İÇ İNDEK İLER
• Grup, Takım, Ekip Kavramları ve Özellikleri
• Grup Kavramı ve Özellikleri
• Takım Ekip Kavramları ve Özellikleri
• Ekip Olmanın Aşamaları
• Ekip Çeşitleri
• Ekip Çalışmasının Önemi ve İş Yaşamında Ekip Sinerjisi
HEDEFLER
• Bu üniteyi çalıştıktan sonra;
• Grup, takım, ekip kavramlarını ve özelliklerini bilecek,
• Grup, takım, ekip kavramları arasındaki benzerik ve farklılıkları öğrenecek,
• Ekip olmanın aşamalarını çözümleyecek,
• Ekip çeşitleri hakkında bilgi sahibi olacak,
• Ekip çalışmasının önemi kavrayacak,
• İş yaşamında ekip sinerjisi hakkında bilgi edineceksiniz.
GRUP, TAKIM, EKİP NEDİR?
EKİP ÇALIŞMASI VE LİDERLİK
Doç. Dr. Mustafa KOÇER
ÜNİTE
1
Grup kavramı kısaca
“karşılıklı ilişkide bulunan insanlar”
olarak tanımlanabilir.
Grup, takım ve ekip kavramları, rekabetin hızla arttığı, verimlilik, etkinlik, kalite gibi kavramların öne çıktığı
iş dünyasında olukça önemli bir yer
almaktadır.
GİRİŞ
İnsanların sosyal bir varlık olması, dünyanın gittikçe karmaşık hâle gelmesi, şehirleşme gibi birçok unsur günlük yaşamda ve iş yaşamında insanları birlikte hareket etmeye, verimli çalışmaya, görev paylaşımında bulunmaya yöneltmektedir. İnsanlar kimi zaman aile, okul gibi ortamlarda hiçbir güç sarf etmeden, kimi zaman özel yetenek, beceri gerektiren bir işte, büyük bir çaba harcayarak birlikte hareket ederler. Önemli olan insanların yığın hâlinde bulunmaları değil, ortak amaçlar doğrultusunda, bir hedefe ulaşmak için birlikte gayret göstermeleridir. Bu durum karşımıza grup, takım ve ekip kavramlarını ortaya çıkartmaktadır.
Grup, takım ve ekip kavramları, rekabetin hızla arttığı, verimlilik, etkinlik, kalite gibi kavramların öne çıktığı iş dünyasında olukça önemli bir yer almaktadır.
Özellikle ekiplerin niçin ve nasıl oluşturulması gerektiği, gelişim aşamaları, farklı tip ve özellikteki ekip çeşitleri günümüz dünyasında başarının önemli aktörleri arasında yer almaktadır.
Bu çalışmada öncelikle grup, takım, ekip kavramları ve özellikleri incelenecek, daha sonra ekip olmanın aşamaları, ekip çeşitleri, ekip olmanın önemi ve iş yaşamında ekip sinerjisi hakkında bilgi verilecektir.
GRUP, TAKIM, EKİP KAVRAMLARI VE ÖZELLİKLERİ
Literatür incelendiğinde, grup, takım ve ekip kavramlarının çoğu zaman birbirinin yerine kullanıldığı, aralarında sıkı bir ilişki ağının bulunduğu ve genellikle birbirleriyle karıştırılan kavramlar olduğu görülmektedir. Öncelikle bu kavramların nasıl tanımlandığı, özellikleri, aralarındaki benzerliklerin ve farklılıkların neler olduğu incelenmektedir.
Grup Kavramı ve Özellikleri
Grup kavramı; oluşumuna, amaçlarına, sayısına ve üyeler arasındaki ilişkiye göre sosyolojik ya da psiko‐sosyal açıdan değişik şekillerde tanımlanmaktadır (Erdoğan, 1997:305‐306). Marshall’a göre grup, resmî ya da gayriresmî üyelik ölçütleriyle tanımlanan, görece istikrarlı bir karşılıklı ilişkiler modeliyle birlik olma duygusunu paylaşan ya da kendilerini birbirlerine bağlı hisseden çok sayıdaki kişinin oluşturduğu bir küme şeklinde tanımlanmıştır (1999:285). Haynes’e göre grup, belirli değerleri ve normları paylaşan, ortak amaçlar için bir araya gelen bireylerden oluşan bir varlıktır. Farklı bireylerin oluşturduğu yığınlar, kalabalıklar gibi topluluklar grup olarak değerlendirilemezler (2012:1‐2). Bu tür topluluklar daha çok etkileşimsiz bir fiziki yakınlığı ifade ederken; grup kavramı, üyelerin birbirleriyle olan ilişkilerini ve aralarındaki etkileşim örüntülerini ifade eder. Bu nedenle grup kavramı kısaca “karşılıklı ilişkide bulunan insanlar” olarak tanımlanabilir (Fichter, 1994:52). Usal ve Kuşluvan’a göre grup oluşumunda dikkat edilmesi gereken iki temel özellik bulunmaktadır (1998:246):
Grup üyelerinin birbirleri ile iletişim durumunda olmaları gereklidir. Bu iletişim düzeyi, grup üyelerinin birbirlerinden haberdar olmaları durumundan birbirlerinden etkilenme ölçülerine kadar farklılaşır.
Grup üyeleri, belli bir amaç ya da amaçlar doğrultusunda bir araya gelmiş olmalıdır. Yani grubun bir amacı olmalıdır.
Kaynak: Usal ve Kuşluvan, 1998:246.
Kaynak: Hogg, 1997:5‐6.
Bir topluluğun grup olarak nitelendirilebilmesi için ortak amaç yönelimi, grup üyelerinin birbirine olan bağlılıkları, birbirleri arasındaki etkileşimleri, üyelik algıları grup içindeki yapısal ilişkileri, etkileşimleri ve bireysel motivasyonları gibi bazı temel özellikleri bulundurması gereklidir (Aktaran Levi, 2011:3). Bu özellikler Tablo 1.1’de açıklanmaktadır.
