1.2 İLETİŞİM TÜRLERİ
İletişim türlerini üç başlıkta toplayabiliriz;
a) Sözlü iletişim b) Yazılı İletişim c) Sözsüz İletişim
İletişim kurulurken iletişimin iletişim şekli iletilecek mesaj kadar önemlidir. İletilecek konunun önemi hedefin bir veya birden fazla olması iletişim yönteminin seçimini etkilemektedir. Kişilerarası iletişimde karşıdaki kişiyi ikna etmemiz söz konusu olduğunda sözlü iletişim tercih edilebilir. Sözlü iletişimde karşılıklı konuşma sırasında vücut dilini ,mimikleri kullanarak iletişim etkinliğini artırırken , hedefin yanlış anlamalarını da anında düzeltebilme şansımız olacaktır. Diğer bir iletişim yöntemi de Yazılı iletişimdir. Yazılı iletişim daha çok bilginin belge haline dönüşmesi ve yapılan işin belgelenmesi gerektiğinde kurumların ve örgütlerin tercih ettikleri yöntemdir.
1.4-1 Sözlü İletişim
İletişim yoluyla insanlar ürettikleri bilgiyi paylaşarak fikir alışverişinde bulunurken karşıdaki kişiyi etkilemeye ,davranış değişikliği yaratmaya çalışırken yaptığı işte başarılı olmaya çalışır. Sözlü iletişim yüz yüze görüşmeler, sözlü sunumlar, brifingler, eğitim seminerleri , bilimselkonferaslar, sesli veya görüntülü telefon görüşmeleri , halka veya bir gruba hitaben yapılan konuşma şeklinde yapılan iletişim şeklidir. Sözlü iletişim karşılıklı olabileceği gibi radyo, televizyon, internet gibi iletişim
araçlarını kullanılarak yapılabilir. Sözlü iletişimin insanların iletişim kurarken sıklıkla başvurdukları bir yöntem olmasında iletilen mesajın hedefe kısa sürede ulaşıyor olması, anlaşılırlığını denetleyebilme ,karşılıklı sorularla konuya açıklık getirme imkanının olmasıdır.
Sözlü iletişim kişilerin yaşamının her alnında sıklıkla kullandıkları yöntem olduğu gibi , kurumların, örgütlerin iletişimimde önemli bir yere sahiptir. Kurum yöneticileri çalışanları ile iletişimleri sırasında çalışanları ile daha yakın ilişkiler kurmak için sözlü iletişimi tercih ederler. Sözlü iletişim sırasında iletilen bilgilerin zamanla unutulması , değişikliği uğraması sözlü iletişimin dezavantaji olmaktadır.
Özellikle kurumlar yaptıkları işi belgelemek ve ispatlamak zorunda oldukları iletişimleri sırasında yazılı iletişimi tercih ederler.
1.4.2 Sözsüz iletişim
İletişimin en önemli aracı dildir. Ancak insandanlar konuşmadanda jest, mimik, vucut hareketleri ile iletişim kurabilmektedir.,bazende sözlü iletişimin etkisini artırmak ve mesajımızı etkinleştirmek amacıyla sözlü ve sözsüz iletişimi birlikte kullanırlar.
Tutara göre yöneticiler örgütte üç tür sözsüz iletişim kurarlar.bunlar: “İmajlar”,”Mekan kullanımı” ve
“vücut dilidir.” İmaj, yöneticinin yönetsel faaliyetlerde gösterdiği yöneticilik ve liderlik davranışlarının sonucunda ortaya çıkar. Mekan kullanımı, özellikle kamu kurumlarında bir statü sembolüdür. Vücut dili, yakın temas, göz teması, vücut ve kol hareketleri beden dilinin önemli araçlarıdır.
II. YAZILI İLETİŞİM
Bilgi canlı evrimin ayrılmaz bir parçasıdır. Bilgi üretim,depolama , kopyalama ve nakletme
süreçlerinden oluşmaktadır. Günümüzde bilgi üretim hızı o denli artmıştırki, depolama , kopyalama ve nakletme süreçleri bu hıza yetişememektedir.
