YÖNETSEL ÖZELLİKLERİN (YAPISAL) DEĞERLENDİRİLMESİ

Organizasyonel yapının yeterliliği:

Üniversitemizde idari ve akademik birimler arasındaki dikey ilişkileri net ve açık olarak açıklayan bir organizasyon şeması bulunmaktadır. Birimler arası iletişimin geliştirilerek ortak adımlar atılması yönünde dekanlar, meslek yüksekokulu müdürleri toplantıları sürekli hale getirilmiştir. Ancak, yatay ilişkileri geliştirecek düzenleme çalışmalarına devam edilmelidir.

Görev ve sorumluluk tanımlarının açıklığı:

Trakya Üniversitesi çalışanlarının görev, yetki, sorumluluk ve yapacakları işler açıkça tanımlanmıştır. Trakya Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yayınlanan raporlarda idari süreçler tanımlanmış ve yazılı hale getirilmiştir.

Görev yetkilerinin yeterliliği:

Üniversitemiz, bir devlet üniversitesi olması nedeniyle 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’na göre yönetilmektedir. Bu kanun ve bağlı yönetmeliklerde görev, yetki ve sorumluluklar tanımlanmıştır. 2006 yılında başlatılan 5018 sayılı yasa uygulamasıyla birlikte mali yetkiler dekanlıklar, enstitü, yüksekokul ve merkez müdürlükleri ile daire başkanlıklarına yaygınlaştırılmıştır. Ancak, çağın gereklerine uygun olarak esneklik ve katılımcılık

Stratejilerin varlığı ve yeterliliği:

Üniversitemizin 2008–2012 yılı için hazırlanmış olan Stratejik Planı’nda eğitim, araştırma-geliştirme ve idari süreçlerle ilgili olarak ayrıntılı bilgiler yer almıştır. 2012 yılında son bulacak bu stratejik planın yerine uygulamaya konulacak olan yeni stratejik planın hazırlanma çalışmaları devam etmektedir.

Karar verme süreçlerinin yeterliliği:

Trakya Üniversitesi karar verme süreçlerine katılımın en üst düzeyde olması konusunda önemli çalışmalar yapılmaktadır. Üniversitemizde kurulların ve komisyonların karar süreçlerinde belirleyici bir rolü vardır.

İş süreçleri (akademik ve idari) yeterliliği:

Üniversitemizde akademik ve idari süreçler büyük oranda tanımlanmış olmasına karşın, yazılı hale getirilmesinde birimler itibariyle bazı eksiklikler vardır. Üniversitemiz birimlerinde tanımlanmış süreç sayısı 8’dir.

Stratejik planlama ve izleme süreçlerinin yeterliliği:

Üniversitemiz Stratejik Plan Komisyonu, 2008–2012 yılı stratejik planını hazırlayarak üniversite ana web sayfasında duyurmuştur. Kabul edilen bu plan içeriğinde yer alan stratejik amaç ve hedeflere ulaşmak için bu doğrultuda çalışmalar sürdürülmektedir. Ayrıca 2013-2017 yıllarını kapsayacak olan yeni stratejik planın hazırlanması çalışmaları devam etmektedir.

Bilgi yönetimi süreçlerinin yeterliliği:

Üniversitemizde ana başlıklar olan öğrenci işleri, insan kaynakları, finansal, kütüphane, bakım onarıma yönelik bilgi ve verilere web sayfasında mevcut bulunan daire başkanlıklarının hazırlamış olduğu raporlar aracılığıyla ulaşılmaktadır. Ancak birimlerin ve özellikle öğretim elemanlarının temel performans verileri dışındaki bireysel faaliyetlerine yönelik bilgilerin toplanması ve ulaşılmasında sorunlar yaşanmaktadır. Bu raporun oluşturulması sırasında birimlerin bilgi sağlama konusundaki eksiklikleri fark edilmiştir.

