ŞARTNAME
1. TARAFLAR:
Bu Şartnamede teklif isteyen taraf İstanbul Maden İhracatçıları Birliği (“BİRLİK”) ve teklif veren taraf (“İSTEKLİ”) olarak tanımlanmıştır.
2. ŞARTNAMENİN KONUSU
İşbu Şartnamenin konusu, BİRLİK’in düzenlediği veya BİRLİK’in katılım sağladığı yurtiçi – yurtdışı etkinliklere yönelik üye firmalar ile ilişkilerin geliştirilmesi, üyelerin sorunlarına daha hızlı çözüm üretilebilmesi, üyelere daha iyi hizmet verilebilmesi, BİRLİK tarafından düzenlenen yurtiçi – yurtdışı fuar organizasyonlarına ve ticaret heyetlerine firmaların katılımını artırmak amacıyla tanıtım ve pazarlamasının yapılması ve fuarcılık alanında yeni projeler geliştirilmesi, dış ticarete yönelik sektörü ilgilendiren konularda gelişmelerin takip edilmesi, yönetim kurulu tarafından talep edilen maden sektöründe yaşanan gelişmeler hakkında raporların hazırlanması, maden sektörünün iç ve dış pazarlarda yaşadığı sorunlar ile çözümüne yönelik araştırmalar ve değerlendirmeler yapılması ve BİRLİK’in ihtiyaç duyduğu diğer tüm konularda BİRLİK’in emir ve talimatlarına uygun olarak Danışmanlık hizmeti alınmasına yönelik, tarafların hak ve yükümlülüklerinin düzenlenmesi amacıyla usul ve esasların belirlenmesidir.
3. İSTEKLİ YÜKÜMLÜLÜKLERİ
3.1 Madencilik ve doğal taş sektörüne hakim, gerçekleştirilecek etkinliklere üye firmalar tarafından katılım sağlanması açısından iş bağlantılarının iyi düzeyde olması
3.2 Birlik üyeleri ile olan ilişkilerin geliştirilmesi kapsamında çalışmalar yürütülmesi ve etkinliklere Birlik üyelerinin katılımının arttırılmasının sağlanması
3.3 Birlik’in gereksinim duyacağı güncel dış ticaret, ekonomi, finans gündeminin takip edilmesi ve bu doğrultuda finansal-ekonomik araştırma ve çalışmaların yürütülmesi, Birlik yönetimine raporlanması
3.4 Maden sektörünün iç ve dış pazarlarda yaşadığı zorlukların çözümüne yönelik araştırmalar ve değerlendirmeler yapılması
3.5 Birlik tarafından gereksinim duyulması halinde, Birlik tarafından gerçekleştirilecek yurtiçi ve yurtdışı etkinliklere yönelik hazırlanan tüm tasarımların İstekli tarafından kontrol edilmesi ve Birlik’in amaç ve hedefleri doğrultusunda yorumlanarak tecrübesi doğrultusunda revize edilmesi yönünde yönlendirmelerde bulunması halinde, önceden Birlik tarafından yazılı olarak onaylanmış olmak ve ödeme belgelerinin ibrazı kaydıyla Birlik tarafından İstekli’ye hizmet kapsamı haricinde ayrıca ödeme yapılacaktır.
3.6 Şartname konusu ile ilgili olarak Birlik tarafından yapılacak görevlendirmelere ilişkin İstekli’nin ulaşım, konaklama, iaşe, vb. giderleri önceden Birlik tarafından yazılı olarak onaylanmış olmak ve ödeme belgelerinin ibrazı kaydıyla Birlik tarafından ayrıca ödenecektir.
3.7 İstekli, bu şartname ve şartnamenin 2. maddesinde belirtilen hizmetlerin şartnameye uygun bir şekilde, tam ve eksiksiz olarak, zamanında ifa edilmesi şartıyla, işbu hizmetlerin bedeli olarak, aylık fiyat teklifini Birlik’e bildirecektir.
4. İSTEKLİ’NİN GÖREVLİ PERSONELİNİN, UYGULAMALARINDAN DOĞACAK SORUMLULUĞU
İSTEKLİ görevlendirdiği personelin çalışmasından, davranışlarından, fiillerinden doğabilecek;
zarar, ziyan, kayıp veya ihmali sonucu, doğacak gecikme ve hatalardan tek başına sorumlu olduğunu gayrikabili rücu kabul, beyan ve taahhüt eder.