Tablo 1.1. Grup Kavramının Temel Özellikleri Amaç Yönelimi Ortak bir amaca inanmak ve yönelmek
Birbirine Olan Bağlılık İnsanların kendi aralarında ortak bir bağ görmesi ya da ortak bir kaderi paylaştıklarına inanmaları
Kişilerarası Etkileşim İnsanların birbirleriyle iletişim ve etkileşim hâlinde bulunması Üyelik Algısı Kendini ve diğerlerini grubun üyesi olarak hissetme
Yapısal İlişkiler İnsanlar arasındaki etkileşimleri düzenleyen roller, kurallar ve yapılar Karşılıklı Etkileşim İnsanlar arasındaki etkileşimden kaynaklanan, birinin diğerine olan etkisi Bireysel Motivasyon Grup üyelerinin ihtiyaçlarının karşılanması
Kaynak: Aktaran, Levi, 2011:3.
Takım, Ekip Kavramları ve Özellikleri
Takım ve ekip kavramlarını bazı araştırmacılar ayrı anlamlarda kullansalar da (Baltaş, 2003:7) çoğu birbiri yerine kullanmakta ve aralarında herhangi bir farklılık belirtmemektedir. Bu nedenle çalışmada takım ve ekip kavramları aynı anlamda kullanılmaktadır.
Kavramsal olarak ele alındığında ekip (takım), görev bakımından birbirini tamamlayan kimselerin topluluğu olarak tanımlanmaktadır (TDK, 2014).
Katzenbach ve Smith’e göre ise ekip, birbirini tamamlayan yeteneklere, becerilere
Örnek
•İstanbul'a giden bir otobüsün yolcuları dikkate alındığında ortak amaç
"İstanbul'a varmak"tır. Ancak yolcular aralarında herhangi bir iletişime, etkileşime geçmediği sürece, bireylerin oluşturduğu bu yığınlar ve kalabalıklar, topluluk olarak değerlendirilir. İnsanlar birbirlerini görüp, selamlaşıp, iletişime, etkileşime geçtikleri anda grup haline dönüşebilirler.
Hayatın her alanında küçük ya da büyük ölçekli, formel ya da daha az yapısal bir çok sosyal grupla karşılaşmak mümkündür. Örneğin, meslek grupları, aile ve arkadaş grupları, sendikalar, örgütler her gün hepimizin yaşamında büyük öneme sahip olan gruplardandır. Gruplar birçok bakımdan birbirlerinden farklıdırlar. Ulus, erkekler, kadınlar gibi gruplar üye sayısı açısından oldukça büyükken aile, belli bir amaç için oluşturulan çalışma grubu gibi gruplar az sayıdadır. Bazı gruplar çok kısa süreli var olurken çeşitli dini ve etnik gruplar gibi bazıları binlerce yıl varlığını sürdürür.
Bazıları askerî birlikler gibi son derece yapısallaşmış, biçimsel gruplarken bazıları dernek, kulüp gibi daha az yapısallaşmıştır. Bir bölümü çok fazla uzmanlaşmışken (kanserle savaş tedavi grubu gibi); diğer kısmı son derece genel (gençlik merkezleri ya da kulüpleri gibi) yapıda olabilir.
Ekip (takım), görev bakımından birbirini tamamlayan kimselerin
topluluğu olarak tanımlanmaktadır.
Ekip, tıpkı birbirine tam anlamıyla uyan ve
birlikte bir netice oluşturan bir yapboz
oyununun parçaları gibi, bireylerin ortak bir
hedef doğrultusunda, meslek, görev ve
yetenekleriyle birbirlerini tamamladığı bir gruba benzetilebilir.
sahip olan, ortak amaç ve performans hedefleri doğrultusunda faaliyette bulunan ve tüm faaliyetlerinde birbirlerine karşı sorumlulukları olan az sayıdaki insan topluluğu anlamına gelmektedir (1993:112). Ulaşılmak istenen hedefin bir kişi tarafından verimli bir şekilde yerine getirilemeyecek kadar büyük olması, ekip içinde herkesin yerine getireceği bir rolünün bulunması ve bu rollerin birbiriyle ilişkili olması, görev odaklı olunması ekibin önemli özelliklerindendir (Boller, 2005:9). Diğer önemli özellikler Şekil 1.1’de gösterilmektedir.
Şekil 1.1. Ekip Kavramının Temel Özellikleri
Kaynak: Gupta, 2007:204.
Ekip, tıpkı birbirine tam anlamıyla uyan ve birlikte bir netice oluşturan bir yapboz oyununun parçaları gibi, bireylerin ortak bir hedef doğrultusunda, meslek, görev ve yetenekleriyle birbirlerini tamamladığı bir gruba benzetilebilir (Adair, 2005:125). Ancak nasıl ki her insan topluluğu grup olarak nitelendirilemiyorsa, her grup da ekip olarak değerlendirilemez. Grup ve ekip arasındaki farklılıklardan bazıları aşağıda sıralanmaktadır:
Grup kavram olarak incelendiğinde ekipten daha kapsayıcı bir niteliktedir.
Grup sayısı 2 kişi ile binlerce kişi arasında olabilir. Ancak ideal bir ekip sayısı birbiriyle direkt ilişki içinde olan (bilgisayar ortamı da dahil) 4 kişi ile 20 kişi arasında olmalıdır (Levi, 2011:4).
İnsanlar sosyal varlıklar oldukları için gruplara girerler ve grup etkinliklerinde yer alırlar (Fichter, 1994:54). Ancak ekip belli bir amacı gerçekleştirmek için performans ve sonuç odaklı olarak bilinçli bir şekilde seçilen, birlikte çalışmaya istekli insanlardan oluşur (Johnson, 2001:9; Levi, 2011:19‐20).
Grupta güçlü bir lider, kişisel sorumluluk, toplantılar gibi unsurlar ön plandayken ekipte paylaşılan liderlik rolleri, bireysel ve ortak sorumluluklar, birlikte iş yapma, bir işi başarma ya da sorunu çözme gibi unsurlar ön plandadır (Katzenbach ve Smith, 1993:112‐114).
