T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

(1)

T.C.

İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ P e rs o n e l D a i r e B a ş k a n l ığ ı

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Belge Doğrulama Kodu :BSMMHS7063 Pin Kodu :80432 Belge Takip Adresi : https://www.turkiye.gov.tr/istanbul-universitesi-ebys Bilgi için : Erkan YILMAZ

Dahili : 10720 İstanbul Üniversitesi Merkez Kampüsü, 34452 Beyazıt/Fatih-İSTANBUL

Tel : 0 212 440 00 00 Faks : 0 212 440 00 35

e-posta : http://personel.istanbul.edu.tr Elektronik Ağ : www.istanbul.edu.tr Kep Adresi: istanbuluniversitesi@hs01.kep.tr

ACELE Sayı :E-18235917-903.05.01-195042

Konu :Personel İzin Formları

DAĞITIM YERLERİNE

Biriminizde görevli personellerin izin taleplerinin (yıllık, mazeret, ölüm, evlilik vb.) EBYS-PBYS entegrasyonu yapılmış olup, 03 Mayıs 2021 tarihinden itibaren ekte belirtilen kullanım kılavuzunda belirtildiği şekilde yapılması hususunda bilgilerinizi ve gereğini rica ederim.

Prof. Dr. Mahmut AK Rektör

Ek:Kılavuz

DAĞITIM Genel Sekreterlik

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Hukuk Müşavirliği

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

Personel Daire Başkanlığı

Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı Yazı İşleri ve Genel Evrak Müdürlüğü Sosyal Tesisler

Güvenlik Amirliği Merkez Garaj Amirliği

İş Sağlığı ve Güvenliği Koordinatörlüğü

Öğretim Üyesi Yetiştirme Programı Koordinatörlüğü Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü

İç Denetim Birimi Başkanlığı

Avrupa Birliği ve Uluslararası Projeler Ofisi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Kalite Koordinatörlüğü

Yurt Dışına Lisansüstü Öğrenim Görmek Üzere Gönderilecek Adayları Seçme ve Yerleştirme Koordinatörlüğü

Bu belge 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. Maddesi gereğince güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.

Tarih ve Sayı: 03.05.2021-195042

(2)

İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ

EBYS-PBYS ENTEGRASYONU PERSONEL İZİN FORMU

KULLANIM KILAVUZU

2021

İ.Ü. KURUMSAL OTOMASYON PROJESİ

(3)

İçindekiler Tablosu

1. GİRİŞ ...2

1.1. AMAÇ ...2

2. SİSTEME GİRİŞ ...2

3.PERSONEL İZİN FORMU ...7

(4)

1. GİRİŞ 1.1. AMAÇ

Bu dokümanın amacı, İstanbul Üniversitesi personelinin izin taleplerini manuel olarak form doldurmak yerine digital ortam kullanılarak tüm izin formlarının Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden doldurulması ve onay alınması amaçlanmaktadır.

2. SİSTEME GİRİŞ

Sisteme https://ebys.istanbul.edu.tr/iu-DMS/Login.aspx linki ile erişim sağlanır. Açılan ekranda Kullanıcı adı ve Parola bilgisi girilir ve sisteme giriş yapılır.

Şekil 1 Kullanıcı Girişi

(5)

3. PERSONEL İZİN FORMU

Elektronik Belge Yönetim Sisteminde İŞ AKIŞLARI menüsünden Şekil-2’te gösterildiği gibi Personel İzin Formu tıklanır.

Şekil 2 Personel İzin Formu

Personel İzin Formu ekranından Şekil-3’te gösterildiği gibi kişinin;

 Adı Soyadı

 Görev Yeri

 Ünvanı

 İşe Giriş Tarihi

 Sicil Numarası

 Tc Kimlik Numarası

 İzin Hakkı bilgileri (2020 ve 2021) Personel Bilgi Yönetim Sistemi üzerinden otomatik gelir.

(6)

Şekil 3 Kişi Bilgileri

Kişi bilgileri kontrol edildikten sonra, Şekil-4’te gösterildiği gibi İZİN TÜRÜ seçilir.

Şekil 4 İzin Türü

İzin türü, YILLIK İZİN olarak seçili gelir. Farklı bir izin türü için Şekil-5’te ve Şekil-6 ‘da gösterildiği gibi seçilir.

Şekil 5 İzin Türü – Mazeret (Zorunlu)

Şekil 6 İzin Türü – Mazeret (Takdire Bağlı)

İzin türü ,Mazeret Takdire Bağlı seçilecek ise ,Şekil-7 ‘de gösterildiği gibi mazeret izin sebebi mutlaka girilir.

