MKYS/KARAR DESTEK SİSTEMLERİ-İŞ ZEKASI MODÜLÜ ANALİZİ. Seyide ATAK

(1)

MKYS/KARAR DESTEK SİSTEMLERİ-İŞ ZEKASI

MODÜLÜ ANALİZİ

Seyide ATAK

(2)

MKYS

( MALZEME KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ)

(3)

KDS

(KARAR DESTEK SİSTEMLERİ İŞ ZEKASI)

MODÜLÜ

(4)

KDS

(KARAR DESTEK SİSTEMLERİ İŞ ZEKASI)

MODÜLÜ GİRİŞ

(5)

KDS

(KARAR DESTEK SİSTEMLERİ İŞ ZEKASI)

MODÜLÜ GİRİŞ

(6)

Sisteme Giriş Yetkisi:

• Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Genel Sekreterlikleri ve Bağlı Sağlık Tesislerinde görevli MKYS şifresi bulunan personel sisteme giriş yapabilir.

• Ekranda Kullanıcı Kimliği (TC Kimlik No) ve Parola girilerek sisteme girilir.

(7)

Önce ekranın sağ üst köşesindeki Kumanda Tablolarına tıklanır, daha sonra açılan ekranda Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemine tıklanır.

ANA SAYFA EKRANI

(8)

BİRLİK ANALİZ

Açılan ekranda sağ üst köşedeki Birlik Analiz butonuna tıklanır. Birlik/Bağlı Kurum adı seçildiğinde Genel Sekreterlik ve bağlı Sağlık Tesisleri düzeyinde çeşitli analizler yapabileceğimiz verileri içeren bir bilgi notu açılır.

(9)

Bilgi Notunda Genel Sekreterlik düzeyinde aşağıdaki başlıkları içeren analizler bulunur.

• Stok Kayıt Düzeni

• Aylar İtibariyle Stok Seviyeleri

• Net Hizmet Tahakkuk, Giderler ve İlaç ve Tıbbi Sarf Tahakkuk

• Fiili Stok Analizi

• Tüketim Analizi

• İlaç Ve Farmakolojik Ürünler ATC Koduna Göre Tüketim Analizi

• Medikal Malzemelerin Branşlarına Göre Tüketim Analizi

• Medikal Malzemelerin Cinsine Göre Tüketim Analizi

• Devir Detay Analizi

• Satın Alma Analizi

• Satın Alma Yöntemi Analizi

• Dayanıklı Taşınır Analizi

• Tüketim Malzemeleri Gurubu Analizi

(10)

Verilerin Aktarımı:

İş Zekası Karar Destek Raporlarında ekrandaki her tablonun altında bulunan «Dışa Aktar» butonu; verilerin excel ve diğer formatlara aktarılmasına ve detaylı analiz çalışmalarının yapılmasına olanak sağlar.

(11)

Birlik Stok Kayıt Düzeni:

Açılan sayfada birliğe ait MKYS ve TDMS Kayıt Düzenleri takip edilebilir. İlgili Genelge gereği (2008/75 sayılı Kurum Stok Kayıtları Genelgemiz) Genel Sekreterliklerimiz ve bağlı Sağlık Tesislerinde her türlü giriş ve çıkış işlemlerinin MKYS kaydının yapılması, giriş işlemlerinin mal kabülünden itibaren 10 gün içinde, her türlü çıkış işlemleri de takip eden ayın 6’sına kadar TDMS’ye bildirilmesi gerekir.)

(12)

Birlik Stok Kayıt Düzeni:

Kamu Hastaneleri Birlikleri Verimlilik Değerlendirmesi;

1-tıbbi, 2-idari, 3- mali,

4- kalite, hasta ve çalışan güvenliği ile memnuniyeti, 5-eğitim,

6-izlem, veri doğrulama ve kanıta dayalı gözlemsel değerlendirme kriterleri olmak üzere altı ana gruptan oluşur.

