1
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ
Misyon ve Vizyonumuz……….……… 2
BAP Komisyonu…..………... 3
Proje Değerlendirme Grubu (PDG)……… 3
Proje Türleri……...……… 4
1-PROJE KABUL VE TAKİP BİRİMİ……… 5
1-1 Proje Kabul İşlemleri……… 5
1-2 Proje Takip İşlemleri……… 6
1-3 Raporlama İşlemleri……… 7
2-SATINALMA BİRİMİ……… 8
2-1 Bütçe ve Ödenek Kaydı İşlemleri……… 8
2-2 Satınalma İşlemleri……… 9
2-2-1 Satınalma Talebinin Yapılması……… 9
2-2-2 Satınalmanın hangi usulde gerçekleştirileceğinin belirlenmesi……… 9
2-2-3 Belli İstekliler Arasında İhale Usulü İhale İşlemleri……….. 9
2-2-4 Pazarlık Usulü İhale İşlemleri……… 10
2-2-5 Satınalma İşlemleri……… 10
2-2-6 Doğrudan Temin Usulü Alımlar……… 11
2-2-7 Alım İşlemleri……… 12
2-3 Yolluklar……… 14
2-3-1 Ön Ödemeli (Avans) Yurtdışı ve Yurtiçi Geçici Görevlerde Uygulanacak İşlemler 14 2-3-2 Ön Ödemenin Kapatılması İşlemleri……… 14
2-3-3 Yurtdışı ve Yurtiçi Geçici Görevlere ait Yolluk Ödeme İşlemleri……… 15
2-3-4 Ön Ödeme (Avans ve Mahsup İşlemleri)……… 15
2-3-4-1 Ön Ödeme Avans İşlemleri……… 16
2-3-4-2 Ön Ödeme Mahsup İşlemleri……… 16
2-4 Dış Satın Alımlar……… 18
2-4-1 Dış Satınalma İşlemleri………...……… 18
2-4-2 Başvuru Öncesi İşlemler……… 18
2-4-3 Başvuru İşlemleri……… 18
2-4-4 Alım Süreçleri……… 19
2-4-4-1 Doğrudan Temin ile Yapılan Alımlar……… 19
2-4-4-2 Pazarlık Usulü ile Yapılan Alımlar……… 19
3-DIŞ KAYNAKLI PROJELER BİRİMİ……… 23
3-1 Tübitak Projeleri……… 23
3-2 Santez Projeleri……… 23
3-3 Kalkınma Ajansı Projeleri……… 24
3-4 Tagem Projeleri……… 24
3-5 Uluslararası Projeler……… 25
4-TAŞINIR İŞLEMLER BİRİMİ……… 26
4-1 BAP Projelerinden Alınan Taşınırlar için Yapılan İşlemler……… 26
4-2 BAP Birimine Alınan Taşınırlar için Yapılan İşlemler……… 26
5-EVRAK KAYIT İŞLEMLERİ BİRİMİ……… 26
5-1 Genel Evrak İşlemleri……… 26
5-2 Giden Evrak İşlemleri……… 27
5-3 Birim İşlemleri……… 27 6-GÖREV TANIMLARI………..27-41
2 MİSYON VE VİZYONUMUZ
MİSYON:
Üniversitemiz bilimsel araştırma projelerinin idari ve mali işlemlerini mevcut yasal düzenlemeler ve kaynaklar dâhilinde gerçekleştirerek; üniversitenin toplumsal etkinliği, gelişmiş araştırma alt yapısının oluşturulması ve bunun verimli bir şekilde kullanılmasına katkı sağlamak.
VİZYON:
Bilimsel Araştırma Proje Koordinasyon Biriminin Vizyonu “Teknolojik imkânlarla donanmış, çağdaş ve bilimsel tüm gelişmeleri çalışmalarına yansıtan, yenilikçi düşünceye sahip, üretmeyi bilen ve tüm imkânlarını etkili, ekonomik ve verimli kullanan anlayış tarzıyla Üniversite Birimlerinin yaptığı bilimsel araştırmanın kalitesini yükseltmek.
YETKİ:
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 31. maddesinde bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisi olarak belirlenmiştir.
Bu hüküm uyarınca bütçe sınıflandırması harcama yetkilisini belirleyen temel unsur olmaktadır. Buna göre, kurumsal sınıflandırmanın üçüncü ve dördüncü düzeyinde yer alan birimler bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama birimleri, bu birimlerin en üst yöneticileri de harcama yetkilileridir. Bu çerçevede Bilimsel Araştırma Projeleri Biriminin harcama yetkilisi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörüdür.
GÖREV:
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi; 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 58. maddesine dayanılarak çıkarılan Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkındaki Yönetmelik uyarınca; öğretim üyeleri ve doktora, tıpta uzmanlık, ya da sanatta yeterlik eğitimini tamamlamış araştırmacılar tarafından yönetilen bilimsel araştırma proje tekliflerinin değerlendirilmesi, kabulü, desteklenmesi, bunlara ilişkin hizmetlerin yürütülmesi, izlenmesi, sonuçlarının değerlendirilmesi ve kamuoyuna duyurulması ile ilgili iş ve işlemleri yürütmekle görevlidir.
SORUMLULUK:
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Biriminin; işlemlerini bütçe ilke ve esaslarına, kanun tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından genel hükümlere göre idari sorumluluğu bulunmaktadır. Ayrıca belirtilen hizmetlerin bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmeliklere ve diğer mevzuata uygun olmasından 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca, Harcama yetkilisinin mali sorumluluğu bulunmaktadır.
3 TARİHÇE:
Ankara Üniversitesi Bilimsel Araştırmalar Birimi 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 4684 sayılı Kanunla değişik 58. maddesi ve 10.04.2002 tarih ve 24722 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanmış olan Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik uyarınca, Ankara Üniversitesi bilimsel araştırma proje tekliflerinin değerlendirilmesi, kabulü ve desteklenmesi ile bunlara ilişkin hizmetlerin yürütülmesi, izlenmesi ve sonuçlandırılması ile ilgili işlerin yapılması için kurulmuş bir birimdir.
Yükseköğretim Kurumu’nun 01.01.2009 tarihinde yayınladığı usul ve esaslar kapsamında birimin adı Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinasyon Birimine dönüştürülmüştür.
BAP KOMİSYONU
Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Komisyonu
Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu, Rektör veya görevlendireceği bir Rektör Yardımcısının başkanlığında, Eğitim Bilimleri, Fen Bilimleri, Sağlık Bilimleri, Sosyal Bilimler Enstitüleri Müdürleri ile Üniversite Senatosu’nun önerisiyle Rektör tarafından görevlendirilen yedi (7) öğretim üyesinden oluşur. Üniversitenin var olan bilim dalları arasında denge gözetilerek seçilen Komisyon üyelerinin görev süresi dört (4) yıldır. Süresi biten üye aynı usulle yeniden görevlendirilebilir. Komisyon üyelerinin herhangi bir nedenle esas görevlerinden ayrılmaları halinde Komisyondaki görevleri de kendiliğinden sona erer. Rektör gerekli gördüğü hallerde görev sürelerinin dolmasını beklemeden komisyon üyelerinde değişiklik yapabilir.
Komisyon toplantılarına resmi izin, görevlendirme veya sağlık sorunu gibi yasal bir mazereti olmaksızın bir (1) yıl içerisinde 3 kez katılmayan üyenin görevi kendiliğinden sona ermiş sayılır. Herhangi bir nedenle görevinden ayrılan komisyon üyesinin yerine aynı usul ile yeni bir üye görevlendirilir.
Komisyon yılda en az iki defa, Rektörün veya görevlendireceği Rektör Yardımcısının çağrısı üzerine toplanır. Komisyon en az üye tam sayısının yarısının katılımı ile toplanır ve kararlar, açık oylama ve oy çokluğu ile alınır. Oyların eşit olması halinde gizli oylama yapılır. Gizli oylama sonucunda eşitliğin bozulmaması halinde Üniversite Yönetim Kurulu’nun kararı belirleyicidir.
Komisyon, 1. Maddede belirtilen amaç ve kapsam doğrultusunda bilimsel araştırma proje başvurularının değerlendirilmesi, desteklenmesi, izlenmesi, dondurulması, iptali ve sonuçlandırılması görevlerine ve bu yönergenin ekleri olan formların ve belgelerin hazırlanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesine ilişkin yetki ve sorumluluklara sahiptir.
Komisyon tarafından alınan bütün kararlar Rektörün onayından sonra yürürlüğe girer.
Proje Değerlendirme Grubu (PDG)
Komisyona çalışmalarında yardımcı olmak üzere Fen Bilimleri, Sağlık Bilimleri ve Sosyal Bilimler alanlarında üç ayrı PDG oluşturulur. Ayrıca ihtiyaç duyulursa disiplinler arası PDG’ler de oluşturulabilir. Bu grupların her biri, alanlarında sahip oldukları yayınları ve yayınlarına aldıkları atıflarla ileri çıkan Üniversitenin kadrolu öğretim üyeleri arasından Rektör tarafından
4
4 yıl için görevlendirilen en az yedi (7) en fazla onüç (13) üyeden oluşur. Grupların oluşumunda grup alanına ilişkin her fakültenin temsil edilmesine özen gösterilir. Süresi bitmeden ayrılan üyenin yerine aynı usulle görevlendirme yapılır. Süresi biten üyeler yeniden görevlendirilebilir.