Yaklaşık 6000 yıl öncesine kadar bilgi sözle ifade ediliyordu, duyularak ve görülerek öğreniliyor ve insan beyninin hafıza dediğimiz kısmında depolanıyordu. Yazı ilk kez üretilen bilgi miktarının insan hafızasında tutulamayacak düzeye ulaşması sonucu icat edilmiştir.Yazının icadı ileyazıyı kullanan toplumlar ürettikleri bilgiyi aynı zamanda kaydetmiş ve bilgiyi paylaşarak bireyler , toplumlar arasında aktarımını sağlamış , böylece diğer toplumlara üstünlük sağlamışlardır.
Sözlü olarak aktarılan bilgilerin bir kısmı aktarım sırasında değişikliğe uğramakta ve belirli bir süre sonunda da bir kısmı unutulmaktadır. Yazı icadı, üretilen bilginin kayba uğramadan daha uzun süre korunması ve saklanmasını sağlarken kültür birikimlerini gelecek kuşaklara aktarılmasına önemli katkı da bulunmuştur. Yazının icadı, kurumların ve bürokrasinin işleyişini etkilemiş kurum ve kuruluş işleyişine önemli derecede katkı sağlamıştır. Devletin yapısını oluşturan siyasal örgütlenme , kurumlar arasındaki haberleşme ihtiyacı bilginin üretilmesi ,kaydedilmesi ve paylaşımını zorunlu kılmıştır.
Bugün devletin örgütlenmesinde yazılı iletişimin önemi gittikçe artmakta , örgüt ve kurumların yapısı değişmekte belge yönetimi gibi yeni alanlar oluşmaktadır. Belge yönetimi; Kurumun ihtiyaç duyduğu bilginin, Kurumun işleyişi ve faaliyetleri sırasında üretilmesi, bilginin kayıt edilmesi ,depolanması, aktarılması ve yararlanılması süreçlerini kontrol altına alınmasıdır.
Günümüzde, örgütsel iletişimde yazılı iletişimin artmasının nedeni:
1. Yapılan işin belgelenmesi, yasal belge üretmek
2. Günlük faaliyetlerini sürdürebilmesi için daha fazla bilgiye ihtiyaç duyulması
3. Örgütlerin devasa ölçekte büyümesi ile birlikte örgüt içi ve dışı haberleşmekte yaşanan sıkıntılar 4. Yönetimim karar alma sürecinde daha fazla bilgiye ihtiyaç duymaları
5. Yönetimin doğru ve etkin karar almada bilgi ihtiyacının karşılanması 6. Ekonomik yapı içerisinde bilgiye duyulan ihtiyaç.
7. Devletin diğer kurumlarının bilgi ihtiyacını karşılamak 8. Bilgilerin kayıt altına alınarak kaybolmasını önlemek 2.2 Yazılı iletişimin olumlu ,olumsuz yönleri:
İletişim tekniklerinin birbirlerine karşı avantaj ve dezavantajları vardır. Yazılı iletişimde anlatılmak istenilenler sadece yazı ile ifade edildiğinden yanlış anlaşılmaları önlemek için yazı hazırlanırken daha özenli ve dikkatli davranmalıyız. Sözlü iletişimde ise anında yanlış anlaşılmaları anında düzeltme fırsatımız vardır. Yazı iletişimde anlam bütünlüğünü sağlamak için dil bilgisi kurallarına ve noktalama işaretlerine daha fazla dikkat edilmelidir. Sözlü iletişimde iletilenin unutulma ihtimali variken ,yazılı iletişim daha kalıcıdır ve gerektiğinde iletialıcı tarafından tekrar tekrar okunabilir. Yazılı iletişimde etkin yazım teknikleri kullanılarak yazının etkinliği artırılabilir. Sözlü iletişimde samiyeti ve sıcaklığı ifade için ses tonu ve mimikleri kullanabilme imkanımız varken , yazılı iletişimde bizi sadece seçtiğimiz sözcükler ifade eder.Sözlü iletişim hızlı biçimde gerçekleşebilirken, yazının hazırlanması , gönderilmesi ,alınması belirli bir zaman gerektirmektedir. Ancak günümüzde iletişim alanında kullanılan yeni teknolojiler sayesinde yapılan yazışmaların nerdeyse tamamına yakını elektronik ortamda yapıldığı için yazılar elektronik ortamda anında gönderilebilmekte ve
alınabilmektedir. İleti gönderilmeden önce her aşaması planlanabilecek olması ve yazılanlar tekrar tekrar kontrol edilebileceği için hata payı sözlü iletişime göre daha düşüktür.
