Türkiye Noterler Birliği Bilgi Đşlem Müdürlüğü
Elektronik Evrak Gönderimi Kılavuzu
1. Program ve Đşletim Sistemi Gereksinimleri
Đnternet üzerinden elektronik evrak gönderimi yapmak için öncelikle Vezne versiyonunuzun 4.0.0.1 ya da daha yeni olduğundan emin olmanız gereklidir. Vezne versiyonunuz 4.0.0.1 değil ise mutlaka 01.03.2007 tarihli Güncelleme setinden kurulum yapmanız ve internetten gerkli güncellemeleri yüklemeniz gereklidir.(Đşletim Sisteminiz Microsoft Windows XP Professional olmalı ve Servis Paketi 2 yüklü olmalıdır.)
Elektronik evrak gönderiminden önce dikkat edilmesi gereken hususlar;
1. Vezne bilgisayarınızda Đnternet bağlantınızın, güvenlik duvarınızın ve Antivirüs programınızın olması gereklidir. Gönderim yapılacak olan Vezne bilgisayarında antivirüs programı ve tercihen güvenlik duvarı olmalıdır. Bunun sağlanamaması durumunda internetden gelebilecek saldırılar sebebiyle noterlik uygulamalarınız zarar görebilecek, işleyişiniz durabilecektir. Bu sebeple bu hizmeti sağlayan ticari ürünler arasından uygun göreceğiniz çözümlerin temini önem taşımaktadır.
2. Vezne programınızın düzgün çalıştığından emin olunuz.
a. Vezne programı hiçbir hata mesajı vermeden açılmalı ve kapanmalıdır. (Program hatırlatıcıları dışında bir mesaj alınmamalıdır)
b. Vezne ana ekranındaki menülere girişlerde hiçbir hata mesajı alınmamalıdır. (Örneğin tahakkuk işlemine girişte.)
c. Başlat menüsünde Programlar/TNB Projeler/Genel/Bakım Programı çalıştırılarak Vezne programına bakım yapılmalı ve bakım işlemi sonunda hiçbir hata mesajı alınmamalıdır. Aynı bakım ARŞĐV, GÜVENLĐK için de uygulanmalıdır.
Not : Vezne programınızın internet çıkışının herhangi bir program tarafından bloke edilmediğinden emin olunuz. Örneğin Windows güvenlik duvarı yada kullanılan güvenlik duvarı programları tarafından akan trafiğin bloke edilmemesi gereklidir.
3. Vezne programının sistem ayarları bölümündeki bilgilerinizin tam olması gereklidir. Bunun için aşağıdaki hususları kontrol ediniz.
a. Kurum Bilgileri Kontrolü: Vezne ana ekranından Ayarlar düğmesine basınız. (Kısa yol F4 tuşudur)
c. Gelen ekrandan Kurum Bilgileri kısmına tıklayınız.
Şekil 2
d. Bu ekranda yazan Kurum Kodu bilginizi kontrol ediniz. Eğer kurum kodunuzdan emin değilseniz bu bilgiyi bağlı olduğunuz Noter Odası’ndan veya internet sayfamızdan alabilirsiniz. Bunun için, http://www.tnb.org.tr adresine tıklayınız. Üye Giriş bölümünden kullanıcı adınız ve şifreniz ile TnbOnline sitesine giriş yapınız. Noter Bul kısmına girip noterlik adına noterliğinizin adını yazıp Bul dedikten sonra Noterin adının yazılı olduğu (örnek:Ali Can) linke tıklayıp en üstte olan Noterlik Koduna bakabilirsiniz. Kurum kodu bilginiz yedi karakter olmalı ve başında / sonunda / rakamlar arasında boşluk, tire işareti vs. olmamalıdır.(Yedi karakterden küçük bir kod girerseniz sistem elektronik evrak gönderimize izin vermez) Eğer kurum kodunuzu değiştirmeniz gerekirse Kurum Kodu bölümüne fare ile tıklayarak gelen kutucuğa öğrendiğiniz Kurum kodunuzu giriniz ve Tamam düğmesine tıklayınız.
