, bazılarında ise ilgili birimde çalışan herhangi bir personel tarafından teslim alınabilmektedir.•
Birimlerde bu görevin kime ait olduğu açıkça belli olmadığı takdirde, belge getiren görevlilerin çok defa bir muhatap bulmaları zorlaşmakta ve gereksiz anlaşmazlıklar ortaya çıkmaktadır. Belgenin kime teslim edileceğinin önceden saptanmış olması bu sakıncaları ortadan kaldıracaktır.8
•
Belgenin teslim alınış şekli, belgenin türüne ve geliş şekline göre değişmektedir. Örneğin, Taahhütlü ve İadeli Taahhütlü olarak gelen belge, çoğu zaman evrak servisinin yöneticisi, bir kısmında ise evrak memurları tarafından imza karşılığında teslim alınmaktadır. İş sahiplerinin getirdikleri belgeleri, genellikle diğer tür belge alan personel tarafından alınmaktadır.•
Bu durumda ilgili personel tarafından iş sahiplerine belge kayıt numara ve tarihini gösterir bir kağıt verilmelidir. Kuryeler tarafından getirilen belgelerde ise genel olarak zimmet defteri veya benzeri bir tutanak görevli personel tarafından imza edilerek belge teslim alınmalıdır.10
•
Ancak belgeleri teslim alacak personelin, gelen belgeleri teslim almadan önce zarfın dışı kontrol edilerek doğru gelip gelmediği, numara, ek ve imzaların tamam olup olmadığı bakımından bir incelemeden geçirdikten sonra teslim alması, aksi taktirde belgeyi olduğu şekliyle teslim almaması gerekir.Belgenin Tasnifi ve Kaydı
11Belgelerin kayıt altına alınması, saklama süresi içinde yetkili makam ve memurların isteği üzerine incelemelerine sunmaya imkan vermektedir. Bunun yanı sıra belgelerin kayıt işlemleri, kuruluşları çabuk ve yerinde karar alarak yönetebilmek, yasal gerekleri yerine getirebilmek bakımından da önemlidir. Bu bağlamda belge kayıt işlemlerinin, aranan bir yazının veya dosyanın belli bir sistem çerçevesinde bulunması ve kanıt aracı olan belgelerin korunması amacıyla yapıldığı söylenebilir.
12
Uygulanmakta olan sistemlerde, belge; gelen evrak servisinde kaydedildiğinden her türlü tasnif işleri de burada yapılmakta ve bu tasnif işlemi çeşitli kuruluşlarda farklı şekiller göstermektedir. Bununla birlikte, bu farklı uygulamaların ortak yönlerini şu şekilde özetlemek mümkündür.
• Belge, kaydedilecekler ve kaydedilmeyecekler şeklinde iki gruba ayrılmaktadır.
• Kaydedilmek üzere ayrılmış bulunan belge, olağan kayıt yapılacaklar ile gizli, önemli, kıymetli, acele ve kişiye özel olmasına göre tekrar farklı kısımlara ayrılmaktadır. Gizli, kıymetli ve kişiye özel olanlar kaydedilmeden ilgililerine gönderilmektedir.
Kayıt, belgenin izlenmesi aradığı zaman bulunması ve kaybolmaması amacı ile başvurulan ve genellikle vazgeçilemez nitelikte görülen bir işlemdir. Gelen belgeler tasnif edildikten sonra GELEN EVRAK DEFTERİ ne veya GELEN EVRAK FİŞİ ne kayıt edilir. İş hacmi fazla olan kuruluşlarda fiş az olan kuruluşlarda defter kullanılır. Yapılan iş bakımından fiş ile defter arasında fark yoktur.
14
Gelen Evrak Defteri veya Gelen Evrak Fişinde:
•
Sıra numarası,•
Gelen belgenin tarihi, numarası, geldiği yer, ek sayısı, konusu(özet)•
Gelen belgeye verilen cevabın tarihi, numarası ve verilen cevabın giden evrak defterindeki kayıt sıra numarası sütunları vardır.Gelen evrak defterinin kullanımı şu şekilde özetlenebilir.