Bu gruplardan Mali Kriter ise;

MHY-01 Toplam Tahakkuk Geliri / Toplam Gider MHY-02 Net Borç / Net Hizmet Tahakkuk Tutarı MHY-03 Gelir Bütçesi Gerçekleşme Oranı

MHY-04 Gider Bütçesi Gerçekleşme Oranı MHY-05 Borçluluk Süresi

MHY-06 Tahakkukların Muhasebeleştirilme Süresi

MHY-07 Mevcut Stok Tutarı / Aylık Ortalama Tüketim Tutarı MHY-08 TDMS-MKYS Stok, Amortisman Hesapları Uyumu

MHY-09 Global Bütçe Dışı Diğer Tahsilat / Global Bütçe Dışı Diğer Tahakkuk MHY-10 Finansal Sürdürülebilirlik

(13)

Örnek bir analiz:

• Sağlık Tesisinin MKYS giriş fişlerini 2 ayda bir saymanlığa gönderdiği,

• MKYS çıkışlarını ise düzensiz olarak TDMS bildirdiği görülmektedir.

(14)

Fiili Stok Analizi:

İlgili ekranda Genel Sekreterliğin İlaç ve Farmakolojik Ürünler, Medikal Malzemeler, Laboratuvar Malzemeleri düzeyinde 2013, 2014 ve 2015 yıllarına ait ortalama aylık tüketim tutarı, toplam tüketim tutarı, stok düzeyi (gün), satın alma tutarı, stok tutarı ve devir bilgileri takip edilebilir.

(15)

Tüketim Analizi:

İlgili ekranda Genel Sekreterliğin İlaç ve Farmakolojik Ürünler, Medikal Malzemeler, Laboratuvar Malzemeleri düzeyinde 2013,2014 ve 2015 yıllarına ait ortalama aylık tüketim tutarı ve toplam tüketim tutarı bilgileri takip edilebilir.

(16)

İlaç Ve Farmakolojik Ürünler ATC Koduna Göre Tüketim Analizi:

İlgili ekranda Genel Sekreterliğin 2013,2014 ve 2015 yıllarına ait Uluslararası ATC kodlarına göre ortalama aylık tüketim tutarı, toplam tüketim tutarı, stok düzeyi (gün), stok tutarı bilgileri takip edilebilir.

(17)

Medikal Malzemeler Branşlarına Göre Tüketim Analizi:

İlgili ekranda Genel Sekreterliğin 2013,2014 ve 2015 yıllarına ait Medikal Malzemeler Branşlarına göre ortalama aylık tüketim tutarı, toplam tüketim tutarı stok düzeyi (gün), stok tutarı bilgileri takip edilebilir.

(18)

Medikal Malzemeler Cinsine Göre Tüketim Analizi:

İlgili ekranda Genel Sekreterliğin 2014 ve 2015 yıllarına ait Medikal Malzemeler Cinslerine göre ortalama aylık tüketim tutarı, toplam tüketim tutarı stok düzeyi (gün), stok tutarı bilgileri takip edilebilir.

(19)

Satın Alma Yöntemi Analizi:

Bu tablo ile Birlik Geneli ilaç, medikal malzeme, laboratuvar malzemelerinin hangi alım yöntemi ile alındığı analiz edilebilir.

Burada dikkat edilmesi gereken husus; 22-f Doğrudan Temin Yönteminin tercih edilme oranının yüksek olmaması, daha sıklıkla Çerçeve Antlaşma ve Açık İhale usullerinin tercih edilmesi gerekliliğidir.

Şekildeki örnekte 22-f (Doğrudan Temin) oranı %55,7 olarak görülmekte olup bu istenilen bir durum değildir.

(20)

KURUM ANALİZ MODÜLÜ

İlgili modülde Birlik Analiz Modülü ile aynı başlıkları içeren Sağlık Tesisi boyutunda analizler bulunur.

(21)

AYLIK TÜKETİM TAKİPLERİ MODÜLÜ

(22)

(23)

L01 Antineoplastik Ajanlar Tüketim Detay Tablosu:

MKYS/İş Zekasının Aylık Tüketim Takipleri ekranında bulunan L01 Antineoplastik Ajanlar Tüketim Detay Takip Tablosu incelenerek, bu ilaçların ayaktan hasta, yatan hasta, günübirlik tedavide ne kadar tüketildiği, buna göre TDMS’ deki fatura gerçekleştirmesi ve kemoterapideki seans sayısı ile uyumlu olup olmadığının takipleri yapılabilir.

Sağlık Tesislerinde L01 Antineoplastik ilaçlarla ilgili olarak Protokol Hizmeti ve Evde Sağlık Hizmeti olmadığından söz konusu tabloda L01 Protokol Hizmeti Tüketimi ve L01 Evde Sağlık Hizmeti Tüketimi verisi yer almamaktadır. Bu sütunlara veri olması sağlık tesislerinin tüketim türünü yanlış girdiklerini gösterir.

