PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI

(1)

PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞI

PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI

Personel Şube Müdürlüğü Başkanlık Makamının talimatlarını Personel Daire Başkanlığına bağlı olarak 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 5434 sayılı T.C. Emekli Sandığı Kanunu ,5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kontrol Kanunu ,5393 sayılı Belediye Kanunu ,5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu ile bu kanunlara ek olarak çıkarılan tüzük,yönetmelik, tebliğ ile Kanun hükmündeki kararnamelere dayanarak memur statüsünde görev yapan personelin özlük işlerini yürütür.

2006 YILI FAALİYETLERİ

• Diğer Kurumlardan 657 sayılı Yasaya tabii olarak görev yapan ve Belediyemize naklen tayin talebinde bulunan 22 memur Personelin naklen ataması yapılmış olup, Kurumumuzda görev yapan 5 memurumuzda başka Kurumlara naklen tayin olmuştur.

• 562 sayılı Kanun Hükmündeki Kararname ile değişik 657 sayılı Yasanın 108.maddesi gereğince 14 memur personel ücretsiz izne ayrılmıştır. 1 memur personelde istifa ederek görevinden ayrılmıştır.

• Emeklilik süresini dolduran 70 personel kendi isteği ile Emekliğe sevk edilmiştir.

• Yıl içinde bir üst öğrenimi bitiren Personelin ve daha önce S.S.K ve Bağ-Kur’lu hizmetleri bulunan memurların bu hizmetleri değerlendirilerek intibakları yapılmıştır.

• Memur personelin hastalık nedeniyle almış olduğu sağlık raporları, çeşitli nedenlerle alınan heyet raporları, Bayan personelin doğum öncesi ve doğum sonrası almış olduğu izinler Bilgisayara işlenmiştir. Yıl içerisinde 7 günden fazla rapor alan personel tespit edilip gereğinin yapılması için Maaş Tahakkuk Şefliğine gönderilmiştir.

• ESHOT Genel Müdürlüğü ve İZSU Genel Müdürlüğü memur personelinin izin ve raporları takip edilerek Kurumlarına bildirilmiştir.

• Yıl içinde 40 günden fazla rapor alan memur personelin raporları ilgili Müdürlüğe iade edilerek Heyet raporuna dönüştürülmesi için gerekli yazışmalar yapılmıştır.

• Yurtiçinde ve dışında düzenlenen kongrelere katılma isteminde bulunan personele Başkanlık Olurları alınarak Müdürlüklere gönderilmiştir.

• Yaz stajını Belediyemizde yapmak isteyen Yüksekokul öğrencilerinin başvuruları değerlendirilerek branşları ile ilgili birimlerde ücretsiz staj yapmaları sağlanmıştır.

• Valilik Makamından gelen İl İdare Kurulu Kararları ilgili memurlara tebliğ edilmiştir.

• Belediyemize başka Kurumlardan gelen personelin özlük ve sicil dosyaları devren teslim alınmıştır.

• Memur Personelimize ait 2006 yılı gizli sicil raporlarının sicil yönetmeliğinde belirlenen esaslara uygun olarak doldurulup doldurulmadığı incelenmiş sicil kayıt defterine işlenerek bilgisayara girilmiştir. 657 sayılı Yasanın 37. ve 64. maddeleri gereğince 01/01/2006 tarihinden itibaren 1 yıl kademe ilerlemesi almaya hak kazanan personelin listesi düzenlenerek Başkanlık Makamının Onayına sunulmuştur.

• Kurum içi ve Kurum dışı olmak üzere 4407 adet çeşitli konularda yazışmalar yapılmıştır.

• Yıl içinde kademe ve derece ilerlemesi yapmaya hak kazanan personelin kademe ve derece ilerleme terfileri yapılmıştır.

(2)

• Belediyemizden 951 kişi iş talebinde bulunmuş olup, gerekli yazışmalar yapılmıştır.

• Diğer Kurumlardan 657 sayılı Yasaya tabii olarak görev yapmakta iken emekli ve istifa nedenleri ile görevlerinden ayrılan 9 Personelin Başbakanlıktan açıktan atama izni alınarak açıktan atamaları yapılmıştır.

• Norm Kadro Standartlarının belirlenmesi işlemi ile Onayı için Belediye Meclisine sunulması ve sistemimize işlenmesi yapılmıştır.

