T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ 2011 YILI FAALİYET RAPORU

(1)

T.C. KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI

2011 YILI

FAALİYET RAPORU

Kocaeli, Mart 2012

(2)

2

İÇİNDEKİLER

BİRİM YÖNETİCİ SUNUŞU ……….

I- GENEL BİLGİLER ………..

A- Misyon ve Vizyon………

B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar……….

C- İdareye İlişkin Bilgiler……….

1- Fiziksel Yapı……….…………....

2- Örgüt Yapısı……….……….

3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar ………

4- İnsan Kaynakları ………..…………

5- Sunulan Hizmetler ………

6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi ………

II- AMAÇ ve HEDEFLER ………

A- Birimin Amaç ve Hedefleri ………..………..

B- Temel Politikalar ve Öncelikler ……….

III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER ………….

A- Mali Bilgiler ………..

1- Bütçe Uygulama Sonuçları ………...

2- Mali Denetim Sonuçları ………

B- Performans Bilgileri ………

1- Faaliyet ve Proje Bilgileri ………..

1.1- Faaliyet Bilgileri ...

1.2- Proje Bilgileri ...

1.3- Performans Hedef ve Gösterge Tablosu ………

IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler ………

B- Zayıflıklar ………..

C- Değerlendirme ……….

V- ÖNERİ VE TEDBİRLER ……….

(3)

BİRİM YÖNETİCİ SUNUŞU

Küreselleşen dünya ve beraberinde getirdiği rekabetçi ortam, günün koşullarına uyum sürecinde kurumları farklı yönetim anlayışı arayışlarına yöneltmiştir.

Mevcut statükonun korunması ve otoriter yönetim esaslarına dayalı, temeli katı çizgilerle çizilmiş modelleri benimseyen klasik yönetim anlayışı, globalleşen dünya teknolojisinin hızlı değişimi ve temel sorun kaynak kıtlığı seyri içerisinde yönetim anlayışında kaçınılmaz bir değişimi zorunlu kılmıştır.

Günümüz iş dünyasının değişen ve gelişen koşullarına ayak uydurabilmenin ön koşulu insana verilen değer ve baş döndürücü hızla yaşanan değişim sürecine uygun yönetim sistemlerini yakından takip ederek geleceğimize yön vermektir.

Bu anlayıştan hareketle Üniversitemizin bilinen kıt kaynaklarını etkin, verimli ve amacına uygun kullanmak için sürekli değişim, rekabet temeline dayalı kaynak kullanımı, şeffaflık ve çalışan ile dış müşteri memnuniyetini esas alan katılımcı bir yönetim anlayışı amacımız olacaktır.

Amacımıza ulaşmak için birlik, beraberlik ve takım ruhu ile hareket etme konusunda azami çaba sarf etmek hepimizin görevi olmalıdır.

Daire Başkanlığımızın 2011 yılı faaliyetlerine ilişkin verilerden de anlaşılacağı üzere, harcama yetkimizde bulunan kaynaklarla ne denli etkin ve verimli hizmet sunulmaya çalışıldığı açıkça görülmektedir.

Bilgilerinize arz ederim.

Tülay KOŞUCU

İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanı

(4)

I- GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon

Misyon

Misyonumuz ; Üniversitemiz birimlerinin, hizmetlerini en iyi şekilde yürütebilmeleri için, mevcut ödenekler dahilinde; ihtiyaçların en kısa zamanda, kaliteli ve en uygun fiyatla satınalınması, depolanması ve dağıtılmasını sağlamaktır.

Vizyon

Vizyonumuz ; Üniversitemizin bilinen kıt kaynaklarını etkin, verimli ve amacına uygun kullanmak için sürekli değişim, rekabet temeline dayalı kaynak kullanımı, şeffaflık ve çalışan ile dış müşteri memnuniyetini esas alan katılımcı bir yönetim anlayışı ile işinde uzman, yaratıcı ve yenilikçi elemanlarıyla Üniversitemizde örnek bir Başkanlık olmaktır.

B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar

Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında 124 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname, 190 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ilgili diğer mevzuatlar ve düzenlemeler ile verilen yetki, görev ve sorumlulukları yerine getirmektir.

C. İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı

1.1. İdari Personel Hizmet Alanları

1.1. İdari Personel Hizmet Alanı

Sayısı/Adet Alanı/ m² Kullanan Sayısı( Kişi)

Servis 16 512 36

Çalışma Odası - - -

Toplam 16 512 36

1.2- Ambar Alanları

Ambar Sayısı : 1 Adet Ambar Alanı : 1.200 m2

1.3- Arşiv Alanları

Arşiv Sayısı : 3 Adet Arşiv Alanı : 72 m2

(5)

1.4- Dayanıklı Taşınırlar

Hesap Kodu I. Düzey Kodu II. Düzey Kodu

1.8.DAYANIKLI TAŞINIRLAR Ölçü

Birimi Miktarı

253 Tesis, Makine ve Cihazlar Adet 61

253 02 Makineler ve Aletler Grubu Adet 36

253 02 01 Tarım ve Ormancılık Makineleri ve Aletleri 0

253 02 02 İnşaat Makineleri ve Aletleri 0

253 02 03 Atölye Makineleri ve Aletleri 0

253 02 04 İş Makineleri ve Aletleri 3

253 02 05 Güç Elektroniği ve Basınçlı Makineler ile Aletleri 29

253 02 06 Posta Makineleri 1

253 02 07 Paketleme Makineleri 0

253 02 08 Etiketleme ve Numaralandırma Makineleri 0

253 02 09 Ayırma, Sınıflandırma Makineleri 0

253 02 10 Matbaacılıkta Kullanılan Makine ve Aletler 3

253 03 Cihazlar ve Aletler Grubu Adet 25

253 03 01 Yıkama, Temizleme ve Ütüleme Cihaz ve Araçları 5 253 03 02 Beslenme/Gıda ve Mutfak Cihaz ve Aletleri 18

