SAMSUN İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

(1)

SAMSUN İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

PERSONEL ve DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI

İÇ KONTROL ve STRATEJİK PLAN BİRİMİ

SÜREÇ MODELLEME

(2)

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI Samsun İl Sağlık Müdürlüğü

1

4. PERSONEL ve DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANI GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

Müdürlüğün görev alanlarından kendisine verilen görevleri yerine getirmekle yükümlü ve Müdüre karşı sorumludur. Görevlerin usulüne uygun, zamanında ve düzenli olarak yürütülmesinde Müdüre yardımcı olur. Müdüre doğrudan bağlı birimler tarafından yürütülen işlerde kendi görev alanı ile ilgili iş ve işlemleri bu birimler aracılığı ile koordine ederek Bakanlığın politika ve standartlarına uygun olarak yürütülmesini sağlar. Görev alanı ile ilgili üç aylık durum raporunu hazırlayarak Müdüre sunar.

1. Müdürlük ve bağlı birimlerde insan gücü planlaması ile insan kaynakları sisteminin geliştirilmesi ve performans ölçütlerinin oluşturulmasına yönelik çalışmalar yapmak,

2. İl düzeyinde personel ihtiyaçlarını belirleyerek personelin adil ve dengeli dağılımını yapmak ve bu amaçla il içinde personel nakil ve görevlendirme işlemlerini gerçekleştirmek,

3. Personelin sicil, terfi, emeklilik ve benzeri özlük işlemlerini yürütmek,

4. Aile hekimliği uygulaması kapsamına geçen personelin atama işlemlerini yürütmek, aile hekimliğine yerleştirmesi yapılan aile hekimleri ve aile sağlığı elemanlarının sözleşmelerini hazırlamak, ücretsiz izin onaylarını almak ve takibini yapmak,

5. Personel dosyalarının arşivlenmesi işlemlerini yürütmek,

6. Sağlık kurum ve kuruluşlarında görevli personelin disiplin işlemlerini yürütmek, mevzuata uygun şekilde zamanında sonuçlandırılmasını ve uygulanmasını sağlamak,

7. Personele verilen disiplin ve idari cezaların kayıtlarını tutmak ve bununla ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

8. Personel ile ilgili il geneli verilerin sürekli güncellenerek ilgili birimlere ve Bakanlığa bildirilmesini sağlamak,

9. 11/10/2011 tarihli ve 663 sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamede belirlenen personelin sözleşme işlemlerini yürütmek,

10. Vekil ebe/hemşire, işçi, sözleşmeli ve hizmet alımı personellerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

11. Sendikal faaliyetler ve sendikalarla ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

12. Disiplin ile ilgili işlemlerin mevzuata uygun şekilde, zamanında yapılmasını ve uygulanmasını sağlamak,

(3)

T.C.

2

13. 4483 sayılı Kanun uyarınca ildeki memurlar ve diğer kamu görevliler ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

14. İl disiplin kurulunca verilen kararlarla ilgili yazışmaları yapmak,

15. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümleri çerçevesinde, kiralama ve satın alma işlerini yürütmek, temizlik, güvenlik, aydınlatma, ısınma, onarım, taşıma ve benzeri destek hizmetlerini yapmak veya yaptırılmasını sağlamak,

16. Müdürlük ve bağlı birimlerinin genel evrak ve arşiv faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek.

17. 5018 sayılı Kanun ile 22/12/2005 tarihli ve 5436 sayılı Kanunun 15 inci maddesi ve diğer mevzuatla strateji geliştirme ve mali hizmetler birimlerine verilen görevleri il düzeyinde yürütmek,

18. Kamu sağlık tesislerinin bütçe ve yatırım tekliflerinin hazırlatılması ve Bakanlığa sunulması, ilgili mevzuat çerçevesinde kamu sağlık tesislerinin gelirlerinin tahakkuk ettirilmesi, gelir ve alacakların takip ve tahsili ile harcama işlemleri ve muhasebe hizmetlerinin yürütülmesi, bütçe taleplerinin konsolide edilerek, gerçekleşmelerinin takip edilmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

19. Aile hekimlerinin kullandığı demirbaş ve bina kira bedellerini belirlemek, demirbaşlarının satış, takip ve tahsil ile ilgili işlemlerini yürütmek,

20. Sağlık tesisleri yatırım planlama ve takibini yapmak,

21. Sağlık hizmetlerinin gerektirdiği her türlü satın alma, kiralama, bakım ve onarım, arşiv, idari ve mali hizmetlerin il düzeyinde yürütülmesini sağlamak,

22. Kamu sağlık tesislerinin ihtiyacı olan her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işi ihalelerinin ihale ve ihale sonrası süreçlerini yürüterek takip etmek, bunlara ilişkin gerekli belgeler düzenlenerek ödeme işlemlerini gerçekleştirmek,

23. Tüketime yönelik ihtiyaçların hizmet sunumu için hazır bulundurulabilmesi amacıyla etkin stok yönetimini yürütmek, stok kayıtlarının Bakanlıkça belirlenen şekilde güncel tutulmasını sağlamak,

24. Afet ve acil durumlara yönelik ihtiyaç duyulacak haberleşme, ilaç, tıbbi ve teknik malzemelerin tedariki ile depolanması ve dağıtımına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

25. Döner sermaye (bütçe, muhasebe, raporlama, performans, ek ödeme vb.) ve döner sermaye işletmesi ile ilgili gerekli tüm iş ve işlemleri döner sermaye mevzuatı çerçevesinde yürütmek, 26. Müdürlük ve bağlı kuruluşların hizmetlerinde kullanılacak binalar için belirlenen ihtiyaç

programlarına uygun olarak mühendislik hizmetlerini yürütmek, projeleri hazırlamak veya

(4)

T.C.

3

hazırlatmak,

27. Gerektiğinde ön veya tam proje ile inşaat ihalelerini yapmak ve bu hizmetler için müşavirlik hizmeti satın almak,

28. Gerektiğinde Müdürlük ve bağlı kuruluşların inşaatlarının kontrollüğünü yapmak veya yaptırılmasını sağlamak,

29. Müdürlük ve bağlı kuruluşların ihtiyacı olan tesislerin yapımı, tadilatı ve mevcut tesislerin yenilenmesi ile ilgili çalışmaları yapmak,

30. Personelin aday memurluk eğitimi ile mesleki eğitimi ve gelişimi için eğitim materyallerini hazırlamak, eğitim vermek, seminer, sempozyum, konferans, araştırma ve benzeri etkinlikleri ilgili birimler ile koordine ederek düzenlemek,

31. AR-GE faaliyetlerini yürütmek,

32. Personelin uyum eğitimi ve toplu, ferdi veya kurumsal hizmet içi eğitimlerinin plan ve programını yapmak, bu plan ve programın gerçekleşmesini sağlamak. Bakanlık ve İlgili birimlerden gelen eğitim ihtiyaçlarının karşılanması, ihtiyaç görülen durumlarda eğitim programlarının planlanması, uygulanmasının koordinasyonu ve takibi ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

