Sayfa 1 / 8 İZ EK 2. İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporu
SANCAKTEPE BELEDİYE BAŞKANLIĞI İÇ KONTROL SİSTEMİ DEĞERLENDİRME RAPORU
2020 YILI
İÇİNDEKİLER I- GİRİŞ
A. Misyon ve Vizyon
Misyonumuz : “Önce İnsan” anlayışıyla, hizmette adalet ve eşitliği ilke edinen, milli ve manevi değerlere sahip çıkan; kalıtılımcı, kucaklayıcı ve yaşanabilir bir Sancaktepe oluşturmak.
Vizyonumuz: Hizmette öncü; insan odaklı, çevreye duyarlı model bir belediye
B. Organizasyon Yapısı
Belediyemizin yönetimi Belediye Başkanı, Belediye Meclisi ve Belediye Encümeninden oluşmaktadır.
Belediyemizde Belediye Başkanına bağlı 6 Başkan Yardımcısı ve toplam 28 Müdürlük vardır.
Müdürlüklerin dağılımı; Belediye Başkanına bağlı 6 Müdürlük ve Başkan yardımcılarına bağlı 22 Müdürlük şeklindedir.
Müdürlüklerde yapılan iş ve işlemler; Müdür, Şef, Memur, İşçi ve Yardımcı Personeller tarafından yürütülmektedir.
II. İÇ KONTROL SİSTEMİ SORU FORMU SONUÇLARI
1.Kontrol Ortamı
MÜDÜRLÜK ADI EVET HAYIR GLŞT.
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler
Müdürlüğü 18 4 2
Bilgi İşlem Müdürlüğü 15 1 8
Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü 14 0 10
Destek Hizmetleri Müdürlüğü 24 0 0
Emlak ve İstimlak Müdürlüğü 19 5 0
Fen İşleri Müdürlüğü 15 8 1
Gençlik ve Spor Hizmetleri Müdürlüğü 16 2 6
Halkla İlişkiler Müdürlüğü 22 2 0
Hukuk İşleri Müdürlüğü 21 1 2
İmar ve Şehircilik Müdürlüğü 18 6 0
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 20 0 4
İşletme İştirakler Müdürlüğü 19 1 4
Kadın ve Aile Hizmetleri Müdürlüğü 21 1 2
Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü 19 4 1
Mali Hizmetler Müdürlüğü 24 0 0
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü 16 0 8
Sayfa 2 / 8
Özel Kalem Müdürlüğü 22 2 0
Park ve Bahçeler Müdürlüğü 24 0 0
Plan ve Proje Müdürlüğü 20 4 0
Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü 18 2 4
Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 24 0 0
Strateji Geliştirme Müdürlüğü 24 0 0
Teftiş Kurulu Müdürlüğü 24 0 0
Temizlik İşleri Müdürlüğü 24 0 0
Yapı Kontrol Müdürlüğü 16 3 5
Yazı İşleri Müdürlüğü 17 2 5
Zabıta Müdürlüğü 22 2 0
TOPLAM 536 50 62
PUANLAMA 1072 0 62
TOPLAM PUAN (27 MÜDÜRLÜK
İÇİN) 1134
2.Risk Değerlendirme
MÜDÜRLÜK ADI EVET HAYIR GLŞT.
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler
Müdürlüğü 14 1 1
Bilgi İşlem Müdürlüğü 6 0 10
Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü 6 1 9
Destek Hizmetleri Müdürlüğü 13 0 3
Emlak ve İstimlak Müdürlüğü 16 0 0
Fen İşleri Müdürlüğü 2 0 14
Gençlik ve Spor Hizmetleri Müdürlüğü 13 0 3
Halkla İlişkiler Müdürlüğü 14 2 0
Hukuk İşleri Müdürlüğü 16 0 0
İmar ve Şehircilik Müdürlüğü 14 2 0
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 11 0 5
İşletme ve İştirakler Müdürlüğü 16 0 0
Kadın ve Aile Hizmetleri Müdürlüğü 14 0 2
Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü 15 1 0
Mali Hizmetler Müdürlüğü 14 1 1
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü 13 0 3
Özel Kalem Müdürlüğü 15 1 0
Park ve Bahçeler Müdürlüğü 16 0 0
Plan ve Proje Müdürlüğü 15 0 1
Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü 12 0 4
Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 16 0 0
Strateji Geliştirme Müdürlüğü 16 0 0
Teftiş Kurulu Müdürlüğü 16 0 0
Temizlik İşleri Müdürlüğü 15 0 1
Yapı Kontrol Müdürlüğü 13 1 2
Yazı İşleri Müdürlüğü 10 2 4
Zabıta Müdürlüğü 16 0 0
TOPLAM 357 12 63
PUANLAMA 714 0 63
TOPLAM PUAN (27 MÜDÜRLÜK
İÇİN) 777
3.Kontrol Faaliyetleri
MÜDÜRLÜK ADI EVET HAYIR GLŞT.
