YÖNETİM VE ORGANİZASYON
“Yönetim Bilgi Sistemleri”
Dr. Çağatay YILDIRIM
2020
BİLGİ SİSTEMLERİ
• Bir organizasyonda kararların daha etkili ve verimli
alınmasını ve organizasyonun tüm kademelerindeki
yönetim işlevlerinin en üst seviyede gerçekleştirilmesini
sağlamak amacıyla ihtiyaç duyulan veriyi toplayan,
işleyerek bilgiye dönüştüren, depolayan ve gerekli
yerlere ileten insan-makine uyumlu bütünleşik bir
sistemdir.
Bilginin Anlamı
• 1950 – 1970: Bürokratik gereksinim Bilgisayarların icadı
• 1970 - 1980: Genel amaçlı destek (KDS: Destekleyici, etkileşimli bilgilerin sunulması
• 1980 – 1990: Yönetim kontrolü (ÜYBS: Yönetime istenilen zaman ve biçimde sunulan kritik bilgiler)
• 1990 - + : Stratejik kaynak, rekabet avantajı, stratejik
silah
YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ (YBS)
1. Fonksiyona Dayalı YBS’ler: Sadece belirli uygulama alanını desteklemesi için tasarlanır (Stok yönetim, personel, muhasebe vb.)
• Veri tabanları tekrarlanır (personel verilerinin muhasebede kullanılan verileri içermesi; müşteri verilerinin birkaç veri tabanında tekrarlanması)
• Herhangi bir verinin değişmesi tüm veri tabanlarında ayrı ayrı güncelleme yapılmasına neden olur, maliyet ve zaman yükü oluşturur.
2. Bütünleşik YBS’ler: Ortak bir veri tabanını paylaşır.
• Tekrar en az indirgenir
• İşletmedeki bölümlere kendi faaliyetlerini daha iyi koordine etme imkanı sağlar
YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİ (YBS)
Çağdaş Yönetim Bilgi Sistemleri Yaklaşımları
• Teknik yaklaşım: BS üzerinde fiziksel teknolojinin yanında matematik temelli modeller önemli
• Davranışsal yaklaşım: BS tutum ve davranışları, yönetimi ve işletme politikasını nasıl etkilemektedir
• Sosyoteknik yaklaşım: BS teknolojik faktörlerin yanında
işletme ve bireyin gereksinimlerine uygun olmalı
Çağdaş Yönetim Bilgi Sistemleri Yaklaşımları
• Yöneylem araştırması:
Belirli kısıtların olduğu durumlarda, belirli bir amaca yönelik en uygun çözümün bulunması için geliştirilen yöntemlerdir.
YBS’lerin İşletme İçindeki Yeri ve Rolü
• Organizasyon bilgi işleyen bir açık sistemdir, bilgi akışı ve alt sistemler arası ilişkiler çok önemlidir. Sistem iç değişkenler ve dış parametrelerden ne kadar haberli ise belirsizlik o kadar azalmış demektir.
• Bu nedenle bilgi akışını sağlayan ve düzenleyen bilgi sistemleri, muhasebe, finansman, pazarlama ya da insan kaynakları kadar önemli ana işlev alanlarından biri olmuştur.
• Organizasyonun başarısı için yöneticilerin daha güvenilir iletişim kanallarını ve bilgiyi kullanmaları gerekir.
• Bilgi sistemlerinin düzenlenmesinde dikkat edilmesi gereken noktalar;
• Düzenli raporlama standart hale getirilmelidir.
• Bilgi akışı ve iletişim kanalları sorunları kısa zamanda çözümlemek amacıyla, organizasyondaki taktik ve stratejik faaliyet noktalarına gerekecek bilgiyi iletecek biçimde düzenlenmelidir.
YBS’lerin İşletme İçindeki Yeri ve Rolü
Yönetim Bilgi Sistemlerinin Katkı Alanları
1. İşletme etkinliği
2. Çalışanların verimliliği ve moral
3. Müşteri hizmetleri ve memnuniyeti 4. Maliyetlerin azaltılması
5. Stratejik avantaj 6. Rekabet avantajı
YBS’lerin Yönetim Fonksiyonlarına Katkısı
• Planlama sürecine katkısı
• Örgütleme sürecine katkısı
• Yürütme sürecine katkısı
• Kontrol sürecine katkısı
1.Planlama sürecine katkısı
• Planlama sürecinde gereksinim duyulan tüm iç ve dış bilgileri (doğru, güvenilir, yeterli, güncel)
• Dış bilgiler (parametreler): Ekonomik, yasal, kültürel ve teknolojik değişiklikler, rekabet
• İç bilgiler (değişkenler): Finansal bilgiler; yapılan işler ve çalışanlara ilişkin sayısal olmayan bilgiler; organizasyonun verimliliğini gösteren üretim ve hizmetler ile ilgili sayısal veriler, tablolar ve raporlar, iş akış şemaları, organizasyon şemaları
1.Planlama sürecine katkısı
• Farklı yönetim kademelerinde karar süreci için gerekli bilgiyi sağlayarak, yöneticilerin planlama becerilerini geliştirmesi
• Geleceğe yönelik öngörülerin doğruluk derecesini artırması
• Kapsamlı planlama yapılmasını sağlaması
• Planlama yapma süresini kısaltması ve maliyetini düşürmesi
• Yönetim hiyerarşisinde kararların merkezileşmesini sağlaması
2.Örgütleme sürecine katkısı
• Bilgi akış temeline dayalı bir düzenin oluşmasını sağlaması
• Bazı işlemlerin ve görevlerin ortadan kalkmasını, değişmesini ve yenilerinin oluşmasını sağlaması
• Personel eğitiminin önemini artırması
• Emek, zaman ve maddi yönden tasarruf sağlaması (insan emeği yerine makinelerin kullanılması).
• Personelin değerlendirilmesini kolaylaştırması
3.Yürütme sürecine katkısı
• Kurallara ve disipline olan gereksinimi artırması
• Düzenli bir emir/komuta ve raporlama sisteminin oluşmasını ve kullanımını gerçekleştirmesi
• Yönetsel işlemlerin bir sistem anlayışı içinde değerlendirilmesini sağlaması
• Operasyonel ve taktik seviyedeki yöneticilerin kendi kendilerini yönetmelerine olanak tanıması (talimat, yönerge ve prosedürler).
4.Kontrol sürecine katkısı
• Kontrol için gerekli olan bilgilerin zamanında elde edilmesi
• İyi bir raporlama sisteminin kurulması
• Faaliyet sonuçlarının üst düzey yöneticiler tarafından anında gözlenip, denetlenmesi
• Sonuçlara ilişkin yazılı verilerin dosyalanması ve saklanması
