KALİTE GÜVENCE ve YÖNETİM SİSTEMİ

(1)

Yükseköğretim Kalite Kurulu

KURUMSAL DIŞ DEĞERLENDİRMESİ

KALİTE GÜVENCE ve YÖNETİM SİSTEMİ

YÖKAK

Ön Ziyaret II. OTURUM

1 3 Ey lü l 2 0 2 1 1 0 : 4 5 -12: 45

(2)

Vizyonumuz

Ankara Hacı Bayram Veli Üniversitesi’nin vizyonu;

sosyal bilimler, kültür ve sanat alanlarında

toplumun gelişmesine liderlik eden bir üniversite olmaktır.

(3)

Misyonumuz

Ankara Hacı Bayram Veli Üniversitesi’nin misyonu bilim, kültür ve sanatın dönüştürücü gücünü

kullanarak; güçlü akademik birikimi, öncü vizyonu, ulusal ve uluslararası iş birlikleri, disiplinler

arası faaliyetler ve dijital teknolojilerin etkin kullanımı yoluyla bilgiye, kültüre ve sanatsal alanlara

yönelik çalışmalar üretmek ve bunu toplumun hizmetine sunmaktır.

(4)

Temel Değerlerimiz

•Araştırma odaklılık,

•Proaktif yaklaşımı benimsemek,

•Toplumsal değişimde öncü olmak,

•Sürdürülebilirliği ilke edinmek,

•Eğitim ve öğretimde yenilikçilik ve mükemmeliyetçilik,

•Öğrenci odaklılık,

•Şeffaflık,

•Yönetsel ve akademik faaliyetlerde özgürlükçü ve katılımcı olmak,

•Mesleki etik değerlerini benimsemek,

•Paydaşlarla iş birliğini önemsemek,

•Temel hak ve özgürlüklere saygılı olmak,

•Her türlü ayrımcılığa karşı duyarlılık,

•Milli ve manevi değerlere bağlılık,

•Ahlaki değerlere bağlılık,

•Doğa, çevre ve kültürel mirasa duyarlılık.

Ankara Hacı Bayram Veli Üniversitesi’nin temel değerleri;

(5)

Kalite Komisyonu

Prof. Dr. Ahmet Kibat ÇETİN

Kalite Komisyonu Başkanı – Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Kazım DEVELİOĞLU

Kalite Koordinatörü

Prof. Dr. Suna TİMUR AĞILDERE Edebiyat Fakültesi Dekanı

Prof. Dr. Selçuk KARAMAN

Uzaktan Eğitim Uygulama-Araştırma Merkezi Md.

Prof. Dr. Cem YAŞIN İletişim Fakültesi Öğr. Üyesi

Prof. Dr. Emine KOCA

Sanat ve Tasarım Fakültesi Öğr. Üyesi

Doç. Dr. Aykut GÖKSEL

İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Öğr. Üyesi

Doç. Dr. Pelin ÖZTÜRK GÖÇMEN Güzel Sanatlar Fakültesi Dekan Yrd.

Doç. Dr. Cevdet Merih EREK Edebiyat Fakültesi Öğr. Üyesi

Doç. Dr. Emine ÖNER KAYA Bankacılık ve Sigortacılık Yüksekokulu

Doç. Dr. Fatih YILMAZ

Polatlı Fen-Edebiyat Fakültesi Dekan Yard.

Doç. Dr. Vasfi HATİPOĞLU

Türk Müziği Devlet Konservatuvarı Müdürü

Doç. Dr. Pelin ÖZTÜRK GÖÇMEN Güzel Sanatlar Fakültesi Dekan Yardımcısı

Dr. Öğr. Üyesi Bengi Sermet SAYIN KORKMAZ Hukuk Fakültesi Öğr. Üyesi

Dr. Öğr. Üyesi Serra ERDEM

Lisansüstü Eğitim Enstitüsü Müdür Yardımcısı

Öğr. Gör. Dr. Hatice Gül ÖNDER Tapu Kadastro Yüksekokulu Öğr. Görevlisi

Öğr. Gör. Cihan YAZGI

Yabancı Diller Yüksekokulu Öğr. Gör.