Oluşma aşaması, ekip üyelerinin birbirlerini tanımaya, aralarındaki
soğukluğu gidermeye çalıştıkları, uyumlaşma sürecinin başlangıcıdır.
Boğuşma aşaması, fikir ayrılıklarının, çatışmaların yaşandığı,
kişilik özelliklerinin ön plana çıktığı, kişilerin
kendinden beklenilenleri ve
rollerini belirginleştirmek istedikleri dönemdir.
Ekip bir insan grubundan oluşur. Ancak bir insan grubu ekip oluşturamaz (Daft, 2008:594).
Grup üyeleri aynı nitelikte insanlar tarafından oluşabilir. Ancak ekip üyeleri birbirinden farklı, tamamlayıcı niteliklere sahip olan kişilerden oluşmalıdır (Mitchell, 2008:20).
Aile, iş arkadaşlığı gibi bazı gruplar kendiliğinden kolayca oluşurken (Kâğıtçıbaşı, 1999:257), ekiplerde bilinçli, planlı, performansı artırıcı bir oluşum esastır.
Ekip Olmanın Aşamaları
Ekiple ilgili yapılan açıklamaların tümü değerlendirildiğinde, bireylerin tek başlarına yerine getiremeyecekleri ya da verimli bir şekilde gerçekleştiremeyecekleri ortak amaçlara / görevlere / hedeflere ulaşabilmek için planlı bir şekilde oluşturulan, tamamlayıcı yetenekleri bulunan, kişisel ve birbirlerine karşı hesap verme sorumluluğu taşıyan, başarı odaklı az sayıdaki insandan oluşan bir yapı karşımıza çıkmaktadır. Bu yapı şüphesiz bir anda oluşmaz.
En yaygın sınıflamaya göre ekip beş aşamadan oluşmaktadır (Daft, 2008:605;
Mitchell, 2008:26):
Oluşma (forming) aşaması
Boğuşma/çatışma/fırtına (storming) aşaması
Buluşma/biçimlenme/kural koyma (norming) aşaması
Ulaşma/başarma (performing) aşaması
Dağılma (adjourning) aşaması
Oluşma aşaması, ekip üyelerinin birbirlerini tanımaya, aralarındaki soğukluğu gidermeye çalıştıkları, uyumlaşma sürecinin başlangıcıdır (Daft, 2008:605). Ekip üyelerinin zihinleri kendilerinden ve ekipten ne beklendiği konusu çok açık değildir. Güvensizlik, endişe ve belirsizlik vardır (Baltaş, 2003:18). Ekip üyeleri süreç hakkında çok şey bilmezler. Kendilerine; “Niçin buradayız? Ekip içindeki rolümüz ne? Bize kim rehberlik edecek? Kurallar ne? Beklenti ne?” gibi sorular sorarlar. Anlayışlı bir ekip lideri bu tür soruları cevaplayarak üyelere genel amaç, üyelerin rolleri gibi konularda bilgi edinmesini sağlar (Mitchell, 2008:26). Bu aşamada ekip üyeleri birbirini tanımaya, ekip arkadaşlarını zihinlerinde konumlandırmaya, anlaşmazlık ve uyum noktalarını belirlemeye çalışırlar.
Bireysel Etkinlik
•Grup, takım ve ekip kavramları arasında fark var mıdır? Var ise özellikler itibariyle bu farklılıklar nelerdir?
Tartışma •Her ekip aslında bir grup olarak değerlendirilebilir mi?
Buluşma aşaması, çatışmaların çözümlendiği, uyumun
sağlanmaya başladığı, bireysellikten çok ekibin
öne çıktığı, liderlik rolünün paylaşıldığı ve
çalışma kurallarının belirlendiği dönemdir.
Dağılma aşamasında, ekip üyelerinin yapacak
işleri azalmış, çalışma hızı yavaşlamış ve
durma noktasına gelmiştir . Ulaşma aşamasında, ekipler iletişim, sorun çözme, kurumsal hedef
ve amaçlara ulaşma konusunda beceri
kazanmışlardır.
Boğuşma/çatışma/fırtına aşaması, üyeler arasında fikir ayrılıklarının, çatışmaların yaşandığı, ekibin oluşum misyonuyla ilgili algılamaların tartışıldığı, üyelerin kişilik özelliklerinin ön plana çıktığı, kişilerin kendinden beklenilenleri ve rollerini belirginleştirmek istedikleri dönemdir (Daft, 2008:605). Ekip üyeleri birbirlerini ve birlikte nasıl çalışacaklarını denerler. Benmerkezcidirler. Bu nedenle münakaşa, hararetli tartışma ve çatışma oranı yüksektir (Baltaş, 2003:18). Ekip lideri tartışmalara tarafsız yaklaşarak ekip üyelerinin tamamının tartışmalara katılmasını teşvik eder ve onların amaca odaklanmasını sağlar (Mitchell, 2008:26;
Daft, 2008:605). Ekip üyelerinin, birbirlerinin düşüncelerini, hassasiyetlerini, değer yargılarını öğrenmeye başladıkları, tatminsizliklerin, kutuplaşmaların yüksek olduğu aşamadır.
Buluşma/biçimlenme/kural koyma aşaması, çatışmaların çözümlendiği, uyumun sağlanmaya başladığı, bireysellikten çok ekibin öne çıktığı, liderlik rolünün paylaşıldığı ve çalışma kurallarının belirlendiği dönemdir (Daft, 2008:606). Bu aşamada, ekip üyelerinin iş rolleri, etkili iletişim yolları açık şekilde belirlenmiş, iş birlikleri sağlanmış, ekip üyeleri birlikte nasıl çalışacaklarını öğrenmiş ve biz duygusu ortaya çıkmaya başlamıştır (Baltaş, 2003:19; Mitchell, 2008:26‐27).
Ulaşma/başarma aşamasında, ekipler iletişim, sorun çözme, kurumsal hedef ve amaçlara ulaşma konusunda beceri kazanmışlardır (Baltaş, 2003:19).
