29.1.Yüklenici, bu sözleşmeden kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirirken İdarenin onayı ile sorumlu bir vekil atayabilir. Bu durumda Yüklenici, sözleşmenin imzalanmasından sonra İdarenin uygun göreceği bildirim süreleri ve koşullar dahilinde noterlikçe tanzim edilecek yetki belgesi ile birlikte yetkili temsilcisinin (yüklenici vekili) adi, soyadı, adres ve telefonlarını İdareye bildirmekle yükümlüdür.
29.2. Yüklenici vekili, muayene ve kabul işlemleri ya da montaj işlemleri sırasında, İdarenin yetkili birimleri veya komisyonları ile birlikte çalışacaktır.
Madde 30 – Denetim, muayene ve kabul işlemleri 30.1.
30.1. 4734 sayılı Kanuna göre yapılan ihalelere ilişkin Mal Alımları Denetim, Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik hükümlerince;
a) İmalat ve Üretim süresinde Ara Denetim Muayeneleri b) Teslimat sonrasında, teslim adresinde fiziksel muayeneler,
c) Teklif edilen teçhizatın montajı sırasında kontrol teşkilatı muayeneleri d) Geçici kabul muayeneleri,
e) Garanti süresinin sonunda kesin kabul muayeneleri, yapılacaktır.
Ara Denetim Muayeneleri:
Birim Fiyat Teklif Cetvelinde geçen Video Matriks Sistemi ve Aksesuarları, Devamlılık Masası ve Aksesuarları, Multiviewer Tip 2, Sistemi Multiformat Audio Router Sistemi ve Voice-Over-Audio Processor Ünitesi için ara denetim muayeneleri yapılacaktır.
Ara Denetim Muayenesi İdarenin görevlendireceği personel ve Yüklenici temsilcilerinden oluşan heyetçe Üretici fabrikasında yapılacaktır. Bu iş için görevlendirilen personelin her türlü masrafı İdare tarafından karşılanacaktır.
Yüklenici, ara denetim muayenelerine hazır olan teçhizatın muayene başlangıç tarihini 20 (yirmi) gün önce İdareye bildirecektir. İdare yüklenicinin bildirmiş olduğu muayene başlangıç tarihi itibariyle 7 (yedi) gün içinde muayene heyetini üretimin yapıldığı yerde bulunduracaktır.
Malzemenin muayene için kabul heyetine arz edilmesi sözleşmedeki teslimat
programına göre yapılacak olan sevkiyatı ve teslimatı hiçbir zaman geciktirmeyecek şekilde planlanacak ve muayeneye yeterli zaman ayrılacaktır. Muayene zamanının geç bildirilmesi veya muayenelerde sözleşmeye uymayan hususların görülmesi halinde, teslimatın zamanında yapılmamasından Yüklenici sorumlu olacaktır. Bu durumda yükleniciye süre uzatımı verilmeyecektir.
Yüklenici ara denetim muayenesinde yapılacak muayene, ölçü ve ölçü metotlarını muayene başlangıcından en az 15 (on beş) gün önce İdareye bildirecek ve idarenin mutabakatını alacaktır. TRT bu prosedürü olduğu gibi veya gerekli gördüğü değişikliklerle onaylayarak yükleniciye 7 (yedi) gün içinde iade edecektir.
Ancak görevlendirilen heyet tespit edilen ölçüler dışında lüzum gördüğü başka ölçü ve muayeneleri de isteyebilecektir. Yüklenici bunları yerine getirmekle yükümlüdür.
Yüklenici ara denetim muayeneleri için gerekli bütün doküman, alet, edevat ve ölçü aletlerini muayene heyetlerine temin edecektir. Gerek bu alet ve edevatın kullanılması ve gerekse muayene heyetince yapılmasına lüzum görülen işler için Yüklenici hiçbir ücret ve masraf talep etmeyecektir.