(24)

Kurum Göstergeleri Tablosu:

İlgili tablo sayesinde tüketim verileri kurum göstergeleri (Yatak Sayısı, Ameliyat Sayısı, Hekim Sayısı, Muayene Sayısı vb.) ile kıyaslanarak detaylı değerlendirmeler yapılabilir.

(25)

STOK ANALİZ MODÜLÜ

Hareket Görmeyen İlaç Ve Sarf Malzemelerin

Analizi:

(26)

Hareket Görmeyen İlaç Ve Sarf

Malzemelerin Analizi:

(27)

Hareket Görmeyen İlaç Ve Sarf Malzemelerin Analizi:

Excel Dosyasından analiz yapabilmemiz için gerekli sütunlar seçilir. Bir önceki yıldan Yıl Sonu Devri İle yeni yıla devir etmiş, yeni yılda hiç tüketilmemiş ürünler (Tüketim:0) seçilir. Veriler arasından Fiili Stok Tutarı büyükten küçüğe doğru sıralanarak stoklarımızda bulunan Hareket Görmeyen İlaç ve Tıbbi Sarf Malzemeler tespit edilebilir.

(28)

MKYS FİYAT SORGULAMA MODÜLÜ

(29)

MKYS FİYAT SORGULAMA MODÜLÜ

(30)

MKYS FİYAT SORGULAMA MODÜLÜ

Yaklaşık Maliyet Tespiti:

(31)

MKYS FİYAT SORGULAMA MODÜLÜ

Malzeme

Tanımı Barkod Jenerik Adı

KDV Dahil Alım Fiyatı

Alım Fiya tı

Alım Mikta rı

Kdv Dahil Toplam

Tutar Makbuz Tarihi Alım

Yöntemi Tedarikçi Firma İhale

Tarihi Kurum Adı DIKLORON 75

MG IM 10 AMPUL869952575

2253 Diklofenak sodyum 75 mg/3 ml IM Ampul

0,20 0,1940.000 8.122

Mart 15

Madde 19 (Açık ihale usulü)

GÜL ECZA DEPOSU SANAYİ VE TİCARET ANONİM

ŞİRKETİ Temmuz 14

BURSA DEVLET HASTANESİ

DIKLORON 75

MG IM 10 AMPUL869952575

0,20 0,1934.240 6.952

Şubat 15

BURSA ŞEVKET YILMAZ EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ

DIKLORON 75

MG IM 10 AMPUL869952575

0,16 0,1539.000 6.360

Ocak 15

Çerçeve Anlaşma (Münferit Sözleşme)

ŞİRKETİ Şubat 14

KAYSERİ EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ

DIKLORON 75

MG IM 10 AMPUL869952575

0,21 0,1930.000 6.221

Temmuz 15

ŞİRKETİ Şubat 15

VAN EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ

DIKLORON 75 MG IM 10 AMPUL

869952575 2253

Diklofenak sodyum 75 mg/3 ml IM Ampul

0,20 0,1929.700 6.030

Şubat 15

BURSA ŞEVKET YILMAZ EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ

DIKLORON 75

MG IM 10 AMPUL869952575

0,18 0,1634.000 5.985

Nisan 15

ŞİRKETİ Nisan 14

ÇANKIRI DEVLET HASTANESİ

DIKLORON 75

MG IM 10 AMPUL869952575

0,16 0,1436.000 5.630

Haziran 15

ŞİRKETİ Nisan 14

ADANA NUMUNE EĞİTİM VE ARAŞTIRMA

HASTANESİ

(32)

ABC STOK ANALİZİ ve ABC TÜKETİM ANALİZİ MODÜLLERİ

• Stokları parasal değerlerine bağlı olarak üç sınıfta toplamak yararlı bir yaklaşımdır. Bu yaklaşım ABC analizidir.

• A sınıfı malzemeler, tüm malzemelerin %15-20’ sinden oluşmakta, bu da toplam stok değerinin %75-80’ ine karşılık gelmektedir.

• B sınıfı ise toplam malzemelerin %20-25’ inden oluşup, toplam stok değerinin %10-15’ ini oluşturmaktadır.

• C sınıfı malzemeler ise toplam malzemelerin %60-65’ inden oluşup, toplam stok değerinin %5-10’ unu meydana getirmektedir.