Artık problem çözme ve verilen görevi başarma gibi kavramlara odaklanılmaktadır.
Ekip üyeleri misyona tamamen bağlı, birbirleriyle koordineli, hevesli, verimli ve azimli bir şekilde çalışan, ortaya çıkan anlaşmazlıkları olgunlukla çözebilen, başarı odaklı bir yapıya bürünmüşlerdir (Daft, 2008:606). Yapılan çalışmalarda ekiplerden ancak yarısından azının son aşamaya geçebildiği, ekiplerin beşte birinin boğuşma aşamasının ötesine hiçbir zaman geçemediği görülmüştür (Baltaş, 2003:19).
Dağılma aşamasında, ekip üyelerinin yapacak işleri azalmış, çalışma hızı yavaşlamış ve durma noktasına gelmiştir. Performans, öncelikli hedefler arasında değildir. Ekip üyeleri görevlerini başarıyla yerine getirilmiş olmanın rahatlığının yanında kendilerini duygusallaşmış ve arkadaşlarını kaybetmenin hüznü içine girmişlerdir. Ekip lideri plaket verme, tören düzenleme gibi faaliyetlerle bu süreci mutlu bir şekilde sonlandırmaya çalışmalıdır (Daft, 2008:607).
Şekil 1.2. Ekibin Oluşum Aşamaları Kaynak: Daft, 2008:606.
Sorun çözme ekipleri, belirli bir sorunun
çözümü için oluşturulan, farklı metotlar kullanan ve
çoğu zaman sorun çözüldüğünde dağılan
bir yapıdadır.
Tablo 1.2. Ekibin Gelişim Özellikleri
OLUŞMA BOĞUŞMA BULUŞMA ULAŞMA DAĞILMA
Üyeler isteklidir. Üyelerde moral düşüktür.
Beklenti‐ gerçekler arasında farklılık var.
Yeterliliğin artar. Başarılı bir iş birliği vardır.
Üyelerin yapacakları işler azalır
Üyelerin olumlu ve yüksek beklentileri mevcuttur.
Üyeler mevcut otoriteye karşı güvensizlik hisseder.
Amaçlar netlik kazanır. Tatminsizlik azalır. Çalışma hızı düşer, durma noktasına gelir.
Lidere bağlılık vardır. Üyeler kendilerini yetersiz ve şaşkın hissederler.
Moral yüksektir. Ekip özelliklerine sahip olunur.
Performans öncelik olmaktan çıkar.
Kişisel rol ve gruba kabul edilmeme endişesi vardır.
Güç ve dikkati kendi üzerlerine toplamak için rekabete girerler.
Olumsuz duygular azdır.
Yüksek moral vardır.
Takım kendini güçlü hisseder.
Başarı sağlanmıştır.
Ekip olarak yeterlilik azdır.
Bilgi düzeyinde artış var. Uyum sağlanır. Üyeler yetki almaya hazırdır.
Motivasyon düşer.
Amaçlar belirsizdir. Beceri düzeyinde artış var. Grup içinde güven oluşur.
Performans ve verim yüksektir.
Duygusallaşma artar.
Bilgi ve beceri düzeyi düşüktür.
Ümit ve beklentilerde düşüş var.
Üyeler arasında dayanışmanın artar.
Liderlik paylaşılır. Ekip dağılmaya hazırlanır.
Üyeler arasında güven ve iletişim
oluşmamıştır.
Güven ve iletişim başlamak üzere.
Liderin yönlendirme ve destekleme durumu düşüktür.
Lider bilgi paylaşır. Vedalar başlar.
Liderin yönlendirme ve denetleme durumu yüksektir.
Lider yüksek yönlendirme ve destekleme yapar.
Lider üyeleri hedef ve standartlar koymaya teşvik eder (katılım).
Liderin yönlendirme ve destekleme durumu düşüktür.
Görevi yerine getirme huzuru vardır.
Hedefleri lider koyar. Lider vizyon sağlar. Lider aktif dinleme yapar.
Lider ekibe hedef koyar.
Lider plaket verebilir.
Lider görev ve ilişkileri açıklar.
Lider görevleri, ilişkileri tekrar belirler.
Lider özendirir ve över. Lider takım
performansını gözden geçirir.
Lider tören düzenler.
Lider standartlar koyar ve öğretir.
Lider beceri geliştirmeye devam eder.
Lider grup işleyişini kolaylaştırır.
Lider işlemleri yönetir. Ekip mutlu şekilde dağılır.
Kaynak: Sarıhan, 1998:284‐285 ve Daft, 2008:607.
Ekip Çeşitleri
Ekipler; kuruluş amacı, sürekli olup olmaması, bağımsızlık derecesi, biçimsel örgüt içindeki yeri gibi farklı kriterler göz önünde bulundurularak farklı şekillerde sınıflandırılabilir (Aktaran, Ataman, 2001:350). Aşağıda önemli görülen bazı ekip çeşitleri sıralanmıştır:
Sorun çözme ekipleri
Çapraz fonksiyonlu ekipler
Kendi kendini yöneten ekipler
Sanal ekipler
Sorun çözme ekipleri, belirli bir sorunun çözümü için oluşturulan, farklı metotlar kullanan ve çoğu zaman sorun çözüldüğünde dağılan bir yapıdadır (Griffin ve Moorhead, 2014:274). Genellikle aynı mesleki faaliyet içinde olan veya aynı üniteye bağlı olarak çalışan ve sayıları 5‐10 kişi arasında değişen gönüllü kişilerden oluşur. Periyodik toplantılar yaparak belirlenen problemlerin kaynaklarını, nedenlerini araştıran, bulan, çözen ve üst kademe yönetimin görüşüne sunan çalışma grubudur (Efil,1995:171). İlk kez Japonya’da kullanılan kalite kontrol çemberleri bu takımların en yaygın kullanılan türünü oluşturmaktadır (Daft, 2008:598). Sorun çözme ekibinin verimli şekilde çalışabilmesi için (Adair, 2005:186‐187);
Çapraz fonksiyonlu ekipler, çeşitli konularda uzman olan elemanlardan oluşan ve
farklı fonksiyon alanlarını temsil edenlerin oluşturduğu
ekiplerdir.
