Yapı Kimyasalları Sektöründe Kullanılan Kimyasal Maddelere İlişkin Bulgular

O processo de leituras é bastante complexo e muito pormenorizado com o objetivo de satisfazer as necessidades dos diversos tipos de clientes. Trata-se de um processo bastante flexível apesar da sua extrema complexidade.

A Ilustração 9– Processo de Leituras esquematiza o processo de leituras de SAP IS-U utilizado no projeto Gás Natural Fenosa. Este vai desde a sua planificação, programação e controlo até a carga de leituras e posteriormente ao estado de leitura apta para cálculo.

Fonte: Sistema SAP IS-U

Analisando o esquema representativo do processo de leituras, verifica-se que existe uma associação entre o processo de leituras e o processo de faturação. Este facto deve-se a existência de um processo de cálculo em paralelo com o processo de leituras. É previsível que quando se gere um erro em faturação este origine problemas no processo de leituras, tal como um erro no processo de leituras gere problemas no processo de faturação.

Planificação Criação de ordens Ordens de cálculo Ordens de leitura Estimação da leitura Introdução da leitura Validação da leitura Resultado da leitura Cálculo Porção Unidade de Leitura Programação e controlo Calendário de Cálculo Calendário de Leitura

4.4.1.1 Planificação

A fase de planificação é realizada principalmente durante o processo de implementação do sistema IS-U na empresa. Este processo consiste na criação e gestão das porções e das unidades de leitura.

As porções e as unidades de leitura podem ser designadas de dados da planificação.

As porções agrupam todos os contratos que devem ser facturados na mesma data e com a mesma periocidade. Para cada porção é definido um calendário com as datas de faturação, ou seja, a porção traduz-se na programação da faturação. Dentro das porções encontramos as unidades de leitura, estas agrupam as instalações de uma porção com a mesma data de leitura planificada. Dentro da unidade de leitura existe a planificação das datas em que se devem realizar as cargas de leitura.

Uma porção pode conter diversas unidades de leituras consoante as datas das leituras planificadas.

4.4.1.2 Programação e controlo

A fase de programação e controlo consiste no processo de gestão da calendarização das datas de leituras planificadas e das datas de faturação. Além do processo de manutenção destes dados, é nesta fase que se realiza a criação de novas porções e de novas unidades de leitura.

4.4.1.3 Criação de ordens de leitura e de ordens de cálculo

A fase do processo de criação de ordens de leitura e de ordens de cálculo em geral é realizada através de um processo automatizado denominado de cadeia Batch. Este processo de cadeia Batch encontra-se posteriormente planificado e é executado diariamente. Nele constam todos os programas e transações que irão ser executados de forma a realizar as alterações pretendidas nos dados de todas as áreas do SAP IS-U.

Resumindo, a cadeia Batch executa um conjunto de Job’s. Dentro de cada Job estão informados diversos passos a serem realizados.

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É importante ter em conta que existem Job’s que apresentam dependências. Para estes casos é obrigatório que se tenham executado e concluido os seus Job’s antecedentes. São características como esta que permitem controlar a ordem de determinadas tarefas, fazendo com que os dados sejam corretamente carregados ou alterados no sistema.

Retomando ao tema da criação de ordens de leitura e de ordens de cálculo, conforme explicado, estas podem ser criadas através de um conjunto de Job’s executados na cadeia Batch diariamente. Mas, também, é possível realizar o processo de criação de ordens de leitura e de ordens de cálculo de forma manual através dos seguintes códigos de transação: EL06 - transação de criação massiva de ordens de leitura e de cálculo em simultâneo; e EL01 - transação de criação individual de ordens de leitura e de cálculo em simultâneo. Ao se criar uma ordem de cálculo para uma instalação, estamos a criar a informação de que a instalação necessita de ser calculada. Ao nível do sistema, ao ser criada a ordem de cálculo, esta é assignada a instalação pretendida.

