BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU

(1)

1 BİRİM / ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU

Öğrencilerin yeni kayıt-kabul ve ders durumları ile ilgili gerekli işleri yapmak, mezuniyet, kimlik, burs, mezunların izlenmesi işlemlerini yürütmek ve verilecek diğer benzeri işleri yerine getirmekle görevlendirilen Daire Başkanlığımız, büyük bir hızla gelişen bilgi ve teknolojileri kullanarak güler yüzlü bir ortamda, güvenli ve hızlı bilgi-belge hizmeti sunulan;

öğrenci, mezun, öğretim elemanı ve çalışanlarının memnuniyetini ön plana çıkaran, ulusal düzeyde örnek oluşturan ve farklılıklarını gösteren bir birim olmak düşüncesi ile fiilen çalışan 28 personel ile çalışmalarını yürütmektedir.

2019 yılında 1 il ve 7 ilçeye yayılmış olarak 11 fakülte, 4 yüksekokul, 8 meslek

yüksekokulu 3 enstitüyü bünyesinde barındıran üniversitemizde lisans düzeyinde 18.386, önlisans düzeyinde 12.355 ve lisansüstü düzeyde 2.909 öğrenci olmak üzere, toplam

33.650 öğrenci öğrenim görmekte olup Daire Başkanlığımızın fiziksel yapısı, örgüt yapısı, bilgi ve teknolojik kaynakları, insan kaynakları ve sunduğu hizmetler aşağıda sunulmuştur.

Enver ORHAN

Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanı

(2)

2 2019 YILI

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI FAALİYET RAPORU

1.GENEL BİLGİLER A.Misyon ve Vizyon

Misyonumuz: Öğrencilerimize doğru, hızlı ve modern hizmet sunarak kurumsal kalitenin yükselmesine katkıda bulunmak, etik değerlere bağlı kalmak, ilgili birimlerle koordineli çalışarak sorunun değil çözümün parçası olmaktır.

Vizyonumuz: Öğrencilerimizin bilgiye, hizmete erişimini hızlandırmak, işe uygun nitelik ve sayıda personel ile gelişmiş fiziksel ve teknolojik donanım kullanarak hizmet kalitesini artırmaktır.

B.Yetki, Görev ve Sorumluluklar:

Kanun, Yönetmelik, yönerge, tüzük ve Genelgelerle belirlenmiş olan yetkilerle sınırlı olup Rektör veya Rektör’ün uygun göreceği bir Rektör Yardımcısı ile Genel Sekretere bağlı olarak çalışır. Genel Sekreter ve Rektör Yardımcısı kanalı ile Rektöre karşı sorumlu olarak çalışır.

C.İdareye İlişkin Bilgiler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, 11.07.1992 tarih ve 21281 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 3837 sayılı yasa ile kurulan Üniversitemizin bir idari birimi olarak kurulmuştur. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Eğitim-Öğretim ve Öğrencilerle ilgili her türlü Kanun, Yönetmelik ve Yönerge Hükümlerinin uygulanmasından sorumludur. Rektör veya Rektör’ün uygun göreceği bir Rektör Yardımcısı ile Genel Sekretere bağlı olarak çalışmakta olup Genel Sekreter ve Rektör Yardımcısı kanalı ile Rektöre karşı sorumludur.

Başkanlığımızda 1 Daire Başkanı, 6 Şube Müdürü, 3 Öğretim Görevlisi, 17 Bilgisayar İşletmeni ve 1 Temizlik elemanı toplam 28 Personel görev yapmaktadır.

1.Fiziksel Yapı: Avşar Yerleşkesinde, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ile aynı binada, zemin katta arşiv, Dış İlişkiler Birimi ve giriş katta da çalışma ofislerinden oluşan bölümde hizmet verilmektedir.

2.Örgüt Yapısı :Öğrenci İşleri, Daire Başkanımıza bağlı 6 Şube Müdürlüğü ve bu şube müdürlüklerine bağlı birimlerden oluşur.

(3)

3

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI ORGANİZASYON ŞEMASI

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI

ŞUBE MÜDÜRÜ

ERASMUS OFİSİ

FARABİ OFİSİ

MEVLANA OFİSİ

YURTDIŞI OFİSİ

ŞUBE MÜDÜRÜ

MEZUNİYET

KİMLİK VE DİPLOMA

BİRİMİ

ŞUBE MÜDÜRÜ

YATAY GEÇİŞ

YAZI İŞLERİ

ŞUBE MÜDÜRÜ

OTOMASYON PROGRAMI

İNTİBAK VE MUAFİYET DERS

KAYITLARI VS.

ŞUBE MÜDÜRÜ

TAHAKKUK

MALİ İŞLER

PERSONEL İŞLERİ

ARŞİV

ŞUBE MÜDÜRÜ

OTOMASYON PROGRAMI

YÖK BURSLARI

(4)

4

3.Bilgi ve Teknoloji Kaynakları: İhtiyaçlarımız doğrultusunda satınalınmış olan öğrenci otomasyon programında yetkili firma ile koordineli bir şekil günümüz teknolojisi takip edilerek çağın gerekleri yerine getirilmekte olup donanım açısından Bilgi İşlem Daire Başkanlığımızın görüşleri doğrultusunda olanaklar oluşturulmaya çalışılmaktadır.