253 03 03 Kurtarma Amaçlı Cihaz ve Aletler 0

253 03 04 Ölçüm, Tartı, Çizim Cihazları ve Aletleri 2 253 03 05 Tıbbi ve Biyolojik Amaçlı Kullanılan Cihazlar ve Aletler 0 253 03 06 Araştırma ve Üretim Amaçlı Cihazları ve Aletleri 0

253 03 07 Müzik Aletleri ve Aksesuarları 0

253 03 08 Spor Amaçlı Kullanılan Cihaz ve Aletler 0

254 Taşıtlar Grubu Adet 20

254 01 Karayolu Taşıtları Grubu

254 01 01 Otomobiller 13

254 01 01 Makam Araçları

254 01 01 Hizmet Araçları

254 01 02 Yolcu Taşıma Araçları 5

254 01 02 Otobüsler

254 01 02 Minibüsler

254 01 02 Midibüsler

254 01 02 Minivanlar veya Vanlar

254 01 02 Diğer Yolcu Taşıma Araçları

254 01 03 Yük Taşıma Araçları 2

254 01 03 Tırlar

254 01 03 Kamyonlar

254 01 03 Kamyonetler

254 01 03 Kargo Kamyonları

254 01 03 Pick-uplar

(6)

255 Demirbaşlar Grubu Adet 3193

255 01 Döşeme ve Mefruşat Grubu Adet 1356

255 01 01 Döşeme Demirbaşları 0

255 01 02 Temsil ve Tören Demirbaşları 1354

255 01 03 Koruyucu Giysi ve Malzemeler 0

255 01 04 Seyahat, Muhafaza ve Taşıma Amaçlı Demirbaş

Niteliğindeki Taşınırlar 0

255 01 05 Hastanede Kullanılan Demirbaş Niteliğindeki Taşınırlar 2

255 02 Büro Makineleri Grubu Adet 707

255 02 01 Bilgisayarlar ve Sunucular 258

255 02 02 Bilgisayar Çevre Birimleri 45

255 02 03 Teksir ve Çoğaltma Makineleri 5

255 02 04 Haberleşme Cihazları 155

255 02 05 Ses, Görüntü ve Sunum Cihazları 151

255 02 06 Aydınlatma Cihazları 0

255 02 99 Diğer Büro Makineleri ve Aletleri Grubu 93

255 03 Mobilyalar Grubu Adet 904

255 03 01 Büro Mobilyaları 846

255 03 02 Misafirhane, Konaklama ve Barınma Amaçlı Mobilyalar 44

255 03 03 Kafeterya ve Yemekhane Mobilyaları 0

255 03 04 Bebek ve Çocuk Mobilyası ve Aksesuarları 0

255 03 05 Seminer ve Sunum Amaçlı Ürünler 14

255 04 Beslenme/Gıda ve Mutfak Demirbaşları Grubu 0

255 04 01 Yemek Hazırlama Ekipmanları 0

255 06 Tarihi veya Sanat Değeri Olan Demirbaşlar Grubu 0

255 06 03 Geleneksel Türk Süslemeleri 0

255 06 04 Güzel Sanat Eserleri 0

255 06 08 Mühür ve Mühür Baskıları 0

255 07 Kütüphane Demirbaşları Grubu 0

255 07 01 Kütüphane Mobilyaları 0

255 07 02 Basılı Yayınlar 0

255 07 03 Görsel ve İşitsel Kaynaklar 0

255 07 04 Bilgi Saklama Üniteleri 0

255 08 Eğitim Demirbaşları Grubu 0

255 09 Spor Amaçlı Kullanılan Demirbaşlar Grubu Adet 6

255 09 01 Doğa Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar 6

255 09 02 Salon Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar 0

255 09 03 Saha Sporlarında Kullanılan Demirbaşlar 0

255 09 99 Diğer Spor Amaçlı Kullanılan Demirbaşlar 0 255 10 Güvenlik, Kontrol ve Tedbir Amaçlı Demirbaşlar

Grubu Adet 220

255 10 01 Güvenlik ve Korunma Amaçlı Araçlar 0

255 10 02 Kontrol ve Güvenlik Sistemleri 195

255 10 03 Yangın Söndürme ve Tedbir Cihaz ve Araçları 25 255 12 Kullanımda Olan Demirbaş Niteliğindeki Değerli

Eşyalar 0

255 12 02 Büro Malzemeleri 0

255 99 Diğer Demirbaşlar Grubu 0

(7)

2- Örgüt Yapısı

Üniversitemizin kuruluşundan itibaren faaliyetlerini sürdüren Başkanlığımızda;

Satınalma, Bilimsel Araştırmalar, Ayniyat ve Levazım, Genel Evrak ve İç Hizmetler olmak üzere beş Şube Müdürlüğü bulunmaktadır.

DAİRE

BAŞKANLIĞI

Satınalma Şube Müdürlüğü

Ayniyat ve Levazım Şube

Müdürlüğü

Bilimsel Araştırmalar Şube Müdürlüğü

Genel Evrak Şube Müdürlüğü

İç Hizmetler Şube Müdürlüğü

3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar

3.1- Yazılımlar ve Bilgisayarlar

Başkanlığımız bünyesinde yürütülmekte olan işlemler bilgisayar ortamında yürütülmekte olup, yapılan işlerin niteliğine göre yerel ağ ve internet ortamında bilgi paylaşımı sağlanmaktadır.

