Organisation och uppdragsdirektiv för Biblioteken i Norrbotten 2021

(1)

1

Organisation och uppdragsdirektiv för Biblioteken i Norrbotten 2021

Vision för Biblioteken i Norrbotten

Vi ska göra Norrbotten till en mer upplevelserik plats att leva på

Den gemensamma värdegrunden

Inspirerande Berikande Möten Paus

(2)

1

(3)

1

(4)

1

Innehåll

Organisationen Biblioteken i Norrbotten 2

Utgångspunkt för vårt arbete 2

Avtal 2

Forum för samarbetet 3

Aktuella projekt 4

Arbetsgrupper Biblioteken i Norrbotten 4

2. Arbetsgrupp Katalog 7

3. Arbetsgrupp Kommunikation 9

4. Arbetsgrupp Polarbibblo 10

5. Arbetsgrupp Systemförvaltning 12

6. Arbetsgrupp GDPR 14

7. Arbetsgrupp Ung i Norrbotten 14

8. Digital transformation 15

Projekt Nya bibliotekssystem 2022 16

Deltagare i styr- och arbetsgrupper Biblioteken i Norrbotten 17

(5)

2

Organisationen Biblioteken i Norrbotten Utgångspunkt för vårt arbete

Vision: Vi ska göra Norrbotten till en mer upplevelserik plats att leva på.

Den gemensamma värdegrunden: Inspirerande Berikande Möten Paus

Alla biblioteksanvändare i Norrbotten ska erbjudas likvärdig service och tillgång till bibliotekens

mediebestånd och tjänster. Biblioteken i Norrbotten har gemensamma regler, avgifter och mediepolicy för samarbetet samt ett transportavtal. Med det digitala biblioteket Bibblo.se och webbplatsen

Polarbibblo för barn tillhandahåller vi digitala bibliotekstjänster för norrbottningarna. Genom samverkan vill vi erbjuda:

● Ett gemensamt mediebestånd för alla regionens invånare, ger ett större utbud och ökad tillgång till medier

● Hämta och lämna på valfritt folkbibliotek

● Unika och särskilda mediesamlingar blir tillgängliga för alla

● Ett bibliotekskort som gäller i alla regionens kommuner

● Digitala medier och tjänster så att biblioteket finns tillgängligt i hela regionen

Genom att samarbeta förbättrar och utvecklar vi bibliotekens tjänster och erbjuder likvärdig service till alla invånare i Norrbotten. Vårt arbete utgår ifrån:

● Kommunalt självbestämmande

● Bibliotekslag Bibliotekslag(2013:801)

● Regional biblioteksplan Regional biblioteksplan 2018-2021

● Avtal, planer, regler & rutiner samt arbetsgruppernas direktiv. Se dokumenten i ningen.

Länk > Arkiv

Avtal

Region Norrbotten och kommunerna har upprättat samverkansavtal för bibliotekssamarbetet Biblioteken i Norrbotten och slutit gemensamma avtal för system, licenser och e-medietjänster.

Under 2021 är följande system- och licensavtal aktuella för samarbetet:

Avtal (Leverantör) Avtalsansvarig Ansvar förvaltning, drift Transporter (PostNord) Piteå kommun Piteå bibliotek

Mikromarc (Axiell) Region Norrbotten Systemförvaltargruppen Navet (Skatteverket) Region Norrbotten Systemförvaltargruppen Saga/Bibblo.se (Axiell) Region Norrbotten Bibbloredaktionen Talande webb för Bibblo.se (Funka) Region Norrbotten Bibbloredaktionen Syndetic solutions (BTJ) Region Norrbotten Bibbloredaktionen E-böcker (Axiell media) Region Norrbotten Bibbloredaktionen Pressreader (Content Online) Region Norrbotten Bibbloredaktionen Cineasterna (FörlagEtt) Norrbottens e-nämnd Bibbloredaktionen Bibblix (Sambruk) Norrbottens e-nämnd Bibbloredaktionen

Ansvariga för Bibblix, Cineasterna och Pressreader adjungeras Bibbloredaktionen.

(6)

3 För Polarbibblo:

Support- och underhåll (Brigtnest) Region Norrbotten Polarbibbloredaktionen Hosting (Fortlax Datacenter) Region Norrbotten Polarbibbloredaktionen E-post, DNS, m.m. (Mirror) Region Norrbotten Polarbibbloredaktionen Var är Noras pulka? (R. & E. Zadissa) Region Norrbotten Polarbibbloredaktionen

Styrning och ledning

Ledarforum

14 folkbibliotekschefer och regionbibliotekschefen. Ledarforum fattar beslut om ekonomi och övergripande frågor. Ansvar för arbetet med biblioteksplaner, Regional läsfrämjandeplan, Kommunikationsplan samt Regel- och rutindokumentet.

Antal möten per år: 5(6) varav 1 möte är ett två-dagarsmöte på våren.

Datum 2021: 3/2, Helsingfors 24-26/3, 16/6, 25/8, 6/10 och 1/12.

Styrgrupp BiN

3 folkbibliotekschefer, regionbibliotekschefen och samordnaren för BiN. Ansvar för operativa beslut och visst delegerat ekonomiskt ansvar. Kommunerna turas om att ingå i styrgruppen och deltar i alfabetisk ordning efter kommunnamn. Mandatperiod för de kommunerna är 2 år. Antal möten per år: 10.

Styrgrupp Katalog

Cheferna för de 3 katalogisatörerna och samordnaren för BiN. Mötesfrekvens beslutas av styrgruppen.

Styrgrupp Bibblo.se

Cheferna för redaktionens medlemmar och samordnaren för BiN. Mötesfrekvens beslutas av styrgruppen.

Samordnare BiN

Samordnar och stödjer samarbetet Biblioteken i Norrbotten.

Samordnare arbetsgrupperna

Leder och ansvarar för arbetsgruppernas arbete.

Forum för samarbetet

Barnbiblioteksforum

För informationsutbyte och presentation av projekt, utvecklingsarbete, metodutveckling eller verksamhet i kommunerna. Genomförs varannan vår, jämna årtal mellan länskonferenserna, som ett tvådagarsmöte från lunch till lunch. De största kommunerna, Boden, Luleå, Piteå, turas om att vara värd. I

planeringsgruppen kan det även ingå representanter från andra och mindre kommuner. Älvsbyn står för värdskapet 2022, Jokkmokk 2024 samt Pajala 2026. Ansvarskommuner kan komma att ändras.