Her bir PDG kendi üyeleri arasından bir başkan seçer. PDG yürütülmekte olan hizmetlerin gerektirdiği zamanlarda ve başkanın çağrısı üzerine toplanır. Kararlar açık oylama ve oy çokluğu ile alınır.
Proje Türleri:
Bağımsız Projeler (BP): Konusu proje yöneticisi tarafından belirlenen, öğretim üyelerinin bilimsel araştırmaları sürekliliği içerisinde yer alan lisansüstü tezleri de kapsayabilen, başvuruları yılda iki kez kabul edilen, başvuru dönemleri BAP Komisyonu tarafından belirlenen araştırma veya geliştirme projeleridir.
Kapsamlı Araştırma Projeleri (KAP): Ankara Üniversitesi öğretim üye ve/veya elemanlarının, ya da doktora, tıpta uzmanlık ya da sanatta yeterlik eğitimini tamamlamış araştırmacıların hazırladıkları kişisel veya disiplinlerarası ya da Ankara Üniversitesi dışındaki ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşların da katılımı ile oluşturulmuş, temel amacı bir akademik birimin alt yapısını geliştirmek olmayıp, doğrudan bilimsel sonuçlar üretmek olan projeleridir.
Hızlandırılmış Destek Projeleri (HDP): Yeni özgün bir çalışma ile alt yapısı var olan araştırma birimlerinde araştırmacıların, halen sürdürmekte olduğu çalışmalarında ortaya çıkan bir gereksinimi karşılayabilmek için gerek duydukları desteği karşılamak üzere önerdikleri, temel amacı doğrudan bilimsel sonuçlar üretmek olan, uygulama ilkeleri BAP yönergesi çerçevesinde belirlenmiş ve bütçeleri Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu tarafından her yıl belirlenen projeleridir.
Altyapı Projeleri (AYP): Ülkenin ve/veya Ankara Üniversitesi’nin bilimsel araştırma, eğitim, teknoloji, topluma hizmet ve sosyal alt yapısını güçlendirmek ya da doğal ve tarihi çevreyi koruyup geliştirmeye yönelik amaçlar çerçevesinde Üniversitenin ve akademik birimlerin başlıca hedefleri ve gereksinimlerini dikkate alarak belirledikleri ilkeleri temelinde Rektörlük, fakülte dekanlıkları, yüksekokul, enstitü ve araştırma-uygulama merkezleri müdürlükleri tarafından teklif edilen projeler ile konusu Rektörlük veya Komisyonca bir araştırma grubuna önerilen ve ayrıntıları bu grupça tanımlanan projeleridir.
Lisansüstü Tez Projeleri (LTP): Ankara Üniversitesi’ne bağlı fakülte, enstitü ve yüksek okullarda yüksek lisans, doktora, tıpta uzmanlık ve sanatta yeterlik eğitimi programlarına yönelik olan ve öğretim programları gereğince tez danışmanlarınca yürütülen araştırma projeleridir. Bütçeleri ve başvuru sayısı Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu tarafından her yıl belirlenir.
Öğrenci Odaklı Proje (ÖOP): Üniversitemiz lisans öğrencileri tarafından hazırlanan ve sorumluluğu üstlenilerek bir yönetici öğretim üyesinin denetiminde verilen, Üniversitemiz lisans öğrencilerinin proje yazma ve araştırma yapma becerilerini geliştirebilmek, üniversitemizi temsilen kendi alanında yurt içi veya yurtdışı fuar, yarışma, bilimsel etkinliklere katılmak; patent almaya özendirebilecek, yönlendirebilecek veya bir özgün üretim sağlayabilecek nitelikteki ve uygulama ilkeleri BAP yönergesi çerçevesinde belirlenmiş araştırma/geliştirme projeleridir.
5
Ulusal ve Uluslararası Kaynaklı Projeler (UKP): Desteği Ankara Üniversitesi BAP kaynaklarından sağlanmayan, Kalkınma Bakanlığı, Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK), Sanayi ve Ticaret Bakanlığı gibi ulusal kurum ve kuruluşlar ile uluslararası kurum ve kuruluşlar tarafından desteklenen ve idari, mali, sekretarya hizmetlerinin BAP Koordinasyon Birimince yürütülmesi uygun olan projeleridir.
1-PROJE KABUL VE TAKİP BİRİMİ
1-1 PROJE KABUL İŞLEMLERİ:
Projelerin değerlendirilmesi ve kabulü her yıl Komisyon tarafından belirlenecek takvime göre yapılır. Proje önerilerinin değerlendirilmesi son başvuru tarihinden itibaren en geç dört (4) ay içinde tamamlanarak projeye destek kabulü veya reddi konusunda sonuca varılır. Değerlendirme süresi gerektiğinde Komisyon tarafından uzatılabilir.
Projeler, Proje Hazırlama Kılavuzu doğrultusunda, Proje Başvuru Formu’na uygun olarak hazırlanır. Proje Hazırlama Kılavuzu her yıl BAP Komisyonunca güncellenir.
Proje Hazırlama Kılavuzundaki biçime uygun olarak hazırlanan Öğrenci Odaklı, Hızlandırılmış ve Altyapı Projeleri Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi yoluyla doğrudan Komisyona sunulur. Bağımsız araştırma projelerinden, BAP komisyonunun belirleyeceği tutarın üzerindeki bütçeye sahip olan projeler altyapı projesi olarak değerlendirilerek Komisyona sunulur. Diğer projeler PDG’ de değerlendirildikten sonra Komisyona sunulur. Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi projelerin Proje Dosyası Kontrol Listesine göre eksiksiz bir dosya halinde Komisyona sunumunu sağlar. Bundan sonraki yazışmalar da Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi yoluyla yürütülür.
Türkiye Bilimsel ve Teknik Araştırma Kurumu (TÜBİTAK), 1001-Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Projelerini Destekleme Programına başvurduktan sonra yapılan değerlendirme sonucuna göre C puanı almış olan projelerin yürütücüleri, projelerini BAP formatına uygun olarak hazırlayıp yeni proje önerisi olarak Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimine sunduğunda bu projelerin değerlendirilmesi doğrudan BAP komisyonu tarafından yapılır.
Altyapı Projeleri ise; ilgili akademik birim yönetimleri tarafından, kurum ve akademik birimin bilimsel araştırma projeleri bağlamındaki öncelikleri esas alınıp, tercih sıralaması yapılarak Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimine gönderilir. Bu projeler Proje Değerlendirme Grubu (PDG)’nun değerlendirilmesine sunulmaz ve desteklenip desteklenilmeyeceğine Komisyon tarafından karar verilir. Proje başvuruları yılda iki kez kabul edilir. Başvuru dönemleri BAP Komisyonu tarafından belirlenir.
Komisyona gelen Altyapı, Hızlandırılmış ve Öğrenci Odaklı Projeler dışındaki proje önerileri, değerlendirilmek üzere bilim alanına göre ilgili Proje Değerlendirme Grubu (PDG)’na gönderilir. Projelerin değerlendirilmesi ve seçiminde Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik’in 7. Maddesinde belirtilen hususlarla birlikte proje önerilerinin özgün olup olmadıkları, yapılabilirlikleri, projenin bilime ve uygulamaya katkısı, proje yöneticisinin daha önceki projeleri ve bu projelerden yaptığı yayınlar, yöneticinin SCI, SSCI, AHCI vb. dizinlerde yer alan, Dünyaca tanınmış dergilerdeki yayınları, yayınlarına yapılan atıfların sayıları, varsa
6
proje konusu ile ilgili yayınları, projenin mali portresi ve bunun gerçekçiliği, ayrıntılı harcama planı (araç-gereç, personel, malzeme, yolluk gibi giderleri) büyüklüğü gibi ölçütler dikkate alınır.
1-2 PROJE TAKİP İŞLEMLERİ:
Proje Değerlendirme Grubu (PDG), biçimsel uygunluğu tam ve bilgi eksiği olmayan projeleri görüşlerini almak üzere en az bir (1) hakem Ankara Üniversitesi dışından olmak üzere en az iki (2) hakeme gönderir. Hakemler yönetici tarafından sunulan listeden seçilebileceği gibi, bu amaçla başka bilim insanlarından da yararlanılabilir.
Proje yöneticisinin hakem olarak görevlendirilmesini istemediği hakemlere proje gönderilmez. Hakemlerin, Proje Değerlendirme Grubunun ve Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu raportörünün yaptığı değerlendirme ve puanlar gizlilik esasına dayanır.
Hakemlerden görüşlerini Hakem Değerlendirme Formuna göre hazırlamaları istenilir.
Hakem görüşleri alınan projeler Proje Değerlendirme Grubu (PDG) tarafından değerlendirilir. Proje Değerlendirme Grubu (PDG) her proje için kendi üyeleri arasından raportör belirler. Raportör, görüşünü Proje Önerisi PDG Raportör Formuna uygun olarak Proje Değerlendirme Grubuna sunar. Proje Değerlendirme Grubu projenin önerilen bütçesini de belirterek desteklenmesini veya desteklenmemesini gerekçeleri ile Proje Önerisi PDG Değerlendirme Formuna uygun olarak Komisyona önerir. Raportör, görüşünü Proje Önerisi PDG Raportör Formuna uygun olarak BAP Komisyonuna sunar.