Todas as ordens de cálculo apresentam uma data que corresponde ao dia em que o sistema deve efetuar o cálculo. O cálculo é realizado posteriormente através de um Job diário. Quando se cria uma ordem de leitura numa instalação, estamos a indicar que a instalação necessita que se efetue a carga de uma leitura na data indicada. Ao estarmos perante uma instalação que possui uma ordem de leitura criada e uma leitura corretamente carregada, podemos assumir que a ordem de leitura se apresenta completa.

Contudo, devemos ter em conta que existem equipamentos que apresentam diversos registadores. Para estes casos a ordem de leitura criada contem a informação que é necessário realizar uma carga de leitura para cada registador do equipamento. Só após se verificar que existem todas as leituras carregadas para todos os registadores existentes, para a data da ordem de leitura, se pode assumir que a ordem de leitura está completa.

4.4.1.4 Introdução da leitura e estimação da leitura

A fase de introdução de leitura ou estimação de leitura segue a mesma lógica da fase de criação de ordens de leitura e de ordens de cálculo. Esta também se efetua através do processo de cadeia Batch.

4.4.1.4.1 Introdução da leitura

O processo de carga de leituras realizado através da cadeia Batch é bastante complexo e apresenta muitas validações para que seja corretamente executado. Este processo é realizado através da cadeia Batch devido ao facto de os ficheiros diários de cargas de leituras oriundos das distribuidoras serem de grandes dimensões, contendo grandes volumes de registos de leituras a serem carregados. Estes ficheiros são diretamente recebidos no servidor do sistema que após o seu upload ira criar a condição de início de determinados Job’s associados ao processo de carga de leituras no sistema.

Estes Job’s irão efetuar a carga das leituras oriundas das distribuidoras em diversas tabelas provisórias dependendo do tipo de serviço e tipo de distribuidora. Por exemplo, as leituras de gás ou eletricidade são carregadas através de ficheiros distintos o que faz com que sejam carregados em tabelas provisórias diferentes.

Após se realizarem as cargas das leituras nas tabelas provisórias, são executados os Job’s que irão efetuar a carga das leituras nas respetivas instalações. Estes Job’s, antes de executarem as cargas de leituras nas instalações, irão verificar qual o seu estado atual. Dependendo das características das instalações os Job’s irão realizar diferentes ações de cargas de leituras:

- Nas instalações onde se verifica a existência de uma ordem de leitura nos trinta dias superiores ou inferiores (parâmetro ajustável) a data da leitura, é efetuada a carga da leitura corretamente na instalação com motivo de leitura 71 (Leitura periódica calculável); e

- Nas instalações em que não se verifica a existência de uma ordem de leitura, é efetuada na instalação a carga da leitura com motivo de leitura 09 (Leitura periódica sem cálculo).

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Mas, caso já exista na instalação uma leitura com motivo de leitura 09 e uma ordem de cálculo, é efetuada a carga de leitura com motivo de leitura 71 (Leitura periódica calculável).

Este processo encontra-se esquematizado na Ilustração 10 onde são mais perceptíveis as diferentes ações de validação de dados efetuadas nas instalações. Tal como os diferentes motivos de leitura gerados em cada caso.

Fonte: Elaboração própria

4.4.1.4.2 Estimação da leitura

Além do processo de cargas de leituras demonstrado, existe uma ferramenta que permite carregar nas instalações leituras estimadas.

Uma leitura estimada trata-se de uma leitura gerada automaticamente por o sistema através de um processo de estimação. O sistema efetua a carga de uma leitura estimada nas instalações que não apresentem uma leitura dentro do período de trinta dias previstos (ajustáveis).