Bokbussforum

Bokbusspersonalens tillfälle för kompetensutveckling och att dela erfarenheter. Arrangeras av bokbusspersonal i länet. Genomförs vartannat år, jämna årtal.

(7)

4 Länskonferens

Bibliotekspersonalen i länet träffas för inspiration, berikande möten, kompetensutveckling samt paus och reflektion kring våra samverkansområden. Arrangeras av värdkommunen i samarbete med

Regionbiblioteket samt en representant från föregående värdkommun. Genomförs varannan vår, udda årtal. 2022 besöker vi Boden.

Forum styrgruppen och samordnarna

För gemensam reflektion, uppföljning och planering. Genomförs 2 gånger per år, vår och höst.

Aktuella projekt

Nya bibliotekssystem 2022

Biblioteken i Norrbottens nuvarande biblioteksdatasystem (Mikromarc) och webbportal för Bibblo.se (Saga) kommer inte att uppdateras av leverantören och läggs på sikt ner. Avtalen för Biblioteken i Norrbotten upphör 1 januari 2022. Bibliotekscheferna har fattat ett gemensamt beslut om införande av Koha som nytt biblioteksdatasystem från 2022 och en ny webblösning ska utvecklas för Bibblo.se. En projektorganisation har skapats, se organisationsbild i början av dokumentet. Mer information om projektet finns längre ner i dokumentet.

Polarbibblo, centrum för barns berättelser och skapande på meänkieli, samiska språk och svenska Projektet drivs av Regionbiblioteket under 2019-2021 i samarbete med Sametinget, Svenska

Tornedalingars Riksförbund – Torniolaaksolaiset, folkbiblioteken i Norrbotten och med stöd av Statens kulturråd. Målet är att utveckla webbplatsen till ett centrum för barns skapande för hela landet.

Polarbibblo ska ta emot och presentera innehåll på meänkieli med dess varieteter, samiska språk och svenska samt på sikt finska. I framtiden ska webbplatsen även ha ett innehåll och aktiviteter på övriga nationella minoritetsspråk, jiddish och romani chib med dess varieteter. Projektet består av tre delprojekt: Delprojekt IT, Delprojekt Innehåll och Delprojekt Organisation. Mer om projektet på Norrbotten.se.

Arbetsgrupper Biblioteken i Norrbotten

1. Bibblo.se 2. Katalog

3. Kommunikation 4. Polarbibblo.se 5. Systemförvaltning 6. GDPR

7. Ung i Norrbotten/Goodreads 8. Digital transformation

(8)

5

1. Arbetsgrupp Bibblo.se

Bibblo.se är bibliotekens gemensamma digitala bibliotek. Tillgänglighet och mångfald ska genomsyra verksamheten.

Bibblo.se ska:

● Tillhandahålla samt synliggöra de tjänster och utbud som folkbiblioteken erbjuder med ett digitalt fokus.

● Särskilt lyfta fram författare, litteratur, film, musik etc. som har anknytning till Norrbotten.

● Vara det gemensamma ansiktet utåt för Biblioteken i Norrbotten.

Uppdragsmål

1. Samarbeta med kommunikationsgruppen kring kommunikation och tjänster som förmedlas på eller via Bibblo.se. Redaktionen är adjungerad i kommunikationsgruppen.

2. Producera redaktionellt material till varje vecka.

3. Handleda och vid behov ordna träff/utbildning för lokalredaktörerna. Regionbiblioteksredaktören handleder och utbildar Bibblotipsare.

4. Ansvara för kontakten med Axiell gällande driften.

5. Ansvara för kontakt med BTJ/Syndetic solutions 6. Öka kunskapen hos personalen om Bibblo.se.

7. Arbeta med tillgänglighetsplanen.

8. Synliggöra de nationella minoritetsspråken och urfolkets språk.

9. Producera och kommunicera författarporträtt för att synliggöra den norrbottniska litteraturen varav hälften ska vara porträtt som synliggör de nationella minoriteterna och urfolkens språk och litteratur och med fokus på Norrbottens förvaltningsområden.

10. Följa upp användningen och halvårsvis mäta besöksstatistiken, genomsnittlig tid på sidan samt antal sidvisningar. Helårsstatistiken redovisas till årets första chefsmöte 2021.

11. Följa upp användning av bibblotipsen. I samarbete med redaktionen för Bibblo.se tar bibblotipsargruppen fram ett underlag på vad som ska mätas.

12. Säkerställa att GDPR efterlevs och följa utvecklingen av dataskyddsförordningen.

13. Delta i arbetet med nytt biblioteksdatasystem och portal.

14. Införa nytt kommunikationsverktyg. Översyn och rensning i Bibblogruppen på ningen Projektmål för Delprojektet portal

 Medverka i arbetet med upphandling av ny portal

 Ta fram ett förslag på innehåll och omfattning av redaktionens arbete från 2022 inför beslut i chefsgruppen

 Ta fram en plan på funktioner som ska finnas kvar och vad som ska tillkomma i ny portal

 Ta fram ett förslag på form och design i ny portal

 Medverka i arbetet kring upphandling av ny biblioteksportal och se över migrering av innehåll från nuvarande Bibblo.se

 Säkerställa rutiner enligt Dataskyddsförordningen/GDPR

 Utbilda folkbibliotekspersonalen i portalen

(9)

6

Arbetsgrupp Urval e-böcker Uppdragsmål

1. Följa utvecklingen nationellt i e-boksfrågor. Gruppen sköter kontakt med leverantör. Följa utvecklingen inför eventuell förnyelse av avtal.

2. Ann-Christin Cruuka, som är adjungerad samordnaren för BiN gällande statistik, ska redovisa lån mellan kommunerna månadsvis, hel- och halvår och e-boksstatistik för bestånd och utlån kommunvis, helår. Rapport lämnas hel- och halvårsvis som publiceras i ningen.

