T.C. AĠLE VE SOSYAL POLĠTĠKALAR BAKANLIĞI Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı... VALĠLĠĞĠNE (Aile ve Sosyal Politikalar Ġl Müdürlüğü)

(1)

T.C.

AĠLE VE SOSYAL POLĠTĠKALAR BAKANLIĞI Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı

Sayı : B.17.0.00.SGB.0.65-930/

Konu : Ġhale ĠĢlem Dosyası

….. VALĠLĠĞĠNE

(Aile ve Sosyal Politikalar Ġl Müdürlüğü)

Ġlgi : 06/04/2012 tarihli ve B.17.4.ASM.0...00.65-612/… sayılı yazınız ve eki Ġhale ĠĢlem Dosyası.

Ġliniz … Müdürlüğünün 01/04/2012–31/12/2012 tarihlerini kapsayan 258.570 adet/öğün kahvaltı, 411.840 adet/öğün ara öğün, 314.820 adet/öğün öğle, 258.570 adet/öğün akĢam yemeği, 13.500 adet/öğün özel gün menüsü olmak üzere toplam 1.257.300 adet/öğün mamul yemek hizmet alımı ihalesinin 4734 sayılı Kamu Ġhale Kanununun 18. maddesi gereğince açık ihale usulü ile karĢılanmasına iliĢkin ilgi yazınız ekinde bulunan ihale iĢlem dosyasında bulunan taahhüt evrakları ve sözleĢme tasarısı Bakanlığımızın Ön Mali Kontrol ĠĢlemleri Yönergesi gereğince incelenerek, aĢağıda belirtilen hususlar tespit edilmiĢ, ihale iĢlem dosyası ve sözleĢme tasarısı yazımız ekinde gönderilmiĢtir.

1- Ġhale iĢlem dosyasında bakılan kiĢi sayıları ve mamul yemekten yararlanacak personel sayılarının belirtilmediği, bu durumun yaklaĢık maliyet hesabının incelenmesinde öğün sayılarının bilinmesinde engel oluĢturduğu görülmüĢtür.

2- YaklaĢık maliyet hesap cetvelinde, firmalar ve ticaret odasından alınan fiyatlar göz önünde bulundurularak yaklaĢık maliyetin … kar oranına göre hesaplandığı belirtilmiĢtir. Ancak söz konusu tekliflerin Hizmet Alımı Ġhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 8.2. maddesi uyarınca ihale iĢlem dosyasında olmadığı, ayrıca Bakanlığımızın 2011/1 sayılı Genelgesinin 49.

maddesinde yaĢ gruplarına göre yaklaĢık maliyetin tespitinde söz konusu maddede yer alan yemek maliyetlerinin dikkate alınmadığı görülmüĢ olup, bundan sonra yapılacak ihalelerde anılan Yönetmelik hükümlerine uyularak iĢlem yapılması gerekmektedir.

3) Hizmet Alımı Ġhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 19 uncu maddesinde, ihale yetkilisinin, ihaleyi gerçekleĢtirmek üzere Kanunun 6. maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluĢturacağı belirtilmekte olup, idarenin ihale ilanı tarihi olan 10/02/2011 tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluĢturması gerekirken 10/02/2011 tarihinde ihale komisyonunu oluĢturduğu görülmüĢtür.

4) Bakanlığımızca mamul yemek alımına iliĢkin örnek olarak hazırlanan Ġdari Ģartnamenin 25. maddesinde mamul yemek alımına iliĢkin hizmetin sunulması iĢiyle ilgili olarak fiilen çalıĢan personelin tüm mesaisini kuruluĢta geçirdiği hallerde, hizmetin sunulmasıyla görevli personelin iĢçi ücreti, sigorta prim giderleri, yemek, yol ve giyim bedellerinin teklif fiyata dâhil olduğu belirtilmiĢ, ancak idare tarafından söz konusu Ġdari Ģartnamenin ilgili maddesine bu yönde

(2)

T.C.

hükümlerin konulmadığı, bahsi geçen hükümlere Diğer Hususlar bölümünde yer verildiği görülmüĢ olup, bundan sonra yapılacak olan ihalelerde bu hususa dikkat edilmesi gerekmektedir.