Cinsi

İdari Amaçlı

Eğitim Amaçlı

Araştırma Amaçlı

Toplam

Masa Üstü Bilgisayar 32 Taşınabilir Bilgisayar 7

Tablet 2

İnce Sistem

Projeksiyon 1

Slayt Makinesi Tepegöz Episkop

Barkot Okuyucu Baskı Makinesi

Fotokopi Makinesi 5

Faks

Fotoğraf Makinesi Kameralar

Televizyonlar

Tarayıcılar 1

Yazıcı 26

Müzik Setleri Mikroskoplar DVD

(5)

5 Optik Okuyucu

Laboratuvar Tipi Fırın Eğitim Seti

Güç Kaynağı Ses Sistemi

………..

4.İnsan Kaynakları : Başkanlığımızda 1 Daire Başkanı, 6 Şube Müdürü, 3 Öğretim Görevlisi, 17 Bilgisayar İşletmeni ve 1 Temizlik elemanı toplam 28 Personel hizmet vermektedir.

Personel eksikliğimiz olmasına rağmen planlama ve koordinasyonumuz iyi sebebiyle herkes üstüne düşen görevi fazlasıyla yerine getirmeye çalışmakta olup personel yetersizliği hakkında üst yönetime bilgisi verilmiştir.

İdari Personel Hizmet Alanları

Sayısı(Adet) Alanı(m2) Kullanan Sayısı

Arşiv 1 20,00 m² -

Çalışma Odası 17 170,00 m² 27

Toplantı Salonu - - -

Toplam 17 190,00 m² 27

İdari Personelin Eğitim Durumu

İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt.

Kişi Sayısı 0 2 4 12 9

Yüzde 0,00 7,40 14,80 44,40 33,40

İdari Personelin Hizmet Süresi

1 – 3 Yıl 4 – 6 Yıl 7 – 10 Yıl 11 – 15 Yıl 16 – 20 Yıl 21 - Üzeri

Kişi Sayısı 0 2 10 7 2 6

Yüzde 0,00 7,40 37,00 25,90 7,40 22,30

(6)

6

5.Sunulan Hizmetleri : Öğrenci İşleri Daire Başkanlığımız tarafından verilen hizmet, iş ve işlemler aşağıdaki gibidir.

AKTİF ÖĞRENCİ SAYI LİSTESİ

Fakülte Adı Erkek Öğrenci

Sayısı Kız Öğrenci

Sayısı Toplam

AFŞİN MESLEK YÜKSEKOKULU 419 276 695

AFŞİN SAĞLIK YÜKSEKOKULU 57 125 182

ANDIRIN MESLEK YÜKSEKOKULU 247 44 291

BEDEN EĞİTİM VE SPOR YÜKSEKOKULU 335 176 511

DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ 55 82 137

EĞİTİM FAKÜLTESİ 386 997 1.383

FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 787 522 1.309

FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ 1.406 1.697 3.103

GÖKSUN MESLEK YÜKSEKOKULU 822 803 1.625

GÖKSUN UYGULAMALI BİLİMLER YÜKSEKOKULU 18 46 64

GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ 76 129 205

İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ 2.411 2.099 4.510

İLAHİYAT FAKÜLTESİ 810 1.418 2.228

KAHRAMANMARAŞ SAĞLIK HİZMETLERİ MESLEK YÜKSEKOKULU 830 1.684 2.514

MÜHENDİSLİK - MİMARLIK FAKÜLTESİ 2.385 592 2.977

ORMAN FAKÜLTESİ 320 174 494

PAZARCIK MESLEK YÜKSEKOKULU 367 507 874

SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ 75 33 108

SAĞLIK BİLİMLERİ FAKÜLTESİ 188 678 866

SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ 979 513 1.492

SOSYAL BİLİMLER MESLEK YÜKSEKOKULU 1.727 1.349 3.076

TEKNİK BİLİMLER MESLEK YÜKSEOKULU 2.131 685 2.816

TIP FAKÜLTESİ 414 391 805

TÜRKOĞLU MESLEK YÜKSEKOKULU 279 185 464

ZİRAAT FAKÜLTESİ 589 332 921

Toplam Öğrenci Sayısı : 18.113 15.537 33.650

(7)