Yüklenici, Teknik Şartnamede belirtilen esaslar dahilindeki teknik dokümanlardan 1 seti ara denetim muayenesi sırasında hazır edecektir. Muayene heyeti dokümanlardaki eksik ve cihazlara uymayan kısımları belirleyerek müteahhide bildirecektir.
Muayene heyeti tarafından, teçhizattaki malzeme ve işçilik gözle ve mekanik olarak incelenerek, sözleşme ve eklerindeki istekleri karşılayıp karşılamadığı tespit edilecektir.
Sistemin genel yapısal özelliklerini bozmamak kaydı ile belirlenen bütün eksik ve kusurlu işler ile sözleşme aşamasında teknik protokolle belirlenen konular sözleşmeyi imzalayan Yüklenici tarafından düzeltilecektir.
Yapılan testlerin sonucunda hazırlanacak "ARA DENETİM MUAYENE RAPORU"
idare heyeti ve yüklenici yetkilileri tarafından imza altına alınacaktır.
Hazırlanacak bu raporu, yüklenici yetkilisi imzalamaktan imtina ederse gerekçesi bu rapora eklenecek ve muayene heyetinin imzaladığı rapor esas kabul edilecektir. Ara Denetim Muayene raporunun 1 (bir) nüshası yükleniciye verilecektir.
Teçhizat, Olumlu Ara Denetim Muayene Raporunun Muayene Heyetince imzalanmasından sonra sevk edilecektir.
Muayene heyeti ara denetim muayeneleri sırasında herhangi bir eksiklik veya kusur bulduğu takdirde durumu yükleniciye bildirir. Yüklenici bu kusurları en kısa zamanda sözleşme şartlarına uygun olarak ve muayene heyetinin istediği şekilde düzeltmekle yükümlüdür.
Muayene heyetince düzeltilmesi lüzum görülen eksik, kusurlu ve hatalı işlerin giderilmesi, heyetin görev süresi içinde giderilmesinin teknik olarak mümkün
olduğunun heyet tarafından tespiti halinde, yükleniciden istenecek ve yüklenici muayene heyetinin tanıdığı süre içinde bu eksik ve kusurlu işleri giderecektir. Bunun üzerine muayene heyeti sürenin sonunda eksik ve/veya kusurlu işlerin giderilip giderilmediğini tekrar kontrol edecektir. Muayene heyeti sürenin sonunda eksik ve/veya kusurlu işlerin giderildiğini tespit ederse buna göre Ara Denetim Muayene Raporu tanzim edilecek ve bir nüshası yükleniciye verilecektir.
Eksik ve kusurlu işlerin giderilmediği tespit edilmişse yine bu durumu belirtir bir rapor tanzim edilerek bir nüshasını yükleniciye verecektir. Yüklenicinin imzadan imtina etmesi halinde bu durum rapora eklenecek ve muayene heyetinin imzaladığı rapor esas alınacaktır.
İdarenin muayene heyetinin ara denetim muayene çalışmaları sırasında tespit ettiği eksik kusurlu ve hatalı işlerin tanınan süre (görev süresi) içinde giderilmesi teknik olarak mümkün görülmez ise eksik, kusurlu ve hatalı işleri gösterir test raporu hazırlanacak ve bir nüshası yükleniciye verilmekle görev tamamlanacaktır.
Yüklenicinin imzadan imtina etmesi durumunda bu maddede yazılı hükümler geçerli olacaktır.
Bundan sonra yüklenici eksik ve kusurlu işleri tamamlayarak, tamamladığını ve yeni test muayeneleri için belirlediği tarihi bu maddede yazılı süreler içinde idareye yazılı olarak bildirecektir.
Muayene heyetince/TRT’ce belirtilen ara denetim muayenesine engel eksiklik, noksanlık veya kusurlu işlerin yüklenici tarafından giderilmesinden sonra, test muayenelerini yapmakla görevlendirilen heyet (İdare istediği takdirde yeni bir muayene heyeti
gönderebilir) seyahat ve konaklama masrafları yükleniciden daha sonra tahsil edilmek üzere, tekrar imalat mahallinde bulundurulacak ve ara denetim muayene ölçülerine devam edeceklerdir. Eksikliklerin giderilmesi teslimat programını etkilemeyecek şekilde
en kısa sürede yapılacaktır.