Öğr. Gör. Serap MUTLU

Polatlı Sosyal Bilimler MYO Müdür Yardımcısı

Araş. Gör. Fulden Nuray KÜÇÜKERGİN Turizm Fakültesi

Kemal ŞAMLIOĞLU Genel Sekreter

Mustafa ARSLAN Strateji Geliştirme Daire Bşk.

Dilek KAPLAN Öğrenci Temsilcisi

(6)

Kalite Koordinatörlüğü

Prof. Dr. Kazım DEVELİOĞLU Kalite Koordinatörü

Dr. Öğr. Üyesi Emine BALCI Kalite Koordinatör Yardımcısı

Öğr. Gör. Dr. Hatice Gül ÖNDER Kalite Koordinatör Yardımcısı :

Öğr. Gör. Dr. Elif İLHAN

Akreditasyon Sorumlusu ve KİDR Sorumlusu

Dr. Öğr. Üyesi Güler KARAMAN Öneri-Şikayet Sistemi Sorumlusu

Öğr. Gör. Dr. Cemre Eda ERKILIÇ Akreditasyon Sorumlusu

Öğr. Gör. Dr. Başak GÖK Bilişim ve KGS Sorumlusu

Arş. Gör. Ali UÇAR PUKÖ Sorumlusu

Araştırmacı Köksal BAŞAR Kalite Koordinatörlüğü Personeli

(7)

KALİTE KOMİSYONU ORGANİZASYON ŞEMASI

(8)

Kalite Komisyonu Çalışma Grupları

➢ Araştırma-Geliştirme Çalışma Grubu

➢ Kalite Güvence Sistemi Çalışma Grubu

➢ Toplumsal Katkı Çalışma Grubu

➢ Eğitim-Öğretim Çalışma Grubu

(9)

Kalite Komisyonu Çalışma Grupları (Devam)

➢ Yönetim Sistemi Çalışma Grubu

➢ Akreditasyon Değerlendirme Çalışma Grubu

➢ Öneri-Şikayet Sistemi Çalışma Grubu

➢ Anket Çalışma Grubu (Oluşturulma Aşamasında)

(10)

Akademik ve İdari Birim

Kalite Komisyonları

➢ Tüm akademik birimlerde;

• Birim ve Bölüm düzeyinde kalite koordinatörleri

• Sekreter ve veri toplama sorumlusu

➢ Tüm idari birimlerde şube müdürü ve veri toplama

sorumlusu olarak iki temsilci

(11)

Kalite Komisyonu Tarafından Yürütülen Çalışmalar

1. Eğitim-öğretim 2. Araştırma

3. Toplumsal Katkı 4. Yönetim

5. Kalite Güvence S.

14:00 Toplantısında değerlendirilecek

15:30 Toplantısında değerlendirilecek

(12)

Kalite Güvence Sisteminin Oluşturulmasında Temel Alınan Referans Kaynakları

• Vizyon

• Misyon

• Temel Değerler

• Stratejik Plan

• Kalkınma Planları

• Paydaşlar

(13)

Kalite Güvence Sistemimizin Amacı

Üniversitemizdeki;

◦ Eğitim-öğretim faaliyetlerinde,

◦ Araştırma ve toplumsal katkı faaliyetlerinde,

◦ Yönetim/idari hizmetlerde,

kaliteyi güvence altına almaktır.

(14)

Kalite Güvence Sisteminde

Takip Edilen Alanlar ve Aşamalar

Kalite Güvence Sistemimizle:

1. Eğitim-öğretim faaliyetlerinin, 2. Bilimsel faaliyetlerinin,

3. Toplumsal katkının, 4. İdari hizmetlerin

performansları ölçülecek, izlenecek, değerlendirilecek ve geliştirilecektir. Bu faaliyetler

gerçekleştirilirken paydaş katılımı ve kuruma özgü uygulamalar geliştirme perspektifinden hareket

edilecektir.

