C. Koordinasyon Fonksiyonu

(1)

Bölüm 3: Yönetim Fonksiyonları

Yönetim ve Organizasyon

C. Koordinasyon Fonksiyonu

Yönetim ve Organizasyon, Melih Topaloğlu – Hakan Koç, Seçkin Yayıncılık

(2)

İçindekiler

 Koordinasyonun Tanımı

 Koordinasyonun Önemi

 Koordinasyon İlkeleri

 Koordinasyon Teknikleri

 Koordinasyon Çeşitleri

 Koordinasyonun Yararları

(3)

Koordinasyonun Tanımı

Koordinasyon en kısa biçimde, bir işbirliği sistem ve mekanizma olarak tanımlanabilir.

Başka bir değişle koordinasyon, bir işletmenin düzenli ve sürekli çalışabilmesi için, amaçlar, faaliyetler, organlar ve bireyler arasında uyum ve işbirliğinin sağlanmasıdır.

Kürek yarışı, koordinasyon kelimenin anlam bulduğu belki de en belirgin organizasyondur. Kürekçilerden biri bile, diğerlerine uyum sağlayamaması yada işbirliği içerisinde olmaması, başarısızlık için yeterlidir.

(4)

Koordinasyonun Önemi

Koordinasyon fonksiyonunun yerine getirilmesinde yöneticilere büyük görevler düşer. Bu nedenle yöneticilik koordinatörlük olarak da tanımlanabilir.

Koordinasyon

İşletmelerde meydana genel karışıklıkların önlenmesi, belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için

uygulanacak planlardan sapma olmaksızın

uygulanması, çalışanlar arasında ilişkilerin

geliştirilmesi ve

sorunların çözülmesinde

önemli bir fonksiyondur.

(5)

Koordinasyonun İlkeleri

1. Sorumlu kişiler arasında direkt görüşme ile koordinasyon sağlanmalıdır.

2. Planlama yapılırken ve politikalar kararlaştırılırken koordinasyon temin edilmelidir.

3. Bir sorun ile ilgili bütün etkenlerin karşılıklı olarak birbirleri üzerinde olan etkileri göz önüne alınarak koordinasyon yapılmalıdır.

4. Koordinasyon sürekli bir işlem olarak düşünülmelidir.

(6)

Koordinasyon Teknikleri

a) İyi ve Basit Bir Organizasyon Yapısının Kurulması b) Plan ve Programların Uyumlaştırılması

c) Gönüllü Koordinasyonun Özendirilmesi d) İşbirliği Anlayışının Geliştirilmesi

e) İyi Bir İletişim Düzenini Kurma

(7)

Koordinasyonun Yararları

1. Yeni fikirlerin oluşmasına, yayılmasına ve gelişmesine ortam hazırlar.

2. Problemler hangi kademede ve kime ait olursa olsun, başkaları tarafından da gerçek yönüyle anlaşılır.

3. Meydana gelen ve gelmesi muhtemel karışıklıklar, kargaşalar ve tekrarlar önlenir.

4. Mevcut planlar, politikalar ve prensipler gerçek yönüyle anlaşılır.

5. Yapılacak işlerin düzenli bir biçimde yapılmasını ve çalışanların azmini artırır.

6. Planlar daha iyi uygulanır.

(8)

Bölüm 3: Yönetim Fonksiyonları

Yönetim ve Organizasyon

D. Yöneltme Fonksiyonu

(9)

İçindekiler

 Yöneltme Nedir?

 Yöneltmenin Unsurları

 Karar Verme

 Emir Verme

 Güdüleme (Motivasyon)

 Harekete Geçirme

(10)

Yöneltme Fonksiyonu

Yöneltme fonksiyonu, planlara göre bir örgütü yürüten, bir yönetim faaliyetidir. İşletme yöneticisi, örgütte yer alan ve psiko-sosyal yapıları ayrı olan çeşitli insanları yöneltmek durumundadır. Burada yöneticilerin, astlarına emir vermesi veya diğer yollarla ne yapması gerektiğini onlara iletmeleri söz konusudur.

Yöneltme fonksiyonunun özellik ve önemi konunun insan olmasından

ileri gelmektedir.

(11)

Yöneltmenin Unsurları

Emir Verme Güdüleme Harekete Geçirme Karar Verme

(12)

Karar Verme

Karar verme, birden çok seçenek bulunması

durumunda, seçenekler arasında bir seçim

yapmadır.

Örgütlerde yönetim

faaliyetlerinin temelini karar alma oluşturmaktadır. Ne yapılacak? Ne zaman

yapılacak? Kimler

tarafından? Hangi kaynaklar kullanılarak yapılacak? gibi sorular bir takım kararların verilmesini zorunlu hale getirmektedir.

(13)

Karar Verme

Yöneticiler karar alma

sürecinde organizasyonun kültürel değerlerini

dikkate almak

zorundadırlar. İyi, doğru ve yerinde kararlar

alınabilmesi için kültürel yapıya ters düşmeyecek adımlar atılmalıdır.

Yöneticiler karar verme sürecinde, sorunun farkına varırlar ve sorunu

tanımlarlar daha sonra çözüm için seçenekler geliştirilir ve seçenekler

değerlendirilir. Son olarak da, seçeneklerden biri seçilir ve karar verilir.