İdarece oluşturulan heyet ara denetim muayenesine gittiğinde; önceki testlerde tespit edilen eksik-kusurlu işlerin giderilip giderilmediğini kontrol eder. Giderilmediği görülürse, bununla ilgili tutanak tutulur ve ekip geri döner.
TRT’ce müspet bulunmayan ve ara denetim muayeneleri idarece onaylanmamış hiçbir malzeme Türkiye'ye sevk edilemez.
Teçhizat için özel alet, avadanlık ve ölçü aleti gerekiyorsa bu husus Yüklenici tarafından belirtilecek ve cihazlarla birlikte bedelsiz olarak sevk edilecektir.
Mal veya yapılan iş yüklenici tarafından İdareye teslim edilmedikçe fiziksel muayenesi ve geçici kabul işlemleri yapılamaz.
Fiziksel Muayeneler:
Bu sözleşmeye konu malın fiziksel muayene işleri, teslim mahallinde yapılacaktır.
Muayenelerde önce fiziksel nitelikler kontrol edilir. Fiziksel muayenede niteliklerin bazıları uygun çıkmazsa muayene yarıda bırakılmaz, muayene işlemi tamamlanır.
Yükleniciler, Fiziksel muayene sonucu verilen red raporuna usulüne göre itiraz ederek ikinci bir muayeneyi isteyebilirler. Bu takdirde, mal aynen korunmak suretiyle ilk muayenede bulunmamış olan kişilerden kurulacak en az üç kişilik ikinci bir komisyona muayene yaptırılır. Bu komisyonun vereceği kararlar kesin olup, muayene ve kabulün bu karar esas alınarak sonuçlandırılacaktır.
İkinci komisyon fiziksel muayenede itiraz konusu olan kısımları inceler. Sonuç olumsuz ise red raporu verilir. Bu durumda bu rapora itiraz edilemez.
İdare tarafından son teslim tarihinden önce teslim edilen malın sözleşme ve eklerine uygun olmadığının tespit edilmesi durumunda, yüklenici sözleşmede öngörülen teslim süresi içinde malını alıp yenisi getirecektir.
İşin süresi dolmuşsa ihale dokümanında belirtilen ihtarlı süre verilerek bu süre içinde bir defa olmak üzere getirilecek mallar teslim alınarak muayeneleri yapılır.
Uygun çıkmayan mallar yerine yeniden getirilen malların muayene sonucunun da olumsuz çıkması durumunda yüklenici idarenin deposundaki malın tamamını ihale dokümanında belirtilen süre içerisinde geri almak zorundadır. Yüklenici süresinde geri almadığı mallara ilişkin olarak idareden herhangi bir hak talebinde bulunamaz.
Her sevkıyat partisine ait malların tamamı fiziksel muayene yapılacak yere geldikten sonra fiziksel muayeneleri aşağıdaki kişilerden teşekkül eden muayene heyeti tarafından yapılacaktır.
a) TRT temsilcileri,
b) Yüklenicinin yetkili temsilcisi (TRT'ce belirlenen gün ve saatte yetkili temsilci hazır bulunmadığı takdirde fiziksel muayene işlemleri diğer temsilciler huzurunda yapılır), c) Nakliye sigortasını yüklenen sigorta şirketi eksperi (sigorta şirketi eksper
bulundurmak istediği takdirde).
Fiziksel muayene heyeti TRT'ye gelmiş bulunan koli listeleri ve sair evraka göre fiziksel muayenelerini yapacak ve bu hususu bir tutanakla tespit edecektir.