•
Kayıt defterleri sıra numaraları her yılın ilk gününde 1 numarayla başlatılır ve 31 aralıkta yapılan son kayıttan sonra kapatılır. Fiş kullanılıyorsa, kapatma aynı şeklide olur ve bir yıl boyunca kullanılan fişler ciltlenir.•
Kayıt defterlerine veya fişine kaydedilen belgelerin üzerine tarih ve kayıt damgası vurulur. bu damga üzerine mektubun gelen evrak defterinde aldığı numara, gideceği servis yazılır.16
•
Gelen belgeye cevap verildiğinde gelen evrak defterinde bulunan sıra numarası sütununa, gönderilen belgenin(cevabın) giden evrak defterinde aldığı tarih ve çıkış numarası yazılır. Böylece gelen belgenin kaydı kapanmış olur. Gelen evrak defteri sık sık kontrol edilip, kaydı kapanmamış olan belgeler tespit edilerek ilgililer uyarılmalıdır.•
Çoğunlukla gelen bütün belgeler genel evrak servisinde kaydedilmekte ve bundan sonra birimlere gönderilmektedir. Birimlere gönderilen yazılar çoğunlukla ikinci bir kayıttan daha geçmekte genel evrak servisindedüzenlenen kayıtların birer nüshasının gelen evrak kaydı olarak kullanılmasına çok az birimde rastlanmaktadır.
18
•
Kayıt işleminin genel evrak servisinde yapılmasının daha uygun olacağını ifade eden yaygın görüşe rağmen, tekrarlanan kayıtların önlenmesi, işlerin yürütülmesinde kolaylık ve çabukluk sağlanması ve özellikle dosyalarda birimde tutulduğundan, belgenin öncesi ile hemen birleştirilmesi ve dosyasına yerleştirilerek işleme girmesinin sağlanması yönünden, kaydın birimlerde yapılmasını en uygun şekil olarak gören bir başka görüş bulunmaktadır.Bu anlamda her iki yerde kayıt yapılmasının fayda ve sakıncaları bulunmaktadır. Kayıt, genel evrak servisinde yapıldığı taktirde şu faydalar sağlanabilecektir:
•
Aranılan belgenin hangi birime gittiği bulunabilecektir.•
Belge ile ilgili istenen istatistiki bilgiler kolayca çıkarılabilir,•
Personel tasarrufu sağlanacaktır,•
Belgeler üzerinde daha fazla kontrol sağlanabilecektir.20
Genel evrak servisinde yapılan kaydın bu faydaları bulunmakla birlikte, örgütü geniş kuruluşlarda, belgenin bir alt birime dağıtımı sırasında, birimlerde çift kayıt tutulması önlenemeyecektir.
Kayıt, birim evrak servislerinde tutulacak olursa sağlanacak faydalar ise şunlardır;
•
Belge kayıt işlemleri, bölündüğü için daha çabuk olarak yapılabilecektir,•
Belge, dosyasının tutulduğu yerde kaydedilmiş olacak, böylece belgeBelgenin İlgili Birimlere Gönderilmesi
Kayıt işlemi tamamlanan belgeler, her birime ait Evrak Zimmet Defteri ne işlenir. İlgili birimlere iletilmek üzere bu defterle birlikte dağıtım personeline verilir. Dağıtım personeli imza karşılığında belgeleri ilgili birim
sorumlularına teslim eder.
Zimmet defterleri, her birimin evrak kayıt servislerinde bulundurulması gereken defterlerdendir. Birimler arası, kurum ve kuruluşlar arası veya kişilere belge tesliminde kullanılır.
22
Belgeyi teslim ederken, ilgili sütuna teslim tarihinin yazılması, teslim alanın adı ve soyadının yazılması ve imzasının alınması gerekir. Teslim edilen belgenin nosu ,varsa eki de bu deftere yazılır.
Birimlere havale edilen belgeler, yetkilisi tarafından incelenir, eğer işlem görecek ise hangi alt birime ya da personele dağıtılacağına karar verir.
Belgenin dağıtılacağı alt birim ve kişilerin listesi çıkarılır. Bu listeye göre belge çoğaltılır. Belgenin dağıtıldığı alt birim ve kişilerin isim listesi elde kalan orijinal belgenin uygun yerine yazılır ve kopyaların verildiği tarih not edilir, kopya belgeleri alanlara paraflattırılır.
Belgenin dağıtımı değil de belge içeriği ile ilgili bilgilendirmek amacıyla dolaşımı gerekiyorsa bu durumda belge çoğaltılarak kopya hazırlanmaz. Bunun yerine belgenin içeriğini görecek olan alt birim ve kişilerin isminin yer aldığı bir liste hazırlanır. Bu listede yer alan bilgiler, belgenin içeriğini gördükten sonra, görüldüğüne dair hazırlanan bu listede bulunan imza bölümünü parafe ederler.