Kendi kendini yöneten ekipler, üyeler arasında
bir hiyerarşinin olmadığı ve ekip üyelerinin takım içindeki rollerini kendilerinin belirlediği
bir yapıyı ifade eder.
(1) liderlerin ekiplerin çözmesini istediği sorunları, üyelerin çözmek istemesini sağlayacak kadar çekici bir şekilde sunması, onları motive etmesi,
(2) üyelerin çözüme doğrudan ya da derhâl ulaşılamayacağı gerçeğini bilseler de çözümün avuçlarının içinde olduğunu hissetmesi,
(3) sorunun çözümüne ulaşmak için şuurlu bir çaba harcanması gereklidir. En iyi yöntemlerden biri üretken düşünmedir.
Sorun çözme ekipleri bir sorunla karşılaştıklarında, hangi sorun çözme yöntemini kullanırlarsa kullansınlar, genel olarak aşağıdaki sıralamaya göre hareket ederler (Sarıhan, 1998:290):
Sorunların tanımlanması,
Sorunların teknik/ekonomik niceliğinin belirlenmesi,
Olası sebeplerin belirlenmesi,
Sebeplerin birbirleriyle olan ilişkilerinin saptanması,
Sebep veya sebeplerin seçimi,
Muhtemel çözümlerin/tedbirlerin oluşturulması,
En uygun çözüm/çözümlerin belirlenmesi,
Belirlenen çözümün uygulama kararının alınması,
Çözümün ve gerekli değişikliklerin uygulanmaya konulması
İstenilen sonuçların onaylanması.
Çapraz fonksiyonlu ekipler, çeşitli konularda uzman olan elemanlardan oluşan ve farklı fonksiyon alanlarını temsil edenlerin oluşturduğu ekiplerdir (Pride, Hughes ve Kapoor, 2012:297; Akşit, 2008:89). Günümüzde örgütler çalışanların sinerjik etkilerinden yararlanabilmek ve belirli projeleri yerine getirebilmek için işletmelerin farklı departmanlarında çalışmakta olan bireyleri bir araya getirmek suretiyle çapraz fonksiyonel ekipler oluşturmaktadırlar (İnce, Bedük ve Aydoğan, 2004:430). Ekip üyeleri genellikle farklı uzmanlıklara sahip oldukları için farklı kültürden geldikleri için yani bir karışım oluşturdukları için başarı, onları iyi anlamaya ve ekibin nasıl yönlendirileceği iyi hesaplamaya bağlıdır. Ekip liderinin özellikle, birlikte çalışma, amaca yönlendirme ve herkesin katılımı konusunda daha fazla gayret göstermesi gereklidir (Parker, 2003:10). Ekip, genellikle bir projenin gerçekleştirilmesi için geçici süreliğine oluşturulur ve proje bittiğinde üyeler normal çalışma alanlarına geri dönerler (Chin, 2004:37). Böylece karmaşık sorunlar, farklı uzmanlık alınana sahip üyelerin, farklı bakış tarzlarıyla ve birlikte hareket etmeleriyle kolaylıkla çözülebilir.
Kendi kendini yöneten ekipler, üyeler arasında bir hiyerarşinin olmadığı ve ekip üyelerinin takım içindeki rollerini kendilerinin belirlediği bir yapıyı ifade eder.
Bir sonuca ulaşabilmek için güçlendirilmiş üyeler, kendi faaliyetlerine ilişkin kararları kendileri alırlar ve bu kararlarından dolayı ortaya çıkacak sonuçların sorumluluğuna katlanırlar (Aktaran Ataman, 2001:351). Kendi kendini yöneten ekiplerde aşağıdaki özelliklerin bulunması gereklidir (Daft, 2008:598‐599):
Farklı yetenek ve fonksiyonları icra edebilen, birbirini bütünleyici yeteneklerini örgüt amaçlarını gerçekleştirmek için kullanan üyelerden oluşmalıdır.
İyi çıktılar ortaya koyabilmek için, üyeler arasında mükemmel koordinasyon sağlamalı ve birimler arasındaki engeller kaldırılmalıdır.
Sanal ekipler, gelişmiş teknolojiyi kullanarak
zaman, mekan ve kurumsal sınırların ötesinde ortak bir amaç
için çalışan bir grup insan olarak tanımlanmaktadır.
Ekip üyelerine bilgi, teçhizat, makine gibi gerekli malzemelere ve görevi tamamlamak için ihtiyaç duydukları kaynaklara erişim hakkı sağlanmalıdır.
Ekip üyeleri karar verme, yeni üye seçimi, sorun çözümü, planlama ve para harcama gibi konularda güçlendirilmelidir.
Ekip üyeleri bir görevin yerine getirilme zamanının belirlenmesi, malzeme siparişi gibi yönetsel görevleri üstlenmelidir.
Sanal ekipler, gelişmiş teknolojiyi kullanarak zaman, mekan ve kurumsal sınırların ötesinde ortak bir amaç için çalışan bir grup insan olarak tanımlanmaktadır (Lipnack ve Stamps, 2000:20). Teknolojinin gelişmesiyle birlikte ortaya çıkan sanal ekipler, internet ve çeşitli programlar vasıtasıyla ekiplerin yüz yüze iletişime olan gereksinimlerini azaltması (Varol ve Tarcan, 2000:26), dünya genelinde farklı uzmanları bir araya getirme ve hızlı müdahale imkânını sağlaması (Lipnack ve Stamps, 2000:22) ve rekabet gücünü artırması (Ataman, 2001:400) gibi nedenlerden, 21. yüzyılda organizasyonlarda hayati derecede önemli hâle gelmişlerdir (Lipnack ve Stamps, 2000:28). Sanal ekipler kurulurken liderin aşağıdaki unsurlara dikkat etmesi gereklidir (Daft, 2008:600):
Ekip üyelerini seçerken, teknik bilgi, kişilerarası ilişki, görev bilinci, sanal ortamda çalışabilme gibi yeteneklere dikkat etmelidir. Çünkü sanal ekiplerde iletişim kurabilme ve ekip olarak çalışma isteği oldukça önemlidir.
