SEKRETERLİĞİN TANIMI, ÖNEMİ, TARİHİ GELİŞİMİ, SINIFLANDIRILMASI
Öğretim Görevlisi MERAL GÜNEŞ
SEKRETERİN TANIMI
Latince secretum sözcüğünden türetilen
sekreter sözcüğü, İngilizcede “secret” gizli, sır anlamında, “secretary” ise sekreter, özel kâtibe, kâtip, yazman gibi anlamlara
gelmektedir.
Türk Dil Kurumu (TDK) sözlüğünde ise
sekreter, özel ya da kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli yazman, kâtip anlamında
kullanılmaktadır
Sekreterliğin pek çok çeşidi ve seviyesi
olduğu için “sekreterlik” terimini tanımlamak zordur. Pek çok insan sekreteri çeşitli büro işlerini yapan herhangi bir kişi olarak
tanımlar. Daktilograflar, dosya kâtipleri, resepsiyonistler, stenograflar, bilgisayar operatörleri ve diğer benzer işlerde
çalışanlar gerçek bir sekreterin çeşitli ve bazen karmaşık görevlerinden birini
gerçekleştirdiklerinde sekreter olarak tanımlanabilmektedirler.
Sekreter, yönetim fonksiyonları konusunda bilgi sahibi, gündelik faaliyetlerin
yürütülmesinde yöneticilere yardımcı olan, örgütün iç ve dış çevresi arasında iletişim kuran, yöneticinin zamanını verimli ve etkin bir biçimde kullanmasına yardımcı olan, bilgi işleme ve ofis otomasyonu konusunda bilgi sahibi, sır saklama ve temsil yeteneği olan bir görevlidir.
Milli Sekreterler Derneği Sekreteri; iş
yaşamının gün geçtikçe karmaşıklaşan
yönetiminde, yöneticinin en yakın desteği şeklinde ortaya çıkan, yöneticiye iletişim gücü, aktivite kazanma ve çalışma
süresinin tamamını daha etkin olarak kullanabilme olanağını kazandıran, çalışma ortamında önemli bir büro görevlisi olarak tanımlamışlardır.
Uluslararası Profesyonel Sekreterler Birliği, bir sekreteri şöyle tanımlamışlardır: “Büro işlerine hâkim, direkt denetim olmaksızın sorumluluk alma yeteneğine sahip,
teşebbüs ve karar verme işlerini yapan ve ilgili otoritenin izniyle kararlar alan
yetkili yardımcısı”dır
SEKRETERLİĞİN ÖNEMİ
Bir örgüt içerisinde iletişimin önemi en üst düzeydedir. Bu görev bütün örgütlerde
sekreterlere verilmiştir.
İletişim olayı sadece telefon trafiğini yürütmek demek değildir. Bununla birlikte yazışmaların yapılması ve kontrolü, dosyalama işlerinin
yapılması, elektronik ajanda sisteminin
kurulması, randevuların ayarlanması, seyahat organizasyonlarının yapılması, postalama
işlerinin düzenlenmesi vb görevleri içermektedir.
Bu nedenle örgütlerde sekreterler için iletişim çok geniş bir kavram olmaktadır.
Sekreterler, hiçbir büro elemanının sahip olmadığı görev ve sorumlulukları üstlenmek durumunda kalmaktadırlar.
Bütün bunları başarı ile yerine getirebilmenin ilk şartı, bu mesleği seçen kişinin mesleğini sevmesi ve bir takımın parçası olmaya hazır olduğunu hissetmesi gerekmektedir.
Sekreterin kendisini mesleki alanda
geliştirmesi, bir amaca yönelmesi ve bu yolla parçası olacağı takıma katkıda bulunabilmesi önemli bir gerekliliktir
Genellikle sekreterliğin önemini kavramış işletmeler, bu konuda eğitim almış ve
mesleklerine değer veren nitelikli kişileri çalıştırmaktadırlar.
Son yıllarda gelişen teknolojiyle ve genellikle yabancı şirketlerle çalışılmasından dolayı
sekreterin en az bir yabancı dil bilme zorunluluğu da ortaya çıkmıştır.