24
Giden Belgelerin Görüldüğü İşlemler
Kurum ve kuruluşların sürekli belge akışı vardır. Dışarıdan gelenlerin yanında, örgütten de dışarıya birçok belge gönderilir. Belgeyi göndermek isteyen kişi ya da bölüm tarafından hazırlatılan belge, yetkili kişinin onayından sonra giden evrak kayıt defteri ne kaydedilir.
Giden belgenin kayıt işlemi şu bilgilerin deftere işlenmesini gerektirmektedir.
Giden belgenin numarası, her yıl itibariyle, giden evrak defterinde 1 ocak-31 aralık tarihleri arasında verilen numarayı göstermektedir.
•
Gönderildiği yer, giden belgenin gönderildiği yeri ifade etmektedir.•
Gönderildiği tarih, giden belgenin gönderildiği yere, gönderiliş tarihini ifade etmektedir.•
Eki, gönderilen belgenin ekinin olup olmadığı varsa ne olduğunun belirtilmesini ifade etmektedir.•
Konusu, gönderilen belgenin kısaca ne hakkında olduğunu ifade etmektedir.26
•
Dosya no, gönderilen belgenin kopyasının veya suretinin konulduğu dosyayı ifade etmektedir.•
Geliş sıra no, gönderilen yazıyı cevap bekleniyorsa gelen cevap yazısının geliş sıra numarasını ifade etmektedir.Kuruluşlar yaptıkları işlerle ilgili olarak, gönderdiği yazıların birer örneğini ve yaptıkları kayıtları hukuki, mali, vb. nedenlerle saklamak zorundadır. Bu amaçla giden evraklar en az iki nüsha olarak hazırlanır. Nüshanın biri gönderilir, diğer nüsha ise aktif kullanım, yarı aktif kullanım veya arşiv amaçla dosyalanır, gerekli olduğu hallerde nüsha sayısı arttırılabilir.
Örgütten gönderilecek belge, eğer gelen bir belgenin karşılığı olarak gönderiliyorsa çıkış numarası, gelen belgenin kayıt edildiği defter üzerine o belgeye karşılık gelen yere kayıt edilir. Kaydetme işlemi bittikten sonra belgeler, gidecekleri yerler, hangi yollarla gidecekleri, zaman sınırlılıkları, gizlilikleri vb. kriterlere göre gruplandırılır.
Giden evraklar ebys, posta, faks, vb. yöntemlerle gönderilir.
28
Giden Belgelerin Görüldüğü İşlemler
Kurum ve kuruluşların sürekli belge akışı vardır. Dışarıdan gelenlerin yanında, örgütten de dışarıya birçok belge gönderilir. Belgeyi göndermek isteyen kişi ya da bölüm tarafından hazırlatılan belge, yetkili kişinin onayından sonra giden evrak kayıt defteri ne kaydedilir.
Giden belgenin kayıt işlemi şu bilgilerin deftere işlenmesini gerektirmektedir.
•
Giden belgenin numarası, her yıl itibariyle, giden evrak defterinde 1 ocak-31 aralık tarihleri arasında verilen numarayı göstermektedir.•
Gönderildiği yer, giden belgenin gönderildiği yeri ifade etmektedir.•
Gönderildiği tarih, giden belgenin gönderildiği yere, gönderiliş tarihini ifade etmektedir.•
Eki, gönderilen belgenin ekinin olup olmadığı varsa ne olduğunun belirtilmesini ifade etmektedir.•
Konusu, gönderilen belgenin kısaca ne hakkında olduğunu ifade etmektedir.30
•
Dosya no, gönderilen belgenin kopyasının veya suretinin konulduğu dosyayı ifade etmektedir.•
Geliş sıra no, gönderilen yazıyı cevap bekleniyorsa gelen cevap yazısının geliş sıra numarasını ifade etmektedir.Kuruluşlar yaptıkları işlerle ilgili olarak, gönderdiği yazıların birer örneğini ve yaptıkları kayıtları hukuki, mali, vb. nedenlerle saklamak zorundadır. Bu amaçla giden evraklar en az iki nüsha olarak hazırlanır. Nüshanın biri gönderilir, diğer nüsha ise aktif kullanım, yarı aktif kullanım veya arşiv amaçla dosyalanır, gerekli olduğu hallerde nüsha sayısı arttırılabilir.
Örgütten gönderilecek belge, eğer gelen bir belgenin karşılığı olarak gönderiliyorsa çıkış numarası, gelen belgenin kayıt edildiği defter üzerine o belgeye karşılık gelen yere kayıt edilir. Kaydetme işlemi bittikten sonra belgeler, gidecekleri yerler, hangi yollarla gidecekleri, zaman sınırlılıkları, gizlilikleri vb. kriterlere göre gruplandırılır.