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler
Müdürlüğü 11 0 1
Bilgi İşlem Müdürlüğü 6 0 6
Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü 9 0 3
Destek Hizmetleri Müdürlüğü 12 0 0
Emlak ve İstimlak Müdürlüğü 12 0 0
Sayfa 3 / 8
Fen İşleri Müdürlüğü 9 2 1
Gençlik ve Spor Hizmetleri Müdürlüğü 8 0 4
Halkla İlişkiler Müdürlüğü 8 4 0
Hukuk İşleri Müdürlüğü 12 0 0
İmar ve Şehircilik Müdürlüğü 9 2 1
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 9 0 3
İşletme ve İştirakler Müdürlüğü 9 0 3
Kadın ve Aile Hizmetleri Müdürlüğü 12 0 0
Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü 12 0 0
Mali Hizmetler Müdürlüğü 12 0 0
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü 12 0 0
Özel Kalem Müdürlüğü 10 2 0
Park ve Bahçeler Müdürlüğü 12 0 0
Plan ve Proje Müdürlüğü 12 0 0
Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü 10 0 2
Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 12 0 0
Strateji Geliştirme Müdürlüğü 12 0 0
Teftiş Kurulu Müdürlüğü 12 0 0
Temizlik İşleri Müdürlüğü 12 0 0
Yapı Kontrol Müdürlüğü 12 0 0
Yazı İşleri Müdürlüğü 11 0 1
Zabıta Müdürlüğü 12 0 0
TOPLAM 289 10 25
PUANLAMA 578 0 50
TOPLAM PUAN (27 MÜDÜRLÜK
İÇİN) 628
4.Bilgi ve İletişim
MÜDÜRLÜK ADI EVET HAYIR GLŞT.
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler
Müdürlüğü 11 0 0
Bilgi İşlem Müdürlüğü 7 0 4
Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü 8 0 3
Destek Hizmetleri Müdürlüğü 11 0 0
Emlak ve İstimlak Müdürlüğü 11 0 0
Fen İşleri Müdürlüğü 10 1 0
Gençlik ve Spor Hizmetleri Müdürlüğü 8 0 3
Halkla İlişkiler Müdürlüğü 11 0 0
Hukuk İşleri Müdürlüğü 11 0 0
İmar ve Şehircilik Müdürlüğü 11 0 0
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 11 0 0
İşletme ve İştirakler Müdürlüğü 10 0 1
Kadın ve Aile Hizmetleri Müdürlüğü 11 0 0
Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü 11 0 0
Mali Hizmetler Müdürlüğü 10 0 1
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü 7 3 1
Özel Kalem Müdürlüğü 11 0 0
Park ve Bahçeler Müdürlüğü 11 0 0
Plan ve Proje Müdürlüğü 10 0 1
Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü 10 0 1
Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 11 0 0
Strateji Geliştirme Müdürlüğü 11 0 0
Teftiş Kurulu Müdürlüğü 11 0 0
Temizlik İşleri Müdürlüğü 11 0 0
Yapı Kontrol Müdürlüğü 10 0 1
Yazı İşleri Müdürlüğü 9 0 2
Zabıta Müdürlüğü 11 0 0
TOPLAM 274 4 18
Sayfa 4 / 8
PUANLAMA 548 0 18
TOPLAM PUAN (27 MÜDÜRLÜK
İÇİN) 566
5.İzleme
MÜDÜRLÜK ADI EVET HAYIR GLŞT.