Özellikle iletinin fazla olması ve ayrıntı gerektirdiği durumlarda bilgilerin anlaşılması ve hatırlanması açısından yazılı iletişim tercih edilmelidir. İş yazılarında yazı bir işin yapılması veya bir işin nasıl uygulanması ilgili olması nedeni ile net mesajlar içermesi açısından yazılı iletişim daha öne çıkmaktadır.
2.3 Yazılı iletişimde Etkinlik
Yazılı iletişim ve sözlü iletişimin temel unsuru dildir. İlin etkin olarak kullanılması yazılı ve sözlü iletişimin başarısını önemli ölçüde artıracaktır. Yazı hazırlanırken seçilecek kelimelerin açık ,anlaşılır ve farklı anlamlara gelmeyecek dolaylı kelime ve kelime gruplarından oluşması gerekir. Yazıda anlatım bozuklukları ve farklı anlamlara gelebilecek mecaz kelimelerin kullanılması ise yanlış anlaşılmalara neden olabileceğinden özelle resmi yazılarda kaçınılması gereken durumlardan birisidir. Yazılı iletişimde ileti hazırlanırken ileti de kullanılan kelimelerin iletiyi hazırlayan ile alıcının aynı anlama gelmesi alıcının istenen anlamı çıkarmasında son derece önemlidir. Gönderenle alıcı arasındaki farklı yorumlar ise iletişimin başarısını önemli ölçüde düşürecektir. Yine Mesaj hazırlanırken cümleler kısa ve öz olmalıdır. Mesajın gereğinden uzun kelimelerden oluşması gereksiz cümleler kurulması alıcının yanlış yorumlamasına neden olabileceği gibi mesajın anlam bütünlüğünü de bozacaktır. Özellikle resmi yazılar hazırlanırken yazının kısa ve öz, basit, anlaşılabilir, kelimelerin gerçek anlamları ve resmi yazışma diline uygun kelimelerden oluşması yazılı iletişim etkinliğini artıracaktır.
1.2 Yazılı Haberleşmenin Aşamaları:
Yazılı haberleşmenin aşamaları, kurumların günlük işlemleri sırasında yazdıkları ve aldıkları yazılar(Belge ve Doküman),tek tek yazılmış yazıların belirli bir düzene göre bir araya getirilmesi ile oluşan dosyalar, yazıların oluşturduğu dosyaların arşiv raflarına belirli bir sistem(Tasnif)dahilinde dizilmesi oluşan arşiv ve tüm arşiv malzemesinin elektronik ortamda kayıt edilmesi ,depolanması, saklanması ve kullanılama sunulması olan elektronik ortam olmak üzere dört aşamadan oluşmaktadır. Dosyalama hizmetlerinin kalitesinin artması bu dört aşamanın her aşamasının kontrol edilmesi ve denetlenmesi ile yakından yakından ilişkilidir. Yazılı haberleşme, Yazının hazırlanması,kayıt edilmesi, gönderilmesi,alınması, işleme tabi tutulması, yararlandırılmaya sunulması saklanması ve ayıklanması süreçlerinden oluşur.
Bu süreçleri sağlıklı planlayan ve uygulayan işletmeler belge yönetimi ve kurumun bilgi ihtiyacının karşılanması konusunda daha başarılı olacakları kuşkusuzdur.
1.2.1 Yazı (Belge,Evrak): Yazılı haberleşmenin ilk aşaması olan yazı(evrak) bilginin yada düşüncenin yazılı hale gelmesi belgeye dönüşme aşamasıdır. Yazılar yazılırken verilmek veya aktarılmak istene bilgi, düşünce ve isteğin tam ve doğru olarak yazılması bilgiden yararlanılması aşamasında önemli koşullardan birisidir.
Yanlış ve eksik bilgi içeren yazılar gereken yararı sağlayamayacağı bilgi ilgili kişi veya kurumu yanlış yönlendirecek ve hatalı kararlar alınmasına da neden olacaktır.