33. İç kontrol ve ön mali kontrole ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

34. Sağlık alanında kullanılan bilişim sistemleri ve iletişim teknolojileri ile ilgili il düzeyinde bakanlık mevzuatı çerçevesinde politika, strateji ve standartları belirlemek,

35. İl düzeyinde sağlık hizmetlerine ilişkin veri ve bilgi akışını içeren her türden bilgi sistemleri projelerini takip etmek,

36. İl düzeyinde sağlık bilgi sistemlerini planlamak, temin etmek ve yönetmek, bunlara yönelik koordinasyon ile iletişim, tanıtım faaliyetlerini yürütmek,

37. İstatistiki verileri derlemek, standartlara uygun olarak analiz etmek ve raporlamak,

38. Kamu sağlık tesislerinde destek hizmetleri ile ilgili demirbaş ve sarf malzemesi ihtiyaçlarını planlamak,

39. Bakanlığa bağlı sağlık kuruluşların yıllık ödenek ihtiyaçlarını belirleyerek bütçe hazırlığı için zamanında Bakanlığa ulaştırılmasını sağlamak,

40. Bilgi güvenli politikalarının takip, kontrol ve koordine edilmesi ile gerekli eğitimleri düzenlemek, bilgi güvenliği konularında denetim yapmak,

41. Bakanlık ve bağlı kuruluşlarının bilgi ve iletişim teknolojileri alanında yayımladığı mevzuat hükümlerinin yerine getirilmesini sağlamak ve denetlemek, denetim raporlarını Bakanlığa göndermek,

(5)

T.C.

4

42. E-İmza ve mobil imza tedarik, idame ve kullanım süreçlerini organize etmek, 43. Bakanlığın ihtiyaç duyduğu taşınmazların kamulaştırma işlemlerini yürütmek,

44. Bakanlığa ait tesislerin bakım ve onarımları için gerekli olan keşif özetlerinin temini ve zamanında Bakanlığa ulaşmasını sağlamak,

45. İhtiyaç duyulan onarım ve tadilatlar için proje, yaklaşık maliyet ve teknik şartnamesi hazırlanmasına, onarım ihalelerinin yapılmasına, ihalesi yapılan işlerde yapı denetimine ilişkin faaliyetlerin yürütülmesine yönelik iş ve işlemleri yapmak,

46. Yatırım programına teklif edilen projeler için arsa temin etmek ve söz konusu taşınmazlarla ilgili gerekli işlemleri yaptırmak,

47. İldeki sağlık yapılarının son kullanıcı birimlerce teslim alınması süreçlerini koordine etmek, devir teslim işlerini yürütmek,

48. Bilgi edinme hizmetlerini yürütmek,

49. Birimlere ait araç, gereç ve motorlu taşıtlar ile Bakanlığa ait bina, arsa ve tesislerin envanter kayıtlarının tutulması, planlanması, bakım-onarımının yaptırılmasına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

50. İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili iş ve işlemlerin koordinasyonunu sağlamak. İI düzeyinde iş sağlığı ve güvenliği, meslek hastalıkları ve iş kazalarından korunma, doğru kayıt ve uygun bildirimin sağlanması ve kontrol altına alınması amaçlı çalışmalar yürütmek,

51. Sağlık hizmeti sunumunda yangın-doğal afet planı, ulaşım hizmetleri ve sair destek hizmetlerini planlamak ve yürütmek,

52. Koruma ve Güvenlik Hizmetlerine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

(6)

T.C.

5

BAŞKAN YARDIMCILARININ GÖREV, YETKİ ve SORUMLULUKLARI

Başkan yardımcısı, başkana ve müdüre karşı sorumlu olup müdür tarafından ilgili başkanlık hizmet alanlarına yönelik olarak yapılacak görev dağılımı çerçevesinde hizmetleri yürütürken;

1. Faaliyetleri ile ilgili işlem ve kayıtları tam, doğru ve zamanında tutulmasını, kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamakla,

2. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmakla, 3. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek ve izlenmesini sağlamakla,

4. Tüm faaliyetlerinde İç Kontrol Sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapılmasını sağlamakla,

5. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uyulmasını sağlamakla,

6. Birimlerinde yapılan işlerin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmekle,

7. Görev alanı ile ilgili olarak Başkan ve Müdür tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmekle, yükümlüdür.

İlgili hizmet başkanlığının başkan yardımcılarından birisinin herhangi bir sebeple (izin, görev, rapor vs...) görevde bulunmadığı zamanlarda diğer başkan yardımcısı görevde olmayan ilgili başkan yardımcısının görevlerini yürütür.

(7)

T.C.

6

1. PERSONEL ve DESTEK HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCISI YETKİ ve SORUMLULUĞUNDAKİ BİRİMLER

4.1.1. İnsan Kaynakları Planlama Birimi 4.1.2. İç Kontrol, Stratejik Plan Birimi 4.1.3. Aday Memur Birimi

4.1.4. Sürekli İşçi Hizmetleri Birimi 4.1.5. Güvenlik Hizmetleri Birimi 4.1.6. Disiplin Birimi

4.1.7. Atama-Nakil Birimi 4.1.8. Evrak Kayıt Birimi 4.1.9. Arşiv Hizmetleri Birimi 4.1.10. Ulaştırma Hizmetleri Birimi 4.1.11. Özlük İşleri Birimi

4.1.12. İş Sağlığı ve Güvenliği İl Koordinasyon Birimi 4.1.13. İl İzleme Değerlendirme ve İstatistik Birimi

2. PERSONEL ve DESTEK HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCISI GÖREV YETKİ ve SORUMLULUĞUNDAKİ BİRİMLER

4.2.1. Bütçe ve Gider Tahakkuk Birimi 4.2.2. Taşınır Yönetimi Birimi

4.2.3. Yatırım Takip, Taşınmaz Yönetimi ve Ticari Alanlar Birimi 4.2.4. Mühendislik Hizmetleri Birimi

4.2.5. Gelir Tahakkuk ve Alacak Takip Birimi 4.2.6. Merkezi Satın Alma Birimi

4.2.7. Bilgi İşlem Birimi 4.2.8. Teknik Hizmetler Birimi 4.2.9. Harcırah İşlemleri Birimi 4.2.10. Maaş ve Ek Ödeme Birimi 4.2.11. Muhasebe Hizmetleri Birimi

(8)

T.C.

