Yeni Bir KKP Yazılımına İhtiyaç Duyulmasının Nedenleri

Geleneksel faaliyet tabanlı maliyetleme yöntemi birçok işletmede uygulanmasına rağmen sistemin kurulması ve güncelleştirilmesi konusunda çok sayıda işletmede zorluklarla karşılaşılmaktadır. Bunlardan en önemli zorluklar, yöntemin uygulanması için gereksinim duyulan verilerin toplanmasının maliyetinin yüksek olması, dağıtımlarda subjektiflik olması, yöntemin uygulanması ve güncelleştirilmesinin zor olması vb. gibi hususlardır (Kaplan ve Anderson, 2007: 1-3). FTM yöntemi işletmeler açısında çekici gözükmesine rağmen, genel kabul görmüş bir yöntem değildir. Yapılan araştırmalarda FTM yöntemi ortalamanın altında puan almış ve işletmelerin sadece %50 oranında uyum sağladığı tespit edilmiştir.

FTM işletme ortamını yansıtmalıdır. Gerçekleşen döneme ait fiili faaliyet ve gider miktarlarına göre mevcut model güncellenmeli, gelecekle ilgili verilecek kararlar, bu

123

güncel verilere dayandırılabilmelidir. Güncel olmayan bilgi ve varsayımlar içeren modellerin kullanılması uygun değildir.

Geleneksel FTM modelinde ölçümün zor olması karşılaşılan diğer bir sorundur. Modele yeni faaliyetlerin eklenmesi ile yeni faaliyetlere maliyet dağıtımının yapılması gerekmektedir (Kaplan ve Anderson, 2007: 4). Diğer bir sorun ise uygulamada karşılaşılmaktadır. Yapılan çalışmalarda uygulama konusunda ciddi sorunlarla karşılaşılmıştır. Bunlardan biri de, çalışanların faaliyetlerin yürütülmesinde harcadıkları zamanı %100 olarak rapor etmesi ve çalışılmayan veya atıl geçen süreleri raporlamamasıdır. Bundan dolayı maliyet etkenleri, kaynaklar tam kapasitede çalışırken hesaplandığı varsayılmaktadır. Dolayısıyla pratik kapasite, fiili kullanımı yansıtmamaktadır (Kaplan ve Anderson, 2007: 5). Bunun en önemli sebebi, FTM uygulanabilmesi için işletmede her faaliyet biriminde ve seviyesinde kaynak tüketimlerini ölçecek ve bu kaynakları doğru bir maliyet etkeni ile dağıtılmasını sağlayacak bir bilgisayarlı muhasebe paket programının mevcut olmayışıdır.

FTM yönteminin işletmelerde doğru şekilde uygulanabilmesi için; organizasyonların her aşamasında ihtiyaç duyulan bilgileri toplayan kaydeden, analiz eden, diğer departmanların kullanabileceği verilere dönüştüren, doğru zamanda doğru veri kullanılmasını sağlayan ve bunları içeren raporlar üretebilen Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) / Enterprise Resource Planning (ERP) sistemleri kullanılmalıdır.

KKP sistemlerinde FTM yöntemi kullanımı incelendiğinde uygulamada başarısızlıklarla karşılaşıldığı görülmektedir. Bu nedenle KKP sistemlerinin üretim yönetimi, faaliyet tabanlı maliyet muhasebesi, genel muhasebe entegrasyonu sağlanamamaktadır. Her faaliyetin tükettiği kaynakların muhasebe ve üretim faaliyet birimleri tarafından işletme, faaliyet, parti ve sipariş bazında ölçülmesi kaydedilmesi ortak kullanıma açılması ve raporlanması için bütünleşik bilgi sistemine ihtiyaç duyulmaktadır.

KKP yazılımlarında FTM yönteminin uygulamadaki başarısızlığının sebeplerini aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür;

124

• KKP yazılımlarının muhasebe maliyet modüllerinin ürettiği veriler yönetim muhasebesi odaklı olmadığından yönetimin ihtiyaç duyduğu raporları elde edememektedir.

• KKP projesinin uygulama aşamasında danışman desteği yeterli seviyede değildir. Ayrıca KKP yazılımının etkin kullanımı için işletmelerde nitelikli insan kaynağı mevcut değildir.

• Üretim ve hizmet işletmelerinde uygulanan KKP sistemlerinde proseslerde her iş emri için hazırlığa başlama, operasyona başlama, durma sebepleri ve iş emri tamamlama sürelerini çevrimiçi takip edebilecek alt sistemler bulunmamaktadır.

• KKP sistemlerinin sinir ağı olan muhasebe modülünü kullanan muhasebe yöneticilerin mamul üretim süreçleri hakkında yeterli bilgiye sahip değildirler.