Giden evraklar ebys, posta, faks, vb. yöntemlerle gönderilir.
32
Belgenin Dosyalanması
Belge üzerinde yapılacak işlemler tamamlandıktan sonra, belgenin üzerine dosyalanabileceğini gösteren bir işaret konur. Dosyalamayı yapacak olan personel yaptığı kontrolde üzerinde dosyalanabilir işareti olmayan belgeyi ilgili bölüme ya da kişiye geri gönderir. Bu uygulamanın nedeni, üzerinde işlem yapılmamış ya da yapılan işlem tamamlanmamış olan belgenin ya da dosyalanmasına gerek görülmeyen bir belgenin dosyaya konulmasını önlemektir.
Dosyalanmak üzere bekleyen belgelerin, belirli sınıflara ya da gruplara göre düzenlenmesi gerekir. Dosyalama öncesi yapılacak sınıflandırma, belgenin hangi dosyalama sistemine göre dosyalanacağına göre değişir. Örneğin, dosyalama sistemi, konu adlarına göre alfabetik dosyalama sistemi ise, dosyalanması gereken belgelerin önce konu adlarına göre sınıflandırılması daha sonra alfabetik sıraya konulması gerekir. Karma bir dosyalama sisteminde ana grup coğrafik bölgelere göre sınıflanır, alt gruplar da müşteri adlarına göre alfabetik sıraya konur. Bu şekilde hazırlanan belgeler, doğru dosyalara, doğru sıraya yerleştirilebilir.
34
Yapılan sınıflama ve sıralama sırasında dosyalanması gerekmeyen belgeler kolaylıkla bulunarak ayıklanabilir. Çünkü genellikle biriken kayıt ve belgelerin yaklaşık üçte biri atılabilir niteliktedir. Sınıflama ve sıralama işlemleri kurallara uyularak ve titizlikle yapılmazsa, artan belgelerin izlenmesi ve dosyalanması güçleşecektir.
Belge ve Dosya Hizmetlerinin Örgütlenmesi
Örgütlerin belge ve dosya hizmetlerinin örgütlenmesi, kurum ve kuruluşlardaki birim sayısına, iş yüklerine, iş süreçlerine, yaptıkları işi türüne, yazışma yoğunluğuna, vb. bağlı olmak üzere farklı modellerde oluşturulabilir. Bu modelleri şu şekilde sıralayabiliriz.
36
•
Merkezi Örgütlenme Modeli•
Birimleri Esas Alan Örgütlenme Modeli•
İlgili Personeli Esas Alan Örgütlenme Modeli•
Karma Örgütlenme Modeli•
Merkezi Örgütlenme Modeli: Bu örgütlenme modeli, kurum ve kuruluşlarda tüm belge işlemlerinin (belgenin teslim alınması, kaydı, tasnifi, ilgili birimlere gönderilmesi, dosyalanması, vb.) bir yerde toplandığı ve yürütüldüğü modeldir. Dokümantasyon merkezi de denen merkezi büro, kuruluşa ait bütün belge ve dosyaları tutar ve korur.Gerekli olduğu zaman ilgili kişiler istedikleri belge ve dosyaları bu birimden alırlar ve işleri bittikten sonra yine buraya teslim ederler. Özellikle büyük kuruluşlarda uygulanan merkezi örgütlenme ile;
38
•
Kayıtlarda ve belgelerde karmaşıklığı ve tekrarı önler, buna bağlı olarak doğacak hataları azaltır.•
Bunun yanı sıra merkezi büroda dosyalama konusunda uzmanlaşma sağlanabilir.•
Dosyalar daha iyi korunur ve arandıklarında uzman kişiler tarafından kısa sürede bulunarak zaman tasarrufu sağlanır.•
Dosyalama ve arşivleme amacıyla kullanılan işgücü, malzeme ve donanımdan tasarruf sağlanır ve bunlar daha etkili kullanılır.•
Ayrıca dosyalama ve arşivleme için ayrılması gereken alandan ve personelden tasarruf sağlanır, burada verilen hizmetlerin standardize edilmesi daha kolaydır.Merkezden yönetim yukarıda saydığımız yararların yanı sıra bazı sakıncaları da beraberinde getirir. Bunlar ise:
40
•
Büyük örgütlerde de merkezi büroda kullanılan dosyalama ve arşivleme sistemleri esnek değildir.•
Yeni gelişmelere uydurulmaları, genişletilmeleri ya da daraltılmaları çok güçtür.•
Bunun yanı sıra kuruluştaki tüm bölümlerin ortak bir dosyalama sistemini benimsemeleri gerekir ki, bu her zaman doğru değildir.•
Belge ya da dosya istemek üzere çalışanların sürekli merkez büroya gelip gitmeleri gereksiz zaman kaybına neden olabilir.•
Belge veya dosyaya erişen sayısının kontrol edilemediği durumlarda gizliliği ortadan kalkmasına neden olur.42
Birimleri Esas Alan Örgütlenme Modeli
Bazı kuruluşlarda merkezi modelde karşılaşılan sorunlar nedeniyle, kuruluşta yer alan farklı birimlerin kendi dosyalama ve arşivleme hizmetlerini yürütmesini ifade eden modeldir. Bu tür örgütlenme modelinde, birimler, kendi kayıt ve dosyalarını kendi bünyesi içinde yaratır ve kendi sistemiyle hizmetlerini yürütmeye çalışır. Bu düzenlemede her bölüm kendi dosyalarını güncelleştirir, genellikle kendi dosyalarında bulunan bilgileri temel alarak kararlar verir ya da raporlarını hazırlar. Gerekli olduğu zaman diğer birimler arasında dosya alışverişi yapılabilir.