Sekreterler açısından, bir yabancı dil bilmek iletişimin daha kolay olmasını ve bilgi akışının kolaylaşmasını sağlamaktadır. Sekreterin
yabancı dil bilmesi hem örgüt dışında iyi bir imaj oluşturur.
Aynı zamanda bir yöneticinin başarısının sırrı sekreterinin elindedir.
Gerçekten de yöneticinin en kısa zamanda en yüksek verimlilik ve etkinliği sağlayabilmesi için, günlük iş yüküyle başa çıkabilme
konusunda, iyi bir sekreterden daha fazla kimse yöneticiye yardımcı olamaz
DÜNYA’DA SEKRETERLİK MESLEĞİNİN GELİŞİMİ
Eski Yunan ve Romalılarda devlet
yöneticilerinin görevlendirdikleri yazmanlarla başlayan sekreterlik hizmetleri, tarihin akışı içerisinde, resmi kurum ve kuruluşlarda, özel işletmelerde, bugünkü anlamdaki sekreterlik hizmetlerini oluşturmuştur
Sekreterlik mesleği, özellikle sanayi devrimiyle birlikte işletmelerin
büyüklüklerinin ve uzmanlaşmalarının
artmasıyla ihtiyaç duyulan bir meslek dalı haline gelmiştir.
Daha verimli ve başarılı olabilmek için yöneticilerin organizasyona ve yardımcı personele duydukları ihtiyaç, sekreterlik hizmetlerinin bilimsel olarak gelişmesini sağlamıştır
Tarihsel gelişimi içerisinde erkekler, 1880’lerin
sonuna kadar sekreterlik mesleğine egemen olmayı sürdürürken 1870’li yıllar itibariyle bayanların iş dünyasına sekreter olarak girdiklerini görmekteyiz.
1714 yılında İngiliz mühendis Henry Mill ilk daktiloyu yapmış ancak yeteri kadar başarılı olamamıştır.
1873 yılında Christoper Latham Scholas isimli
matbaacı daha gelişmiş bir daktilo makinesi yaparak piyasaya sunmasıyla birlikte sekreterlik mesleği
kendisini yavaş yavaş göstermeye başlamıştır. Ancak o yıllardaki istatistiksel verilere bakıldığında büro hizmetlerinde çalışan erkeklerin bayanlara oranı
%97,3’tür. 1970’li yıllarda ise durumun tersine
geliştiği ve %35 oranında erkek istihdam edilmesine karşın %65’lik çoğunlukla bayanların çalışma
dünyasında öne geçtikleri görülmektedir
TÜRKİYE’DE SEKRETERLİK MESLEĞİNİN GELİŞİMİ
Eski Türk Devletleri içerisinde, çeşitli görevlerde kâtiplere rastlanmaktadır.
Bu görevliler hakanın mektuplarını Türk yazısıyla yazan, devletin çeşitli
kademelerinde sorumluluk alan ve yazışma yapan kâtip ya da yazıcı, hatta sır kâtibi olarak adlandırılmaktadır. Bu katiplerin isimleri; Almıga, Bitik, Bitikçi’dir
Osmanlı imparatorluğu döneminde “Sır
kâtipliği” olarak adlandırılan sekreterliğin, devlet yönetiminde etkin bir yeri olmuştur.
Bunun bir zorunluluğu olarak da, bu kişilerin eğitimine oldukça fazla önem verilmiştir.
Devlet yönetiminde bulunan hükümdarlar, başbakanlar ile diğer büyük kamu kurumu yöneticilerinin emrinde “Umumi Katip” ya da “Mahsus Kalem Müdürlüğü” adı altında bugünkü sekreterlerin görevlerini yerine
getiren kişiler çalıştırılmıştır.
Osmanlı imparatorluğu döneminde Divan-ı Hümayun’daki (yani devletin en üst
kademesindeki) işler Reisülküttap (bugünkü anlamı yönetici sekreter) ve onun idaresinde bulunan Beylikçinin nezaretinde görülürdü.
