HASSAS GÖREV LİSTESİ FORMU (Ek-3)

(1)

No Hassas Görev Personelin

Unvanı/Adı Soyadı Düzeyi* Getirilmemesinin Sonuçları)

(Alınması Gereken Önlemler veya Kontroller)

1

Kanun, yönetmelik ve mevzuatların takibi ve uygulanma işlemleri

Memur Ahmet Gül İşçi Koray Cavlak

Yüksek

-İş, zaman, hak, kurumsal güven ve itibar kaybı, -Yanlış işlem, -Kaynak israfı, -Görevin aksaması,

Güncel bilgilerin takibinin sağlanması, eksikliklerin giderilmesi yönünde eğitim alınmasının sağlanması

2

Müdürlük Personelinin Özlük İşlemleri

Memur Ahmet Gül

İşçi Koray Cavlak Orta

-İşlerin aksaması, -Hak kaybı,

-Birim itibar kaybı,

Bölüm personelinin özlük işlemleri ile ilgili taleplerinin Enstitü makamına bildirilmesi,

3 Mal Beyannamesi İşlemleri

Yüksek

-Cezai İşlem,

-Kurum İtibar Kaybı, -Soruşturma,

-Görevin aksaması,

Mal Bildirim Formunun personel tarafından süresi içinde verilmesinin sağlanması, Mal Bildirim Formu veren personelin belgelerinin gerekli birimlere iletilmesi, vermeyen personelin tespitinin yapılması ve tekit işlemlerini yapmak üzere üst amirine yazı ile bilgi verilmesi, Mal Bildirim Formunun zimmet ile teslim alınması ve özlük dosyasında gizli olarak muhafaza edilmesinin sağlanması,

4 Yan Ödeme İşlemleri

Yüksek

-Kurumsal itibar kaybı, -Mali ve özlük hak kaybı,

-Kamu zararı, -Görevin aksaması,

Üniversitemizde çalışmakta olan 657 sayılı Kanuna tabi personelin cari yıl içerisinde kadro değişikliklerinin dikkatli ve özenli şekilde takibinin yapılması, Yan Ödeme Cetvellerinin hazırlanması, kontrolünün yapılması, ödeme birimlerine

(2)

5 Maaş Mutemedi İşlemleri

Yüksek

-Mali sorumluluk, -Kurum itibar kaybı, -Hak kaybı,

-Kamu zararı, -İdari para cezası, -Görevin aksaması, -Personelin mağdur olması,

-Soruşturma, -Gecikme zammı cezası,

Düzenlenen ödeme emri belgelerinin ve ek evrakların kontrollerinin ve imza takibinin zamanında yapılması, ilgili kayıtların düzenli tutulması, verilerin sisteme girişlerinin hatasız ve zamanında yapılması,

6

Personel (Akademik, İdari ve İşçi

Personel) Maaş Tahakkuk ve Ödeme İşlemleri

Yüksek

-Kurumsal itibar kaybı, -Mali ve özlük hak kaybı,

-Kamu zararı, -Görevin aksaması, -Soruşturma

-Mali sorumluluk, -Personelin mağdur olması,

Maaş verilerinin (aylık terfi, atama, göreve başlama, unvan değişikliği vb.) dikkatli, özenli ve eksiksiz olarak Kamu Personel Harcamaları Yönetim Sistemi (KPHYS)’ne işlenmesi, maaş kontrollerinin yapılması, eksik evrakların temin edilmesi, güncel bilgilerin takibinin sağlanması, diğer maaş mutemetleriyle koordineli çalışılması, maaş tahakkuk ve ödeme evraklarının zamanında ve eksiksiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi,

(3)

7

Aylık

Prim ve Hizmet Belgesi Gönderim İşlemleri

Yüksek

-Kurumsal itibar kaybı, -İdari para cezası, -Kamu zararı, -Görevin aksaması, -Soruşturma

-Mali sorumluluk, -Personelin mağdur olması,

Aylık Prim ve Hizmet Belgesi için 23’üne kadar E- beyanname ile internet vergi dairesinden süresinde gönderiminin yapılması, gönderilen belgelerin ıslak imzasının tamamlanmasına müteakip Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilmesi ve ödeme ile ilgili dekontun takip edilmesi,

8 Maaş Durum Belgesi İşlemleri

Orta

-Personelin mağdur olması,

-Görevin aksaması,

Maaş Programı sistemine personel bilgilerinin aktif ve zamanında girilmesi, güncel tutulması, personelin talebi doğrultusunda veya işlem gereği Maaş Durum Belgesinin düzenlenmesi, kontrol ve takibinin yapılması,

(4)

9

Sendika Aidat Kesinti ve Yazışma İşlemleri

Yüksek

-Kaynak ve zaman israfı,

-Görevin aksaması, -Kurum itibar kaybı, -Mali sorumluluk, -Soruşturma, -Kamu zararı,

