En doğru maliyet bilgisini sağlayan ve en etkin çalışan maliyet muhasebesi sistemini bulmak yönündeki çalışmaların belki de hiçbir zaman sonlanmayacağı düşünülmektedir. Gittikçe farklılaşan ve kompleks hale gelen ürün ve hizmetler nedeniyle günümüz iş dünyasında bu ürün ve hizmetlerin gerçek maliyetini bilmek daha da imkansız hale gelmektedir. Bir nevi, karmaşıklaşan ürün ve hizmetler maliyet muhasebelerinin de geliştirilmesinde başrol oynamaktadır. Gerçek maliyet hiçbir zaman elde edilemeyecek olsa da doğru maliyetin elde edilmesi, gerçeğe en yakın maliyet bilgisinin verilmesini sağlayan ve devamlı geliştirilen maliyet sistemleri ile mümkün olmaktadır.
Maliyet muhasebesinden sağlanacak göreli doğruluk, maliyetlerin kaynaklardan ürün ve hizmetlere yüklenmesinde kullanılan ve neden-sonuç ilişkisi arz eden maliyet faktörlerinin hem nitelik hem de nicelik açısından mükemmelleştirilmesine bağlı bulunmaktadır (Shannon ve Hansen, 2008:283). Bu amaçla geliştirilmekle birlikte FTMS’nin hem pahalı hem hantal hem de güncellemesi zor olması FTMS’nin geliştirilmesine olan ihtiyacı oluşturmaktadır. Daha yüksek doğruluk derecesine sahip, daha ekonomik (maliyet etkin), daha kolay uygulanabilir, daha esnek bir muhasebe sistemine olan bu ihtiyaç, bugünün işletmeleri için ZEFTMS ile belirli bir seviyede karşılanmış bulunmaktadır. Buna rağmen, küresel rekabet içerisinde her zaman daha iyinin peşinde olmak durumunda olan işletmeler için ZEFTMS’nin devamlı geliştirilmesinin gerekli olduğu görülmektedir.
ZEFTMS’nin geliştirilmesinden önce genellikle kullanılan FTMS, uygulama aşamasında birçok güçlüğe ve sorunlara neden olmaktadır. Bu çerçevede, FTMS’nin
uygulanmasında karşılaşılan güçlükler dört maddede özetlenebilmektedir (Van Den Berg, 2007:117);
1. FTMS için uygulamaya geçme aşamasında, bu sistemin düzgün uygulanabilmesi için gereken anket, mülâkat, araştırma ve benzeri işlemlerin gerçekleştirilebilmesi için çok zaman ve yüksek maliyet gerekmektedir.
2. Sistem ve yazılım güncellemesinin hem zaman hem maliyet açısından zor olması nedeniyle sistem, özellikle faaliyet değişikliklerine karşı, hantal bulunmaktadır.
3. FTMS’de, her faaliyet/etkinlik için sadece bir maliyet faktörü uygulanmaktadır.
4. Sistem sadece kullanılan kaynaklar üzerinden hesaplama yapmaya izin verdiği için atıl kapasiteye ve kullanılmayan kapasiteye ilişkin bir hesaplama imkânı vermemektedir.
FTMS’nin yukarıda yer verilen zayıf yönleri nedeniyle işletmelerin, ZEFTMS'ne yöneldikleri görülmekte olup aşağıda belirtilen hususlar ZEFTMS’nin tercih edilme nedenleri olarak ifade edilmektedir (Everaert, Bruggeman ve De Creus, 2008:128);
1. İşletmelerin kullanmakta olduğu kaynakların çok çeşitlilik göstermekte olduğu,
2. İşletmenin bu çok çeşitli kaynakları yüksek oranda farklılaşan çeşitli talepler için kullanmakta oldukları (sağlık müesseseleri, özel üretim yapan ve karmaşık/kompleks ürün üreten üreticiler, kamu kurumları),
3. Dinamik ve karmaşık iş ortamında bulunulması nedeniyle, en yüksek doğruluktaki maliyet bilgisine en yüksek hızda ihtiyaç duyulması.
FTMS’nin geliştirilmesinden günümüze kadar genel olarak FTMS, ürün ve hizmet maliyetlerinin tespitinde kullanılmaktadır. Bunun yanı sıra FTMS, ürün ve hizmetlerin maliyet hesaplamalarındaki kolaylık ve tutarlılıktan daha çok maliyet düşürülmesindeki fırsatları öne çıkarabilmesi nedeni ile tercih edilmektedir (Sievanen ve Tomberg, 2002:15). Faaliyet Tabanlı Maliyet Sistemleri, yüksek maliyetli faaliyetlere yöneticinin ilgisini ve dikkatini çekmekte, maliyetlerin bu faaliyet çerçevesinde değerlendirilmesini ve böylece maliyetler arasında ilişki ve bütünlük kurulmasını sağlayarak, istenen değeri oluşturmayan faaliyetlerin ve maliyetlerin sonlandırılmasına ya da bunlarda tasarrufa gidilmesine imkân sunmaktadır. Bu çerçevede, ZEFTMS’nin de FTMS’ne yönelik ihtiyaçlara cevap vermek üzere FTMS’nin mantığı üzerine bina edildiği düşünüldüğünde FTMS ile elde edilen yararlara ZEFTMS altında da ulaşılabileceği değerlendirilmektedir.