5) Teknik ġartnamenin IV. maddesi gereğince yüklenici firmanın temin edeceği araç ve gereçler içinde baharat saklama kabı, tabak, kaĢık, çatal, bıçak, sürahi, bardak, tuzluk, masa, sandalye vs. bulunduğu, Ġdari ġartnamenin “Teklif fiyata dâhil giderler” baĢlıklı 25. maddesinde bahsi geçen giderlere yer verilmediği görülmüĢtür. Söz konusu araç ve gereçlerin maliyeti arttırması nedeniyle bahsi geçen araç ve gereçler için sadece bir kez olmak üzere maliyet öngörülerek idare demirbaĢında bulundurulması ve ihalelerde teklif fiyata dâhil giderler arasında araç ve giderlere yer verilmemesi gerekmektedir.

6) Teknik ġartnamenin IV. maddesinde, isteklinin ihaleden önce kuruluĢlarda gerekli incelemeyi yapıp, mutfak ve yemekhanelerin ekipman, malzeme ve onarım ihtiyacını dikkate alarak teklifini buna göre vereceği belirtilmektedir. Bu durumun istekliler açısından verilecek teklifler için eĢitlik ilkesine aykırı olduğu görülmekte olup, idare tarafından söz konusu mutfak ve yemekhanelerin ekipman, malzeme ve onarım ihtiyaçlarının belirlenmesi, buna göre tekliflerin verilmesi, aĢırı düĢük teklif sorgulaması kapsamında bu ihtiyaçların istekli firmalara bildirilmesi ve bu doğrultuda açıklama yapılması gerekmektedir.

7) Ġhale iĢlem dosyasında aĢırı düĢük teklif sorgulamasında istekli firmalar tarafından proforma fatura sunulduğu, ancak idare tarafından Kamu Ġhale Genel Tebliğinin 79.4.2.15.

maddesi gereğince maliyet/satıĢ tutarı tespit tutanaklarının istenilmediği görülmüĢtür.

Kamu Ġhale Genel Tebliğinin 79.4.2.4.maddesi gereğince proforma faturadaki birim satıĢ tutarının, (Ek-O.5) Maliyet/satıĢ tutarı tespit tutanağında yer alan ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olup olmadığının tespiti için maliyet/satıĢ tutarı tespit tutanağının, idare tarafından tutanağı düzenleyen serbest muhasebeci mali müĢavir veya yeminli mali müĢavirden istenilmesi ve buna iliĢkin tespitin yapılması gerekmekte, aksi halde proforma faturadaki birim satıĢ tutarının, (Ek-O.5) Maliyet/satıĢ tutarı tespit tutanağında yer alan ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmadığının idarece kabul edilerek değerlendirildiği varsayılmaktadır.

8) Ekonomik açıdan en avantajlı teklif veren … ġti.’nin aĢırı düĢük teklif açıklamalarının incelenmesinde;

a) Teknik ġartnamenin IV. maddesi gereğince, bütün yemekhanelerde yemek yiyecek personel ve çocuk sayısı dikkate alındığında 150 adet masa üstü takımı ve servis malzemesi (porselen tabak, kase tepsi, kaĢık, çatal, bıçak, sürahi, bardak, tuzluk, masa, sandalye vb.) istenildiği halde, istekli firma tarafından söz konusu araç ve gereç için 1000 adet üzerinden amortisman hesaplandığı görülmüĢtür.

b) Adı geçen istekli tarafından … ġirketinden alınan proforma faturada yaĢ pasta için 10,00.-TL teklif verildiği, ancak örnek menülerin incelenmesinde istekli tarafından 17 Kasım ve 19 Temmuz tarihlerinde ikindi ara öğünü için verilmesi gereken yaĢ pasta için 14,00.-TL birim fiyat öngörülerek hesaplama yapıldığı tespit edilmiĢtir.

c) 9 aylık ihalede Kurban bayramının 4. günü ile Cumhuriyet bayramının yarım günü olan 28 Ekim’in aynı güne denk gelmesi sebebiyle ulusal bayram ve genel tatil günlerinin 12 gün olduğu, resmi tatil olan 23 Nisan, 1 Mayıs ve 19 Mayıs için yılın ilk altı ayında ödenecek birim fiyat üzerinden hesaplama yapılması gerektiği, ancak ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalıĢacak personel için 13,5 gün üzerinden ve yılın ikinci altı ayında ödenecek birim fiyat üzerinden hesaplama yapıldığı görülmüĢtür.