3. Ansvarig för e-bokfrågor ska följa utlån och kostnader för e-medier månadsvis. Personen ansvarar för att e-boksbudgeten hålls via inställningar på Axiell medias/Elibs adminsida. Förslag på ändring lämnas till styrgruppen. Beslut tas i chefsgruppen. Ansvarig för e-boksfrågor ska fördelas de arbetsuppgifter som krävs för en fungerande e-bokshantering i arbetsgruppen Urval e-böcker. Vid behov utvärdera arbetsfördelning, arbetsbelastning och arbetsflödet.

4. Ansvarig för e-boksfrågor och arbetsgruppen Urval e-böcker ska bistå med teknisk support för e- böcker gentemot personal. För teknisk support kan biblioteksanvändare vända sig till e-

boksgruppen eller folkbiblioteken som kontaktar e-bokgruppen när det egna kunnandet inte räcker till.

5. Ansvarig för e-bokfrågor ska samverka med och ingå som adjungerad i redaktionen för Bibblo.se som vidarebefordrar e-post som rör frågor om e-böcker till ebok@bibblo.se. E-boksansvarig meddelar Bibbloredaktionen vid större problem med e-böcker/appen Biblio.

Förutsättningar

● Det är viktigt för genomförandet att bibliotekscheferna tillåter att nödvändig arbetstid avsätts för arbetet med Biblioteken i Norrbotten.

● När en medlem i arbetsgruppen slutar, tillfrågas i första hand den kommun som personen tillhör, därefter lyfts frågan till chefsgruppen.

Budget

Redaktion Bibblo.se Kostnader

● 50 % huvudredaktör.

● 50 % regionbiblioteksredaktör med huvudansvar Norrbottensförfattare.

● Två kommunala redaktörer: vecka 1 och 2, 8 timmar/vecka och person, vecka 3, 12 timmar/vecka och person.

● Teknikansvarig: 1 timme/vecka.

● Lokalredaktörer: 1-2 timmar/vecka och person.

● Bibblotipsare 8 timmar/månad och person.

● Talsyntes Talande webb: 8095 kr (2020)

● Kompetensutveckling: 25 000 kr.

● Arbetstid, resor och merkostnader för träffar tillkommer.

● Kommunikationsgruppen finansierar kommunikationen av Bibblo.se.

Finansiering

● Kommunerna finansierar gemensamt 50 % huvudredaktör samt kompetensutveckling.

● 50 % regionbiblioteksredaktör med huvudansvar Norrbottensförfattare.

(10)

7

● Övrig kommunal redaktörstid samt teknisk support bekostas av de kommuner där redaktionens medlemmar har sin huvudsakliga arbetstid.

● Kostnad för portal finansieras av kommunerna enligt beslutad fördelningsnyckel.

Arbetsgrupp Urval e-böcker Kostnader

● Tidsåtgång: 2 timmar/person/vecka.

● 2 personer arbetar med urval + vid behov 1 extra resurs på finska och 1 extra resurs vid ledighet.

● Medel för kompetensutveckling för arbetsgruppen Urval e-böcker kan behövas under året.

Beslutas av chefsgruppen.

Finansiering

● Kommunerna avsätter pengar till e-boksbudget: 1 644 000 kronor. Kostnadsfördelning utifrån procentuell fördelning baserad på medieanslag.

● Gruppen urval e-böckers arbetstid är 2 timmar/vecka och person. Gruppmedlemmarna bekostas av de kommuner där personerna har sin huvudsakliga arbetstid.

Ansvarig Bibblix, Cineasterna och Presseader

Förvaltning och drift:

 Ansvarar för kontakt med leverantör vid fel på tjänst

 Viss supportfunktion till bibliotekspersonal

 Sammanställning av statistik

Finansiering

 Ansvariga bekostas av de kommuner där personerna har sin huvudsakliga arbetstid.

2. Arbetsgrupp Katalog

Från och med 2016 ingår Biblioteken i Norrbotten i Libris och där kostnadsfria poster hämtas. Katalogen är hjärtat i bibliotekens verksamhet. Katalogen ska vara användarvänlig och korrekt. Katalogen är ett viktigt arbetsredskap för personalen och för bibliotekens användare. Katalogen ligger till grund för hur samlingarna presenteras på Bibblo.se. Med fria poster från Libris får vi större möjligheter att använda posterna som vi själva önskar i olika sammanhang. Genom att ingå i Libris bidrar vi till arbetet för en gemensam nationell katalog.

Uppdragsmål

Katalogisatörernas uppdrag:

1. Katalogisera samt uppdatera poster i Libris 2. Upprätta och uppdatera lokala poster i MM3 3. Rensningar, rättningar mm i MM3

4. Fungera som kontakt och stöd för kommunernas katalogansvariga och registratörer

(11)

8

5. Informations- och utbildningsansvar i katalogfrågor för kommunernas katalogansvariga och registratörer, i samarbete med systemförvaltare

6. Representera BiN i nationella nätverk 7. Kontakt gentemot Libris

8. Regelbundna träffar, digitalt eller fysiskt, med biblioteken i länet

9. Delta i arbetet med nytt biblioteksdatasystem och portal samt stöd i mediefrågor vid övergång till Koha

Periodikaansvarigasuppdrag:

1. Lägga upp och justera gemensamma utgivningsplaner i periodikamodulen.

2. Lägga upp och avsluta abonnemang i periodikamodulen för alla bibliotek i länet.

3. Rätta och rensa i tidskriftsposterna.

4. Vara kontaktpersoner i periodikafrågor gentemot länets bibliotek och systemleverantören.

Projektmål för Delprojekt Katalog

 Förbereda katalogen för migrering (städning m.m)

 Upprätta och kommunicera plan för förberedande gallring av medier i kommunerna

 Efterkontroll i katalogen(efter migrering)

 Undersöka hur periodika hanteras i Koha

 Undersöka och förbereda för koppling Leverantör-Katalog, tillsammans med systemgruppen

 Undersöka hyllplaceringar i Koha, eventuellt gemensam klartext för alla bibliotek

● En e-postfunktionslåda (katalog@bibblo.se) finns för intern kommunikation.

● 0,9 tjänster för katalogisatörer finns i samarbetet.