BİRLİK, bir neden göstererek işbu sözleşme içeriği ile ilgili görevlerine devam etmesini istemediği İSTEKLİ personelinin değiştirilmesini talep etme hakkına sahip olacaktır. İSTEKLİ işbu talebin kendisine yapıldığı tarihten itibaren 15 (onbeş) iş günü içerisinde, taahhüt edilen niteliklerde personeli temin ile yükümlü olacaktır. İSTEKLİ, bu nedenle BİRLİK’den herhangi bir hukuki talep hakkı doğmayacağını gayri kabili rücu kabul, beyan ve taahhüt eder.
5. HİZMET SÜRESİ VE FESİH
İşbu şartname kapsamındaki danışmanlık hizmetinin süresi, imza tarihinden itibaren 1 (bir) yıl süre ile geçerlidir.
İhale sonucunda yapılacak sözleşmeye göre; İMİB, sözleşme süresi içinde 7 gün öncesinden yapacağı yazılı ihbar ile sözleşmeyi tek taraflı olarak feshetme hakkına sahiptir. Böyle bir durumda tarafların fesih tarihine kadar olan mali hakları saklıdır.
İstekli’nin şartname ile üstlendiği tüm yükümlülükleri tam ve eksiksiz olarak yerine getirmesi koşuluyla 1 (bir) yıl sonunda kendiliğinden sona erer.
6. GENEL HÜKÜMLER
6.1 İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez. Hukuken geçersiz maddelerin yeri, sözleşme taraflarınca zaman kaybetmeden sözleşmenin sahip olduğu ekonomik amaca en yakın geçerli madde ile doldurulur.
6.2 Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda Birlik defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.
6.3 Taraflar sözleşmedeki adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler.
6.4 Bu sözleşmeden kaynaklanan veya bu sözleşmeyle ilişkili olan tüm uyuşmazlıklar, İstanbul Tahkim Merkezi Tahkim Kuralları uyarınca nihai olarak tahkim yoluyla çözümlenecektir.
6.5 Sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç İstekli tarafından ödenecektir.
7. CEZAİ ŞART VE ZARAR ZİYANIN TAZMİNİ
7.1 İSTEKLİ sözleşme yükümlerine aykırı davranması ve/veya üzerine düşen görevleri yerine getirmemesi ve görevli personelin fiillerinden doğan sorumlulukları nedeni ile BİRLİK’in ve/veya bu nedenle BİRLİK’e rücu edilen 3. şahısların uğradığı zarar ve ziyanı, derhal ödeyecek/tazmin edecektir.
7.2 İSTEKLİ, görevli personelin her türlü kanuni alacak ve haklarının iş sözleşmesi, yasalar kapsamında eksiksiz yerine getirilmesine diğer bir ifade ile başta 1475 Sayılı İş Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 506 Sayılı Sosyal Sigortalar kanunu, 4447 Sayılı İşsizlik Sigortası kanunundan doğacak ve/veya ilgili diğer İş ve Sair Mevzuata ilişkin işlemler ile Sosyal Sigortalar ve Çalışma Bakanlığı; Bölge Çalışma Müdürlükleri, Türkiye İş Kurumu, Vergi Daireleri ve ilgili vs. resmi daireler nezdinde tüm mükellefiyet ve yükümlülüklerden sorumludur. Buna ilişkin olarak İSTEKLİ’nin kusuru ya da ihmali ile neden olduğu tüm ceza, gecikme faizi ve diğer yükümlülüklerden İSTEKLİ sorumludur.
7.3 Şartnamenin 7.1 maddesi gereği kurumlarla/görevli personel ile üçüncü şahıslarla olası bir ihtilaf durumunda BİRLİK, İSTEKLİ’den kanuni bildirimlerine ilişkin olarak belgeleri isteme yetkisine sahip olacaktır.
7.4 Görevli personelin İş ve Sosyal Güvenlik Hukuku ile ilgili tüm yasal mevzuat kapsamından doğan ücret / ihbar / kıdem tazminat / iş güvencesinden kaynaklanan tazminatlar/ ücretler, yıllık ücretli izin, fazla çalışma/fazla sürelerle çalışma, hafta tatili ücreti, genel tatil ücreti, sair her nevi hak ve alacaklar, tazminatlardan, işçilik haklarının ve bunlara hak kazananlara ödenmesinden İSTEKLİ tek başına sorumlu olacaktır. Ayrıca yine BİRLİK’in bu nedenlerle görevli personele karşı herhangi bir yasal ve/veya sözleşmeden kaynaklanan yükümlülüğü yoktur.