(15)

Kalite Politikamız

Üniversitemize özgü kalite güvence sistemi ile misyon ve vizyonumuz doğrultusunda, eğitim-öğretim, araştırma, toplumsal hizmet ve yönetim süreçleri için temel değerlerden ödün vermeden, evrensel değerlere ve etik ilkelere dayalı ölçme, izleme ve sürekli iyileştirme hedefi doğrultusunda Üniversitemiz;

•Eğitim-öğretim faaliyetlerinde, öğrenmeyi öğrenme yöntemlerini ve dijital teknolojileri etkin bir şekilde kullanarak öğrenci merkezli olmayı; lisansüstü eğitim öğretimde nitelik ve niceliği artırarak ülkemizin ihtiyaç duyduğu bilim insanlarını yetiştirmeyi,

• Etki düzeyi yüksek yerel, ulusal ve uluslararası faaliyetler gerçekleştirerek, sürdürülebilir kalkınmaya katkıda bulunacak, bilgiye, kültüre ve sanata yönelik araştırma-geliştirme çalışmaları yapmayı,

• Uluslararası projeleri yaygınlaştırmak, öğrenci, öğretim elemanı hareketliliğini

artırmak ve uygulama ve araştırma merkezlerinin faaliyetleri yoluyla

uluslararasılaşmayı sağlamayı,

(16)

Kalite Politikamız (Devam)

Üniversitemize özgü kalite güvence sistemi ile misyon ve vizyonumuz doğrultusunda, eğitim-öğretim, araştırma, toplumsal hizmet ve yönetim süreçleri için temel değerlerden ödün vermeden, evrensel değerlere ve etik ilkelere dayalı ölçme, izleme ve sürekli iyileştirme hedefi doğrultusunda Üniversitemiz;

•Akademik birimlerin, uygulama-araştırma merkezlerinin ve öğrenci topluluklarının paydaşlarla işbirliği geliştirerek, yenilikçi ve özgün sosyal sorumluluk faaliyetleri yoluyla topluma katkı sağlamayı,

•Yönetici etkinliklerinde ve kaynakların yönetiminde ölçme, izleme ve sürekli iyileştirme süreçleriyle kurumsal amaçların performans sonuçlarına bağlandığı etkin, adil, şeffaf ve hesap verebilir bir yönetim kültürünün oluşturulmasını,

•Kalite güvence sistemiyle eğitim öğretimde, bilimsel araştırmada, toplumsal

katkıda, yönetimde ve uluslararasılaşmada ölçme, izleme yapmayı, gelişme

alanlarını tespit etmeyi ve geliştirilmesi gereken alanlarda iyileştirme

politikalarını üretmeyi, esas alır.

(17)

Alanlar ve Süreçler İlişkisi

Kalite Güvence

Politikalar, stratejiler ve hedefler

Stratejik Plan Amaç ve Hedefleri

Ölçme-İzleme

Stratejik Plan Performans Göstergeleri

Geliştirilmesi Gereken Alanlar

Hedef altında kalan alanların belirlenmesi

Gerekçelendirme ve İyileştirme

Gerekçelendirme: Hedef altında kalan alanların neden hedefi

tutturamadıkları bölüm akademik kurulu tarafından gerekçelendirilir.

İyileştirme Planı-hedefleri: Yeni hedefe ulaşmak için yapılacak faaliyetler belirtilir.

(18)

AHBVÜ KALİTE GÜVENCE SİSTEMİ PUKÖ

DÖNGÜSÜ

(19)

Amaç Hedef ve Hedef Kartı

2. Araştırmaların niteliğini yükseltmek 2.3. BAP Biriminin geliştirilmesi

Hedef Kartı 2.3.3. BAP Otomasyon Sisteminin tamamlanma oranı (%) 3. Toplumsal katkı faaliyetlerini

kurumsallaştırmak ve zenginleştirmek

3.1. Toplumsal katkı faaliyetlerinin ölçülmesi, izlenmesi ve geliştirilmesi için kurumsal desteğin artırılması

Hedef Kartı 3.1.1: Toplumsal Hizmet Faaliyetler Bilgi Yönetim Sisteminin tamamlanma oranı (%)

