ORDU TİCARET BORSASI KALİTE EL KİTABI ORDU TİCARET BORSASI KALİTE EL KİTABI

(1)

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

KALİTE EKİBİ GENEL SEKRETER

ORDU TİCARET BORSASI

KALİTE EL KİTABI

BASKI NO : 08

REVİZYON TARİHİ : 10/02/2021 KONTROLLÜ KOPYA :

KONTROLSÜZ KOPYA :

(2)

İÇİNDEKİLER

1-KAPSAM 5-10

2-ATIF STANDARLAR 11

3-TERİMLER VE TARİFLER 11

4-KURULUŞUN BAĞLAMI 11

4.1-KURULUŞUN VE BAĞLAMININ ANLAŞILMASI 11

4.2-İLGİLİ TARAFLARIN İHTİYAÇ VE BEKLENTİLERİ 11

4.3-KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ KAPSAMINDA BELİRLENMESİ 12

4.4-KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ VE PROSESLERİ 12

4.4.1-KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ PROSES ETKİLEŞİMLERİ 12-13 4.4.2-DOKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİ (KALİTE EL KİTABI) 13

5-LİDERLİK 14

5.1-LİDERLİK VE TAAHÜT 14

5.1.1-GENEL 14

5.1.2-ÜYE ODAKLILIK 14

5.2-POLİTİKA 14

5.2.1-KALİTE POLİTİKASININ OLUŞTURULMASI 14-15

5.2.2-KALİTE POLİTİKASININ DUYURULMASI 15

5.3-KURUMSAL GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR 15

5.3.1-GENEL 15

5.3.2-YÖNETİM TEMSİLCİSİ 15

6-PLANLAMA 16

6.1-RİSK VE FIRSATLARI BELİRLEME FAALİYETLERİ 16

6.2-KALİTE AMAÇLARIVE BUNLARA ULAŞMAK İÇİN PLANLAMA 16

6.2.1-KALİTE AMAÇLARI 16

6.2.2-KALİTE AMAÇLARINA ULAŞMAK İÇİN PLANLAMA 16

6.3-DEĞİŞİKLİKLERİN PLANLAMASI 16

7-DESTEK 17

7.1-KAYNAKLAR 17

7.1.1-GENEL 17

7.1.1.1-MALİ POLİTİKA 17-18

7.1.1.2-MUHASEBE İŞLEMLERİNİ YÜRÜTÜLMESİ ESASLARI 18 7.1.1.3-YÖNETİM KURULUNA SUNULACAK EVRAKLAR 19

7.1.1.4-MECLİS VE HİK SUNULACAK EVRAKLAR 19

7.1.1.5-MUHASEBE YÖNETİMİ 19-20

7.1.1.6-FİNANSAL YÖNETİM 20-21

7.1.1.7-MALİ RİSK YÖNETİMİ 22-23

7.1.1.8-DENETİM 24

(3)

7.1.2-KİŞİLER 24

7.1.2.1-İNSAN KAYNAKLARI POLİTİKASI 25

7.1.2.2-PERSONEL İŞE ALIMI, İŞBAŞI,ÜCRET,İŞ SÖZLEŞMESİ SÜRECİ-25-26

7.1.2.3-PERSONEL ORYANTASYON SÜRECİ 27

7.1.3-ALTYAPI 28

7.1.3.1-BİLGİ İŞLEM YAZILIM VE DONANIM POLİTİKASI 28

7.1.3.2-BİLGİSAYAR KULLANIM 28-29

7.1.3.3-YAZILIM VE DONANIMLAR İÇİN ACİL DURUM ÖNLEMLERİ 29-30

7.1.3.4-KRİZ VE ACİL DURUM YÖNETİMİ 31-32

7.1.4-PROSESLERİN İŞLETİMİ İÇİN ÇEVRE 32

7.1.5-İZLEME VE ÖLÇME KAYNAKLARI 32

7.1.6-KURUMSAL BİLGİ 33

7.2-YETERLİLİK 33

7.2.1-PERSONEL EĞİTİM SİSTEMİ 33-34

7.2.2-PERSONEL PERFORMANS SİSTEMİ 34

7.3-FARKINDALIK 35

7.3.1-GENEL 35

7.3.2-PERSONEL MEMNUNİYET SİSTEMİ 36

7.4-İLETİŞİM 37

7.4.1-GENEL 37

7.4.1.1-HABERLEŞME POLİTİKASI 37-38

7.5-DOKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİ 38

7.5.1-GENEL 38

7.5.2-OLUŞTURMA VE GÜNCELLEME 38

7.5.3-DOKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİNİN KONTROLÜ 39

8-OPERASYON 39

8.1-OPERASYONEL PLANLAMA VE KONTROLÜ 39

8.2-ÜRÜN VE HİZMETLER İÇİN ŞARTLAR 39

8.2.1-ÜYE İLE İLETİŞİM 39-40

8.2.1.1-ÜYE BİLGİLERİNİN GÜNCELLENMESİ SİSTEMİ 40 8.2.1.2-WEB SİTESİ,E-ANKET,SOSYAL MEDYA VE SMS 41 8.2.2-ÜRÜN VE HİZMETLER İÇİN ŞARTLARIN TAYİN EDİLMESİ 42 8.2.3-ÜRÜN VE HİZMETLER İÇİN ŞARTLARIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ 42 8.2.4-ÜRÜN VE HİZMETLER İÇİN ŞARTLARIN DEĞİŞMESİ 42

8.3-ÜRÜN VE HİZMETLERİN TASARIMI VE GELİŞTİRİLMESİ 42

8.4-DIŞARIDAN TEDARİK EDİLİEN PROSES, ÜREN VE HİZMETLERİN KONTROLÜ 43

8.4.1-GENEL 43

8.4.1.1-MALİ İŞLER PROSESİ 43-44

8.4.2-KONTROLÜN TİPİ VE BOYUTU 44

8.4.3-DIŞ TEDARİKÇİ İÇİN BİLGİ 44

8.5-ÜRETİM VE HİZMET SUNUMU 44

8.5.1-ÜRETİM VE HİZMET SUNUMUNUN KONTROLÜ 44-45

8.5.2-TANIMLAMA VE İZLENEBİLİRLİK 45

8.5.3-ÜYE VEYA DIŞ TEDARİKÇİYE AİT MÜLKİYET 45

8.5.4-MUHAFAZA 45

8.5.5-TESLİMAT SONRASI FAALİYETLER 45

8.5.6-DEĞİŞİKLİKLERİN KONTROLÜ 46

(4)

8.6-ÜRÜN VE HİZMET SUNUMU 46

8.7-UYGUN OLMAYAN ÇIKTININ KONTROLÜ 46

9.PERFORMANS DEĞERLENDİRME 46

9.1-İZLEME,ÖLÇME,ANALİZ VE DEĞERLENDİRME 46

9.1.1-GENEL 46

9.1.2-ÜYE İLİŞKİLERİ POLİTİKASI 46

9.1.3-ÜYE MEMNUNİYETİ 47

9.1.4- ÜYE ORYANTASYON 48

9.1.5- ANALİZ VE DEĞERLENDİRME 48

9.2-İÇ TETKİK 49

9.3-YÖNETİM GÖZDEN GEÇİRİLMESİ 49

9.3.1-GENEL 49

9.3.2-YÖNETİM GÖZDEN GEÇİRİLMESİ GİRDİLERİ 49

9.3.3-GÖZDEN GEÇİRME ÇIKTILARI 49

10.İYİLEŞTİRME 50

10.1-GENEL 50

10.2-UYGUNSUZLUK VE DÜZELTİCİ FAALİYET 50

10.3-SÜREKLİ İYİLEŞTİRME 50

(5)

1. KAPSAM

TARİHÇEMİZ

Ordu Ticaret Borsası, Kemal Atatürk’ün “Reisicumhur” ünvanlıyla 16.05.1936 Tarih ve 4596 sayılı Kararname ile kurulmuştur.

Borsamız kayıtlarının incelenmesi neticesinde 15 Ağustos 1936 tarihinde “Ordu Ticaret ve Zahire Borsası” adıyla ve Baha TEGÜN başkanlığında ilk organ teşekkülü sağlanıp icraatta bulunduğu anlaşılmaktadır.

O dönem yürürlükte olan 655 sayılı yasaya tabidir. Ticaret ve Sanayi Odası bünyesinde kurulmuştur. Borsa, Oda ile aynı daire içerisinde hizmet vermektedir.

(6)

Ticaret ve Sanayi Odası, 1903 yılında “Ticaret Ziraat ve Sanayi Odası” adıyla kurulmuştur. Oda ve Borsası’nın müştereken hizmet verdikleri bu bina 1939 Erzincan depreminde yıkılmıştır.

Kurulduğu tarihte Türkiye’nin 20.Borsası olan Ordu Ticaret Borsası’nın kuruluşunda 59 üyesi vardır.10 yıl sonra üye sayısını 138’e yükselten borsa yıllar itibariyle üye sayısını hep artırmıştır.

01.06.2004 Tarih ve 25476 Sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Oda ve Borsalar kanunuyla yeniden, çağdaş normlara göre düzenlenen Ticaret Borsalarında gayri faal üyelerin borsa üyeliğinden çıkartılmalarının kolaylaştırılması ile gerçek durumu yansıtmayan, ticari hayattan elini eteğini çekmiş üyelerin borsa kayıtlarında görünmesi de engellenmiştir.