Basın Yayın ve Halkla İlişkiler
Müdürlüğü 7 0 0
Bilgi İşlem Müdürlüğü 4 0 3
Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü 7 0 0
Destek Hizmetleri Müdürlüğü 6 0 1
Emlak ve İstimlak Müdürlüğü 7 0 0
Fen İşleri Müdürlüğü 7 0 0
Gençlik ve Spor Hizmetleri Müdürlüğü 6 0 1
Halkla İlişkiler Müdürlüğü 7 0 0
Hukuk İşleri Müdürlüğü 7 0 0
İmar ve Şehircilik Müdürlüğü 6 0 1
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü 6 0 1
İşletme ve İştirakler Müdürlüğü 7 0 0
Kadın ve Aile Hizmetleri Müdürlüğü 5 0 2
Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü 7 0 0
Mali Hizmetler Müdürlüğü 7 0 0
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü 5 0 2
Özel Kalem Müdürlüğü 6 1 0
Park ve Bahçeler Müdürlüğü 7 0 0
Plan ve Proje Müdürlüğü 7 0 0
Ruhsat ve Denetim Müdürlüğü 6 0 1
Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü 7 0 0
Strateji Geliştirme Müdürlüğü 7 0 0
Teftiş Kurulu Müdürlüğü 7 0 0
Temizlik İşleri Müdürlüğü 7 0 0
Yapı Kontrol Müdürlüğü 7 0 0
Yazı İşleri Müdürlüğü 4 0 3
Zabıta Müdürlüğü 7 0 0
TOPLAM 173 1 15
PUANLAMA 346 0 15
TOPLAM PUAN (27 MÜDÜRLÜK
İÇİN) 361
III. DİĞER BİLGİLER
İç kontrol sisteminin değerlendirilmesinde kullanılması önerilen bilgi kaynaklarından elde edilen verilere aşağıdaki bölümde yer verilmelidir.
III.1. İç Denetim Sonuçları
5393 sayılı Belediye Kanununun 25. Maddesinde “belediye meclisi, her ocak ayı toplantısında belediyenin bir önceki yıl gelir ve giderleri ile bunlara ilişkin hesap kayıt ve işlemlerinin denetimi için kendi üyeleri arasından gizli oyla ve üye sayısı üçten az beşten çok olmamak üzere bir denetim komisyonu oluşturur.”
denmektedir. Bu madde gereğince belediyemizde denetim komisyonu oluşturulmuştur. 2020 yılında, 2019 mali yılı gelir ve giderleri ile bunlara ilişkin hesap kayıt ve işlemlerin denetimini yapmış olup denetim raporu Meclis Başkanlığına sunulmuştur.
III.2.Dış Denetim Sonuçları
Kurumun dış denetimi, Sayıştay Başkanlığı’nın denetim programı
doğrultusunda yapılmaktadır.
Sayfa 5 / 8
III.3.Diğer Bilgi Kaynakları -Ön Mali Kontrole İlişkin Veriler
2020 Yılında;
Gerçekleştirilen Ön Mali Kontrol İşlemi Toplam Sayısı : 7 Adet Toplam Tutar : 140.359.255,83 TL + KDV
Hizmet Alımı : 1 Adet Toplam: 21.050.339,00 TL + KDV Mal Alımı : 3 Adet Toplam: 10.322.352,00 TL + KDV Yapım İşi : 3 Adet Toplam: 108.986.564,83 TL + KDV Yapılan Ön Mali Kontrol İşlemlerinde uygun görüş verilmeyen İhale Dosyası olmamıştır.
Kişi ve/veya İdarelerin Talep ve
Şikâyetleri -
Diğer Bilgiler
2020 Yılında 2020-2021 yılları arasını kapsayan İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı uygulanmaktadır. Bu plan kapsamında Riskler, İş akış Şemaları, Görev tanımları, Organizasyon Şemaları ve Müdürlüklerimizin Çalışma Yönetmelikleri yeniden gözden geçirilmiştir.
IV. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN GELİŞİMİ
Belediyemizin kurulmuş olduğu 2009 yılından itibaren uygulamaya koymuş olduğumuz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planları (2009-2011, 2011-2013, 2014-2015, 2016- 2017,2018-2019 Yıllarında İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planları; katılımcılık ilkesi doğrultusunda yapılmış ve kararlı bir şekilde uygulanmıştır. 2020-2021 yılları arasını kapsayan İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı ise 01.01.2020 tarihinden itibaren belediyemizde uygulanmaktadır.) sayesinde yönetim ve personel bazında bir farkındalık oluşturulmuştur. Bu farkındalık ve kararlı takip sayesinde Belediyemizde yapılan iş ve işlemlerde belirli standartlara uyulması sağlanmıştır. İç Kontrol Sistemi ile ilgili çalışmalarımız sorunsuz bir şekilde devam etmektedir. İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planının daha etkin bir şekilde izlenmesi için belediyemizde Stratejik Yönetim Sistemi kurulmuştur.