7

2019 YILI ÖSS KONTENJAN VE DOLULUK DURUMU

AFŞİN MESLEK YÜKSEKOKULU

Program Adı ÖSS Kontenjan ÖSS Sonucu Yerleşen ÖSS Sonucu

Kayıt Yaptıran Doluluk Oranı

Bilgisayar Programcılığı 40 40 40 %100

Büro Yönetimi ve Yönetici

Asistanlığı 60 25 25 %41,67

İş Sağlığı ve Güvenliği 80 70 69 %86,25

Kimya Teknolojisi 25 26 26 %104

Maden Teknolojisi 30 17 16 %53,33

Muhasebe Ve Vergi

Uygulamaları 30 25 25 %83,33

AFŞİN SAĞLIK YÜKSEKOKULU

Hemşirelik 60 62 62 %103,33

ANDIRIN MESLEK YÜKSEKOKULU

Bahçe Tarımı 40 4 4 %10

Elektrik Enerjisi

Üretimi,İletimi ve Dağıtımı 40 30 30 %75

Ormancılık ve Orman

Ürünleri 50 48 46 %92

Yapı Denetimi 40 16 15 %37,50

BEDEN EĞİTİM VE SPOR YÜKSEKOKULU

Antrenörlük Eğitimi 40 38 38 %95

Antrenörlük Eğitimi (İÖ) 40 39 39 %97,50

Beden Eğitimi ve Spor

Öğretmenliği 40 38 38 %95

DİŞ HEKİMLİĞİ FAKÜLTESİ

Diş Hekimliği 70 72 72 %102,86

EĞİTİM FAKÜLTESİ

Fen Bilgisi Öğretmenliği 40 40 40 %100

İlköğretim Matematik

Öğretmenliği 40 41 41 %102,50

İngilizce Öğretmenliği 60 62 62 %103,33

Rehberlik ve Psikolojik

Danışmanlık 60 62 62 %103,33

Sınıf Öğretmenliği 50 52 52 %104

Sosyal Bilgiler Öğretmenliği 40 41 40 %100

Türkçe Öğretmenliği 50 53 53 %106

FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ

Arkeoloji 30 22 22 %73,33

Biyoloji 30 31 30 %100

Coğrafya 70 72 72 %102,86

Coğrafya (İÖ) 50 52 51 %102

Kimya 20 21 21 %105

Matematik 40 41 41 %102,50

Tarih 80 82 82 %102,50

Tarih (İÖ) 80 81 77 %96,25

Türk Dili ve Edebiyatı 70 72 71 %101,43

Türk Dili ve Edebiyatı (İÖ) 70 72 72 %102,86

(8)

8

GÖKSUN MESLEK YÜKSEKOKULU

Bankacılık ve Sigortacılık 70 72 72 %102,86

Bankacılık ve Sigortacılık

(İÖ) 40 37 36 %90

Bilgisayar Programcılığı 40 41 41 %102,50

Çocuk Gelişimi 50 49 48 %96

Çocuk Gelişimi (İÖ) 40 41 41 %102,50

Dış Ticaret 25 26 25 %100

Harita ve Kadastro 60 62 61 %101,67

Harita ve Kadastro (İÖ) 30 31 30 %100

İlk ve Acil Yardım 60 62 62 %103,33

İlk ve Acil Yardım (İÖ) 60 62 61 %101,67

İşletme Yönetimi 30 21 21 %70

Muhasebe ve Vergi

Uygulamaları 40 38 36 %90

Organik Tarım 30 12 12 %40

Tapu ve Kadastro 65 65 63 %96,92

Tapu ve Kadastro (İÖ) 65 66 66 %101,54

GÖKSUN UYGULAMALI BİLİMLER YÜKSEKOKULU

Bankacılık ve Finans 40 30 30 %75

GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ

Müzik 30 32 30 %100

Resim 30 32 30 %100

Tekstil Ve Moda Tasarımı 30 26 25 %83,33

İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ

İktisat 60 62 61 %101,67

İşletme 60 62 62 %103,33

İşletme (İÖ) 30 29 29 %96,67

Kamu Yönetimi 90 93 93 %103,33

Kamu Yönetimi (İÖ) 40 42 41 %102,50

Sağlık Yönetimi 70 72 72 %102,86

Sağlık Yönetimi (İÖ) 70 72 72 %102,86

Siyaset Bilimi ve Uluslararası

İlişkiler 70 72 71 %101,43

Sosyal Hizmet 60 62 61 %101,67

Uluslararası Ticaret ve

Lojistik 50 52 51 %102

İLAHİYAT FAKÜLTESİ

İlahiyat 170 174 173 %101,76

İlahiyat (Arapça) 40 41 41 %102,50

İlahiyat (İÖ) 120 123 123 %102,50

KAHRAMANMARAŞ SAĞLIK HİZMETLERİ MESLEK YÜKSEKOKULU

Anestezi 70 72 71 %101,43

Anestezi (İÖ) 65 65 65 %100

Çocuk Gelişimi 70 72 71 %101,43

Çocuk Gelişimi (İÖ) 65 63 63 %96,92

Fizyoterapi 65 67 67 %103,08

İlk ve Acil Yardım 65 67 66 %101,54

Optisyenlik 50 48 48 %96

Tıbbi Dokümantasyon ve

Sekreterlik 55 56 56 %101,82

Tıbbi Dokümantasyon ve

Sekreterlik (İÖ) 55 57 56 %101,82

(9)

