G Ü L E C E Ş E N E L
U L U S L A R A R A S I P R O G R A M L A R O F I S I Y Ö N E T İ C İ S İ
1 2 H A Z İ R A N 2 0 1 5 , A D R A S A N ,
Y E N İ B A Ş L A Y A N L A R İ Ç İ N E R A S M U S + T O P L A N T I S I
Uluslararası Ofis Kurma
İÇERİK
Politika Yapma Süreçleri
Teorik açıdan ERASMUS+
Uluslararası Programlar Ofisi
Görevleri
Yapısı
Paydaşlar
KEFE (SWOT) Analizi
Uluslararasılaşma Stratejisi Geliştirme
Uluslararası Ofis Süreçleri
Ofis Kurma
ECHE Sonrası (Ortaklarla İlişkiler, Hibe Yönetimi, Öğrenci
Hareketliliği, Personel Hareketliliği)
Politika Yapma Süreçleri
Politika Yapma Süreçleri
ERASMUS+
AB’nin 2014-2021 dönemi için belirlediği sosyal politikaların eğitim, öğretim ve spor ile ilgili olan amaçlara yönelik programlar tek bir çatı altında
toparlandı ve bu çatıya ERASMUS+ adı verildi. Daha fazla bilgi için: www.ua.gov.tr
Çözülmesi amaçlanan sorunlar:
Ekonomik kriz ve yüksek genç işsizliği oranı
Düşük mezun istihdamı (boş pozisyonlara rağmen)
Nitelikli iş gücüne artan ihtiyaç
İş dünyası ile daha yakın işbirliği ihtiyacı
Örgün (formal), yaygın (non-formal) ve sargın (informal) eğitimin işbirliği/sinerji ihtiyacı
Daha sistematik bir etkiye ulaşma arayışı
Teorik Açıdan ERASMUS+
1
• Sorun Analizi (Ekonomik kriz ve yüksek genç işsizliği oranı -Düşük mezun istihdamı (boş pozisyonlara rağmen))
• İhtiyaç Belirleme (Nitelikli iş gücüne artan ihtiyaç, İş dünyası ile daha yakın işbirliği ihtiyacı , Örgün (formal), yaygın (non-formal) ve sargın (informal) eğitimin
işbirliği/sinerji ihtiyacı)
2
• Amaç- Hedef- Hedef Kitle (gençler ve eğitimle ilgili herkes) Belirleme
• Eylem Belirleme (KA1, KA2, KA3)
3
• Uygulama (Uygulayıcılar: EC, UA, HEI, eğitim kurumları (mesleki, okul öncesi, yetişkin), NGOs, işletmeler)
• İzleme (Ara rapor, nihai raporlar, istatistikler)
• Değerlendirme (Erasmus++ 2021-2028)
Teorik Açıdan ERASMUS+
Kurumsal Düzey Ulusal Düzey
Avrupa Düzeyi
Komisyonu AvrupaTürkiye Ulusal Ajansı
Ankara
Üniversitesi TED Üniversitesi
İngiltere Ulusal Ajansı
University
of London University of Kent
Uluslararası Programlar/ İşbirliği Ofisi
Görevler:
Üniversitesinin uluslararasılaşma stratejisinin geliştirilmesi ve uygulanması;
Yurt dışındaki üniversiteler ve diğer kurumlarla ortaklık geliştirilmesi;
Üniversitede Erasmus/ Mevlana/ Farabi Öğrenci ve Personel Değişimi Programları’nın yürütülmesi;
Tam zamanlı yabancı öğrenci alımı.