Dolayısıyla bunlara bağlı çeşitli kalemler vardır ki, buna kısaca “Divan Kalemleri” adı verilir.
Bunlar kuruluştan 1835’e kadar nezaretler öncesinde “Sadaret Mektebi, Sadaret
Kethüdası, Beylik (Divan), Tahvil (kese veya nişan), Ruus, Amedi Kalemleri ile Teşrifatçılık, Vak’anüvislik, Divan-ı Hümayun Tercümanları, Hazine-i Evrak (Arşiv)” gibi bölümlerden
oluşmuşlardır
Günümüz Türkiye’sinde ofislerin
yaygınlaşması, tarımdan çok sanayi ve hizmet sektörünün önem kazanması ile
birlikte sekreter gereksinimi daha profesyonel anlamda artış göstermektedir.
Uluslararası ticari ilişkilerin gelişmesi,
bilgisayar, faks ve fotokopi gibi iletişimin
vazgeçilmez unsurlarının iş yaşamına bir daha çıkmamak üzere girmesiyle sekreterlik çok
önemli bir konuma gelmiştir.
Bugün bir sekreter “sağ kol” olmaktan çıkmış, neredeyse “iş ortağı” durumuna gelmiştir.
SEKRETER ROLÜNÜN DEĞİŞİM SÜRECİ
1890’larda stenograflar
1920’lerde savaş nedeni ile shorthand typist rolünün ön plana geçişi
1950’lerde sekreterlik eğitimi kolejlerinin kuruluşu 1960’larda kadın hareketleri
1980’lerde teknolojik gelişme sonucu wordprocessing programları, yöneticilerin kendi yazılarını kendilerinin yazması
1990’larda sekreterliğim, yönetici asistanlığı pozisyonu ile yer değiştirmesi
2000’lerde yönetici asistanının, ekip oyuncusu-yönetim desteği rolünü alması (çok uluslu şirketlerde mesleki uzmanlaşmaya, kariyer planlamasına, yatay organizasyona, ekip çalışmasına, ofis otomasyonuna geçildi)
SEKRETERLİK MESLEĞİNİN SINIFLANDIRILMASI
Teknolojinin ilerlemesi, günümüz iş
ortamının uzmanlığı gerektirmesi ve yeni iş kollarının oluşması, her alanda olduğu gibi sekreterlik mesleğinde de mesleklerin
özelliklerine göre, teknik bilgiler isteyen, farklı çalışma koşullarını karşımıza
getirmektedir. İş ortamının gerektirdiği mesleki bilgileri, terimleri öğrenip
uygulamak, yazışmaları düzenlemek, evrak, dosya hazırlıklarına göre farklılıklar
oluşturmaktır
Sekreterlik Mesleğinin Sınıflandırılması
Büro Hizmetleri Sekreterliği
Yönetici Sekreterliği
Üst Düzey Yönetici Sekreterliği
Yönetim Kurulu Sekreterliği
Ticari Sekreter
Tıp Sekreteri
Hukuk Sekreteri
Uluslararası Organizasyon Sekreteri
Muhasebe ve Finansman Sekreteri
Basın Sekreteri
Teknik Sekreter
Film Sekreteri
Bölüm Sekreteri
Turizm Sekreteri
1. Büro Hizmetleri Sekreterliği
Bu tür sekreterler doğrudan tek bir
yöneticiye sekreterlik yapmazlar. Steno, yazı makinesi ve bilgisayar gibi büro makinelerini kullanabilen ve dosyalama, teleks, faks,
telefona bakma, mesaj alma, haber verme, ziyaretçi kabulü ve gerektiğinde iş
kolaylaştırma gibi görevleri yürüten birinci kademedeki sekreterlik görevidir.
Sekreterlik mesleği ile ilgili yüksek öğrenim görmemiş olanlar genellikle büro hizmetleri sekreterliği ile mesleğe başlarlar. Zaman içinde burada başarılı olanlar yönetici
sekreteri olarak yetişmeye çalışırlar.