9

Tıbbi Görüntüleme Teknikleri 50 52 52 %104

Tıbbi Laboratuvar Teknikleri 65 67 67 %103,08

Tıbbi Laboratuvar Teknikleri

(İÖ) 65 67 67 %103,08

Yaşlı Bakımı 70 72 71 %101,43

Yaşlı Bakımı (İÖ) 60 63 63 %105

MÜHENDİSLİK - MİMARLIK FAKÜLTESİ

Bilgisayar Mühendisliği 60 62 62 %103,33

Elektrik-Elektronik

Mühendisliği 60 62 62 %103,33

Elektrik-Elektronik

Mühendisliği (İÖ) 40 9 9 %22,50

Gıda Mühendisliği 20 2 2 %10

İnşaat Mühendisliği 70 33 33 %47,14

İnşaat Mühendisliği (İÖ) 60 7 7 %11,67

Makine Mühendisliği 50 13 13 %26

Tekstil Mühendisliği 20 14 14 %70

ORMAN FAKÜLTESİ

Orman Endüstri Mühendisliği 15 16 15 %100

Orman Mühendisliği 30 31 31 %103,33

Peyzaj Mimarlığı 30 27 27 %90

PAZARCIK MESLEK YÜKSEKOKULU

Adalet 110 113 111 %100,91

Çağrı Merkezi Hizmetleri 90 72 72 %80

Dış Ticaret 35 16 16 %45,71

Sosyal Güvenlik 50 51 50 %100

Sosyal Güvenlik (İ.Ö) 40 23 23 %57,50

Yerel Yönetimler 80 15 15 %18,75

SAĞLIK BİLİMLERİ FAKÜLTESİ

Ebelik 80 82 82 %102,50

Hemşirelik 80 82 82 %102,50

SOSYAL BİLİMLER MESLEK YÜKSEKOKULU

Aşçılık 40 38 37 %92,50

Bankacılık ve Sigortacılık 80 80 78 %97,50

Bankacılık ve Sigortacılık

(İÖ) 55 57 57 %103,64

Asistanlığı 80 79 78 %97,50

Asistanlığı (İÖ) 70 47 47 %67,14

Çağrı Merkezi Hizmetleri

(Uzaktan Öğretim) 40 17 17 %42,50

Halkla İlişkiler ve Tanıtım 60 60 59 %98,33

İşletme Yönetimi 55 56 54 %98,18

İşletme Yönetimi (İÖ) 40 41 41 %102,50

Lojistik 60 58 57 %95

Lojistik (İÖ) 40 40 39 %97,50

Maliye 70 72 71 %101,43

Maliye (İÖ) 50 51 50 %100

Muhasebe ve Vergi

Uygulamaları 80 81 80 %100

Muhasebe ve Vergi

Uygulamaları (İÖ) 50 52 52 %104

Pazarlama 40 41 39 %97,50

Turizm ve Otel İşletmeciliği 40 40 37 %92,50

(10)

10

TEKNİK BİLİMLER MESLEK YÜKSEOKULU

Kayıt Yaptıran Doluluk Oranı Bilgisayar Destekli Tasarım

ve Animasyon 30 27 25 %83,33

Bilgisayar Programcılığı 60 62 61 %101,67

Bilgisayar Programcılığı (İÖ) 40 37 37 %92,50

Elektrik 50 51 50 %100

Elektrik (İÖ) 40 41 40 %100

Elektronik Teknolojisi 25 26 25 %100

Gaz ve Tesisatı Teknolojisi 20 21 21 %105

Geleneksel El Sanatları 50 23 23 %46

Gıda Teknolojisi 35 35 35 %100

Giyim Üretim Teknolojisi 40 14 14 %35

İklimlendirme ve Soğutma

Teknolojisi 40 15 15 %37,50

İnşaat Teknolojisi 70 70 69 %98,57

İnşaat Teknolojisi (İÖ) 50 52 51 %102

Kuyumculuk ve Takı

Tasarımı 25 25 23 %92

Makine 40 41 39 %97,50

Makine (İÖ) 40 41 41 %102,50

Mimari Restorasyon 40 41 41 %102,50

Mobilya ve Dekorasyon 30 8 8 %26,67

Moda Tasarımı 50 48 46 %92

Otomotiv Teknolojisi 50 52 51 %102

Tekstil Teknolojisi 25 23 23 %92

TIP FAKÜLTESİ

Tıp 140 145 145 %103,57

TÜRKOĞLU MESLEK YÜKSEKOKULU

Acil Durum ve Afet Yönetimi 40 39 39 %97,50

Bitki Koruma 30 31 30 %100

Lojistik 45 43 42 %93,33

Özel Güvenlik ve Koruma 30 22 22 %73,33

Sivil Savunma ve İtfaiyecilik 30 31 29 %96,67

Sosyal Hizmetler 40 37 35 %87,50

ZİRAAT FAKÜLTESİ

Bahçe Bitkileri 30 31 31 %103,33

Bitki Koruma 35 36 36 %102,86

Biyosistem Mühendisliği 20 21 21 %105

Tarım Ekonomisi 30 31 30 %100

Tarla Bitkileri 25 24 24 %96

Zootekni 15 11 11 %73,33

(11)

