HASSAS GÖREV ENVANTERİ FORMU (Ek-2)

(1)

Yayın Tarihi 26.04.2021 Revizyon Tarihi -

"Huzurlu Üniversite, Kaliteli Eğitim,

Aydınlık Gelecek”

HASSAS GÖREV ENVANTERİ FORMU (Ek-2)

Revizyon No 0

HARCAMA BİRİMİ : Fen Bilimleri Enstitüsü ALT BİRİM : Bilgi İşlem

Sıra

No Hassas Görevler Hassas Görevin

Yürütüldüğü Birim Sorumlu Birim Amiri Riskler (Görevin Yerine Getirilmemesinin Sonuçları)

1 Anabilim Dalı Program Açılma Tekliflerinin ÖİDB’ye

gönderilmesi

Bilgi İşlem Arş. Gör. Senem TANYEL

-Eğitim-öğretimde aksaklıkların yaşanması, -Programın ilgili dönemde açılamaması dolayısıyla öğrenci alamaması

2 Başvuru Ekranına her dönem tanımlayıcı ve değerlendirme kriterlerinin işlenmesi

- Öğrencinin Hak kaybı,

-Eğitim-öğretimde aksaklıkların yaşanması, -Kurumsal itibar kaybı

3

Patent başvurusu olan ya da makale ile birlikte yürütülen Tezlerin YÖK veri tabanında erişime açılımının ertelenmesi

- Öğrencinin Hak kaybı, -Hukuki sürecin doğması

4

Mezun Öğrencilerin belli aralıklarla listelerinin

diplomalarının basılması için ÖİDB’ye gönderilmes

-Diploma Tesliminde Gecikme - Öğrencinin Hak kaybı

5 Tezlerin YÖK veri tabanına

yüklenmeden önce kontrolü Bilgi İşlem Arş. Gör. Senem

TANYEL

-Zaman kaybı, -Hizmet kalitesinin düşmesi,

-Görevin aksaması

Ek-1

(2)

HASSAS GÖREV ENVANTERİ FORMU (Ek-2)

Revizyon No 0

Sıra

6

100/2000 bursiyerlerinin ilişik kesme evraklarının ÖİDB’ ye

gönderilmesi Bilgi İşlem Arş. Gör. Senem

TANYEL

-Kamu zararı

HAZIRLAYAN Osman TORUN Enstitü Sekreteri

ONAYLAYAN Prof. Dr. Bahri BAŞARAN Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürü

(3)

HASSAS GÖREV LİSTESİ FORMU (Ek-3)

Revizyon No 0

Sıra

No Hassas Görev

Hassas Görevi Olan Personelin Unvanı/Adı Soyadı

Risk Düzeyi*

Riskler (Görevin Yerine Getirilmemesinin

Sonuçları)

Prosedürü**

(Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller)

1

Anabilim Dalı Program Açılma Tekliflerinin ÖİDB’ye gönderilmesi

Arş. Gör. Senem TANYEL

Yüksek

-Eğitim-öğretimde aksaklıkların yaşanması, -Programın ilgili dönemde açılamaması dolayısıyla öğrenci alamaması

Tekliflerin aksatılmadan ÖİDB’ na gönderilmesi ve Açılma onayından sonra bölüme onaylandığına dair yazının ivedilikle yazılması

2

Başvuru Ekranına her dönem

tanımlayıcı ve değerlendirme kriterlerinin işlenmesi

Arş. Gör G. Bahar TOP

Yüksek

- Öğrencinin Hak kaybı, -Eğitim-öğretimde aksaklıkların yaşanması,

-Kurumsal itibar kaybı

Başvuru ekranına tanımlayıcı ve değerlendirme bilgilerinin dikkatli ve özenli bir şekilde girilmesi ve kontrol edilmesi

3

Patent başvurusu olan ya da makale ile birlikte yürütülen Tezlerin YÖK veri tabanında erişime açılımının

ertelenmesi

Yüksek

- Öğrencinin Hak kaybı, -Hukuki sürecin

doğması

Erişime açılımının ertelenmesi talebinde ilgili evrak yönetim kuruluna alınarak Ulusal Tez Merkezi sistemine yüklenirken yönetim kurulu kararı ile birlikte yüklenip erteleme işleminin titizlikle yapılması.

Ek-2

(4)

HASSAS GÖREV LİSTESİ FORMU (Ek-3)

Revizyon No 0

Sıra

Risk Düzeyi*

Sonuçları)

Prosedürü**

4

Mezun Öğrencilerin belli aralıklarla listelerinin diplomalarının basılması için ÖİDB’ye gönderilmesi

Yüksek

-Diploma Tesliminde Gecikme

- Öğrencinin Hak kaybı

Listelerin düzenli aralıklara çekilip diploma numarasına göre kontrol edilerek ÖİDB’ye diplomalarının basılması için gönderilmesi ve diplomaları basılıp geldikten sonra diploma dolabına titizlikle yerleştirilmesi.