4. Kurumsal kapasitenin geliştirilmesi

4.5. İnsan kaynakları performans değerlendirme sisteminin kurulması ve insan kaynağına verilen eğitimin dijital ortamda gerçekleştirilmesi yoluyla

kurumsallaşmayı sağlamak

Hedef Kartı 4.5.1: İnsan Kaynakları Performans Değerlendirme Sisteminin tamamlanma oranı (%)

Stratejik Planda Kalite Güvence Amaç ve Hedefleri

(20)

Amaç Hedef ve Hedef Kartı

5. Dijital teknolojileri kuruma adapte etmek ve etkin kullanımını sağlamak

5.1. Eğitim-öğretim faaliyetleri ve danışmanlık hizmetlerini uzaktan öğretim ve yenilikçi eğitim teknolojileriyle destekleyerek hem öğrencilere ve hem de açık dersler yoluyla toplumun ilgili kesimlerine etkili, verimli ve tatmin edici öğrenme fırsatı sunulması

Hedef Kartı 5.2.1: Kurumsal Performans Sistemi Araştırma Modülünün tamamlanma oranı (%)

5.2. Araştırma iş birliği arayışlarının kolaylaştırılması ve önerilerinin alınması, araştırma faaliyetlerinin tasarlanması, yürütülmesi, izlenmesi ve sonuçlarının yayınlanması süreçlerinin tamamında dijital teknolojinin imkânlarından en üst düzeyde yararlanılması

Hedef Kartı 5.2.5: Gerçekleşen araştırma ve projelerin Kurumsal Performans Sistemi Araştırma Modülünde takip edilme oranı (%)

5.3. Üniversitemizin yönetim süreçlerinin daha etkili ve verimli olmasını sağlamak üzere uygun yeni dijital çözümlerin geliştirilmesi

Hedef Kartı 5.3.2: Kurum bünyesinde akademik, sanatsal ve topluma hizmet faaliyetlerinin dijital ortam üzerinden erişilebildiği, izlenebildiği ve etkilerinin değerlendirilebildiği Faaliyet Takip Sisteminin tamamlanma oranı (%)

Stratejik Planda Kalite Güvence Amaç ve Hedefleri

(21)

Amaç Hedef ve Hedef Kartı

Hedef Kartı 5.3.3: Yönetsel ve idari faaliyetleri (bilgilendirme, tanıtım, toplantı, teşvik ve destek vb.) izleyecek sistemin tamamlanma oranı (%)

Hedef Kartı 5.3.4: Kalite Güvence Bilgi Yönetim Sisteminin tamamlanma oranı (%) 5. Dijital teknolojileri kuruma adapte

etmek ve etkin kullanımını sağlamak

5.4. Kurumsal Yönetim Sistemlerinin etkili ve verimli kullanılması

Hedef Kartı 5.4.1: Mevcut bilgi sistemlerinin (Öğrenci Bilgi Sistemi, EBYS, Personel Bilgi Sistemi vb.) ortak rapor sağlayacak şekilde entegre edilme oranı (%)

5.4. Kurumsal Yönetim Sistemlerinin etkili ve verimli kullanılması

Hedef Kartı 5.4.2: Üniversitemiz ile YÖK, YÖKAK vb. kurumlar tarafından talep

edilen verilerin ve izleme panolarının üniversitemiz sistemleri tarafından otomatik oluşturulma oranı (%)

Stratejik Planda Kalite Güvence Amaç ve Hedefleri

(22)

Kalite Güvence Sistemi Kapsamında Yapılan Çalışmalar

1. Anket çalışma grubunun oluşturulması

• Paydaş iletişimlerinin güçlendirilmesi

• Veri analizi çalışmaları ve çalışma raporlarının yayınlanması

• Yönetici Anketi

• Öğrenci Memnuniyet Anketi

• Öğrenci Ders ve Öğretim Elemanı Değerlendirme Anketi

• Öğretim elemanı odak grup görüşmeleri vb.