Ticaret Borsaları 12.04.1947 tarihinde yapılan seçimlerle 4355 sayılı kanuna ve 28.09.1951 tarihinde de 5590 sayılı kanuna intibak etmiştir. 5590 sayılı kanunun yıllar içinde ihtiyaca cevap veremez hâle gelince, 18.05.2004 tarihinde kabul edilerek 01.06.2004 tarihinde Resmi Gazete ’de yayınlanarak yürürlüğe giren 5174 sayılı kanunla Ticaret Borsalarının kuruluş, işleyiş ve hukuki yapıları yeniden tespit edilmiş ve bu kanunun 53.maddesi ile ilk defa “Ürün İhtisas Borsaları ” da zikredilmiştir. Bu kapsamda 08.06.2018 Tarihinde Türkiye Ürün İhtisas Borsası A.Ş. (TURİB) kurulmuş olup Ordu Ticaret Borsası, TURİB’de hem hissedar hem de “Acente” dir.

“Ordu Ticaret ve Zahire Borsası “ adıyla kurulmuş olan borsamızın 1947 yılından sonra unvanı

“Ordu Ticaret Borsası” olmuş ve aynı unvanla hizmet vermeye devam etmektedir.

Ordu ticaret Borsası’nın ilk hizmet binası 1939 Erzincan depreminden etkilenerek yıkılan, Ticaret ve Sanayi Odası ile müşterek kullanılan binadır. Bu bina iki katlı olup, eski yapı tarzında inşa edilmiş olduğundan, deprem karşısında mukavemetini koruyamamış ve yıkılmıştır.

O yıllarda Ordu Ticaret Borsası, Odanın bir köşesindeki bir masadan ve memurdan ibarettir. Şu anda hizmet verdiğimizin bina ve eski hizmet binasının üzerine kurulu bulunduğu arsa toplam 1288 m2 olup bu arsa 1948 yılında 15 bin liraya alınmıştır.

(7)

1949 yılında yayınlanan bir dergi

Şarkiye Mahallesi Süleyman Felek Caddesi üzerinde bulunan arazi üzerine yapılan ilk borsa binasının ikmal inşaatı 70 bin lira olarak tahmin edilmiştir.120 metrekarelik tek katlı borsa binası 1951 yılında tamamlanarak faaliyete geçmiştir.

Şu anda “Eski Hizmet Binası” olarak tabir ettiğimiz bina 650 m2 kullanım alanı olacak şekilde 1964 yılında iş hanı olarak tamamlanmıştır. Hâlen giriş katında faal durumda bulunan pasaj, o dönem kentte ticari hayata önemli bir hareketlilik kazandırmıştır. Tek katlı binanın yetersiz kalması, iş hanı olarak tasarlanmış olan binanın birinci katının borsa binası olarak inşasını gündeme getirmiş ve 1990 yılında 650 m2 olan bu yeni binaya geçilmiştir.

(8)

Ticaret Borsasının müstakil ilk binası. Şu anda hizmet verdiğimiz bina bu bina yıkılarak inşa edilmiştir.

1994 yılında tek katlı ilk borsa binası yıkılarak yerine “Fındık Ürün Borsası” olarak projelendirilmiş ve bugün kullanmakta olduğumuz binanın temeli atılmıştır. 465 m2 taban üzerine 5 katlı olarak yapılan yeni binanın bu gün itibariyle zemin kat dahil olmak üzere ilk 3 katı kullanılmaktadır. Laboratuvar ve konferans salonlarının yer alacağı 4 ve 5.katlar ise henüz inşaat halindedir.

Ordu Ticaret Borsası 5 Meslek Grubundan teşekkül etmektedir.

1- Yaş Ve Kuru Meyveler 2- Canlı Hayvan

3- Bitkisel Ve Nebati Yağlar 4- Değirmenlik Ürünler

5- Çeşitli Gıda Maddeleri(Bal)

Bunların içinde “Yaş ve Kur Meyveler Grubu ” nda yer alan “Fındık” toplam işlem hacminin en az

%95’ini oluşturmaktadır.

(9)

Ordu, tek başına Türkiye fındık üretiminin % 25-30’unu karşılamaktadır. Bu da yıllık 180–200 bin ton üretim anlamına gelmektedir. Hâliyle fındık tescilinin borsa işlem hacmi içerisinde büyük yer tutuyor olması son derece doğaldır.

Yıllık işlem hacimlerinin karşılaştırmasında görüleceği üzere Ordu Ticaret Borsası, fındık tescili yapan borsalar arasında bu kategoride ilk sırada yer almaktadır. (Bu istatistikler www.ordutb.org.tr adresinde yayınlanmaktadır.)

Canlı Hayvan 2000 yılında kotasyona alınmış olmasına rağmen borsa kontrolünde bir canlı hayvan pazarı olmadığı için bu alanda çağdaş normlarda bir borsacılık faaliyeti de söz konusu değildir.

Türkiye bal üretiminin %20-25’i Ordulu arıcılar tarafından üretilmekte olup; arıcı ve kovan sayısı bakımından da ilimizin ilk sırada yer almaktadır. Ayrıca Türkiye ilk ve tek “Arıcılık Araştırma Enstitüsü” de ilimizde bulunmaktadır. Tüm bunların yanında arıcılık ve balın bir ticari iştigal konusu olarak yaygınlık kazanmaya başlaması ile “Bal” ın borsa kotasyonuna alınması uygun görülmüştür. 2007 yılında bal, o zamanki adıyla Sanayi ve Ticaret Bakanlığı’nın onayı ile borsamız kotasyonuna alınmıştır.

Bitkisel ve Nebati Yağlar alanında faaliyet gösteren firmalar mevcuttur.

Ordu Ticaret Borsası’nın Kurucu Yönetimi şu isimlerden oluşuyordu;

Baha TEGÜN Birinci Reis (Başkan)

Ömer AKYAZI İkinci Reis (Başkan Vekili) Mustafa HEKİM (Aza)

Mehmet AKYAZI (Aza) Dursun GÜRSOY (Aza) Ziver AKIN (Aza)

Ahmet Cemal MAĞDEN (Aza)

Halis MUTLU / Borsa Komiseri (Genel Sekreter)

Ordu Ticaret Borsası, 2012 yılında TOBB Akreditasyon Sistemine dâhil olarak hizmet kalitesini AB Standartlarına taşımıştır. Uluslararası ölçekte projeler yapan ve uygulayan Ordu Ticaret Borsası, gücünü üyelerinden almaya devam etmektedir.

(10)

Mevcut Hizmet Binamız

ADI : ORDU TİCARET BORSASI

ADRESİ : ŞARKİYE MAH.SÜLEYMAN FELEK CAD.NO:101/Altınordu-ORDU TELEFON : (0452) 225 20 29-30-31

FAX : (0452) 225 20 34 e-mail : [email protected] WEB ADRESİ : www.ordutb.org.tr

(11)

2. ATIF STANDARTLAR STANDARDLAR

ORDU TİCARET BORSASI Kalite El Kitabının hazırlanmasında ve Kalite Yönetim Sisteminin oluşturulmasında; TS EN ISO 9001 standartı ve Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanunu, ilgili kanunlar ve yönetmeliklerle TOBB Akreditasyon Sistemi Standartları referans alınmıştır.

ATIFTABULUNULANSTANDARDLAR

 TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemleri-Şartlar.

 TS EN ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemleri-Temel Kavramlar ve Sözlük

 TOBB Akreditasyon Standartları 3. TERİMLER VE TARİFLER

Kalite Yönetim Sistemimiz, TS EN ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemleri -Temel Kavramlar, Terimler ve Tarifler standardında verilen Uluslararası terimler ve tarifleri kullanır.

Politika; yol, yöntem

Vizyon; Kurum veya kuruluşun geleceğini resmeden bildirgedir.

Misyon; Kurum veya kuruluşun varoluş sebebini açıklayan bildirgedir

Strateji; Önceden belirlenen bir amaca ulaşmak için tutulan yolların ve uygulanan yöntemlerin tümüdür.

Üst Yönetim; Kurum veya kuruluşu idare ve kontrol eden en üst seviyedeki kişi veya kişilerdir.

Yönetim Temsilcisi;Kuruluş bünyesinde ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi kurulması, geliştirilmesi ve sürekliğinin sağlanması için yönetimin içerisinden atanan, çalışmaları yürütecek personeldir.

4. KURULUŞUN BAĞLAMI 4.1. KURULUŞUNVEBAĞLAMININANLAŞILMASI

Kuruluş, amacı ve stratejik yönüyle ilgili olan ve KYS’nin hedeflerini ulaşabilme yeteneğini etkileyen iç ve dış hususlar asgari düzeyde tespit edilmiştir. (KYT-LST-69 İç ve Dış Hususlar) Yılda en az bir kez her YGG’de gözden geçirilir.

4.2. İLGİLİ TARAFLARIN İHTİYAÇ VE BEKLENTİLERİNİN ANLAŞILMASI

Ordu Ticaret Borsası mevzuatı gereği sağladığı ürün ve hizmetin kalitesini ve kalite yönetim sistemini etkileme yeteneğine sahip olan ilgili tarafları ve bu ilgili tarafların KYS ile ilgili şartlarını asgari düzeyde belirlemiştir. İlgili taraflar genel sekreter tarafından görevlendirilecek personel/personeller tarafından KYT-LST-60 Dokümanı güncel tutularak izlenir. Yılda en az bir kez her YGG’de gözden geçirilir.