Yapılan fiziksel muayene sonunda;
a) Yüklenici kendisine ait ambalajlama ve sair kusurlardan dolayı, hasarlı veya noksan çıkan malzeme veya teçhizatın yerine yenisini nakliye, sigorta, gümrük, fon, katma değer vergisi ve diğer her türlü masraflar kendisine ait olmak üzere bedelsiz olarak en kısa zamanda ve en seri vasıta ile sevk edip TRT'ye teslim etmek zorundadır.
b) Sigorta şirketini ilgilendiren hasar, noksanlık ve sair hususların tespiti halinde gerekli döviz TRT tarafından temin edilmek şartıyla, söz konusu hasarlı, kusurlu ve noksan malzemenin yerine yenisi aynı fiyat ve şartlarla en kısa zamanda TRT'ye sevk edilecektir.
Kontrol Teşkilatı Kontrolleri Ve Görevleri
Yüklenici montaja başlama tarihini İdareye 10 gün öncesinden bildirecektir. İdare, yüklenicinin montaj tarihini bildirmesinin ardından, sözleşme konusu işin ara kontrolleri için, idare içinden en az üç (3) kişiden oluşan bir kontrol teşkilatı kurar.
Bu iş için bir Kontrol teşkilatı kurulacaktır. Kontrol teşkilatı her grup için inceleme yapacak ve her grup için bir kontrol teşkilatı raporu hazırlayarak idarenin onayına sunacaktır. Son grup işin, kontrol teşkilatı tarafından incelemesinin yapılıp müspet raporunun İdarece onaylanmasının ardından kontrol teşkilatının görevi sona erer.
Kontrol Teşkilatının her grup işin ardından hazırlayacağı müspet raporunun İdarece onaylanmasının ardından o grup iş için Kısmi Geçici Kabul muayenelerine başlanır.
İşin, sözleşme ve eklerinde tespit edilen standartlara (kalite ve özelliklere) uygun yürütülüp yürütülmediği Kontrol Teşkilatı aracılığıyla denetlenir. Kontrol Teşkilatı aşağıda verilen yetkileri kullanır ve görevleri yerine getirir.
Sözleşmeye bağlanan her türlü mal/iş, kontrol teşkilatının denetimi altında, yüklenici tarafından yönetilir ve gerçekleştirilir. Yüklenici, bütün işleri kontrol teşkilatının sözleşme ve eklerindeki hükümlere aykırı olmamak şartı ile vereceği talimata göre yapmak zorundadır.
Kontrol teşkilatı; işlerin yürütülmesiyle ilgili olarak her türlü denetim, malzeme, işlerin ve sözleşmesinde onaya sunulması gerektiği belirtilen yüklenici personelinin onay veya reddi, işlerin düzeltilmesi ve sözleşmenin gereklerinin yerine getirilmesi konusunda talimat vermeye ve uygulamaya yetkilidir.
Yüklenici kullanacağı her türlü malzemeyi kontrol teşkilatına gösterip iş için elverişli olduğunu kabul ettirmeden iş yerinde kullanamaz. Malzemenin şartnamelere uygun olup olmadığını inceleyip gözden geçirmek için kontrol teşkilatı istediği şekilde deneyler yapabilir ve ister işyerinde, ister özel veya resmi laboratuarlarda olsun, bu deneylerin giderleri sözleşmesinde başka bir hüküm yoksa yüklenici tarafından karşılanır.
Yüklenici, deneylerin işyerinde yapılmasını isterse bunun için gerekli araç ve teçhizatı kendisi sağlamak zorundadır.
Yüklenicinin işyerine getirdiği malzemenin, teknik şartnamesine uygun ve işe elverişli olmadığı anlaşıldığı takdirde yüklenici, kontrol teşkilatının bu husustaki yazılı tebligatı tarihinden başlamak üzere iş süresi içinde bu malzemeyi yenisi ile değiştirmek
zorundadır.
Kontrol teşkilatı, sözleşme dokümanında belirtilen özelliklerden daha iyi özelliklere sahip olması ve yüklenicinin kabul etmesi koşuluyla işe ilişkin herhangi bir değişiklik talebinde bulunabilir.