7

4.1.2. İÇ KONTROL ve STRATEJİK PLAN BİRİMİ

GÖREV TANIMI

1. İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak, çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunmak,

2. Müdürlüğümüz birimlerinde İç Kontrol Sisteminin oluşturulması için gereken sistemlerin (görev tanımları iş süreçleri, sorumluluk matrisi, mevcut durum, iş yetki ve görev devri sistemi, hassas görevler, risk yönetim sistemi, kontrol faaliyetleri ve uygulama mekanizmaları vs.) kurulmasını sağlamak,

3. Müdürlüğümüzde İç Kontrol Sisteminin oluşturulması, kontrol standartlarının uygulanması, yaygınlaştırılması ve sürdürülebilirliğinin sağlanması konusunda birimlere destek olmak, gerektiğinde danışmanlık hizmeti vermek ya da verilmesini sağlamak,

4. İç kontrol sistemi dokümanlarının kullanım sürekliliğinin takibini, uygulama etkinliği ve güncelleştirme çalışmalarını diğer birimler ile koordineli olarak gerçekleştirmek,

5. İç Kontrol Uyum Eylem Planı gerçekleşme sonuçlarını incelemek ve değerlendirmek, 6. Periyodik aralarla İç Kontrol Uyum Eylem Planını Sağlık Bakanlığına raporlamak,

7. İç Kontrol Sisteminin kontrol stratejilerinin uygulanabilmesi için gerekli verinin toplanması, işlenmesi, paylaşılması, saklanması, uygun erişimini ve sürekliliğini sağlamak,

8. Müdürlüğümüzde İç Kontrol Sistemi izleme ve değerlendirme mekanizmalarının kurulmasını sağlamak,

9. İç kontrol sistemini ilgilendiren ve bölümlerden gelen görüş, öneri, talep ve şikâyetlerin değerlendirilmesini ve gerekli iyileştirme önlemlerinin alınmasını sağlamak,

10. İç Kontrol Sisteminin güncelliğini ve sürdürülebilirliğini izlemek ve uygulama etkenliğini değerlendirmek,

11. İç Kontrol Sisteminin oluşturulması, uygulanması izlenmesi ve değerlendirilmesi ile ilgili her türlü eğitim çalışmalarını planlamak ve koordine etmek,

12. Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut İç Kontrol Sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak,

13. İç Kontrol mevzuatına ilişkin yayınları sürekli izlemek, bilgilerini güncellemek,

14. Bölümün ilgi alanına giren konularda meydana gelebilecek standart dışılık olgusunun giderilmesi ve sürekli iyileştirilmesi amacıyla; ‘Düzeltici”, “Önleyici”, “Yönlendirici” ve

“Denetleyici” faaliyet çalışmaları yapmak,

(9)

T.C.

8

15. Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut İç Kontrol Sisteminin tanım ve gereklerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak,

16. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek,

17. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek, 18. Bakanlığın stratejik planlama çalışmalarına yönelik hazırlık programı oluşturmak, stratejik

planlama çalışmalarını koordine etmek,

19. Stratejik Plan ve performans programının izlenip değerlendirilmesi için gerekli bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve raporlamak,

20. Stratejik planın uygulama sonuçlarını periyodik olarak izlemek, değerlendirmek ve raporlamak,

21. Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak,

22. Birim faaliyet raporlarını esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak,

23. Başkanlığın faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek ve Birim Faaliyet Raporunu hazırlamak,

24. Acil Eylem Planı, Orta Vadeli Program, Yıllık Programlarda Bakanlığımız tarafından yürütülmesi öngörülen faaliyetlerle ilgili çalışmaları raporlar halinde Bakanlığa göndermek, 25. Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak,

Ayrıca;

1. Faaliyetleri ile ilgili işlem ve kayıtları tam, doğru ve zamanında tutmak, kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını sağlamak,

2. Faaliyetlerine ilişkin bilgilerin kullanıma hazır bir biçimde bulundurulmasını, rapor ve benzerlerinin dosyalanmasını sağlamak, gerektiğinde konuya ilişkin belge ve bilgileri sunmak,

3. Görev alanı ile ilgili mevzuatı düzenli olarak izlemek,

4. Gerektiğinde çalıştığı bölümde yürütülen diğer faaliyetlere ve bazı işlemlere yöneticisi tarafından verilen talimatlar çerçevesinde yardımcı olmak,

5. Tüm faaliyetlerinde İç Kontrol Sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak, 6. İş sağlığı ve iş güvenliği kurallarına uymak,

7. Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek,

8. Görev alanı ile ilgili olarak yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek,

(10)

Süreç Kodu Süreç Adı Açıklama

4 PERSONEL VE DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI 4.1 BAŞKAN YARDIMCILIĞI 1

4.1.2 İÇ KONTROL VE STRATEJİK PLAN BİRİMİ

4.1.2.1 İÇ KONTROL SÜRECİ Bakanlığımız İç Kontrol Eylem Planında bildirilen eylemlerin gerçekleştirilmesi ve 6 ayda bir Bakanlığa raporlanması

4.1.2.1.1 Teşkilat Şeması Hazırlama Süreci Başkanlıklara ait güncel Başkanlık Şemalarının ilgili birimlerce oluşturulmasının sağlanması, Başkanlık Şemaları birleştirilerek İl Sağlık Müdürlüğü güncel Organizasyon Şemasının oluşturulması, web sayfasında yayınlanması ve güncelliğinin takip edilmesi; KOS 2.4 E.2.4.1

4.1.2.1.2 Süreç Modelleme Süreci Tüm başkanlık/birimlere ait süreç modellemelerin (Süreç Kartları, İş Akış Şemaları, Süreli İşler Takvimleri, Sorumluluk Matrisleri vd.) oluşturulmasının sağlanması, web sayfasında yayınlanması; KOS 2.6 E.2.6.1

4.1.2.1.3 Etik Kurallar, Misyon, Vizyon Farkındalık Süreci Kamu Etik Kurallarının, Bakanlığımız misyon ve vizyonunun, 3 ayda 1 Personelin e postalarına ve telefonlarına sms gönderilerek etik ilkelerin, misyon ve vizyonun hatırlatılmasının sağlanması; KOS 1.3 E 1.3.1

4.1.2.1.4 Eğitim Süreci İç Kontrol Eylem Planı gereği belirli periyotlarda yönetici ve personele İç Kontrol Farkındalık Eğitimi düzenlenmesi; KOS 1.1 E.1.1.5 E.1.1.6 E.1.1.7

4.1.2.1.5 Farkındalık Materyali Hazırlama Süreci Farkındalık Materyali (Broşür, Afiş, Mouseped vs.) hazırlanması.

4.1.2.1.6 Toplantı Süreci Sağlık Müdürlüğü bünyesinde İç Kontrol Sisteminin aktif hale getirilmesi, uygulamadaki aksaklıkların, iletişim eksikliklerinin giderilmesi amacı ile birim çalışanları/birim amirleri/başkan yardımcıları/başkanlar/İl Sağlık Müdürü ile ihtiyaç halinde toplantı yapılması.