NORM KADRO İLKE VE STANDARTLARINA GÖRE

KADRO SAYISI : 4534

DOLU : 1237

BOŞ : 3146

DONDURULAN KADROLAR : 151

İŞÇİ PERSONEL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV TANIMI

Kadrolu işçi personele ait ayni ve nakdi ödemelerin yasal süresini aksatmadan yapılmasını sağlamak 01.09.1971 tarih ve 4857 sayılı İş Kanunu 854 sayılı Denizcilik Kanunu,17.07.1964 tarih ve 506 sayılı Sosyal Sigortalar mevzuatındaki kanun ,15.04.1988 tarih ,3417 sayılı Tasarrufu Teşvik Fonu Kanunu ile Toplu İş Sözleşmesinde yer alan maddeler doğrultusunda kazanılan sosyal hakların hak sahibi işçilere verilmesini sağlamak için bir sistem oluşturmaktır.

• Belediyemiz tüm birimlerinde görev yapmakta olan (622) işçi personelin her ay Toplu İş Sözleşmesi gereği ücret ve sosyal ödemeleri gerçekleştirilmektedir.

• Belediyemiz Müdürlüklerine ait (622) çalışan kadrolu ve geçici işçinin aylık sigorta pirimi e-bildirgeleri tanzim edilmiştir.

• Emekli olan işçilerimizin (37 kişi) kıdem tazminat işlemleri ve harcırah evrakları tanzim edilip kendilerine ödeme yapılmak üzere hesap işlerine gönderilmiştir.

• 3308 sayılı çıraklık ve meslek eğitimi kanununa göre Belediyemiz müdürlüklerinde (164) stajyer öğrencinin staj yapmaları sağlanıp ücret bordroları hazırlanmaktadır.

• Müdürlüklerde yapılan işlemin daha verimli ve akıcı olabilmesini sağlamak amacıyla (16) işçinin kurum içi nakilleri ve (13) işçinin görev yerlerinde değişiklik yapılmıştır.

(3)

5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi kanunun 7.maddesinin (u), (s) ve (t) fıkraları hükmü çerçevesinde imzalanan protokoller ile ilçe ve ilk kademe Belediyelerinden nakil olan 22 kadrolu, 118 geçici işçinin nakil işlemleri tamamlanmıştır.

• 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu’nun 3395 sayılı yasası ile değişen ek 24.maddesine göre, belediyemizden emekli olan 2356 kişinin Sosyal Yardım Zamları ödenmiştir.

• Kadrolu ve geçici işçi Personelin mahkeme kararı gereği (18 kişi) icra ve nafaka kesintilerinin yapılarak, kesinti listeleri hesap işlerine gönderilmektedir.

• Yıl içinde Belediyemiz Müdürlüklerinde görev yapmakta olan tüm kadrolu ve geçici işçi personelin 6772 sayılı devlet ikramiyeleri ile, 2 adet (30) yevmiye tutarında olan Sendika İkramiye ödemeleri gerçekleştirilmiştir.

• Yıl içinde tüm kadrolu ve geçici işçilerin yıllık izin işlemleri, ücret bordroları tanzim edilmiştir.

MAAŞ TAHAKKUK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI

657 Sayılı Devlet Memurları Kanununa bağlı olarak görev yapan personelin (Genel İdari Hizmetler, Sağlık Hizmetleri, Teknik Hizmetler, Din Hizmetleri, Yardımcı Hizmetler, Avukat Hizmetleri, Eğitim ve Öğrenim Hizmetleri) maaş tahakkuklarını hazırlayıp, maaşlarını alabilecekleri düzeye getirmektir.

Bu bakımdan Müdürlük olarak görevimiz;

• Memur Personel Şube Müdürlüğünden gelen özlük bilgileri ile terfi seyir listesi ve izin- rapor listesine,

• Kamulaştırma Şube Müdürlüğünden gelen lojmandan yararlananlara ait listesine,

• Muhasebe Şube Müdürlüğünden gelen ilaç katkı payı listesine,

• Yemekten faydalanan personelin yemekhane servisinden gelen listeye,

• Varsa diğer birimlerden gelen kesinti listelerini ilgililerin maaşlarına yansıtmak,

• Maaş bordrolarını basmak,tahakkuklarını imzalatmak,ödenmek üzere Muhasebe Şube Müdürlüğüne göndermek,