7.5 İSTEKLİ, şartnamede yer alan konuları ilgilendiren tüm bilgi, belgeler konusunda BİRLİK’in gerek gördüğü hallerde denetim yapabileceğini kabul eder. İSTEKLİ, Şartname konusu iş kapsamındaki tüm bilgi, belge, sistem ve iş süreçlerini, BİRLİK’in talebi doğrultusunda ve ilgili birimlerin yazılı talebi doğrultusunda ve ilgili birimlerin yazılı talepleri karşılığında BİRLİK’in her türlü denetimine açacak ve görevlerine her türlü kolaylığı sağlayacaktır. Yapılacak olan çalışmaların sonuçları, sözleşmenin koşullarının yerine getirildiğinin BİRLİK tarafından irdelenmesi sürecinde resmi belge olarak kullanılabilecektir. Bu durum, işin kısmen veya tamamen bir başka tarafa devredilmesi sürecinde de geçerli olacaktır.
8. FİKRİ MÜLKİYET HAKLARI
İşbu Şartname konusu hizmetler kapsamında hazırlanan ve BİRLİK’e teslim edilen bilgi, belge, tasarım ve grafikler de dâhil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere tüm materyallerin fikri sınai ve mülkiyet hakları BİRLİK’e aittir. Söz konusu materyallerin kullanma, basma, yayma, çoğaltma, kopyalama, dağıtma, işaret, ses veya görüntü nakline yarayan araçlarla umuma iletim, işleme, temsil de dahil olmak üzere tüm münhasıran kullanım, çoğaltma, yayma, kopyalama, basma, dağıtma, işleme, her türlü ekleme ve değişiklik yapma, işaret ses ve/veya görüntü nakline yarayan araçlarla umuma iletim, görsel, yazılı, elektronik ve sair ortamlarda ve basında gösterim, temsil hakları da herhangi bir yer, süre, sayı ve içerik sınırlaması olmaksızın BİRLİK’e aittir.
İSTEKLİ tarafından herhangi bir şekilde telif ya da başka nam altında ücret talep edilmeyecektir.
İSTEKLİ, dışarıya yaptırdığı işlerde bu tür hakları, BİRLİK'in kullanımına sunmak üzere işi yapandan tümüyle ve koşulsuz olarak devralmakla yükümlüdür.
Bu şartname konusu iş kapsamında üretilen, geliştirilen ve hazırlanan dokümanlar ve materyaller ile ilgili olarak 3. şahıslar tarafından Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında yapılacak başvurulardan ve tazminat taleplerinden doğacak tüm sorumluluklar İSTEKLİ’ye aittir.
9. GİZLİLİK
İSTEKLİ, işbu şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu şartname kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ, gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranması nedeniyle BİRLİK'in uğradığı/uğrayacağı zararı karşılayacaktır.
İSTEKLİ, BİRLİK’ten aldığı gizlilik gerektiren belgeleri ve sırları, BİRLİK adına yürütülen ve
karşılığı BİRLİK tarafından ödenen araştırmalardan elde ettiği bilgileri, iş bu şartnameye ve imzalanacak Sözleşme’nin hükümlerine dair bilgileri BİRLİK’in izni olmadan hiç kimseye açıklamamayı ve paylaşmamayı taahhüt eder.
Eğer ki bu bilgiler İSTEKLİ' nin bir kusuru olmadan herkesçe biliniyor olsun ya da ilerde bilinecek olsun, bu sır tutma yükümlülüğü sözleşmenin bitiminden sonra da devam eder.
Belirtilen sır tutma yükümlülüğü, sözleşmenin yürürlüğe girmesi ile hukuki düzenlemeler çerçevesinde, kendisine bu bilgiler verilebilecek olan alt işverenlere ve üçüncü kişilere de sirayet eder.
İSTEKLİ, sır tutma yükümlülüğüne aykırı hareket ederse ve bu yükümlülüğe aykırı hareket etmediğini ispatlayamaz ise, Birliğe her aykırı hareketi için, hemen muaccel olmak üzere, BİRLİK tarafından belirlenecek miktarda cezai şartı ödemeyi kabul, beyan ve taahhüt eder. Birliğin cezai şart ödenmesi talebi İSTEKLİ' nin saklama şartına uyması gerekliliğini ortadan kaldırmaz. Birliğin bundan dolayı uğrayacağı zararın ayrıca tazminini talep etme haklı saklıdır.