5

Tezlerin YÖK veri tabanına

yüklenmeden önce kontrolü

Arş. Gör G. Bahar TOP Orta

-Görevin aksaması - Öğrencinin Hak kaybı

Tezlerin mail ortamında kontrol edilip hataların öğrenciye bildirilerek düzeltip tekrar göndermesini sağlamak

6

100/2000

bursiyerlerinin ilişik kesme evraklarının ÖİDB’ ye

gönderilmesi

Yüksek

-Kamu zararı 100/2000 Bursiyerlerinin ilişik kesme dilekçelerinin ivedilikle ÖİDB’ye gönderilmesi

* Risk düzeyi görevin ve belirlenen risklerin durumuna göre Yüksek, Orta veya Düşük olarak belirlenecektir.

** Alınması Gereken Kontroller ve Tedbirler

(5)

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)

Revizyon No 0

Sıra

No Hizmetin/Görevin Adı

Sonuçları)

Risk Düzeyi*

Prosedürü**

Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler

1

Anabilim Dalı Program Açılma Tekliflerinin ÖİDB’ye gönderilmesi

-Eğitim-öğretimde aksaklıkların yaşanması, -Programın ilgili

dönemde açılamaması dolayısıyla öğrenci alamaması

Yüksek

Tekliflerin aksatılmadan ÖİDB’ na gönderilmesi ve Açılma onayından sonra bölüme onaylandığına dair yazının ivedilikle yazılması

- Görevle ilgili mevzuat bilgisine sahip olmak,

-Mesleki alanda tecrübeli olmak, -İşi yapabilme yeteneğine sahip olmak,

-EBYS, OBYS sistemleri hakkında bilgi sahibi olmak -Dikkatli ve özenli olmak

2

Başvuru Ekranına her dönem

tanımlayıcı ve değerlendirme kriterlerinin işlenmesi

- Öğrencinin Hak kaybı, -Eğitim-öğretimde aksaklıkların yaşanması, -Kurumsal itibar kaybı

Yüksek

Başvuru ekranına tanımlayıcı ve değerlendirme bilgilerinin dikkatli ve özenli bir şekilde girilmesi ve kontrol edilmesi

- Analitik düşünme, yorumlama ve değerlendirme yeteneğine sahip olmak

3

Patent başvurusu olan ya da makale ile birlikte yürütülen Tezlerin YÖK veri tabanında erişime açılımının

ertelenmesi

- Öğrencinin Hak kaybı, -Hukuki sürecin doğması

Yüksek

Erişime açılımının ertelenmesi talebinde ilgili evrak yönetim kuruluna alınarak Ulusal Tez Merkezi sistemine yüklenirken yönetim kurulu kararı ile birlikte yüklenip erteleme işleminin titizlikle yapılması.

-EBYS, OBYS ,Ulusal Tez Merkezi sistemleri hakkında bilgi

Ek-3

(6)

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)

Revizyon No 0

Sıra

Sonuçları)

Risk Düzeyi*

Prosedürü**

Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler sahibi olmak

-Dikkatli ve özenli olmak

4

Mezun Öğrencilerin belli aralıklarla listelerinin diplomalarının basılması için ÖİDB’ye gönderilmesi

-Diploma Tesliminde Gecikme

- Öğrencinin Hak kaybı

Yüksek

Listelerin düzenli aralıklara çekilip diploma numarasına göre kontrol edilerek ÖİDB’ye diplomalarının basılması için gönderilmesi ve diplomaları basılıp geldikten sonra diploma dolabına titizlikle yerleştirilmesi.

-Mesleki alanda tecrübeli olmak, -EBYS, OBYS sistemleri hakkında bilgi sahibi olmak -Dikkatli ve özenli olmak

5

Tezlerin YÖK veri tabanına

yüklenmeden önce kontrolü

-Görevin aksaması -Öğrencinin hak kaybı

Orta

Tezlerin mail ortamında kontrol edilip hataların öğrenciye bildirilerek düzeltip tekrar göndermesini sağlamak

(7)

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)

Revizyon No 0

Sıra

Sonuçları)

Risk Düzeyi*

Prosedürü**

6

100/2000

bursiyerlerinin ilişik kesme evraklarının ÖİDB’ ye

gönderilmesi

-Kamu zararı

Yüksek

100/2000 Bursiyerlerinin ilişik kesme dilekçelerinin ivedilikle ÖİDB’ye gönderilmesi

Mesleki alanda tecrübeli olmak, -İşi yapabilme yeteneğine sahip olmak,

(8)