Proje Değerlendirme Grubundan gelen her bir proje için Komisyon üyeleri arasından kendi alan gruplarına göre bir raportör belirlenir. Komisyon Raportörü değerlendirdiği proje hakkındaki raporunu, Proje Önerisi Komisyon Raportörü Formu (EK-7)’na uygun olarak hazırlayıp Komisyon’a sunar. Komisyon, eldeki bilgiler ve BAP kaynaklarını dikkate alarak desteklenmesi uygun bulunan ve bulunmayan projeleri oy birliği /oy çokluğu ile belirler. Bu süreçte, gerektiğinde proje yöneticileri sözlü sunuma çağrılabilir.
Komisyon veya Proje Değerlendirme Grubu (PDG) üyeleri kendi isimlerinin bulunduğu projelerin değerlendirilmesi ve karara bağlanması aşamasında, PDG veya Komisyonun ilgili toplantısına katılmaz.
Desteklenmesine olanak bulunmayan projelerin yöneticilerine BAP Komisyon Raportörü raporu ile birlikte sonuç hakkında yazılı bilgi verilir
Desteklenmesi uygun bulunan projeler Komisyon kararı ile Rektörün onayına sunulur.
Desteklenmesi onaylanan projelerin kabul yazısının proje yöneticisine tebliğinden sonra onbeş (15) gün içinde proje yöneticisi ve araştırmacılar ile Proje Destekleme Sözleşmesi ve BAP Koordinatörü tarafından onaylanan Proje Bütçesi ve Harcama Planı listesi imzalanır. Proje Yöneticisinin olmadığı durumlarda (yurtdışında görevli ya da raporlu vs.) Proje Yöneticisinin yetki verdiği araştırmacılardan birisi tarafından sözleşme imzalanır. Proje sözleşmesinin bir sureti proje yöneticisine verilir. Projenin başlama tarihi sözleşmede belirtilir. Geçerli bir neden olmaksızın süresi içinde sözleşmesi imzalanmayan projeler Komisyon kararı ile iptal edilir.
Proje Yöneticisi, Sözleşmenin imzalanmasından sonra, bütçesine ve harcama kalemlerine uygun olarak ihtiyaç isteminde bulunur. Ardından, bütçe ve mali olanakların uygunluğu çerçevesinde satın alma işlemlerine başlanır.
7
Proje yöneticisi, projede ihtiyaç duyulan makine-teçhizat alımları, hizmet alımları ile ihtiyaç duyulması halinde sarf malzemesi alımları için de teknik şartname hazırlanması ve ihale, muayene ve kabul işlemlerinde görev ve sorumluluklarını eksiksiz yerine getirmekle yükümlüdür. Bu yükümlülükleri yerine getirmeyen proje yöneticilerinin projesi Komisyon kararı ile iptal edilebilir.
Proje yöneticilerinin sorumluluğu olmaksızın gelişen şartlar nedeniyle, kabul edilen proje bütçesinin yetersiz kalması durumunda, yöneticisinin talebi halinde proje bütçesi güncellenebilir.
Projeler kapsamında alınan her türlü demirbaş malzeme Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimince usulüne uygun şekilde kaydedilir ve projenin yürütüleceği ilgili akademik birime (dekanlık/yüksekokul/enstitü/merkez) proje yöneticisi ve ekibinin kullanımı için devredilir. Proje yöneticileri, proje kapsamında temin edilen makine ve teçhizatı proje ihtiyacı için kullanımdan arta kalan zamanlarda benzer konuda çalışan araştırmacıların kullanımına açmak zorundadır.
1-3 RAPORLAMA İŞLEMLERİ:
Süresi bir (1) yıldan fazla olan kabul edilmiş projelerin yöneticileri projenin başlama tarihinden itibaren her bir (1) yılın sonunda Gelişme Raporu Formatına uygun olarak gelişme raporu vermekle yükümlüdür.
Raporda, o dönemdeki çalışmalarda elde edilen sonuçlar ve harcamalar özetlenir.
Gelişme raporları, ilgili PDG’ nin Gelişme Raporu PDG Değerlendirme Formuna uygun biçimde belirttiği görüşler dikkate alınarak, Komisyon tarafından değerlendirilir. Bu amaçla, gerektiğinde hakem görüşü de alınabilir. Komisyon bu değerlendirmesinde projenin olumlu/yeterli veya olumsuz/yetersiz olduğu sonucuna ulaşır. Projelerin sonraki yıllarda desteğinin devamı, Komisyonun bu projelerin gelişimi hakkında olumlu/yeterli görüşüne bağlıdır. Yukarıda belirtilen işlemler Altyapı Projeleri, Hızlandırılmış Projeler ve Öğrenci Odaklı Projeler için uygulanmaz.
Komisyon; projelerdeki gelişmenin olumsuz/yetersiz bulunması durumunda projenin düzeltilmesini isteyebilir; düzeltmeye rağmen olumsuzluğun/yetersizliğin devamı halinde projeyi iptal edebilir veya araştırmacılarını değiştirebilir. Proje yöneticisinin gelişme raporunu uyarıya rağmen zamanında vermemesi, proje faaliyetleri ve takvimini iyi yürütmemesi, proje bütçesini kötü kullanması gibi durumlarda BAP Yönergesinin 27. Maddesi uygulanır. Proje yöneticisinin değiştiği durumlarda, bu yönetici ile imzalanmış olan Proje Destekleme Sözleşmesi feshedilmiş sayılır ve yeni yönetici ile tekrar sözleşme imzalanır.
Proje yöneticisi, öngörülmüş kalemler için gerekçeli ek ödenek veya cari harcama ile makine-teçhizat, sarf malzemesi, hizmet alımı ve diğer kalemler arasında gerekçeli ödenek aktarımı taleplerinde bulunabilir. Ek ödenek talep edilme zorunluluğu varsa bunun ortaya çıkış gerekçesi ve projeyle ilişkisi ayrıntılı olarak açıklanmalıdır. Ek ödenek tutarı toplam proje bütçesinin %50’sinden fazla olamaz. Talepler Komisyon tarafından karara bağlanır ve ilgili tüm alım başvuruları bu karardan sonra yapılabilir.
Bilimsel araştırma projeleri en çok üç yıl içinde tamamlanır. Proje yöneticisi proje süresinin bitiminden en geç bir (1) ay önce Komisyondan gerekçeli ek süre isteyebilir.
Ek süre bir yılı geçemez. Ek süre için başvuru tarihinde en son gelişme raporu teslim
8
edilmiş olmalıdır. Başvuru Komisyon tarafından karara bağlanır. Projenin dondurulması halinde, çalışmaların yeniden başlatılmasına kadar geçen süre projenin kabul edilen süresine eklenir.
Sözleşmede belirlenen proje bitim tarihini izleyen üç (3) ay içinde proje sonuç raporu, ekleriyle birlikte Bilimsel Araştırma Projeleri Sonuç Rapor Formatına uygun ve varsa projeden hazırlanan tebliğler, makaleler vb. eklenerek bir (1) kopya halinde Bilimsel Araştırma Projeleri Birimine sunulur. Bu rapor, ilgili PDG’nin Sonuç Raporu PDG Değerlendirme Formuna uygun olarak hazırladığı görüş ile birlikte, Komisyonca değerlendirilir. Sonuç raporu olduğu gibi kabul edilebilir, üzerinde değişiklikler yapılması istenebilir ve sonra tekrar değerlendirilmeye alınabilir ya da reddedilebilir.
Karar, proje yöneticisine yazılı olarak bildirilir. Komisyon tarafından kabul edilen kesin raporun son hali kabul tarihinden itibaren en geç bir (1) ay içerisinde Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Biriminden temin edilen cilt kapağı ile ciltlenmiş ve CD ortamına yüklenmiş olarak Bilimsel Araştırma Projeleri Birimine teslim edilir. Proje sonuç raporunu teslim etme tarihine kadar ISI’nın SCI veya SSCI veya AHCI dizinleri kapsamında ve diğer uluslararası dizinlerce taranan hakemli dergilerde yayınlanmış proje sonuçlarını içeren makaleler de sonuç raporu içinde materyal, yöntem, analiz ve bilimsel bulgular kesimleri bağlamında kabul edilir. Proje sonuçlarının daha sonra yayımlanması durumunda, bu yayınların bir kopyası Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimine gönderilir.
Yukarıda belirtilen işlemler Altyapı Projeleri, Hızlandırılmış Projeler ve Öğrenci Odaklı Projeler için uygulanmaz. Altyapı projelerinin sonuç raporları, istenilen altyapının kurulduğu ve kendisinden beklenilen işlevleri yerine getirdiği bilgisi ile sınırlı olarak hazırlanır.
2- SATINALMA BİRİMİ
2-1 BÜTÇE VE ÖDENEK KAYDI İŞLEMLERİ
Her yıl Strateji Geliştirme Daire Başkanlığından alınan bütçe çağrısı ile yatırım bütçesi hazırlanır.