4.1.2.1.7 Web Sekmesi Takip Süreci Samsun İl Sağlık Müdürlüğü web sayfamızda iç kontrol sekmesi oluşturulması, yapılan çalışmaların ilgili alanda yer alması ve sürekli güncellenmesi; KOS 1.1 E.1.1.4

4.1.2.1.8 Tablo-Takvim-Çizelge Hazırlama Süreci

İş Takvimi, Toplantı Takvimi, Görev Dağılım Çizelgesi, Risk ve Eylem Tablosu Hazırlama Süreci v.d. hazırlanması

1. Görev Dağılım Çizelgesi Hazırlama Süreci (İl Sağlık Müdürlüğü başkanlık ve birimlerine ait Görev Dağılım Çizelgelerinin oluşturulmasının sağlanması, web sayfasında yayınlanması ve güncelliğinin takibi, KOS 2.3 KOS 2.4 E.2.3.1, E.2.3.2)

2. Risk ve Eylem Tablosu Hazırlama Süreci (İl Sağlık Müdürlüğü Risk ve Eylem Tablosunun hazırlanması, web sayfasında yayınlanması; RDS 6)

4.1.2.1.9 Hassas Görev Belirleme Süreci

İç Kontrol Eylem Planı gereğince yürütülen faaliyetlerin birim yöneticileri tarafından her yıl değerlendirilerek hassas görevlein belirlenmesi; KOS 2.6 E.2.6.2. Gizlilik, ivedilik, hata, yanlış uygulama yapılması, bilgi-eğitim ihtiyacı yüksek, mali kayba neden olacak, fazla mesai gerektiren, hesap verme yükümlülüğü olan yüksek maliyetli, kaynak israfına neden olabilecek ve sorumluluğu yüksek olan iş ve işlemlerin başkanlıklar ve birim amirleri tarafından belirlenerek hassas görevlerin tespitinin sağlanması, Hassas Görevleri yürüten personelin yeterli niteliğe sahip personellerden olmasının sağlanması, Başkanlık ve birimler tarafından belirlenen Hassas Görevlerin İç Kontrol Birimine ulaştıktan sonra Müdürlük web sayfasında yayınlanması, Hassas Görev Belirleme Metodolojisi/Rehber Hassas Görev Listesi bilgilendirme yazısı yayınlanması, yapılan çalışmaların personele duyurulması ve Strateji Geliştirme Başkanlığı'na bildirilmesi

4.1.2.1.10 İzleme ve Değerlendirme Süreci

İç Kontrol Uyum Eylem Planı İzleme ve Değerlendirme İşlemleri; İS 17.1 E.17.1.1 kapsamında 1 yıl içinde yapılan faaliyetlerin değerlendirilmesi; Yıl sonunda Öz Değerlendirme Anketi düzenlenmesi, Öz Değerlendirme Anketi nin tüm personelce doldurulmasının sağlanması, o yıl içinde İç Kontrol Eylem Planı kapsamında yapılan her çalışmanın kuruma sağladığı faydanın ölçülmesi için anketlerin analizinin yapılması, yapılan çalışmalar ve anket sonuçlarının üst yönetime ve Bakanlığa bildirilmesi

SAMSUN İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

SÜREÇ TABLOSU

(11)

Süreç Kodu Süreç Adı I.SORUMLU II. SORUMLU III.SORUMLU IV.SORUMLU I.KONTROL (PARAF)

II.KONTROL (PARAF)

III.KONTROL (PARAF-İMZA)

IV.KONTROL (İMZA-ONAY)

4.1.2 İÇ KONTROL VE STRATEJİK PLAN BİRİMİ

4.1.2.1 İÇ KONTROL SÜRECİ

4.1.2.1.1. Teşkilat Şeması Hazırlama Süreci Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.2.1.2 Süreç Modelleme Süreci Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.2.1.3 Etik Kurallar, Misyon, Vizyon Farkındalık Süreci Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.2.1.4 Eğitim Süreci Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.2.1.5 Farkındalık Materyali Hazırlama Süreci Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.2.1.6 Toplantı Süreci Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.2.1.7 Web Sekmesi Takip Süreci Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.2.1.8 Tablo-Takvim-Çizelge Hazırlama Süreci Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.2.1.9 Hassas Görev Belirleme Süreci Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

4.1.2.1.10 İzleme ve Değerlendirme Süreci Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı Başkan İl Sağlık Müdürü

SAMSUN İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

İÇ KONTROL VE STRATEJİK PLAN SÜRECİ SORUMLULUK MATRİSİ

(12)

Alt Süreçler

4.1.2. İç Kontrol ve Stratejik Plan İş Süreçleri

4.1.2. İÇ KONTROL ve STRATEJİK PLAN İŞ SÜREÇLERİ

4.1.2.1. İÇ KONTROL SÜREÇLERİ 4.1.2.2. FAALİYET PLANLAMA

SÜRECİ 4.1.2.3. STRATEJİK PLAN SÜRECİ

(13)

4.1.2.1. İÇ KONTROL SÜREÇLERİ

4.1.2.1.7. Web Sekmesi Takip Süreci 4.1.2.1.1. Teşkilat Şeması Hazırlama Süreci

4.1.2.1.2. Süreç Modelleme Süreci

4.1.2.1.8. Tblo-Takvim- Çizelge Hazırlama Süreci

4.1.2.1.3. Etik Kurallar, Misyon, Vizyon Farkındalık Süreci

4.1.2.1.6. Toplantı Süreci

4.1.2.1.5. Farkındalık Materyali Hazırlama Süreci

4.1.2.1.9. Hassas Görev Belirleme Süreci

4.1.2.1.10. İzleme ve Değerlendirme Süreci

4.1.2.1.4. Eğitim Süreci

(14)

EK-1

YAYIN TARİHİ 8.03.2019

GÜNCELLENME TARİHİ

GÜNCELLENME NO 0

TOPLAM SAYFA 1

SÜREÇ KODU 4.1.2.1.1

BİRİMİN BAĞLI OLDUĞU MAKAM ADI

BİRİM ADI SÜREÇ ADI ALT SÜREÇ ADI

YAPILAN İŞİN SÜRESİ ve TEKRAR SAYISI

SÜRECİN SORUMLULARI

SÜRECİ YAPAN

SÜRECİN ADIMLARI

HAZIRLAYAN

MÜKERREM KÖKSAL

KONTROL EDEN

MUALLA ÇALIŞKAN KOÇ

ONAYLAYAN

Teşkilat Şeması Hazırlama Süreci (İl Sağlık Müdürlüğü Güncel Teşkilat Şemasının ve Başkanlıklara ait şemaların ilgili birimlerce oluşturulmasının sağlanması, web sayfasında yayınlanması ve güncelliğinin takibi; KOS 2.4 E.2.4.1)