Uluslararası Programlar/ İşbirliği Ofisi
International Relations Office
International Marketing &
Student Recruitment
Undergraduate Students
Graduate Students
International Exchange Programs and Partnerships
Exchange Programs
Incoming Students
Outgoing Students
Traineeship
Staff Exchange
Academic Partnerships &
EU Projects
Joint Degrees
International Summer
Schools
Youth Projects
EU Projects (KA2- KA3)
Paydaşlar
KEFE (SWOT) ANALİZİ
KEFE (SWOT) ANALİZİ
Kaynak: http://www.slideshare.net/etufan/yatirim-proje-degerleme-20092010
KEFE (SWOT) ANALİZİ
KEFE (SWOT) ANALİZİ
Uluslararasılaşma Stratejisi Geliştirme
Literatür Taraması
• Europe 2020
• Erasmus+
• YÖK
Uluslararasılaşma
• TYYÇ
• Bologna
• Üniversitenin mevcut stratejik planı
• İyi uygulama örnekleri
Strateji Geliştirme
• İhtiyaç Analizi
• Hedef Belirleme (SMART)
• SWOT Analizi
• Paydaş/ Ortak Belirleme
• Eylem Planı Belirleme
Uygulama
• İş bölümü/ Rol Dağılımı
• İzleme
• Değerlendirme
Uluslararası Ofis Süreçleri
Ofis Kurma Aşaması:
UA’yı yeni koordinatörden resmi yazı ile haberdar edilmesi;
Erasmus Kurum Koordinatörünü ve Bölüm Koordinatörlerinin (Uluslararasılaşma Kurulu) belirlenmesi;
Uluslararasılaşmadan sorumlu kişilere Proje Döngüsü Yönetimi eğitimi verilmesi;
erasmus@.... Edu.tr hesabının açılması;
erasmusnet@ua.gov.tr’ye eklenme;
Ofisin yapısının belirlenmesi, görev tanımlarının yazılması;
Mevzuatın araştırılması (YÖK- denklik, MoU koşulları, Erasmus+ El kitabı, teklif çağrısı, EC Regulations)
Web’in düzenlenmesi;
Üniversitenin uluslararasılaşma ile ilgili karar alma yapısının belirlenmesi;
Yetki devri belgesinin çıkartılması;
ECHE başvurusu öncesi: ECAS hesabı, PIC numarası, TURNA hesabı, uluslararasılaşma stratejisinin hazırlanması, görev dağılımı, zamanında başvuru;
İşe alım;
Erasmus/ Değişim Programları/ Uluslararası Öğrenci Kabulü Yönergesinin hazırlanması (imza yetkilerinin tanınması);
ESN Kurma (Uluslararası Öğrenci Topluluğu, destek yazısı, sunumlar ve faaliyetler, ESN Türkiye Genel Kurulu’nda kabul, tüzük, işbirliği protokolü);
ECHE Geldikten Sonra
Ortaklarla
İlişkiler Hibe
Yönetimi Öğrenci
Değişimi Personel
Değişimi
Ortaklarla İlişkiler
Ortak arama (Google, konferanslar, proje ortakları...), program uygunluğunun kontrolü, iletişim kişilerinin belirlenmesi;
Kısa bir bilgi notu (info-sheet) ve anlaşma niyetini belirten bir mail hazırlanması;
Erasmus Anlaşması formatının hazırlanması (Ana metin &
Annex);
Karşı tarafla yazışma;
İmzalama (taranmış kopya yeterli);
Ortak listesinin hazırlanması (bölüm bazlı, son başvuru tarihlerini gösteren);
Gelen/ giden öğrenci/personel için irtibat;
Özel günlerde kutlama;
Hibe Yönetimi
Talep belirlenmesi;
KA103 hibe başvurusu;
Euro hesabı açılması;
UA ile sözleşmenin imzalanması;
Mali İşler ve üst yönetimle hibe kuralları ile ilgili toplantılar;
KDV İstisna Sertifikası başvurusu;
Hem öğrenci hem personel için hareketlilik tanıma mekanizmalarının geliştirilmesi;
Ara rapor;
Nihai rapor;
Arşivleme (mail, belgeler, dekontlar)
ECHE başvurusunda verilen sözlerin tutulduğunun izlenmesi
(faaliyet raporları);
Öğrenci Değişimi- Gelen Öğrenci
Başvuru formunun hazırlanması (Öğrenci İşleri, YÖKSİS, Yazılım)
Kabul mektubu/ vize için Türkiye’nin Büyükelçiliği’ne yazı;
Ders listesi;
Öğrenim anlaşmasının imzalanması;
Konaklama, Sigorta ve İkamet izni ile ilgili bilgilendirme;
ESN aracılığı ile oryantasyon, yerleştirme, ikamet izni başvuru;
Karşılama resepsiyonu;
Certificate of arrival’ların imzalanması, ikamet izni ve pasaport fotokopisi;
Öğrenim anlaşmasında değişiklik varsa, imzalama;
Veda yemeği;
Memnuniyet anketi;
Certificate of departure’ların imzalanması;
Sınavlar bittikten sonra 5 hafta içinde transkriptlerin karşı tarafa gönderilmesi;
Websitesi için testimonial.