Yatırım bütçesi Kalkınma Bakanlığı tarafından desteklenen projelerin proje yöneticilerinden alınan ek ödenek ve ek süre talepleri doğrultusunda ve belirlenen tavan bütçe içinde kalmak üzere hazırlanır.
Yatırım programının resmi gazetede yayınlanmasını müteakip ilgili proje
yöneticilerinden ayrıntılı gider listesi ve harcama planı alınarak BAP takip sistemine işlenir.
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının talebi ile Yılı yatırım programında yer alan koordinatörlüğümüzce yürütülen projelere ait detay programları hazırlanır.
Yükseköğretim Kurumları bütçelerinde bilimsel ve teknolojik araştırma hizmetleri için tefrik edilen bilimsel araştırma projelerine ilişkin ödeneklerin proje özel hesabına aktarılması, kullanımı, kayıt ve muhasebeleştirilmesi ile izlenmesi ve denetiminde uygulanacak esas ve usullerin 5. Maddesine istinaden Bilimsel Araştırma projeleri özel hesabına aktarılması işlemleri yapılır.
9
Aynı esas ve usullerin 7. maddesinin 1. fıkrası gereğince; özel hesaba aktarılan tutarlardan yapılan harcamalar ve verilen avanslar bilimsel araştırma projeleri koordinasyon birimince öz gelir ve hazine yardımı karşılığı ayrımı yapılarak, analitik bütçe sınıflandırmasının ekonomik kodlama sistemine uygun olarak dört düzeyli kaydedilmesini sağlanır.
Döner Sermaye gelirlerinden oluşan gelir fazlası karşılığı ödenek kaydının yapılmasını müteakip Bilimsel Araştırma projeleri özel hesabına aktarılması işlemleri yapılır.
Üniversitemiz Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu tarafından proje önerilerinin desteklenmesinde bütçe ödenekleri dikkate alınır.
2-2 SATINALMA İŞLEMLERİ 2-2-1 Satınalma Talebinin Yapılması
Koordinatörlüğümüzün satınalma işlemleri Web tabanlı bir sistem olan Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Takip Sistemi üzerinden yapılmaktadır. Sistem proje yöneticilerinin tüm bilgilerine ulaşabilmelerine imkan vermektedir.
Proje yöneticisi tarafından BAP Takip Sistemi üzerinden ihtiyaç formu hazırlanarak yine sistem üzerinden koordinatörlüğümüze iletilir.
Ayrıca talebe ilişkin ihtiyaç formu ve teknik şartname imzalanarak koordinatörlüğümüz gelen evrak kaydına alınmak üzere teslim edilir.
2-2-2 Satınalmanın hangi usulde gerçekleştirileceğinin belirlenmesi
Her yıl Yüksek Öğretim Kurumu tarafından belirlenen eşik değerler ve parasal limitlere göre ihtiyacın hangi usulde sağlanacağı belirlenir.
(1.12.2003 tarih 2003/6554 sayılı Kararname Eki Esasları 19.maddesi gereğince ) 2-2-3 Belli İstekliler arasında ihale usulü ihale işlemleri
Yaklaşık maliyetin eşik değerlerin üzerinde olması halinde Belli İstekliler arasında ihale usulü uygulanır.
Proje yöneticisi tarafından hazırlanarak teslim edilen satınalma talebi için bir satınalma memuru görevlendirilir.
Yaklaşık maliyet tespit edilir.
İhale onay belgesi düzenlenir.
İhale onay belgesi gerçekleştirme görevlisi olan proje yürütücüsü ve ihale yetkilisi
tarafından imzalanır
Elektronik Kamu Alımları Platformu’ndan (EKAP) İhale Kayıt Numarası ( İKN) alınır.
Ön Yeterlilik Şartnamesi, İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı ve Standart Formları düzenlenir.
Ön Yeterlilik İhale İlanı hazırlanır.
Ön Yeterlilik İhale İlanı resmi gazetede yayınlanır.
İhale Komisyonu üyeleri görevlendirilir ve ön yeterlilik ve ihale dokümanı İhale Komisyonu üyelerine iletilir.
Ön Yeterlilik ihale dokümanının isteklilere satışı yapılır.
Ön Yeterlilik değerlendirme günü ve saatinde ihale komisyonu toplanır.
10
Ön Yeterlilik Başvuruları komisyon tarafından teslim alınır ve idari şartnamede belirtilen şartlara uygun olup olmadıkları değerlendirilir.
Ön yeterlik değerlendirmesi sonucu yeterli görülen adaylar tekliflerini hazırlayabilmesi için en az 10 gün süre verilerek tekrar davet edilir.
İhale dokümanı hazırlanır ve yeterli görülen adaylara satışı yapılır.
İhale teklif zarfları komisyon tarafından teslim alınır ve idari şartnamede belirtilen şartlara uygun olup olmadıkları değerlendirilir.
İhalenin teklifleri ihale dokümanındaki şartlara uygun görülen istekliler arasından fiyat teklifi en düşük/en avantajlı teklif sahibi uhdesinde kalmak üzere ihale komisyon kararı hazırlanarak ihale yetkilisi oluru alınır.
• Başvuru sayısının üçten az olması halinde İhale Yetkilisi’nin onayı alınarak ihale iptal edilir.
Teklif veren istekli sayısının üçten az olması halinde İhale Yetkilisi’nin onayı alınarak ihale iptal edilmesi durumunda ihale dokümanı incelenerek varsa hatalar ve eksiklikler gözden geçirilerek giderilmek suretiyle ön yeterliliği tesbit edilen tüm adaylar tekrar davet edilerek ihale sonuçlandırılabilir.
(1.12.2003 tarih 2003/6554 sayılı Kararname Eki Esasları 19.maddesi gereğince ) 2-2-4 Pazarlık usulü ihale işlemleri
Aşağıda belirtilen hallerde pazarlık usulü ile ihale yapılabilir.
Belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda aday veya istekli çıkmaması
İhale konusu mal veya hizmet alımlarının özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve mali özelliklerinin gerekli olan nitelikte belirlenememesi
Özellikleri dolayısıyla yabancı ülkelerden tedariki ihale yetkilisince uygun görülen mal ve hizmet alımları
Her yıl Yüksek Öğretim Kurulu tarafından bu ihale usulünün uygulanmasına ilişkin olarak tespit edilen parasal limiti aşmayan mal ve hizmet alımları
Bu usul işin nitelik ve gereğine göre idarece davet edilen üç veya daha çok istekliden yazılı teklif almak ve bedel üzerinde pazarlık yaparak anlaşmak suretiyle yapılır.
Pazarlığın yapılışı, teklifler ve üzerine ihale yapılanın tercih nedenleri komisyon kararında gösterilir.
Pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde teklif veren istekli sayısının üçten az olmaması gerekir.
Ancak işin nitelik ve gereğine göre üçten az olması halinde ihale yapılır ve bu durum gerekçeli olarak ihale kararında açıklanır.
2-2-5 Satınalma İşlemleri
İhale üzerinde bırakılan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı ilgili kurumdan teyit edilerek buna ilişkin belge ihale kararına eklenir
İhale komisyon kararı ihale kararını takip eden 5 gün içinde Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörü tarafından imzalanır.
İhale Komisyon Kararının imzalanmasından sonra 3 iş günü içinde ihaleye teklif veren tüm isteklilere ihale sonucu yazılı olarak bildirilir.
11
İhele üzerinde kalan istekli, tebliğ tarihini izleyen günden itibaren en geç on gün içinde ihale tarihinde 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e) ve (g) bentlerinde sayılan durumlarda olmadığına dair belgeleri vererek yükümlülükleri yerine getirmek suretiyle ihale konusu işe ilişkin sözleşmeyi imzalamak üzere davet edilir.
10 gün içinde gerekli belgeleri hazırlayarak sözleşmeyi imzalamayan yüklenicinin geçici teminatı gelir kaydedilir ve ihalelerden yasaklama kararı verilir. Ancak diğer yasal yükümlülükler yerine getirildiği halde, 4734 sayılı Kanunun 3. maddesindeki f bendi ile geçici 4. maddesi hükümlerine dayanılarak hazırlanan 01.12.2003 tarihli 2003/6554 sayılı kararname eki esaslarının 11.maddesinde taahhüt altına alınan durumu tevsik etmek üzere İdareye sunulan belgelerin taahhüt edilen duruma aykırı hususlar içermesi halinde geçici teminatı gelir kaydedilmekle birlikte hakkında yasaklama kararı verilmez.
Sözleşmenin yasal süreler içinde imzalanamaması durumunda varsa 2. Avantajlı istekli sözleşme için davet edilir.2. avantajlı isteklinin bulunmaması halinde ihale iptal edilir.
Sözleşmenin imzalanacağı tarihte, ihale sonuç bilgileri sözleşme imzalanmadan önce Kamu İhale Kurumuna gönderilmek suretiyle sözleşme imzalanacak isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı teyit edilir.
Yüklenici sözleşmede belirtilen sürede malı teslim etmek/ işi tamamlamakla yükümlüdür.