(14)

Emir Verme

Yöneltme fonksiyonun iyi bir biçimde yerine getirilmesi geniş ölçüde emirlerin

niteliğine bağlıdır. Özelliği bakımından emirler

demokratik ve otokratik olmak üzere iki türde

incelenebilir. Emrin ve emir-

kumanda fonksiyonunun

demokratik ya da otokratik

olması geniş ölçüde toplumun

sosyal ve kültürel yapısı ile

ilişkilidir.

(15)

Yöneticiler Emir verirken bazı noktalara dikkat etmelidirler.

1. Emirler akılcı ve yerine getirilmeleri mümkün olmalıdır.

2. Emirler tam olmalıdır.

3. Emir çok açık olmalıdır.

4. Emir yapılan hizmet ile ilgili olmalıdır.

5. Etkili bir emirde telkin havası bulunmamalıdır.

6. Emrin nedeni açıklanmalıdır.

(16)

Güdüleme (Motivasyon)

Motivasyondan maksat insanların organizasyon içindeki faaliyetlerini etkileyen, şu veya bu yönde hareketi devam ettiren insan yapısındaki mekanizmadır.

Motivasyonla insanları daha

önce esasları saptanmış bir

yönde hareket ettirmek

mümkün olur.

(17)

Güdüleme (Motivasyon)

Her yöneticinin başarması gereken en önemli iş,

emrindekileri örgüt amaçlarına yönelik olarak çalışmaları için motive etmektir. Motivasyon ne kadar iyi anlaşılırsa çalışanların davranışlarını o denli etkin

biçimde şekillendirip

yönlendirmek mümkün olur.

Yönetici açısından çalışanın motivasyonu çalışanın işini mümkün olduğu ölçüde isteyerek ve arzulayarak yapmasıdır. Ancak yönetici, çalışanı amaçlar doğrultusunda davranması için nasıl motive edebilir? Bu sorunun cevabı:

çalışan belirli amaçları gerçekleştirmek üzere davranıyorsa ve bu amaçları gerçekleştirmek için bütün yeteneğini, bilgisini, ve enerjisini isteyerek

harcıyorsa o durumda bir motivasyondan bahsedilir.

(18)

Harekete Geçirme

Yönetim, karar verdikten sonra ilgili çalışanlara emir verir.

Emir verildikten sonra

çalışanları güdüleme aşaması yerine getirilir.

Son aşama olarak da,

yönetimin çalışanları harekete geçirmesi gerekmektedir.

Yöneticinin çalışanları harekete geçirme görevi, sürekli bir görevdir.

Yönetici hem kişisel olarak ve hem de kolektif çaba gösterir. Kişisel ilişkiler, davranış değişikliğine ve davranışların olumlu yolla

düzeltilmesine yararlı olur. Kolektif ilişkiler, hareket ilişkilerinin

ayarlanmasına ve herkesin diğerlerinin çalışmaları hakkında bilgi almasına

yarar.

(19)

Bölüm 3: Yönetim Fonksiyonları

Yönetim ve Organizasyon

E. Denetim (Kontrol) Fonksiyonu

(20)

İçindekiler

 Denetim (Kontrol) Kavramı

 Denetim Sürecinin Evreleri

 Denetim Araçları

(21)

Denetim (Kontrol) Fonksiyonu

Denetim, yönetim

organlarının meydana gelen olaylarla, meydana gelmesi muhtemel olayların birbirleriyle uyuşup uyuşmadığının araştırılması ile ilgili bir kavramdır.

Denetim sayesinde, işletme faaliyetlerinin planlarla karşılaştırılması ve

faaliyetler planlardan saptığı takdirde, gerekli düzeltmeler yapılır.

(22)

Denetim Sürecinin Evreleri

Denetim bir faaliyeti önceden belirlenmiş amaçlara yöneltmede bir yol gösterici süreç olarak tanımlanabileceğine göre, bu süreçle ilgili olarak, standartlar belirlenir, fiili durum saptanır, standartlarla fiili durum karşılaştırılıp sapmalar belirlenir, sapmaların nedenleriyle düzeltici tedbirler alınır.

(23)

Denetim Araçları

Denetim araçlarından en fonksiyonel olan gözlem yöntemi ile çalışanların yaptıkları faaliyetleri planlar doğrultusunda yerine getirip

getirmediklerinin kontrol edilmesidir.

Başlıca denetim araçlarını; gözlem, finansal denetim ve iç kontrol olarak üç grupta incelemek mümkündür.

Finansal kontrolün iki özel bölümü muhasebe ve bütçe kontrolüdür. Denetim

sürecinin büyük bir bölümünü oluşturan

muhasebe denetiminin bir çok şekli vardır. Finansal muhasebenin derlediği bilgiler belli süreler içindeki karı veya zararı gösterir.

Bunlar geçmiş döneme ait bilgilerdir veya geçmişte belli bir tarihteki bilançoyu

gösterirler.

İç kontrol da, özellikle organizasyonun finansal ve sayısal işlemlerinin demetimi açısından büyük bir önem taşır.

Ayrıca iç kontrol organizasyonun politikalarını, yöntemlerini,

programlarını, yönetim organlarının kalitesini de konu alır.

Gözlem Finansal Denetim İç Kontrol

(24)

 Can, Halil; Ö.A. Azizoğlu, E.M. Aydın; Organizasyon ve Yönetim, Siyasal Kitabevi, 8. Baskı, 2011 AnkaraEşya Hukuku, Jale G. Akipek, Turgut Akıntürk, Beta Yayınları, İstanbul, 2009.