Finans kaynakları süreçlerinin yeterliliği:

Üniversitemizin finans kaynaklarını hazine yardımı, öğrenci harçları ve

araştırma-sınırlı kalmakta, hem de uygulama işlemleri uzamaktadır. Zaman zaman uygulanan tasarruf tedbirleri ve bütçe kesintileri nedeniyle finans süreçleri etkin olarak yönetilememekte ve hedefler tutturulamamaktadır. Performansa dayalı yeni bütçe felsefesi ile uygulama arasındaki çelişki ve problemlerin kaldırılmamış olması; üniversitemizin işleyişi açısından yönetsel sorunlar çıkarmaktadır.

C.Geliştirilmesi Gereken Alanlar

Kalite geliştirme süreçlerinin yeterliliği:

Kalite geliştirme konusunda üniversitemizde çalışmalar yapılmaktadır. Bazı birimler ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi belgesi almıştır, diğer birimlerde de çalışmalar sürdürülmektedir. ADEK çalışmalarıyla beraber pek çok birimimizin kalite süreçleri konusunda yeterli birikime sahip olmadığı görülmüştür.

İnsan kaynakları süreçlerinin yeterliliği:

Üniversitemizin tüm birimlerinde insan kaynakları planlama süreçleri aynı özenle yapılamamaktadır. Ayrıca, öğretim elemanı ve idari personelin işe alım süreçlerinde de üniversitenin özerkliği kalmamıştır. Akademik ve idari insan kaynakları planlama ve uygulama süreçlerinin geliştirilmesi yönünde üniversitemiz kaynakları da kullanılarak çalışmalar sürdürülmektedir.

Öğrenci katılım süreçlerinin yeterliliği:

Üniversitemizde bölüm, fakülte ve üniversite düzeyinde çeşitli kurullarda kendilerini ilgilendiren konularda karar verme süreçlerine katılmaları için Öğrenci Temsilcileri Konseyi bulunmaktadır. Ancak öğrencilerin Öğrenci Temsilcileri Konseyi seçim sürecine katılma oranlarının düşüklüğü (katılım %39), hatta bazı birimlerde temsilci seçilememiş olması öğrencilerin bu konuda ilgisiz olduğunu göstermekte; geniş bir katılımın sağlanması için çalışma yapılması gerektiğini ortaya çıkarmıştır.

8. YÖNETSEL ÖZELLİKLERİN (DAVRANIŞSAL) DEĞERLENDİRİLMESİ A.Güçlü Olduğumuz Alanlar

Çalışanlar arasındaki işbirliği ortamının yeterliliği:

Üniversitemiz memnuniyet anketleri sonuçlarına göre idari personelin %83.4’ü;

akademik personelin %66.7’si çalışma arkadaşlarıyla uyumlu bir işbirliği içerisinde çalıştığını belirtmiştir. İş arkadaşlığı ve çalışma ortamı bakımından üniversitemizde sorun olmadığı belirtilebilir.

B.Yeterli (Geliştirmeye Açık) Alanlar Liderlik yaklaşımlarının yeterliliği:

Üniversitemiz idari personelinin %68.1’i çalıştığı birimdeki yöneticilerin liderlik vasıflarına sahip olduğunu düşünmekte iken akademik personelde bu oran %60’tır. Liderlik kapasitesinin geliştirilmesine katkıda bulunan yaklaşım açısından önemli faktörlerden biri olarak hizmet içi eğitim (hem idari personel açısından, hem de yönetici eğitimi açısından) yeterli görülmemektedir. Üniversite’de göreve yeni başlayan öğretim elemanlarına akademik ortamı ve üniversiteyi tanıtıma yönelik eğitim programları düzenlenmesi ve bu amaçla oryantasyon programları düzenlenerek, kitapçıklar hazırlanıp dağıtılması ve etik bilgiler verilmesi çalışma ortamlarını olumlu yönde etkileyecektir.

Yönetici yaklaşımlarının (yönetim tarzı, tanıma ve takdir, insan ilişkileri, yetki paylaşımı vb.) yeterliliği:

Üniversitemiz akademik ve idari personeline yapılan memnuniyet anketlerinde akademik personelin %54.4’ü ve idari personelin %69.5’i yöneticilerin yaklaşımlarından memnun olduklarını belirtmişlerdir.