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)

Revizyon No 0

HARCAMA BİRİMİ : Fen Bilimleri Enstitüsü ALT BİRİM : Evrak Kayıt – Arşiv Birimi

Sıra

Sonuçları)

Risk Düzeyi*

Prosedürü**

1

Resmi Evrakların Arşivlenmesi İşlemleri

-Kamu zararına sebebiyet, -İtibar kaybı,

-Hak mağduriyeti -Görev Aksaması,

Yüksek

Enstitüye ait resmi bilgi ve belgelerin muhafazası ve evrakların dikkatli ve titizlikle dosyalama planına göre fiziksel evrakların arşivlenmesi,

-Mesleki alanda tecrübeli olmak, -Dikkatli ve özenli olmak, -İşin sahiplenilmesi,

-İşi yapabilme yeteneğine sahip olmak,

2

Evrak havale işlemleri -Zaman kaybı, -Hizmet kalitesinin düşmesi,

-Görevin aksaması,

Orta Evrakların ilgili personele havale edilmesi, gizli evrakların kimsenin görmemesi için gizli olarak teslim alınması ve teslim

edilmesi, gizli evrakları görmesi gereken kişi veya kişilerin görmesi,

-Görevle ilgili mevzuat bilgisine sahip olmak,

-Mesleki alanda tecrübeli olmak, -Dikkatli ve özenli olmak,

3

Enstitüye Fiziken Gelen Evrakların EBYS sistemine işlenmesi

-İş, zaman, hak, kurumsal güven ve itibar kaybı, -Yanlış işlem,

-Görevin aksaması, -Hizmet kalitesinin düşmesi,

Yüksek Enstitüye fiziken gelen evrakların taranarak sisteme girişinin titizlikle yapılması

-İlgili birimlerin iş ve işlemleri hakkında bilgiye sahip olmak, -Dikkatli, özenli ve kontrollü olmak, -EBYS sistemi hakkında bilgi sahibi olmak,

Ek-4

(9)

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)

Revizyon No 0

Sıra

Sonuçları)

Risk Düzeyi*

Prosedürü**

4

Enstitüden Giden Evrakların

Gönderilmesi İşlemleri

-İş, zaman, hak, kurumsal güven ve itibar kaybı, -Yanlış işlem,

-Kaynak israfı, -Görevin aksaması, -Hizmet kalitesinin düşmesi,

Yüksek Enstitü kurum dışı giden evrakların ilgili kişi veya kurumlara posta yoluyla gönderilme işlemlerinde adres bilgisinin dikkatli yazılması, kontrol edilmesi, evrak ve posta takibinin yapılması,

-İlgili birimlerin iş ve işlemleri hakkında bilgiye sahip olmak, -Dikkatli, özenli ve kontrollü olmak,

HAZIRLAYAN Osman Torun Enstitü Sekreteri

ONAYLAYAN Prof. Dr. Bahri Başaran Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürü

(10)

HASSAS GÖREV ENVANTERİ FORMU (Ek-2)

Revizyon No 0

Sıra

1

Resmi Evrakların Arşivlenmesi

İşlemleri Evrak Kayıt – Arşiv Birimi Memur Can Çevik

-Hak mağduriyeti -Görev Aksaması, 2

Evrak havale işlemleri Evrak Kayıt – Arşiv Birimi Memur Can Çevik -Zaman kaybı,

-Hizmet kalitesinin düşmesi, -Görevin aksaması,

3

Enstitüye Fiziken Gelen Evrakların

EBYS sistemine işlenmesi Evrak Kayıt – Arşiv Birimi Memur Can Çevik -İş, zaman, hak, kurumsal güven ve itibar kaybı, -Yanlış işlem,

-Hizmet kalitesinin düşmesi,

4 Enstitüden Giden Evrakların Gönderilmesi İşlemleri

Evrak Kayıt – Arşiv Birimi Memur Can Çevik -İş, zaman, hak, kurumsal güven ve itibar kaybı, -Yanlış işlem,

-Kaynak israfı, -Görevin aksaması,

Ek-5

(11)

HASSAS GÖREV LİSTESİ FORMU (Ek-3)

Revizyon No 0

HARCAMA BİRİMİ : Fen Bilimleri Enstitüsü ALT BİRİM : Evrak Kayıt – Arşiv Birimi Sıra

Risk Düzeyi*

Sonuçları)

Prosedürü**

1

Resmi Evrakların Arşivlenmesi İşlemleri

Memur Can Çevik

Yüksek

-Hak mağduriyeti -Görev Aksaması,

Enstitüye ait resmi bilgi ve belgelerin muhafazası ve evrakların dikkatli ve titizlikle dosyalama planına göre fiziksel evrakların arşivlenmesi,