İdari Müdürlük İdari Müdürlük
Sekreterlik
Sekreterlik
2. Yönetici Sekreterliği
Yönetim bürolarını yöneten, yöneticinin iletişim, enformasyon (bilgilenme) ve zamanını organize ederek daha verimli
çalışmasını sağlayan, olgun, inisiyatif sahibi, ölçülü, görgülü, çalışkan/protokol bilgisine sahip ve temsil yeteneği olan sekreterlere
"yönetici sekreteri" denir
Bu düzeydeki sekreter, steno, daktilo ve
bilgisayar gibi büro makinelerini kullanabilir, evrak kayıt işlerini yürütür, kendi
inisiyatifinde dosyalama, kendi kendine yazışma yapabilirler.
Ayrıca bu sekreterler, yöneticiye yardım (destek) amacıyla yönetim günlüğü tutma, yönetici ile görüşme isteğinde bulunanlar arasında süzgeç görevi görebilme, iç ve dış iletişimi sağlama ve ziyaretçi kabulü gibi bir üst kademedeki görevleri de yürüten bir
sekreter tipidir
Yönetici sekreterler, üst düzey kararların
verildiği ve izlenecek politikaların saptandığı ortamda görev yaparlar. Yönetici sekreterler, yöneticilerinin diğer kurumların yöneticileriyle, halkla ve kuruluşun diğer çalışanlarıyla
bağlantısını kurma durumundadırlar.
Yönetici sekreteri yöneticinin zamanını verimli kullanabilmesi için gerekli önlemleri alır.
Zaman kaybını önlemek üzere, gelenlere bizzat kendisi yardımcı olup, yöneticisinin zamanını korumuş olur.
Yönetici Sekreteri
Sekreter Sekreter Genel Müdür /Yönetim
Kurulu
Genel Müdür /Yönetim Kurulu
Yönetici Sekreteri Yönetici Sekreteri
Sekreter Sekreter
Bölüm Müdürlüğü
Bölüm Müdürlüğü
Sekreter Sekreter
Bölüm Müdürlüğü
Bölüm Müdürlüğü Bölüm
Müdürlüğü Bölüm Müdürlüğü
Yönetici sekreter diğer sekreterlerden farklı olarak sadece Genel Müdür’e ve/veya Yönetim Kuruluna bağlı çalışmaktadır. İşletmelerde emir, komuta zincirini dikkatine aldığımızda Yönetici sekreterine hiçbir bölüm Müdürünün iş veya
emir buyurma yetkisi olmadığı yukarıdaki
şemada da açıkça görülmektedir. Aynı şekilde, her ne kadar Yönetici sekreteri tepe yönetime daha yakın olsa ve ortak projeler yürütebilse de birimlere hiçbir emir yetkisi yoktur. Yönetici
sekreterin bu bağlamdaki sorumlulukları genelde inisiyatif kullanma ile sınırlı kalmaktadır.
3. Üst Düzey Yönetici Sekreterliği
Bu sekreterlik çeşidi aynı zamanda yönetici sekreterliği gibidir. Ancak üst düzey yönetici sekreteri protokol konusunda eksiksiz bilgi sahibi olmalı ve bu bilgileri yaşama
aktarabilmelidir. Üst düzey yönetici sekreteri protokole uygun davranmaya çalışmakla
kalmamalı, protokol kurallarını düzenleyici ve öğretici olabilmelidir
Bu konumdaki sekreter çeşitli büro işleriyle,
yöneticinin günlük işleriyle ve beşeri işlerle ilgilenerek yöneticisine yardımcı olmak için çalışır. Aynı zamanda iş görenlerin yönlendirilmesinde görevli olacağı için yöneticilik özelliklerine de sahip olmalıdır. Ayrıca;
Kurul toplantılarında hizmet etme,
Özel projeler (talimatlar, yönetici karar verirken gerekiyorsa referansları, kendi özverisi ile sağlama, yöneticinin kararlarına dayanarak sonuç raporlarını hazırlamak),
Araştırma yapma,
Yöneticiyi ve örgütü temsil etme, yönetici adına rol oynama,
Küçük problemleri çözümleme gibi işleri de yapabilmelidir.