3.1. Yazılım ve Bilgisayarlar Cinsi İdari Amaçlı

(Adet)

Eğitim Amaçlı (Adet)

Araştırma Amaçlı

(Adet)

Toplam

Yazılım - -

Masa Üstü

Bilgisayarlar 38 38

Taşınabilir

Bilgisayarlar 4 4

Diğer Bilgisayar ve Sunucular

(8)

3.2- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar

3.2. Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi İdari Amaçlı

(Adet)

Eğitim Amaçlı (Adet)

Araştırma Amaçlı (Adet)

Toplam (Adet) Projeksiyon

Slayt Makinesi Tepegöz Episkop

Barkod Okuyucu Baskı Makinesi

Fotokopi Makinesi 3 3

Faks 4 4

Fotoğraf Makinesi Kameralar

Televizyonlar 3 3

Tarayıcılar Müzik Setleri Mikroskoplar DVD ler

TOPLAM 10 10

4- İnsan Kaynakları

4.1- İdari Personel

4.1. İdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre)

Dolu Boş Toplam Doluluk Oranı %

Genel İdari Hizmetler Sınıfı 72 - - -

Koruma-Güvenlik Hizmetleri 58 - - -

Teknik Hizmetleri Sınıfı 34 - - -

Eğitim ve Öğretim Hizmetleri Sınıfı - - - -

Avukatlık Hizmetleri Sınıfı - - - -

Din Hizmetleri Sınıfı - - - -

Yardımcı Hizmetler Sınıfı 69 - - -

Toplam 233 - - -

(9)

4.2- İdari Personelin Eğitim Durumu

4.2. İdari Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans

Yüksek L.

ve Doktora

TOPLAM

Kişi Sayısı 51 101 40 41 - 233

Yüzde ( % ) 21,88 43,35 17,17 17,60 - 100

4.3- İdari Personelin Hizmet Süreleri

4.3. İdari Personelin Hizmet Süresine Göre Dağılımı 1 – 3 Yıl 4 – 6 Yıl 7 – 10 Yıl 11 – 15

Yıl

16 – 20 Yıl

21 -

Üzeri TOPLAM Kişi

Sayısı 28 6 23 65 66 45 233

Yüzde(%) 12,01 2,58 9,87 27,90 28,33 19,31 100

4.4- İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı

4.4. İdari Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı

18-20

Yaş 21-25 Yaş

26-30 Yaş

31-35 Yaş

36-40 Yaş

41-50 Yaş

51-

Üzeri TOPLAM

Kişi Sayısı - 11 16 23 44 120 19 233

Yüzde (%) - 4,72 6,87 9,87 18,89 51,50 8,15 100

5 - Sunulan Hizmetler

5.1 - İdari Hizmetler

Üniversitemiz tüm birimlerinin her türlü mal ve hizmet alımlarının, makine-teçhizat ve taşıt alım ihalelerinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümleri doğrultusunda hazırlanarak sonuçlandırılması, Üniversitemize ait kantin, büfe gibi yerlerin kiralanması ile ilgili ihalelerin 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümlerine göre gerçekleştirilmesinin sekreterya hizmetlerinin yürütülmesi,

Tübitak, Devlet Planlama Teşkilatı, San-Tez, AB ve Üniversitemiz tarafından desteklenen tüm Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Projelerinin satınalımları da dahil olmak üzere, her türlü işlemlerin yürütülmesi,

(10)

Satınalınan ve hibe edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinin muayenesinin yapılmasının sağlanması ile kayıt altına alınarak ihtiyaç sahibi birimlere dağıtımı,

Üniversitemizin koruma, güvenlik ve ulaşım hizmetlerinin aksatılmadan yürütülebilmesi ve Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale edilen temizlik ve güvenlik hizmeti alımıyla ilgili denetim ve kontrollerin yapılarak, sözleşme hükümlerinin uygulanmasının sağlanması konularında Genel Sekreter Yardımcılığı ile işbirliği içerisinde yürütülmesi,

Ayrıca, Yönetim Kurulu ve Senato Kararlarının yazılımının sağlanması ve Üniversitemize gelen - giden bütün yazışmaların kayıtlarının tutularak ilgili yerlere dağıtımının yapılması Genel Sekreterlik ile koordineli bir şekilde yürütülmektedir.

5.2 - Diğer Hizmetler

5..2 Yurtdışı Kongre Katılım Desteği ( BAP KAPSAMINDA )

Yıllar Desteklenen Kişi Sayısı

Destek Verilen

Tutar (TL) Genel Toplam (TL)

2008 81 76.200,23 76.200,23

2009 83 84.132,19 84.132,19

2010 122 132.063,51 132.063,51

2011 156 183.936,75 183.936,75

Toplam 442 476.332,68 476.332,68

6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi

Daire Başkanlığımız harcamaları 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu ile İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak gerçekleştirilmektedir.

II- AMAÇ ve HEDEFLER A-Birimin Amaç ve Hedefleri

Amacımız ; Üniversitemizin bilinen kıt kaynaklarını etkin, verimli ve amacına uygun kullanmak için sürekli değişim, rekabet temeline dayalı kaynak kullanımı, şeffaflık ve çalışan ile dış müşteri memnuniyetini esas alan katılımcı bir yönetim anlayışı ile işinde uzman, yaratıcı ve yenilikçi elemanlarıyla, bünyesindeki hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için, insan, para ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun ve en verimli şekilde kullanılmasını sağlamaktır.

(11)

Stratejik Amaçlar Stratejik Hedefler

Stratejik Amaç-1 : Etkin bir İç Kontrol Sistemi geliştirmek.