2

Evrak havale işlemleri Memur Can Çevik ^Orta -Zaman kaybı, -Hizmet kalitesinin düşmesi,

Evrakların ilgili personele havale edilmesi, gizli evrakların kimsenin görmemesi için gizli olarak teslim alınması ve teslim edilmesi, gizli evrakları görmesi gereken kişi veya kişilerin görmesi,

3

Enstitüye Fiziken Gelen Evrakların EBYS sistemine işlenmesi

Memur Can Çevik ^Yüksek -İş, zaman, hak, kurumsal güven ve itibar kaybı, -Yanlış işlem,

-Görevin aksaması, -Hizmet kalitesinin düşmesi,

Enstitüye fiziken gelen evrakların taranarak sisteme girişinin titizlikle yapılması

4

Enstitüden Giden Evrakların

Gönderilmesi İşlemleri

Memur Can Çevik ^Yüksek -İş, zaman, hak, kurumsal güven ve itibar kaybı, -Yanlış işlem,

-Kaynak israfı, -Görevin aksaması, -Hizmet kalitesinin düşmesi,

Enstitü kurum dışı giden evrakların ilgili kişi veya kurumlara posta yoluyla gönderilme işlemlerinde adres bilgisinin dikkatli yazılması, kontrol edilmesi, evrak ve posta takibinin yapılması,

Ek-6

(12)

HASSAS GÖREV LİSTESİ FORMU (Ek-3)

Revizyon No 0

HARCAMA BİRİMİ : Fen Bilimleri Enstitüsü ALT BİRİM : Evrak Kayıt – Arşiv Birimi Sıra

Risk Düzeyi*

Sonuçları)

Prosedürü**

(13)

HASSAS GÖREV ENVANTERİ FORMU (Ek-2)

Revizyon No 0

HARCAMA BİRİMİ : Fen Bilimleri Enstitüsü

ALT BİRİM : Muhasebe, Satın Alma ve Ayniyat Birimi Sıra

1

Taşınır Kayıtların Giriş ve Çıkış İşlemleri

Muhasebe, Satın Alma ve Ayniyat Birimi

Memur Nazmi Kaftan

-Kamu zararı,

-Kaynak ve zaman israfı, -Kurum itibar kaybı, -Cezai İşlem, -Görevin aksaması, 2 Taşınırların Kontrol ve Sayım

İşlemleri

Muhasebe, Satın Alma ve Ayniyat

Birimi Memur Nazmi Kaftan -Kamu zararı,

-Kaynak ve zaman israfı, -Görevin aksaması,

3 Hurda Yoluyla Malzeme Çıkış İşlemleri

Birimi Memur Nazmi Kaftan

-Kamu zararı,

-Kaynak ve zaman israfı, -Kurum itibar kaybı, -Cezai İşlem, -Görevin aksaması, 4 Yıl Sonu Sayım İşlemleri

Birimi Memur Nazmi Kaftan

-Kamu zararı,

-Kaynak ve zaman israfı, -Kurum itibar kaybı, -Görevin aksaması,

5

Hizmet Alımı

(Telefon Faturası, pul alımı vb.)

Memur Nazmi Kaftan

-Kurumsal itibar kaybı, -Görevin aksaması, -Mali sorumluluk,

Ek-7

(14)

HASSAS GÖREV ENVANTERİ FORMU (Ek-2)

Revizyon No 0

6

Birim Bütçesinin Hazırlanması İşlemleri

Memur Nazmi Kaftan

-Kamu zararı,

-Kaynak ve zaman israfı, -Kurum itibar kaybı, -Görevin aksaması, -Mali sorumluluk, -Soruşturma,

7 Görev Yolluk Ödeme İşlemleri

Memur Nazmi Kaftan

-Kamu zararı,

8 Satın Alma İşlemleri

Memur Nazmi Kaftan

-Görevde aksaklıklar, -Mali sorumluluk, -Kurum itibar kaybı, -Soruşturma,

-Kamu zararı, 9 Ek ders ödeme işlemleri Muhasebe, Satın Alma ve Ayniyat

Birimi

Memur Nazmi Kaftan -Görevin aksaması

(15)

HASSAS GÖREV LİSTESİ FORMU (Ek-3)

Revizyon No 0

Risk Düzeyi*

Sonuçları)

Prosedürü**

1

Memur Nazmi Kaftan

Yüksek

-Kamu zararı, -Kaynak ve zaman israfı,

-Kurum itibar kaybı, -Cezai İşlem, -Görevin aksaması,

Taşınırların kaybolmaması ve zarar görmemesi için önlem alınması, kullanıma verilen taşınırların kişilere zimmetlenmesi, görevinden ayrılan personelin, kullandığı taşınırları teslim etmeden ve zimmetten düşülmeden kurumdan ilişiğinin kesilmemesi, malzemelerin depo kontrollerinin yapılması ve ilgili personele zimmetleme ve düşme işleminin yapılması, ilişik kesme formunda taşınır kayıt kontrol yetkilisinin imzasının eksiksiz olmasına dikkat edilmesi, talep edilen malzemelerin temininin sağlaması,