(3)

T.C.

ç) Kamu Ġhale Genel Tebliğinin 79.4.1. maddesine göre, isteklilerce yapılacak aĢırı düĢük teklife iliĢkin açıklamaların Tebliğin 79.4.2.3. maddesinde belirtilen belgelere dayanması gerektiği, belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamaların kabul edilmeyerek söz konusu tekliflerin reddedileceği, 79.4.2.24. maddesi gereğince yemek hizmet alımı ihalelerinde, çalıĢtırılacak personelin giyim gideri ile su, tuz, baharat, peçete ve masa örtüsü giderleri için yapılacak açıklamalara iliĢkin olarak isteklilerden belge sunmalarının istenmeyeceği, ihale komisyonunun ayrıca, bu girdiler dıĢındaki girdilerden de belgelendirilmesine gerek bulunmayanları tespit edebileceği belirtilmektedir. Konu ile ilgili olarak ihale komisyonunun bu girdiler dıĢındaki girdilerden belgelendirilmesine gerek bulunmayanları tespit etmediği, bu çerçevede araç giderleri için hesaplanan kasko, sigorta, bakım giderleri ile kırtasiye, haberleĢme, mutfak malzemeleri bakım onarım giderlerine iliĢkin belge sunulmaksızın açıklama yapıldığı görülmüĢtür.

d) Ġdare tarafından verilen 1-30 Kasım tarihleri arasındaki örnek menü için istekli firma tarafından “yemek çiğ girdi maliyeti” ve “Kasım örnek menü öğün ortalamaları”nın hazırlandığı, birim fiyatların hesaplanması neticesinde yemek çiğ girdi maliyetinde belirtilen “yaz menüsü”nün kıĢ menüsüne ait olduğu ve sehven yanlıĢ yazıldığı düĢünülmekte olup, bu çerçevede;

i- Ġstekli tarafından düzenlenen “Yemek çiğ girdi maliyeti”nde 4-6 yaĢ grubu sabah kahvaltısına iliĢkin birim fiyat ortalamasının 1,16.-TL, “Kasım örnek menü öğün ortalamaları”nda ise 1,11.-TL olarak beyan edildiği, aĢırı düĢük teklif açıklamasının 1,16.-TL üzerinden hesaplandığı, ancak yapılan hesaplama neticesinde birim fiyatın 1,11.-TL olduğu,

ii- “Yemek çiğ girdi maliyeti”nde 4-6 yaĢ grubu ikindi ve gece ara öğüne iliĢkin birim fiyat ortalamasının 0,66.-TL, “Kasım örnek menü öğün ortalamaları”nda ise 0,63.-TL olarak beyan edildiği, aĢırı düĢük teklif açıklamasının 0,66.-TL üzerinden hesaplandığı, ancak yapılan hesaplama neticesinde birim fiyatın 0,65.-TL olduğu,

iii- “Yemek çiğ girdi maliyeti”nde 7-12 yaĢ grubu sabah kahvaltısına iliĢkin birim fiyat ortalamasının 1,50.-TL, “Kasım örnek menü öğün ortalamaları”nda ise 1,45.-TL olarak beyan edildiği, aĢırı düĢük teklif açıklamasının 1,50.-TL üzerinden hesaplandığı, ancak yapılan hesaplama neticesinde birim fiyatın 1,45.-TL olduğu,

iv- “Yemek çiğ girdi maliyeti”nde 7-12 yaĢ grubu ikindi ve gece ara öğüne iliĢkin birim fiyat ortalamasının 0,81.-TL, “Kasım örnek menü öğün ortalamaları”nda ise 0,77.-TL olarak beyan edildiği, aĢırı düĢük teklif açıklamasının 0,81.-TL üzerinden hesaplandığı, ancak yapılan hesaplama neticesinde birim fiyatın 0,79.-TL olduğu,