Introdução de leitura Instalação

Existe uma ordem de leitura entre

30 dias

Não existe ordem de leitura entre 30 dias

Introduz-se uma leitura sem cálculo - ML 09 Não existe ordem

de cálculo e uma leitura - ML 09 Existe ordem de cálculo e uma leitura - ML 09 Introduz-se uma leitura para cálculo - ML 71 Introduz-se uma leitura para cálculo - ML 71

É bastante comum recorrer ao processo de estimação de leituras, pois em geral as distribuidoras realizam a recolha de leituras reais dos seus clientes em períodos de dois meses. Este procedimento por parte das distribuidoras faz com que surja a necessidade de se realizar a estimação de leituras tornando-se possível faturar mensalmente.

As leituras estimadas são criadas com uma característica que permite que estas sejam ajustadas posteriormente. Esta característica é bastante importante em casos onde se verifica que a leitura real posterior apresenta um valor igual ou inferior a leitura estimada.

Ilustração 11 – Exemplo de leitura estimada incorreta Fonte: Elaboração própria

Como se pode visualizar na Ilustração 11 a leitura estimada criada para o mês de Julho apresenta um valor registado superior ao da próxima leitura real em Agosto. Quando surge esta situação é necessário que o sistema realize a correção da leitura estimada, alterando o seu valor para que este seja inferior ao valor da próxima leitura real. Esta ação previne que surjam erros durante o processo de cálculo.

Junho _{•Leitura de equipamento Real = 150 kWh}

Julho _{•Leitura Estimada = 175 kWh}

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4.4.1.4.3 Leituras de Gás – Modelos

Outro aspeto a ter em conta do processo de carga de leituras está relacionado com o formato de envio das leituras de gás por parte das distribuidoras. Estas são carregadas no sistema com base em dois modelos distintos:

1º - Modelo de leituras

Neste modelo as leituras são carregadas na instalação com base na leitura existente no equipamento. Posteriormente, no sistema é realizado um cálculo de forma a obter o valor do consumo real.

De forma a ser possível determinar o valor do consumo real é necessário possuir um fator denominado de poder calorífico. Os valores do poder calorífico utilizados neste cálculo são carregados diariamente em uma tabela no sistema.

Para este modelo é necessário considerar que os registos de leituras do equipamento necessitam de ser sempre iguais ou maiores aos registos anteriores. Ou seja, o valor do registador do equipamento é sempre crescente.

Ao se efetuarem as cargas de leituras de gás pertencentes a este modelo, no sistema irão ser registados dois valores:

a) Leitura atual b) Leitura posterior

Através da diferença da leitura atual com a leitura posterior e multiplicando com o poder calorífico obtém-se o valor real do consumo.

Ilustração 12 – Formula de cálculo do consumo Fonte: Elaboração própria

Leitura atual Leitura anterior Poder Calorífico Consumo

2º - Modelo de consumos

Neste modelo são carregados diretamente no sistema os valores dos consumos e não as leituras registadas por os equipamentos.

Para este modelo não existe necessidade de se realizarem cálculos extra, o valor carregado no sistema é o consumo. Este já se encontra no formato necessário para se proceder ao cálculo.

4.4.1.5 Cálculo

A fase do cálculo é a que antecede o processo de faturação. Ao se realizar o cálculo de uma instalação ou de um contrato é criado no sistema um documento de cálculo. Este documento de cálculo contem todos os cálculos efetuados para uma determinada data. Os documentos de cálculo são necessário para que seja possível proceder a faturação de uma instalação ou de um contrato. É através destes documentos que se torna possível gerar os documentos de impressão (faturas).

O processo de cálculo é bastante sensível e ao mínimo erro de dados que o sistema detete já não é permitido efetuar o cálculo da instalação ou do contrato até que se retifiquem os dados que estão a originar o erro. Os utilizadores são responsáveis por proceder ao envio destes casos para as equipas de manutenção. Quando uma equipa de manutenção é responsável por reparar uma instalação, está necessita de realizar uma análise de forma a identificar qual o motivo do erro. Posteriormente são retificados os dados em conflito até que seja possível realizar corretamente o cálculo.