Referans Dokümanlar:

İlgili Taraflar Beklenti ve Aksiyon Listesi (KYT-LST-60)

(12)

4.3. KYS KAPSAMININ BELİRLENMESİ

ORDU TİCARET BORSASI, TS EN ISO 9001 kapsamında hazırlanan Kalite Yönetim Sistemini, 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanunu’nun faaliyet alanları ve TOBB Akreditasyon Sistemi Standartlarında göz önünde bulundurularak uygulamaya koymuştur.

ORDU TİCARET BORSASI, TS EN ISO 9001 Standardına uygun bir kalite yönetim sistemi kurmuştur. Kurulan Kalite Yönetim Sistemi, aşağıdaki faaliyetleri kapsamaktadır.

Kuruluşumuz;

a. Üye Kayıt ve Sicil Hizmetleri b. Tescil Hizmetleri

c. Fiyat ve Bülten Yayınlama Konularında faaliyet göstermektedir,

Kuruluşumuz birimlerinin faaliyetlerini gerçekleştirirken izleyecekleri yöntemleri ve bunların detaylarını bu kitapta atıflarına yer verilen prosedür, proses, talimatlarla belirlemiş olup; politikalar ortaya konularak ayrıntılarına yer verilmiştir.

TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardının;

“7.1.5 İzleme ve Ölçme Kaynakları “ maddesi kuruluşumuzda yürütülen faaliyetlere ilişkin her hangi bir izleme ve ölçme cihazları kullanılmamasından dolayı kapsam dışı bırakılmıştır.

“8.3 Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı ve Geliştirilmesi” maddesi Kuruluşumuzda sunulan hizmetler, 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanunu’nun yasal şartları çerçevesinde yapıldığından tasarımı gerektiren her hangi bir durum söz konusu olmayıp, bu madde kapsam dışı bırakılmıştır.

4.4. KYS VE PROSESLER

4.4.1. KYS PROSES ETKİLEŞİMLERİ

Kuruluşumuz; bu standardın öngördüğü şartlara uygun olarak bir kalite yönetim sistemi oluşturup, dokümante ederek, uygulamakta, sürekliliğini sağlamakta ve bunun etkinliğini ölçerek, sürekli iyileştirmektedir.

 Kalite yönetim sisteminin gerektirdiği proseslerini ve kuruluştaki uygulamalarını tanımlamıştır.

Proseslerin sırasını ve birbirleri ile etkileşimini tayin etmiştir.

 Proseslerin çalıştırılmasının ve kontrolünün etkinliğini sağlamak için gerekli kriterler ve metotları tayin etmiştir.

(13)

 Proseslerin çalıştırılmasını ve izlenmesini desteklemek için gereken kaynağın ve bilginin hazır

bulundurulmasını planlayarak sağlamıştır. (KYS Planı KYT-PLN-02 ve Proses Planlaması KYT-PLN-04)

 Bu proseslerini ölçerek, analiz etmektedir.

 Planlanmış sonuçları başarmak ve prosesleri sürekli iyileştirmek için gerekli faaliyetleri uygulamaktadır.

Bu prosesler, Standard’da belirtilmiş şartlara uygun olarak yönetilmektedir. Kuruluşumuz; ürününü / hizmetini etkileyen dış kaynaklı herhangi bir prosesi bulunmamaktadır.

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ PROSES ETKİLEŞİMLERİ

ETKİLEYENPROSESİN

ETKİLENEN

PROSES ETKİLEŞİM

N

O Kodu Adı

1 KYT-PRS-01 Mali İşler Prosesi Tescil Prosesi

Tüm satınalma taleplerinde etkileşim halindedir

2 KYT-PRS-02 Tescil Prosesi Mali İşler Prosesi

3 KYT-PRS-03 Görüş Oluşturma Prosesi Tüm Prosesler

Tüm Prosesler İle Üst Yönetim Dâhil Tüm Hizmet Görenler 4 KYT-PRS-04 Satış Salonu Prosesi

Tescil Prosesi, Görüş Oluşturma Prosesi, Mali İşler Prosesi

Tüm Prosesler İle Üst Yönetim Dâhil Tüm Hizmet Görenler 5 KYT-PRS-05 Bilgi Güvenliği Prosesi Tüm Prosesler Tüm Prosesler İle Üst

Yönetim Dâhil Tüm Hizmet Görenler 4.4.2. DÖKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİ (KALİTE EL KİTABI)

Kuruluşumuz; aşağıdakileri içeren bir Kalite El Kitabı oluşturarak, sürekliliğini sağlamıştır.

a) Kalite Yönetim Sisteminin kapsamı ve herhangi bir hariç tutmanın ayrıntıları açıklanmıştır.

b) Kalite Yönetim Sistemi için oluşturulmuş dokümante edilmiş prosedürleri veya bunlara atıfları Kalite El Kitabında ilgili maddenin altında belirtilmiştir.

c) Kalite Yönetim Sistemi prosesleri arasındaki etkileşimler açıklanmıştır.

(14)

5. LİDERLİK

5.1. LİDERLİK VE TAAHHÜT 5.1.1. GENEL

Üst yönetimimiz, tanımlanan kalite yönetim sisteminin uygulanması, geliştirilmesi, etkinliğinin ve sürekliliğinin sağlanması konusunda taahhütlerini ve sorumluluğunun gereklerini yerine getirmek için aşağıdaki uygulamaları yerine getirmeyi taahhüt etmektedir.

ORDU TİCARET BORSASI Üst Yönetimi

 Yasal düzenleyiciler de dâhil olmak kaydıyla tüm üyelerinin isteklerinin karşılanmasının önemini çalışanlarına iletmek,

 Kalite politikası oluşturmak,

 Kalite hedefleri oluşturmak

 Yönetimin gözden geçirme faaliyetlerini yerine getirmek,

 Gerekli kaynakları sağlamak sureti ile kalite yönetim sisteminin uygulanması, geliştirilmesi ve sürekli iyileştirerek

Standardın istemiş olduğu taahhütleri yapmış olduğu faaliyetler ile kanıtlar.

5.1.2. ÜYE ODAKLILIK

ORDU TİCARET BORSASI Üst Yönetimi, üye odaklı ve üye memnuniyetinin arttırılmasına yönelik olarak çalıştığını, Kalite El Kitabımızın 8.2 Ürün Ve Hizmetler İçin Şartlar ve 9.1.2 Üye Memnuniyeti maddelerinde açıkladığı gibi sağlar.

5.2.POLİTİKA

5.2.1. KALİTE POLİTİKASININ OLUŞTURULMASI

Kuruluşumuz üst yönetimi tarafından çalışmalara yön vermesi, tüm çalışanların

KYS bakış açısı ile hizmet vermesi ve kurum kültürü sağlamak amacıyla ORDU TİCARET BORSASI KALİTE POLİTİKASI oluşturulmuştur. Kalite Politikası her yıl

gözden geçirilir. Gerek görülürse Yönetim Kurulu kararı ile değiştirilir. Kalite Politikasının ölçülmesinde yıllık hedefler baz alınır.

(15)

KALİTE POLİTİKAMIZ

 5174 Sayılı Kanun çerçevesinde Ordu Ticaret Borsası faaliyetlerini bu kalite politikası çerçevesinde yürütmesini taahhüt eden,

 Üye memnuniyetini esas alarak üyelerin zamanında ve kaliteli hizmet almasını sağlayan,

 Temsil ettiği sektörlerin, sorunlarına yönelik çözüm önerileri geliştiren, raporlar hazırlayan, projeler üreten Ar-Ge ve Ür-Ge çalışmalarına teşvik eden,

 Kurumsal gelişimde personel ve altyapı ihtiyaçlarını, gelişen teknolojiye uygun olarak sürekli iyileştiren,

 Yerelde, ulusalda ve uluslararası alanda paydaşlarıyla etkili iletişim kuran ve küresel ihtiyaçların giderilmesine, projeler üreterek katkı sağlayan, çağdaş borsacılık anlayışı içerisinde hizmet veren kurum olmak

5.2.2. KALİTE POLİTİKASININ DUYURULMASI

Ordu Ticaret Borsası kalite politikasını web sitesinde, kalite el kitabında, kuruluşun çeşitli yerlerine asmak suretiyle ilgili tarafların erişimine açık olarak sunmuştur.

5.3. KURUMSAL GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLAR 5.3.1. Genel

Kuruluşumuz; organizasyonunu belirlemek amacıyla ana hatları ile organizasyon şeması oluşturmuş ve organizasyon içerisinde kaliteyi etkileyen işleri yürüten personelinin görev, sorumluluk ve yetkilerini ve birbirleri ile olan ilişkilerini, referans dokümanlar çerçevesinde Görev Tanımlarını dokümante ederek çalışanlarına duyurmuştur.