11

2019 Yılı Okullarımızın Bazında Mezun Öğrenci Sayıları

10.01.2020

Fakülte Mezuniyet Türü Mezuniyet Olan Öğrenci

Sayısı

AFŞİN MESLEK YÜKSEKOKULU Ön Lisans 128

ANDIRIN MESLEK YÜKSEKOKULU Ön Lisans 44

BEDEN EĞİTİM VE SPOR YÜKSEKOKULU Lisans 99

EĞİTİM FAKÜLTESİ Lisans 115

ELBİSTAN MESLEK YÜKSEKOKULU Ön Lisans 42

FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Tezsiz Yüksek Lisans 4

FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Tezli Yüksek Lisans 367

FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Doktora 38

FEN-EDEBİYAT FAKÜLTESİ Lisans 501

GÖKSUN MESLEK YÜKSEKOKULU Ön Lisans 491

GÜZEL SANATLAR FAKÜLTESİ Lisans 16

İKTİSADİ VE İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ Lisans 698

İLAHİYAT FAKÜLTESİ Lisans 314

KAHRAMANMARAŞ SAĞLIK HİZMETLERİ MESLEK

YÜKSEKOKULU Ön Lisans 624

MÜHENDİSLİK - MİMARLIK FAKÜLTESİ Lisans 503

ORMAN FAKÜLTESİ Lisans 56

PAZARCIK MESLEK YÜKSEKOKULU Ön Lisans 193

SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Tezsiz Yüksek Lisans 4

SAĞLIK BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ Tezli Yüksek Lisans 28

SAĞLIK BİLİMLERİ FAKÜLTESİ Lisans 161

SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ Tezsiz Yüksek Lisans 128

SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ Tezli Yüksek Lisans 232

SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ Doktora 25

SOSYAL BİLİMLER MESLEK YÜKSEKOKULU Ön Lisans 524

TEKNİK BİLİMLER MESLEK YÜKSEOKULU Ön Lisans 348

TIP FAKÜLTESİ Lisans 81

TÜRKOĞLU MESLEK YÜKSEKOKULU Ön Lisans 41

ZİRAAT FAKÜLTESİ Lisans 171

TOPLAM 5976

Lisans Mezunu : 2715 Önlisans Mezunu : 2435 Yüksek Lisans Mezunu : 627

Doktora Mezunu : 63

Toplam Mezun : 5976

(12)

12 ERASMUS

PROGRAMI KAPSAMINDA

GELEN ÖĞRENCİ SAYISI - FARABİ

PROGRAMI KAPSAMINDA

GELEN ÖĞRENCİ SAYISI 35

GİDEN ÖĞRENCİ SAYISI 35 GİDEN ÖĞRENCİ SAYISI 23

ERASMUS PROGRAMI KAPSAMINDA YURT DIŞINDA Kİ ÜNİVERSİTELERLE YAPILAN ANLAŞMLAR :

78 MEVLANA PROGRAMI KAPSAMINDA

GELEN ÖĞRENCİ SAYISI -

GİDEN ÖĞRENCİ SAYISI 4

YABANCI UYRUKLU

ÖĞRENCİ SAYISI LİSANS ÜSTÜ DÜZEYDEKİ ÖĞRENCİ SAYISI 67

LİSANS DÜZEYİNDEKİ ÖĞRENCİ SAYISI 1776

ÖN LİSANS DÜZEYİNDEKİ ÖĞRENCİ SAYISI 606

(13)

13 5.1. Öğrenci İşlemleri Birimi

-Üniversiteye yeni kayıt yaptıracak olan öğrenciler ile ilgili gerekli hazırlıkları yapmak akademik birimleri bilgilendirmek ve birimler arasında koordinasyonun sağlanması, -Af yasasından yararlanan öğrencilerin kayıtlarının kabul edilmesi,

-Akademik takvimin hazırlanması ve yıllık iş planının hazırlanması,

-Belirlenen katkı payı/ öğrenim ücretleri miktarlarının öğrenci bilgi sistemine aktarılması ve duyurulması,

-Burs, öğrenim-katkı kredisi işlemleri, başarı- başarısızlık durumları ile ilgili yazışmaların yapılması,

-Dikey ve Yatay geçiş kontenjanlarının YÖK’e bildirilmesi,

-Dikey ve Yatay geçiş öğrencilerinin intibak programlarının girilmesi.

-Diploma eki hazırlanması ve otomasyona girilmesi, -Diploma ve Geçici Mezuniyet Belgelerinin hazırlanması,

-Disiplin cezaları, nüfus ve ikametgâh değişikliğinin otomasyona aktarılması,

-Disiplin cezası alan öğrencilerin dosyasına işlenmesi ve ilgili yazışmalarının yapılması, -Disiplin cezası alan öğrencilerin YÖKSİS’e işlenmesi,

-Ekleme –Bırakma haftasında ders değişikliğinin ve takibinin yapılması,

-Fakülte, Yüksekokulların diplomalarının hazırlanması ve kontrol edilerek bandrol yapıştırılması,

-Gelen- giden evrak kayıtlarının yapılması, İlgili birimlere sevk ve dağıtımının yapılması, Günlü evrakların takibi ve cevap yazılarının yazılması,

-Güz ve Bahar yarıyılı müfredatlarının öğrenci otomasyon sistemine girilmesi, -Her türlü ad ve soyadı değişikliklerini mahkeme kararı doğrultusunda yapmak, -Her türlü İstatistik formlarının doldurularak ÖSYM başkanlığına gönderilmesi.