● Kommunerna avsätter resurser för de två periodikaansvariga i kataloggruppen.

● Budget för kompetensutveckling avsätts i samarbetet.

Budget

Kostnader

● Periodikaansvariga arbetar bara med periodikafrågor.

● Katalogisatörerna ansvarar för kontakterna med KB/LIBRIS.

● Katalogisatörerna ansvarar för kontakter med Bibliotekscentrum som rör katalogärenden i samarbetet med systemförvaltargruppen.

● 0,9 tjänster för katalogisatörer.

● Periodikaansvariga: 2 timmar/person och vecka.

● Kompetensutveckling: 25 000 tkr.

Finansiering

● Kommunerna finansierar katalogisatörstjänsterna gemensamt.

● Periodikaansvariga bekostas av de kommuner där personerna har sin huvudsakliga arbetstid.

(12)

9

● Kommunerna bekostar gemensamt kompetensutveckling.

3. Arbetsgrupp Kommunikation

Kommunikationen ska synliggöra de gemensamma tjänster och utbud som biblioteken erbjuder och leda till en ökad efterfrågan på fysiska och digitala tjänster. Tillsammans är vi Biblioteken i Norrbotten.

Kommunikationen ska väcka medvetenhet om bibliotekens verksamhet och betydelse i samhället.

Kommunikationsarbetet ska synliggöra det analoga och digitala biblioteksrummet som en tillgänglig mötesplats.

En gemensam profil bidrar till att öka bibliotekens igenkänning och attraktionsvärde. Arbetsgruppen ska uppmuntra till användning av den grafiska profilen samt utveckla och utvärdera den. Arbetsgruppen stödjer och är delaktig i det regionala kampanjarbetet. Tillgänglighet och mångfald ska genomsyra kommunikationsarbetet.

Uppdragsmål

1. Ansvara för de länsövergripande kampanjer som är beslutad i kommunikationsplan för 2021.

Särskilda kampanjgrupper kan även utses, en representant från Kommunikationsgruppen ska sitta med i kampanjgruppen.

2. Utifrån den Regionala läsfrämjandeplanen 2020-2022 ge förslag till kommunikationsplan för 2022.

I förslaget ska även frågan om budget för marknadsföring av Bibblo.se och Polarbibblo.se tas med.

Presenteras för beslut på chefsmötet i juni.

3. Samordna och stödja det gemensamma kommunikationsarbetet. Vid behov ta fram informations- och/eller kommunikationsmaterial för Biblioteken i Norrbotten samt bidra ekonomiskt till lokala kampanjer. Vid behov anordna utbildning för personal, i samband med en kampanj eller som en insats för kompetensutveckling i kommunikationsarbete, utbildningen kan ske digitalt eller fysiskt beroende på innehåll och möjligheter.

4. Arbeta för att den grafiska profilen med manual och mallar förankras i kommunerna, så att Biblioteken i Norrbotten både på lokal och på regional nivå har ett gemensamt uttryck. Det är även kommunikationsgruppens uppgift att vid behov utvärdera användandet av den grafiska profilen och se till att den utvecklas.

5. Kommunikationsgruppen ansvarar för att bildbanken ämnad för kommunikationsmaterial utökas och underhålls. Nya bilder beställs i mån av budget och tid.

6. Presentera en övergripande årsredogörelse på chefsmötet i februari 2022 med antal aktiviteter och kostnader samt redovisa kommunikationsmedlen för Bibblo.se och Polarbibblo.se.

7. Hel- och halvårsvis sammanställa antal deltagare i regionala kampanjaktiviteter fördelat på ålder (0-18 år och 18+år). Om exakt antal deltagare eller ålder inte kan fastställas görs en uppskattning.

Följa upp och utvärdera annonskampanjer, metod för uppföljning bestäms av kommunikationsgruppen utifrån respektive kampanjs målsättning.

9. Införa nytt kommunikationsverktyg. Översyn och rensning i Kommunikationsgruppen på ningen.

Projektmål för Delprojekt Kommunikation

 Ta fram en kommunikationsplan för införandet av nytt biblioteksdatasystem och ny portal. Planen tas fram i samarbete med huvudprojektledaren och styrgruppen för Nya system 2022.

 Kommunicera bibliotekssamarbetet och övergången till nya system utifrån de aktiviteter som är beslutade i planen.

(13)

10

 Ta fram ett underlag till Bibbloredaktionen med de nyheter och förändringar som görs i samband med byte av bibliotekssystem och portal och som ska kommuniceras på Bibblo.se.

● Kommunikationsgruppen har det övergripande ansvaret och ska koordinera, samordna och stödja de kampanjgrupper som utses för respektive aktivitet. Kommunikationsgruppen ansvarar också för det gemensamma kommunikationsarbetet regionalt och när tillfälle ges nationellt.

● De lokala biblioteken genomför aktiviteter i samband med regionala kampanjer och ansvarar för det lokala kommunikationsarbetet på webben och i rummet.

Budget

Kostnader

● Budget: 125 000 kr* + eventuellt överskott från 2020

*varav 75 000 kr finansieras av folkbiblioteken och 50 000 kr av Regionbiblioteket.

Finansiering

● Kommunerna och Regionbiblioteket avsätter pengar till kommunikationsbudgeten.

● Kommunerna och Regionbiblioteket avsätter personaltid till arbetsgruppen och för de ytterligare arbetsgrupper som krävs för kampanjerna.

● Gruppens arbetstid är 4 timmar/vecka och person. Gruppmedlemmarna bekostas av de kommuner där personerna har sin huvudsakliga arbetstid. Adjungerade personer kallas in när deras respektive ämnesområde berörs.

4. Arbetsgrupp Polarbibblo

Webbplatsen Polarbibblo ska möta barnen där de är och ge dem en möjlighet att göra sin röst hörd.

Polarbibblo ska vara tillgängligt för alla. På webben kan vi aktivt medverka till att utveckla barns skrivande, ritande, locka till läsning och berättande.

Alla bidrag bemöts av en redaktör, och får därigenom alltid minst en läsare och möjlighet till publicering.

Bemötandet utgår ifrån respekt inför att barnet är en kompetent individ i sin egen rätt och ålder.