V. SONUÇ VE ÖNERİLER
* Belediyemizde İç Kontrol Standartlarına uyum Eylem Planının üst yönetim tarafından sahiplenilmiş olmasının da etkisi ile Belediyemizde görev yapmakta olan Harcama Yetkilileri de İç Kontrol Standartlarına uyum Eylem Planlarımızı benimsemiş ve tavizsiz uygulanması konusunda çaba göstermişlerdir. Her Harcama birimi tarafından bir asil bir yedek olmak üzere en az 2 İç kontrol görevlisi belirlenmiş, onlara verilen eğitimler ile iç kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planlarımızın hazırlanması ve uygulaması aşamalarına katılmaları ve birimlerinde bulunan personelleri İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planlarına uymaları konusunda uyarmaları ve teşvik etmeleri sağlanmıştır. Bu çalışmaların da etkisi ile Belediyemizde İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı anlaşılarak benimsenmiştir.
Belediyemizin 2020-2024 İç Kontrol Standartlarına uyum Eylem Planı 2020 yılı içerisinde 6
aylık süreçlerde takibi yapılmış ve Müdürlüklerin gerçekleşme verileri ile çıktılarını
belediyemizde uygulanmakta olan Stratejik Yönetim Sistemine girişlerinin yapması
sağlanmıştır.
Sayfa 6 / 8
V.1. Güçlü Yönler* Yönetimin ve buna bağlı olarak Harcama Yetkililerinin İç izlemesi.
* Her Harcama Biriminden en az 2 Personelin bu konu ile ilgili görevlendirilmiş olması.
* İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planlarının Belediyemizin kuruluş yılı olan 2009 yılından itibaren uygulanıyor olması.
* Personellerin iç kontrol konusunda bilgilendirilmesi sayesinde bütün personelin görevlerini bilmesi ve taviz vermeden uygulaması.
* Ön mali kontrollerin zamanında ve eksiksiz yapılması.
* Misyon ve vizyonumuzun yönetici ve personeller tarafından içselleştirilmiş olması ve çalışmaların misyon ve vizyonumuza uygun bir şekilde ilerlemesi.
V.2.İyileştirmeye Açık Alanlar
* Belediyemiz harcama birimlerinin fiziki yapılarının ve kısmen insan kaynakları yapısının değişmiş olması nedeni ile Görev ve Çalışma Yönetmelikleri.
* Birimlerimizin fiziki ve personel yapısının değişmiş olması nedeni ile Bütün Müdürlüklerin süreç yönetimi ve İş analizlerinin yeniden incelenmesi ve gerekli görülenlerin değiştirilmesi uygun olacaktır.
V.3. Eylem İçin Öneriler
*Bilişim Yönetişimimiz’in gözden geçirilmesi gerekmektedir.
*Bütün birimler için Süreç Yönetimi ve İş analizlerinin,
gözden geçirilmesi ve gerekli güncellemelerin yapılması
gerekmektedir.
Sayfa 7 / 8
MÜDÜRLÜK ADI KONTROL ORTAMI RİSK DEĞER. KONTROL FAAL. BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME
% ORAN
EVET HAYIR GELİŞT % EVET HAYIR GELİŞT % EVET HAYIR GELİŞT % EVET HAYIR GELİŞT % EVET HAYIR GELİŞT % Bas.Yayın ve Halkla
İlişkiler Müdürlüğü 18 4 2 79,17 14 1 1 90,63 11 0 1 95,83 11 0 0 100,00 7 0 0 100,00
93,13
Bilgi İşlem
Müdürlüğü 15 1 8 79,17 6 0 10 68,75 6 0 6 75,00 7 0 4 81,82 4 0 3 78,57
76,66
Çevre Koruma ve
Kontrol Müdürlüğü 14 0 10 79,17 6 1 9 65,63 9 0 3 87,50 8 0 3 86,36 7 0 0 100,00
83,73
Destek Hizmetleri
Müdürlüğü 24 0 0 100,00 13 0 3 90,63 12 0 0 100,00 11 0 0 100,00 6 0 1 92,86
96,70
Emlak ve İstimlak
Müdürlüğü 19 5 0 79,17 16 0 0 100,00 12 0 0 100,00 11 0 0 100,00 7 0 0 100,00
95,83
Fen İşleri
Müdürlüğü 15 8 1 64,58 2 0 14 56,25 9 2 1 79,17 10 1 0 90,91 7 0 0 100,00
78,18
Gençlik ve Spor Hizmetleri Müdürlüğü
16 2 6 79,17 13 0 3 90,63 8 0 4 83,33 8 0 3 86,36 6 0 1 92,86
86,47
Halkla İlişkiler
Müdürlüğü 22 2 0 91,67 14 2 0 87,50 8 4 0 66,67 11 0 0 100,00 7 0 0 100,00
89,17
Hukuk İşleri
Müdürlüğü 21 1 2 91,67 16 0 0 100,00 12 0 0 100,00 11 0 0 100,00 7 0 0 100,00
98,33
İmar ve Şehircilik
Müdürlüğü 18 6 0 75,00 14 2 0 87,50 9 2 1 79,17 11 0 0 100,00 6 0 1 92,86
86,90
İnsan Kaynakları ve
Eğitim Müdürlüğü 20 0 4 91,67 11 0 5 84,38 9 0 3 87,50 11 0 0 100,00 6 0 1 92,86
91,28
İşletme ve İştirakler
Müdürlüğü 19 1 4 87,50 16 0 0 100,00 9 0 3 87,50 10 0 1 95,45 7 0 0 100,00
94,09
Kadın ve Aile Hizm.