Yardımcı ya da asistan rolündeki üst düzey yönetici sekreter bu seviyedeki yöneticisinin özel sekreteri olur.
Asistan sekreter, örgütün amaçları, politika ve yürütme yöntemleri ve çalışma biçimi
hakkında geniş ve derin bilgiye sahip olmalıdır.
Bu bakımdan yönetici ve onun hedeflerini en üst derecede işbirliği ve tanıma inceliklerine sahip olmak için: Yönetici sekreterin
kendilerine verilen yetki doğrultusunda yönetici örgütte olmadığı zaman, problem
çözebilmek, rutin konularda karar verebilmek ve yöneticisini en iyi şekilde temsil edebilmek gibi görevleri başarması gerekmektedir.
4. Yönetim Kurulu Sekreterliği
Yönetim Kurulu bulunan örgütlerde, yönetim kurulu sekreteri görev yapar. Yönetim kurulu sekreterleri yönetim kurulu başkanının
sekreterliğini yürütürler. Bu sekreterler,
doğrudan yönetim kurulu başkanına bağlıdır.
Yönetim kurulu sekreteri kimi örgütlerde
"Başkan Sekreteri", "Özel Kalem Müdürü",
"Raportör Sekreter" gibi unvanlar
taşıyabilirler. Hangi adla olursa olsun hepsinin yetkileri aynıdır.
Yönetim kurulu sekreteri, yönetim kurulu
toplantılarına raportör olarak katılır. Yönetim kurulu kararlarını kaleme alıp, yazılmasını,
çoğaltılmasını ve saklanmasını sağlar. Örgütün en gizli belgeleri onlar tarafından hazırlanır ve dosyalanır.
Yönetim kurulu sekreteri başkanın konuşma basına açıklama metinlerini yazabilmelidir. Üst düzey yönetici sekreteri ve yönetim kurulu
başkanı sekreterleri konuşma metni yazarken bazı kuralları iyi bilmek zorundadırlar
Bu sorumluluk altına girecek olan
sekreterlerin şu basit temel noktalara dikkat etmeleri yararlı olacaktır:
Aynen yönetici gibi düşünebilmek, etkili ve açık kelimeler kullanabilmek,
Yönetim politikaları iyi bilinmelidir,
Düşünceler açık ve direkt olarak aktarılmalıdır,
Sözün gereğinden fazla uzatılmamasına dikkat edilmelidir,
İçerik konuşmacıya, kuruluşa, dinleyicilere ve ortama uygun olmalıdır,
Konuşur gibi yazılmalıdır
5. Ticari Sekreter
Ticari sekreterler, ticari işletmelerin
çalışmalarında, yönetimin ve yöneticilerin yazışma, iletişim ve diğer sekreterlik
hizmetlerini yürütmekle görevli büro elemanlarıdır
6. Tıp Sekreteri
Tıp sekreteri, kendi alanında eğitim görmüş, bu eğitimle kazandığı bilgi ve becerileri
kullanarak, sağlığın korunmasında ve
yükseltilmesinde hasta ile sağlık personeli arasında hizmet veren personeldir.
Meslek Standartları Komisyonu ise tıbbi sekreteri, “kendi başına ve belli bir süre içerisinde, hasta muayene, kabul ve dosya işlemlerini yapma ile tıbbi ve istatistik
dokümanları hazırlama bilgi ve becerisine sahip nitelikli kişi” olarak tanımlamıştır
7. Hukuk Sekreteri
Tıp biliminde olduğu gibi hukuk biliminde de kendine özgü bir dili vardır. Hukuk sekreteri yaptığı yazışmaları, tutanakları, raporları doğru hukuki terim ve deyimlerle yazması gerekmektedir. Ayrıca hukuk sekreterinin yürürlükteki kanunları, kanunlarda olan değişiklikleri izlemesi ve bilgilerin güncel tutması gerekir.
