Modüller
BİRİM YÖNETİMİ
Bu modül belediyelerin, kendi hiyerarşik teşkilat şemasına uygun birimlerin girilmesi işlemlerini yapabilmesi ve belediye meclisinden yeni kurulan ya da ismi değişen birimlerin dinamik ekranlar üzerinden değiştirilebilmesini mümkün kılmaktadır. Yeni birim ekleme işlemlerinde her birime yeni bir kod ve renk verilebilir, birim türü girilebilir ve birimin bağlı olduğu üst birim eklenir. Aynı zamanda birim yöneticisi de aynı ekran üzerinden tanımlanabilir ve varsa o birimle ilgili tüm detay ayarlar dinamik ekranlar üzerinden tanımlanabilir.
PERSONEL İŞLEMLERİ
Personel işlemleri, personele ait tüm verilerin girildiği ve özlük dosyasına ait bilgilerin anlık raporlanabildiği bölümdür. Personelin özlük bilgileri ve diğer tüm bilgileri 13 ana başlıkta detaylı bir şekilde tasnif edilerek sisteme kaydedilebilir.
1-Temel Bilgiler
• Yeni personel ekleme (MERNİS uyumlu)
• Çalıştığı birim
• Kurum Sicil No
• Askerlik Durumu
• Cinsiyet (MERNİS)
• Doğum Tarihi (MERNİS)
• Ehliyet Bilgisi Girişi
• Cep Telefonu
• Kurumda göreve başlama tarihi
• İstihdam türü (Memur, Sözleşmeli personel, Kadrolu İşci, Belediye Şirket Personeli)
• Görev unvanları
• Kadro unvan girişi
• Kadro dereceleri veri giriş (1-15)
• Personel lokasyon bilgisi (Büro, saha)
• Görevlendirme şekli (Asaleten, vekâleten, tedviren, 5393/49, Geçici görevlendirme) 2-Özlük Bilgileri
• Göreve Başlama şekli (Naklen atama, ilk atama, KPSS ile atama, Devir, açıktan atama, 5393/49 sözleşmeli personel, göreve iade, sözleşmeliden kadroya geçiş, mahkeme kararı, özel kalem müdürü, Şehit yakını, TSK atama, 5393/49.madde gereği yönetici ataması, Gazi, Eski hükümlü, Terör mağduru.
• Sendika Üyelik Bilgileri
• Medeni Hali (Evli, Bekar)
• Sosyal Denge Oranı (%)
• Çalışma Durumu (Aktif-/Pasif) Pasif> Emeklilik, İş çıkışı, Vefat, Nakil, Ücretsiz izin)
3-İletişim Bilgileri
• Cep Telefonu
• Mail Adresi
• Telefon Bilgisi
• Ev Adresi 4-Dijital Özlük Dosyası
Özlük dosyası sekmesi, personelin yasal olarak tutulması zorunlu olan özlük dosyasının dijital arşiv ve raporlamasını mümkün kılmakta ve özlük dosyasının her bölümünün dijital olarak arşivlenebilmesine olanak tanımaktadır.
Dijital Özlük Dosyası İçeriği 1. İzinler
• Sağlık izni
• Yıllık izin
• Diğer
2. Derece-Kademe-Unvan-Görev
• Adaylık ve Asil Memurluk
• Derece-Kademe-Terfi
• Sınıf-Yer-Unvan-Görev değişikliği
• Geçici görevlendirme
• Diğer
3. Emeklilik-Aile-Mal-Sendika-Parasal
• Maaş-Ücret-Harcırah
• Bakmakla yükümlülük
• Sendika
• Emeklilik
• Diğer
4. Öğrenim ve Eğitim Durumu
• İlkokul Diploması
• Ortaokul Diploması
• Lise Diploması
• Önlisans Diploması
• Lisans Diploması
• Yüksek Lisans Diploması
• Doktora Diploması
• Yabancı Dil Belgeleri
• Staj Belgeleri
• Eğitim faaliyet belgeleri
• Yayın ve eserlere ilişkin belgeler
• Diğer 5. Disiplin soruşturma
• Uyarma
• Kınama
• Kademe İlerlemesinin Durdurulması
• Aylıktan Kesme
• İhtar
• Yevmiye Kesintisi
• Görevden Uzaklaştırma
• Devlet Memurluğundan Çıkarma
• İhraç
• İşe Son verme
• Adli Soruşturma
• Diğer
6. Ödül-Başarı Belgeleri
7. Askerlik-Engellilik-Diğer Bilgiler
• Askerlik Durum Belgesi
• Kronik Hastalık Raporu
• Engellilik Raporu
• Diğer
8. İlk ve Naklen Atama Bilgileri
• İlk Atama
• Naklen atama
• Yeniden atama
• Diğer
5-Sağlık Bilgileri
Personelin sağlık bilgilerinin tutulduğu, engellilik, kronik hastalık raporlarının girildiği ve kan grubu bilgisi ile engel oranlarının veri girişlerinin yapılmasını kolaylaştırmaktadır.