Süresinde teslim edilmeyen/tamamlanmayan işler için sözleşmede belirtilen ceza şartları uygulanır.
Yüklenici malı teslim edip/işi tamamladığında koordinatörlüğümüze muayene ve kabul işlemlerinin yapılması için yazılı olarak başvurur.
İdare 10 gün içinde Muayene ve Kabul İşlemlerini başlatır.
Alım konusunun makine-teçhizat olması durumunda Taşınır İşlem Fişi düzenlenir.
Daha sonra ilgili proje yöneticisine zimmetlenmek üzere fakültesine devredilir.
Muayene ve Kabul Komisyon kararının imzalanmasını müteakip ödeme belgeleri BAP Takip Sistemi ve Harcama Yönetim Sistemi üzerinden hazırlanır. Proje yöneticisi (Gerçekleştirme görevlisi) ve Bap Koordinatörü tarafından imzalanır.
İhale dosyası düzenlenerek bir dizin ekinde ödeme işlemlerinin yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iletilir.
2-2-6 Doğrudan Temin
Aşağıda belirtilen hallerde yaklaşık maliyet tesbit edilmeden ihtiyaçlar doğrudan temin usulüyle alınabilir.
İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tesbit edilmesi.
Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması
Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan mal ve hizmetlerin, asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve toplam süreleri üç yılı geçmeyecek sözleşmelerle ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden alınması
İhtiyacın üniversiteler veya kamu kuruluşlarından karşılanabildiğinin tespit edilmesi
12
İhtiyacın üniversitemiz Döner Sermaye İşletmesi tarafından karşılanabildiğinin tesbit edilmesi
Her yıl Yüksek Öğretim Kurulu tarafından bu ihale usulünün uygulanmasına ilişkin olarak tespit edilen parasal limiti aşmayan mal ve hizmet alımları
2-2-7 Alım işlemleri
Koordinatörlüğümüz tarafından yapılan doğrudan temin işlemleri için Web sayfamızdan ilan edilerek yeterli rekabet ortamının oluşması sağlanır.
Belirtilen gün ve saatte proje ekibinden en az bir kişinin de katılımıyla istekliler ile birlikte toplanılır.
Alım teknik olarak proje sorumlusu tarafından uygun görülen istekliler arasından en uygun fiyat teklifi veren istekli üzerinde bırakılır.
Alım sonucu bir tutanakla belirlenir ve proje sorumlusu ve alım üzerinde kalan istekli tarafından imzalanır.
Yüklenici alım konusu malı proje yöneticisine teslim eder.
Proje yöneticisi yüklenici tarafından teslim edilen alım konusu malın uygun olduğunu belirten malzeme bilgi formunu imzalar.
Yüklenici faturası ile birlikte malzeme bilgi formunu alımdan sorumlu satınalma memuruna teslim eder.
Muayene ve Kabul Komisyon tutanağının imzalanmasını müteakip ödeme belgeleri BAP Takip Sistemi ve Harcama Yönetim Sistemi üzerinden hazırlanır. Proje yöneticisi (Gerçekleştirme görevlisi) ve Bap Koordinatörü tarafından imzalanır.
Alım dosyası düzenlenerek ödeme işlemlerinin yapılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iletilir.
13
İHTİYAÇ FORMU
DOĞRUDAN TEMİN
ONAY
WEB SAYFASINDA İLAN
PİYASA ARAŞTIRMASININ
YAPILMASI
ALIMIN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ
MUAYENE VE KABUL İŞLEMLERİ
ÖDEME
PAZARLIK
YAKLAŞIK MALİYETİN TESPİTİ
ONAY
İHALE DOKÜMANI HAZIRLANMASI
WEB SAYFAMIZDA İLAN
İHALE
MUAYENE VE KABUL İŞLEMLERİ
ÖDEME
BELLİ İSTEKLİLER (
YAKLAŞIK MALİYETİN TESPİTİ
ONAY
İHALE DOKÜMANI HAZIRLANMASI
ÖN YETERLİLİK İLANI
ÖN YETERLİLİK İHALESİ
İHALE
MUAYENE VE KABUL İŞLEMLERİ
ÖDEME
14 2-3 YOLLUKLAR
2-3-1 ÖN ÖDEMELİ ( AVANS ) YURTDIŞI VE YURTİÇİ GEÇİCİ GÖREVLERDE UYGULANACAK İŞLEMLER
Bu işlem başvuru sahibi tarafından görev konusu çalışmayı, araştırmayı yerine getirmeden, Koordinatörlüğümüz tarafından, ilgili masrafların karşılanabilmesi için Öğretim Üyesine görev öncesinde proje öngörüsünde belirtilen bütçeden ödeme usulü şeklindedir.
Ön ödeme ile görevlendirme yapacak Öğretim Üyesi tarafından;
●Başvuru formu
●Bilgi formu (proje yöneticisi veya birim amiri ile birlikte başvuru sahibi imzalar) Kongre, kurs, seminer vb. görevlendirmeler için davet yazısı (Yabancı dilde ise tercümesi yapılarak tercüme yapan kişi tarafından imzalanır.)
●Yabancı para cinsinden görevlendirmelerde Avans beyan tarihindeki efektif satış kuru üzerinden hesaplama işlemleri gerçekleştirilir.
●Tamamlanan belgeler Proje yöneticisi tarafından Koordinatörlüğümüz otomasyon sistemi (Bap Takip sistemi) üzerinden başvuru girişi yapılır ve havale edilir.
●Sistem girişi tamamlandıktan sonra (Başvuru formu-Fakülte/Enstitü/Yüksekokul yönetim kurulu kararı ve Rektörlük oluru- Bilgi formu-Davet yazısı-Kur belgesi) fiziki evraklar Koordinatörlüğümüze teslim edilir. ( Fakülte/Enstitü kararları ve Rektörlük oluru suretleri ilgili makamlarca “asli gibidir”onayı yaptırılmalıdır.)
●Birim içerisindeki başvuru belgelerinin değerlendirilmesi sonucu evraklar kayıt işlemi için evrak servisine verilir.
●İlgili makamlara (Harcama yetkilisi-gerçekleştirme görevlisi-sorumlu personel) sevk edilen ve onaylanan belgeler için Muhasebe işlem fişi ve harcama Talimatı hazırlanır.
Sorumlu personeller tarafından kontrol ve paraf işlemleri tamamlandıktan sonra ilgili proje yöneticisine ve Harcama yetkilisine imzalattırılır. ●İmzalanan belgeler kayıt tarihi ve numarası alınmak üzere evrak kayıt servisine verilir.
●İlgili kişiye ödeme yapılabilmesi için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.
2-3-2 ÖN ÖDEMENİN (AVANS’IN) KAPATILMASI ( MAHSUP EDİLMESİ )
Avans kullanan kişi tarafından alınan avansa ait gider belgeleri görevlendirme bitiminden itibaren 15 gün içerisinde Koordinatörlüğümüze getirilmelidir..
●Koordinatörlüğümüz tarafından istenen belgeler;
●Geçici görev yolluk bildirim formu,
●Uçak ile gidilmişse elektronik bilet ve fatura,(Elektronik bilet beyanlarında orijinal olmaması durumunda firmanın imza ve kaşesi bulunmalıdır. Faturalarda ödeme işlemi banka kanalı ile yapılmışsa fatura ve tahsilat makbuzu gerekmektedir.)
●Taksi kullanılmış ise taksi fişleri
●Otobüs kullanılmış ise otobüs biletleri,
●Konaklama yapılmış ise Faturası, (kişi bazında olmalı ve giriş-çıkış tarihleri yazmalı)
●Kongre parası ödenmiş ise fatura ve katılım sertifikası aslı veya aslı gibidir ibareli fotokopisi
●Yabancı para cinsinden ise paranın Öğretim üyesinin hesabına yattığı tarihteki efektif satış kuru çıktısı (TCMB döviz satiş kuru)
●Koordinatörlüğümüze getirilen belgeler için Ön ödeme ve harcırah servisi tarafından muhasebe işlem fişi hazırlanır.
● Gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol ve paraf işlemleri tamamlandıktan sonra ilgili proje yöneticisine ve Harcama yetkilisine imzalattırılır.
●İmzalanan belgeler kayıt tarihi ve numarası alınmak üzere evrak kayıt servisine verilir.
15
● Ön ödeme ve harcırah servisi tarafından hazırlanan ve belgelendirilen evrakların asılları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilerek avansın mahsup edilmesi işlemi gerçekleştirilmiş olur.
2-3-3 YURTDIŞI VE YURTİÇİ GEÇİCİ GÖREVLERE AİT YOLLUK ÖDEME TALEP İŞLEMLERİ
Bu işlem başvuru sahibi tarafından görev konusu çalışmayı, araştırmayı yerine getirip, görev konusu masrafların başvuru sahibi tarafından karşılanıp, görev bitiminde ilgili masrafların proje öngörüsünde belirtilen bütçeden ödenmesi şeklindedir.
●Proje yöneticisi tarafından Koordinatörlüğümüz otomasyon sistemi (Bap Takip sistemi) üzerinden (Başvuru formu ve geçici görev yolluk bildirimi) başvuru girişi yapılarak Koordinatörlüğümüze havale edilir.