Hedef-1 : Harcama sürecinde yetki – sorumluluk dengesini kurmak.

Hedef-2 : Bilginin hızlı aktarılması ve tasnifinin yapılarak, erişimini kolaylaştırmak için Yönetim Bilgi Sistemlerinden yararlanmak.

Hedef-3 : Kaynakların kullanımında;

verimlilik, saydamlık, sürekli gelişim, katılımcılık,hesap verebilirlik, öngörülebilirlik, yerindelik, beyana güven, ve hizmetten yararlananların ihtiyacına ve hizmetlerin sonucuna odaklılığı esas alan bir sistem geliştirmek.

Stratejik Amaç-2 : Çalışma hayatı kalitesinin arttırılması, çalışanlar arası iletişim ve motivasyonun sağlanması, kuruma bağlılığın arttırılması ve sonuç olarak performansın yükseltilmesi en önemli amaçlarımızdan birisidir.

Hedef-1 : Personellerimizin nicelik ve nitelik yönünden gelişimini sağlamak.

Hedef-2 : Katılımcı yönetim anlayışını benimsemek

Hedef-3 : Başarılı personellerimizi teşvik etmek.

B.Temel Politikalar ve Öncelikler

Günümüz iş dünyasının değişen ve gelişen koşullarına ayak uydurabilmenin ön koşulu insana verilen değer ve baş döndürücü bir hızla yaşanan değişim sürecine uygun yönetim sistemlerini yakından takip ederek geleceğimize yön vermek temel politika ve önceliklerimiz arasında bulunmaktadır.

III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A-Mali Bilgiler

Daire Başkanlığımızın iç ve dış mali denetimlerinde, Ön Mali Kontrol incelemesinden geçen İhale işlem dosyalarında Kamu İhale Kurumu incelemeleri de dahil olmak üzere herhangi bir hatalı işlem tespit edilmemiştir.

1-Bütçe Uygulama Sonuçları

1.1 - Bütçe Giderleri ( Rektörlük, Genel Sekreterlik ) 1.1. Bütçe Giderleri

2011 Bütçesi Başlangıç

Ödeneği

2011 Bütçesi Gerçekleşme

Durumu

Gerçekleşme Oranı

(%) 03 – Mal ve Hizmet Alım Giderleri 43.500,00 37.164,32 85,44

Bütçe Giderleri Toplamı 43.500,00 37.164,32 85,44

(12)

1.2 - Bütçe Giderleri ( İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı )

1.1. Bütçe Giderleri 2011 Bütçesi

Başlangıç Ödeneği

Durumu

(%) 01 - Personel Giderleri 5.296.800,00 5.527.581,32 104,36 02 - Sosyal Güvenlik Kurumlarına

Devlet Primi Giderleri 1.039.700,00 1.009.631,22 97,11 03 - Mal ve Hizmet Alım Giderleri 13.263.950,00 12.893.598,85 97,21

05 - Cari Transferler 706.000,00 458.269,58 64,91

06 - Sermaye Giderleri 1.900.000,00 2.719.210,83 143,12 Bütçe Giderleri Toplamı 22.206.450,00 22.608.291,80 101,81

1.3 - Bütçe Giderleri ( Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Hizmetleri )

1.1. Bütçe Giderleri 2011 Bütçesi

Başlangıç Ödeneği

Durumu

(%) 03 – Mal ve Hizmet Alım Giderleri 1.700.800,00 3.203.538,98 188,35 06 - Sermaye Giderleri 4.010.000,00 2.756.702,63 68,75 Tübitak Destekli Projeler*

* ( Bütçe Dışı ) 1.706.855,45 1.438.900,22 84,30

Bütçe Giderleri Toplamı 7.417.655,45 7.399.141,83 99,75

2-Mali Denetim Sonuçları

Daire Başkanlığımızın iç ve dış mali denetimlerinde, Ön Mali Kontrol incelemesinden geçen İhale işlem dosyalarında, Kamu İhale Kurumu incelemeleri de dahil olmak üzere herhangi bir hatalı işlem tespit edilmemiştir.

(13)

B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri

• Rektörlük, Rektörlüğe bağlı birimler ile Başkanlığımız sorumluluğunda bulunan her türlü satınalma işlemlerinin yapılması,

• Üniversitemiz resmi araçlarının ve Umuttepe Kampüsünde bulunan jeneratörlerin yakıtlarının temini için gerekli ihale işlemlerinin yapılması,

• Elektrik, su ve doğalgaz giderlerinin ödenmesi için gerekli işlemlerin yapılarak, gecikme zammına girmemesi için zamanında ödenmesin sağlanması,

• Posta ücretleri ile telefon abonelik ve kullanım giderlerinin ödenmesi,

• Üniversitemiz Rektörlüğü ve Rektörlüğe bağlı birimler ile tüm Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarının makine - teçhizat ve bilgisayar taleplerinin karşılanması için ihale aşamasından ödeme aşamasına gelinceye kadar yapılması gerekli tüm işlemlerin gerçekleştirilmesi.

• Üniversitemiz bağlı Birimleri ile Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarının temizlik ve güvenlik hizmetlerinin ihalelerinin yapılması ile sözleşme hükümlerinin uygulanmasının sağlanması,

• Rektörlük, Rektörlüğe bağlı birimler ve Başkanlığımız sorumluluğunda kullanılan cihazların bakım - onarımlarının ve periyodik bakımlarının yaptırılmasının sağlanması,

• Üniversitemizin resmi araçlarının sigorta işlemlerinin ve bakımlarının yaptırılması,

• Üniversitemiz Umuttepe Kampüsü ve tüm Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarındaki kantin, kafeterya, çay ocağı, fotokopi ve kırtasiye reyonu, ATM hizmetleri v.b.gibi tüm kiralama işlemleri ile ilgili olarak 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümleri çerçevesinde gerekli tüm işlemlerin sekreterya hizmetlerinin yürütülmesi,

• Genel Sekreterlik ve Daire Başkanlığımız kadrosunda bulunan personelin 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu uyarınca yazlık ve kışlık giyecek yardımı işlemlerinin yapılması.