2 Taşınırların Kontrol ve Sayım İşlemleri

Memur Nazmi Kaftan

Yüksek

Kullanımda bulunulan dayanıklı taşınırların bulundukları yerde kontrol edilmesi, sayımlarının yapılması, taşınırların korunmasının sağlanması, bandrollerinin kayıt altına alınması,

Ek-8

(16)

HASSAS GÖREV LİSTESİ FORMU (Ek-3)

Revizyon No 0

Risk Düzeyi*

Sonuçları)

Prosedürü**

3 Hurda Yoluyla Malzeme Çıkış İşlemleri

Memur Nazmi Kaftan

Yüksek

-Kurum itibar kaybı, -Cezai İşlem, -Görevin aksaması,

Sağlam malzemenin hurdaya düşürülmesinin engellenmesi, hurdaya düşülecek malzemenin arızasının veya ekonomik ömrünü tamamladığının belgeye dayandırılması, yanlış malzemenin hurdaya düşülmesinin engellenmesi, hurdaya düşme işlemlerinin TKYS programından düzenlenen işlem fişleri ile yapılması, hurda malzemelerinin teslim edilirken tutanakla teslim edilmesinin sağlanması,

4 Yıl Sonu Sayım İşlemleri

Memur Nazmi Kaftan

Yüksek

-Kurum itibar kaybı, -Görevin aksaması,

TKYS programından alınan ilgili cetveller ile taşınırların karşılaştırılarak sayımın yapılması, sayımda fazla veya eksik çıkan malzemelere gerekli işlemlerin yapılması, sayım işlemlerinin kontrollerinin tam ve zamanında yapılması,

(17)

HASSAS GÖREV LİSTESİ FORMU (Ek-3)

Revizyon No 0

Risk Düzeyi*

Sonuçları)

Prosedürü**

5

Hizmet Alımı (Telefon Faturası, pul alımı vb.)

Memur Nazmi Kaftan

Yüksek

Düzenlenen ödeme emri, harcama talimatı ve ilgili faturaların kontrolünün yapılması, ödeme tarihinden önce Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi.

6 Birim Bütçesinin Hazırlanması İşlemleri

Memur Nazmi Kaftan Yüksek -Kamu zararı, -Kaynak ve zaman israfı,

-Kurum itibar kaybı, -Görevin aksaması, -Mali sorumluluk, -Soruşturma,

Bütçe gider tahminlerinin geçmiş dönemlerde incelenerek birim ihtiyaçları doğrultusunda gerçekçi yapılması, harcama planları ile yapılması zorunlu olan ödemeler dikkate alınarak ve yıl içerisinde oluşabilecek olağan dışı harcamalar da öngörülerek bütçenin hesaplanması ve uygulanması, bütçe ile ilgili Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile koordineli olarak çalışmanın sağlanması,

Memur Nazmi Kaftan Yüksek -Kamu zararı, -Kaynak ve zaman israfı,

-Kurum itibar kaybı, -Görevin aksaması, -Mali sorumluluk, -Soruşturma,

Yurt içi geçici görev yollukları ile ilgili düzenlenen ödeme emri, harcama talimatı ve ilgili belgelerin kontrollerinin yapılarak zamanında ve eksiksiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi ve takibinin yapılması,

(18)

HASSAS GÖREV LİSTESİ FORMU (Ek-3)

Revizyon No 0

Risk Düzeyi*

Sonuçları)

Prosedürü**

Memur Nazmi Kaftan Yüksek -Görevde aksaklıklar, -Mali sorumluluk, -Kurum itibar kaybı, -Soruşturma,

-Kamu zararı,

Satın almalarda saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla zamanında karşılanmasının sağlanması, düzenlenen ödeme emri, harcama talimatı ve ilgili belgelerin kontrollerinin yapılarak zamanında ve eksiksiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi,

9 Ek ders ödeme işlemleri

Memur Nazmi Kaftan Arş. Gör. Bora Buğra Sezer

Yüksek -Görevin aksaması Ödemelerle ilgili kanıtlayıcı belgelerin kontrolü, EBYS ve KBS sistemlerinde gerekli işlemlerin yapılması ve ödeme belgelerin hazırlanarak harcama yetkilisinin onayından sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi,

(19)

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)

Revizyon No 0

Sonuçları)