●Sistem girişi tamamlandıktan sonra ilgili kişi tarafından fiziki evraklar Koordinatörlüğümüze teslim edilir.
●Koordinatörlüğümüz tarafından istenen fiziki belgeler;
● Fakülte/Enstitü/Yüksekokul yönetim kurulu kararı ve Rektörlük oluru (Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük Oluru görevlendirme tarihinden önce alınmalıdır.)
●Başvuru formu (proje yöneticisi tarafından imzalı)
●Geçici görev yolluk bildirim formu,
●Uçak ile gidilmişse elektronik bilet ve fatura,(Elektronik bilet beyanlarında orijinal olmaması durumunda firmanın imza ve kaşesi bulunmalıdır. Faturalarda ödeme işlemi banka kanalı ile yapılmışsa fatura ve tahsilat makbuzu gerekmektedir.)
●Taksi kullanılmış ise taksi fişleri
●Otobüs kullanılmış ise otobüs biletleri,
●Konaklama yapılmış ise Faturası, (kişi bazında olmalı ve giriş-çıkış tarihleri yazmalı)
●Kongre parası ödenmiş ise fatura ve katılım sertifikası aslı veya aslı gibidir ibareli fotokopisi
●Yabancı para cinsinden harcama gerçekleştirilmiş ise öğretim üyesi tarafından evrak beyan tarihindeki TCMB döviz satış kuru çıktısı
●Koordinatörlüğümüze gelen belgeler ön ödeme ve harcırah servisi tarafından kontrol edildikten sonra kayıt işlemi için evrak kayıt servisine verilir.
●İlgili makamlara (Harcama yetkilisi-gerçekleştirme görevlisi-sorumlu personel) sevk edilen ve onaylanan belgeler için Muhasebe işlem fişi ve harcama onayı hazırlanır.
Sorumlu personeller tarafından kontrol ve paraf işlemleri tamamlandıktan sonra ilgili proje yöneticisine ve Harcama yetkilisine imzalattırılır.
●İmzalanan belgeler kayıt tarihi ve numarası alınmak üzere evrak kayıt servisine verilir.
● Ön ödeme ve harcırah servisi tarafından hazırlanan ve belgelendirilen evrakların asılları Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilerek ilgili kişiye ödeme yapılması işlemi gerçekleştirilmiş olur.
2-3-4 ÖN ÖDEME (AVANS VE MAHSUP) İŞLEMLERİ
● Ön ödeme, harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla; ilgili kanunlarında öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans verilmek veya kredi açılmak suretiyle yapılabilir. Verilecek avansın üst sınırları yılları merkezi yönetim bütçe kanununda gösterilir.
● Avans, işi yapacak, mal veya hizmeti sağlayacak olan kişi veya kuruluşa ödenmek üzere, doğrudan mutemede verilir. Bir mutemede verilecek avans, toplamı Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeli’ğin 6 ncı maddesine göre belirlenen tutarı aşmamak koşuluyla bütçenin çeşitli tertiplerinden olabilir.
16
● Görevlilere yolluk ve diğer giderleri karşılığı ödenecek avanslar kendilerine veya şahsi mutemetlerine verilebilir.
● Kredi, mutemetler adına banka veya aynı idareye hizmet veren muhasebe birimi nezdinde açtırılabilir. Mutemetlerin imza örneği, nezdinde kredi açılan banka ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.
● Ön ödemeler hangi iş için verilmiş ise yalnızca o işte kullanılır.
● Mutemetler avans almadan harcama yapamaz ve kamu idaresi adına harcama yapmak üzere muhasebe biriminin veznesi veya banka hesabından başka hiçbir yerden, hiçbir nam ile para alamazlar.
2-3-4-1 ÖN ÖDEME (AVANS)İŞLEM SÜREÇLERİ
● Eksiksiz hazırlanan belgelerle (Başvuru formu, avans alım gerekçesi, mutemet bilgi formu, tutarı gösterir evrak) birlikte proje yöneticisi tarafından birimimizin otomasyon sistemi olan (Bap Takip sistemi) üzerinden başvuru girişi yapılır ve birimimize havale edilir.
● Sistem girişi tamamlandıktan sonra fiziki evraklar birimimize teslim edilir.
● Birim içerisindeki başvuru belgelerinin değerlendirilmesi sonucu evraklar kayıt işlemi için evrak servisine verilir.
● İlgili makamlara (Harcama yetkilisi-gerçekleştirme görevlisi-sorumlu personel) sevk edilen ve onaylanan belgeler için Muhasebe işlem fişi ve harcama talimatı hazırlanarak sorumlu personeller tarafından kontrol ve paraf işlemleri tamamlandıktan sonra ilgili proje yöneticisine ve Harcama yetkilisine imzalattırılır.
● Tamamlanan belgeler ilgili proje mutemedine veya banka hesabına avans/kredi tutarı yatırılması için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.
2-3-4-2 ÖN ÖDEME (MAHSUP)İŞLEM SÜREÇLERİ
● İlgili proje harcama yetkilisi mutemedi para hesabına yatırıldıktan sonra 5 iş günü içerisinde mal ya da hizmeti almaya ya da yaptırmaya başlamalıdır..
● Her mutemet ön ödemelerden (avans / kredi) harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri fiziki olarak (Fatura-tutanak-Piyasa fiyat araştırma tutanağı) ayrıca belirtilmemiş olması halinde avans’larda bir ay, kredi’lerde ise üç ay içinde birimimize teslim etmek ve artan tutarı avans sürelerinin bitimini beklemeden son harcama tarihini takip eden üç iş günü içinde ön ödeme artığını üniversitemiz BAP özel hesabına iade etmek ve süresinde mahsubunu yaparak hesabını kapatmak zorundadır.
● Avanslarda yasal süre içerisinde mahsup işlemi yapılmayanlar için ilgili mutemetlerden 6183 Sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü çerçevesinde gecikme zammı, artan avans tutarını yapmayanlar için gecikme faizi alınır.
● Alınan hizmet veya mal alımı karşılığında belgelendirilen evraklar için ön ödeme servisi tarafından (muhasebe işlem fişi-harcama onayı fotokopisi-fatura-tutanak-piyasa fiyat araştırma tutanağı) hazırlanarak sorumlu personel tarafından gerçekleştirme görevlisine onaya sunulur.
● Onay işlemi tamamlandıktan sonra proje yöneticisi ve harcama yetkilisi tarafından muhasebe işlem fişleri imzalanır.
● Mahsup işleminin tamamlanması için onaylanan belgeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na gönderilerek kapatma işlemi gerçekleştirilir.
17
BAŞVURU BELGELERİ
EVRAK KAYIT İŞLEMİ 1
İLGİLİ GERÇEKLEŞTİR
ME GÖREVLİSİ’NE
HAVALE 2
İLGİLİ MEMURA
YETKİ VERİLMESİ 3
ÖDEME EVRAKLARI HAZIRLAMA 4
GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ PARAF VE KONTROL
5
İLGİLİ PROJE YÖNETİCİSİ
İMZASI
6
HARCAMA YETKİLİSİ İMZASI 7
ÖDEME EVRAKLARINI
N KAYIT NUMARASI ALMASI 8
EVRAK TESLİM FORMU DÜZENLEME 9
ÖDENMEK ÜZERE STRATEJİ
GEL. DAİ. BŞK.
GÖNDERME
10
18 2-4 DIŞ SATIN ALIMLAR
2-4-1 Dış Satın Alım İşlemleri
Koordinatörlüğümüz nezdinde yürütülen ya da desteklenen projeler kapsamında BAP İhale Esaslarının (2003/6554 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı) ilgili maddesi (20. maddesi e) bendi “Özellikleri dolayısıyla yabancı ülkelerden tedariki ihale yetkilisince uygun görülen mal ve hizmet alımları” ) gereğince alınması ihale yetkilisi (Koordinatör) tarafından uygun görülen alımlardır.
Bahse konu mal ya da hizmet alımları parasal büyüklüklerine göre BAP İhale Esaslarının (2003/6554 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı) 20. Maddesi d) bendi gereği doğrudan temin şeklinde de tedarik edilirler. Mal ithallerinde kullanılan uluslararası teslim şekilleri (Milletlerarası Ticaret Odası tarafından son revizyonu 2010 yılında yayınlanan INCOTERMS 2010) aşağıdaki gibidir.
CIP-Carriage and Insured Paid To - Navlun ve Sigorta Ödenmiş
DAP-Delivered At Place - Belirtilen Noktada Teslim
CIF-Cost,İnsurance And Freight -Mal Bedeli, Sigorta ve Navlun Ödenmiş Olarak İthalat Bedellerinin aktarılması sürecinde kullanılan başlıca ödeme yöntemleri
Akreditifli Ödeme
Mal Mukabili Şeklinde Ödeme
Peşin Ödeme (Hizmet ve Yazılım ithallerinde kullanılır. Önce yazılım ya da hizmetin alınması esastır.)
2-4-2 Başvuru Öncesi İşlemler
Proje yürütücüleri yurtdışından satın alma nedenlerini açıklayan yurtdışı satın alma gerekçe dilekçesi hazırlarlar.