• Vekalet ücret bordrolarını ve tahakkuklarını hazırlamak,ödenmek üzere Muhasebe Şube Müdürlüğüne göndermek

• İkinci görev aylık bordroları ve tahakkuklarını hazırlamak, ödenmek üzere Muhasebe Şube Müdürlüğüne göndermek,

• Encümen üyeliği toplantı ücret bordrolarının tahakkuklarını hazırlamak, ödenmek üzere Muhasebe Şube Müdürlüğüne göndermek,

(4)

• Meclis üyelerinin huzur hakkı ücret bordrolarını ve tahakkuklarını hazırlamak, ödenmek üzere Muhasebe Şube Müdürlüğüne göndermek,

• Zabıta,İtfaiye ve Güvenlik personelinin fazla mesai ile Eşrefpaşa Hastanesi Baştabipliği personelinin nöbet ücret bordrolarını ve tahakkuklarını hazırlamak, ödenmek üzere Muhasebe Şube Müdürlüğüne göndermek,

• Emekli Keseneklerini düzenlemek, ödenmek üzere Muhasebe Şube Müdürlüğüne göndermek,

• Sendikadan çekilmek isteyen personelin ilgili işlemlerini yapmak,

• Gerek birimlerden gerekse diğer kurumlardan gelen Şefliğimiz görev alanına giren konulardaki istek ve taleplere cevap vermek,

• Vergi iade bordrolarını düzenlemek,

• Arazide çalışmaları karşılığında teknik personelin ek özel hizmet tazminat bordrolarını ve tahakkuklarını düzenlemek, ödenmek üzere Muhasebe Şube Müdürlüğüne göndermek.

Maaş Tahakkuku Yapılan Memur Sayısı(Aralık 2006 Ayı İtibari İle)

Başkan 1 kişi

Genel İdare Hizmetler Sınıfı 892 kişi Teknik Hizmetler Sınıfı 178 kişi Sağlık Hizmetleri Sınıfı 228 kişi Avukatlık Hizmetleri Sınıfı 13 kişi Din Hizmetleri Sınıfı 5 kişi Eğitim ve Öğrenim Hizmetleri

Sınıfı 3 kişi

Yardımcı Hizmetler Sınıfı 32 kişi

TOPLAM 1352 kişi

Fazla Çalışma Ücreti Tahakkuku Yapılan Memur Sayısı Zabıta Müdürlüğü 60 kişi

Güvenlik Amirliğİ 45 kişi

İtfaiye Müdürlüğü 396 kişi

Eşrefpaşa Hastanesi Baştabipliği 102 kişi

TOPLAM 603 kişi

Müdürlüğümüz Evrak Kayıt; Giren Evrak Sayısı: 2475 Çıkan Evrak Sayısı:2470

(5)

İDARİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI

Belediye Hizmetlerinin aksamaması için birimlerin ısınma , soğutma, aydınlatma , ve haberleşme sistemlerinin kullanılabilir durumda tutulması ve gerektiğinde tamiratını yaptırmak,törenlerde,fuarlarda ,açılış ve etkinliklerde alan düzenleme, bayraklama vb.

düzenlemeleri yapmak, belediye hizmet binasının tüm temizlik işleri ve cilalanması, birimlerin bakımını yapmak veya yaptırmak, İlçe Seçim Kurullarının talimatıyla sandık, hücre kurma, oy pusulalarını 5 yıl muhafaza etmek,belediye birimlerinin su, elektrik, telefon gibi düzenli ödeme faturalarının takip edilmesi ve ödenmesi için hesap işlerine göndermek.

Müdürlüğümüz evrak kaydına gelen 01.01.2006-31.12.2006 tarihleri arasında 3765 adet evraka cevap verilmiş olup, Satınalma ve Ayniyat Şube Müdürlüğünce gönderilen evrakların tahakkukları yapılıp, Mekez ambardan tüm malzemeler tarafımızdan eksiksiz olarak teslim alınmış, ihtiyacı bulunan birimlere talep karşılığı verilmiştir. 2006 yılında 604.825,50 YTL.lik demirbaş malzeme alınmış olup, 40.176,79 YTL. tutarındaki demirbaş çeşitli Müdürlüklere devri yapılıp,demirbaşkayıtlarımızdan düşülmüştür.

