Kurumsal Kaynak Planlaması Uygulamasında Kritik Başarı Faktörleri

Başarılı bir KKP sistemi kurulumu için dört temel etken göz önünde bulundurulmalıdır. Bunlar (Mandal ve Gunasekaran, 2003: 275);

- Açıkça belirlenmiş işletme amaçları,

- Ortaya çıkacak değişimin ve proje riskinin çok iyi bir biçimde anlaşılması ve çalışanlara açıklanması,

- Lider yönetim anlayışı,

- Sıkı bütçe takibi.

Kurulumun başarısı için son derece önem taşıyan bu etkenler “kritik başarı faktörleri” olarak adlandırılan faktörlerin arasında yer almaktadır. Kritik başarı faktörleri, genel bir tanımla, işletmenin gelişebilmesi için işlerin mutlaka doğru ve yolunda gitmesi gereken kritik alanlar olarak tanımlanmaktadır (Nielsen, 2002: 22). KKP sistemleri açısından kritik başarı faktörleri ise başarılı bir KKP projesini gerçekleştirebilmek için başarıyla uygulanması gereken faktörleri ifade etmektedir. Tablo 5, KKP sistemleri için kritik başarı faktörleri olarak nitelendirilebilecek temel faktörleri göstermektedir.

90

Tablo 5. Kurumsal Kaynak Planlaması Sistemleri İçin Kritik Başarı Faktörleri KRİTİK BAŞARI FAKTÖRLERİ

Bilgi Teknolojisi Altyapısı Değişim Yönetimi Satıcı-Müşteri İlişkisi

Uygun Karar Alma Yapısı Kullanıcı Katılımı Yazılım Seçimi

Yönetim Yapısı Eğitim Bilgi ve Erişim Güvenliği

Üst Yönetimin Desteği Yeniden Yapılanma Donanım

Danışmanlar (Dışarıdan Sağlanan) ^{Yazılım Geliştirme, Test Etme ve}

Sorun Giderme

Departmanlar arası İletişim ve İşbirliği

Proje Ekibi Etkin İletişim Kurulum Yaklaşımı

Araştırma Teknik Bilgi ve İş Bilgisi Risk Yönetimi

Açıkça Belirlenmiş Hedefler Kültür Uyumlaştırma

Proje Yönetimi Performans İzleme ve Değerleme Beklenti Yönetimi

Kaynak: (Karagül, 2006: 65).

Tablo 5’te yer alan bazı kritik başarı faktörleri, diğer faktörlerin de başarılabilmesi amacıyla hayati bir öneme sahiptir. Bu faktörler aşağıda açıklanmıştır.

Bilgi Teknolojisi (BT) Altyapısı: İşletmenin bilgi yönetimi ve iletişim platformlarını oluşturmaktadır. BT altyapısının sağlam olması kurulacak herhangi bir bilgi sisteminin; özelde de KKP sisteminin başarılı olabilmesi için bir ön koşul olarak ifade edilmektedir.

Üst Yönetimin Desteği: KKP sistemlerinin kurulmasında ve kurulan sistemin başarıya ulaşmasında üst yönetim çok kritik bir rol oynamaktadır (Somers and Nelson, 2004: 258). Yönetimin projeye aktif olarak katılımı, vizyonu ve alt seviyelerdeki yöneticileri yönlendirmesi projenin sürdürülebilmesi için gerekli olan motivasyonu sağlayacaktır (Bradford and Florin, 2003: 209).

Proje Yönetimi: Başarılı bir KKP sistemi kurulumu başarılı bir biçimde uygulanan proje yönetimini gerektirmektedir. Proje yönetimi, amaçların açıkça belirlenmesi ve tanımlanması, çalışma planları ve kurtarma planlarının geliştirilmesi, projenin takibi, iletişim gibi hayati noktaları içermektedir (Umble ve Diğ., 2003: 245).

Değişim Yönetimi: İşletmenin örgüt yapısı ve süreçleri kurulacak olan sistemin yapısıyla, araçlarıyla ve sağlayacağı bilgi türleriyle uyumlu olmayabilir. Bu yüzden amaçlanan hedefler için temel süreçlerin yeniden yapılandırılması ve/veya yeni

91

süreçlerin geliştirilmesi söz konusu olmaktadır (Umble ve Diğ., 2003: 245). Değişimin, projenin ilk aşamasından başlayıp sistemin istenilen şekilde çalıştığının belirlenmesi aşamasına kadar planlanması, örgütlenmesi, koordine edilmesi ve kontrol edilmesi gerekmektedir.