Proje yürütücüleri projelerinde öngördükleri mal ya da hizmetler ile ilgili olarak öncelikle istedikleri teknik detayları içeren şartları Koordinatörlüğümüz web sayfasındaki rehberde (Teknik Şartname Hazırlamaya İlişkin Rehber) bulunan bilgiler ışığında hazırlarlar.
Hazırladıkları teknik şartnameye uygun olarak tedarikçi firma araştırması yapılıp yukarıda belirtilen uluslararası teslim şekillerinden operasyonel olarak uygun olanı ve ödeme işlemlerinde kullanılacak ödeme yöntemi seçilerek teklifler (proforma fatura) alınır.
Tedarikçi firmanın Türkiye’de temsilcisi ya da satış ofisi olmadığına dair belge temin edilir.
Alınan yabancı dildeki belgeler Türkçe ’ye tercüme edilir.
2-4-3 Başvuru İşlemleri
Proje yöneticileri başvuru öncesinde oluşturdukları/elde ettikleri belgeler ışığında Koordinatörlüğümüz otomasyon sistemi (BAP Takip Sistemi) üzerinden başvurularını yaparlar ve elde ettikleri belge orijinallerini de Koordinatörlüğümüze ulaştırmaları sonrasında alım süreci başlar.
2-4-4 Alım Süreçleri
2-4-4-1 Doğrudan Temin ile yapılan alımlar:
19
Proje yürütücüsü tarafından yapılan başvuru sonrasında alımlarda kullanılan ihale onay belgesi otomasyon sistemi üzerinden oluşturulup gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imzalanır.
İhale onay belgesinin kayıt işlemleri yapılır.
Bahse konu alım hizmet ithali ise hizmetin tamamlanmasını müteakip nihai fatura istenir. (Gelen faturanın tarih ile Koordinatörlüğümüze ulaştırıldığı tarih arasında 20 günden fazla gün geçmemiş olmalıdır. Aksi takdirde Ülkemizde 3065 sayılı KDV kanunu ve yayımlanan tebliğler gereği sorumlu sıfatı ile ödenecek yerel vergilerin (Tam tevkifat uygulaması) ödemesi yapılamayacak ve vergi zıyaı vuku bulacak ve gecikme cezası uygulaması yapılması gerekecektir.
Nihai faturanın ulaşması sonrasında banka yazışmaları yapılır ve akabinde kur sabitlemesi yapılarak hem ihracatçının hizmet bedelinin ödemesi hem de vergi ödemeleri için gerekli muhasebe işlemleri yapılarak işlem tamamlanır.
2-4-4-2 Pazarlık İhalesi ile yapılan alımlar:
Ön izin gereken hallerde (1.000.000,00 TL ve üzerindeki alımlar) Rektörlük makamından ön izin onayı alınır.
Ön izin alınmasını müteakip ihale onay belgesi hazırlanır. Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından imza uygulaması yapılır.
İhale onayı sonrasında ihale tarihi belirlenir ve ihalenin Elektronik Kamu Alımları Platformuna (EKAP) kaydı yapılır.
Yapılacak ihale için ihale komisyonu oluşturulur ve gerekli olur ve görevlendirme yazışmaları tamamlanır.
İstekli firmalara (Proforma fatura vermiş olan firmalara) ihale davet yazıları gönderilir.
İhale günü komisyon ve istekli firmanın bir araya gelmesi ile celse tamamlanır ve ihale karara bağlanarak ihale yetkilisinin onayına sunulur.
İhale yetkilisinin komisyon kararını onaylaması sonrasında istekliye/isteklilere ihale sonucu bildirilir.
İhale tutarı 1.000.000,00 TL’nin altında ise ihaleyi kazanan istekliye sözleşmeye davet yazısı gönderilir.
İsteklinin sözleşme davet yazısında istenilen belgeler ile Koordinatörlüğe başvuru sonrasında sözleşme imzalanarak yürürlüğe girer ve seçilen ödeme yöntemine göre işlemlere devam edilir.
Ödeme Süreçleri 1) Akreditifli Ödeme
a) Koordinatörlüğümüzce Açılacak Akreditifler Temel Özellikleri;
Dönülmez (Gayrikabili rücu)
%100’ü peşin olarak bankaya aktarılmış
Teyitsiz
Karma Ödeme metotlu (İş paketleri tanımlanmış ve her iş paketinin karşılığında ödeme dilimi belirlenerek gerçekleştirilen ödeme yöntemi) şeklindedir.
Güven düzeyi, ödeme düzeylerine bağlı olmakla beraber mal mukabili ithalattan sonra iyi olan ithalat şeklidir.
b) Akreditif Açılış Süreci
İhale komisyon kararı tarihli proforma fatura (Banka detayları, teslim şekli detayları, ödeme detayları, ihracatçının adres detayları bulunan ve teslim süresi detaylarını içeren şekilde) ve bankadan temin edilen akreditif açma teklif mektubunun ihale sonrasında
20
imzalanan sözleşmedeki bilgiler ışığında doldurulması sonrasında bankaya akreditif açma talimatı hazırlanır.
Banka tarafından sabitlenen kur sonrasında muhasebe işlem fişleri hazırlanıp imza süreçleri tamamlanarak paranın bankaya aktarım işlemleri tamamlanır.
Banka tarafından akreditif taslak metni oluşturulup Koordinatörlüğümüze bildirilir.
Bildirilen akreditif taslak metni yüklenici ile istişare edilerek sözleşme hükümleri ışığında metin üzerinde mutabakat sağlanır.
Mutabakat sağlanan metin onay verilerek bankaya gönderilir ve akreditif açılış süreci tamamlanır.
c) Teslim Süresi Ya Da İş Paketlerinin Zamanının Gelmesi Ve İthalat Süreci
Malzemelerin gümrüklere gelmesi sonrasında, gümrüklerde yapılacak işlemler için gümrük müşaviri firmalara Üniversitemiz adına dolaylı temsilci sıfatı ile yetki verilir.
Akreditif metninde istenen vesaikler tarafımıza ulaşır ve bu belgeler yetki verilen gümrük müşaviri firmaya iletilir ve ithalat beyannamesi hazırlatılır.
İthalat beyannamesi hazırlanıp tarafımıza ulaştırılır. Beyannamede belirtilen vergi tutarının ödemesi Koordinatörlüğümüz tarafından verilecek talimat ile akreditif açılış sürecinde ayrılan döviz ile gerçekleştirilir ve malzemenin teslimatı tamamlanır.
d) Muayene Ve Kesin Kabul Süreci
Cihazın tesliminden evvel oluşturulan muayene ve kesin kabul komisyonu alınan malzemenin teknik şartnameye uygunluğunu inceleyerek kabul işlemlerini yapar ve Koordinatörlüğümüze muayene ve kesin kabul raporu sunar.
e) Akreditifin Kapatılması (Mahsup) İşlemleri Süreci
Muayene ve kesin kabul işlemleri sonrasında iş paketi karşılığı belirlenen tutarın ödenmesi için bankaya talimat verilir ve akreditifin mahsup işlemlerine başlanır.
Akreditifin açılışı için aktarılan tutar ile yapılan masraflar (Ardiye, Ordino bedeli, gümrükleme hizmet bedeli, KDV vb.) maliyet cetveli hazırlanarak açılış kuru üzerinden mukayese edilerek maliyet analizi yapılır ve akreditif açılışı için aktarılan tutardan artan var ise bankadan talimat ile Koordinatörlüğümüz özel hesaplarına aktarılması sağlanır.
Maliyet analizi sonrasında akreditif mahsubu için mahsup dosyası ve tahakkuk işlemleri yapılarak akreditif kapanışı işlemleri tamamlanır.
2) Mal Mukabili Ödeme
a) Mal Mukabili Ödeme İşleminin Temel Özellikleri;
Mal mukabili ithalat temel olarak malzemelerin önce teslim alınıp kesin kabulünün yapılması ve ithalat bedelinin sonrasında gönderilmesi şeklinedir.
Maliyet olarak %6 KKDF (ithalat sürecinde ödenen Kaynak Kullanımı Destekleme Fonu) kesintisi sebebi ile daha maliyetlidir.
En güvenli ödeme aracıdır.
b) Mal Mukabili İthalat Süreçleri
İhale yüklenicisi firmadan ihale komisyonunun alındığı tarih ya da düşük tutarlı alımlarda ihale onay tarihinden sonraki tarihli alınacak proforma fatura (Banka detayları, teslim şekli detayları, ödeme detayları, ihracatçının adres detayları bulunan ve teslim süresi detaylarını içeren şekilde) ile bankaya döviz satın alımına ilişkin talimat yazılır.
Banka tarafından bildirilen kur karşılığı muhasebe işlem fişleri hazırlanarak akreditifler hesabı kullanılarak muhasebe işlem fişi hazırlanır ve imza süreçleri tamamlanarak yeterli miktarda döviz alım işlemi gerçekleştirilir.
21
c) İmalat Sürecinin Tamamlanması Ve Vergi Ödemelerinin Yapılması
Alınacak malzemenin imalat sürecinin tamamlanması sonrasında gümrüklere gönderilir ve ithalat süreci başlar.