• Bilimsel Araştırma Projeleri ile ilgili talep dilekçelerinin, ara ve sonuç raporlarının görüşülerek karara bağlanması ve alınan kararların proje sahiplerine tebliğ edilmesinin sağlanması ( 2004 yılında 58, 2005 yılında 69, 2006 yılında 39, 2007 yılında 85, 2008 yılında 44, 2009 yılında 55, 2010 yılında 104, 2011 yılında da 93 Bilimsel Araştırma Projesi desteklenmiştir. )

• Tübitak ve DPT destekli projelerle ilgili gerekli işlemlerin yapılmasının sağlanması, ( 2005 yılından itibaren kabul edilen 91 Tübitak Destekli Bilimsel Araştırma Projesinin 25’i yürürlüktedir.)

• Üniversitemize gelen ve giden evrakların kayıtlarının tutulması, ilgili birimlere havale edilmesi, zimmet karşılığı teslim edilmesi, postaya hazırlanması ve postalanması gibi işlemlerin yerine getirilmesinin sağlanması,

• 2547 sayılı Kanunun 14 ve 15.nci maddelerinin (b) bentleri kapsamında Üniversitemiz Senatosu, Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu toplantılarının gündeminin hazırlanması, alınan kararların yazılması ve ilgili yerlere ulaştırılmasının sağlanması ( 2011 yılında Disiplin Kurulu 6, Üniversitemiz Senatosu 15 , Yönetim Kurulu da 19 kez toplanmıştır.)

(14)

Daire Başkanlığımıza 2011 Yılında tahsis edilen ödeneklerle ;

Başkanlığımız kadrosunda maaş alan personele 2011 yılı içerisinde toplam 5.527.581,32 TL’lik brüt maaş ödemesi, 1.009.631,22 TL’lik Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Gideri ve 13.285,60 TL’lik yolluk ödemesi yapılmıştır.

Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları tertibinden 5.053.205,70 TL’lik elektrik, su, doğalgaz, akaryakıt, kırtasiye ve diğer malzeme alımları yapılmıştır.

Görev Giderleri tertibinde bulunan 4.000,00 TL’lik ödeneğin 2.676,74 TL’lik kısmı araç muayenesi ve egsoz muayenesinde kullanılmıştır.

Hizmet alımları tertibinde bulunan ödenekten 7.486.988,78 TL’lik Temizlik Hizmeti,Güvenlik Hizmeti, Telefon giderleri ve diğer hizmet alımları yapılmıştır.

Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri tertibinden 337.442,03 TL tutarında demirbaş malzeme alımı ile bakım – onarım gideri yapılmıştır.

Memurların Öğle Yemeğine Yardım tertibinden 446.020,94 TL’lik ödeme yapılmıştır.

Ayrıca Üniversitemizin üyesi olduğu Avrupa Üniversiteler Birliğine ( EUA ) üyelik aidatı olarak 2011 yılında 12.248,64 TL’lik ödeme yapılmıştır.

Sermaye Giderleri harcama kaleminden 1.477.451,99 TL tutarında Makine - Teçhizat, 1.191.868,44 TL tutarında Bilgi Teknolojileri ve 49.890,40 TL tutarında Bilgisayar Yazılımı alımı yapılmıştır.

Ayrıca Üniversitemiz tarafından Bilimsel Araştırma Projelerine tahsis edilen ödenekler ile ;

Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımları tertibinden Bilimsel Araştırma Projelerinde kullanılmak üzere 1.288.500,67 TL’lik sarf malzemesi alımı yapılmıştır.

Yolluklar tertibinden 232.463,71 TL Üniversitemiz öğretim üyeleri ve öğretim elemanlarının Ulusal ve Uluslararasında yapılan Kongrelere katılımlarını desteklemek üzere kullanılmıştır.

Hizmet alımları tertibinden Bilimsel Araştırma Projelerinde kullanılmak üzere 290.646,39 TL’lik çeşitli analiz hizmetleri ve diğer hizmet alımları yapılmıştır.

Menkul Mal, Gayrimaddi Hak Alım, Bakım ve Onarım Giderleri tertibinden Bilimsel Araştırma Projelerinde kullanılmak üzere 1.375.844,80 TL’lik demirbaş malzeme alımı yapılmıştır.

Mamul Mal Alımları tertibinden Bilimsel Araştırma Projelerinde kullanılmak üzere 1.578.334,52 TL’lik Makine- Teçhizat alımı yapılmıştır.

(15)

2008 yılında kabul edilen 2008 K 120800 No’lu DPT destekli projenin 2010 yılından devreden 359.496,42 TL’lik ödeneği ile 2011 yılında verilen 10.000,00 TL’lik ek ödenek ile 366.282,10 TL’lik demirbaş malzeme alımı, 15.911,10 TL’lik yolluk ödemesi gerçekleştirilmiştir. 2011 yılında kabul edilen 2011 K 120330 No’lu DPT projesinde kullanılmak üzere tahsis edilen 2.054.000,00 TL’lik ödeneğin 16.083,41 TL’si ile Sarf Malzeme alımı (03.2), 812.086,01 TL’si ile Medikal Elektro-optik Sistemler Araştırma Merkezi’nin kurulumu için makine – teçhizat (06.1) alımı yapılmıştır. 55.745,68 TL’si de Yolluk ödemelerinde kullanılmıştır.