10. TEKLİF MEKTUBU HAZIRLAMA
İstekli, şartnamede detayları belirtilen danışmanlık hizmeti için fiyatlandırma yaparak, toplam fiyatı rakamla ve yazıyla belirten imzalı teklif mektubunu, İstekli’ye ait imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi örneği ile birlikte kapalı zarf ile en geç 21.09.2020 saat 17:00’a kadar Dış Ticaret Kompleksi A-Blok Çobançeşme Mevkii Sanayi Cad. Yenibosna / Bahçelievler 34197 İSTANBUL / TÜRKİYE adresinde evrak kayıt birimine gönderilmesi gerekmektedir. Söz konusu gün ve saatten sonraki gönderimler hiçbir surette değerlendirilmeyecektir.
Teklifte fiyatlar, KDV hariç olarak belirtilmiş olacaktır.
Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır.
İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve BİRLİK’i bilgilendirecektir.
10. TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR
Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.
a) Satın almayı yapacak TİM/Birlik Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/Birlik personeli,
b) Satın almayı yapacak TİM/Birlikten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,
c) Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları, d) Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,
e) Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İstekliler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İstekliler,
f) Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar
11. İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ
Aşağıda belirtilen durumlardaki İstekliler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;
Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,
Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,
İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.
12. TEKLİFLERİ DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ
12.1. Teklifler, Birlik Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir Komisyon tarafından değerlendirilecektir.
12.2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İstekli’nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.
12.3. Değerlendirme sonuçları İstekli’lere yazılı olarak bildirilecektir.
12.4. İstekli’ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde Birlik’ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.
13. İHALEDEN VAZGEÇME
13.1. Birlik gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.
13.2. İstekliler, Birlik’in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde Birlik’ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.
14. MÜCBİR SEBEPLER
Taraflardan herhangi biri şartname uyarınca üstlendiği yükümlülüklerinin herhangi birisini savaş (savaş ilan edilmiş olsun ya da olmasın), işgal, terör olayları, isyan, iç savaş, iç karışıklık ya da düzensizlik, grev, sabotaj, lokavt, yangın, yıldırım, deprem, sel gibi doğal afetler, başta korona virüsü olmak üzere dünya çapında ortaya çıkan epidemic salgınlar gibi ya da buna benzer şekilde tarafın kontrolünde olmayan ve makul çabaya karşın etkilenen tarafça önlenmesi mümkün olmayan haller ( “Mücbir Sebep “) nedeniyle yerine getiremezse ya da yerine getirmede gecikirse, diğer Tarafa karşı sorumlu tutulmayacaktır. Şartname kapsamındaki hizmetlerin tamamının ya da bir kısmının ifası bir veya birden fazla Mücbir Sebep olayı nedeniyle 7 günden fazla durursa ya da engellenirse Birlik işbu hizmeti almaktan vazgeçme hakkına sahiptir.
İşbu ihaleden ve şartname konusu hizmetin alınmasından Mücbir Sebep nedeniyle BİRLİK tarafından vazgeçilmesi halinde İSTEKLİ herhangi bir hak talebinde bulunmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder.
15. KVKK KAPSAMINDA SORUMLULUK
15.1. İstekli, Birlik iş bu şartname kapsamında, Birlik’e, Birlik üyesi firmalara veya üçüncü kişilere ilişkin kişisel verileri yalnızca kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi, şartname ve daha sonra imzalanacak sözleşme konusunun gerçekleştirilmesi, başvuru kapsamında yapılan çalışmaların tanıtılması veya başarısının ölçülmesi amaçları ile kullanacaktır.
15.2. İstekli, İş bu şartname ve daha sonra imzalanacak sözleşme kapsamında yapılan faaliyetler çerçevesinde aldığı, Birlik Yöneticilerine ve çalışanlarına ait veya Birlik tarafından şartname ve
daha sonra imzalanacak Sözleşme kapsamında verilen, üçüncü kişilere ait kişisel veriler, yalnızca iş bu şartname ve daha sonra imzalanacak sözleşmeyi gerçekleştirmek için, sözleşme amaçları doğrultusunda ve sözleşme kapsamında kullanacaktır.
15.3. İstekli, iş bu şartname ve daha sonra imzalanacak sözleşme kapsamında aldığı kişisel verileri korumak için gerekli teknik ve idari önlemleri alır. Herhangi bir veri ihlali olduğu takdirde İstekli bu durumu derhal Birlik 'e ve KVK Kurumuna bildirir.
16. UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ
İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.