Müdürlüğü 21 1 2 91,67 14 0 2 93,75 12 0 0 100,00 11 0 0 100,00 5 0 2 85,71
94,23
Kültür ve Sosyal
İşler Müdürlüğü 19 4 1 81,25 15 1 0 93,75 12 0 0 100,00 11 0 0 100,00 7 0 0 100,00
95,00
Mali Hizmetler
Müdürlüğü 24 0 0 100,00 14 1 1 90,63 12 0 0 100,00 10 0 1 95,45 7 0 0 100,00
97,22
Sayfa 8 / 8
MÜDÜRLÜK ADI KONTROL ORTAMI RİSK DEĞER. KONTROL FAAL. BİLGİ VE İLETİŞİM İZLEME
% ORAN
EVET HAYIR GELİŞT % EVET HAYIR GELİŞT % EVET HAYIR GELİŞT % EVET HAYIR GELİŞT % EVET HAYIR GELİŞT % Muhtarlık İşleri
Müdürlüğü 16 0 8 83,33 13 0 3 90,63 12 0 0 100,00 7 3 1 68,18 5 0 2 85,71
85,57
Özel Kalem
Müdürlüğü 22 2 0 91,67 15 1 0 93,75 10 2 0 83,33 11 0 0 100,00 6 1 0 85,71
90,89
Park ve Bahçeler
Müdürlüğü 24 0 0 100,00 16 0 0 100,00 12 0 0 100,00 11 0 0 100,00 7 0 0 100,00
100,00
Plan ve Proje
Müdürlüğü 20 4 0 83,33 15 0 1 96,88 12 0 0 100,00 10 0 1 95,45 7 0 0 100,00
95,13
Ruhsat ve Denetim
Müdürlüğü 18 2 4 83,33 12 0 4 87,50 10 0 2 91,67 10 0 1 95,45 6 0 1 92,86
90,16
Sosyal Yardım İşleri
Müdürlüğü 24 0 0 100,00 16 0 0 100,00 12 0 0 100,00 11 0 0 100,00 7 0 0 100,00
100,00
Strateji Geliştirme
Müdürlüğü 24 0 0 100,00 16 0 0 100,00 12 0 0 100,00 11 0 0 100,00 7 0 0 100,00
100,00
Teftiş Kurulu
Müdürlüğü 24 0 0 100,00 16 0 0 100,00 12 0 0 100,00 11 0 0 100,00 7 0 0 100,00
100,00
Temizlik İşleri
Müdürlüğü 24 0 0 100,00 15 0 1 96,88 12 0 0 100,00 11 0 0 100,00 7 0 0 100,00
99,38
Yapı Kontrol
Müdürlüğü 16 3 5 77,08 13 1 2 87,50 12 0 0 100,00 10 0 1 95,45 7 0 0 100,00
92,01
Yazı İşleri
Müdürlüğü 17 2 5 81,25 10 2 4 75,00 11 0 1 95,83 9 0 2 90,91 4 0 3 78,57
84,31
Zabıta
Müdürlüğü 22 2 0 91,67 16 0 0 100,00 12 0 0 100,00 11 0 0 100,00 7 0 0 100,00
98,33
TOPLAM 536 50 62 87,50 357 12 63 89,93 289 10 25 93,06 274 4 18 95,62 173 1 15 95,50