Öğrenci Değişimi- Giden Öğrenci- Öğrenim Hareketliliği
• Rektörlükçe atanan seçim komisyonunun belirlenmesi ve resmi yazı;
• Seçim koşullarının belirlenmesi;
• Seçim takviminin belirlenmesi;
• Başvuru formunun hazırlanması;
• İlana çıkış;
• Tanıtım toplantılarının düzenlenmesi;
• Eligibility check form;
• Seçim tutanağı;
• Öğrencilere sonuçların bildirilmesi;
• Karşı kurumlara öğrencilerin aday gösterilmesi;
• Oryantasyon (TR- AB İlişkileri, UA ve Erasmus+ tanıtımı, Dışişleri Bakanlığı’nın Bilgi Notları, ESN, Öğrenim Anlaşması hazırlama, 1 haftadan fazla devamsızlık, kültürler arası değişim, vize başvurusu, sigorta (AT11 formu vs.), oturma izni ile ilgili bilgilendirme, karşı kurumun taleplerine uyum, LA değişiminin 1 ay içinde
gerçekleştirilmesi gerekliliği, ENG dil belgesi, bankada hesap açma)
Öğrenci Değişimi- Giden Öğrenci- Öğrenim Hareketliliği
•
Karşı kurumdan davet mektuplarının gelmesi;
•
Öğrenim Anlaşmasının her iki tarafça imzalanması;
•
Vize için destek yazısı verilmesi;
•
Sigorta (AIG);
•
Mobility Tools’a giriş;
•
OLS’e giriş;
•
THY indirimi için TURNA’ya giriş;
•
Hibe hesaplanması;
•
Vazgeçenlerden feragatname alınması ve yedeklerin yerleştirilmesi;
•
Öğrenim Anlaşmalarının Fakülte Yönetim Kurulu’ndan geçirilmesi;
•
OLS sonuçlarının alınması;
•
Hibe sözleşmelerinin imzalanması;
•
Hibe ödemelerinin ilk taksidinin yapılması;
•
Oradayken LA’de değişim varsa, onun için FYK kararının çıkarılması;
•
Dönüşte: Katılım Sertifikası, pasaport fotokopisi, nihai raporun alınması;
•
Transkript gelince ders saydırma işleminin (FYK kararı) yapılması;
(Bağlayan dersler durumu)
•
Kalan ödemenin yapılması; (ek sözleşme)
Öğrenci Değişimi- Giden Öğrenci- Staj Hareketliliği
• Seçim koşullarının belirlenmesi;
• Seçim takviminin belirlenmesi;
• Başvuru formunun hazırlanması;
• İlana çıkış;
• Tanıtım toplantılarının düzenlenmesi;
• Öğrencilerin başvuru formlarını karşı kurumlardan gelen kabul mektuplarını teslimi;
• Seçim tutanağı;
• Öğrencilere sonuçların bildirilmesi;
• Oryantasyon (TR- AB İlişkileri, UA ve Erasmus+ tanıtımı, Dışişleri Bakanlığı’nın Bilgi Notları, ESN, Öğrenim Anlaşması hazırlama, kültürler arası değişim, vize başvurusu, sigorta (AT11 formu vs.),
oturma/ çalışma izni ile ilgili bilgilendirme, karşı kurumun taleplerine uyum, LA değişimi durumu, bankada hesap açma)
• Öğrenim Anlaşmasının her iki tarafça imzalanması;
• Vize için destek yazısı verilmesi;
• Sigorta (AIG);
Öğrenci Değişimi- Giden Öğrenci- Staj Hareketliliği
•
Mobility Tools’a giriş;
•
OLS’e giriş;
•
THY indirimi için TURNA’ya giriş;
•
Hibe hesaplanması;
•
Vazgeçenlerden feragatname alınması ve varsa, yedeklerin yerleştirilmesi;
•
Öğrenim Anlaşmalarının Fakülte Yönetim Kurulu’ndan geçirilmesi;
•
OLS sonuçlarının alınması;
•
Hibe sözleşmelerinin imzalanması;
•
Hibe ödemelerinin ilk taksidinin yapılması;
•
Oradayken LA’de değişim varsa, onun için FYK kararının çıkarılması;
•
Dönüşte: Katılım Sertifikası, pasaport fotokopisi, nihai raporun alınması;
•
Sayma işleminin (FYK kararı) yapılması; (Zorunlu olmayan staj/ ders notu geç verilen staj)
•
Kalan ödemenin yapılması; (ek sözleşme)
Personel Değişimi- Giden Personel
Seçim komisyonunun belirlenmesi;
Seçim koşullarının belirlenmesi;
Seçim takviminin belirlenmesi;
Başvuru formunun ve öğretim/ eğitim alma anlaşmalarının hazırlanması;
İlana çıkış;
Tanıtım toplantılarının düzenlenmesi;
Seçim tutanağının hazırlanması;
Sonuçların duyurulması;
Vize için destek yazısının verilmesi;
Mobility Tools’a giriş;
THY indirimi için TURNA’ya giriş;
Hibe hesaplanması;
Vazgeçenlerden feragatname alınması ve varsa, yedeklerin yerleştirilmesi;
Akademisyenler için Fakülte Yönetim Kurulu’ndan görevlendirme kararı/ idari personel için ÜYK’dan görevlendirme kararı;
Hibe sözleşmelerinin imzalanması;
Hibe ödemelerinin ilk taksidinin yapılması;
Dönüşte: Katılım Sertifikası, pasaport fotokopisi, nihai raporun alınması;
Kalan ödemenin yapılması; (ek sözleşme)
Personel Değişimi- Gelen Personel
Bölümlerden gelen ders verme/ eğitim alma anlaşmasının imzalatılması;
Konaklama ve ulaşım ile ilgili bilgilendirme;