• Diğer grupların izleme çalışmaları 2. PUKÖ şablonlarının hazırlanması

3. KGS politikalarının geliştirme çalışmaları

4. Çalışma Grubu Sorumluluğundaki performans göstergesi

(23)

Alanlar ve Süreçler İlişkisi

Eğitim-

öğretim Araştırma Toplumsal Katkı

İdari- Yönetim

Kalite Güvence

Politikalar, stratejiler ve hedefler

Ölçme-İzleme

Geliştirilmesi Gereken Alanlar

Gerekçelendirme ve

İyileştirme

(24)

YÖNETİM SİSTEMİNDE TAKİP EDİLEN ALANLAR

➢ İnsan kaynakları politikasına yönelik hedeflerin izlenmesi

➢ Finansal kaynakların yönetiminin süreç tanımlaması ve izlenmesi

➢ Bilgi edinimi, saklanması ve kullanılması için bilişim sistemi oluşturmak

➢ Bilgi güvenliğinin sağlanması

➢Dışardan temin edilen mal ve hizmetlerin uygunluğunun ve kalitesinin izlenmesi (personel memnuniyetinde alınan mal ve hizmetlerin memnuniyeti)

➢Kamuoyunu bilgilendirme süreç tanımlaması ve izlenmesi

➢Hesap verme yöntemleri ve mekanizmalarının oluşturulması

(25)

YÖNETİM SİSTEMİ KAPSAMINDA

PLANLANAN VE GERÇEKLEŞEN FAALİYETLER

➢ Stratejik planın uygulanmasının izlenmesi ve sonuçlarının değerlendirilmesi amacıyla;

"Strateji İzleme Kurulu" hazırlıkları yapılmaktadır.

(26)

YÖNETİM SİSTEMİ KAPSAMINDA

PLANLANAN VE GERÇEKLEŞEN FAALİYETLER

➢ Katılımcı Yönetim anlayışı çerçevesinde dış paydaşlarımızın envanterini

oluşturmak amacıyla Haziran 2021’de

"DIŞ PAYDAŞ ÇALIŞTAYI"

gerçekleştirilmiştir.

(27)

YÖNETİM SİSTEMİ KAPSAMINDA

PLANLANAN VE GERÇEKLEŞEN FAALİYETLER

➢ Danışma Kurullarının oluşturulması:

• Üst yönetim düzeyinde

• Akademik birimler düzeyinde (Fakülte, Konservatuar, YO ve MYO)

• Bölümler düzeyinde

• İdari birimler düzeyinde

(28)

ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ YÖNETİM SİSTEMİ PUKÖ DÖNGÜSÜ

AHBV VİZYONU

AHBV MİSYONU

KALKINMA PLANLARI

ORGANİZASYON YAPISI VE LİDERLİK

İDARİ KADRO YETKİNLİĞİ

YASAL MEVZUAT

İNSAN KAYNAKLARI

YÖNETİMİ

FİNANSAL KAYNAKLARIN

YÖNETİMİ

SÜREÇ YÖNETİMİ

BİLGİ YÖNETİMİ VE DESTEK HİZMETLERİ

YÖNETİM SÜREÇLERİNİN İZLENMESİ

(STRATEJİK PLAN PERFORMANS GÖSTERGELERİ, YÖNETİM SİSTEMİ PERFORMANS GÖSTERGELERİ, FAALİYET RAPORLARI, İÇ DENETİM RAPORLARI)

İYİLEŞTİRME ÇALIŞMALARI

(İÇ KONTROL, PAYDAŞ MEMNUNİYETİ, KURUMSALLAŞMA, KURUMSAL İMAJ, KURUM KÜLTÜRÜ)

-

SÜREKLİ DÖNGÜ

5 YILLIK DÖNGÜ

(29)

Stratejik Planda Yönetim Sistemi Amaç ve Hedefleri

AMAÇ 4

Kurumsal kapasitenin geliştirilmesi

Hedef 1 Fiziki altyapının güçlendirilmesi

• Yenilenen bilgisayar laboratuarı sayısını artırmak

• Yenilenen atölye ve laboratuar sayısını artırmak

(30)