v- “Yemek çiğ girdi maliyeti”nde 13+ yaĢ grubu sabah kahvaltısına iliĢkin birim fiyat ortalamasının 1,31.-TL, “Kasım örnek menü öğün ortalamaları”nda ise 1,26.-TL olarak beyan edildiği, aĢırı düĢük teklif açıklamasının 1,31.-TL üzerinden hesaplandığı, ancak yapılan hesaplama neticesinde birim fiyatın 1,26.-TL olduğu,

vi- “Yemek çiğ girdi maliyeti”nde 13+ yaĢ grubu ikindi ve gece ara öğüne iliĢkin birim fiyat ortalamasının 0,75.-TL, “Kasım örnek menü öğün ortalamaları”nda ise 0,75.-TL olarak beyan edildiği, aĢırı düĢük teklif açıklamasının 0,75.-TL üzerinden hesaplandığı, ancak yapılan hesaplama neticesinde birim fiyatın 0,82.-TL olduğu,

vii- “Yemek çiğ girdi maliyeti”nde 13+ yaĢ grubu ana öğüne iliĢkin birim fiyat ortalamasının 2,46.-TL, “Kasım örnek menü öğün ortalamaları”nda ise 2,51.-TL olarak beyan edildiği, aĢırı düĢük teklif açıklamasının 2,46.-TL üzerinden hesaplandığı, ancak yapılan

(4)

T.C.

v- “Yemek çiğ girdi maliyeti”nde personelin sabah kahvaltısına iliĢkin birim fiyat ortalamasının 1,69.-TL, “Kasım örnek menü öğün ortalamaları”nda ise 1,64.-TL beyan edildiği, aĢırı düĢük teklif açıklamasının 1,69.-TL üzerinden hesaplandığı, ancak yapılan hesaplama neticesinde birim fiyatın 1,64.-TL olduğu,

e) Bakanlığımızca örnek olarak hazırlanan Gıda rasyonunda yemek malzemeleri arasında sığır etine (kemiksiz) yer verildiği, aĢırı düĢük teklif kapsamında sığır eti karkas için 12,50.-TL proforma fatura sunulduğu, ancak istekli firma tarafından sığır eti (kemiksiz) için proforma fatura sunulmadığı ve örnek menüde sığır eti (kemiksiz) için 15,00.-TL beyan edildiği görülmüĢtür.

9) Ekonomik açıdan ikinci avantajlı teklif veren ….’nin aĢırı düĢük teklif açıklamalarının incelenmesinde;

a) 9 aylık ihalede Kurban bayramının 4. günü ile Cumhuriyet bayramının yarım günü olan 28 Ekim’in aynı güne denk gelmesi sebebiyle ulusal bayram ve genel tatil günleri 12 gün olup, resmi tatil olan 23 Nisan, 1 Mayıs ve 19 Mayıs için yılın ilk altı ayında ödenecek birim fiyat üzerinden hesaplama yapılması gerekmektedir.

Ancak ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalıĢacak brüt asgari ücretin %25, %50,

%100 fazlası ödenecek personel ile brüt asgari ücret ödenen personel için 13,5 gün, brüt asgari ücretin %75 fazlası ödenecek personel için 14,5 gün üzerinden hesaplama yapıldığı ve 23 Nisan, 1 Mayıs ve 19 Mayıs için yılın ikinci altı ayında ödenecek brüt asgari ücrete iliĢkin birim fiyat üzerinden hesaplama yapıldığı görülmüĢtür.