8. Uluslararası Organizasyon Sekreteri
Uluslararası organizasyon sekreteri: Globalleşen dünyamızda, ülkeler kendi çıkarları için her
zaman karşı karşıya gelmektedirler. Ülkeler
arasında bazen bir sosyal etkinlik için bazen de ülkelerin kaderini belirleyecek görüşmeler için çeşitli toplantılar yapılır. Uluslararası
organizasyon sekreteri toplumlarda çok büyük bir kesime hitap eder ve üst düzey yöneticilerin uygun bir ortamda bir araya getirilmesini sağlar.
Bu görüşmelerin sonuçlarının her iki taraf için de olumlu olması uluslararası organizasyon
sekreterlerinin başarısı için ölçülebilir.
9. Muhasebe ve Finans Sekreteri
Genellikle muhasebe bürolarında ya da işletmelerin muhasebe, finansman
departmanların da çalışan sekreterdir.
Muhasebe ve finansman sekreteri; maliyet muhasebesi, hesap planı, bilanço, tek düzen hesap planı, planlama, amortisman, ıskonto, gibi konuları içeren bilgi sistemleriyle birlikte maliyet verileri, raporlar, piyasa analizi, arz talep unsurları, üretim ve tüketim gibi
ekonomiye yönelik konularda bilgi sahibi olarak yöneticisine yardımcı olur.
Günümüzde muhasebe hizmetleri bilgisayar ile desteklendiğinden muhasebe ve finansman
sekreterinin yeterli derecede bilgisayar kullanma becerisinin olması gerekir.
Muhasebe ve finans sekreteri, aynı zamanda
departmanının işlerini yürüterek, yazışma, dosyalama gibi işlevleri de üstlenir. Muhasebe ve finans sekreteri yöneticiye, mali konularda piyasayı sürekli izleyerek katkı veren kişidir. Yöneticilerin kararlarına yardımcı olabilmek için gerekli dokümanları hazırlamak ve
sunmak görevlerindendir. Bu konu için hazırlanacak dokümanlar; piyasa analizleri, arz-talep unsurları, üretim ve pazarlamaya yönelik çalışmalarla,
gelecekteki beklentileri içeren raporlardır
10. Basın Sekreteri
Gazete, dergi ve bunun gibi yayınları
hazırlayan bürolarda çalışan sekreterdir.
Basın sekreteri dikte almayı, elektronik
posta, faks, İnternet gibi teknolojik iletişim araçlarını iyi kullanabilme yeteneğine sahip olmalıdır.
Basın sekreteri her sekreterin yaptığı
görevler dışında gazete ve dergi gibi yayınlar için doğru sayfa düzenleme kurallarından
haberdar olmalıdır.
11. Teknik Sekreter
Teknik sekreterler, endüstriyel ve yönetimle ilgili işlevleri üstlenmekte, genellikle
mühendisliğin teknik asistanı durumunda çalışmaktadırlar
12. Film Sekreteri
Film sekreterleri, sinema sektöründe her
sahnedeki ayrıntıları kayıtlara alarak, filmin sürekliliğini sağlayan yönetmen
yardımcılarıdır.
13. Bölüm Sekreteri
Sekreterlik hizmetlerinin yanında bölümün iş programlarının yürütülmesini sağlayan,
bölümde çalışan personele nezaret eden,
personele özlük hakları konusunda bilgi veren sekreterlerdir.
14. Turizm Sekreteri
Ülkelerin ekonomik yapısı, içerisinde turizm sektörü gün geçtikçe önemli bir konuma
gelmektedir. Bu nedenle turizm sektörüne yönelik olarak örgütsel ve yönetsel alanlarda araştırma ve geliştirme faaliyetlerinde
bulunmak gerekmektedir. Buna bağlı olarak konaklama, ulaştırma eğlence ve canlandırıcı donatım alanlarında önemi artan turizm
sektörünün gelişiminde yöneticiyle birlikte onu teknik bilgi ve beceriyle desteklemesi gereken sekreterin de örgütsel rolü önem kazanmaktadır.