Liderin ekip üyeleri arasındaki sosyal ilişkilerin düzenlemesi gereklidir. Ekip kuralları yapılandırılırken, takım şekillendirilirken üyelerin birbirlerine nasıl davranması gerektiği belirlenmelidir.
Güven unsuru sanal ekiplerde başarının temelini oluşturduğundan, lider, ekibin birbirine olan güvenini, bağlılığını artıran bir ortam oluşturmalıdır.
İyi bir iletişim sistemi kurulmalıdır. Elektronik ortam, kullanılan program, dil, iletişim biçimi gibi unsurlar, yanlış anlaşılmaları, hayal kırıklıklarını, şüpheyi önleyici biçimde olmalıdır.
Ekip Çalışmasının Önemi ve İş Yaşamında Ekip Sinerjisi
Ekip çalışması içinde yaşadığımız dinamik çevreye uyum sağlamada özellikle işletmelerin başvurdukları yöntemlerden biridir (Ataman, 2001:352). Günümüzün karmaşık ve çok disiplinli hâle gelen, bilgi, performans gerektiren projeleri için bireylerin tek başına çalışması istenilen sonuca ulaşma açısından yetersiz kalmaktadır (Sarıhan, 1998:276). İnsanların tek başına verimli ve etkin bir şekilde başaramayacakları ya da gerçekleştiremeyecekleri amaçlara ulaşabilmesi için ekip hâlinde çalışmaları gereklidir. Ekip halinde çalışmak, iş motivasyonunun sağlanması, belirlenen hedeflere daha kolay bir şekilde ulaşılabilme, rekabet gücü kazanma, sinerjik bir gücü ortaya çıkarabilme bakımından önemlidir.
Sinerjik güç, iki ya da daha fazla kişinin birlikte çalıştıklarında,
ayrı ayrı yapacakları toplam güçten daha
fazla güç ortaya koymaları anlamına
gelmektedir.
Kaynak: Kağıtçıbaşı, 1999:257.
Sinerjik güç, iki ya da daha fazla kişinin birlikte çalıştıklarında, ayrı ayrı yapacakları toplam güç/başarı/işten daha fazla güç/başarı/iş ortaya koymaları anlamına gelmektedir (Mears ve Voehl, 2000:4). İş yaşamında ekip çalışması sinerjik güç ortaya koyabilme, yüksek performanslı, etkin ve verimli çalışma, rekabet gücünü artırma ve başarı kazanma gibi konularda önemli unsurlarından biri hâline gelmiştir. Sinerjik güç ortaya çıkaran, etkin çalışan, yüksek performanslı bir ekip oluşturabilmek için aşağıdaki konulara dikkat edilmesi gereklidir (Mears ve Voehl, 2000:4):
Gerginliğin olmadığı, çalışanların kendini rahat hissettiği bir çalışma ortamı oluşturulmalıdır.
Ekip üyeleri, aralarındaki görüş farklılıklarını rahat bir şekilde dile getirebilmeli ve tartışmaya açabilmelidir.
Ekip üyelerinin tümü tartışmalara katılmalı, tartışmaları takip etmeli ve tartışma odaklı bir yapının varlığı sağlanmalıdır.
Ekip üyeleri görev paylaşımlarını, rollerini tam olarak anlamalı ve onaylamalıdır.
Tartışmalar fikir bazında olmalı, üyeler birbirini dinlemeli ve tartışmalar ilgili alan dışına çıkmamalıdır.
Tartışma sonucunda ekip üyeleri fikir birliğine varılabilmeli, herkes bu kararı uygulama konusunda istekli olmalıdır.
Eleştiriler, samimi ve belli bir üslupla olmalı, gizli ya da açık bir şekilde kişiyi değil engelleri, eksiklikleri hedef almalıdır.
Ekip üyeleri sorunları ve fikirlerini ifade etmekten kaçınmamalıdır.
Baskın bir liderlik anlayışı yerine, yönlendirici, teşvik edici bir liderlik anlayışı benimsenmelidir.
Takımlar kendi kararlarını kendileri verebilmelidir.
İş yaşamında ekip bazında çalışan işletmelerde, ekip üyelerinin diğerlerine göre performanslarının arttığı, daha kaliteli ve çok ürün ürettikleri, yeteneklerinin, yenilikçi fikirlerinin arttığı, hata oranlarının azaldığı, maliyetlerin düşmesine katkıda bulundukları dolayısıyla işletmelere rekabet avantajı sağladıkları görülmektedir (Zayed ve Kamel, 2005:9).
Örnek
•Bir reklam şirketi yeni bir deterjanı tanıtmak için değişik bir reklam kampanyası geliştirmeye çalışmaktadır. Şirketin altı reklam uzmanı bu iş üstünde bir süredir tek tek uğraşmaktadırlar. Sonunda bir serbest tartışma ortamında bir araya gelip sorunu ele alırlar. Her biri aklına geleni söyler. Beraber tartıştıktan sonra, her biri tek tek elde ettiklerinden çok daha fazlasını birlikte çalıştıklarında elde ettiklerini düşünür.
Öz et
•Grup, takım ve ekip kavramları, rekabetin hızla arttığı, verimlilik, etkinlik, kalite gibi kavramların öne çıktığı iş dünyasında olukça önemli bir yer almaktadır. Grup, belirli değerleri ve normları paylaşan, ortak amaçlar için bir araya gelen bireylerden oluşan bir varlık olaral tanımlanırken ekip, birbirini tamamlayan yeteneklere, becerilere sahip olan, ortak amaç ve performans hedefleri
doğrultusunda faaliyette bulunan ve tüm faaliyetlerinde birbirlerine karşı sorumlulukları olan az sayıdaki insan topluluğu anlamına gelmektedir.