b) Ġstekli firma tarafından aĢırı düĢük teklif açıklaması kapsamında, yaz ve kıĢ için hazır bulunan örnek menünün, belirtilen öğünler ile gıda rasyonlarındaki gramajlara göre fiyatlandırıldığı, yaz ve kıĢ dönemi için birer aylık fiyat ortalamaları sonucu bulunan kahvaltı, ara öğün ve ana öğün rakamları toplam yemek miktarlarının, yine yaz ve kıĢ dönemi için tüketilecek öğün sayıları ile çarpılarak ortalama her dönem için yemek maliyetinin hesaplandığı belirtilmiĢtir. Bu çerçevede;

i- KıĢ dönemi için 13+ yaĢ grubu öğle yemeğine iliĢkin birim fiyat ortalamasının 2,65.-TL beyan edildiği ve bu tutar üzerinden hesaplama yapıldığı, ancak yapılan hesaplama neticesinde birim fiyat ortalamasının 2,81.-TL olduğu,

ii- KıĢ dönemi için 13+ yaĢ grubu akĢam yemeğine iliĢkin birim fiyat ortalamasının 2,65.- TL beyan edildiği ve bu tutar üzerinden hesaplama yapıldığı, ancak yapılan hesaplama neticesinde birim fiyat ortalamasının 2,46.-TL olduğu,

iii- Yaz döneminde 04-06 yaĢ grubu kahvaltı için 2.160 öğünün 1,12.-TL ile çarpımının 2.409,08.-TL olarak beyan edildiği, ancak 2.419,20.-TL hesaplandığı,

iv- Yaz döneminde 04-06 yaĢ grubu ara öğün için 4.320 öğünün 0,61.-TL ile çarpımının 2.614,63.-TL olarak beyan edildiği, ancak 2.635,20.-TL hesaplandığı,

v- Yaz döneminde 04-06 yaĢ grubu öğle ve akĢam yemeği için 2.160 öğünün 1,82.-TL ile çarpımının 3.924,17.-TL olarak beyan edildiği, ancak 3.931,20.-TL hesaplandığı, dolayısıyla öğünlerde yapılan hesaplamalarda maddi hata olduğu ve eksik hesaplandığı, ayrıca bu durumun kıĢ döneminde de devam ettiği görülmüĢtür.

c) Adı geçen istekli tarafından … ġirketinden alınan proforma faturada yaĢ pasta için 10,00.-TL teklif verildiği, ancak örnek menülerin incelenmesinde yaz dönemi 19.gün ve kıĢ dönemi için 29. günde ikindi ara öğünü için verilmesi gereken yaĢ pasta için 15,00.-TL birim fiyat öngörülerek hesaplama yapıldığı tespit edilmiĢtir.

ç) Yaz dönemi 1. günü örnek menüsünde patlıcan kebabına yer verildiği, malzemeler arasında kuru sarımsak, kuru soğan, patlıcan olduğu, istekli firmanın kaĢeli ve imzalı yaz dönemi

(5)

T.C.

fiyatlı gıda malzemeleri listesi sunduğu, söz konusu listede kuru sarımsak için 7,00.-TL, kuru soğan için 0,25.-TL, patlıcan için 0,50.-TL fiyat beyan ettiği, ancak söz konusu malzemelere iliĢkin proforma fatura ya da fiyat teklifinin sunulmadığı görülmüĢtür.

d) Ġstekli firma tarafından 9 aylık ihalede su tüketimi için günlük 12 m3, yıllık 4.380 m3 su tüketileceği beyan edilmiĢtir.

Ancak 12 aylık su tüketiminin dahi 4.320 m3 olduğu, bu durumda söz konusu 9 aylık ihale için yapılan hesaplamada günlük su tüketiminin 12 m3, aylık 360 m3, 9 aylık 3.240 m3 su tüketimi yapılacağı görülmüĢtür.

e) Ġstekli firma tarafından elektrik giderlerine yönelik 2 adet bulaĢık makinesi için günlük 90, 365 gün üzerinden yıllık 32.850 kw enerji harcayacağı beyan edilmiĢtir.

Ancak söz konusu 9 aylık ihale için yapılan hesaplamada günlük 90 kw, 9 ay için 270 gün üzerinden yıllık 24.300 kw enerji tüketimi yapılacağı hesaplanmıĢtır.