Faaliyet Tabanlı Maliyet Sistemleri, geleneksel maliyet sistemlerine göre daha etkili karar verme mekanizmasına yol açması nedeniyle önem taşımakta olsa da, öte yandan, FTMS’nde geçmiş maliyetlere bağlı kalınarak hesaplama yapılması nedeniyle, teknolojik ve diğer gelişmeler karşısında etkili olamamaktadır. Bu nedenle FTMS’nin, işletmelerin içerisinde bulunduğu şartları da göz önünde bulundurarak bu kapsamda revize edilmesi ve bu yönde esneklik kazanması gerekmektedir (Johnson ve Kirchain, 2009:175). Bu doğrultuda geliştirilecek faaliyet tabanlı sistemlerin, katma değer oluşturmayan, atıl faaliyetler yanı sıra katma değer oluşturan, etkin faaliyetler ve bu faaliyetlere aktarılan kaynaklar ve bunların maliyetleri hakkında da bilgiye sahip olması gerekmektedir. Söz konusu bilgilere sahip olacak yöneticiler, bu bilgilere sahip olmaları dolayısıyla işletme performansını daha iyi analiz edebilme şansına sahip olmakta ve işletmede gerçekleştirilmesi gereken tasarruf konularını daha iyi gözlemleyebilmektedirler. Ayrıca, ZEFTMS’nin FTMS’ye göre pazarlama maliyetlerini doğru hesaplayıp düşürücü önlemler almada daha yararlı olacağı ve stratejik pazarlamaya yönelik karar alma mekanizmasında etkili sonuçlar elde edileceği belirtilmektedir (Demireli ve Yılmaz, 2013:305).
İşletmelerde üretilen ürün ve hizmetlerin maliyetleri, sürekli bir biçimde zaman etkeni çerçevesinde değerlendiren ZEFTMS, bir departman tarafından yürütülen tüm faaliyetleri incelemekte ve bu faaliyetler için gereken toplam süreyi departman çalışanları tarafından ayrılabilecek toplam süre ile karşılıklı değerlendirerek bu süreler arasındaki farklılıkları ortaya çıkarmaktadır. Bu yönüyle, ZEFTMS'nin, geleneksel FTMS’nden özellikle kapasite belirleme açısından daha uygun bir yöntem olduğu görülmektedir (Barret, 2007:203). Zaman etkenini maliyetleme sistemi içerisinde ele alması dolayısıyla ZEFTMS, FTMS’ne göre daha doğru ve daha etkin bir atıl kapasite ve kullanılabilir kapasite bilgisi sağlamaktadır. ZEFTMS ile FTMS arasındaki en büyük fark, FTMS tarafından dikkate alınmayan atıl kapasite bilgisi ve maliyetinin ZEFTMS altında dikkate alınıyor olması olarak gösterilmektedir (Cengiz, 2011:55).
FTMS, hem süreç/proses gelişiminde hem stratejik/kritik maliyet tayininde aynı anda kullanılmakta ve çeşitli nedenlerden dolayı sorunlara neden olabilmektedir. Bu nedenler aşağıda sıralanmaktadır (Sievanen ve Tomberg, 2002:2);
1. FTMS’de faaliyetler genel çerçevede tanımlanmaktadır. Her ne kadar her bir faaliyet, birçok faaliyeti içinde barındıran bir büyük maliyet havuzu olsa da, FTMS altında, tüm bu havuz içindeki faaliyetler, ayrıntılı bilgilere yer verilmediği için tek bir maliyet havuzu içinde gösterilmektedir.
2. FTMS, faaliyetleri toplulaştırmak bir araya getirmek yerine, daha fazla ayrıntılı faaliyet ayrımına gitmektedir. Bu durumda, birinci maddede bahsedilen sorun aşılmış olmakla birlikte bu kadar fazla detaya sahip faaliyet ve maliyet havuzlarının bulunuyor olması çok daha pahalı ve çok daha karmaşık sistem oluşmasına neden olmakta, dolayısıyla bu karmaşıklıktaki sistemin güncellenerek hayatını devam ettirmesi çok zorlaşmaktadır.
3. FTMS, süreç analizlerini içerse de aslen faaliyetlerin etki alanlarını tam olarak detaylandıramamaktadır. İşletmelerde, bir ürün, üretim süreci içerisinde bir faaliyeti kullanıyor ve bu faaliyetin içindeki kaynakları tüketiyor ise doğal olarak bu faaliyetin öncesinde ve sonrasında bulunan faaliyetleri ve bu faaliyetlerin kaynaklarını da tüketiyor demektir. Ürün üretimi sürecinde yapılacak her bir değişiklikte süreç içindeki her bir faaliyetin kullanımı da farklılaşmaktadır. Ancak faaliyet kullanımında görülen bu yöndeki farklılaşma, aynı faaliyeti kullanarak üretim yapan diğer süreçlere etkisi bakımından incelenememektedir. Tam bir etki analizi için, FTMS dışında düşünerek, tüm süreçleri toplu biçimde değerlendirecek daha detaylı bir sistem gereksinimi doğmaktadır.
Muhasebe sistemlerinin, sadece maliyet bilgisi sunan sistemler olarak düşünülmemesi gerekmektedir. Muhasebe sistemlerinin maliyet düşürme fırsatlarını belirlemekten çok daha fazlasını yapmaları gerekmektedir. Bir işletme performansının, zaman, kalite ve maliyet gibi üç ana etken üzerinden değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu çerçevede, zamanı ve kaliteyi göz önüne alan tam zamanında üretim ve toplam kalite yönetimi gibi yöntemler işletmeler için ön plana çıkan kavramlar olarak karşımıza çıkmaktadır (Sievanen ve Tomberg, 2002:2). Dolayısıyla, bu ihtiyaçlar doğrultusunda, FMTS’ne, zaman etkeninin de eklenerek maliyet ile kalite arasında ilişki kurduğu değerlendirilen ZEFTMS geliştirilmiş bulunmaktadır.