Risk Düzeyi*

Prosedürü**

1

-Kamu zararı,

-Kaynak ve zaman israfı, -Kurum itibar kaybı, -Cezai İşlem, -Görevin aksaması,

Yüksek

Taşınırların kaybolmaması ve zarar görmemesi için önlem alınması, kullanıma verilen taşınırların kişilere zimmetlenmesi, görevinden ayrılan personelin, kullandığı taşınırları teslim etmeden ve zimmetten düşülmeden kurumdan ilişiğinin kesilmemesi, malzemelerin depo kontrollerinin yapılması ve ilgili personele zimmetleme ve düşme işleminin yapılması, ilişik kesme formunda taşınır kayıt kontrol yetkilisinin imzasının eksiksiz olmasına dikkat edilmesi, talep edilen malzemelerin temininin sağlaması,

-Mesleki alanda tecrübeli olmak, -Dikkatli ve özenli olmak, -TKYS programı hakkında bilgi sahibi olmak,

Ek-9

(20)

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)

Revizyon No 0

Sonuçları)

Risk Düzeyi*

Prosedürü**

2 Taşınırların Kontrol ve Sayım İşlemleri

-Kamu zararı,

-Kaynak ve zaman israfı, -Görevin aksaması,

Yüksek

Kullanımda bulunulan dayanıklı taşınırların bulundukları yerde kontrol edilmesi, sayımlarının yapılması, taşınırların korunmasının sağlanması, bandrollerinin kayıt altına alınması,

3

Hurda Yoluyla Malzeme Çıkış İşlemleri

-Kamu zararı,

-Kaynak ve zaman israfı, -Kurum itibar kaybı, -Cezai İşlem, -Görevin aksaması,

Yüksek

Sağlam malzemenin hurdaya düşürülmesinin engellenmesi, hurdaya düşülecek malzemenin arızasının veya ekonomik ömrünü tamamladığının belgeye dayandırılması, yanlış malzemenin hurdaya düşülmesinin engellenmesi, hurdaya düşme işlemlerinin TKYS programından düzenlenen işlem fişleri ile yapılması, hurda malzemelerinin teslim edilirken tutanakla teslim edilmesinin sağlanması,

(21)

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)

Revizyon No 0

Sonuçları)

Risk Düzeyi*

Prosedürü**

4 Yıl Sonu Sayım İşlemleri

-Kamu zararı,

-Kaynak ve zaman israfı, -Kurum itibar kaybı,

-Görevin aksaması, Yüksek

TKYS programından alınan ilgili cetveller ile taşınırların karşılaştırılarak sayımın yapılması, sayımda fazla veya eksik çıkan malzemelere gerekli işlemlerin yapılması, sayım işlemlerinin kontrollerinin tam ve zamanında yapılması,

5

Hizmet Alımı (Telefon Faturası, pul alımı vb.)

Yüksek

Düzenlenen ödeme emri, harcama talimatı ve ilgili faturaların kontrolünün yapılması, ödeme tarihinden önce Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi.

-Görevle ilgili mevzuat bilgisine sahip olmak ve yasal değişiklikleri takip etmek,

-Mesleki alanda tecrübeli olmak, -Dikkatli ve özenli olmak, -KBS sistemi hakkında bilgi sahibi olmak,

6

Birim Bütçesinin Hazırlanması İşlemleri

-Kamu zararı,

-Kaynak ve zaman israfı, -Kurum itibar kaybı, -Görevin aksaması, -Mali sorumluluk,

-Soruşturma, Yüksek

Bütçe gider tahminlerinin geçmiş dönemlerde incelenerek birim ihtiyaçları doğrultusunda gerçekçi yapılması, harcama planları ile yapılması zorunlu olan ödemeler dikkate alınarak ve yıl içerisinde oluşabilecek olağan dışı harcamalar da öngörülerek bütçenin hesaplanması ve uygulanması, bütçe ile ilgili Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile koordineli olarak çalışmanın sağlanması,

-Mevzuatta belirtilen genel niteliklere sahip olmak, -İşin sahiplenilmesi,

-İşi yapabilme yeteneğine sahip olmak

(22)

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)

Revizyon No 0

Sonuçları)

Risk Düzeyi*

Prosedürü**

-Kamu zararı,

Yüksek

Yurt içi geçici görev yollukları ile ilgili düzenlenen ödeme emri, harcama talimatı ve ilgili belgelerin kontrollerinin yapılarak zamanında ve eksiksiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi ve takibinin yapılması,

-Yasal değişiklikleri takip etmek, -Mesleki alanda tecrübeli olmak, -Dikkatli ve özenli olmak,