Tübitak destekli projelere de; toplam 1.438.900,22 TL’lik harcama ile satınalma işlemi, proje teşvik ikramiyesi ve burs ödemesi gerçekleştirilmiştir.

Yukarıda sayılan işlemlerle ilgili her türlü sarf malzemenin ve demirbaşın muayene ve kabulü işlemleri yapılmış, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen malzemeler Üniversitemiz Ayniyat Ambarında muhafaza edilmektedir.

1.1. Faaliyet Bilgileri

1.1.1 Ulusal ve Uluslar Arası Bilimsel Toplantı Sayısı

Faaliyet Türü Sayısı

Sempozyum ve Kongre ( Bilimsel Araştırma

Projelerinden Desteklenenler ) 301

Konfrerans -

Panel -

Eğitim Semineri -

Diğer Seminerler -

Açık Oturum -

Söyleşi -

Tiyatro -

Konser -

Sergi -

Turnuva -

Teknik Gezi -

Toplam 301

(16)

1.2. Proje Bilgileri

1.2.1. Bilimsel Araştırma Proje Sayısı

Projeler

2011 Önceki

Yıldan Devreden

Proje

Yıl İçinde Eklenen

Proje

Toplam

Yıl İçinde Tamamlanan

Proje

Toplam Ödenek (TL)

DPT 1 1 2 1 2.064.000,00

TÜBİTAK 27 15 42 17 1.706.855,45

A.B. 1 - 1 1 ( € ) 25.382,00

BAP ( DÖSE

PAYINDAN ) 130 93 223 59 5.721.734,60

SAN - TEZ 4 4 8 4 2.928.292,00

DİĞER - - - - -

Toplam 163 113 276 82 9.750.526,05

25.382,00 €

1.2.2. Bilimsel Araştırma Proje Bütçesi

Yıllar 2008 2009 2010 2011

DPT 2.052.600,00 2.054.000,00 1.354.000,00 2.064.000,00 TÜBİTAK 1.859.200,00 1.698.422,00 1.430.713,00 1.706.855,00

A.B. - 15.000,00 € 25.382,00 € -

SAN - TEZ 106.290,00 530.055,00 279.487,00 1.789.804,00 BAP ( DÖSE PAYI ) 5.190.074,00 5.394.805,00 6.250.169,00 7.200.257,00 TOPLAM 9.208.164,00 TL 9.677.282,00

15.000,00 € 9.314.369,00

25.382,00 € 12.760.916,00

(17)

PERFORMANS HEDEFİ TABLOSU

İdare Adı 38.39 - KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ

Amaç Eğitim ve öğretimin kalite ve altyapısının geliştirilmesi.

Hedef Eğitim, öğretim ve sağlık hizmetleri için gerekli laboratuar, sınıf, amfilerinin oluşturulması teknolojik donanımlarının sağlanması hedeflenmiştir.

SORUMLU BİRİM

Tüm Harcama Birimleri

Performans Hedefi

Binaları tamamlanan ve ihtiyaç duyulan okulların ve birimlerin büro, sınıf ve laboratuarlarında kullanılmak üzere gereksinim duyulan teknolojik donanım,mefruşat, sarf malzeme ihtiyaçları karşılanacaktır.

Performans Göstergeleri Ölçü Birimi Hedeflenen Gerçekleşen 1 Bakım onarımın tamamlanma

oranı Yüzde %100

Sınıf ,Laboratuar ve binaların mefruşat ve makine teçhizatlarının bakım onarımın tamamlanma oranı

2 Teknolojik donanım ihtiyacı

karşılanma oranı Yüzde %80 -

3 Laboratuar malzeme ihtiyacı

karşılanma oranı Yüzde %100 %100

4 Zirai malzeme ihtiyacı karşılama

oranı Yüzde %100 -

5 Mefruşat ihtiyacı tamamlanma

oranı Yüzde %100 %100

Faaliyetler

Kaynak İhtiyacı Bütçe Bütçe

Dışı Toplam 1 Büro sınıf ve laboratuarların gereksinimlerini karşılama

faaliyeti 2.675.300 0 2.675.300

Genel Toplam 2.675.300 0 2.675.300

(18)

Amaç Araştırma kalitesini artırarak, ulusal ve uluslararası sorunların çözümüne bilgi ve teknolojik katkı sağlamak.

Hedef İleri disiplinler arası endüstriyel araştırma-geliştirme laboratuarlarının kurulması ve her yıl yeni araştırma projelerinin yürütülmesi hedeflenmiştir.

SORUMLU BİRİM

Özel Kalem (Rektörlük)

Performans Hedefi İleri Disiplinler Arası Laboratuarlar kapsamında medikal elektro optik sistemleri mükemmeliyet merkezi oluşturulacaktır.

Performans Göstergeleri Ölçü

Birimi Hedeflenen Gerçekleşen 1 Medikal Elektro Optik

Sistemleri Mükemmeliyet

Merkezi Tamamlanma Oranı Yüzde %60 %40

Faaliyetler

Kaynak İhtiyacı

Bütçe Bütçe Dışı Toplam

1 Mükemmeliyet merkezi oluşturma faaliyeti 2.064.000 0 2.064.000

Genel Toplam 2.064.000 0 2.064.000

(19)

Hedef Üniversitemizde var olan ve bilimsel araştırmalara yönelik donanım parkının envanterinin bir araya getirilerek kullanımı ve %20 lik verim artışı sağlanması hedeflenmiştir.

SORUMLU BİRİM Özel Kalem (Rektörlük) Performans

Hedefi Donanım parkı envanterinin bir araya getirilme çalışmalarına devam edilip donanım parkına gerekli iç donanım temin edilecektir.