Referans Dokümanlar : Görev Tanımları KYT-GRT-19 Organizasyon Şeması KYT-LST-26 5.3.2. Yönetim Temsilcisi

Üst yönetim, diğer sorumluluk alanlarına bakılmaksızın Kalite Yönetim Sisteminin kuruluşumuzda uygulanması ve koordinasyonunu sağlamak için standardın istediği şartlar doğrultusunda 1 yönetim temsilcisi tayin eder. Yönetim Temsilcisi KYS’den sorumlu olacak bir kalite ekibi oluşturmakla yetkilidir.

Referans Dokümanlar : Yönetim Temsilcisi Atama Yazısı

Yönetim Temsilcisi Görev Tanımı KYT-GRT-19/9

(16)

6. PLANLAMA

6.1.RİSK VE FIRSATLARI BELİRLEME FAALİYETLERİ

Kuruluşumuz KYS’nin etkili bir şekilde uygulanmasını ve kalite amaçlarına ulaşılmasını etkileyen, iç ve dış hususlar ile ilgili tarafları da göz önünde bulundurarak her proses için risk ve fırsatları belirlemiştir. Her proses için ve kurumun temel faaliyetleri için risk analizleri yapılmıştır.

Referans Dokümanlar: Prosesler İçin Risk Analizi KYT-LST-65

6.2. KALİTE AMAÇLARI VE BUNLARA ULAŞMAK İÇİN PLANLAMA 6.2.1. Kalite Amaçları

ORDU TİCARET BORSASI üst yönetimi, çalışanlar ile birlikte kalite hedeflerini ocak ayı içinde Kalite Politikası ile uyumlu olarak belirler ve dokümante eder. Bir önceki dönemin hedefleri, Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı’nda görüşülerek hedeflerin ulaşılma durumu görüşülür. Bir sonraki dönemin hedefleri aynı şekilde bu toplantıda görüşülerek üst yönetim tarafından onaylanır.

TOBB Akreditasyon Standartlarının gerektirdiği ölçme, kıyas ve analizleri yapar.

Referans Dokümanlar: Yıllık İş Planı KYT-PLN-06

6.2.2. Kalite Amaçlarına Ulaşmak İçin Planlama Kuruluşumuz;

Kalite hedefleri de dâhil olmak üzere Madde 6.2’de verilen şartları yerine getirmek için, kalite yönetim sistemini plânlar,

Referans Dokümanlar: Kalite Yönetim Sistemi Planı KYT-PLN-02 6.3. DEĞİŞİKLİKLERİN PLANLANMASI

Kalite yönetim sisteminde, değişiklikler plânlanıp uygulandığında, kalite yönetim sisteminin bütünlüğünün sürdürülmesini sağlar.

Referans Dokümanlar: Kalite Yönetim Sistemi Planı KYT-PLN-02

(17)

7. DESTEK

7.1.KAYNAKLAR 7.1.1. GENEL Kuruluşumuz:

a) KYS’ nin uygulanması, sürdürülmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi

b) Üye şartlarının yerine getirilmesiyle üye memnuniyetinin arttırılması ve kurumun varlığını etkin olarak devam ettirebilmesi için gerekli kaynakları belirlemiş ve sağlamış bulunmaktadır. Bu kaynaklar:

- Mali Kaynaklar - İnsan kaynakları - Altyapı

- Çalışma ortamı Şeklindedir.

7.1.1.1.MALİ POLİTİKA

Üye memnuniyeti odaklı hizmet anlayışı içerisinde, varlığımızın ve faaliyetlerimizin etkinliği için Ordu Ticaret Borsası tarafından “Mali Politika” oluşturulmuştur.

AMAÇ

Ordu Ticaret Borsası Mali Politikasının amacı; 5174 Sayılı Kanun ve bu kanuna dayanılarak hazırlanmış olan Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde hükmedildiği şekliyle OTB’nin tahmini bütçesini hazırlamak, kesin hesabı çıkarmak, hesap ve kayıt düzeninde şeffaflık ilkesi ile tekdüzeni sağlamak, bütün işlemlerin kayıt altına alınmasını sağlamak, mali tabloların muhasebe ilkelerine ve mevzuatlara uygun bir şekilde oluşmasını sağlamak, tüm mali kayıtların uluslararası seviyede kabul görmüş standartlara uygun, zamanında ve doğru olarak hazırlanması ve raporlanmasına ilişkin ilke, usul ve esasları düzenlemektir.

SORUMLUSU

Muhasebeden Sorumlu Personel Genel Sekreter

Yönetim Kurulu Başkanı Hesapları İnceleme Komisyonu

(18)

UYGULAMA

 Ordu Ticaret Borsası, borsa meclisince onaylanan bir bütçe ile faaliyetini yürütür.

 Hesapları İnceleme Komisyonu tarafından bütçe ve kesin hesaplarla aylık mizanlar incelenir ve inceleme sonucu karara bağlanarak raporlanır. İlk meclis toplantısının gündem maddelerinden biri olarak görüşülür.

 Ordu Ticaret Borsası’nın hukuki temsilcisi Yönetim Kurulu Başkanı’dır. Yönetim Kurulu Başkanı ile en az bir Yönetim Kurulu Üyesi’nin veya Genel Sekreterin müşterek imzaları bağlar.

 Her seçim döneminin başında ve dönem içinde görev değişikliklerinde mali politikaya etki edecek yetkilendirmeler için sirküler hazırlanır.

7.1.1.2 Muhasebe İşlemlerinin Yürütülme Esasları

 5174 sayılı kanununa ve yönetmeliklere tam uygunluk

 Sosyal sorumluluk

 Kişilik

 Parayla ölçme

 Maliyet esası

 Tutarlılık

 Tam açıklama

 Özün önceliği

 Önemlilik

 İhtiyatlık

 Şeffaflık

 Tekdüzenin sağlanması

 Hesap verebilirlik

 Tarafsızlık ve belgelendirme

 Dönemsellik

 Önemlilik ve tutarlılık

 Uluslararası mali standartlara uygunluk

(19)

7.1.1.3 Yönetim Kuruluna Sunulacak Evraklar Haftalık harcama listesi ya da müsbit evrakları Cari ay bütçe izleme raporu

Mizan

Nakit Akış Tablosu

7.1.1.4. Meclis ve Hesapları İnceleme Komisyonuna Sunulacak Evraklar Aylık mizan

Bütçe izleme raporu Tahmini bütçe

Yılsonu kapanış mizanı, bilanço, gelir tablosu ve kesin hesap cetveli

7.1.1.5. Muhasebe Yönetimi AMAÇ

Faaliyetlerimiz sonucunda ortaya çıkan, varlıklarımız ve yükümlülüklerimiz üzerinde değişim meydana getiren mali nitelikli işlemlere ilişkin bilgilerin kaydedilmesi, sınıflandırılması, özetlenmesi, çözümlenmesi ve yorumlanmasına ilişkin ilkeleri ve yöntemleri, mevzuatlara uygun olarak belirlemek.

SORUMLUSU

Muhasebeden Sorumlu Personel Genel Sekreter

Yönetim Kurulu Başkanı Hesapları İnceleme Komisyonu

UYGULAMA

 Meclis tarafından onaylanacak tahmini gelir ve gider bütçesi,5174 sayılı kanuna dayanılarak hazırlanmış olan Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerince hazırlanır.

 Bütçeye dair bir de uygulama talimatı oluşturulur ve yıl boyunca bu bütçe ile talimata uygun olarak tahsilât ve harcama yapılır.

 Bütçe uygulamasında takvim yılı esas alınır.

(20)

 Bütçeden harcama Yönetim Kurulu Başkanı veya yetkilendireceği başkan yardımcısıyla Genel Sekreter veya sayman üyenin müşterek imzasıyla olur.

 Yönetim Kurulunun önerisi üzerine, sonradan yönetim kuruluna sunulmak üzere, mecliste belirlenecek bir meblağ, Genel Sekreterce resen harcanabilir.

 OTB, gelir kaynaklarına göre harcama planı yapar. Kaynak-Harcama dengesi gözetilerek denk bütçe esası benimsenir.

 Mali yılsonunda Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 30.maddesinde hükmedildiği şekliyle Kesin Hesap çıkartılır.

 Kesin Hesap; mizan, bilanço, gelir tablosu, gider tablosu ve ihtiyaç duyulan diğer cetvellerden oluşur.

 Geçmiş yıla ait kesin hesap, başlayan mali yılın en geç ikinci ayında Yönetim Kurulunca meclise sunulur.

 Meclis Başkanının üst yazısıyla Hesapları İnceleme Komisyonuna havale edilen kesin hesap, komisyonca incelenir ve onaylanmasında bir sakınca olmadığı hükmüyle meclis gündemine alınır ve onaylanır.

 Kesin hesabın onaylanması Yönetim kurulunun ibra edildiği manasına gelir.

7.1.1.6. Finansal Yönetim AMAÇ

Ordu Ticaret Borsasının elde ettiği gelirleri en uygun şekilde değerlendireceği yatırım enstrümanıyla bu enstrümanı sağlayacak bankanın seçilmesi.

SORUMLU

Muhasebe Sorumlusu Genel Sekreter

Yönetim Kurulu Başkanı UYGULAMA

 Ordu Ticaret Borsası bankalardaki vadesiz mevduat hesaplarında biriken nakitler, Yönetim kurulunun karar vereceği bir yatırım enstrümanıyla değerlendirilir.