Başkanlık Makamı ve ünitelerinde kullanılan telefonlarla ilgili yazışmalar yapılmış 108 adet normal telefon, 3 adet araç telefonu, 1 adet Data, 4 adet kablolu TV., faturalarının 311.640,18 YTL.’lik tahakkuku hazırlanarak ödemesi yapılmıştır.

Personel servisimizce kadroları Müdürlüğümüzde 630 kişi şirket elemanı 78 adet daimi işçi ve 16 adet memura ait puantaj cetvelleri, Müdürlüğümüzden 9 adet personel emekli olmuştur. Vizite kağıtları hazırlanmıştır. Tüm personel ile ilgili yazışmalar yapılıp, Belediye hizmet binamızın 459.407,87 YTL. elektrik, 153.411,76 YTL. su tahakkukları hazırlanıp, Hesap İşleri Şube Müdürlüğünce ödemesi sağlanmıştır.

SEÇİM BÜROSU

01.01.2006-31.12.2006 tarihleri arasında İl seçim kurulu tarafından bildirilen parti seçiminde 56 adet sandık, 228 adet hücre, Adet muhtarlık seçiminde 32 adet sandık, 52 adet hücre , adet Dernek ve oda seçiminde 107 adet sandık, 410 adet hücre gönderilip teslim alınmıştır.Ayrıca Milletvekili Seçimlerinden kalan 7537 adet oy torbası imha edilmek üzere Devlet Malzeme Ofisine teslim edilmiştir.İl seçim kurulu demirbaşlarında bulunan seçim sandıklarının bakımı yapılıp, numaralandırma işlemlerine devam edilip, sandık ve seçim hücrelerinin tamiri yapılmaktadır.

TEMİZLİK EKİBİ

Belediye hizmet binamızın temizliğini yapmaya devam etmekte olup, dışarıda bulunan birimler ile Başkanlık konutlarımızın temizliklerini gelen talepler çerçevesinde karşılamaya devam etmektedir.

(6)

TÖREN EKİBİ

01.01.2006-31.12.2006 tarihleri arasında Protokol ve Özel Kalem Müdürlüğünce bildirilen 500 adet tören, karşılama , plaket verme , basın toplantısı vb. etkinlikler yerine getirilmiştir.

SES VE IŞIK YAYIN DÜZENİ EKİBİ

01.01.2006-31.12.2006 tarihleri arasında Protokol ve Özel Kalem Müdürlüğünce bildirilen 500 adet etkinlik ve toplantı salonlarına muhtelif güçte ses ve ışık düzeni kurulmuş, çalışmalarımız devam etmektedir.

MERKEZ 1 TELSİZ AMİRLİĞİ

01.01.2006-31.12.2006 tarihleri arasında Belediyemiz ve ilçe Belediyelere ait muhtelif telsizleri (el, araç) bakım ve onarımını yapmıştır. Telsizler arasında haberleşmeyi sağlamış olup, acil haber merkezi halktan gelen istek ve şikayetleri gerekli yerlere ileterek takibini yapmıştır.

ARAÇ SEVK AMİRLİĞİ

01.01.2006-31.12.2006 tarihleri arasında emrinde bulunan 19 adet binek oto, 9 adet minibüs ile 3 adet kamyonet 2 adet kamyon Başkanlığımızdan gelen talimatlar çerçevesinde yönlendirilmiş olup, 48 adet personel ile işlevini sürdürmektedir.

TEKNİK SERVİS

01.01.2006-31.12.2006 tarihleri arasında Teknik İşler Servis personeli tarafından her gün periyodik olarak aşağıda belirtilen işler yapılmıştır.

Belediye hizmet binamızın tüm asansörlerinin periyodik olarak bakımları yapılarak arızalı olan personel girişi ve halk girişi asansörlerinin tamiratı yapılarak çalışır duruma getirilmiştir.

Belediye hizmet binamız ve dış müdürlüklerin telefon arızaları giderilmiştir.

Meclis Salonunun meclis toplantıları ve etkinlikler için hazırlanmasına devam edilmiştir.

Belediye hizmet binamız içindeki arızalı lambalar değiştirilip, genel kontrolü yapılmıştır.

TRAFİK KAZA SERVİSİ

01.01.2006-31.12.2006 tarihleri arasında Trafik Kaza Servisince Belediyemiz ait 550 adet aracın egsoz ölçümü ve emisyon ölçümleri yaptırılmış, ayrıca 572 aracın sigorta poliçeleri yaptırılmıştır.