Kontrol teşkilatı, yüklenici tarafından yapılmış olan işin eksik, hatalı ve kusurlu olduğunu veya malzemenin şartnamesine uygun olmadığını gösteren belirtiler ve kanıtlara ulaştığı takdirde, gerek işin yapımı sırasında ve gerekse kabule kadar olan sürede bu gibi eksiklik, hata ve kusurların incelenmesi ve tespiti için yüklenicinin yapması gerekenleri kendisine tebliğ eder.
İşyerinde, işin sözleşme ve eklerine ve iş programına uygun olarak yapılmasını temin ve bunun kontrolü için idarenin sözleşmesinde belirlediği kayıtlar, yüklenici ile birlikte kontrol teşkilatı tarafından tutulur. Yüklenici bu kayıtları ve ilgili belgeleri imzalamak zorundadır. Bunlardan imzalı birer kopya yükleniciye verilir.
Yüklenici, bu belgeleri imzalamış olmakla, doğruluğunu kabul etmiş olur. Bu belgeleri imzalamaz veya ihtirazı kayıtla imzalarsa karşı görüşlerini yazılı olarak bildirmesi için, kayıt ve belgelerin kendisine gösterildiği tarihten başlamak üzere, on (10) gün süre
verilir. Bu süre içinde karşı görüşlerini yazı ile bildirmezse belgelerin içinde kayıtlı hususları kabul ve imza etmiş sayılır ve bu durumu tespit eden bir tutanak
düzenlenerek kayıtlara eklenir.
Sözleşme konusu iş tamamlandığında, yüklenici, işin tamamlandığını idareye yazılı olarak bildirecektir. Söz konusu işin son incelemesi kontrol teşkilatınca yapılır. Bu inceleme sonucunda kontrol teşkilatı işlerin mevcut haliyle sözleşme ve eklerinde belirtilen şartlara uygun olarak tamamlandığını veya tamamlanmamış olsa bile teslim alınması istenen işte, işin fonksiyonelliğine önemli ölçüde zarar verecek bir durumun olmadığını ve idarenin ihtiyacını karşılama açısından bu haliyle kabul edilebilir olduğunu tespit ederse, işin tamamlanmış veya listelenen eksiklikleri ile tamamlanmış sayılabileceğini İdareye bildirir.
Ancak, kontrol teşkilatı tarafından işte önemli ve işin fonksiyonelliğini engellediği için idarenin ihtiyacını karşılama açısından kabul edilemez eksiklik veya kusurların bulunduğu tespit edilirse, bu durum İdare’ye bildirilir ve geçici kabul çalışmalarına başlanmaz. İşin süresi içerisinde eksiklik giderildiği takdirde, kontrol teşkilatının müspet raporunun İdarece onaylanmasının ardından(İş süresinin bitim tarihi olarak kabul edilir) kontrol teşkilatının görevi sona erer ve geçici kabul aşamasına geçilir.
Geçici Kabul Muayeneleri
Sözleşme konusu malın geçici kabul muayeneleri;
TRT tarafından teşkil edilecek bir komisyon tarafından yapılacaktır.
Kontrol Teşkilatı her grup iş için bir rapor hazırlayacak ve İdarenin onayına sunacaktır. İlgili grup iş için müspet Kontrol teşkilatı raporunun İdarece
onaylanmasının ardından Kısmi Geçici Kabul Muayenelerine başlanacaktır. Her grup iş için kısmi geçici kabul muayeneleri yapılacaktır ve ilgili grup iş için kabul raporu İdare tarafından onaylanacaktır. Son grup iş için Kısmi Geçici kısmi kabul yapılıp, kabul raporu İdare tarafından onaylandıktan sonra sistemin tamamının geçici kabulü yapılmış olacaktır. Kısmi Geçici Kabullerde bir Komisyon oluşturulacak ve başından sonuna kadar tüm grup işlerin kabulü aynı Komisyon tarafından yapılacaktır.