-Kayıtların yapılacağı tarih ve kayıt yerlerinin ÖSYM Başkanlığına bildirilmesi, web sitesinde yayınlanması,

-II. öğretim öğrencilerinden %10’luk başarı sıralamasına girenlerin belirlenmesi ve bu öğrencilerin I.Öğretim harç ücreti yatırması için gerekli işlemlerin yapılması.

-I.ve II.Öğretim Öğrencilerinin Bahar ve Güz yarıyılında yatırmış oldukları katkı payları/öğrenim ücretlerinin hesaplanması. Sehven yatırılan harç ücretlerinin iade işlemlerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yazılması,

-Kayıt sildirme işlemlerinin yapılması ilgili birimlerce onayının sağlanması.

-Kayıt yaptıran öğrencileri tespit ederek ÖSYM Başkanlığına ek kontenjanları bildirilmesi.

Ek kontenjanla Üniversitemize yerleştirilen öğrencilerin kayıtlarının kabul edilmesi, -Kayıt yaptıran öğrencilerin öğrenci kimlik kartlarının hazırlanması,

-Kayıt yenileme döneminden sonra kaydını yapmayan öğrencinin durumunun belirlenmesi, dilekçelerinin işlenmesi ve arşivlenmesi,

-Mahkemelerin ve cumhuriyet savcılıklarının istedikleri belgeleri hazırlamak ve göndermek,

-Mevcut Fakülte/Bölüm bilgisinde yapılan değişikliklerin sisteme girilmesi,

-Mezun öğrencilerle ilgili gerekli yazışmaların yapılması istatistiklerin hazırlanması, dereceye giren öğrencilerin tespiti,

(14)

14

-Onur ve Yüksekonur öğrencilerinin otomasyondan belirlenerek, birimlerince belge verilmesini sağlamak,

-Öğrenci bilgilerinin güncellenmesi işlemlerini yürütmek,

-Öğrenci Konseyi Seçim Takviminin oluşturulması ve birimlere gönderilmesi, -Öğrenci staj kontenjanlarının birimlerden istenmesi ve YÖK’e bildirilmesi, -Öğretim elemanlarının ders yükü dağılımlarının otomasyona girişinin yapılması, -Öğretim üyeleri ve öğrenci şifrelerinin verilmesi,

-ÖSYM kontenjanlarının Birimlerden istenmesi ve internet üzerinden YÖK sayfasına giriş yapılması,

-ÖSYM sınavı sonucunda Üniversitemize yerleştirilen öğrencilerin kayıtlarının kabul edilmesi,

-ÖSYM sınavı sonunda Üniversitemizi kazanan (Yeni kayıt, Dikey geçiş ve Yatay geçiş) öğrencilerin kayıtlarının yapılması ve otomasyon sistemine işlenmesi,

-Program/Bölüm/Ana Bilim Dallarının açılması, değişikliklerin otomasyona girilmesi, -Resmî kurumlar aracılığı ile yapılan diploma ve mezuniyet belgesi doğrulama işlerini yapmak,

-Senato ve Yönetim kurullarının takibinin yapılması,

-Üniversite bünyesinde bölüm ve programlar arası yatay geçiş başvurularının kontrol edilmesi. Kontenjan duyurularının yapılması, Rektörlüğe sunulması, ilan edilerek YÖK’e ve tüm Üniversite Rektörlüklerine bildirilmesi,

-Üniversite bünyesinde bölüm ve programlar arası yatay geçiş esaslarının belirlenmesi, -Üniversitelerarası Kurul ve YÖK kararlarının ilgili birimlerle yazışmalarını yapılması, -Üniversitemiz birimlerine yeni bir Fakülte/Bölüm açılması durumunda değişikliklerin otomasyona aktarılması.

-Üniversitemiz Personelinin kimlik kartlarının hazırlanması, -Web tasarımı ve web üzerinden duyuru işlemlerinin sağlanması,

-Web üzerinden ders kayıtları ve not girişleri ile ilgili sorunların çözümlenmesi

Yatay geçiş ile gelen öğrencilerin kayıtlarının yapılmasından sonra ders kayıtları ve geldiği üniversitedeki notlarının sisteme girilmesi, dosya ve muhteviyatının istenmesi.

-Yaz stajı yapan öğrencilerin notlarının girilmesi,

-Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin askerlik tecil işlemleri için EK-G belgesini ilgili askerlik şubesi başkanlıklarına gönderilmesini sağlamak. Kaydı silinen öğrencileri bildirmek.

Dönem katkı payı/öğrenim ücreti yatırmayanların durumlarının EK-G ile ilgili askerlik şubelerine bildirilmesi,

-Yükseköğretim veri tabanına (YÖKSİS) öğrenci bilgi girişlerinin yapılması güncellenmesi.

(15)

15

5.2.Dış İlişkiler Birimi (Erasmus-Farabi-Mevlana Ofislerinin ve Genel olarak yapılan İşler)

-Önlisans, Lisans, Lisansüstü öğrencilerin başvurularının alınması.

-Başvuru evraklarının incelenmesi ve kabul edilmesi.

-Öğrenci başvurularının Yüksekokul/Fakültelere tercihleri doğrultusunda dağıtılması.

-Lisansüstü öğrencilerin başvurularının alınarak, Enstitülerine gönderilmesi.

-Kabul edilen öğrencileri ilan edilmesi.