Oluşturulması: 1 Kez

Takibi ve Güncellenmesi: Ayda 1 kez/ihtiyaç halinda daha sık Süre: 2 Gün

Birim Çalışanı Şube Müdürü Başkan Yardımcısı

Birim Çalışanı

1. İç Kontrol Eylem planı KOS 2.4 E.2.4.1; Teşkilat Şemasının güncel tutulma talimatının gelmesi

2. Web sitesinde yayınlanmak üzere Başkanlıklara ait güncel şemaların ilgili birimlerce oluşturulması için resmi yazı yazılması 3. Birimler tarafından Başkanlıklara ait şemaların oluşturulması ve birimimize gönderilmesi

4. Birimlerden gelen şemaların birleştirilerek İl Sağlık Müdürlüğü Teşkilat Şemasının oluşturulması 5. İl Sağlık Müdürlüğü Organizasyon Şemasının üst yönetime sunulması

6. Uygun bulundu mu?

7. Hayır; Düzeltme için birime gönderilmesi

8. Evet; Oluşturulan şemaların web sayfası İç Kontrol sekmesinde yayınlanması için Bilgi işlem-Birimine iletilmesi 9. Oluşturulan şemaların web sayfası İç Kontrol sekmesinde yayınlanması için Bilgi-İşlem Birimine iletilmesi 10. Web sayfası İç Kontrol Sekmesinin takibi yapılarak güncelliğinin sağlanması

SÜREÇ BİLGİ KARTI

PERSONEL ve DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI İÇ KONTROL ve STRATEJİK PLAN BİRİMİ İÇ KONTROL SÜRECİ

(15)

İç Kontrol Eylem planı KOS 2.6 E.2.6.1;

Teşkilat Şemasının güncel tutulma talimatının gelmesi

Birimler tarafından Başkanlıklara ait şemaların oluşturulması ve birimimize

gönderilmesi

Oluşturulan şemaların web sayfası İç Kontrol sekmesinde yayınlanması için

Bilgi-İşlem Birimine iletilmesi

Web sayfası İç Kontrol Sekmesinin takibi yapılarak güncelliğinin sağlanması

EBYS

4.1.2. İç Kontrol ve Stratejik Plan İş Süreçleri 4.1.2.1. İç Kontrol Süreci

4.1.2.1.1. Teşkilat Şeması Hazırlama Süreci

EBYS Web sitesinde yayınlanmak üzere

Başkanlıklara ait güncel şemaların ilgili birimlerce oluşturulması için

resmi yazı yazılması

Birimlerden gelen şemaların birleştirilerek İl Sağlık Müdürlüğü Teşkilat Şemasının oluşturulması

Uygun bulundu

mu?

İl Sağlık Müdürlüğü Teşkilat Şemasının üst yönetime sunulması

Hayır

Evet EBYS

(16)

EK-1

GÜNCELLENME NO 0

TOPLAM SAYFA 1

SÜRECİ YAPAN

HAZIRLAYAN

MÜKERREM KÖKSAL

KONTROL EDEN

ONAYLAYAN

MESUT İLKYAZ

Süreç Modelleme Süreci (Tüm başkanlık/birimlere ait süreç modellemelerinin İş Akış Süreci Tabloları, Süreli İşler Takvimleri, Sorumluluk Matrislerinin vd. oluşturulmasının sağlanması, web sayfasında yayınlanması; KOS 2.6 E.2.6.1)

Takibi ve Güncellenmesi: 3 ayda 1/ihtiyaç halinde daha sık Süre: 10 Gün

Birim Çalışanı

1. İç Kontrol Eylem planı KOS 2.4 E.2.4.1; Süreç Modellemelerinin standardize edilmesi talimatının gelmesi

2. Süreç Modellemelerinin (Süreç Kartı, İş Akış Şemaları, Sorumluluk Matrisleri, Süreli İşler Takvimleri vd.) oluşturulması için Başkanlık ve Birimlere yazı yazılması başkanlık ve birimlere EBYS üzerinden yazı yazılması

3. Birimlerin Süreç Kartı, İş Akış Şemaları, Sorumluluk Matrisleri, Süreli İşler Takvimleri vd. belirtilen süre içinde hazırlamasının sağlanması (başkanlık ve birimlere ait hangi işlerin hangi personel tarafından nasıl ve ne zamanda yapıldığının belirlenmesi) belirtilen süre içinde hazırlamasının sağlanması

4. Yapılan çalışmaların yazı ve e posta ile birimimize gönderilmesi 5. Tüm çalışmaların kontrollerinin yapılması

6. Çalışmalar standartlara uygun mu?

7. Hayır; Eksikliklerin düzeltilmesi için Başkanlık/Birimlere gönderilmesi 8. Evet; İş süreçleri ve görev tanımlarının oluşturulması

9. Süreç Modellemelerin Web sayfasında yayınlanması, takibinin yapılarak güncelliğinin sağlanması, Bakanlığımız Web Uygulama Sayfasına verilerin girilmesi

İÇ KONTROL İŞ SÜRECİ

SÜREÇ BİLGİ KARTI

PERSONEL ve DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI İÇ KONTROL ve STRATEJİK PLAN BİRİMİ

(17)

4.1.2.1.2. Süreç Modelleme Süreci

İç Kontrol Eylem planı KOS 2.4 E.2.4.1;

Süreç Modellemelerinin standardize edilmesi talimatının gelmesi

EBYS

Başkanlık/Birimlerin Süreç Kartı, İş Akış Şemaları, Sorumluluk Matrisleri,

Süreli İşler Takvimleri vd. belirtilen süre içinde hazırlamasının sağlanması

Yapılan çalışmaların yazı ve e posta ile birimimize gönderilmesi e-posta

EBYS

Tüm çalışmaların kontrollerinin yapılması

Standartlara uygun mu?

Hayır

Süreç Modellemelerin Web sayfasında yayınlanması, takibinin yapılarak güncelliğinin sağlanması

Evet 4.1.2.1. İç Kontrol Süreci

Bakanlığımız Web Uygulama Sayfasına verilerin girilmesi Süreç Modellemelerinin

oluşturulması için Başkanlık ve Birimlere yazı yazılması

İş süreçleri ve görev tanımlarının oluşturulması

(18)

EK-1

GÜNCELLENME NO 0

TOPLAM SAYFA 1

SÜRECİ YAPAN

HAZIRLAYAN

MÜKERREM KÖKSAL

KONTROL EDEN

MUALLA ÇALIŞKAN KOÇ İÇ KONTROL İŞ SÜRECİ

SÜREÇ BİLGİ KARTI

ONAYLAYAN

MESUT İLKYAZ

Etik Kurallar, Misyon, Vizyon Farkındalık Süreci (Kamu Etik Kurallarının ve Bakanlığımız misyon ve vizyonunun personele duyurulması; KOS 1.3 E 1.3.1)

Oluşturulması; 1 Kez

Takibi ve Güncellenmesi: Yılda 2 kez (6 ayda bir)/ihtiyaç halinde daha sık; Sürekli Süre: 4 saat