Publiceringarna bedöms utifrån Barnrättskonventionen, GDPR och diskrimineringslagen (2008:567) när det gäller etik och säkerhet.

Inom projektet Polarbibblo, centrum för barns berättelser och skapande på meänkieli, samiska språk och svenska ska webbplatsens teknik, innehåll och organisation utvecklas för att nå fler barn i landet. En betaversion av den nya webbplatsen lanserades 1 oktober 2020. Under 2021 ska webbplatsen fortsätta utvecklas och meänkieli och samiska språk ska läggas till. Redaktionen för Polarbibblo är en viktig part i projektet och för utvecklingen av det nya centrumet.

(14)

11

Uppdragsmål

1. Polarbibblo ingår i den övergripande kommunikationsplanen för 2021 och medverkar i relevanta kampanjer. Redaktionen beslutar internt om vad den kan bidra med i de gemensamma

kommunikationskampanjerna.

2. Utföra en aktivitet på Polarbibblo i koppling till lanseringen av samiska språk och meänkieli (preliminärt april 2021).

3. Statistik över besök och publicerade bidrag/ort i Norrbotten tas ut årligen till kommunerna för att göra en jämförelse av användandet i upptagningsområdet i stort. Mätningarna av besök och inskickat material per kommun fortsätter för att kunna göra jämförelser över flera år. Statistiken för oktober, november och december 2020 tas ut när funktionen blir tillgänglig på den nya webbplatsen.

4. Utveckling av Polarbibblo kommer att fortsätta under 2021 inom projektet Polarbibblo, centrum för barns berättelser och skapande på meänkieli, samiska språk och svenska. Huvudredaktören och redaktörerna ska fungera som referensgrupp. Huvudredaktören ska samordna möten och tillhandahålla underlag till projektet samt medverka i övergången till det nya Polarbibblo.

Huvudredaktören och redaktörernas roll kommer att utvecklas och förändras under 2021 med anledning av projektet.

5. Uppdatera utbildningsmaterialet Polarbibblo för bibliotekspersonal och även göra materialet tillgängligt på Digiteket.

6. Inför nytt kommunikationsverktyg. Översyn och rensning i Polarbibblogruppen på ningen.

7. Arbetet med GDPR utförs inom projektet Polarbibblo, centrum för barns berättelser och skapande på meänkieli, samiska språk och svenska

● Regionbiblioteket finansierar resursen huvudredaktör vars huvuduppgift är att tillsammans med övriga redaktionsmedlemmar arbeta med innehållet i Polarbibblo och att medverka i utvecklingen inom projektet. Luleå kommun utgör ansvarig arbetsgivare.

Förändring av huvudmannaskapet kan ske från 2022 när ny organisation är på plats.

● Kommunerna avsätter arbetstid för redaktörer, 10 timmar per vecka. Redaktörerna går in och hjälper varandra vid frånvaro mer än en vecka. Diskussion om förändringar i upplägget sker i chefsgruppen under 2021.

Budget

Kostnader

Huvudredaktör med systemansvar samt projektmedlem 100 %

 Samordna de kommunala redaktörerna och ansvara för intern kommunikation och schemahantering.

 Upprätthålla kvalitet och bemötande enligt redaktionens befintliga kultur.

 Ansvara för planering, genomförande och kommunikation, görs i samarbete med

Delprojektledare Innehåll för projekt Polarbibblo, centrum för barns berättelser och skrivande på meänkieli, samiska språk och svenska.

 Vid behov, och i mån av tid, bistå redaktörerna med att redigera bidrag.

(15)

12

 Kontakt med och rapportering till teknisk support som ansvarar för felsökning och att sidan fungerar.

 Uppföljning och rapportering.

 Försäljning/distribution av kommunikationsmaterial.

 Ansvarig för Bok- och tidningslotteriet.

 Medverka i utvecklingsarbetet inom projektet Polarbibblo, centrum för barns berättelser och skrivande på meänkieli, samiska språk och svenska. Mer specificerade projektuppgifter beslutas inom projektet i dialog med huvudprojektledaren och övriga delprojektledare.

Redaktörer Biblioteken i Norrbotten 10 timmar/vecka(9 timmar)

 Löpande redigera bidrag och ha dialog med användarna enligt överenskommen målsättning för att upprätthålla kvalitet.

 Delta i planering av verksamheten, bidra med idéer.

 Delta i möten som beslutas för redaktionen.

 Medverka som referensgrupp i projektet Polarbibblo, centrum för barns berättelser och skrivande på meänkieli, samiska språk och svenska.

Redaktörer

Sara Nilsson Westerdahl, Boden (1 timme) Gunilla Almqvist, Vuollerim/ Jokkmokk (2 timmar) Sanna Barsk, Kiruna (2 timmar)

Julia Åhl Kunto, Luleå (1 timme) Stina Ingvarsson, Piteå (1 timme) Emma Noréhn, Piteå (1 timme) Desirée Stensdotter, Piteå (1 timme) Finansiering

 Regionbibliotek Norrbotten finansierar 100 % huvudredaktör med systemansvar samt projektmedlem. Luleå kommun är ansvarig arbetsgivare under 2021 som part i Polarbibblo, centrum för barns berättelser och skrivande på meänkieli, samiska språk och svenska.

 Regionbiblioteket bekostar licens för Var är Noras pulka?: 10 000 kr (2021).

 Regionbiblioteket finansierar teknisk support och drift genom köpt tjänst av Brightnest och med underleverantör Fortlax Datacenter. Utvecklingen av den nya tekniska plattformen finansieras genom projektmedel. Organisation och finansiering av resurser för nya Polarbibblo beslutas inom projektet och i dialog med chefsgruppen.

 Kommunerna finansierar arbetstid för redaktörer, 10 timmar per vecka. Redaktörstiden bekostas av den kommun där redaktionsmedlemmen har sin huvudsakliga arbetstid.

 Arbetstid i samband med resor, resekostnader och merkostnader för träffar tillkommer och finansieras av respektive part.