•Nasıl ki her insan topluluğu grup olarak nitelendirilemiyorsa, her grup da ekip olarak değerlendirilemez. Ekip, tıpkı birbirine tam anlamıyla uyan ve birlikte bir netice oluşturan bir yapboz oyununun parçaları gibi, bireylerin ortak bir hedef doğrultusunda, meslek, görev ve yetenekleriyle birbirlerini tamamladığı bir gruba benzetilebilir.
•En yaygın sınıflamaya göre ekip; oluşma, boğuşma, buluşma, ulaşma ve dağılma olmak üzere beş aşamadan oluşmaktadır. Ekip üyelerinin birbirlerini tanımaya çalıştıkları sürecinin başlangına oluşma; üyeler arasında fikir ayrılıklarının, çatışmaların yaşandığı, döneme boğuşma; çatışmaların çözümlendiği, çalışma kurallarının belirlendiği döneme buluşma, amaçlara ulaşma konusunda beceri kazandıkları döneme ulaşma ve çalışma hızının yavaşladığı hatta durma noktasına geldiği döneme dağılma aşaması denir.
•Ekipler farklı kriterlere göre çeşitli şekillerde sınıflanrılılabilirler.
Sorun çözme ekipleri, çapraz fonksiyonlu ekipler, kendi kendini yöneten ekipler ve sanal ekipler bunlardan önemli olanlarındandır.
•Belirli bir sorunun çözümü için oluşturulan, farklı metotlar kullanan ve çoğu zaman sorun çözüldüğünde dağılan ekipler sorun çözme ekipleri, çeşitli konularda uzman olan elemanlardan oluşan ve farklı fonksiyon alanlarını temsil edenlerin oluşturduğu ekip çapraz fonksiyonlu ekipler, üyeler arasında bir hiyerarşinin olmadığı ve ekip üyelerinin takım içindeki rollerini kendilerinin belirlediği yapı kendi kendini yöneten ekipler, gelişmiş teknolojiyi kullanarak zaman, mekân ve kurumsal sınırların ötesinde ortak bir amaç için çalışan bir grup insan olarak tanımlan ekipler ise sanal ekipler olarak adlandırılmaktadır.
•Ekip çalışması içinde yaşadığımız dinamik çevreye uyum sağlamada özellikle işletmelerin başvurdukları yöntemlerden biridir. Ekip halinde çalışmak, iş motivasyonunun sağlanması, belirlenen hedeflere daha kolay bir şekilde ulaşılabilme, rekabet gücü kazanma, sinerjik bir gücü ortaya çıkarabilme bakımından önemlidir.
Öde v
• Grup ve ekip kavramlarını göz önünde bulundurarak çevrenizde karşılaştığınız grupları, ekipleri ve onların genel özelliklerini ele alan bir denemeyi 200 kelimeyi aşmayacak şekilde yazınız ve hazırladığınız belgeyi göndermek için yandaki ödev gönderme linkini kullanınız.
Değerlendirme sorularını sistemde ilgili ünite başlığı altında yer alan “bölüm sonu testi”
bölümünde etkileşimli olarak
cevaplayabilirsiniz.
DEĞERLENDİRME SORULARI
1. Aşağıdakilerden hangisi grup kavramının temel özelliklerinden biri değildir?
a) Ortak bir amaca inanmak ve yönelmek b) Birden çok kişinin bir araya gelmesi
c) İnsanların kendi aralarında ortak bir bağ görmesi ya da ortak bir kaderi paylaştıklarına inanmaları
d) İnsanlar arasındaki etkileşimi düzenleyen rollerin, kuralların ve yapıların bulunması
e) İnsanlar arasındaki etkileşimden kaynaklanan, birinin diğerine olan etkisi yani karşılıklı etkileşim
2. Aşağıdakilerden hangisi ekip kavramının temel özellikleri olarak değerlendirilemez?
a) Karşılıklı bağımlılık b) Görev sadakati c) Başarı odaklılık
d) Ekip üyelerinin birbirini tamamlayan yeteneklere sahip olması e) Ekip üyelerinin ihtiyaçlarının karşılanması
3. Aşağıdakilerden hangisi grup ile ekip arasındaki farklardan biri değildir?
a) Her ekip bir gruptur ama her grup bir ekip değildir.
b) Aile, iş arkadaşlığı gibi bazı gruplar kendiliğinden kolayca oluşurken ekiplerde bilinçli ve planlı bir oluşum esastır.
c) Grup sayısı 2 ile binlerce kişi arasında olabilir ama ideal bir ekip 4‐20 kişi arasında olmalıdır.
d) Grupta güçlü bir lider, ekipte paylaşılan liderlik rolleri mevcuttur.
e) Ekip üyeleri aynı nitelikteki insanlar tarafından oluşturulur ama grup üyeleri birbirini tamamlayıcı yeteneklere sahip olmalıdır.
4. Ekip olmanın hangi aşamasında ekip üyeleri kendilerini güvensizlik, endişe, belirsizlik içinde hissederler?
a) Oluşma aşaması
b) Boğuşma/çatışma/fırtına aşaması
c) Buluşma/biçimlenme/kural koyma aşaması d) Ulaşma/başarma aşaması
e) Dağılma aşaması
5. Ekip olmanın hangi aşamasında ekip üyeleri liderlik rollerini paylaşmaya başlarlar?
a) Oluşma aşaması
b) Boğuşma/çatışma/fırtına aşaması
c) Buluşma/biçimlenme/kural koyma aşaması d) Ulaşma/başarma aşaması
e) Dağılma aşaması
6. Zaman, mekân ve kurumsal sınırların ötesinde ortak bir amaç için çalışan bir grup insan olarak tanımlanan ekip türü aşağıdakilerden hangisidir?