Stratejik Planda Yönetim Sistemi Amaç ve Hedefleri

AMAÇ 4

Kurumsal kapasitenin geliştirilmesi

Hedef 2 Yeni bina inşası, mevcut binaların bakım, onarım ve renovasyonunun yapılması

• Bakım, onarım ve renovasyon faaliyetlerinin gerçekleşme oranı

• Yeni binaların ve alanların tamamlanma oranı Hedef 3 Stratejik teknoloji yatırımlarının yapılması

• Planlanan teknolojik altyapı yatırımlarının gerçekleşme oranı

• Planlanan iş süreçlerinin dijital ortama aktarılma oranı

(31)

Stratejik Planda Yönetim Sistemi Amaç ve Hedefleri

AMAÇ 4

Kurumsal kapasitenin geliştirilmesi Hedef 4 İnsan kaynaklarının eğitim yoluyla performanslarının artırılması

• Akademik personele verilen eğitimin artırılması

• Birim yöneticilerinin yöneticilik yetkinliklerinin artırılmasına yönelik eğitimin artırılması Hedef 5 İnsan kaynakları performans değerlendirme sisteminin kurulması ve insan kaynağına verilen

eğitimin dijital ortamda gerçekleştirilmesi yoluyla kurumsallaşmayı sağlamak

• İnsan kaynakları performans değerlendirme sisteminin kurulması

• Personel ve Yöneticilere dijital ortamda verilen eğitimlerin oranını artırmak

(32)

Stratejik Planda Yönetim Sistemi Amaç ve Hedefleri

AMAÇ 5

Dijital teknolojileri kuruma adapte etmek ve etkin kullanımını sağlamak

Hedef 1

Eğitim-öğretim faaliyetleri ve danışmanlık hizmetlerini uzaktan öğretim ve yenilikçi eğitim teknolojileriyle destekleyerek hem öğrencilere ve hem de açık dersler yoluyla toplumun ilgili kesimlerine etkili, verimli ve tatmin edici öğrenme fırsatı sunulması

• Dijital öğreticilik eğitimi alan öğretim elemanı oranını artırmak

(33)

Yönetim Sisteminde Süreçler

Süreçler Eylemler

Ölçütler, Sayısal Hedefler, Anketler

Yönetici Etkinliği Puanı: 4/5, Yönetici Anketi

Akademik Personel Öğretim Performansı: 4,5/5 (Öğrenci değerlendirme anketi) Akademik Personel Araştırma Performansı: %25 artış (Akademik Teşvik Puanı) Akademik Personel Kurul/Komisyon Hizmetleri Performansı: 4,5/5 (İlgili anket) Akademik Personel Memnuniyet Anketi: 4/5 (İlgili anket)

İdari Personel Memnuniyet Puanı: 4/5 (İlgili anket) Öğrenci Memnuniyet Puanı: 4/5 (İlgili anket)

Dış paydaş Memnuniyet Anketi Puanı: 4/5 (İlgili anket)

Finansal Kaynak Yönetimi Etkinliği: 4/5 (Akademik personel memnuniyet anketi) Mal/Hizmet Alımlarda Etkinlik: 4/5 (Memnuniyet anketleri)

Kamuoyu Bilgilendirme Memnuniyeti: 4/5 (İç ve dış paydaş anketleri)

Geliştirilmesi Gereken Alanlar Hedef altında kalan alanların belirlenmesi Gerekçelendirme ve İyileştirme

Gerekçelendirme: İlgili bireylerin ve birimlerin gerekçeleri

İyileştirme Planı-hedefleri: İyileştirme planları belirlenir.

(34)

Performans Ölçümü Çalışmalardan Bazı Örnekler

Performansı Ölçülecek Yöneticiler

Akademik Yöneticiler İdari Yöneticiler

Rektör ve yardımcıları Genel sekreter ve yardımcıları

Dekan ve yardımcıları Daire başkanları

Müdür ve yardımcıları Fakülte/MYO/YO/Enstitü Sekreterleri

Bölüm Başkanları

(35)

Anketlerden Örnekler

(36)

Yöneticilerin Performans Skorları Örneği

(37)

Memnuniyet Anketlerinin Sonuçlarından Örnekler

(38)