Kültür: Aslında değişim yönetimi içinde yer alabilecek bir unsur olan kültür, yeni sistemlerin kurulması sırasında işletmelerin çalışma biçimlerini önemli derecede etkilediğinden ayrı bir kritik başarı faktörü olarak ele alınmaktadır. Kurulacak olan sistem örgüt yapısını değiştirmekte, bu da çalışanların çalışma biçimlerini ve birbirleriyle olan etkileşimlerini etkilemektedir. Bu yüzden değişimin sağlam bir strateji ve iyi tanımlanmış kuruluş yöntemleri üzerine dayandırılmış olması gerekmekte (Al- Mahsari ve Diğ., 2003: 361), ayrıca çalışanlara yeni sistemin işletmede yaratacağı değişimler ve bu değişimler sonucunda işletmenin varmak istediği hedeflerin anlatılması gerekmektedir.

Risk Yönetimi: KKP sistemlerinin kurulumunu başarısızlığa iten faktörler KKP literatüründe risk yönetimi faktörleri olarak adlandırılmaktadır. Kritik başarı faktörleri olarak adlandırılan faktörler aslında KKP sistemleri için olası birer risk faktörüdür. Üst yönetimin işletmedeki olası riskleri belirlemesi ve bu olası risklerin projenin başarıya ulaşmasında birer engel teşkil etmemesi amacıyla gerekli önlemleri alması gerekmektedir.

Beklenti Yönetimi: Başarılı sistem kurulumları kullanıcıların beklentilerinin başarılı bir şekilde yönetilmesiyle yakından ilişkilidir (Somers and Nelson, 2004: 260). Değişim yönetiminin bir unsuru olan beklenti yönetimi ile çalışanlara başarılı bir sistemin işletmeye kazandıracakları ve bu başarıyı sağlamada çalışanların rolleri benimsetilmektedir.

2.9.1. Kurulum Öncesi Dönemi Kritik Faktörler

Bu dönem, KKP sistemlerinin temelinin atıldığı dönemdir. İşletmenin vizyonu ve stratejik hedefleri doğrultusunda ortaya çıkan tetikleyici etmen, işletmenin üst yönetimi tarafından işletmenin lehine çevrilmesi için değerlendirilmelidir. Bu tetikleyici etmen, gereksinim nedeniyle doğmuş veya potansiyel fırsatların değerlendirilmesi için proaktif itme olarak üst yönetim tarafından yaratılmış olabilir.

92

Bu tetikleyici etmenler sonucunda, istenen hedeflere ulaşmayı sağlayacak kararlar alınır (Başkak ve Cetişli, 2003).

2.9.2. Yayılma Dönemi Kritik Faktörler

Bu dönemdeki etmenler, sistem kurulumunun "Ne" ile yapılacağından "Nasıl" yapılacağına geçişle ve rehber plânlarının değer zinciri yönüne odaklanan gerçek eylemlere dönüştürülmesi ile ilgilidir. Yayılma devresi, tüm kritik süreç ve çekirdek eylemlerin dokümantasyon, analiz, gelişme, kontrol ve yeniden tasarım fırsatlarının tanımlarını içerir. Bu eylemler; çalışanların yönetimi (yetenek, becerileri vb.), değişim yönetimi (organizasyonun değişime hazırlanması, dirençle bas etmek, iletişimi genişletmek, farkındalık vb.), takım geliştirme (eğitim bildirileri, ödül, kabul görme vb.), tekniğin ve araçların kullanımı (sorun çözme araçları, ölçüm araçları, gereksinim analiz araçları vb.) ve proje yönetim becerisi ile birleştirilir (Mashari ve Al-Mudimigh, 2002).

2.9.3. Kurulum Sonrası Dönemdeki Kritik Faktörler

Bu dönemde, kurulan sistemin değerlendirilmesi ve sürekliliğinin sağlanması söz konusudur. Birçok işletme, yapmış oldukları kurulumun başarısını değerlendirebilmek için kurulumun başında konulan hedeflere ulaşım derecelerini kullanmaktadırlar.

İşletme için uygun bir KKP paketinin seçimi, gerçekten büyük bir zorluk taşımaktadır. KKP sistemlerinin fonksiyonları birbirine oldukça benzemektedir. Alınacak paketin fonksiyonel olarak uyumlu olması; bir başka değişle işletmenin iş süreçlerini kapsayacak bir paket olması gerekmektedir (Karakanian, 1999). Paketin; işletmelerin imalat, finans, dağıtım, muhasebe, bilgi teknolojileri, insan kaynakları gibi fonksiyonlarını ne derece karşılayacağı önemlidir. Gereksinimleri, en iyi ve optimum

şekilde karşılayacak KKP paketi seçilmelidir.