 En risksiz ve her halükarda gelir getirecek enstrümanlar tercih edilir. Bu anlamda klasik faiz genel olarak tercih edilen yatırım enstrümanıdır.

(21)

 OTB vadeli ve/veya vadesiz mevduatlarını katılım bankacılığı ile değerlendirmez.

 Gün sonunda kasada bulundurulacak azami para miktarı her mali yılın başında yönetim kurulunca teklif edilip meclisçe onaylanır ve istisnai durumlar da tanımlanır. İstisnai durumlar dışında, kasada bulundurulmasına izin verilen nakit dışındakiler bankalardaki vadesiz hesaplarımıza yatırılır.

 OTB 3 aylık “Nakit Akış Tablosu(KYT-LST-24)” hazırlayarak aylar itibariyle ihtiyacı olan nakiti tahmin ederek nakit akışını planlar. Vadesiz hesaplarda tutulacak meblağ ,nakit akış tablosundaki tutarın %30’undan fazla olamaz.Şayet bu nispet aşılırsa,Genel Sekreterce,bunun sebebine dair nakit akış tablosundaki analiz kısmına gerekçe yazılır.

 En az dört banka için KYT-FRM-26 Banka Seçimi Değerlendirme Formu doldurulur. Bu forma göre mevcut mevduatlarımızı en iyi şekilde değerlendirecek bankayla çalışılır.

 Bankalardaki mevduatları gösterir tablo, banka adı, vade tarihi ve faiz oranıyla bankanın iletişim bilgilerini içerecek şekilde takip edilir.

 Bankaların faiz oranı teklifleri, yazılı ve/veya telefonla alınıp “Banka Secim ve Değerlendirme Formu (KYT-FRM-26)”e işlenir.

 En yüksek getiri kalemleri arasında görüldüğü dönemlerde o andaki repo ve likit fon fiyatları da tespit edilip forma işlenir ve mevduatın hangi yatırım enstrümanıyla değerlendirileceği hususunda bilgi kaynağı oluşturulur.

 Mevduatların faiz-repo ya da fonda değerlendirilmesi konusunda Üst Yönetimin kararı uygulanır.

 Bankalarla aylık mutabakat sağlanır ve bu durum aylık mizanla belgelenip üst yönetime sunulur.

Referans Dokümanlar

Nakit Akış Tablosu (KYT-LST-24) Banka Seçim ve Değerlendirme Formu (KYT-FRM-26)

(22)

7.1.1.7. Mali Risk Yönetimi AMAÇ

Ordu Ticaret Borsası’na nakit akışından dolayı ortaya çıkabilecek risklere karşı önceden önlem alınması ve 5174 sayılı kanun hükümlerine uygun bir mali disiplin yaratılması.

SORUMLU Genel Sekreter

Yönetim Kurulu Başkanı UYGULAMA

 Gün sonunda kasada bulundurulacak azami para miktarı ve belirlenmiş olan bu miktarın aşılmasına dair istisnai durumlar her bütçe yılı sonunda bir sonraki bütçe yılı için Yönetim Kurulunca tespit edilip Meclisçe onaylanır. Kasa limitinin aşılması durumunda bunun gerekçesi

“Kasada Bulundurulacak Azami Para Miktarı Tutanağı( KYT-FRM-29)” ile kayıt altına alınır ve Genel Sekretere onaylatılır.

 Gün sonunda Meclisçe belirlenmiş olan limitin üzerindeki para ilgili bankalardaki hesaplarımızdan birine yatırılır. Borsada kalan para için 1 adet çelik kasa kullanılır ve bu kasaya ait anahtarlardan biri Veznedar’da diğeri de Genel Sekreter’de muhafaza edilir.

 Gün sonunda veznedar tarafından yapılan ödemeler ile tahsilâtlar

“Kasa Raporu (KYT-FRM-59)” na müspet evraklar, usulü dairesinde tanzim edilip, eklenir.

Günlük kasa sayımı yapılıp sayım tutanağı Veznedar, Muhasebe Sorumlusu tarafından imzalanıp Genel Sekreterce onaylanır.

 Tahsilât, tahsilât makbuzuyla yapılır. Tahsilât makbuzları matbaada bastırılır ve Genel Sekreter ile Muhasebe Sorumlusunun müştereken imzaladığı bir tutanak ile Muhasebe Sorumlusuna teslim edilir.

 Tahsilât yapılan makbuzlar 1 asil 2 surettir. Makbuzlar cilt ve sıra takip edip, borsanın soğuk mührü ile Muhasebe Sorumlusunun borsa mührü ilaveli imzasını taşır. Her makbuzun arka sayfası borsa mührünün imzasıyla Genel Sekreter tarafından onaylanır. Nüshalardan biri gün sonunda tahsilâtı yapan tarafından düzenlenen Tahsilât Bordrosuna sıra takip edecek şekilde eklenip vezneye teslim edilir. Kalan suretse koçanda bırakılır. Her gün başı tahsilât makbuzu koçanı imza mukabilinde Muhasebe Sorumlusundan alınır ve gün sonunda yine imza

(23)

mukabilinde teslim edilir. Veznedar ve Muhasebe Sorumlusu makbuzların usulüne uygun tanzim edilip edilmediğini kontrol eder. Bir sorun var ise hemen ikmal edilir. İkmal edilemeyecek durumdaki sorunlar Genel Sekreterliğe rapor edilir.

 Tahsildar ve tahsilâtla yetkilendirilmiş personele zimmetle verilen makbuz koçanları ve bitmiş dip koçanlar “ Makbuz Zimmet Takip Formu (KYT- FRM-44)” ile sistem dâhilinde izlenir.

 Genel Sekreterin resen harcama yetkisi Yönetim Kurulu tarafından tespit edilip Meclisçe onaylanır. Harcamalar Yönetim Kurulu kararından geçirilir.

 Harcama yetkilileri her seçim döneminde sirkülerle belirlenir. Sirküler tüm bankalara, ilgili kurum ve kuruluşlara gönderilir.

 Harcamalar, fatura, fiş, makbuz vb. müspet evraklarla yapılıp masraf makbuzu düzenlenir.

Masraf makbuzu ödemeyi yapan ya da ödeme yapılan tarafından imza edilir.

 İş bu talimattaki hükümlerin yanında 5174 Sayılı Kanuna göre hazırlanmış olan Bütçe Ve Muhasebe Yönetmeliği hükümleri aynen uygulanır.

 Mali Durum Analizi bir çizelge marifetiyle takip edilen verilerden yapılır. Bu çizelgede asgari olarak, yıllar itibariyle “Tahmini Gelir Gider Bütçesi” “Gerçekleşen Gelir ve Gider”

31 Aralık itibariyle “Mevduat Toplamı” “Toplam Borç” ve “Toplam Alacak” rakamları yer alır.

Kasada Bulundurulacak Azami Para Miktarı Tutanağı (KYT- FRM-29) Makbuz Zimmet Takip Formu (KYT-FRM-44)

(24)

7.1.1.8. Denetim

Mali Politikada belirtilmiş olan esaslarla, kaynakların etkin olarak kullanılıp kullanılmadığı hususlarında, Ordu Ticaret Borsası’nın mali hesapları, Hesapları İnceleme Komisyonu tarafından denetlenir.

Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 60.maddesinde belirtiliği üzere Sayman üye her zaman harcama ve gelirlerle ilgili denetleme yapabilir.

Mali politikanın amaçlarına uygun işleyip işlemediği hususu İç Tetkiklerle de denetlenir.

Denetim yönünden bağlı bulunduğumuz Gümrük ve Ticaret Bakanlığı müfettişleri tarafından da rutin ya da soruşturmaya tabi denetimler yapılması mevzuata dayandırılmıştır.

Referans Dokümanlar 5174 Sayılı Kanun

Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği İç Tetkik Soru Listesi(KYT-FRM-14) İç Tetkik Raporu (KYT-FRM-15)

7.1.2. KİŞİLER(İnsan Kaynakları)

Hizmet kalitesinin, doğrudan, çalışanların kalitesine bağlı olduğunun bilincinde olan kuruluşumuz, çalışanlarını, uygun eğitim-öğretim, beceri ve tecrübe yönünden yetkinlikleri göz önüne alınarak görevlendirmektedir.

Bu genel başlık altında Ordu Ticaret Borsası tarafından bir “İnsan Kaynakları Politikası”

oluşturulmuştur.

Referans Dokümanlar: 5174 Sayılı Kanun

Görev Tanımları KYT-GRT-19 Organizasyon Şeması KYT-LST-26

(25)

7.1.2.1. İnsan Kaynakları Politikası AMACI

Bütçe imkânları ve ihtiyaçlar gözetilerek, hakkaniyet ilkesi içinde gerekli personelin alımı, mevcutların en uygun pozisyonda istihdamı ve sürekli iyileştirme ile üye memnuniyeti esaslı, personel memnuniyetine dayalı, yüksek performanslı, sistemin bir parçası haline gelmiş etkin bir personel profili oluşturmaktır.

SORUMLUSU

- Yönetim Kurulu - Genel Sekreter

7.1.2.2. Personel İş’e Alımı, İş Başı Yaptırılması, Ücret ve İş Sözleşmesi Süreci AMACI

Borsada ihtiyaç duyulan kadrolara, borsa vizyon, misyon ve hedeflerine uygun çalışabilecek yeterlilikte, adil yöntemlerle personel alımı yapılması.