Yazılı haberleşmenin ilk aşaması olan yazı hazırlanırken yazım kurallarına uyulması ve anlatım bozukluklarına dikkat edilmesi , yan anlamlar yerine ,temel anlamları tercih edilmesi ve yazı için gerekli bilgiye sahip olunması yazının etkinliğini artıracaktır.
Yazıyı hazırlayan kişilerin dil bilgisi kurallarını, yazım kuralları hakkında yeterli bilgiye sahip olması gerekmektedir.Yazılar yazılırken aşağıdaki özellikleri taşıması gerekir.
a) Yazı tam olmalıdır.
Yazının hazırlanma amacına ulaşabilmesi için konu ile ilgili bütün bilgileri kapsamalı ve yazılı alan kişinin aklına gelebilecek tüm sorulara cevap verecek nitelikte olmalıdır. Yazının tam olabilmesi için yazı hazırlanmadan önce yazının içeriği hakkında gerekli araştırmanın yapılmış olması gerekir.
b) Yazı doğru olmalıdır.Karşı tarafa aktarılmak istene bilgi ve düşüncenin tam olarak aktarılabilmesi için yanlış anlaşılmaya neden olacak cümlelerden kaçınılmalı ve yazıda yer alan bilgilerin dosya ve kayıt uygun olmalı , gerektiğinde bilgilerin doğruluğu kayıtlardan teyit edilmelidir.Ayrıca gramer ve noktalama işaretlerinin hatalı kullanımı yanlış anlaşılmalara neden olabileceğinden noktalama işaretlerinin doğru kullanılması gerekir.
c) Yazı kısa olmalıdır.
Yazılar kısa fakat etkin olmalıdır . Anlatılmak istenen en kısa ve en etkin biçimde anlatılmalı, konu bütünlüğünü bozacak gereksiz cümlelere yer verilmemeli ve uzun cümleler yerine kısa ve anlamlı cümleler kullanılmalıdır.
Özellikle resmi yazılarda hazırlanan metinin kısa ve sade olması tercih edilen bir özelliktir.
d)Yazı açık ve anlaşılır olmalıdır.
Yazı hazırlanırken yazıyı alan kişi yada kişilerin özellikleri dikkate alınmalı ve yazıyı farklı eğitim ve kültür düzeyindeki kişilerin de kolayca anlayabileceği ve hiçbir yanlış anlaşılmaya neden olmayacak biçimde hazırlanmalıdır.
e)Yazı uygun üslup ile yazılmalıdır.
Üslup ne yazılacağı değil , bir yazının nasıl yazılacağı ile ilgilidir. Muhatabın yazıyı gönderen ile ilişkileri özellikle ticari yazışmalarda önem taşımaktadır.
Kişisel ilişkilerdeki önemli olan saygılı nazik üslubun yazılara da yansıtılmasıdır.
f) İçtenlik.
İş yazıları dostça ifade içeren kelimeler içermelidir. Beklide yazılarda en zor uygulanacak özelliklerden birisi içtenlik özelliğidir. Yazıda dostça ve samimi ifadeler yer alması özellikle iş yazıların da önemlidir.
YAZIŞMA TÜRLERİ
Yazıları, yazının yazılma amacına ve gerekliliğine göre gruplandırılabilir. Belirli bir konuda bilgi verme veya bilgilendiren Haber ,köşe yazısı, röportaj, yorum, eleştiri, deneme gibi bilgilendirmeyi amaçlayan yazılar, Düşünsel ağırlıklı Roman, hikaye, tez ve raporlar gibi yazılardır.
Yazışma Türlerini genel olarak ticari yazılar ve resmi yazılar ve bunları dışında ki özel amaçlı yazılar olmak üzere üç başlık altında toplayabiliriz.
Resmi Yazılar: Kamusal yazılar, dilekçe ,tutanak, form yazıları, sözleşme, şartname, tezkere, rapor, mazbata, genelge ve vekaletname yazılarından oluşur.
Ticari( iş yazıları) yazılar , sirküler, reklam mektupları,satış mektupları, istek mektupları, alındı yazıları, teyit ve tekit yazıları, kredi mektupları, iç yazışmalardan oluşur.