Şekil 3
4. WebServisleri Kontrolü: Đnternet üzerinden elektronik evrak gönderimi yapabilmeniz için Sistem Ayarları bölümündeki Web Servisleri ayarlarınızın doğru olması gereklidir. 4.0.0.1 Vezne güncelleme setinin kurulumundan sonra bu ekrandaki ayarlar otomatik olarak varsayılan değerlerine göre doldurulacaktır. Ancak yinede ilk gönderimden önce mutlaka bu ayarların kontrol edilmesi gereklidir. Web Servis ayarlarının kontrolü için:
5. Şayet evrak gönderimi sırasında TnbWebservis.dll’de bir fonksiyona erişilemiyor mesajını alıyorsanız bu bağlantı hatasıdır. Bağlantı kontrolünü şu şekilde yapmanız gerekmektedir.
a. Sistem Ayarları bölümünden Web Servislerine tıklayınız. Gelen ekrandan Sunucu-2 bölümüne tıklayınız ve ekrandaki verilerinizin aşağıdaki ekrandaki ile aynı olduğunu kontrol ediniz.
Şekil 4
b. Bağlantı Testine tıklayınız. (Şekil 4-b) Bağlantı testinin sonucunda “2.Sunucu için bağlantı BAŞARILI” mesajı alınmalıdır. (Şekil-5)
Şekil 5
Eğer test başarılı değil ise internet bağlantınızı ve Windows tarafındaki internet çıkışlarınızı kontrol eden programlarınızı kontrol ediniz. Vezne programı bloke edilmiş olabilir.
c. Bu ekranda E-Evrak Gönderimi bölümünde NOTERODA yazmalıdır . Şekil 4-a
Şekil 4-a
Şekil4-b
Şekil 6
c. Gelen ekrandaki verilerinizi kontrol ediniz. Özellikler Dönem Başlangıç ve Bitiş tarihleri ile Yetkili TCKimlik No Bölümlerinin doğru olarak doldurulması gereklidir.
Çünkü elektronik evraklar bu TCKimlik No verisine ve dönem tarihi bilgilerine göre gönderilecektir.
d. Eğer hiç döneminiz yok ise ekrandaki alanları doldurarak Ekle tuşuna basınız.
e. Eğer girilen dönemlerin verilerinde hata var ise ilgili dönemi Şekil 6-a kısmından tıklayarak seçiniz ve ekranın yukarı bölümünde bulunan kutucuklarda düzeltmeleri yapıp Değiştir düğmesi ile düzeltmenizi yapınız.
Dönem işlemleri bilgileriniz eksik ise program rapor alımı sırasında program Noterlik yetkilisinin TCKimlik Numarasının tanımlı olmadığına dair aşağıdaki gibi bir mesaj verecektir. (Şekil 7)
Şekil 7
Not 1: Dönem başlangıç tarihi noterin o noterliğe başladığı tarihidir. Örneğin Ali Can adlı noterimiz noterliğine 01.01.2005 tarihinde atanmıştır.
Not 2:Dönem bitiş tarihi ilgili noterin bulunduğu noterlikten ayrıldığı tarihtir. Eğer noter ayrılmamış ise bu kısım boş bırakılacaktır.
Elektronik Evrak Gönderimi
Elektronik evrak gönderimi; Noter odalarına gönderilen milyonluk işlem listelerinin dekont bazında rapor ekran görüntüleri ile birlikte elektronik olarak gönderimidir. Bu bilgiler elektronik ortamda şifreli olarak gönderilir, ayrıca elektronik imza kullanılması halinde sadece alıcı tarafından içeriği açılabilir ve evrağı gönderinin kim olduğu bilgisi de alıcıya teyid edilir. E-Đmza kullanımı ayrıca bu gönderime hukuki geçerlilik de kazandıracaktır.
Evraklar elektronik olarak gönderilmeden önce mutlaka doğru biçimde Günlük Milyonluk Raporlarının (rapor döneminde hiç milyonluk işlem yapılmamış olsa dahi) alınıp yazıcıdan çıktı alınması gereklidir. Bu işlem sırasında unutulmaması gereken husus, Günlük Milyonluk Döküm bilgi giriş ekranındaki tüm alanların eksiksiz ve doğru doldurulmasıdır. Çünkü Noter Odaları bu verilere göre yatırılan milyonlukların takibini ve kontrolünü yapacaktır. Alınan milyonluk tarihleri
Şekil 6-a
sizin yatırdığınız dekontu içeren milyonluk tarihleri olmalıdır. Örneğin 08.01.2007 tarih ve 26 nolu dekont için yatan milyonluk prim tutarı 1.233,66 YTL olsun. Bu miktar noterliğinizde olan 01-05 /01/2007 tarihli milyonluklarımızın prim toplamıdır. Bu durumda alınacak olan örnek Günlük Milyonluk Raporunun bilgi giriş ekranı aşağıdaki gibi olmalıdır.