SORUMLUSU:

Ordu Ticaret Borsasına personel alma yetki ve sorumluluğu 5174 Sayılı kanunun 41.maddesi (d ) maddesi hükmünce Yönetim Kurulu’ndadır.

UYGULAMA:

 Yönetim Kurulu, kendi içinden ya da Meclis’ten, içinde Genel Sekreterin de yer alacağı bir komisyon oluşturarak, ehliyet sınavıyla personel alımı yapabileceği gibi bizzat kendi kararıyla da, ehliyet sınavı yapmaksızın da süreci yönetebilir.

 Yönetim Kurulu, borsada hizmet edebilecek donanıma ve eğitime sahip olduğuna kanaat getirdiği personeli ehliyet sınavına tabi tutmamdan da iş’e alabilir.

 5174 sayılı Kanun hükmünce borsaya alınacak tüm personeller “Sözleşmeli “ olarak istihdam edilecektir. İş Kanunu gereğince bu şekilde istihdam edilen personellerinin sözleşmesinin niteliği ilk 1 yıldan sonra “Belirsiz Süreli İş Sözleşmesi” şekline dönmektedir.

 Genel İdari Hizmetler(GİH) ve Yardımcı Hizmetler(YH) sınıfına alınacak personelleri için başvuru şartı Yönetim Kurulunca günün gerekliliklerine göre saptanır.

(26)

 Genel İdari Hizmetler(GİH) sınıfı için üniversitelerin ilgili bölümlerinin en az lisans mezunu olanların başvurusu kabul edilecektir. Yönetim Kurulu bu konuda istisnai kararlar da alabilir.

Halen eğitimi devam etmekte olanların istihdam edilmesi hususu da bu istisnalardandır.

 Yardımcı Hizmetler Sınıfı(YH) için en az lise mezunlarının başvuruları dikkate alınır.

 Yabancı dil gerektiren kadrolar için personel alımlarında yabancı dil seviyesini belirleyen sınavlardan, günün şartlarına göre belirlenecek notu almış olması şartı aranacaktır.

 Ehliyet sınavı uygulanarak yapılacak personel alımları medya aracılığıyla, borsa web sitesi aracılığıyla ve borsa ilan panolarında Yönetim Kurulunca belirlenecek sürelerde ilan edilir.

 Ehliyet sınavı neticesinde geçer notun ne olacağı hususunu Yönetim Kurulu ya da komisyon belirler.

 Yönetim Kurulunca belirlenen makul bir sürede, belirlenmiş olan komisyon tarafından ya da Genel Sekreter tarafından mülakat yapılır. Mülakatta, genel kültür, konuşma ve kavrama, dış görünüm gibi hususlar göz önünde bulundurularak her bir üye tarafından 100 puan üzerinden not verilir. Not verme işlemi neticesinde en fazla puanı alan borsada iş’e başlatılır.

 İş’e alınan personelin ücreti, yapacağı işin niteliği, borsa personellerinin ücret ortalaması ve ekonomik realiteler göz önünde bulundurularak Yönetim Kurulunca belirlenir. Bu ücret her hâlükârda meri asgari ücretin altında olamaz.

 İşe alınan personelin uymakla yükümlü olduğu diğer hususlar İş Sözleşmesinde maddeler halinde belirtilir.

 İş Sözleşmesi’nin iki nüsha olarak tanzim edilir. Sözleşmenin Ticaret Borsası adına Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Sekreter tarafından ya da yetki devretmesi durumunda yetki devrettiği kişiler tarafından imzalanır. Personel kısmı iş’e başlayan personelce imzalanır.

Sözleşmenin bir nüshası personele verilir, diğer nüshası Özlük Dosyası’nda saklanır.

 Sözleşmenin imzalanması ve içeriğiyle ilgili diğer hususlar Yönetim Kurulu Kararı’nda zikredilir.

(27)

7.1.2.3. Personel Oryantasyon Süreci AMAÇ:

OTB’ ye 5174 sayılı kanun çerçevesinde personel alımı gerçekleştirilmesi durumunda personelin uyum ve verimliliğini olumlu etkileyecek tedbirleri almak, iyileştirmeleri yapmak. Mevcut çalışanların mevzuatlardaki değişiklikler, çalışma ortamındaki yenilikler ve KYS ile Akreditasyon Sisteminin güncelliğinin temini için tüm personele yılda 1 defa oryantasyon eğitimi uygulamak.

SORUMLULAR Genel Sekreter Yönetim Temsilcisi Akreditasyon Sorumlusu Birim Amirleri

UYGULAMA:

Oryantasyon eğitimine tabi tutulacak personel “Ordu Ticaret Borsası Personel Oryantasyon Formu(FRM-22)” içeriğine uygun olarak eğitime tabi tutulur. “Personel El Kitabı(FRM-57) “ eğitim sonunda personele verilir.

Yeni personel şu ana başlıklarda eğitime tabi tutulur;

- Karşılama ve Tanıtma - Bilgilendirme

- Görev Ve Yetki Tanımlama - Beklentiler

Tüm bu aşamalar ardından oryantasyon eğitimine tabi tutan “başarılı” ya da “başarısız” kanaatini belirtir. Başarısız olması durumunda iş üzerinde yüz yüze eğitime devam edilir. Personelin başarısızlığının devamı durumunda Genel Sekreter vasıtasıyla Yönetim Kuruluna bilgi verilerek takdir Yönetim Kuruluna bırakılır.

(28)

7.1.3. ALTYAPI

Kuruluşumuz, hizmetin şartlara uygunluğunu sağlamak için gerekli olan altyapıyı belirleyip sürdürmektedir.

Alt yapımızı:

- Binalar, çalışma alanları ve bununla ilgili tesisler.

- Makam ve hizmet araçları

- Proses teçhizatı (KYT-LST-33 - Yazılım ve Donanım Listesi ile güncel tutulur)

- Destek hizmetlerini (bakım onarım gibi faaliyetler ortaya çıktığında dış tedarikçilere yaptırılır) kapsar.

7.1.3.1. Bilgi İşlem, Yazılım ve Donanım Politikası AMAÇ

Bilişimle alakalı sistemler ve donanımlar borsamızın sahip olduğu en önemli değerlerdir. Bu değerlerin güçlü bir güvenlik içinde uygun kullanım şart ve şekillerini belirlemek, uygun olmayan kullanım şekillerini sistemin dışına atmak ve bir daha sisteme girmesine fırsat vermemektir.

SORUMLUSU Genel Sekreter Üst Yönetim

Genel Sekreter Tarafından Görevlendirilecek Personel

Üst Yönetim Onayı İle Dışarıdan Hizmet Alımı Yapılan Firma 7.1.3.2. Bilgisayarların Kullanımı

AMAÇ

Borsamızda kullanılmakta olan bilgisayarları kullanım amacı ve kullanıcıların sınırlarının belirlenmesi.

SORUMLU Genel Sekreter UYGULAMA

 Tescil Servisinde, Muhasebe Servisi’nde, Genel Sekreterlik’ te ve üst yönetimce bilgisayarlar kullanılmakta ve bu bilgisayarlarda hizmetin gerektirdiği programlarla iş görülmektedir.

 Görev tanımı yapılmış olan personellere ve yöneticilere hizmet ifa etmeleri için verilmiş bilgisayarların sorumluluğu kendilerine aittir.

(29)

 Tescil, Muhasebe ve Üyelik programlarına her personel için üretilmiş şifrelerle girilir.

Şifreler kişiye özel olup paylaşılmaz.

 Tüm şifreler Genel Sekreterlikçe bilinir.

 Genel Sekreterlikçe gerek duyulduğu her an ve her hâlükârda yılda bir kere şifre değişikliği yapılabilir.

 Şifre değişliği talebi “Öneri, Şikâyet Ve Memnuniyet Formu” aracılığıyla her an Genel Sekretere ulaştırılabilir.

 Bilgisayarların tamamının ana ekran görüntüsü Ordu Ticaret Borsası logosudur.

 Bilgisayarlara özel belge, bilgi, fotoğraf, video vb. yüklenmez, saklanmaz.

 Bilgisayarların tamamında lisanslı anti virüs programı kuruludur.

 Virüs bulaştırma ihtimali olan “indirme” işlemleri, şüpheli mail, harici bellek türünden cihazlar, virüs taraması yapılmadan bilgisayarlarda kullanılmaz.

 Her departman, kullanmakta olduğu bilgisayarlar için asgari bu politikada belirtilmiş güvenlik önlemlerini uygulamakla mükellef olup; politikayla çelişmeyecek ve risk barındırmayan diğer önlemleri alabilir.

 Laptopların çalınması/kaybolması gibi durumlarda hiç zaman kaybedilmeden ve mesai mefhumu gözetilmeden Genel Sekretere hemen bilgi verilecektir.

 Lisans gerektiren yazılımların kopyalanması, depolanması kesinlikle yasaktır.

 Kişi, kurum ve kuruluşların kişisel sırlarını ya da izin vermedikleri durumlarını barındıran yazılım, bilgi ve belge bulunması, saklanması yasaktır.

 Şifrelerin başkasıyla paylaşılması yasaktır.

 Yazılım ve donanımların izinsiz olarak kurum dışına çıkartılması yasaktır.