Maliyet de üstünde durulması gereken bir konudur. Maliyet; paket satın alma, kurulum, eğitim hizmetleri, destek ve donanım maliyetlerini kapsar. KKP paketinin kurulum maliyeti, yazılım maliyetinin de üzerinde olabilmektedir. KKP paketinin alındığı yazılım ve danışmanlık firmasının sağlam ve güvenilir olması gerekmektedir.

93

Seçilecek kuruluş, işletme için gelecekte çok önemli ve kritik bir iş ortağı konumunda olacaktır (Sirinigidi, 2000).

Çağa ayak uydurabilmek ve yenilikleri takip edebilmek için, yazılımcı firmanın araştırma-geliştirmeye önem veren ve bu işe kaynak ayırabilen bir kuruluş olması gerekmektedir. Ayrıca, yazılımcı firmanın gelecekte de var olabilecek mali performansa sahip olması çok önemlidir. Paketin daha önce hangi işletmelerde kullanıldığı ve ne kadar başarılı olduğu da değerlendirilmesi gereken bir ölçüttür.

KKP paketi kurulumu sırasında ve sonrasında, yazılımcı firmanın vereceği destek hizmetlerinin de üzerinde durmak gerekmektedir. Bu hizmetlerin içine, teknik destek, yeni versiyonların kurulumu ve diğer yardımlar girmektedir. Bu destek hizmetleri; sistemin işlemesine, verimli çalışmasına ve gelişimine katkıda bulunmaktadır.

KKP sistemine geçiş, aşamalı bir biçimde yapılmalıdır. İşletmenin tüm mevcut sistemlerinin bir anda bir kenara bırakılıp, KKP sisteminin kullanılmaya başlanması yanlış bir stratejidir. KKP sistemine adım adım geçilmesi daha iyi sonuç vermektedir.

İşletmelerde KKP paketinin kurulması, 1–2 yıl kadar sürebilen bir süreçtir. KKP sisteminin kurulması için şu aşamalardan geçilmelidir (Pınar ve Erdem, 2002):

• Proje Ekibi Oluşturma: Danışmanlar ile birlikte çalışacak bir proje ekibi seçilir. Proje ekibi üyeleri, orta düzey yöneticilerden oluşturulmalı ve belli başlı departmanların temsilcileri bir araya getirilmelidir. Ekibin başında bir proje lideri bulunur. Proje liderinin kişiliği ve işyerindeki statüsü son derece önemlidir.

• Proje Hedeflerinin Belirlenmesi: Proje ekibi, çalışmalarını daha etkin bir şekilde sürdürebilmek için projenin hedeflerini saptamalıdır. Bu hedefler; yönetim, proje, sistem ve performans hedefleri olarak belirlenebilir. Böylece, proje sonunda varılmak istenen nokta saptanmış olur.

• İş Süreçlerinin Belirlenmesi: İş ve operasyonel analizler yapılarak işletmenin iş süreçleri belirlenir. İş süreçlerinin ortaya çıkmasıyla birlikte, işletmenin güçlü ve zayıf yanları belirlenmiş olur. Böylece, hangi süreçlerin değiştirilmesi veya kaldırılması gerektiği ortaya çıkar.

94

• İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması: İş süreçleri, organizasyonel yapı ve prosedürler daha basitleştirilerek düzenlenir. KKP sistemleri, basitleştirilmiş iş süreçleriyle çok daha verimli çalışmaktadır.

• KKP Paketi Kullanma Süreci: Yeniden yapılanmış iş süreçleri, KKP sisteminde tanımlanır. Yani iş ve görev tanımları yapılır. Sistem ara yüzleri geliştirilir, kodlar yazılır, raporlar ve prosedürler oluşturulur. Veri dönüşümleri ve girişleri yapılır.

Sisteme giriş hakları belirlenir. Böylece, organizasyonun işleyişi ile ilgili her şey KKP sistemine aktarılmış ve departmanlar arası uyum sağlanmış olur.

• Eğitim: Çalışanlara yeni sistemi kullanabilmeleri için sistemle ilgili eğitim verilir. Çalışanların sistemi etkin kullanabilmesi; sistemin verimli çalışması ve işletmeye yarar sağlaması gerekmektedir.

• Sistemi Çalışır Halde Tutma: Sistemin işleyişinin devamlı olması sağlanır, gerekirse danışmanların desteği alınır.