-Görevde aksaklıklar, -Mali sorumluluk, -Kurum itibar kaybı, -Soruşturma,

-Kamu zararı,

Yüksek

Satın almalarda saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla zamanında karşılanmasının sağlanması, düzenlenen ödeme emri, harcama talimatı ve ilgili belgelerin kontrollerinin yapılarak zamanında ve eksiksiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi,

-Yasal değişiklikleri takip etmek, -Mesleki alanda tecrübeli olmak, -Dikkatli ve özenli olmak, -İşi sahiplenmesi,

-İşi yapabilme yeteneğine sahip olmak,

(23)

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)

Revizyon No 0

Sonuçları)

Risk Düzeyi*

Prosedürü**

9 Ek ders ödeme işlemleri

-Görevin aksaması

Yüksek

Ödemelerle ilgili kanıtlayıcı belgelerin kontrolü, EBYS ve KBS sistemlerinde gerekli işlemlerin yapılması ve ödeme belgelerin hazırlanarak harcama yetkilisinin onayından sonra Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi,

-Yasal değişiklikleri takip etmek, -Mesleki alanda tecrübeli olmak, -Dikkatli ve özenli olmak,

-EBYS ve KBS sistemi hakkında bilgi sahibi olmak,

(24)

HASSAS GÖREV ENVANTERİ FORMU (Ek-2)

Revizyon No 0

HARCAMA BİRİMİ : Fen Bilimleri Enstitüsü ALT BİRİM : Öğrenci İşleri

Sıra

1

Lisansüstü başvuru süreçlerinin takip ve kontrolü

Öğrenci İşleri Arş. Gör. Belgin COŞKUN

-Eğitim-öğretimde aksaklıkların yaşanması, - Öğrencinin Hak kaybı,

-Kurumsal itibar kaybı -Haksız kazanç

2

Yatay geçiş başvurularının

alınması Öğrenci İşleri Arş. Gör. Belgin

COŞKUN

- Öğrencinin Hak kaybı, - Kurumsal itibar kaybı - Haksız kazanç

3

Özel öğrenci başvurularının alınması

- Öğrencinin Hak kaybı, -Hukuki sürecin doğması - Kurumsal itibar kaybı

4

Öğrencilerin tüm eğitim

süreçlerine ilişkin işlemler Öğrenci İşleri Arş. Gör. Belgin COŞKUN

- Eğitim-öğretimde aksaklıkların yaşanması, - Öğrencinin hak kaybı,

- Kurumsal itibar kaybı

5

Tez savunma sınavlarında seçilen jürilerin görevlendirilmesi ve tezin intihal yazılım programı raporunun jüri üyelerine

gönderilmesi işlemleri Öğrenci İşleri Arş. Gör. Belgin

COŞKUN

-Görevin aksaması - Jüri Üyesinin hak kaybı - Öğrencinin hak kaybı, -Zaman kaybı,

Ek-10

(25)

HASSAS GÖREV ENVANTERİ FORMU (Ek-2)

Revizyon No 0

Sıra

6

Yeterlik sınavlarında seçilen jürilerin görevlendirilme işlemleri

(26)

HASSAS GÖREV LİSTESİ FORMU (Ek-3)

Revizyon No 0

Sıra

Risk Düzeyi*

Sonuçları)

Prosedürü**

1

Arş. Gör. Belgin COŞKUN

Şef Ebru TURAN İşçi Nejla Kandemir İşçi Ali AYSU İşçi Filiz ÖZDEMİR İşçi Egemen ÖZTÜRK İşçi Refiye Zeynep TANRIÖVER İşçi Sinem DERELİ

Yüksek

-Eğitim-öğretimde aksaklıkların yaşanması,

- Öğrencinin Hak kaybı, -Kurumsal itibar kaybı -Haksız kazanç

Adayın başvuru için gerekli şartları taşıyıp taşımadığının titizlikle kontrolü, başvuru ekranında doldurulması gerekli olan alanların kontrolü

2

Yatay geçiş başvurularının alınması

Yüksek

Adayın yatay geçiş başvurusu için gerekli belgelerinin ve başvuru için gerekli şartları taşıyıp taşımadığının kontrolü ve işlemin takibi

3

Şef Ebru TURAN İşçi Nejla Kandemir İşçi Ali AYSU İşçi Filiz ÖZDEMİR

Yüksek

- Öğrencinin Hak kaybı, -Hukuki sürecin

doğması

Başka bir yükseköğretim kurumu öğrencisi iken enstitümüzden ders alacak öğrencinin başvurusu için gerekli belgelerinin kontrolü ve işlemin takibi

Ek-11

(27)

HASSAS GÖREV LİSTESİ FORMU (Ek-3)

Revizyon No 0

Sıra

Risk Düzeyi*

Sonuçları)