• Muhasebe yöneticileri, muhasebe sistemlerini ağırlıklı olarak Maliye Bakanlığının istediği mali raporları üretmeye yönelik organize etmektedirler.

• Özellikle Türkiye’de yönetim muhasebesi odaklı finansal muhasebe sistem ve organizasyonu yapılandırma kültürü de gelişmemiştir. İşletmelerin çoğunluğunda Serbest Muhasebeci ve Mali Müşavirlerinin dışarıdan muhasebe işlemlerini takip ettiği göz önüne alındığında neden yönetim muhasebesi verilerinin üretilemediği anlaşılmaktadır.

• Mevcut KKP yazılımlarında faaliyet tabanlı maliyetleme yönteminin tasarlanmasında yalnızca standart maliyet verileri temel alınmaktadır. Oysa ki sipariş esaslı tasarıma dayalı üretim yapan işletmelerde çok çeşitli ürün üretildiğinden yalnızca standart verilerin kullanılması mümkün değildir.

• Mevcut KKP yazılımları finansal muhasebe, maliyet muhasebesi ve üretim modüllerinin entegrasyonunu sağlayamamaktadır.

• Mevcut KKP yazılımları yönetim muhasebesi raporlarını istenen ayrıntıda verememektedir. Şekil 19’da SAP yazılımının ürün maliyet raporu gösterilmiştir.

125

Şekil 19. “X” Şirketi SAP Maliyet Raporu

Mevcut KKP yazılımları incelenmiş ve esnek üretime yönelik faaliyet tabanlı maliyetleme uygulamasının mevcut olmadığı tespit edilmiştir. Esnek üretim yapan işletmelerde standart ürün olmadığı için standart verilerle maliyet hesaplamak mümkün olmamaktadır. İşletmeler özellikle sipariş alırken teklif maliyet analizi ve gerçekleşen üretim sonucunda ürün maliyetini hesaplayamamaktadır. Bu da esnek üretim yapan firmalarda fiili maliyet sisteminin tasarlanmasını gerekli kılmaktadır. Mevcut KKP yazılımlarında faaliyet tabanlı maliyetleme uygulamaları standart veriler üzerinden yapıldığı için esnek üretim yapan işletmeler bu yazılımlardan etkin olarak faydalanamamaktadır. Bu durum, fiili faaliyet tabanlı maliyetlemeyi içeren bir KKP yazılımının gerekliliğine işaret etmektedir.

FTM uygulanamamasının en büyük sebebi; muhasebe, üretim ve maliyet entegrasyonunun sağlanamamasından kaynaklanmaktadır. Öncelikli olarak FTM uygulanacak işletmenin hangi maliyet verilerini elde etmek istediği tespit edilmelidir. Örneğin; ürünün hangi faaliyetten ne kadar maliyet tükettiği ve bu maliyetin sabit ve değişken kısımlarının ayrıntısı hakkında rapor alınmak istenirse bu çıktılara göre sistem kurulmalı ve veri tabanı oluşturulmalıdır.

FTM sisteminin kurulması için alt sistemler oluşturulmalı ve süreç yöntemleri belirlenmelidir. Gerçekleştirilen harcamaların ön muhasebeye kayıt edilirken muhasebeleştirme entegrasyonu kullanılmamaktadır. Kullanılan işletmelerde de harcamanın ya da maliyetin hangi faaliyete ait olduğu bilinmediğinden ilgili faaliyet

126

merkezinin hesap detayı iyi organize edilememekte ve gerçekleşen maliyet, ilgili faaliyete aktarılamamaktadır. Direkt kaynakların ise mamul ya da sipariş ile bağlantı kurulamamaktadır.

Yeni bir KKP yazılımının gereklilik nedenleri sıralanırken mevcut KKP yazılımlarının karşılaştırılıp analiz edilmesi gerekirken aşağıdaki nedenlerden dolayı mevcut KKP yazılımlarının analizlerine yer verilmemiştir:

• KKP yazılımları karmaşık ve büyük bir sistem yapısına sahiptir.

• Çok sayıda KKP yazılımı vardır ve KKP yazılımlarının farklı faaliyet alanlarında her modülünün karşılaştırılması çok zordur.

• KKP yazılımını kullanan işletmeler, mali gizlilik ilkesi açısından bu yazılımların incelenmesine müsaade etmemektedir.

• Bilgi edinmek için çok sayıda KKP yazılımının incelenmiş olmasına rağmen gerekli belge ve raporlar şirketler tarafından paylaşılmamaktadır.

3.1.2. Faaliyet Tabanlı Maliyetleme Temelinde Kurumsal Kaynak Planlama