-Öğrencilerin kabul belgelerinin hazırlanarak gönderilmesi, -Ön lisans ve Lisans öğrencilerinin kayıtlarının yapılması.

-İkamet işlemlerinin takibi,

-Genel sağlık sigortası işlemlerinin takibi,

-İkamet süreler biten öğrencilerin uzatma evraklarının hazırlanması.

-Eğitimine devam eden öğrencilerin harçlarının takibi, -Yabancı dil ve TÖMER sınavlarının takibi,

-Üniversitemize Türkçe öğrenmeye gelen öğrencilerin başvurularının alınması, -Üniversitemize yabancı uyruklu öğrencilerin yatay geçiş başvurularının alınması, evrak uygunluk kontrolü

-Yatay geçiş kayıtlarının yapılması, -Öğrencilerin harç işlemlerinin takibi,

- Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin kayıtlarının yapılması,

- YÖKSİS üzerinden yabancı öğrencilerin takibi ve girişlerinin yapılması, - Kayıt silme işlemlerinin yapılması,

- İlişik kesme işlemlerinin yapılması, İkili anlaşmaların yapılması,

-Süresi biten anlaşmaların uzatılması, -Gelen öğrencilerin başvurularının alınması, -Fakültelere başvuru evraklarının gönderilmesi, -Kabul edilen öğrencilerin ilan edilmesi,

-Öğrenim protokolleri ve diğer evrakların koordinatörlere gönderilmesi, takibi ve Üniversiteler gönderilmesi,

-Öğrenci dönem başında geldiğinde kayıt işlemlerinin yapılması, -Ders notlarının takibi,

-Ders ekleme-çıkarma işlemlerinin yaptırılması, -Transkriptlerinin oluşturulması,

-Katılım belgelerinin hazırlannması ve üniversiteler gönderilmesi, - Giden öğrencilerin başvurularının alınması,

- Üniversitelere gönderilmesi,

-Kabul edilen öğrencilerin oryantasyon işlemleri,

-Öğrenim protokolleri ve diğer evraklarının hazırlanması, -Ders denkliklerinin sağlanması,

-Sözleşmelerinin yapılması,

-Evraklarının gidecekleri üniversiteler gönderilmesi, -Yurt işlem evraklarının verilmesi,

(16)

16

-Öğrencilerin üniversitelerden öğrenci belgelerinin istenmesi, -Ders ekleme-silme işlemlerinin takibi,imza işlemleri,

-Öğrencilerin aylık hibelerinin ödenmesi

-Geri döndüklerinde gerekli işlemlerin yapılarak kalan %30 hibelerinin ödenmesi, -Farabi ara rapor ve sene sonu nihai raporlarının hazırlanması,

-İkili anlaşmaların yapılması,

-Üniversiteler arası yazışmaların yapılması, -Gelen ve giden öğrenci işlemleri,

-Giden öğrenci başvurularının alınması, -YÖKSİS girişlerinin yapılması,

-Kabul mektuplarının istenmesi,

-Öğrenim protokollerinin ve diğer belgelerinin hazırlanması, -Yurt işlemlerinin yapılması,

-Ders ekleme çıkarmalarının yapılması, -Gelen ve giden öğretim üyelerinin işlemleri, -Başvuru ilanları,

-Hibe ödemeleri,

-Mevlana Arar Rapor ve nihai rapor işlemlerinin yapılması, -Dış İlişkilerin tüm yazı işleri,

-Bologna Süreci yazışmaları,

-Bologna Süreci Raporlama Süreçleri, -Uluslar arası gelen tüm yazışmalar, -Anlaşmaların yapılması,

-Yıllık hibe başvurularının yapılması, -Giden öğrenci için ilana çıkılması, -Öğrenci başvurularının alınması,

-Başvuran öğrencilerin evraklarının Fakültelere gönderilmesi, -Seçimlerin yapılması,

-Yabancı dil sınavının yapılması, -Sonuçların ilanı,

-Öğrencilerin anlaşmalı ülkelere başvurularının yaptırılması, -Kabul edilen öğrencilerin işlemlerinin yapılması,

-Öğrenim anlaşmalarının (Learning Agreement) hazırlatılması, -Hibe sözleşmelerinin yapılması,

-Hibelerinin ödenmesi,

-Öğrencinin ekle-sil belgelerinin takibi, -Dönüş işlemlerinin yapılması,

-Katılım belgelerinin takibi, -Kalan hibelerinin ödenmesi,

-Gelen öğrenci başvurularının alınması, -Ders seçimlerinin yapılması,

-Öğrencinin başvurduğu fakülte ile yazışmaları, -Bölüm Koordinatörüne gönderilmesi,

(17)

17

-Gelen öğrencinin tarnskriptinin oluşturulması ve katılım belgesinin oluşturulması, -Öğretim üyeleri için ders verme ve eğitim alma hareketliliği programlarının yapılması,

-Başvuruların alınması,

-Öğretim üyesi seçimlerinin yapılması, -Kabul belgelerinin takibi,

-Öğretim planı veya iş planlarının hazırlatılması, -Hibe sözleşmelerinin yapılması,

-Hibelerinin gitmeden ödenmesi,

-Dönüşte katılım(Confirmation) belgelerinin takibi, -Kalan hibelerinin ödenmesi

-Erasmus nihai Raporunun ve ara raporlarının hazırlanması, 5.3.TAHAKKUK BİRİMİ

-Personelin izin, Rapor vs. gibi durumlarının takibi

-Personel hareketliğinin (tayin yeni gelen giden personelin takibi) takibi ilgili yazışmalarının yapılması.