• Engellilik Durumu ve engel oranı
• Kronik hastalık durumu
• Kan Grubu
• Detaylı Sağlık Bilgisi Açıklama girişleri 6-Eğitim ve Öğrenim Bilgileri
Personelin öğrenim bilgileri ile yabancı dil belge ve bilgilerinin girilmesini ve raporlamasını kolaylaştırır.
İlkokul, ortaokul, lise, önlisans, lisans, yüksek lisans ve doktora öğrenim bilgilerinin detaylı bir şekilde girildiği ve mezuniyet tarihleri ile yabancı dil bilgilerinin kaydedilmesine olanak tanır. Yine aynı modül üzerinden görevde yükselme grubunda hangi grupta sınava girebileceği bilgisi de kaydedilmektedir.
• Öğrenim Durumu
• Okul Bilgileri
• Bölüm
• Süre-Yıl
• Mezuniyet Tarihi
• Öğrenim Türü / (Örgün-Açık)
• Görevde Yükselme Grubu (GİH, TH, Sağlık, Din ve Avukatlık Hizmetleri) 7-Yıllık İzin Bilgileri
Personelin yıllık izin bilgilerinin dijital veritabanı üzerinden izlenebilmesi ve izinlerin takibini kolaylaştırmak için geliştirilmiştir.
8-Performans Değerlendirme
Belediye personelinin belirli dönemler halinde uygulanan performans yönetim sistemi üzerinden aldığı puanların takibi ve dönem notlarının izlenebildiği bölümdür. Personel, ilgili dönemde amirleri tarafından performans puanı almışsa bu bölümde kendisi tarafından da görüntülenebilmektedir.
9-Disiplin İşlemleri
Personelin, kurum içi disiplin işlemlerini dijital sistem üzerinden takip etmek ve tüm disiplin işlemlerine ait evrakların yine bu sistem üzerinden takibini kolaylaştırmak amacıyla geliştirilmiş bir bölümdür.
• Disiplin İşlem Tarihi
• Disiplin Konusu İşlem
• Disiplin durumu (Başlangıç, Ek bilgi, Sonuç)
• Disiplin Eylemi (Uyarma, Kınama, Kademe İlerlemesinin Durdurulması, İhtar, Yevmiye Kesintisi, Aylıktan Kesme, Devlet Memurluğundan Çıkarma, İhraç, İşe Son verme, Adli Soruşturma, Diğer)
• Disiplin Süreci ile ilgili ek açıklamalar
10-İSG (İş Sağlığı ve Güvenliği) İşlemleri
İSG Sekmesinde personelin tehlike sınıflarının belirlenmesi, risk gruplarının tanımlanması ve varsa personele ait mesleki yeterlilik belgelerinin sisteme dijital olarak kaydedilmesi ve raporlanmasını kolaylaştırır.
11-Bordro
Personelin kendi sayfasından bordro bilgilerinin görüntülenmesi ve takibinin yapılmasını kolaylaştırmak amacıyla geliştirilmiştir.
12-Özgeçmiş
Personelin kendi sistemine tanımlanan bütün bilgilerin kısa ve özet halinde tek bir sayfa üzerinde yazdırıldığı ve dijital (pdf) olarak anlık görüntüleme ve yazdırma seçeneklerinin sunulduğu bölümdür.
Hem personel için hem de yönetim için istenildiği an sistem üzerinden o personel ile ilgili kısa ve öz bir özgeçmiş bilgisi alınabilmektedir.
13-Hizmet içi Eğitim
Sistem kendi içerisinde, personelin tüm hizmet içi eğitim bilgilerinin tutulduğu ve kayıt altına alındığı bir yapı şeklinde tasarlanmıştır. Belediyelerin insan kaynakları ve eğitim birimleri, her birim ve personel için yazılım üzerinden eğitim tanımlayabilmekte ve bu eğitimleri istenildiği an
raporlayabilmektedir. Hizmet içi eğitim bilgileri aynı zamanda tamamlandığında personelin özlük dosyasına da kaydedilebilmektedir.
• Yerinde hizmet içi eğitim
• Online eğitimler (Zoom ya da Adobe Connect Sistemi ile uyumludur)
NORM KADRO
Norm kadro ekranı, belediyelerin kendi bünyelerinde ihdas edilen kadroları sistem üzerinden takip edilmesini, yeni kadro tanımlamalarının girilmesini ve hangi kadro unvanı ve derecede kaç adet kadronun olduğu bilgisinin anlık takip edilmesini kolaylaştırmak amacıyla kurgulanmıştır. Yazılım, kadro unvanı, boş kadro, dolu kadro bilgi ile kadro derece ve unvanı ile sorgulama yaparak raporlamayı kolaylaştırmaktadır.
• Norm kadro unvanı
• Çalışılan Hizmet Sınıfı
• İhdas Edilen Kadro
• Kadro Derecesi (1-15) İSG (İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ)
6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işveren tarafından tutulması zorunlu dosya ve raporların sistematik bir düzen içerisinde kaydedilmesini ve çalışan dosyalarının birim bazlı tutulmasını kolaylaştırmaktadır. Yazılım aynı zamanda, tehlike sınıfına göre sınıflandırılan personelin İSG dokümanları, işveren vekili, SGK Bildirimleri, İSG Kurulları ve eğitimlerinin tarih bazlı raporlanması da sağlamaktadır.