a) Sorun çözme ekipleri b) Çapraz fonksiyonlu ekipler c) Kendi kendini yöneten ekipler d) Sanal ekipler
e) Fonksiyonel ekipler
7. Aşağıdakilerden hangisi ekip kavramının temel özelliklerindendir?
a) Büyüme odaklı olmak b) Ödül sistemi geliştirmek c) Bilgi ve deneyimi paylaşmak d) Çeşitliliği sağlamak
e) Kişisel davranmak
8. Aşağıdakilerden hangisi ekip türlerinden biri değildir?
a) Sorun çözme ekipleri b) Çapraz fonksiyonlu ekipler c) Kendi kendini yöneten ekipler d) Sanal ekipler
e) Fonksiyonel ekipler
9. Kendi kendini yöneten ekip kavramı ile ilgili aşağıdaki tanımlamalardan hangisi doğrudur?
a) Gelişmiş teknolojiyi kullanarak zaman, mekân ve kurumsal sınırların ötesinde ortak amaç için çalışan kişiler olarak ifade elden ekiplerdir.
b) Çeşitli konularda uzman olan elemanlardan oluşan ve farklı fonksiyon alanlarını temsil edenlerin oluşturduğu ekiplerdir.
c) Üyeler arasında bir hiyerarşinin olmadığı ve ekip üyelerinin takım içindeki rollerini kendilerinin belirlediği bir yapıyı ifade eder.
d) Genellikle aynı mesleki faaliyet içinde veya aynı üniteye bağlı olarak çalışan, sayıları 5‐10 kişi arasında değişen gönüllü kişilerin oluşturduğu ekiplerdir.
e) Belirli bir sorunun çözümü için oluşturulan, farklı metotlar kullanan ve çoğu zaman sorun çözüldüğünde dağılan ekiplerdir.
10. Aşağıdakilerden hangisi ekip çalışmasının iş hayatına sağladığı avantajlar arasında
yer almaz?
a) Rekabet avantajı b) İhalelerde üstünlük c) Müşteri memnuniyeti d) Maliyet düşüşü e) Hata oranının azalması
Cevap Anahtarı:
1.B, 2.D, 3.E, 4.A, 5.C, 6.D, 7.C, 8.E, 9.C, 10.B
YARARLANILAN KAYNAKLAR
Akşit, H. (2008). Yönetim ve Yöneticilik. İstanbul: Kum Saati.
Ataman, G. (2001). İşletme Yönetimi: Temel Kavramlar ve Yeni Yaklaşımlar.
İstanbul: Türkmen.
Baltaş, A. (2003). Değer Katan Ekip Çalışması. İstanbul: Remzi.
Boller, S. (2005). Teamwork Training. United States of America: ASTD Press.
Chin, G. (2004). Agile Project Management. United States of America: AMACOM.
Daft, R. L. (2008). Manegement. United States: Thomson.
Efil, İ. (1995), İşletmelerde Yönetim ve Organizasyon. Bursa: Uludağ Üniversitesi.
Erdoğan, İ. (1997). İşletmelerde Davranış. İstanbul: Dönence.
Fichter, J. (1994). Sosyoloji Nedir? (çev.) N. Çelebi, Ankara: Atilla.
Griffin, R. W. ve Moorhead, G. (2014). Organizational Behavior: Managing People and Organizations, Canada: Souht‐Western.
Gupta, B. L. (2007). Governance and Manegement of Technical Instutıtıons. India:
Ashok Kumar Mittal.
Haynes, N. (2012). Group Dynamics: Basic and Pragmatics for Practitioners.
United States of America: University Press of America.
Hogg, M. (1997). Sosyal Psikolojik Açıdan Grupta Bütünleşme. (çev.) A. Aktaş, İstanbul: Sistem.
http://www.tdk.gov.tr, [Erişim Tarihi: 20.06.2014].
İnce, M., Bedük, A. ve Aydoğan, E. (2004). “Örgütlerde Takım Çalışmasına Yönelik Etkin Liderlik Nitelikleri”. Selçuk Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, S.11, 423‐446.
Johnson, J. (2001). Bulding a Team that Works. United States: Select Knowledge.
Kağıtçıbaşı, Ç. (1999). Yeni İnsan ve İnsanlar. İstanbul: Evrim.
Katzenbach, J. R. ve Smith, D. K. (1993). “The Discipline of Teams”. Harvard Business Review, March‐April, 111‐120.
Levi, D. (2011). Group Dynamics for Teams. United States of America: Sage.
Lipnack, J. ve Stamps, J. (2000). Virtual Teams: Peple Working Across Boundaries with Technology. Canada: John Willey & Sons.
Marshall, G. (1999). Sosyoloji Sözlüğü. (çev.) O. Akınhay ve D. Kömürcü, Ankara:
Bilim ve Sanat.
Mears, P. ve Voehl,F. (2000). Team Building:A Structured Learning Approach.
United States of America: CRC.
Mitchell, J. A. (2008). Teams Work. United States of America: New Hope.
Parker, G. M. (2003). Cross Functional Teams. United States of America: John Willey & Sons.
Pride, W. M., Hughes, R. J. ve Kapoor, J. R. (2012). Business. United States of America: Souht‐Western.
Sarıhan, H. İ. (1998). Rekabette Başarının Yolu: Teknoloji Yönetimi. İstanbul: Beta.
Usal, A. ve Kuşluvan, Z. (1998). Davranış Bilimleri: Sosyal Psikoloji. İzmir:Barış.
Varol, E. S. ve Tarcan, E. (2000). “Sanal Çalışıp Gerçek Üretenler: Sanal (Virtual) Organizasyonlar”. Yönetim Dergisi, 11 (36), 25‐32.
Zayed, A. ve Kamel, M. M. (2005). Teams and Work Groups. Cario: CAPSCU.
BAŞVURULABİLECEK DİĞER KAYNAKLAR
Bingöl, D. (2003). İnsan Kaynakları Yönetimi, İstanbul, Beta.
Dereli, T. (1995). Örgütsel Davranış. İstanbul. Menteş.
Ercan, L. (2003). Motivasyon. Sınıf yönetiminde yeni yaklaşımlar içinde, Ed. L.
Küçükahmet. Ankara: Nobel.