Birim Çalışanı

1. İç Kontrol Eylem Planı KOS 1.3 E 1.3.1; Kamu Etik Kurallarının ve Bakanlığımız Misyon ve Vizyonunun personele duyurulması talimatının gelmesi

2. Yazı ile Etik ilkeler, Misyon, Vizyonun Bilgi işlem Birimine gönderilmesi

3. Etik ilkeler, Misyon, Vizyonun 6 ayda bir tüm personelin e-posta adreslerine ve telefonlarına SMS gönderilerek farkındalığın arttırılması

4. Etik ilkeler, Misyon, Vizyon farkındalık materyali (etik ilkeler, afiş, broşür vs.) hazırlanması 5. Personelin görebileceği alanlara farkındalık materyallerinin asılması

6. Yazı ile Etik ilkeler, Misyon, Vizyonumuzun Bilgi işlem Birimine gönderilmesi 7. Yapılan çalışmaların 6 ayda bir Bakanlığa bildirilmesi

(19)

İç Kontrol Eylem Planı KOS 1.3 E 1.3.1;

Kamu Etik Kurallarının ve Bakanlığımız Misyon ve Vizyonunun personele duyurulması talimatının gelmesi

Yazı ile Etik ilkeler, Misyon, Vizyonun Bilgi işlem Birimine gönderilmesi

Etik ilkeler, Misyon, Vizyonun 6 ayda bir tüm personelin e-posta

adreslerine ve telefonlarına SMS gönderilerek farkındalığın arttırılması

EBYS

Personelin görebileceği alanlara farkındalık materyallerinin asılması

Yapılan çalışmaların 6 ayda bir Bakanlığa bildirilmesi 4.1.2.1. İç Kontrol Süreci

Etik ilkeler, Misyon, Vizyon farkındalık materyali (etik ilkeler, afiş, broşür vs.)

hazırlanması

e-posta SMS

Farkındalık materyali

(20)

EK-1

GÜNCELLENME NO 0

TOPLAM SAYFA 1

SÜRECİ YAPAN

HAZIRLAYAN

MÜKERREM KÖKSAL

KONTROL EDEN

MUALLA ÇALIŞKAN KOÇ İÇ KONTROL İŞ SÜRECİ

SÜREÇ BİLGİ KARTI

ONAYLAYAN

MESUT İLKYAZ

Eğitim Süreci (İç Kontrol Eylem Planı gereği belirli periyotlar da yönetici ve personele İç Kontrol Farkındalık Eğitimi düzenlemesi KOS 1.1 E.1.1.5 E.1.1.6 E.1.1.7)

Takibi ve Güncellenmesi: Yılda 2 kez/ihtiyaç halinde daha sık Süre: 2 ay

Birim Çalışanı

1. Eğitim ihtiyacının belirlenmesi 2. Eğitim Planlı mı?

3. Evet; Yıllık Eğitim Planının uygulanmaya konulması

4. Hayır; Eğitim verilecek tarih, saat, yer, eğitimci, eğitim konuları, sunum v.s içeren Eğitim Planının hazırlanması 5. Eğitim Planının üst yönetime sunulması

6. Eğitim Planı onaylandı mı?

7. Hayır; Eğitim verilecek tarih, saat yer, eğitimci, eğitim konuları, sunum v.s içeren Eğitim Planının yeniden hazırlanması 8. Evet; Üst yazı ile EBYS'den eğitim duyurusunun yapılması

9. Eğitim Katılım Formu düzenlenerek, eğitim anında katılımcılara imzalattırılması 10. Katılım belgesi verilecek mi?

11. Hayır; Eğitim Raporu Düzenlenmesi

12. Evet; Katılımcılara Eğitim Katılım Belgesi verilmesi, Eğitim Raporu Düzenlenmesi 13. Eğitim raporunun Üst Yönetime/Sağlık Bakanlığına iletilmesi

(21)

Eğitim ihtiyacının belirlenmesi

Eğitim Planı onaylandı

mı?

Hayır

Evet

Eğitim Katılım Formu düzenlenerek, eğitim anında katılımcılara imzalattırılması

Eğitim raporunun Üst Yönetime/Sağlık Bakanlığına iletilmesi Üst yazı ile eğitim duyurusunun

yapılması EBYS

Eğitim Planının üst yönetime sunulması

Hayır

Katılım belgesi verilecek mi?

Eğitim raporu düzenlenmesi Katılımcılara Eğitim Katılım

Belgesi verilmesi

Eğitim Katılım Formu Hayır Eğitim Planlı

mı?

4.1.2.1. İç Kontrol Süreci

Yıllık Eğitim Planının uygulamaya konulması

Evet

Eğitim Katılım Belgesi Eğitim tarihi-saati-yeri, eğitimci,

eğitim konuları, sunum vs. içeren Eğitim Planının hazırlanması

Eğitim Planı

Evet

Eğitim Raporu

(22)

EK-1

GÜNCELLENME NO 0

TOPLAM SAYFA 1

YAPILAN İŞİN SÜRESİ VE TEKRAR SAYISI

SÜRECİ YAPAN

HAZIRLAYAN

MÜKERREM KÖKSAL

KONTROL EDEN

SÜREÇ BİLGİ KARTI

PERSONEL ve DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI İÇ KONTROL ve STRATEJİK PLAN BİRİMİ İÇ KONTROL İŞ SÜRECİ

ONAYLAYAN

MESUT İLKYAZ Farkındalık Materyali (Broşür, Afiş, Mouseped vs.) Hazırlama Süreci

Takibi ve Güncellenmesi: Değişiklik olduğunda/ihtiyaç halinde Süre: 3 ay

Birim Çalışanı

1. Farkındalık materyali gereksinimin oluşması

2. Birim tarafından hazırlanacak materyalin belirlenmesi (broşür, afiş, mouseped vs.) 3. Materyalin içeriğinin ve düzeninin hazırlanması

4. Üst yönetime sunulması 5. Onaylandı mı?

6. Hayır; Materyalin içeriğinin ve düzeninin yeniden hazırlanması 7. Evet; Farkındalık materyaline uygun şartnamesinin hazırlanması 8. Satınalma birimine talep yapılması

9. Hazırlanacak materyalin tasarımının yapılması 10. Baskı öncesi üst yönetime sunulması 11. Amaca uygun hazırlanmış mı?

12. Hayır; materyalin tasarımının uygun hale getirilmesi 13. Evet; Baskı onayı verilmesi.

14. Baskıdan gelen materyalin ilgili birimlere dağıtılması

(23)

4.1.2.1.5. Farkındalık Materyali Hazırlama Süreci

Farkındalık materyali gereksinimin oluşması Birim tarafından hazırlanacak materyalin belirlenmesi (broşür,

afiş, mouseped vs.)