(7)

Şekil 7 Mazeret İzin Sebebi

İzin türü, Mazeret Zorunlu seçilecek ise, Şekil-8 ‘de gösterildiği gibi zorunlu mazeret türlerinden biri mutlaka seçilir.

Şekil 8 Mazeret (Zorunlu) Türü

İzin türü seçildikten sonra, Şekil-9 ‘da gösterildiği gibi zorunlu alanlar Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi girilmelidir.

Göreve Başlama Tarihi, girilen tarihler doğrultusunda sistem tarafından otomatik gelir.

Şekil 9 İzin Tarihleri

İzin tarihleri girildikten sonra Şekil- 10 ‘da gösterildiği gibi zorunlu alan olan, İznini Geçireceği Adres girilmelidir.

Şekil 10 İzni Geçireceği Adres

(8)

Açıklama: Telefon bilgisi ,Elektronik Belge Yönetim Sisteminde kayıtlı olan numaranızdır.

Boş geliyorsa EBYS Kişisel Bilgiler alanından güncellenmelidir.

Talep edilen ücretsiz yol izni (işçiler için), Şekil- 11 ‘de gösterildiği gibi sadece İŞÇİ statüsünde çalışan personel tarafından girilmelidir.

Şekil 11 Ücretsiz Yol İzni (İşçiler)

Açıklama: Kalan izin süresi ve kalan toplam izin, form kaydedildikten sonra forma yansıyacaktır.

İzin ile ilgili bilgiler girildikten sonra, Şekil- 12 ‘de gösterildiği gibi zorunlu alan Vekil Kullanıcı ve 2.Amir girilmelidir.

Şekil 12 Vekil Kullanıcı ve Amir

 Parafçılar ve 1.Amir zorunlu alan olmayıp, gereklik halinde seçilir.

 Vekil kullanıcı, Parafçılar ve 1.Amir izin formuna paraf atan kişilerdir.

 2.Amir ise, personel izin formunu imzalayan kişidir.

Vekil kullanıcı ve 2.Amir seçilmeden, Şekil- 13 ‘de ve Şekil- 14 ‘de gösterildiği gibi personel sistem izin formunun oluşmasına izin vermeyecektir.

(9)

Şekil 13 Vekil Kullanıcı Uyarısı

Şekil 14 2.Amir Uyarısı

Şekil- 15 ‘de gösterildiği gibi tüm kişiler seçilir.

Şekil 15 Kişi Seçimi

Bilgilerin kontrolü için Şekil- 16 ‘da gösterildiği gibi Şablon Önizleme ve Kaydet yapılır.

Şekil 16 Şablon Önizleme ve Kaydet

Bilgiler kaydedildikten sonra, formu oluşturan kişiye Şekil- 17 ‘de gösterildiği gibi Kullanıcı Kararı şeklinde

 Kullanılmak istenen izin süresini gösteren,

 Onay ya da güncelleme için uyarı ekranı açılır.

(10)

Şekil 17 İzni Güncelle veya Onaya Sun

İzin formu onaya sunulduktan sonra Şekil- 18 ‘de gösterildiği gibi Vekil Kullanıcı ekranına Paraf görevi olarak bildirim gelir.

Şekil 18 Vekil Kullanıcı Paraf Görevi

İzin formunda doldurulan tüm bilgiler, Şekil- 19 ‘da gösterildiği gibi Vekil Kullanıcı ekranında görünür.

Şekil 19 Vekil Kullanıcı Paraf Görevi –İzin Bilgileri

Vekil kullanıcı tarafından onaylanan form, bir sonraki seçili Parafçı yada Amir ekranına görev bildirimi olarak gelir.

Açıklama : Paraf yada imzadan geri dönen form, oluşturan kişiye , Şekil- 20 ‘de gösterildiği gibi izin formunuz ret edilmiştir şeklinde bildirim olarak gelir.

Şekil 20 İzin Formu Reddi

Ret edilen izin formunda bilgilerin güncellenip, süreç tekrar başlatılabilmesi için, Şekil- 21‘de gösterildiği gibi Oluşturana Gönder alanı gelir.

(11)

Şekil 21 Oluşturana Gönder

Yeniden başlatılan izin formu paraflardan geçtikten sonra, Şekil- 22‘de gösterildiği gibi 2.amire imza görevi olarak bildirim gelir..

Şekil 22 E-İmzaya Sun

İmzalanan izin formu için ,Şekil- 23‘de gösterildiği gibi oluşturan kişiye görev olarak bildirim gelir.

Şekil 23 E-İmzalanan Form Bildirimi

İstanbul Üniversitesi

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

2021