5. Arbetsgrupp Systemförvaltning

Sedan 2013 samarbetar Biblioteken i Norrbotten i ett gemensamt biblioteksdatasystem. Mikromarc, leverantör Axiell, är det system som upphandlats och som används för ändamålet. Eftersom gemensam cirkulation är en av grundbultarna i samarbetet medför det att ett fungerande bibliotekssystem är en förutsättning för att samarbetet ska fungera och vi ska kunna ha Ett bibliotek i Norrbotten. Tillsammans

(16)

13

ska vi erbjuda ett utökat mediebestånd. Den gemensamma samlingen av medier ska göras mer tillgänglig och underlätta sökning och beställning av medier i hela Norrbotten.

Uppdragsmål

1. Löpande information- och supportansvar gentemot systemadministratörerna i kommunerna.

2. Löpande driftansvar för systemet. I detta ingår att utreda och/eller genomföra ändringar utifrån behov som lyfts av andra arbetsgrupper.

3. Dokumentera eventuella felaktigheter och brister genom att systematiskt registrera och följa upp ärenden.

4. Dokumentera och informera om vad som hänt under året i Mikromarc och vilka förbättringar som kommit samt vilka buggar som är kända

5. Löpande kontakt med leverantörerna i drifts- och utvecklingsfrågor. Ingå i Svenska användarrådet och aktivt delta i systemets förändringsprocess i Sverige.

7. Vid behov bistå i arbetet med nytt biblioteksdatasystem och portal samt stöd i mediefrågor (adjungerande).

8. Inför nytt kommunikationsverktyg. Översyn och rensning i systemgruppen på ningen.

Projektmål för Delprojekt System

 Medverka i arbetet med upphandling av nytt system (Upphandlingsgrupp)

 Delta på de nätverksträffar som KOHA Sverige arrangerar under 2021

 Ansvara för migrering och implementering av det nya systemet

 Ansvara för eventuell utveckling av nya funktioner inför implementering

 Upprätta arbetsrutiner för förvaltningsteam Koha

 Säkerställa arbetsrutiner enligt Dataskyddsförordningen/GDPR

 Upprätta en plan för utbildning av folkbibliotekspersonalen i systemet i samarbete med LTU

Förutsättning

 Avtalet för Mikromarc tecknades för perioden 2013-01-01-2015-12-31 och har förlängts fram till 2021-12-31. Efter beslut i chefsgrupp blir Biblioteken i Norrbottens framtida biblioteksdatasystem Koha.

 Det är viktigt för genomförandet att bibliotekscheferna tillåter att nödvändig arbetstid avsätts för arbetet med Biblioteken i Norrbotten.

 När en medlem i arbetsgruppen slutar, tillfrågas i första hand den kommun som personen tillhör, därefter lyfts frågan till chefsgruppen.

Budget

Kostnader

Årlig driftkostnad:

 Axiell: 514 164 kr 2020

 Axiell: 8000 kr/år för Bibcontrol

 Axiell: 5000 kr för drift och support gemensamt adressregister

Navet/Skatteverket: 5312 kr (2019) för löpande sökningar och uppdateringar av personuppgifter

 Kompetensutveckling: 25 000 tkr.

(17)

14

 Tidsåtgång: 8 timmar per person och vecka.

 SMS-avgifter samordnas inte regionalt, avtal sluts och bekostas av respektive kommun.

Finansiering

 Driftkostnaderna för bibliotekssystemet finansieras av kommunerna enligt fördelningsbeslut.

 Gruppmedlemmarna bekostas av de kommuner där personerna har sin huvudsakliga arbetstid.

 Kommunerna bekostar gemensamt kompetensutveckling.

6. Arbetsgrupp GDPR

Medie- och GDPR-arbete under 2021

Arbetsgrupperna inom Biblioteken i Norrbotten ansvarar för att säkerställa att GDPR efterlevs och följa utvecklingen av Dataskyddsförordningen.

I samband med projektet Nya system 2022 ska våra gemensamma tjänster och mediehantering kartläggas i syfte att förbättra och utveckla verksamheten. Medie- och GDPR-arbetet ingår i Delprojekt Medier inom ramen för projektet Nya bibliotekssystem 2022 med fokus på uppdatering av Regel-och rutindokument för Biblioteken i Norrbotten och säkerställande av avtal, dokumentation och rutiner för våra

gemensamma system.

Mer information om delprojektet finns längre ner i dokumentet.

 Det är viktigt för genomförandet att bibliotekscheferna tillåter att nödvändig arbetstid avsätts för arbetet.

 Kontaktansvariga för mediefrågor i kommunerna har ansvar att sprida information till sina

kollegor i respektive kommun gällande mediefrågor samt ändringar i Regel-och rutindokumentet.

Budget

Finansiering

Gruppmedlemmarna bekostas av de kommuner där personerna har sin huvudsakliga arbetstid.

7. Arbetsgrupp Ung i Norrbotten

Ung i Norrbotten är en digital mötesplats som vänder sig till läsare i åldrarna 13- 25 år. På webbplatsen kan unga kommunicera om litteratur, ge och ta emot boktips samt föra dialog med bibliotekspersonal på Biblioteken i Norrbotten.

Uppdragsmål

1. Ansvara för länsövergripande kampanjer 2. Ta fram nytt marknadsföringsmaterial

3. Kommunikation med unga norrbottningar om litteratur 4. Arbete med tillgänglighet

(18)

15

6. Följa upp användningen och mäta besöksstatistiken. Statistik redovisas på chefsmötet i december 2021

 Arbetstid 3 timmar/vecka och person

 En kontaktperson/personal på biblioteken per kommun

 Den grafiska profilen för BiN ska användas

 Det är viktigt för genomförandet att bibliotekscheferna tillåter att nödvändig arbetstid avsätts för arbetet med Biblioteken i Norrbotten.

 När en medlem i arbetsgruppen slutar, tillfrågas i första hand den kommun som personen tillhör, därefter lyfts frågan till chefsgruppen.

Budget

Kostnader

Från Kommunikationsbudgeten: 10 000 kr för marknadsföringsmaterial, kampanjer samt inköp av bokgåvor.

Finansiering

 Gruppens arbetstid är 3 timmar/vecka och person. Gruppmedlemmarna bekostas av de kommuner där personerna har sin huvudsakliga arbetstid

 Gruppmedlemmarna bekostas av de kommuner där personerna har sin huvudsakliga arbetstid.