Materyalin içeriğinin ve düzeninin hazırlanması

Satınalma birimine talep yapılması

Farkındalık materyaline uygun şartnamesinin hazırlanması

Hazırlanacak materyalin tasarımının yapılması

Baskı onayı verilmesi Uygun

mu?

Baskıdan gelen materyalin ilgili birimlere dağıtılması Evet

Hayır Onaylandı

mı?

Evet

Hayır Üst yönetime sunulması

Baskı öncesi üst yönetime sunulması

(24)

EK-1

GÜNCELLENME NO 0

TOPLAM SAYFA 1

SÜRECİ YAPAN

HAZIRLAYAN

MÜKERREM KÖKSAL

KONTROL EDEN

SÜREÇ BİLGİ KARTI

ONAYLAYAN

MESUT İLKYAZ Toplantı Süreci

Birim içi; haftada 1 kez (ihtiyaç halinde daha sık) Diğer birimler ile; Ayda 1-2 kez (ihtiyaç halinde daha sık)

Birim Çalışanı

1. Toplantı gereksiniminin oluşması 2. Toplantı birim içi mi?

3. Evet; Toplantı planının (tarih, yer, saat, gündem) yazı ile katılımcılara bildirilmesi 4. Hayır; Toplantı gereksiniminin üst makama iletilmesi

5. Toplantı yapılması onaylandı mı?

6. Hayır; Toplantı planının iptal edilmesi

7. Evet; Toplantının planlanması (tarih, yer, saat, katılımcılar, gündem, bilgi-işlem desteği, fotoğrafçı, basın, sunum vs.) 8. Toplantı planının üst makama onaya sunulması

9. Plan uygun mu?

10. Hayır; Toplantının yeniden planlanması

11. Evet; Resmi yazı ile ilgili kurum/birimlere toplantı planı iletilerek, uygun sayı ve nitelikte personel isimlerinin istenmesi 12. Kurum/birimlerden İletilen isimler için toplantı planı dahilinde üst makamdan resmi olur alınması

13. Katılımcı listesi onaylandı mı?

14. Hayır; Resmi yazı ile ilgili kurum/birimlere toplantı planı iletilerek, uygun sayı ve nitelikte personel isimlerinin istenmesi 15. Evet; İlgili kurum/birim/kişilere resmi olurun gönderilmesi

16. Toplantı planının (tarih, yer, saat, gündem) yazı ile katılımcılara bildirilmesi 17. Toplantının gerçekleştirilmesi, üyelere toplantı katılım formunun imzalattırılması

18. Gündem maddelerinin, dilek ve önerilerin yazılı olarak tutanak haline getirilmesi ve tüm üyelere imzalattırılması 19. Basın birimine gönderilecek toplantı bilgi notu hazırlanması ve fotoğrafların belirlenmesi

20. Toplantı tutanağının katılımcıların e posta adreslerine/kurumlara/ Bakanlığa gönderilmesi 21. Toplantı bilgi notu ve fotoğrafların Müdürlüğümüz basın birimine gönderilmesi

(25)

Toplantının planlanması (tarih, yer, saat, katılımcılar, gündem, bilgi-işlem desteği,

fotoğrafçı, basın, sunum vs.)

Toplantı planının üst makama onaya sunulması

Toplantı gereksiniminin oluşması

Toplantı gereksiniminin üst makama iletilmesi

Evet Toplantı yapılması onaylandı Toplantı planının iptal edilmesi mı?

Hayır

Hayır Toplantı birim içi

mi?

Evet

1

4.1.2.1.6. Toplantı Süreci (Syf 1)

Toplantı planı Hayır

(26)

1

İlgili kurum/birim/kişilere resmi olurun gönderilmesi

Evet Katılımcı

listesi onaylandı

mı?

Hayır Evet

EBYS EBYS

Kurum/birimlerden İletilen isimler için toplantı planı dahilinde üst makamdan

resmi olur alınması

EBYS Resmi yazı ile ilgili kurum/birimlere

toplantı planı iletilerek, uygun sayı ve nitelikte personel isimlerinin istenmesi

Evet

2

EBYS Plan uygun

mu?

Hayır

(27)

Toplantının gerçekleştirilmesi, üyelere toplantı katılım formunun imzalattırılması

Gündem maddelerinin, dilek ve önerilerin yazılı olarak tutanak haline getirilmesi ve

tüm üyelere imzalattırılması

Toplantı Katılım Formu

Tutanak

Toplantı tutanağının katılımcıların

e posta adreslerine/kurumlara/ Bakanlığa gönderilmesi

Toplantı bilgi notu Fotoğraflar

Toplantı bilgi notu ve fotoğrafların Müdürlüğümüz basın birimine gönderilmesi Toplantı planının (tarih, yer, saat,

gündem) yazı ile katılımcılara bildirilmesi 2

Evet

Basın birimine gönderilecek toplantı bilgi notu hazırlanması ve fotoğrafların

belirlenmesi

(28)

EK-1

GÜNCELLENME NO 0

TOPLAM SAYFA 1

SÜRECİ YAPAN

HAZIRLAYAN

MÜKERREM KÖKSAL

KONTROL EDEN

ONAYLAYAN

MESUT İLKYAZ

Web Sekmesi Takip Süreci (Birİmlerin web sayfalarında iç kontrol sekmesi oluşturulması ve yapılan çalışmaların ilgili alanda yer alması ve güncellenmesi; KOS 1.1 E.1.1.4)

Takibi ve Güncellenmesi: Ayda 1 kez/ihtiyaç halinde daha sık; Sürekli Süre: Yarım gün

Birim Çalışanı

1. İç Kontrol Eylem Planı KOS 1.1 E.1.1.4; Web sayfasında İç Kontrol Sekmesi oluşturulması talimatının gelmesi 2. İç Kontrol Sekmesinde yayınlanacak olan verilerin oluşturulması

3.Webte yayınlanacak verilerin üst yönetime sunulması 4. Uygun bulundu mu?

5. Web sayfasında iç kontrol sekmesi açılması ve oluşturulan verilerin bu sekmede yayınlanması için Bilgi-İşlem Birimine gönderilmesi

6. Web sayfasında iç kontrol sekmesi açılması ve oluşturulan verilerin bu sekmede yayınlanması için Bilgi-İşlem Birimine gönderilmesi

7. Web sayfasına eklenen İç Kontrol Sekmesinde yayınlanan verilerin kontrol edilmesi

SÜREÇ BİLGİ KARTI

(29)

İç Kontrol Eylem Planı KOS 1.1 E.1.1.4;

Web sayfasında İç Kontrol Sekmesi oluşturulması talimatının gelmesi

İç Kontrol Sekmesinde yayınlanacak olan verilerin oluşturulması

Web sayfasına eklenen İç Kontrol Sekmesinde yayınlanan verilerin kontrol edilmesi Hayır

Uygun bulundu mu?