Birimi Hedeflenen Gerçekleşen 1 Donanım parkının makine teçhizat ve sarf

malzeme ihtiyacı karşılama oranı Yüzde %100 %100

Faaliyetler

Bütçe Bütçe

Dışı Toplam 1 Bilimsel araştırmalara yönelik donanım parkının

ihtiyaçlarının temini 900.000 0 900.000

Genel Toplam 900.000 0 900.000

(20)

Hedef Üniversitemizin araştırma birimleri, merkezleri ve laboratuarları ile teknoparklarda ve diğer sanayi kuruluşları arasındaki işbirliğini kuvvetlendirmek ve her yıl en az 2 adet şirket ortaklı proje yürütmek hedeflenmiştir.

SORUMLU BİRİM

Performans Hedefi Sanayiden doğrudan doğruya katkılı projeler oluşturacaklardır

Performans

Göstergeleri Ölçü Birimi Hedeflenen Gerçekleşen 1 Destekleyen Kuruluş

sayısı Adet 3 2

Faaliyetler

1 Sanayi işbirliğiyle proje yürütme faaliyeti 0 600.000 600.000

Genel Toplam 0 600.000 600.000

(21)

Hedef Yurt içi ve yurtdışından alanında uzman kişi ve kişilerin konferans vermek üzere çağırılması hedeflenmiştir.

SORUMLU BİRİM

Performans Hedefi Arge labaratuarlarının ve diğer birimlerinin isteğiyle ilgili toplantılar düzenlenecektir

Performans Göstergeleri Ölçü Birimi Hedeflenen Gerçekleşen 1 Ar-Ge Laboratuarlarıyla

ilgili yapılan toplantı sayısı Adet 25 15

Faaliyetler

1 Toplantı düzenlenmesi 31.500 0 31.500

Genel Toplam 31.500 0 31.500

(22)

Hedef Her yıl ocak ayında Ar-Ge proje pazarı düzenlenmesi hedeflenmiştir.

SORUMLU BİRİM

Performans Hedefi Ar-Ge proje pazarı düzenlenecektir

Performans Göstergeleri Ölçü Birimi

Hedeflenen Gerçekleşen 1 Proje pazarıyla ilgili yapılan

toplantı sayısı yısı Adet 1 0

2 Düzenlenen proje pazarı sayısı Adet 1 0

Faaliyetler

1 Proje pazarı düzenlenmesi 50.000 0 50.000

Genel Toplam 50.000 0 50.000

(23)

Hedef Bilimsel araştırma olanaklarının ve araştırma sonuçlarının ilgili kurumlara tanıtımının gerçekleştirilmesi hedeflenmiştir.

SORUMLU BİRİM

Özel Kalem Rektörlük

Performans Hedefi Bilimsel araştırma olanaklarının ve araştırma sonuçlarının ilgili kurumlara tanıtımının gerçekleştirilmesi

Performans Göstergeleri Ölçü Birimi

Hedeflenen Gerçekleşen 1 Tanıtımı yapılan kurum

sayısı Adet 30 5

Faaliyetler

1 Araştırma faaliyetlerini tanıtma faaliyeti 50.000 0 50.000

Genel Toplam 50.000 0 50.000

(24)

Hedef Araştırma-geliştirme çalışmalarına yönelik ulusal ve uluslararası bilimsel ve teknolojik düzlemlere katılımın sağlanması hedeflenmiştir.

SORUMLU BİRİM

Performans Hedefi

Araştırma-geliştirme çalışmalarına yönelik ulusal ve uluslararası bilimsel ve teknolojik etkinliklere katılımın sağlanması hedeflenmiştir.

Performans

Göstergeleri Ölçü Birimi

Hedeflenen Gerçekleşen 1 Teknolojik etkinliklere

katılacak personel

sayısı Adet 30 301

Faaliyetler

1 Bilimsel ve teknolojik etkinliklere katılım faaliyeti 30.000 0 30.000

Genel Toplam 30.000 0 30.000

(25)

Hedef Mekatronik alanında araştırma altyapısı ve insan kaynaklarının güçlendirilmesi hedeflenmiştir.

SORUMLU BİRİM

Performans Hedefi Mekatronik alanında araştırma altyapısı oluşturulacaktır.

Performans

Hedeflenen Gerçekleşen

1 Araştırma altyapısı

tamamlanma oranı Yüzde %100 %100

Faaliyetler

1 Araştırma altyapısı oluşturma faaliyeti 200.000 0 200.000

Genel Toplam 200.000 0 200.000

(26)

Hedef Bilişim teknolojileri alanlarının araştırma altyapısı ve insan kaynaklarının güçlendirilmesi hedeflenmiştir.

SORUMLU BİRİM

Performans Hedefi Bilişim teknolojileri alanlarının araştırma altyapısı ve insan kaynaklarının güçlendirilmesi hedeflenmiştir.

Hedeflenen Gerçekleşen 1 Altyapı projelerinin

tamamlanma oranı Yüzde %100 %100

Faaliyetler

1 Bilişim teknolojilerinin araştırma altyapısı ve

insan kaynaklarını güçlendirme faaliyeti 250.000 0 250.000

Genel Toplam 250.000 0 250.000

(27)

Hedef Bölgenin gereksinimleri doğrultusunda çevre ve halk sağlığı konusunda yapılan araştırma çalışmalarının arttırılması hedeflenmiştir.

SORUMLU BİRİM

Performans Hedefi Bölgenin gereksinimleri doğrultusunda çevre ve halk sağlığı konusunda yapılan araştırma çalışmalarının arttırılması hedeflenmiştir.