• Birim Bazlı Dosya Listesi kayıtları
• İş Kazaları ve Meslek Hastalıkları
• Birimler ve Tehlike Sınıfları
• Belge ve Sertifikalar (MYK, İSG Eğitim Sertifikaları, İlkyardım eğitimleri, Dalgıç Kontrolü, Aşı Kartları)
DOKUMAN YÖNETİMİ
Belediyelerin, birim bazlı ya da kurum bazlı dijital arşivinin tutulmasını kolaylaştırır, tarih ve konu bazlı dijital belgelerin kaydedilmesi ve raporlama yapılmasına olanak sunar.
• Dokuman Ekle-Güncelle
• Dokuman etiketleri
• Tarih-Sayı
• Dokumana ilişkin açıklamalar
• Birim bazlı arşiv oluşturma
PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ
Belediyelerde dinamik bir performans yönetim süreci oluşturulması ve personelin kendi bilgi, beceri ve yetkinlik düzeylerine bağlı 5’li bir değerlendirme kriteri yapısı ile dönemler bazında personelin performans puanının belirlenmesini sağlar.
Performans Değerlemesinde Kullanılan Ana Kriterler,
• Birim Amiri Değerlendirmesi
• Mesleki Bilgi ve Yetkinlik
• Öğrenim Durumu/Diploma
• Hizmet Süresi/Kıdem
• İşin Zorluk Derecesi
• Yabancı Dil Bilgisi
• Diğer Dinamik Kriter Eklemesi (İsteğe bağlı birden fazla ek kriter eklenebilmektedir)
Performans değerlendirme döneminde belirlenen kriterler ve bu kriterlerin yüzdelik değerleri (%) tamamen dinamik bir altyapı ile çalışmakta olup, belediyeler belirledikleri kriterlere göre kendilerinin belirlediği oran üzerinden sistemi yönetebilmektedirler.
İlgili performans dönemi belirlendikten sonra, her personel kendi bağlı olduğu üst 2 amiri tarafından değerlendirilmekte ve buna göre performans puanı belirlenmektedir. Bunun yanında diğer kriterlerden aldığı puanların neticesinde de kendi performans puanı oluşmakta ve sisteme yansımaktadır. Her personel, performans dönemi tamamlandığında kendi sistemi üzerinden dönem puanını görebilmektedir.
Sistemde aynı zamanda birim bazlı performans raporları da alınabilmekte ve performansı düşük görülen personel, hizmet içi eğitimlere dahil edilmektedir. Soru setleri belediyeler tarafından dinamik bir şekilde belirlenmekte ve sisteme kaydedilmektedir.
HİZMET İÇİ EĞİTİM
Belediyelerin hizmet içi eğitim faaliyetlerinin tek bir çatı altında planlanması, takibi ve koordinasyonunun sağlanması amacıyla geliştirilmiştir. Sistem üzerinden çalışan Eğitim Yönetim Sistemi ile ilgili birimler, eğitim planlamaları yapabilir, planlanan eğitimlere ilgili birimlerden personel atayabilir, eğitimlerin online portallar (Adobe Connect, Zoom Meetings) üzerinden gerçekleştirilmesini sağlayabilir ve eğitim sonunda ölçme ve değerlendirme alanları ile dinamik anket geliştirerek personelin geribildirimlerinin alınmasını gerçekleştirebilir.
• Yeni eğitim ekleme
• Eğitim İçeriği ve Müfredat Girişi
• Eğitim Sınıflandırma
• Eğitim Ekle-Sil İşlemleri
• Katılım Belgesi Düzenleme
• SMS ve Otomatik e-posta Gönderim İşlemleri
• Toplu SMS
• Anket Oluşturma
RAPORLAMA
Belediyeler, İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi yazılım içerisinde zaman içerisinde kaydettiği tüm verileri hızlı bir sorgu ile raporlayabilmekte ve zaman yönetimi açısından da ciddi kazanımlar elde etmektedirler. Gerek üst yönetim ve gerekse de birimlerin talep etmiş olduğu bilgiler saniyeler içerisinde kullanıma hazır hale gelmekte ve belediye hizmetlerinde hız ve verimlilik öne çıkmaktadır.
Raporlama seçenekleri
• Birim bazlı personel kayıtları oluşturma
• İstihdam şekline göre rapor alma (Memur, sözleşmeli personel, sürekli işçi ya da şirket)
• Kadro unvanı
• Kadro dereceleri
• Öğrenim durumuna göre sorgulama
• Görevde yükselme grubunda kaydedilen personel listeleme
• Demografik değişkenlere göre raporlama (Cinsiyet, yaş, medeni durum vb.)
• Personel ehliyet ve belge sorgulamaları
• Aktif-Pasif personel bilgileri
• Disiplin süreçleri sorgu
• Sendika rapor ekranları
• Personel görevlendirmeleri
• Belediye şirketinde çalışan personel sorguları
• Lokasyon bazlı sorgulama ekranları (Büro-saha)