7.1.3.3. Yazılım ve Donanımlar İçin Acil Durum Önlemleri AMAÇ

Ordu Ticaret Borsası’nda kullanılmakta olan bilgisayarlar ve yazılımlar, fotokopi ve faks makineleri, telefonlar ile kullanılmakta olan 2 adet asansörün, hizmet kalitesini sürekli iyileştirecek şekilde tutmak.

SORUMLU Genel Sekreter

Akreditasyon Sorumlusu Birim Amirleri

(30)

UYGULAMA

 Borsamızda kullanılmakta olan bilgisayarların, UPS’in, modem ve buna bağlı cihazların, printerlerin, güvenlik kamerası sisteminin, fotokopi makinelerinin bakım ve onarımı bu konuda uzmanlaşmış bir personel alana kadar ya da bir birim oluşturulana kadar “Onaylı Tedarikçiler Listesi(KYT-LST-04)“ listesindeki firmalardan biri tarafından yapılır.

Bilgisayarların ve printerların periyodik bakımları bir çizelgeyle takip edilir.

 Asansörlerin periyodik bakımları,bu konuda uzmanlaşmış personel alımı yapılana kadar Onaylı Tedarikçiler Listesi’ndeki firmalardan biri tarafından yapılır.

 Periyodik bakımların dışında ortaya çıkan arızalar ile sarf malzemeleri temini (KYT-FRM-23) Arıza Ve Sarf Malzemesi Bildirim Formu ile yapılır. Arıza ve sarf

malzemesi alımı Onaylı Tedarikçiler Listesi’ndeki tedarikçilerden birinden alınır. Tedarikçi tercihini Genel Sekreter yapar.

 Bakım ve onarım işleminden sonra ilgili firma tarafından servis formu düzenlenir.

 Hizmet alınan firmada ve borsamızda Server Yedekleme eş zamanlı olarak NAS Sistemi ile günlük ve haftalık otomatik alınan yedekler; yıllık olarak CD’lere aktarılır. Üç kopya olarak muhafaza edilir. Bir tanesi borsada bir tanesi hizmet alınan firmada ve bir tanesi Genel Sekreterimize teslim edilerek muhafaza edilir.

 Server ve güç kaynağı için müstakil bir oda vardır ve bu odanın kapısı kapalı tutulur. Server odasının anahtarı Genel Sekreter ve Birim Amirleri dışında kimsede bulunmaz.

 Bilgisayarların tamamında anti virüs programı kurulmuş olup lisanssız program kullanılmamaktadır.

 Tüm servislerde yangın tüpleri bulunmakta olup yangın tüpleri yılda 1 kez bakımdan geçmekte ve dolumu yapılmaktadır.

 Yazılım ve donanımlar için hizmet alımı yapılan firmalardan yılda 1 defa risk analizi yapmaları istenir. Risk analizlerine bağlı olarak gerekli düzenlemelerin yapılması ve önlemlerin alınması cihetine gidilir. Risk analizleri sonucunda Düzeltici Faaliyet açılabilir ve/veya plan dışı eğitim organize edilebilir.

 Kablosuz internet bağlantısı mevcut olup;bu sistem şifreyle korunmaktadır.Kablosuz internet şifresi Genel Sekreter,Akreditasyon Sorumlusu ve Genel Sekreterlikte çalışan personel tarafından bilinir ve Genel Sekreter izni olmadan üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

Onaylı Tedarikçiler Listesi (KYT-LST-04) Arıza ve Sarf Malzemesi Bildirim Formu (KYT-FRM-23) Sarf ve Malzeme Bildirimi Takip Listesi (KYT-LST-22) Güç Kaynağı Periyodik Bakım Takip Listesi (KYT-LST-34) Asansörlerin Periyodik Bakım Takip Çizelgesi(KYT-LST-35) Bilgi Güvenliği Prosesi (KYT-PRS-05)

(31)

7.1.3.4.Kriz ve Acil Durum Yönetimi AMAÇ

Çalışanların bilgi güvenliği ve acil durum bilincinin oluşması, bahse konu acil durum senaryoları yaşanmadan önce acil durum hareket planının yapılması.

SORUMLUSU Genel Sekreter Birim Amirleri

Dışarıdan Hizmet Alınan Firma Yetkilileri UYGULAMA

 Borsanın asli hizmetlerine konu veriler lokal serverde yedeklenir.

 6.4.4 maddesinde belirtilen tüm önlemler alınır.

 Kurumsal bilgilerin yetkisiz kimselerin elime geçmesi, silinmesi ve bozulması en yüksek seviye acil durumdur.

 Servislerin iş verme sürekliliğinin kesintiye uğraması ikinci sıradaki acil durumudur.

 Birinci ve ikinci seviyede acil duruma yol açabilecek durumlar da üçüncü derece acil durumlardır.

 Yazılım ve donanımlara ilişkin kriz ve acil durumlarda, bu yazılım ve donanımlardan sorumlu personel istihdam ediliyorsa o personele ilişkin iletişim bilgileri, bir personel istihdam edilmiyorsa ve dışarıdan hizmet alımı şeklinde iş görülüyorsa, hizmet alımı yapılan firmaya ve yetkilisine dair iletişim bilgileri kurumda kritik yerlere asılmak suretiyle ilan edilir.

 Acil durum tehdidi ortaya çıktığında durumu tespit eden her kimse, en yakın amire durumu yazılı ya da sözlü olarak, en etkin iletişim kanalını kullanarak bildirir.

 Amirlere hemen ulaşılamaması durumunda, acil durum tehdidini fark eden, acil durum listesindeki sorumlulara en etkin iletişim kanalıyla ulaşır.

 Acil duruma müdahale edecek olan yetkili/sorumlu muhtemel acil durum senaryolarına önceden hazırlıklı olup, tehdit anında bu hazırlıklarıyla birlikte, en etkin ve hızlı yoldan borsaya ulaşır. Bu ulaşım şekli fiilen borsa hizmet binasında olmak ya da interaktif olarak sisteme bağlanmak şeklinde olacaktır.

 Acil duruma müdahale ardından yazılım ve donanıma ilişkin her türlü iyileştirmeyle acil durum giderilir.

 Söz konusu acil durum tehdidinin bir daha tekrar emememesi için acil durum tehdidinin analizi yapılır ve gerekli önlemler tanımlanarak alınır.

 Acil durumların niteliğine göre üst yönetimin bilgilendirilip bilgilendirilmeyeceğine Genel Sekreter karar verir.

(32)

 Durumun aciliyetine göre kolluk kuvvetlerine başvurulabilir (Hırsızlık, sabotaj, kundaklama vs.)

 Kolluk kuvvetlerine başvuru Genel Sekreter, üst yönetim ve birim amirlerince yapılır.

Birim amirlerinin acil durum hakkında bilgilendirilmeleri telefon, mail, fax, yazışma gibi o an en etkin olan iletişim kanalıyla yapılır ve bu bilgilendirmeyi acil durumu fark eden herkes yapmak zorundadır.

 Kurum; acil durumlar senaryolarına karşılık, belirsiz zamanlarda tatbikatlar yapar ve bir tatbikat tutanağı oluşturur.

7.1.4. PROSESLERİN İŞLETİMİ İÇİN ÇEVRE (ÇALIŞMA ORTAMI)

Kuruluşumuz, yapmış olduğu faaliyetlere yönelik olarak, tüm personele uygun çalışma ortamı sunmakta, ihtiyaçlara ve günün şartlarına göre iyileştirmeler sağlamaktadır.

 Psikolojik(stresi azaltan, tükenmişliği önleyen, duygusal olarak koruyucu),

 Sosyal(ayrımcılık yapmayan, sakin, cepheleşmemiş),

 Fiziksel(sıcaklık, ısı, ışık, ortamın havası, hijyen, gürültü, altyapı).

Personel Beklenti Anketi KYT-FRM-67

Personel Beklenti Anketi Değerlendirmesi KYT-LST-62

7.1.5. İZLEME VE ÖLÇME KAYNAKLARI

İzleme ve Ölçme Kaynakları maddesi kuruluşumuzda yürütülen faaliyetlere ilişkin her hangi bir izleme ve ölçme cihazları kullanılmamasından dolayı kapsam dışı bırakılmıştır.

( 7.1.5.1 Genel, 7.1.5.2. Ölçüm İzlenebilirliği )

Borsamız görev alanı dâhilinde gerçekleştirdiği hizmetleri kanun ve yönetmelikler doğrultusunda gerçekleştirdiğinden ve herhangi bir izleme ölçme faaliyetine ihtiyaç duyulmadığından standardın bu maddesi uygulanmamaktadır.

(33)

7.1.6. KURUMSAL BİLGİ

Kuruluş, kurum içerisinde gerçekleşen her faaliyet sonrası faaliyet değerlendirmesi yaparak, başarılı ve başarısız projelerden yapılan çıkarımlar, her faaliyette kazanılan tecrübe, üye ve dış paydaşlardan gelen öneri ve şikâyetlerde dikkate alınarak iyileştirilmesi gereken ürün ve hizmetler ile ilgili bilgiyi toplayarak kurumsal bilgiyi muhafaza etmektedir. Dış kaynaklı toplantı, seminer ve eğitim çıktıları KYS’ nin etkinliğini ve performansını etkilemesi koşuluyla, kuruluş içerisinde bir sunum hazırlattırarak personeller arasında bilgi paylaşımı sağlanır. Söz konusu sunumlar arşivlenerek kurumsal bilginin devamı sağlanır.