Birimi Hedeflenen Gerçekleşen

1 Çevre ve halk sağlığı konusunda

yapılan proje çalışmaları sayısı Adet 8 2

Faaliyetler

1 Çevre ve halk sağlığı konusunda yapılan

araştırma çalışmaları faaliyeti 400.000 0 400.000

Genel Toplam 400.000 0 400.000

(28)

Hedef İleri malzemeler ve işleme alanında araştırma altyapısı ve insan kaynaklarının güçlendirilerek verimli duruma getirilmesi hedeflenmiştir.

Sorumlu Birim

Performans Hedefi İleri malzemeler ve işleme alanında araştırma altyapısı ve insan kaynaklarının güçlendirilerek verimli duruma getirilmesi hedeflenmiştir.

Performans

Hedeflenen Gerçekleşen

1 İleri malzemeler alanında yapılan proje

sayısı Adet 3 3

Faaliyetler

1 İleri malzemeler alanında araştırma altyapısı ve

insan kaynaklarını güçlendirme faaliyeti 500.000 0 500.000

Genel Toplam 500.000 0 500.000

(29)

Hedef Elektronik haberleşme alanında araştırma altyapısı ve insan kaynaklarının güçlendirilmesi hedeflenmiştir.

Sorumlu Birim

Performans Hedefi Elektronik haberleşme alanında araştırma altyapısı ve insan kaynaklarının güçlendirilmesi hedeflenmiştir.

Performans

Hedeflenen Gerçekleşen 1 Elektronik haberleşme

alanında desteklenen

proje sayısı Adet 8 8

2 Elektronik haberleşme

alanında proje

gerçekleşme oranı Yüzde %100 %100

Faaliyetler

1 Elektronik haberleşme alanında haberleşme

altyapısı oluşturma faaliyeti 150.000 0 150.000

Genel Toplam 150.000 0 150.000

(30)

Hedef Her yıl bağış olarak verilen AB fonlarından her yıl en az 3 yeni proje ile yararlanılması hedeflenilmiştir.

Sorumlu Birim

Performans Hedefi Her yıl bağış olarak verilen AB fonlarından projeler ile yararlanılması hedeflenmiştir

Hedeflenen Gerçekleşen 1 AB fonlarından desteklenen

proje sayısı Adet 3 2

Faaliyetler

1 AB fonlarıyla ilgili proje üretme faaliyeti 0 35.000 35.000

Genel Toplam 0 35.000 35.000

(31)

Hedef Moleküler teknoloji ve biyoteknoloji alanında araştırma altyapısı ve insan kaynaklarının güçlendirilmesi hedeflenmiştir.

SORUMLU BİRİM

Özel Kalem

Performans Hedefi Moleküler teknoloji ve biyoteknoloji alanında araştırma altyapısı ve insan kaynaklarının güçlendirilmesi hedeflenmiştir

Performans Göstergeleri Ölçü Birimi

Hedeflenen Gerçekleşen 1 Moleküler teknoloji ve biyoteknoloji

alanındaki proje tamamlanma oranı Yüzde %100 %100

Faaliyetler

1 Moleküler teknoloji ve biyoteknoloji alanında araştırma

altyapısı faaliyeti 400.000 0 400.000

Genel Toplam 400.000 0 400.000

(32)

IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler

Başkanlığımızın 2011 yılı faaliyetlerine ilişkin verilerinden de anlaşılacağı üzere, Başkanlığımız sorumluluğunda bulunan kaynaklarla ne denli etkin ve verimli hizmet sunulmaya çalışıldığı açıkça görülmektedir.

B- Zayıflıklar

Daire Başkanlığımızın faaliyet dönemi içerisinde yürüttüğü işlemlerdeki iş süreçlerinin ( örneğin: İhale işlemleri ) uzunluğu ve bürokratik işlemlerin uzamasından kaynaklanan zaman kayıpları vb. birimler arası iletişim eksikliği gibi nedenlerden dolayı bazı sıkıntılar yaşanmaktadır.

V- ÖNERİ VE TEDBİRLER

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca kaynakların etkin kullanımı, mali saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim, izleme ve paylaşım gibi konularda yaşanabilecek sıkıntıları etkili bir uygulama ile minimuma indirmek gerekmektedir. Ayrıca İhale sürecinde karşılaşılan sorunların azaltılmasında yarar görülmektedir.

(33)

Ek–3: Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI ^[6]

Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;

Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.

Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.

Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır.^[7]

Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim.^[8] ( Kocaeli, …./…./ 2012 )

Tülay KOŞUCU

İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanı

[1] “Bakan sunuşu”, sadece merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ile sosyal güvenlik kurumlarının faaliyet raporlarında yer alır.

[2] Kamu idareleri, “misyon ve vizyon” alt bölümüne ilk stratejik planlarını hazırladıkları yıldan itibaren yer verirler.

[3] Üst yönetici tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı idare faaliyet raporuna eklenir.

[4]Yıl içinde üst yönetici değişmişse “benden önceki yönetici/yöneticilerden almış olduğum bilgiler” ibaresi de eklenir.

[5] Üst yöneticinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir.

[6] Harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı birim faaliyet raporlarına eklenir.

[7] Yıl içinde harcama yetkilisi değişmişse “benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgiler” ibaresi de eklenir.

[8] Harcama yetkilisinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir.

[9] Strateji geliştirme başkanlıklarında başkan, strateji geliştirme daire başkanlıklarında daire başkanı, strateji geliştirme ve malî hizmetlerin yerine getirildiği müdürlüklerde müdür, diğer idarelerde idarelerin mali hizmetlerini yürüten birim yöneticisi.