Geçici kabul komisyonu, bütün teçhizatın nicelik, nitelik, malzeme, imalat,
konstrüksiyon, montaj bakımlarından sözleşmeye uygun, tam ve mükemmel bir halde işlemekte olduğunu tespit için gerekli göreceği bütün muayene ve tecrübeleri yapar.
Geçici kabul muayeneleri sonunda teçhizat kabule şayan görülür ve bulunabilecek noksanlar sistemin çalışmalarına engel teşkil etmez ve eksik malzeme, teçhizat ve kusurlu işlerin tutarı sözleşme bedelinin %5 (yüzdebeş)'ini geçmezse geçici kabul yapılabilir. Yüklenici, eksik olan hususları geçici kabul raporunda belirtilen süre içinde temin ve monte etmekle yükümlüdür.
Geçici kabul muayeneleri sırasında sistem kabule şayan görülmezse, geçici kabul yapılmaz. Yüklenicinin hata ve noksanlarını giderdikten sonra geçici kabule hazır olduğunu İdareye yazılı olarak tekrar bildirmesini müteakip geçici kabul muayenelerine tekrar başlanır. Bu defa geçici kabul yapıldığı takdirde, raporun İdarece onaylandığı tarih geçici kabul tarihi olarak kabul edilir. Buna rağmen yine geçici kabul yapılmazsa, geçici kabul için bu maddede yukarıda yazılı esaslar çerçevesinde hareket edilir.
Taahhüt konusu iş için geçici kabulden önce İdare elemanları tarafından her ne şekilde olursa olsun herhangi bir belge verilmiş olması, İdarenin geçici kabul sırasında tespit edilen sözleşmeye aykırı hususlar ve noksanlar hakkında taleplerde bulunmasına ve sözleşme hükümlerinin uygulanmasına engel oluşturmaz.
Kesin Kabul Muayeneleri
Garanti süresi sonunda yüklenicinin talebi üzerine TRT' ce kurulacak bir komisyon
vasıtasıyla kabul muayenelerine başlanır. Kabul muayenesinde geçici kabulde yapılan muayene ve tecrübelerden gerek görülenleri tekrar edilerek teçhizat ve malzemenin teknik vasıflarının değişip değişmediği tespit edilir. Kabul komisyonu garanti
süresindeki çalışma durumunu ve arızaları göz önüne alarak lüzumlu gördüğü bütün muayene ve ölçüleri yapar. Bu muayeneler sonunda komisyon tarafından hazırlanan müspet raporun TRT tarafından onaylanmasıyla kabul işlemi tamamlanır.
Kabul muayenelerinde sözleşme ve eklerindeki şartlara uymadığı tespit edilen teçhizat reddedilir. Yüklenici reddedilen unsurları, TRT'ce tayin edilen süre içinde her türlü masrafları kendisine ait olmak üzere temin etmekle yükümlüdür. Bu şekilde değiştirilen unsurların her türlü gümrük, fon, katma değer vergisi, nakliye, sigorta gibi masrafları yükleniciye aittir. Ancak; yüklenici idarenin talep ettiği süre içinde arızayı gidermezse, idare bu arızayı kendisi gidermekte veya üçüncü kişilere gidertmekte serbesttir. Bu iş için idarenin yaptığı masraflar yükleniciye aittir. Ancak tespit edilen kusur ve
noksanlıklar teçhizatın mükemmel bir şekilde çalışmasına engel teşkil etmezse TRT, kendisinin tayin edeceği bir nefaset farkını yükleniciden kesmek suretiyle kabul yapıp yapmamakta serbesttir.
30.2. Bu sözleşme ve eklerinde, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin düzenlenmeyen hususlarda; Kamu İhale Kurumu tarafından yayımlanan Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’te hüküm bulunması halinde bu düzenlemeler esas alınacaktır.
.
30.2. Bu sözleşme ve eklerinde, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin düzenlenmeyen hususlarda; Kamu İhale Kurumu tarafından yayımlanan Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik'te hüküm bulunması halinde bu düzenlemeler esas alınacaktır.