7.2. YETERLİLİK

Kurum KYS’nin performansına ve etkinliğine katkı sağlayan çalışanlarının gerekli yeterliliğe ulaşmaları için personel eğitim sistemi ve personel performans değerlendirme sistemini de kapsayan bir personel politikası oluşturmuştur.

7.2.1. Personel Eğitimi Sistemi AMAÇ:

KYS ve Akreditasyon Sisteminin üye memnuniyeti odaklı olarak sürdürülebilir kılınması adına eğitimli bir personel profili oluşturmak.

SORUMLUSU Genel Sekreter

Akreditasyon Sorumlusu Eğitim Sorumlusu UYGULAMA

 Personellerin tamamından, iç yazışma, mail, yüz yüze, öneri formu şeklinde materyallerle talep ettikleri eğitim başlıkları toplanır.

 Eğitim Sorumlusu, Genel Sekreter ve Akreditasyon Sorumlusundan oluşan bir çalışma grubuyla alınan öneriler derlenir ve değerlendirilir.

 Yıllık Eğitim Planı oluşturulur(KYT-PLN-03) ve bu plana bağlı kalınarak eğitim süreci yürütülür.

 Plan Dışı Eğitimler için revizyon talebine gerek yoktur. İç Yazışma ile Yönetim Temsilcisinin onayı plan dışı eğitimlerin gerçekleşmesi için yeterlidir.

(34)

 Planlı ve Plan Dışı Eğitimlere ait Eğitim Planı Üst Yönetim’in bilgisine ve onayına sunulduktan sonra yürütülür.

 Eğitim Etkinlik Ölçme Talimatı (KYT-TLM-22) ile anlatılır.

 Eğitim sonunda “Eğitim Etkinlik Değerlendirme Formu (KYT-FRM-25)” uygulanır ya da

birebir eğitimin etkinliği üzerine soru/cevap şeklinde ölçüm yapılır.

(30’un altındaki anketler istatistiki veri kabul edilemez.”)

 Eğitim Etkinlik Ölçümleri “Çok İyi, İyi, Vasat ve Kötü şıkları ile analiz edilir.

“Çok İyi” 100 puan

“İyi” 75 puan

“Vasat” 50 puan

“Kötü” 25 puan şeklinde hesaplanır ve soru sayısına bölünerek eğitime katılanların memnuniyet oranı ölçülmüş olur.

 Memnuniyet oranının düşük çıkması durumunda, olumsuzluğun belirlenmesi ve giderilmesi yönünde Genel Sekreter, Eğitim Sorumlusu ve Akreditasyon Sorumlusunun sorumluluklarında süreç başlatılmasına,

7.2.2. Personel Performans Sistemi AMAÇ

Oryantasyon eğitimleri ile yıllık eğitim planı dahilinde eğitimlere tabi tutulup,çalışma ortamı ve hayatına dair gerekli iyileştirmelerin yapılmış olmasının bir çıktısı olarak sistemin bir parçası haline gelmiş yüksek performanslı personel profili oluşturmak.

SORUMLU Genel Sekreter Üst Yönetim UYGULAMA

 Personel değerlendirmesi neticesinde, personellerin tek tek ya da toplu olarak eğitilmesi yada Düzeltici Faaliyet açılmasına Genel Sekreter’in onayıyla karar verilir.

 Personel performans değerlendirmesi sonucunda, gerekli iyileşmenin sağlanabilmesi amacıyla, tüm personele düşük not aldığı kriterleri gösteren karne verilir. 50’nin altında not alan personel ile gizlilik gözetilerek Genel Sekreter tarafından şifai bilgilendirme yapılır.

 Mevzuatlar gereğince her yıl düzenlenen “Sicil Notları ”da performans değerlendirmesinde kaynak olarak kullanılabilir.

 Genel Sekreter’in performans değerlendirmesini Yönetim Kurulu Başkanı yapar.

 Personel değerlendirme Yönetim Kurulu a Personel Toplantılarında gündem maddesi olarak görüşülür

 Performans Değerlendirmesi ardından düşük performans söz konusu olursa Genel Sekreterin sorumluluğunda süreç başlatılır ve süreç sonucunda performansı olumsuz yönde etkileyen unsurlar arasında üst yönetimi ilgilendiren hususların tespiti halinde üst yönetim de dahil edilir.

 Genel Sekreterin performans değerlendirmesini Yönetim Kurulu Başkanı yapar.

(35)

7.3. FARKINDALIK 7.3.1. GENEL

Kalite Yönetim Sistemi ve onunla entegre çalışan TOBB Akreditasyon Sisteminin en aktif unsuru olan personellerin sistemin içindeki etkinliklerinin artırılarak devamını sağlamak ve mevcut durum ile geleceğe dair hedefler hakkında güncel bilgiye sahip olmalarını sağlamak, birlik, dayanışma ve iş bölümü ruhunu geliştirmek amacıyla personel politikasında saptanmış olduğu haliyle personel toplantılarında ve iç tetkikte personelin KYS’nin etkililiğini sağlamada üstlendiği rolün ne kadar farkında olduğu ölçülür. İyileştirilmesi gereken durumlarda sonuç üst yönetime rapor edilir ve personel eğitime tabii tutulur. Ayrıca personelin KYS’ye etkin katılımını sağlamak amacıyla personel memnuniyet sistemi oluşturulmuştur.

SORUMLUSU:

Genel Sekreter

Akreditasyon Sorumlusu Eğitim Sorumlusu UYGULAMA:

 Her ay 1 defa tüm personellerin katılımıyla “Personel Toplantısı” yapılır.

 Personel toplantılarına Genel Sekreter başkanlık eder.

 Personel Toplantılarının gündemi Genel Sekreter ve Akreditasyon Sorumlusunca belirlenir.

 Gündeme alınacak konuların tespitinde personelin sözlü ve yazılı önerileri de dikkate alınır.

 KYS’nin 7.3. maddesinin ve akreditasyon sisteminin istediği analiz, tespit ve kıyaslamalar bu toplantılarda görüşülür.

 Toplantılara dair katılım çizelgesi Akreditasyon Sorumlusu tarafından tutulur ve yılsonunda katlım oranları dikkate alınarak performans değerlendirmesi yapılır.

 Personel toplantılarında üst yönetimin onayını gerektirecek kararların alınması durumunda Genel Sekreter tarafından konu üst yönetime ulaştırılır ve bir sonraki toplantıda olumlu ya da olumsuz sonucu zikredilir.

 Personel toplantıları bir karar metni haline getirilir ve katılan tüm personellerce imzalanıp dosyada ve elektronik ortamda muhafaza edilir.

 Personel Toplantıları PDF dosya olarak, sadece personellerin şifreyle girebilecekleri net ortamında da ilan edilebilir.

(36)

7.3.2. Personel Memnuniyeti Sistemi AMAÇ:

Personelin memnuniyet düzeyini ölçmek ve bu ölçümler neticesinde bir uygunsuzluk ya da memnuniyetsizlik ortaya çıkmış ise memnuniyetsizliği gidermek.

SORUMLUSU:

Genel Sekreter UYGULAMA

 Tüm personele yılda en az 1 defa “Personel Memnuniyet Anketi(KYT-FRM-24)” düzenlenir.

 Anketler “Çok İyi, İyi, Vasat ve Kötü şıkları ile analiz edilir.

“Çok İyi” 100 puan

“İyi” 75 puan

“Vasat” 50 puan

“Kötü” 25 puan şeklinde hesaplanır ve soru sayısına bölünerek eğitime sonuçları analiz edilir ve personel memnuniyet oranı ölçülür.

 Öneri ve şikâyetler şeklinde üst yönetime iletilen durumlar da personel memnuniyet sistemi içinde veri olarak kullanılabilir.

 Yüz yüze görüşme, personelin yazılı ya da sözlü olarak geri bildirimleri bu sistem içinde değerlendirilir.

 Personel Memnuniyet Sistemi’nin ilk uygulama birimi Genel Sekreterliktir. Genel Sekreterlik personel memnuniyeti konusunda Üst Yönetime talepte bulunabilir.

 Personel Memnuniyet oranının hedeflenenden düşük çıkması durumunda Genel Sekreterin sorumluluğunda süreç başlatılır ve memnuniyet oranını düşüren faktörler tespit edilip giderilir.

 Personel Memnuniyet Sistemi uygulamalarına dair çıktıları üst yönetimin onayına sunulur ve üst yönetim bilgilendirilir.

 Personel memnuniyet Sistemi uygulamalarına dair çıktılar personel toplantılarında görüşülür.

Görev Tanımları KYT-GRT-19

Organizasyon Şeması KYT-LST-26

Personel Performans Değerlendirme Formu KYT-FRM-62

Personel Memnuniyeti Anketi Formu KYT-FRM-24

Personel El Kitabı KYT-FRM-57

Eğitim Planı KYT-PLN-03

Eğitim Etkinlik Değerlendirme Formu KYT-FRM-25

Personel Beklenti Anketi KYT-FRM-67

Personel Beklenti Anketi Değerlendirme ve Aksiyon KYT-LST-62