Belediyemiz ait yol güzergahlarında bulunan işaret ve trafik levhaları, otoyol korkuluk ve bariyerler, ağaçlar, araçlar, kazalarla ilgili raporları hazırlanarak ilgili Sigorta Şirketlerinden 174.000,00 YTL. hasar bedeli tanzim edilerek Belediyemiz hesabına geçirilmiştir.

(7)

KAZAN DAİRESİ

01.01.2006-31.12.2006 tarihleri arasında kazan dairesi personeli tarafından her gün periyodik olarak aşağıda belirtilen işler yapılmıştır.

Bina içindeki tuvaletler gezilerek kontrol edilip, arızalı olanların tamiratı yapılmıştır.

Belediye hizmet binamız ve dış müdürlüklerde bulunan su tesisatları ile lavabo çeşme bataryalarının arızaları giderilmiştir.

Gerekli yerlerdeki boya işleri yapılmıştır.

Belediye binamızın kırık olan camları değiştirilmiştir.

Belediye hizmet binamızdaki Servis oda ve kapıların arızalı olan kilitlerin yenileri takılmıştır.

Bina içerisindeki masa ve çelik dolapların kilitleri arızalı olup, yenilerin takılması ve müdürlüklerden gelen koltuk ve masaların kırık olan eşyaların kaynaklarının yapılması bina içindeki cam tipi klimaların bakımları yapılmıştır.

KURUM ARŞİVİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI

İzmir Büyükşehir Belediyesi’nin birimlerine ait arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin gerekli şartlar altında korunmalarının temin ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasını sağlayan birim’dir.

Kurum Arşivi Şube Müdürlüğü 27 Ocak 1990 tarih ve 20415 sayılı resmi gazetede yayımlanan İç İşleri Bakanlığı İl Özel idareleri ve Belediyeler Arşiv yönetmeliğine dayanılarak kurulması kararlaştırılmıştır,

İzmir Büyükşehir Belediye Meclisinin 31. 07. 1992 tarih ve 05-157 sayılı kararı ile Belediyemizde Kurum Arşivi kurulması kararı alınmış olup İçişleri Bakanlığı’nca 21.09.1992 tarihinde onaylanmıştır. İçişleri Bakanlığı’nın 13.07.2001 tarihli olurları ile Müdürlüğümüz faaliyetine başlamıştır. Müdürlüğümüzün faaliyetini sürdüreceği yer olarak Buca-Kaynaklar Beldesindeki Balık Hali binası gösterilmiştir. Görevini Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik esasları doğrultusunda yürütür.

Kurulduğundan beri Personel Daire Başkanlığı (İnsan Kaynakları ve Eğitim Daire Başkanlığı)’

na bağlı olarak çalışan Kurum Arşiv Şube Müdürlüğü 2006 yılı sonunda Yazı İşleri ve Kararlar Daire Başkanlığı’na bağlanmıştır. Faaliyetini halen Buca Kaynaklar beldesindeki Balık Hali binasında tahsis edilen bölümde sürdürmektedir.

Kurum Arşivinde 1 Müdür 3 şef personel mevcut iken ilaveten 2006 yılında 2 kadrolu işçi atanmıştır. Personel eğitim durumu: 3 kişi yüksek okul mezunu 1 kişi lise mezunudur. İşçiler ilköğretim mezunudur.

(8)

• 2006 yılında 1 Bilgisayar ve lazer yazıcı alınmıştır.

• Kurum arşivinde kronolojik dosyalama sistemi kullanılmıştır.

• Kurum arşivine gelen ve giden evrak miktarı 97 adettir.

Kurum Arşivine devredilen evrakların birimlere göre dağılımı, türü ve adedi şöyledir:

Kararlar ve Tutanaklar Daire Başkanlığı: 117 adet dosya Fen işleri Daire Başkanlığı ; 90 adet dosya

Emlak Kamulaştırma Şube Müdürlüğü 52 adet dosya + 39 adet defter Toplam = 91 adet

İtfaiye Daire Başkanlığı! 34 adet dosya Satın alma Daire Başkanlığı ; 85 adet dosya

• Muhafazasına lüzum görülmeyen 4600 kg eski evrak Katı Atık İşletmeler Müdürlüğü’ne imha tutanağı hazırlanarak teslim edilmiştir.