Özel amaçlı yazılar, kutlama yazıları, teşekkür yazıları, taziye yazıları, davetiyeler, ilan ve özgeçmiş yazılarından oluşur.
1. Resmi yazılar :
Kamu kurum ve kuruluşlarının haberleşmeleri sırasında belirli amaç doğrultusunda kendi birimlerine , tüzel kişiliklere ve gerçek kişilere belirli içerik ve formatta yazdıkları gönderdikleri ve aldıkları yazılardır.
Resmi yazıların belirli içerik ve formatta olması nedeniyle resmi yazı hazırlanırken usul ve esasların bilinmesi ve kurallara uyulması yazıların standart olması açısından önemli yere sahiptir. Devletin yapısını oluşturan binlerce kamu kuruluşu olması ve onbinlerce kişinin resmi yazı yazdığı düşünüldüğünde yazılar yazılırken önceden belirlenmiş resmi yazışma usul ve esaslarına uyulmasının standartlaşmanın sağlanmasında etkili haberleşmede neden önem taşıdığı daha iyi anlaşılacaktır. Resmi yazının bir kurallar bütünü olduğu hiçbir zaman unutulmamalıdır. Resmi yazılar hazırlanırken kurallara uyulması kurumlar arasındaki
haberleşmenin daha hızlı ve doğru yapılmasını sağlarken , haberleşmenin aşamalarından dosyalama ve arşiv aşamalarının da kurumlar arasında birlikteliği ve standartlaşmayı sağlayacaktır.
Resmi yazı , başlık, sayı, tarih, konu, muhattab(Gönderen Makam), ilgi, metin(İleti), İmza, uygunluk ve olur, ekler ,dağıtım , paraf, koordinasyon , adres bölümlerinden oluşur.
RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç ve kapsam
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda veya el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yapılan resmî yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, bilgi veya belge alışverişini, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütmek ve uygulama birliğini sağlamaktır.
(2) Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Dayanak
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddeleri hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar ve kısaltmalar
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan sürecini,
b) Arşiv imza: Kriptografik metodların zaman içerisinde koruyucu özelliğini yitirmesine karşı, periyodik olarak alınan zaman damgası ile korunan elektronik imzayı,
c) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlü bilgiyi,
ç) Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yürütülen ve idarelerin merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatındaki birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistemi,
d) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken hazırladıkları ve faaliyetlerinin delili olabilecek e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,
e) Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasını,
f) Elektronik ortam: EBYS içerisinde e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerin hazırlandığı, kayıt altına alındığı, saklandığı ve gönderildiği ortamı,
g) e-Yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalar kapsamında oluşturulan belgelerin yapısı, formatı, imzalama ve şifreleme mekanizmaları gibi teknik hususları tanımlayan ve Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yayımlanan güncel rehberi,
ğ) Fiziksel ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemleri, h) Form: Biçimli belgeyi,
ı) Format: Elektronik dosya türlerini,
i) Günlük rapor: EBYS’de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme, gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kim tarafından gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat bilgisini ihtiva eden kayıtları,
j) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,
k) İdare: Kamu kurum ve kuruluşlarını,
l) İmza sahibi: Güvenli elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan veya zorunlu hâllerde ya da olağanüstü durumlarda hazırlanan belgeyi el yazısıyla imzalayan gerçek kişiyi,
m) Kurumsal belge kayıt sistemi: Mevzuatı sebebiyle EBYS kullanamayan idare tarafından ya da “Çok Gizli” nitelikteki belgeler ile
olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere sayı almak için kullanılan defter ve benzeri fiziksel veya EBYS harici tutulan elektronik kaydı,
n) Olağanüstü durum: Gerçekleşmesi hâlinde devleti veya kurumları olumsuz etkileyerek güvenlik zafiyeti oluşturabilecek veya uzun süreli elektrik kesintileri, donanım ve yazılım sorunları gibi teknik gerekçelerle EBYS’nin uzun süreli olarak çalışmamasından dolayı belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken durumları,
o) Resmî yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda ve zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yürüttükleri süreci,
ö) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,
p) Üstveri: Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri tüm bilgileri,
r) Üst yazı: Belgenin, varsa ek veya ekleri hariç kısmını,
s) Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevlileri,
ş) Zaman damgası: Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydını,
t) Zorunlu hâl: İlgili mevzuattaki özel hükümlere göre belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken hâlleri,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM Belgenin Özellikleri
Resmî yazışma ortamları
MADDE 4- (1) Kamu kurum ve kuruluşlarınca resmî yazışmalar, elektronik ortamda e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgeler, elektronik ortamda muhatapları ile paylaşılır ve elektronik ortamda saklanır. Ayrıca
güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.