Bu örgütlenme modelinin sağlayacağı yararların başında:
•
Belgelerle ilgili olarak yapılan işlemlerin, merkezi sistemde uygulanan işlemler kadar şekle bağlı ve karmaşık olmaması gelir.•
Her birim kendine uygun olan dosyalama sistemini kullanır.•
Sistem daha esnektir; genellikle yeni bir sisteme geçilmesi ya da sisteme başka bir birimin dosyalarının ilave edilmesi sorun yaratmaz.•
Belge ve dosya işlemleri merkezi örgütlenmeye göre daha hızlı yürütülebilir.44
Bu model bazı sakıncalara da neden olabilmektedir.
•
Aynı belgeler için birimlerde ayrı ayrı açılan dosyalar nedeniyle zaman ve para kaybı olur.•
Birimlerde dosyalama hizmetlerini yürütecek kişiler bu konuda uzman olmadıkları için sistemin doğru işlenmesi mümkün olmayabilir.İlgili Personeli Esas Alan Örgütlenme Modeli
Bu örgütlenme modelinde, kurum veya birim personeli ilgilendiği konu ile ilgili belge ve dosya işlemlerini kendisi yönetir. Yani birey merkezli bir örgütlenme söz konusudur. Belge ve dosyayı üreten ve kullanan, çalışanın kendisi olduğundan birçok yönden kolaylıklar sağlar. Ancak, dosyalamada standardizasyonun sağlanmasını güçleştirir. Belge işlemlerinde kişisel yöntemlerin gelişmesine neden olur.
46
Karma Örgütlenme Modeli
Tek bir merkezden ve her bir sorumluluk merkezinden (bölüm veya ilgili personel) yönetimin söz konusu sakıncaları nedeniyle, bazı kuruluşlar, dosyalama ve arşivleme hizmetlerinin yönetiminde karma yönetim modeli uygulanmaktadır. Bu uygulamada bazı belge ve dosyalar merkezden, sık sık başvurulan ve ilgili personelin her an ellerinin altında bulundurulması gereken ya da çok değerli ve gizli olan belgeler ve dosyalar da ilgili bölümlerde ilgili personelin odalarında yönetilir.
Bununla birlikte yukarıda sayılan modeller, klasik belge ve dosya hizmetlerinin yürütülmesinde geçerli olan uygulamalardır. Oysa günümüzde kurum ve kuruluşlarda elektronik belge yönetim sistemlerinin kullanılması her geçen gün yaygınlaşmaktadır. Elektronik ortamda üretilen ve saklanan belgeler, herhangi bir iş sürecini yönlendirmesi, bir hususta kanıt teşkil etmesi veya bilgisel değeri nedeni ile tıpkı diğer formatlardaki belgeler gibi işlem görmektedir.
48
Ancak elektronik ortamdaki elektronik belge ve bilginin kendine has
özellikleri(sanal bir ortamda bulunması)nedeniyle, elektronik veri işlem ortamında üretimi, saklanması ve yine iletiminde de bilgisayar ağları, internet, bilgisayar sistemleri kullanılması, belge ve dosya hizmetleri sürecinde yer alan yapılanmaları geçersiz kılabilmektedir.
Teşekkürler
Öğr. Gör. Cem DİNCEROL
Dosyalama Ve Arşivleme Belge İşlem Süreci Ünite 8