Durante este processo de análise e correção de dados o sistema possui uma opção que permite bloquear as instalações e os contratos para cálculo. Ao se ativar esta opção a instalação ou contrato bloqueado não pode ser alvo de determinadas ações automáticas realizadas por o sistema, tais como cargas de leituras, criação de ordens de leitura, ordens de cálculo e processos de cálculo. Desta forma, as únicas ações possíveis de se realizar são manuais.

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Contudo, esta opção de bloqueio irá também bloquear o processo de faturação. Para estes casos bloqueados o processo de manutenção é prioritário, de forma a se restabelecer o processo de faturação ao cliente o mais breve possível.

Ao nível de dados do sistema necessários para se poder realizar o cálculo nas instalações, estas devem conter três componentes. Tal como é demonstrado na Ilustração 13 estas componentes são: uma ordem de leitura, a respectiva leitura carregada e uma ordem de cálculo.

Ao realizar o cálculo através do código de transação EA00 o sistema irá verificar a existência das três componentes. Para os casos onde não existe alguma destas componentes, ao tentar efetuar o cálculo irá gerar-se um erro. Este error apenas deixa de existir até que seja inserida a informação em falta.

Ilustração 13 – Dados necessário para se efetuar o cálculo Fonte: Elaboração própria

Contudo, o processo de cálculo é bastante mais complexo. Existe também o tema dos períodos de cálculo que afeta o processo de cálculo de uma instalação ou contrato. Além dos três elementos indicados anteriormente é também necessário respeitar as regras dos períodos de cálculo.

Períodos de cálculo

Os períodos de cálculo representam um determinado período de tempo que irá ser calculado. Nos cálculos sequenciais de um contrato não devem surgir períodos de tempo vazios nem sobreposições de datas de cálculo.

Um período de cálculo de um contrato é determinado segundo as seguintes regras: Ordem de

Leitura Leitura

Ordem de

 Se o contrato vai ser calculado pela primeira vez, o período de cálculo começa com a data de alta da instalação;

 Se o contrato já possuir cálculos, o período de cálculo começa um dia depois da data final do último período de cálculo; e

 Nas operações de cálculo final ou mudança de contrato, o período de cálculo finaliza com a data de baixa do contrato.

Além destas regras existem casos que são exceções:

Para todos os equipamentos que estão atribuídos a uma instalação na data de alta da instalação deve efetuar-se uma leitura para a data de alta com o motivo de leitura 06 (ML 06 = Leitura de alta de contrato). Normalmente ao se dar uma alta de instalação é registado o resultado de leitura. Este pode não existir e ser apenas registado quando seja assignado um equipamento na instalação. Neste caso pode-se registar posteriormente o resultado de leitura que falta mediante a transação que permite modificar o documento de alta da instalação.

Para todos os registadores assignados a uma instalação para o último período de cálculo, deve existir um resultado de leitura preliminar. A data de leitura relevante para o cálculo é o fim do período de cálculo do último documento de cálculo. O motivo de leitura deve adequar-se a operação de cálculo do último documento (exemplo: o motivo de leitura “calculo periódico” na operação de calculo “calculo periódico”).

Normalmente, os resultados de leituras preliminares devem existir porque não se podem eliminar os resultados de leitura para os períodos que já estão calculados. O sistema não permite assignar um registador a uma instalação para um período já calculado.

Deve efetuar-se uma leitura numa data de baixa da instalação para todos os registadores que existam assignados na instalação para a data de baixa. O motivo de leitura deve corresponder a operação de cálculo (exemplo: motivo de leitura “leitura final” para a operação de calculo “leitura final”). Os resultados de leitura que faltam podem ser registados mediante a transação de modificar o documento de baixa de instalação.

A data de leitura relevante para cálculo, específica o final do período de cálculo ao realizar um cálculo periódico ou intermédio de uma instalação com registadores. Como

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consequência, todos os resultados de leitura que se relacionem com a ordem de cálculo devem coincidir com as suas datas de leitura relevantes para cálculo. E o cálculo só se pode realizar se existirem resultados de leitura para todos os registadores existentes no final do período de cálculo.