(2) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda resmî yazışmalar, el yazısıyla imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgelerin gönderilmesi ve saklanması fiziksel ortam şartlarına göre gerçekleştirilir.
Nüsha sayısı
MADDE 5- (1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler tek nüsha olarak hazırlanır.
(2) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanacak belgeler, paraflı nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenir.
Belgenin şeklî özellikleri
MADDE 6- (1) Belgeler, A4 (210x297 mm) boyutu dikkate alınarak hazırlanır.
(2) Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.
(3) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanacak belgelerin üst yazıları için kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir.
Yazı tipi ve harf büyüklüğü
MADDE 7- (1) Hazırlanan belgelerde “Times New Roman” veya
“Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde yazı alanında harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgileri kısmında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Belge eklerinde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Belgenin Bölümleri
Yazı alanı
MADDE 8- (1) Belgenin yazı alanı sayfanın üst, sol ve sağ kenarından 1,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. İdare, logo kullanmak istediğinde sayfanın üst boşluğu 0,5 cm olarak düzenlenir.
Kurumsal logo
MADDE 9- (1) İdareler, tercihen kurumsal logo kullanabilir. Logo, tek kullanıldığında belgenin en üst orta kısmında “T.C.” ibaresini ortalayacak şekilde veya “Başlık” alanını ortalayacak şekilde belgenin üst sol kısmında yer alır (Örnek 1). Belge üzerinde iki ayrı logo kullanıldığında ise “Başlık” alanını ortalayacak şekilde hiyerarşi yönünden üst olan idareye ait logo solda, alt olan idareye ait logo sağda kullanılır. Bir kavram veya etkinlik gibi hususlarla ilgili logo kullanılmak istendiğinde, “Başlık” alanını ortalayacak şekilde idareye ait olan logo solda; diğer logo sağda kullanılır. Belge üzerinde en fazla iki logo kullanılabilir (Örnek 1).
Başlık
MADDE 10- (1) Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür.
(2) Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Ancak bağlı veya ilgili idarelerde ilk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra idarenin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir (Örnek 2).
(3) İdarelerin il ve ilçe teşkilatlarında kullanılan başlıklar, 10/6/1949 tarihli ve 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak, ilk satıra
“T.C.” kısaltması, ikinci satıra bağlı olunan mülki idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra ilgili birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Dış temsilciliklerde başlıklar, il ve ilçe teşkilatında olduğu gibi yazılır (Örnek 2).
(4) Bölge müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek 2).
(5) Doğrudan merkezî teşkilata bağlı taşra birimlerinde, başlıkta merkezî teşkilat ve taşra teşkilatı adlarına yer verilir (Örnek 2).
(6) Başlığın yazımında DETSİS’te yer alan başlık kayıtları esas alınır.
BAŞLIK ÖRNEKLERİ Merkez Teşkilatı Örneği:
T.C.
CUMHURBAŞKANLIĞI
T.C.
CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürlüğü
T.C.
ADALET BAKANLIĞI Ceza İşleri Genel Müdürlüğü
Bağlı İdare Örneği:
T.C.
CUMHURBAŞKANLIĞI İletişim Başkanlığı
T.C.
TARIM VE ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü
İlgili İdare Örneği:
T.C.
ENERJİ VE TABİİ KAYNAKLAR BAKANLIĞI Eti Maden İşletmeleri Genel Müdürlüğü
İlişkili İdare Örneği:
T.C.
REKABET KURUMU BAŞKANLIĞI Kararlar Dairesi Başkanlığı
Yerinden Yönetim İdaresi Örneği:
T.C.
KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı
T.C.
HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Edebiyat Fakültesi Dekanlığı
Taşra Teşkilatı İl İdaresi Örneği:
T.C.