İthalat işlemleri için öncelikle gümrük müşavir firması belirlenir ve dolaylı temsilci sıfatı ile yetkilendirilir.
Yetkilendirilmiş gümrük müşaviri ithalat gümrük beyannamesini hazırlar ve ödenecek KDV bildiriminde bulunur.
Bildirilen KDV tutarı döviz alım sürecinde ithalat masrafları için alınan dövizin yeteri kadar olan kısmı TL’ye çevrilerek ödeme işlemi yapılarak vergi ödeme işlemleri tamamlanır.
Vergileri ödenen malzemelerin ambar, taşıyıcı firma masrafları da gümrük müşavir firma tarafından ödenerek ilgili proje ekibine teslimatı yapılır.
Gümrük müşaviri firma Üniversitemiz adına yaptığı harcamaları belgeleri ile beraber Koordinatörlüğümüze sunar ve harcamalar ve hizmet bedeli karşılığını talep eder.
Gümrük müşaviri talebi sonrasında Koordinatörlüğümüz tarafından bankaya talimat verilerek döviz alım sürecinde ayrılan döviz ile masrafların ödeme işlemleri tamamlanır.
d) Muayene Ve Kesin Kabul Süreci
Cihazın tesliminden evvel oluşturulan muayene ve kesin kabul komisyonu alınan malzemenin teknik şartnameye uygunluğunu inceleyerek kabul işlemlerini yapar ve Koordinatörlüğümüze muayene ve kesin kabul raporu sunar.
e) Mal Mukabili İşlemi İçin Açılan Akreditifin Kapatılması (Mahsup) İşlemleri Süreci
Muayene ve kesin kabul işlemleri sonrasında mal bedelinin ödenmesi için bankaya talimat verilir ve mal mukabili ithalat işlemi için açılan akreditifin mahsup işlemlerine başlanır.
Mal mukabili ithalat işlemi için açılan akreditifin açılış sürecinde aktarılan tutar ile yapılan masraflar (Ardiye, Ordino bedeli, gümrükleme hizmet bedeli, KDV vb.) maliyet cetveli hazırlanarak açılış kuru üzerinden mukayese edilerek maliyet analizi yapılır ve açılış için aktarılan tutardan artan var ise bankadan talimat ile Koordinatörlüğümüz özel hesaplarına aktarılması sağlanır.
Maliyet analizi sonrasında mal mukabili ithalat işlemi için açılan akreditif mahsubu için mahsup dosyası ve tahakkuk işlemleri yapılarak akreditif kapanışı işlemleri tamamlanır.
3) Peşin İthalat İşlemi Süreci (Yalnızca yazılım ve hizmet alımlarında uygulanıyor.) a) Peşin İthalat İşleminin Temel Özellikleri
Yazılım (İnternet üzerinden edinme) ve analiz hizmeti alımlarında uygulanan ödeme yöntemidir.
Öncelikle yazılım ya da hizmetin alınması ve paranın aktarılması esasına dayanır.
Normal uygulamada yani mal ya da hizmetin alınmasından önce ithalat bedelinin gönderilmesi şeklinde uygulanan peşin ithalat işlemlerindeki uygulamaya göre mal mukabili ithalat gibi güvenlidir.
b) Peşin İthalat İşlem Süreci
Bu ödeme şekli genellikle doğrudan temin limitindeki alımlarda uygulandığı için o şekilde yapılan alımların onay ve faturanın alınmasından sonra hizmet ya da yazılımın alınmasını müteakip bankaya aktarılacak dövize ilişkin talimat yazılır. Talimat sonrasında aktarım gerçekleştirilerek işlem sonlanır.
22 3-DIŞ KAYNAKLI PROJELER BİRİMİ 3-1 Tübitak Projeleri
TÜBİTAK tarafından kabul edilen projelerin sözleşmeleri birimimize teslim edildiğinde dosyası açılır ve proje yürütücüsü gerçekleştirme görevlisini yazılı olarak görevlendirir.
DIŞ SATIN ALMA SÜRECİNDEKİ ÖDEME
YÖNTEMLERİ
DOĞRUDAN TEMİN
PEŞİN İTHALAT MAL MUKABİLİ İTHALAT
AKREDİTİFLİ İTHALAT
PAZARLIK İHALESİ (20. Maddesi e)
Bendi Gereği)
PEŞİN İTHALAT MAL MUKABİLİ İTHALAT
AKREDİTİFLİ İTHALAT
23 Avans İşlemleri
Harcama Yetkilisi olan proje yürütücüsü Ön Ödeme Talep Formunu doldurarak birimimize avans çekmek için başvurur.
Bütçesi dahilinde avans limiti 2015 yılı için (30.000 TL) olup bu sınıra kadar avans çekebilir. Çekilen avans en geç 2 ay içerisinde mahsup edilmelidir.
Mahsup belgelerinde yer alan bilgiler (faturalar ve ödeme belgeleri)mahsup kesin hesap formuna doldurularak avans kapama işlemi yapılır.(Avans mahsubu yapılmadan aynı iş için yeni avans verilmez)
Burs İşlemleri
Projeden burs ödemesi yapılırken yürütücüden burs talep formu, öğrenci belgesi, kimlik fotokopisi istenir. Bu belgelerin bir örneği TÜBİTAK'a gönderilerek sisteme kayıtları yapılır.
Her ayın bitiminde burslu öğrenci formları doldurularak ödemeleri muhasebe birimine gönderilir. Ödemeler her öğrencinin kendi banka hesabına yapılır.
Firma Ödemeleri
Avans almadan yapılan işlemlerde piyasa araştırması yapılarak getirilen faturalar firmanın hesabına yatırılır.
Proje Teşvik İkramiyeleri
Gelişme raporları dönemlerinde aktarılan proje teşvik ikramiyeleri ödenirken en son ayın maaş bordrosu alınır, vergi kesintisi yapılarak kendi özel hesaplarına ödemeleri yapılır.
Proje Yürütücüleri proje kapandıktan sonra iki ay içerisinde kesin raporlarını Tübitak'a sunarlar. Raporları onaylanan projelerin kesin rapor ikramiyeleri sisteme aktaroldıktan sonra; son ayın maaş bordrosu alınır, vergi kesintisi yapılarak kendi özel hesaplarına ödemeleri yapılır.
3-2 Santez Projeleri
SANTEZ tarafından kabul edilen projelerin sözleşmeleri birimimize teslim edildiğinde dosyası açılır ve proje yürütücüsü gerçekleştirme görevlisini yazılı olarak görevlendirir.
Avans İşlemleri
Harcama Yetkilisi olan proje yürütücüsü Ön Ödeme Talep Formunu doldurarak birimimize avans çekmek için başvurur.
Bütçesi dahilinde avans limiti 2015 yılı için (11.500 TL) olup bu sınıra kadar avans çekebilir. Çekilen avans en geç 1 ay içerisinde mahsup edilmelidir.
24
Mahsup belgelerinde yer alan bilgiler (faturalar ve ödeme belgeleri)mahsup kesin hesap formuna doldurularak avans kapama işlemi yapılır.(Avans mahsubu yapılmadan aynı iş için yeni avans verilmez)
Burs İşlemleri
Projeden burs ödemesi yapılırken yürütücüden burs talep formu, öğrenci belgesi, kimlik fotokopisi istenir.
Her ayın bitiminde burslu öğrenci formları doldurularak ödemeleri muhasebe birimine gönderilir. Ödemeler her öğrencinin kendi banka hesabına yapılır.
Firma Ödemeleri
Avans almadan yapılan işlemlerde piyasa araştırması yapılarak getirilen faturalar firmanın hesabına yatırılır.
Proje Teşvik İkramiyeleri
Her ayın bitiminde proje teşvik ikramiyeleri ödenirken en son ayın maaş bordrosu alınır, vergi kesintisi yapılarak kendi özel hesaplarına ödemeleri yapılır.
3-3 ANKARA KALKINMA AJANSI PROJELERİ İŞLEMLERİ
Ankara Kalkınma Ajansı tarafından kabul edilen projelerin sözleşmeleri birimimize teslim edildiğinde dosyası açılır ve hesap açılması konusunda dilekçe alınır.
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından açılan hesap bilgileri Kalkınma Ajansına bildirilir.
Alımlar için onay alınır.
Yürütücü bütün alımlarını piyasa araştırması yaparak alır. Faturasını birimimize getirir.
Yapılan alıma ilişkin belgeler muhasebe birimine gönderilir.
3-4 TAGEM PROJELERİ İŞLEMLERİ
TAGEM tarafından kabul edilen projelerin sözleşmeleri birimimize teslim edildiğinde dosyası açılır ve hesap açılması konusunda dilekçe alınır.
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından açılan hesap bilgileri Bakanlığa bildirilir.
Alımlar için onay alınır.
Yürütücü bütün alımlarını piyasa araştırması yaparak alır. Faturasını birimimize getirir.
Yapılan alıma ilişkin belgeler muhasebe birimine gönderilir.
3-5 ULUSLARARASI PROJELER
AB Ajansı veya Ulusal Ajanslar Tarafından destek gören projeler için Rektör Yardımcısı ve ya Yürütücü tarafından projeye ait sözleşme