Webte yayınlanacak verilerin üst yönetime sunulması

Evet

Web sayfasında iç kontrol sekmesi açılması ve oluşturulan verilerin bu sekmede yayınlanması için Bilgi-İşlem Birimine

gönderilmesi

EBYS Web Sayfası

(30)

EK-1

GÜNCELLENME NO 0

TOPLAM SAYFA 1

BİRİM ADI SÜREÇ ADI

ALT SÜREÇ ADI

SÜRECİ YAPAN

HAZIRLAYAN

MÜKERREM KÖKSAL

KONTROL EDEN

ONAYLAYAN

MESUT İLKYAZ

Tablo-Takvim-Çizelge Hazırlama Süreci (İş Takvimi, Toplantı Takvimi, Görev Dağılım Çizelgesi, Risk ve Eylem Tablosu Hazırlama Süreci v.d.)

1. Görev Dağılım Çizelgesi Hazırlama Süreci (İl Sağlık Müdürlüğü başkanlık ve birimlerine ait Görev Dağılım Çizelgelerinin oluşturulmasının sağlanması, web sayfasında yayınlanması ve güncelliğinin takibi; KOS 2.3 KOS 2.4 E.2.3.1, E.2.3.2) 2. Risk ve Eylem Tablosu Hazırlama Süreci (İl Sağlık Müdürlüğü Risk ve Eylem Tablosunun hazırlanması, web sayfasında yayınlanması; RDS 6)

Takibi ve Güncellenmesi: Sürekli Süre: 2 gün

Birim Çalışanı

1. İç Kontrol Eylem Planı dahilinde ilgili konularda tablo-takvim-çizelge oluşturulması gereksinimi 2. Tablo-takvim-çizelge hazırlattırılması için başkanlık ve birimlere yazı yazılması

3. Eylem Planında belirtilen süre içerisinde tablo-takvim-çizelgeleri başkanlık ve birimlerin hazırlaması 4. Tablo-takvim-çizelgelerin belirtilen süre içinde birimimize gönderilmesi

5. Formata uygun mu?

6. Hayır; Düzeltme yapılarak tekrar birimimize gönderilmesi için birime geri gönderilmesi 7. Evet; Birime gelen çizelgelerin tek çizelgeye dönüştürülmesi

8. Yapılan çalışmaların üst makama ve Bakanlığa bildirilmesi

SÜREÇ BİLGİ KARTI

PERSONEL ve DESTEK HİZMETLERİ BAŞKANLIĞI İÇ KONTROL veSTRATEJİK PLAN BİRİMİ İÇ KONTROL İŞ SÜRECİ

(31)

İç Kontrol Eylem Planı dahilinde

ilgili konularda tablo-takvim-çizelge oluşturulması gereksinimi

EBYS

Eylem Planında belirtilen süre içerisinde tablo-takvim-çizelgeleri başkanlık ve

birimlerin hazırlaması

Birime gelen çizelgelerin tek çizelgeye dönüştürülmesi

4.1.2.1.8. Tablo-Takvim-Çizelge Hazırlama Süreci

Tablo-takvim-çizelgelerin belirtilen süre içinde birimimize gönderilmesi Tablo-takvim-çizelge hazırlattırılması için başkanlık ve birimlere yazı yazılması

EBYS

Evet Formata uygun mu?

Hayır

Yapılan çalışmaların üst makama ve Bakanlığa bildirilmesi

(32)

EK-1

GÜNCELLENME NO 0

TOPLAM SAYFA 1

SÜRECİ YAPAN

HAZIRLAYAN

MÜKERREM KÖKSAL

KONTROL EDEN

SÜREÇ BİLGİ KARTI

ONAYLAYAN

MESUT İLKYAZ

Hassas Görev Belirleme Süreci (İç Kontrol Eylem Planı gereğince yürütülen faaliyetlerin birim yöneticileri tarafından her yıl değerlendirilerek hassas görevlein belirlenmesi; KOS 2.6 E.2.6.2)

Takibi ve Güncellenmesi: Yılda 1 kez/ihtiyaç halinde daha sık; Sürekli Süre: 10 gün

Birim Çalışanı

1.Hassas görevlerin belirlenmesi; KOS 2.6 E.2.6.2 eylem planının gerçekleştirilmesi talimatının gelmesi 2. Hassas görevlerin belirlenmesi için Başkanlık ve birimlere yazı yazılması

3. İç Kontrol Eylem Planı gereğince birimlerin (birim yöneticileri tarafından) hassas görevleri belirlenmesi 3. Karşılaşılabilecek risklerin belirlenmesi

4. Tanımlanan Hassas Görevlerin İç Kontrol Birimine gönderilmesi 5. Formata uygun mu?

6. Hayır; Düzeltilmesi için birime geri gönderilmesi

7. Evet; Hassas Görev Metodolojisi/Rehberi ve Hassas Görev Listesi oluşturulması 8. Bilgilendirme yazısı ile çalışanlara duyurulması, yıl sonunda gözden geçirilmesi

(33)

İç Kontrol Eylem Planı KOS 2.6

E.2.6.2; Hassas görevlerin belirlenmesi talimatının gelmesi

EBYS

Birimlerin hassas görevleri belirlemesi

Tanımlanan Hassas Görevlerin birimimize gelmesi

Yıl sonunda gözden geçirilmesi Bilgilendirme yazısı ile çalışanlara duyurulması

4.1.2.1.9. Hassas Görev Belirleme Süreci

Hassas Görev Metodolojisi/Rehberi ve Hassas Görev Listesi oluşturulması 4.1.2.1. İç Kontrol Süreci

Hassas görevlerin belirlenmesi için Başkanlık ve birimlere yazı yazılması

EBYS

Formata uygun mu?

Evet

Hayır

(34)

EK-1

GÜNCELLENME NO 0

TOPLAM SAYFA 1

SÜRECİ YAPAN

HAZIRLAYAN

MÜKERREM KÖKSAL

KONTROL EDEN

ONAYLAYAN

MESUT İLKYAZ İzleme ve Değerlendirme Süreci (İç Kontrol Uyum Eylem Planı İzleme ve Değerlendirme İşlemleri; İS 17.1 E.17.1.1)

Takibi ve Güncellenmesi: Yılda bir kez (Kasım Ayı); Sürekli Süre: 1 ay

Birim Çalışanı

1.İç Kontrol Eylem Planı İS 17.1 E17.1.1; 1 yıl içinde yapılan faaliyetlerin değerlendirilmesi talimatının gelmesi 2. Öz Değerlendirme Anketi hazırlanması

3. Anket içeriğinin üst yönetime sunulması 4. Anket içeriği uygun bulundu mu?

5. Hayır; Soruların yeniden hazırlanması

6. Evet; Tüm personele Öz Değerlendirme Anketi doldurtulması 7. Anketlerin analizinin yapılması ve raporlanması

8. Öz Değerlendirme Raporunun üst yönetime ve Bakanlığa bildirilmesi