Not:
Bu ekrandaki Beyiye Alındığında Yatırılacak Đşlemleri de Listele kutucuğu seçilirse, alınan Günlük Milyonluk Döküm raporunda beyiyeli işlemleriniz de görüntülenecektir. Ancak bu beyiyeli işlemler henüz elektronik olarak gönderilmediğinden mutlaka bu işlemleri odanıza ayrıca bildiriniz.
Şekil 8
2. Bilgisayarınıza Sanal Lazer Yazıcı Ekleme
Elektronik Evrak gönderimi yapabilmek için üretilen raporların mutlaka lazer yazıcıya çıktı olarak gönderilmesi gerekmektedir. Eğer lazer yazıcı kullanmıyor iseniz bilgisayarınıza gerçekte var olmayan (sanal) bir lazer yazıcı tanımı yapıp rapor çıktılarınızı bu yazıcıya gönderiniz
Bilgisayarınızda bir lazer yazıcı bağlı değilse ya da çıktı almak istemiyorsanız aşağıdaki işlemleri yapınız.
a) Başlat menüsüne basıp Ayarlar bölümünden Yazıcı ve Fakslar’ ı bulunuz.
(“Başlat”a bastığınızda sağ tarafta doğrudan açılan menüde de olabilir) b) Açılan pencerede bulunan Yazıcı Ekle tuşuna basınız
c) Đleri tuşuna basınız.
d) “Bu bilgisayara bağlı yerel yazıcı”yı seçip Tak ve Kullan Yazıcımı
Otomatik Olarak Algıla ve Yükle seçeneğinin işaretini kaldırınız ve ileriyi
tıklayın.
e) “Şu bağlantı noktasını kullan” bölümünden, bilgisayarınızda kullanılmayan bir bağlantı noktasını (örneğin COM 1’i) seçip ileriyi tıklayın.
f) Karşınıza gelen yazıcı seçme penceresindeki Üretici bölümünden herhangi
bir lazer yazıcı markasını (örnek HP) seçin. Yazıcılar bölümünden de yazıcı
modelini (örnek: HP LaserJet 4) bulup seçip Đleri yi tıklayın
g) “Bu Yazıcıyı Varsayılan Olarak Kullan” a “Hayır” deyip “Đleri“ yi tıklayınız
h) “Bu Yazıcıyı Paylaştırma” seçeneğini seçip ileriye basınız.
I) “Bir sınama sayfası yazdırmak ister misiniz?” sorusuna Hayır’ ı seçiniz.
i) “Son” düğmesine tıklayarak yazıcı ekleme işlemini tamamlayınız.
Önemli Not: Bu aşamadan sonra bu yazıcıya göndereceğiniz tüm dökümler yazıcı
kuyruğunda yazdırılmak üzere bekleyecek ve bilgisayarınızın sağ alt köşesinde bir yazıcı
simgesi, kuyrukta beklemekte olan evraklar olduğunu size bildirecektir. Kuyruğun
gereksiz yere dolmaması için zaman zaman bu yazıcı simgesine çift tıklayın. Açılan
pencerede, daha önceden gönderilmiş ve yazdırılmayı bekleyen evraklarınızı
göreceksiniz. Bunları fare ile seçip Delete tuşu ile kuyruktan siliniz.)
3. Test Rapor Gönderimi
a) Günlük Milyonluk Raporu Alma
1. Vezne ana ekranından Raporlar düğmesine tıklayınız. (Kısa yol tuşu F10 dur.)
(Önemli Not: Sadece F10 tuşu ile girilen Rapor ekranı, elektronik gönderim için rapor yaratabilir. Ctrl-F10 tuşu ile açılan pencere, yakın bir dönemde kullanımdan kaldırılması planlanan ve elektronik gönderimi desteklemeyen bir rapor modülüdür)
2. Gelen ekrandan Ortak Hesap Raporlarını tıklayıp Günlük Milyonluk Döküm raporunu seçin.
3. Yazıcı tipi olarak Lazer Yazıcının seçili olmasına dikkat ediniz.
4. Ekrandaki kutucukları yukarıda anlatıldığı gibi dekont bilgilerinize göre doldurarak Raporu Hazırla düğmesine tıklayınız.