Ayrıca kıyma makinesi, sebze doğrama makinesi, mikser vs. için günlük 100 kw, 365 gün üzerinden yıllık 36.500 kw tüketileceği beyan edilmiĢ, ancak söz konusu 9 aylık ihale için yapılan hesaplamada günlük 100 kw, 9 ay için 270 gün üzerinden yıllık 27.000 kw tüketileceği tespit edilmiĢtir. Bu durumda istekli firmanın 9 aylık olan söz konusu ihalede elektrik ve su giderleri için 12 ay üzerinden hesaplama yaptığı görülmüĢtür.

f) Bakanlığımızca örnek olarak hazırlanan Gıda rasyonunda yemek malzemeleri arasında sığır etine (kemiksiz) yer verildiği, aĢırı düĢük teklif kapsamında dana eti karkas için 14,00.-TL proforma fatura sunulduğu, ancak istekli firma tarafından sığır eti (kemiksiz) için proforma fatura sunulmadığı ve örnek menüde sığır eti (kemiksiz) için 16,80.-TL beyan edildiği görülmüĢtür.

10) ... ġti.’nin soğuk hava depoları, fırınlar, sebze doğrama makinası, kıyma makinası, mikser ve bulaĢık makinası giderine iliĢkin aylık 5.000 kw üzerinden toplam ….-TL elektrik gideri öngördüğü, ancak … ġti. tarafından söz konusu giderler için ….-TL gider öngörüldüğü, dolayısıyla istekli firmalar için söz konusu giderlere yönelik aylık tüketilen miktarların değiĢiklik arz ettiği ve aylık tüketilen miktarların belgeye dayandırılmaksızın tahmini olarak beyan edildiği görülmüĢtür.

11) Ġhale komisyon kararında ... ġti.’nin sözleĢme giderleri içinde sözleĢme pulu gideri hesaplanmadığından ihale dıĢı bırakıldığı görülmüĢtür.

Kamu Ġhale Genel Tebliğinin 79.1. maddesinde; “İhale ve sözleşmeye ilişkin damga vergileri, Kamu İhale Kurumu payı ve noter masrafları gibi sözleşme giderleri ile amortisman, kıdem tazminatı, işyeri hekimliği ücreti, oryantasyon (ihale konusu işe uyum) eğitimi gideri, yaka kartı ve bu mahiyetteki genel giderleri karşılamak üzere birim fiyat teklif cetvelinde yer alan her bir işçilik kalemindeki (yol, yemek ve giyecek dahil brüt asgari ücret veya brüt asgari ücretin yüzde (%) fazlası üzerinden ücret hesaplanan işçilik kalemi ile ulusal bayram ve genel tatil günleri ve fazla çalışma saatlerine ilişkin işçilik kalemleri) birim fiyatlar ile işçi sayısı üzerinden teklif alınması idarece uygun görülmeyen iş kalemi/kalemleri kapsamında çalıştırılacak olan her bir personelin işçilik maliyeti üzerinden % 3 oranında sözleşme giderleri ve genel giderler hesaplanacaktır.” hükmü yer almaktadır.

Maddede bahsi geçen “ihale ve sözleĢmeye iliĢkin damga vergileri”nden kastedilenin, ihale komisyon kararı üzerinden yatırılan binde 4,95 oranındaki damga vergisi ile sözleĢme bedeli üzerinden yatırılan binde 8,25 oranındaki damga vergisinin olduğu düĢünülmekte olup, istekli firma tarafından binde 8,25 ve binde 4,95 oranındaki damga vergisinin hesaplandığı görülmüĢtür.

(6)

T.C.

tarafından hazırlanan menüler doğrultusunda açıklama yapıldığı görülmüĢtür.

Yukarıda belirtilen nedenlerden dolayı … Müdürlüğünün 01/04/2012–31/12/2012 tarihlerini kapsayan toplam 1.257.300 adet/öğün mamul yemek hizmet alımı ihalesine iliĢkin ….- TL yaklaĢık maliyetli ihale iĢlem dosyasında düzeltici iĢlem tesis edilmesi, ekonomik açıdan en avantajlı ...-TL tutarında teklif veren … ġti. ile sözleĢme yapılması halinde yapılan sözleĢmenin bir örneğinin BaĢkanlığımıza gönderilmesi hususunda gereğini arz ederim.

Engin DEMĠR Ġç Kontrol Daire BaĢkanı

EK: 1 adet Ġhale ĠĢlem Dosyası (2 dosya)