-İlgili ay içerisinde gelen evraklara uygun olarak maaşların yapılması ve strateji daire başkanlığına verilmesi.

-Emekli kesenekleri bilgisinin E-SGK üzerinde bildirilmesi ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı aracılığıyla ödenmesi

-Yolluk işlemlerinin yapılması

-Yevmiye, sağlık ve Diğer Ödemelerle ilgili işlemlerinin gerçekleştirilmesi - Satın alma, maaş, yolluk- yevmiye ve sağlık giderlerine ilişkin işlemler, 5.4. Mezuniyet Birimi

-Personel ve Öğrenci Kimliklerinin basılması -Mezun Öğrencilerini İşlemlerinin takip edilmesi -Diplomalarının basılması

-Basılan diplomalarının ilgili birimlere ve kurumlara imza için gönderilmesi -İmzası tamamlanan Diplomaların ilgili birimlere tutanakla teslim edilmesi 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi

5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Sisteminin yürürlüğe girmesiyle Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı bütçesi mevzuat hükümleri çerçevesinde İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı ile koordineli olarak yürütülmektedir. İdari İşlemlerde rutin kontroller Başkanlığımızca yapılmaktadır.

(18)

18 II-AMAÇ ve HEDEFLAR :

A.İdarenin Amaç ve Hedefleri :

B.Temel Politikalar ve Öncelikler :

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nın; misyonu, vizyonu, amaç ve hedefleri doğrultusunda hizmetlerini planlayarak görev bilinci çerçevesinde çalışmalarını sürdürecektir. Bu bağlamda;

- Öğrenci İşleri Bilgi Sistemi üzerinden; öğrencilerin bilgi ve belge almaları, öğrencilerin transkript almaları, diploma eki basılması, diplomaların merkezi olarak sistemden basılması, - Öğrenci İş ve İşlemlerinin merkezileştirilmesi temel politikalar ve öncelikler olarak belirlenmiştir.

III-FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER

A. Mali Bilgiler :

1.Bütçe Uygulama Sonuçları: Öğrencilere yönelik çalışmalarımızda çağa ayak uydurmak için teknolojiyi yakından takip etmek gerekmektedir. Bu nedenle bütçe harcamalarımızda bu yön ağır basmış olup harcamalarımız genellikle bu yönde olmuştur. Bu yıl içerisinde yapmak istediğimiz teknolojik iyileştirme ve yeniliklerin bir kısmı yapılmış, gelecek sene için de benzer çalışmalarımız söz konusudur. Kırtasiye ve bilgisayar çevre birimlerinin ihtiyaçlarını karşılamak için ayrılan bütçemiz yetersiz kaldığından kimi zaman işlerin aksamasına neden olmaktadır. Ayrıca görevlendirilen ya da nakil gelen personelin yolluk ödemelerinde de sıkıntılar yaşanmaktadır. 2020 Mali Yılı ve daha sonraki yıllar için önerilerimiz dikkate alınarak bütçemizin artırılması durumunda bu sıkıntıların ve aksaklıkların ortadan kalkacağı düşünülmektedir.

(19)

19

IV.KURUMSALKABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A.ÜSTÜNLÜKLER:

1- Kurumumuza uygun Öğrenci Bilgi Sistemimizin olması 2- Elektronik altyapının olması

3- Kanunlara ve yönetmeliklere titizlikle uymak

4- Üst yönetimin yeniliklere açık olması ve birimimizi desteklemesi 5- Çalışanların paylaşımcı ve özverili olması

6- Çalışanların iç akademik takvime uymada gösterdiği titizlik

7-Yeni yerleşen adayların kayıtlarının birim aynı seviyede yaklaşılması.

8-Eğitim birimlerimizin farklı yerleşkelerde olması rağmen yapılan çalışmalar sayesinde öğrencilerimiz ve personelimiz iletişim kopukluğunun olmaması.

B.Zayıflıklar:

1- Birimlerin mevzuatı tam olarak irdelememeleri 2- Öğrenci danışmanlarının bilgi ve ilgi yetersizliği

3- Eleman yetersizliği nedeniyle Personel başına düşen öğrenci sayısının yüksek olması 4- Başkanlığımızın mali olanakların yetersizliği

5-Oda yetersizliği C.Değerlendirme :

1- Mali durum ile ilgili üst yönetime bilgi verilmiştir.

2-Personel yetersizliği hakkında Üst Yönetime bilgi verilip talepte bulunulmuştur.

3-Oda yetersizliği hakkında üst yönetime bilgi verilip talepte bulunulmuştur.

(20)

20

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI

Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde;

Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.

Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.

Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır.

Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (13/01/2020)

İmza Enver ORHAN Öğrenci İşleri Daire Başkanı