Şekil 9
5. Günlük Milyonluk Döküm bilgi giriş ekranı gelecektir. Ekrandaki kutucukları doldurup Tamam düğmesine tıklayınız.
Şekil 10
6. Karşınıza rapor dökümü ön izleme olarak gelecektir. Burada yazıcıya döktürmek için ekranın sol üst köşesine veya F9 tuşuna basılabilir. Karşınıza çıkan pencereden döktürmek istediğiniz yazıcıyı seçip tümü anlamına gelen ALL seçeneğine basıp OK tuşuna basınız, dökümünüz yazıcıdan çıkacaktır. (Sanal yazıcı tanımı yapmış iseniz, bu sayfa yazdırılmak üzere yazıcı kuyruğuna gidecek, programa da, yazıcıya gönderildiğine dair gerekli sinyal gidecektir)
7. Gelen rapor ekranından yazıcıdan çıktı alınmaz ise raporun gönderimi yapılamamaktadır
Şekil 11
b) Evrak Gönderimi
1. Yukarıda anlatıldığı gibi gönderilecek rapor(ları) hazırlayınız.
2. Vezne ana ekranından Đnternet Đşlemleri/Elektronik Evrak Gönderimi menüsüne tıklayınız.
3. Gelen ekrandan Milyonluk Đşlem Dökümlerini seçiniz.
4. Dijital Đmza Kullanmadan Gönder kısmı seçili olarak gelecektir. Bu kutucuk üzerinde bir oynama yapmayınız. Elektronik imza anahtarınız temin edildikten sonra imzalı evrak gönderimleri başlayacak ve bu durumda ilgili kutudaki çentik kaldırılmak sureti ile evrak gönderilecektir.
Şekil 13
5. Eğer ilk kez gönderim yapacaksanız ya da verilerinizde bir tutarsızlık bulunur ise program ekrana aşağıdaki gibi bir mesaj çıkararak mevcut verileriniz ile TNB Evrak Sunucusu verilerini eşleştirinceye kadar sizi bekletecektir. Bu mesaja Tamam diyerek lütfen bekleyiniz.
Şekil 14
Sistem eşitliği sağlandıktan sonra program size işlem yapmak için izin verecektir.
6. Gelen ekrandan Gönderilecek Döküm kısmından ilgili ayı seçiniz ve o ayın (+) yazısına tıklayınız. Aşağıya doğru bir liste açılacaktır. Bu listede, sizin o ay içerisinde almış olduğunuz raporlar, tarih aralıkları şeklinde çıkacaktır. Bu listeden göndereceğiniz raporu seçiniz. Örneğimizde gönderim ayı Ocak’tır.
Not: Eğer raporu seçemediyseniz mutlaka ilgili ayın adının yanında olan
+
işaretine tıklayarak listeyi açmayı deneyiniz.Şekil 15
7. Açılan menüden göndermek istediğiniz rapor aralığını seçiniz. Örnekte, seçilen rapor aralığımız 01-05-01-2007 şeklindedir.
8. Eğer raporunuzda bir problem yok ise (dekont ve banka bilgileri dolu, dekont miktarı ile hazırlanan rapor değerleri tutarlı, noterlik kodunuz girilmiş, rapor dökümünüz alınmış ve dönem verileriniz tam ise) Evrağı Seç düğmesi aktif hale gelecektir.
9. Evrağı Seç düğmesine tıklayınız.Bu düğmeye basıldığında sağ tarafta seçim listesinin açıldığını göreceksiniz ve seçtiğiniz evrakın buraya eklendiğini göreceksiniz.
10. Evrak seçimi yapıldıktan sonra ekrana o evrakla ilgili özet bilgiler gelecektir. Bu özet bilgilerden mutlaka evraklarınızı kontrol ediniz. Ayrıca Eğer isterseniz göndereceğiniz raporu göndermeden önce bu ekrandan Seçenekler/Rapor Önizleme menüsü ile de raporu görüntüleyebilirsiniz.
Şekil 17
12. Evrakları Gönder düğmesine tıklayınız. Gelen ekrandaki soruya Evet cevabını veriniz.
(Şekil 17)
Şekil 18
13. Evrak gönderiminiz başlayacaktır. Lütfen bekleyiniz.
Şekil 19
14. Son olarak Bitir düğmesine basıp işleminizi tamamlayınız.
15. Eğer evrak gönderiminde hazırlanamayan evrakınız var ise öncelikle Vezne programınızı kapatınız. Ardından 01.03.2007 tarihli güncelleme CD’sini takınız. Hızlı Yüklemeler menüsüne tıklayınız. Vezne kısmına tıklayınız. Daha sonra Elektronik Đmza Kayıt menüsüne tıklayınız. Şimdi Yükle düğmesine tıklayarak yüklemenizi yapınız.