8. Digital transformation

Arbetsgruppens uppdrag utgår ifrån de samtal och beslut som fattas av chefsgruppen om samverkan för gemensam digital verksamhetsutveckling och digital transformation. Inledningsvis ska ett förslag till ny vision för Biblioteken i Norrbotten tas fram. Visionen ska återspegla behovet av ett digitaliseringsarbete med målet att erbjuda kvalitativa bibliotekstjänster och service som utgår ifrån norrbottningarnas efterfrågan och för demokratins utveckling. Arbetsgruppen ska för chefsgruppen samordna digitala samtalscaféer för dialog om digitaliseringsarbete.

(19)

16

Projekt Nya bibliotekssystem 2022

Axiell Sverige AB har under den pågående avtalsperioden köpt upp Biblioteken i Norrbottens leverantörer av biblioteksdatasystemet Mikromarc och webbportallösningen Saga för Bibblo.se. Systemen kommer att upphöra på marknaden. Avtalen för systemen upphör i december 2021 och nya systemen ska vara i drift på biblioteken 1 januari 2022.

På chefsmötet den 26 augusti 2020 fattade chefsgruppen för Biblioteken i Norrbotten ett gemensamt beslut om att gå över till open source-systemet Koha som nytt biblioteksdatasystem från 2022. Till Koha koppas en portallösning. Koha är fritt att användas, inga licenskostnad utgår, och utvecklas genom initiativ från användarna inom Koha community. En upphandling ska göras för migrering samt för löpande drift och support. De 14 kommunerna har äskat och beviljats investeringsmedel att använda under 2021 för

systembytet.

Projektorganisation

April 2020 bildades en styrgrupp för projektet. Projektorganisationen fastställdes på chefsmötet 1 december 2020. Det finns en huvudprojektledare och därefter delprojektledare för respektive projektområde. Se bild över projektorganisation i början av dokumentet.

 Bibliotekscheferna avsätter nödvändig arbetstid för projektorganisationen, styrgrupp och delprojektgrupper.

 Bibliotekscheferna fattar de nödvändiga beslut som krävs för projektets fortskridande.

 Biblioteksdatasystemet (Mikromarc) och webbportal för Bibblo.se (Saga) kommer inte att uppdateras av leverantören. Avtalen upphör 1 januari 2022. Serverplats ska beställas, via Norrbottens E-nämnd och kommunernas ingång alternativt genom köp av serverplats via upphandlad leverantör för support- och underhåll av Koha.

 Upphandling av migrering från nuvarande system samt support- och underhåll görs av Region Norrbotten.

 Luleå tekniska Universitet under ledning av Ola Andersson kan bistå med upp till 12 timmar/månad under initieringsfasen vid arbete med underlag inför upphandlingen och därefter för stöd vid migrering samt för utbildning.

 Bibliotekscheferna ansvarar för att projektet går in i förvaltningsorganisation inom Biblioteken i Norrbotten från januari 2022 då Mikromarc och Saga har fasats ut.

Budget

Kostnader

 Styrgruppen upprättar och ansvarar för projektbudget med stöd av bibliotekschefsgruppen.

Finansiering

 Investeringsmedel finns avsatt i varje kommun under 2021 motsvarande 250 000 kr x 14 kommuner

= 3 500 000 kr.

 Under 2021 finansieras delprojektledare Portal och delprojektledare System med kommunernas investeringsmedel. Tjänsternas omfattning beslutas av bibliotekschefsgruppen.

 Delprojektledare Katalog finansieras av Haparanda.

(20)

17

 Huvudprojektledare, Delprojektledare Medier, Delprojektledare Kommunikation finansieras av Regionbiblioteket.

 Övriga projektkostnader finansieras genom kommunernas investeringsmedel.

Deltagare i styr- och arbetsgrupper Biblioteken i Norrbotten

Ledarforum

14 folkbibliotekschefer + regionbibliotekschef. Arvidsjaur: Kristina Sandström, Arjeplog: Christina Sundqvist, Boden: Fredrik Rönnberg, Gällivare: Anette Winblad von Walter (Kulturchef), Haparanda:

Anne-Maaria Saransalmi, Jokkmokk: Kristina Holmgren, Kalix: Margit Pettersson, Kiruna: Carina Bergsten, Luleå: Lena Lundberg Vesterlund, Pajala: Linnea Huhta, Piteå: Johan Söderberg, Älvsbyn: Maria Thysell, Överkalix: Josefine Jönsson, Övertorneå: Anna-Karin Luttu samt Regionbibliotek Norrbotten: Birgitta Markusson.

Chefsmöten 2021: 3/2, Helsingfors 24-26/3, 16/6, 25/8, 6/10 och 1/12 Styrgrupp BiN

Carina Bergsten, Kiruna (ordförande) Lena Lundberg Westerlund, Luleå Linnea, Huhta, Pajala(Ny från 2021)

Birgitta Markusson, Regionbiblioteket (sekreterare) Christina Stålnacke, Regionbiblioteket

Styrgrupp Katalog

Lena Lundberg Vesterlund, Luleå (ordförande) Johan Söderberg, Piteå

Fredrik Rönnberg, Boden

Christina Stålnacke, Samordnare för BiN Styrgrupp Bibblo.se

Johan Söderberg, Piteå (ordförande) Lena Lundberg Vesterlund, Luleå Birgitta Markusson, Regionbiblioteket Christina Stålnacke, Samordnare för BiN Samordnare BiN

Christina Stålnacke, Regionbiblioteket Bibblo.se

Hannele Kylmämaa, Luleå (huvudredaktör) Daniel Gunnestam, Piteå

Ulrika Persson, Luleå

Maria Öman, Regionbiblioteket

Teknisk support: Anders Fredriksson, Luleå Urval E-böcker

Ingela Karlsson-Broström, Luleå (samordnare) Beatrice, Löfstrand, Piteå

1 extra resurs vid ledighet vid behov

Anne-Maaria Saransalmi, Haparanda är resurs på finska vid behov

(21)

18

Ansvariga för Bibblix, Cineasterna och Pressreader adjungeras Bibbloredaktionen:

Ansvarig Bibblix(Sambruk), Malene Jensen & Sanna Barsk, Kiruna bibliotek

Ansvarig Cineasterna(FörlagEtt), Sofia Lundström, Kalix bibliotek (börjar sin tjänst den 11 januari) Ansvarig Pressreader (Content Online), Beatrice Löfstrand, Piteå bibliotek

Lokalredaktörer Bibblo.se Anna Blomgren, Arjeplog Emma Skarpsvärd, Arvidsjaur Maria Thorgren, Boden Vakant, Gällivare Pia Tohveri, Haparanda Gunilla Almqvist, Jokkmokk Linnea Olofsson, Kalix Mari Norberg, Kiruna Ulrika Persson, Luleå Carina Fagervall, Pajala Daniel Gunnestam, Piteå Maria Lundh, Älvsbyn Josefin Almfeldt Överkalix Carina Uusitalo, Övertorneå Bibblotipsare

Emma Skarpsvärd, Arvidsjaur Hilkka Horsma, Gällivare Annelill Vallin, Gällivare Malene Jensen, Kiruna Julia Kunto Åhl, Luleå Yvonne Nilsson, Luleå Magnus Svartvall, Luleå Kristian Priemel, Piteå

Solveig Nordmark, Övertorneå Katalog

Maria Flinkfelt, Piteå (samordnare) Katarina Wasberg, Luleå

Maria Thorgren, Boden Periodika

Annica Aasa, Luleå

Jenny Myrestam Linde, Piteå Kommunala Katalogansvariga Anna Blomgren, Arjeplog Erik Sieurin, Arvidsjaur

Kristina Sandström, Arvidsjaur Camilla Nyman, Boden Annelill Vallin, Gällivare Leena Kuukasjärvi, Haparanda Britt Mari Engström, Jokkmokk Anna Isacsson, Kalix

Mari Norberg, Kiruna Katarina Wasberg, Luleå Vakant, Pajala

(22)

19 Linnea Huhta, Pajala

Maria Flinkfelt, Piteå Maria Thysell, Älvsbyn Josefine Jönsson, Överkalix Carina Uusitalo, Övertorneå Kommunikation

Maria Öman, Regionbiblioteket (samordnare) Emma Noréhn, Piteå

Hannele Kylmämaa, Luleå Malene Jensen, Kiruna Adjungerade

Redaktör, Bibblo.se, adjungerad Redaktör, Polarbibblo.se, adjungerad Ung i Norrbotten, adjungerad

Kommunala kontaktansvariga för kommunikation Christina Sundqvist, Arjeplog

Kristina Sandström, Arvidsjaur Fredrik Rönnberg, Boden Ove Sundvall, Gällivare

Anne-Maaria Saransalmi, Haparanda Catrin Fjellström, Jokkmokk

Evy Nilsson, Kalix Malene Jensen, Kiruna Hannele Kylmämaa, Luleå Vakant, Pajala

Linnea Huhta, Pajala Emma Noréhn, Piteå Lisbeth Viklund, Älvsbyn Anna-Karin Nilsson, Överkalix Carina Uusitalo, Övertorneå Polarbibblo.se

Linda Nilsson Westerdahl, Regionbiblioteket (redaktör och systemansvarig) Teknisk drift och support: köpt tjänst

Kommunala Polarbibbloredaktörer Sara Nilsson Westerdahl, Boden Gunilla Almqvist, Vuollerim/Jokkmokk Sanna Barsk, Kiruna

Julia Åhl Kunto, Luleå Stina Ingvarsson, Piteå Emma Noréhn, Piteå Desirée Stensdotter, Piteå Systemförvaltare

Anders Fredriksson, Luleå (samordnare) Beatrice Löfstrand, Piteå

Anna-Stina Johansson, Gällivare Anna-Karin Luttu, Övertorneå

(23)

20 Kommunala Systemadministratörer

Anna Blomgren, Arjeplog Erik Seurin, Arvidsjaur

Kristina Sandström, Arvidsjaur Elisabeth Bergvall, Boden Anna-Stina Johansson, Gällivare Susanne Joki, Haparanda Catrin Fjellström, Jokkmokk Anna Isacsson, Kalix

Mari Norberg, Kiruna

Ingela Karlsson Broström, Luleå

Linnea Huhta och Carina Fagervall, Pajala Beatrice Löfstrand, Piteå

Maria Thysell, Älvsbyn

Anna-Karin Luttu, Övertorneå Josefine Jönsson, Överkalix GDPR

Ann-Christin Cruuka, Luleå Beatrice Löfstrand, Piteå Camilla Nyman, Boden

Christina Stålnacke, Regionbiblioteket

Kommunala kontaktansvariga för mediefrågor Erik Sieurin, Arvidsjaur

Kristina Sandström, Arvidsjaur Lena Eriksson, Boden

Annelill Vallin, Gällivare Nina Havbring, Haparanda Kristina Holmgren, Jokkmokk Anna Isaksson, Kalix

Lena Eriksson, Kiruna Katarina Wasberg, Luleå Linnea Huhta, Pajala Marianne Jonsson, Piteå Maria Thysell, Älvsbyn Josefine Jönsson, Överkalix Carina Uusitalo, Övertorneå Ung i Norrbotten

Mona Sjöberg- Johansson, Piteå(samordnare) Sandra Selberg, Boden

Desireé Stensdotter, Piteå Sara Nilsson Westerdahl, Boden

Kommunala kontaktansvariga för Ung i Norrbotten Vakant, Arvidsjaur

Vakant, Arjeplog

Sara Nilsson- Westerdahl, Boden Sandra Selberg, Boden

Annelill Mickelsson- Vallin, Gällivare Pia Tohveri, Haparanda

Vakant, Jokkmokk

(24)

21 Vakant, Kalix

Vakant, Kiruna Vakant, Luleå Vaknat, Pajala

Mona Sjöberg- Johansson, Piteå Desirée Stensdotter, Piteå Vakant, Älvsbyn

Vakant, Överkalix Vakant, Övertorneå Digital transformation Linnea, Huhta, Pajala

Marina Eklund, Regionbiblioteket Birgitta Markusson, Regionbiblioteket Christina Stålnacke, Regionbiblioteket Maria Thysell, Älvsbyn

Anna-Karin Luttu, Övertorneå