• A sınıfı malzemeler, kritik veya yüksek değerli malzemeler olup çok sık (örneğin her gün) kontrol edilmeleri gerekir. B sınıfı malzemeler, orta değerli olup daha seyrek olarak (örneğin her hafta) kontrol edilmesi gereken, C sınıfı malzemeler ise, düşük değerli veya önemsiz olup çok seyrek olarak (örneğin her ay) kontrol edilmesi gereken malzemelerdir.

• Her kalem için stok değeri, o kalemin yıllık kullanım miktarının, birim

maliyeti ile çarpılması sonucunda elde edilir.

(33)

ABC STOK ANALİZİ ve ABC TÜKETİM ANALİZİ MODÜLLERİ

Açılan modülde “Üst Kurum Adı, İl Adı, Bağlı Birim/Birlik Adı, Kurum Adı, Bütçe, Yıl, Ay, Analiz Türü, Tutar Yüzdesi ve Miktar Yüzdesi” seçilerek “Uygula” butonuna basılır. Ayrıca “Ay”

kısmında seçim yaparken birden fazla ayı işaretleyebiliriz.

(34)

ABC STOK ANALİZİ ve ABC TÜKETİM

ANALİZİ MODÜLLERİ

(35)

STOK DÜZEYLERİ LİSTESİ MODÜLÜ

(36)

STOK DÜZEYLERİ LİSTESİ MODÜLÜ

(37)

STOK DÜZEYLERİ LİSTESİ MODÜLÜ

(38)

STOK DÜZEYLERİ LİSTESİ MODÜLÜ

(39)

STOK DÜZEYLERİ LİSTESİ MODÜLÜ

• Açılan tablo ile Genel Sekreterlik ve Sağlık Tesisleri düzeyinde İlaç, Sarf, İlaç/Sarf Stok Düzeyleri Ayrıca bir karne kriteri olan M07 Stok Düzeyi Puanı da bu ekranda güncel olarak takip edilebilir.

• Bu hesap yapılırken 22-f alımları stoklanmayan hasta başına alınan ürünler olduğun için stok düzeyi puan hesabına dahil edilmez. Örneğin;

Şekilde ilk satırda İlaç/Sarf Stok Düzeyi Gün(22-f

Hariç) 100 gün olan Sağlık Tesisinin Stok Düzey

Puanı:0 olarak hesaplanmıştır.

(40)

STOK DÜZEYLERİ LİSTESİ MODÜLÜ

• Stok Düzey Puanı:

• Gösterge kodu M-07 ve Gösterge adı Mevcut Stok Tutarı / Aylık Ortalama Tüketim Tutarıdır.

• Mali amacı Sağlık Tesisinde yüksek mal

kabullerinden kaynaklanan finansal riskleri

ortadan kaldırmak üzere ilgili mevzuat gereği

azami stok miktarıyla çalışılmasını sağlamaktır. Bu

işlem ilaç ve tıbbi sarf malzemeleri için uygulanır.

(41)

L01 ANTİNEPLASTİK AJANLAR STOK SORGULAMA MODÜLÜ

01.07.2015 tarihinden itibaren günübirlik kemoterapi tedavisinde kullanılan L01 Antineoplastik İlaçların sağlık tesislerimiz tarafından temin edilmesi zorunlu hale getirilmiş ve SGK tarafından Ek-4/H listesi yayımlanmıştır. İlaçlarının temini ile ilgili olarak sağlık hizmeti sunumunun aksamaması için satın alma süreçleri tamamlanıncaya kadar, genel sekreterliklerimiz ve bağlı sağlık tesislerinin temin edemedikleri ilaçlar ile ilgili olarak stok sorgulaması yapabilmelerini sağlamak amacıyla; “L01 Antineoplastik Ajanlar Stok Sorgulama” modülü oluşturulmuştur.

Buna göre Ek-4/H listesinde yer alan ilaçlar ilgili modülden

sorgulanacak, ihtiyaç veya stok fazlası olup olmadığına

bakılmaksızın birlik içi veya birlik dışı devir işlemi yapılacaktır.

(42)

L01 ANTİNEPLASTİK AJANLAR STOK

SORGULAMA MODÜLÜ

(43)

L01 ANTİNEPLASTİK AJANLAR STOK

SORGULAMA MODÜLÜ

(44)