Sendika Üyelik formlarının eksiksiz alınması, Sendika Temsilcileriyle ortak koordinasyon oluşturulması, sendika yazışmalarının zamanında yapılması, Maaş tahakkuk ve ödeme dönemlerinde istifa ve üyelik formlarının ivedilikle ilgili birimlere ulaştırılmasının sağlanması, sendika kesinti listelerinin kontrollerinin yapılarak zamanında ve eksiksiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi,

10

Giyim Yardımı ve Diğer Sosyal Haklar Ödeme İşlemleri

Orta

-Görevde aksaklıklar -Mali sorumluluk, -Birim itibar kaybı,

Düzenlenen ödeme emri, harcama talimatı ve ilgili belgelerin kontrollerinin yapılarak zamanında ve eksiksiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi ve takibinin yapılması,

11 Doğum Yardımı İşlemleri

Orta

-Görevde aksaklıklar -Mali sorumluluk, -Birim itibar kaybı,

Birimlerimizden gelen ilgili belgelerin kontrollerinin yapılarak zamanında ve eksiksiz olarak Personel Daire Başkanlığına gönderiminin sağlanması, Doğum Yardımı alacak personelin doğru bilgilendirilmesi,

(5)

12 Vekâlet Ücreti Ödeme İşlemleri

Yüksek

-Görevde aksaklıklar -Kurum İtibar kaybı, -Cezai İşlem,

-Soruşturma,

Düzenlenen ödeme emri ve ilgili belgelerin kontrollerinin yapılarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilmesi, rapor, izin ve görevlendirme ile ilgili diğer birimlerden gelen belgelerin tahakkuk ve ödeme tarihlerine göre Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderiminin sağlanması, kontrolünün ve takibinin yapılması, 13 İşçi Puantaj İşlemleri

Yüksek

-Görevde aksaklıklar, -Birim İtibar kaybı,

Müdürlüğümüzce hazırlanan belgelerin kontrollerinin yapılarak zamanında ve eksiksiz olarak Personel Daire Başkanlığına ve Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığına gönderiminin sağlanması,

14 Burs Ödeme ve Takip İşlemleri

Orta

-Bursiyerin mağdur olması,

-Görevde aksaklıklar -Birim İtibar kaybı,

Anabilim Dallarından alınan belgelerin kontrolüne müteakip Müdürlüğümüzce hazırlanan üst belgelerin zamanında ve eksiksiz olarak Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderiminin sağlanması

Öğrenci veya Kadrolu Personelin

Memur Ahmet Gül

İşçi Koray Cavlak -Personelin mağdur

olması,

-Görevde aksaklıklar,

Anabilim Dallarından gönderilen tekliflerin incelenmesi, varsa eksikliğin giderilmesi devamında Enstitü Yönetim Kuruluna girmesi ve Personel Daire

(6)

16 Kadro Nakil İşlemleri

Yüksek

-Görevde aksaklıklar, -Birim İtibar kaybı, -Soruşturma, -Mali sorumluluk,

Enstitümüz kadrosunda atanan veya görev süresi dolan kişiler için gerekli yazışmaların yürütülmesi, Personel Daire Başkanlığıyla koordineli olarak çalışılması ve gerekli yazışmaların tam ve eksiksiz olarak zamanında yapılması.

17 Öğrencilerin Tez İntihal İşlemleri

Orta

-Öğrencinin mağdur olması,

-Görevde aksaklıklar, -Birim İtibar kaybı, -Soruşturma,

Mezuniyet aşamasına gelen öğrencilerin tezlerini yüklemek için kullandığı Enstitü Tez Bilgi Sisteminin düzenli olarak kontrol edilmesi ve sisteme yüklenen tezlerin zamanında işlemlerinin yapılması.

18

Akademik

Personelin Kadro Süresinin Takibi

Yüksek

-Kadrolu personelin mağdur olması, -Birim itibar kaybı, -Soruşturma, -Mali sorumluluk,

Enstitü kadrosunda bulunan akademik personelin kadroda bulunma süresinin düzenli olarak takibi, kadroya atanma ya da kadrodan çekilme işlemlerinin titizlikle takibi ve ortaya çıkabilecek eksikliklerin giderilmesi.

19 Yıllık İzin İşlemleri Memur Ahmet Gül

İşçi Koray Cavlak Orta -Kadrolu personelin mağdur olması,

Enstitü kadrosunda bulunan akademik ve idari personelin yıllık izin süresinin düzenli olarak takibi.

* Risk düzeyi görevin ve belirlenen risklerin durumuna göre Yüksek, Orta veya Düşük olarak belirlenecektir. ** Alınması Gereken Kontroller ve Tedbirler

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN