KIYMETLİ EVRAK STOK TAKİBİ
- Kıymetli evrak stok takibinin amacı; gümrük firmalarının kullandığı ve bir bedel karşılığı temin ettikleri kıymetli evrakların sistem üzerinde takip edilerek raporlamasının yapılmasıdır. Böylelikle firmada hangi evrağın kim tarafından kullanıldığı, hangi evrakların iptal edildiği seri numaralarına göre takip edilmektedir.
İthalat, ihracat ve muhasebe modüllerinde diğer sekmesinin altında kıymetli evrak stok takibi ekranı mevcuttur.
1. Sistem üzerinde kıymetli evrak stok takibi nasıl yapılmaktadır ?
Öncelikle 5-Diğer Menüsü altından G-Kıymetli Evrak Stok Takibi penceresine girilir.
2. Bu ekran üzerinde ilk olarak hangi evrak stoğa eklenecek ise evrak tipi bölümünde seçilir. (Örneğin Beyanname) Seri alanından hangi seri aralığı stoğa eklencek ise o seri aralığındaki numaralar girilir. (Örneğin 1-10); stoğa kim ekliyorsa o kullanıcı seçilir ve stok ekle sekmesi işaretlenerek çalıştır butonuna tıklanır.
Gelen uyarı penceresinde evet denilerek stoğa ekleme yapılmaktadır.
3. Sonraki adım ise stoğa eklediğimiz evrakları kişilere zimmetleme işlemidir. Bu işlemde daha önceden stoğa eklenen evrakların seri aralığı girilir ve zimmet edilen kişi seçilerek evrak zimmetle sekmesi üzerindeyken çalıştır butonuna tıklanır. Gelen uyarı penceresinde evet denilerek evrak zimmetleme yapılmaktadır.
4. Kıymetli evrak üzerinde imzalama işlemi yapılacaksa imzalayan kullanıcı seçilerek 'evrak imzala' işaretlenerek çalıştır denilir. İmzalayan kullanıcı sistem/diğer/karne sahipleri ekranındaki tanımlı olan
kullanıcılardan seçilmektedir. Bu karne sahibine ait fotoğraf mevcut ise stok takibi ekranında imzalayan resim alanına atmaktadır. İmzalayan resim alanında manuel de fotoğraf eklenebilmektedir. Evrak raporu alındığında stokta kayıtlı evrağın hangi karne sahibi tarafından imzalandığı gelmektedir.
5. Daha önce stoğa eklenen seri aralığındaki evraklar silinmek istendiğinde ilgili seri aralığı yazılır. Evrak silme işaretlenerek çalıştır butonuna basılır.
6. Stoktaki evraklardan kullanılan kayıtlar iptal edilmek isteniyorsa iptal edilecek seri aralığı verilerek evrak iptal etme alanı işaretlenir ve çalıştır butonuna basılır. İptal edilen bu evraklar raporda İPT kodu ile
gelmektedir.
7. Stoğa eklenen bir evrak döküm alınmadan önce evrak düşümü yapılacak olan dosya numarası ile
eşleştirilerek stok düş komutu çalıştırılır. İlgili dosya numarasında kıymetli evrak dökülürken sistem bu seri numaralı evrağı stok takibinden otomatik düşüm yapacaktır.
8. Stokta iptal olarak gözüken evrakların iptal işlemini geri almak için ilgili seri numarası girilerek evrak iptal geri alma komutu çalıştırılır.
9. Bir kullanıcıya zimmetlenen evraklar geri alınmak istendiğinde ilgili seri numarası girilir. Zimmet edilen kişi seçilerek evrak zimmeti geri alma komutu çalıştırılır.
10. Bir firmaya ait kıymetli evrak stoğa ekleniyorsa firma alanında seçim yapılabilmektedir. Böylece kıymetli evrak raporunda firma bazında stokta olan ve kullanılan evraklar sorgulanabilmektedir.
11. Kıymetli evraklar satın alınırken evrak başına belli bir ücret ödenmektedir. Her evrağın standart bir evrak bedeli mevcuttur. Sistemde tanımlı olan evrak tiplerinden bir tanesi seçildiğinde bu evrağın tutarı otomatik olarak evrak bedeli alanında gelmektedir.
12. Kıymetli evrak stok takibi ekranında evrak tipine göre stoğa eklenen ve kullanılan evrakların toplam, kullanılan ve kalan sayısı durum başlığı altında gelmektedir.
13. Evrak raporu butonuna tıklanarak kıymetli evrak stok takibindeki tüm kayıtlı evraklara ve bu evraklardan ne kadarının kullanıldığına dair rapor alınabilmektedir. Kıymetli evrağın stok kaydının yapıldığı tarih raporda giriş tarihi başlığı altında, evrağın kullanıldığı tarih ise çıkış tarihi başlığı altında gelmektedir.
14. Stok takibi ekranında kayıtlı evrak yazdırılırken ilgili seri numarası girilmeden yazdırılırsa stoktan
düşmeyecektir. Bu kontrolü devreye almak için evrak yazdırma ekranında RİM kodu girilerek evrak tipi seçilir ve kayıt edilir.
15. Yazdırma ekranında seri numarası belirtmeden yazdırmak için ini ayarları ekranında tanımlanan kod, no alanına girilir. Bu evrağa ait seri numarası sonradan belirlendiğinde yazdırma işlemi yapılarak stoktan düşmesi sağlanmaktadır.
16. Stoktan düşülecek evrak numarası girilmeden yazdırma işlemi yapmak için users/sistem/ini dosyası
ayarları/-:Sistem.INI/EvrakStok/NoBelliDegilKarakteri alanına kod tanımlanır. Diğer alanlara 1 yazılarak stok düşümü için seri numarası girilmesi zorunlu hale getirilir.
17. Kıymetli evrak stok takibi ekranında stoğa eklenen evrakların hareketleri ile ilgili kullanıcı bazında yetki tanımlanması gerekmektedir. Users/sistem/çoklu yetki girişi/muhasebe/Evrak stok ile ilgili yetki alanlarına 15 yetkisi verilmelidir.
Teşekkürler.