Prosedürü**

(Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller) İşçi Egemen ÖZTÜRK

İşçi Refiye Zeynep TANRIÖVER İşçi Sinem DERELİ

4

Öğrencilerin tüm eğitim süreçlerine ilişkin işlemler

Yüksek

-Eğitim-öğretimde aksaklıkların yaşanması,

- Öğrencinin hak kaybı, - Kurumsal itibar kaybı

Öğrencilerin durumları ile ilgili belgelerin sistemden ve/veya dosyadan alınması ve kontrolü, gelen talebe göre müdürlük yazısı ile ya da Enstitü Yönetim Kuruluna alınarak işlemin yürütülmesi

5

Tez savunma sınavlarında seçilen jürilerin

görevlendirilmesi ve tezin intihal yazılım programı raporunun jüri üyelerine gönderilmesi işlemleri

Orta

-Görevin aksaması - Jüri Üyesinin hak kaybı

- Öğrencinin hak kaybı, -Zaman kaybı,

Tez savunma sınavı onaylanan öğrencilerin jüri üyelerinin dekanlıklarına ve il dışından gelecek üyeler için Personel Daire Başkanlığına yazıların yazılması ve takibi, tezin intihal yazılım programı raporunun jüri üyelerine sistem üzerinden gönderilmesi ve kontrolü

(28)

HASSAS GÖREV LİSTESİ FORMU (Ek-3)

Revizyon No 0

Sıra

Risk Düzeyi*

Sonuçları)

Prosedürü**

6

Yüksek

-Görevin aksaması - Jüri Üyesinin hak kaybı

- Öğrencinin hak kaybı, -Zaman kaybı,

Yeterlik sınavı onaylanan öğrencilerin jüri üyelerine, jüri üyelerinin dekanlıklarına ve il dışından gelecek üyeler için Personel Daire Başkanlığına yazıların yazılması ve takibi

(29)

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)

Revizyon No 0

Sıra

Sonuçları)

Risk Düzeyi*

Prosedürü**

1

-Eğitim-öğretimde aksaklıkların yaşanması, - Öğrencinin Hak kaybı, -Kurumsal itibar kaybı -Haksız kazanç

Yüksek

Adayın başvuru için gerekli şartları taşıyıp taşımadığının titizlikle kontrolü, başvuru ekranında doldurulması gerekli olan alanların kontrolü

- Analitik düşünme, yorumlama ve değerlendirme yeteneğine sahip olmak

-Aday öğrenci başvuru sistemi hakkında bilgi sahibi olmak -Dikkatli ve özenli olmak

2

Yatay geçiş başvurularının alınması

Yüksek

Adayın yatay geçiş başvurusu için gerekli belgelerinin ve başvuru için gerekli şartları taşıyıp taşımadığının kontrolü ve işlemin takibi

-EBYS sistemi hakkında bilgi sahibi olmak

3

- Öğrencinin Hak kaybı, -Hukuki sürecin doğması - Kurumsal itibar kaybı

Yüksek

Başka bir yükseköğretim kurumu öğrencisi iken enstitümüzden ders alacak öğrencinin başvurusu için gerekli belgelerinin kontrolü ve işlemin takibi

-EBYS sistemi hakkında bilgi Ek-12

(30)

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)

Revizyon No 0

Sıra

Sonuçları)

Risk Düzeyi*

Prosedürü**

Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler sahibi olmak

4

Öğrencilerin tüm eğitim süreçlerine ilişkin işlemler

- Eğitim-öğretimde aksaklıkların yaşanması, - Öğrencinin hak kaybı,

- Kurumsal itibar kaybı Yüksek

Öğrencilerin durumları ile ilgili belgelerin sistemden ve/veya dosyadan alınması ve kontrolü, gelen talebe göre müdürlük yazısı ile ya da Enstitü Yönetim Kuruluna alınarak işlemin yürütülmesi

5

Tez savunma sınavlarında seçilen jürilerin

görevlendirilmesi ve tezin intihal yazılım programı raporunun jüri üyelerine gönderilmesi işlemleri

- Kurumsal itibar kaybı Orta

Tez savunma sınavı onaylanan öğrencilerin jüri üyelerinin dekanlıklarına ve il dışından gelecek üyeler için Personel Daire Başkanlığına yazıların yazılması ve takibi, tezin intihal yazılım programı raporunun jüri üyelerine sistem üzerinden gönderilmesi ve kontrolü

(31)

HASSAS GÖREV TESPİT FORMU (Ek-1)

Revizyon No 0

Sıra

Sonuçları)

Risk Düzeyi*

Prosedürü**

6

Orta

Yeterlik sınavı onaylanan öğrencilerinjüri üyelerine, jüri üyelerinin dekanlıklarına ve il dışından gelecek üyeler için Personel Daire Başkanlığına yazıların yazılması ve takibi