ERZURUM VALİLİĞİ İl Emniyet Müdürlüğü
Taşra Teşkilatı İlçe İdaresi Örneği:
T.C.
ÇAYCUMA KAYMAKAMLIĞI İlçe Sağlık Müdürlüğü
T.C.
FATSA KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü
Dumlupınar İlkokulu
Dış Temsilcilik İdaresi Örneği:
T.C.
LONDRA BÜYÜKELÇİLİĞİ
T.C.
LEFKOŞA BÜYÜKELÇİLİĞİ Basın Müşavirliği
Bölge Teşkilatı İdaresi Örneği:
T.C.
TARIM VE ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü Ankara Orman Bölge Müdürlüğü
T.C.
ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Ankara Orman Bölge Müdürlüğü Kızılcahamam Orman İşletme Müdürlüğü
Doğrudan Merkezî Teşkilata Bağlı Taşra Teşkilatı İdaresi Örneği:
T.C.
HAZİNE VE MALİYE BAKANLIĞI Gelir İdaresi Başkanlığı
Diyarbakır Vergi Dairesi Başkanlığı
YAZIŞMA TEKNİKLERİ I DERSİ ÖRNEK SORULAR
S.1 Hangisi yazılı haberleşmenin aşamalarından birisi değildir a) Arşiv b) Yazı
c) Dosya d) Tasnif
S.2 Örgütlerde yazılı iletişim öneminin artmasının nedenlerinden birisi değildir.
a) Yasal belge üretmek b) Yazılı iletişim yapmak
c)Yönetimin bilgi ihtiyacının karşılanmaması d)Diğer kurumların bilgi ihtiyacını karşılamak
S.3 Yazılı iletişimin olumlu yönlerinden birisi değildir.
a) Yanlış anlaşılmaları anında düzeltebiliriz b) Kalıcıdır.
c) Yazım tekniklerine uyulursa etkinlik artar d) Tekrar tekrar okunabilir.
S.4 Yazılı iletişim amaçlarından birisi değildir.
a) Karşı tarafı ikna etme b)Karşı tarafı etkileme
c)Karşı tarafta davranış değişikliği yaratmak d) Karşı tarafı övmek
S.5. Zaman Damgasında hangi bilgi yer almaz a)Dosyalanma zamanını b) Değiştirme zamanı c) Alındığı zamanı d)Gönderilme zamanını
S.6 Hangisi Yazıların taşıması gereken özelliklerden birisi değildir.
a)Yazı tam olmalıdır. b) Yazı tek sayfa olmalıdır.
c) Yazı doğru olmalıdır d) yazı açık olmalıdır.
S.7 Kaynaktan hedefe bilgi akışı hangisini kapsamaz a) Kod çözme b ) Anlamlandırma
c) Yorumlama d) Gönderme
S.8 Hangisi İletişimi bozucu etkilerden değildir.
a) Amacın belirlenmemesi
b) Kanal seçiminin uygun olmaması c) Yanlış kodlama
d) Alıcının eğitimli olmaması S.9 İleti ile ilgili hangisi yanlıştır.
a) Amaca uygun olmalı b) Bilgiler Doğru olmalı
c) Yan anlamlar kullanılmalı d) Bilgiler tam olmalı
S.10 Hangisi Resmi yazıların bölümlerinden birisi değildir.
a) Başlık b) Dağıtım c) İmza d) Gizli yazı
S.11 Standart Dosya planı nedir.
a) Sınıflama şemasıdır. b) Tasnif sistemidir c) Sayı numarasıdır d) Kayıt numarasıdır.
S.12 Hangisi Başlığın Özelliklerinden birisi değildir a) Birim adı küçük ve parantez içine alınır
b) Kurum adı büyük harfle yazılır c) Başlık Ortalanır
d) T.C kısaltmasıyla başlar
S.13 Aidiyet zinciri aşağıdakilerden hangisini kapsamaz
a) Yazının yazılmasını b)Yazının Konusunu c) Yazının gönderilmesini d) Yazının Tasfiyesini
S.14 “Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlan veya toplanan her türlü bilgi “ neyin tanımıdır.
a) Belge b) Bilgi
c) Doküman d) fiziksel ortam