Akademik personelin idari ve yönetsel özelliklerinin yeterliliği:

Üniversitemizde akademik yöneticiler personelin görüşleri doğrultusunda eğilim yoklaması temel alınarak belirlendiği ve atandığı için idari ve yönetsel nitelikleri konusunda, bir ön değerlendirme söz konusu olmaktadır. Akademik personelin %48.2’si akademik personelin idari özelliklerinin yeterli olduğunu belirtmiştir.

İdari personelin özelliklerinin yeterliliği:

Üniversitemiz akademik ve idari personelinin %50.9’u idari personelinin özelliklerinin yeterli olduğunu belirtmiştir. Ancak Üniversitemizin uluslararası alanda yurtdışı eğitim anlaşmalarının ve Balkan ülkeleriyle yapılan anlaşmaların her geçen gün artması ve bu alandaki ilerlemeler nedeniyle yabancı dil bilen idari personele ihtiyacın artması nicel ve nitel olarak eksiklikler olduğunu ortaya koymaktadır. Altyapı birimlerinde çalışan personelin işe yönelik bilgi ve becerilerinin istenilen düzeye getirilmesi ve gelişen koşullara uyum sağlamaları amacıyla idari personele periyodik olarak hizmet içi eğitim verilmesi gerekmektedir. Üniversitenin kendi personelini seçebilme olanağının bu sorunları hafifleteceği değerlendirilmektedir.

C.Geliştirilmesi Gereken Alanlar

Akademik personelin memnuniyetinin yeterliliği:

Trakya Üniversitesi akademik ve idari personeli memnuniyet araştırmasında akademik personelin %69.7’si Üniversite’de bulunmaktan memnun olduğunu belirtmiştir. Akademik personelin memnuniyet düzeyi değişik alanlarda farklılık göstermektedir. Teknolojik altyapı olanaklarının yeterliliğinden memnuniyet düzeyi %45.6; gereken kaynaklara sahip olma da memnuniyet düzeyi %42.3; üniversitede alınan kararlarda etkin olmadaki memnuniyet düzeyi

%31 ve kütüphane olanaklarının yeterliliği %51.4 olarak belirtilmiştir. Bununla birlikte akademik personelin %24.4’ü çalışmalarının karşılığının gelirine yansıdığını düşünmektedir.

Üniversitenin yapı işleri ve çevre düzenlemeleri ile ilgili çalışmalarını yeterli bulan akademik personel oranı da %36.5’tir. Çalışma ortamını motive edici bulanların oranı ise %44’tür.

Ayrıca üniversitenin sunduğu olanaklar açısından spor alanları %32.3; dinlenme alanları %24.4; yemek kalitesi %24.7; sağlık hizmetleri %37.1 ve son olarak sosyal mekanlar

%20.6 personel tarafından yeterli bulunmuştur. Akademik personel memnuniyet anketi sonuçlarına göre, akademik personelin memnuniyet düzeyleri bir önceki yıla göre ortalama

%20 oranında düşüş göstermiştir.

İdari personelin memnuniyetinin yeterliliği:

Trakya Üniversitesi akademik ve idari personeli memnuniyet araştırmasında idari personelin %66.8’i Üniversitede bulunmaktan memnun olduğunu belirtmiştir. Teknolojik altyapı olanaklarının yeterliliğinden memnuniyet düzeyi %61, gereken kaynaklara sahip

düzeyi %49.2, kütüphane olanaklarının yeterliliği %63.1 olarak belirtilmiştir. Bununla birlikte idari personelin %38’i çalışmalarının karşılığının gelirine yansıdığını düşünmektedir.

Üniversite’nin yapı işleri ve çevre düzenlemeleri ile ilgili çalışmalarını yeterli bulan idari personel oranı da %48.2’dir. Çalışma ortamını motive edici bulanların oranı ise %62’dir.

İdari personel üniversitenin sunduğu olanaklar olarak spor alanlarını %38.4, dinlenme alanlarını %33.9, yemek kalitesini %28.6, sağlık hizmetlerini %46.8 ve sosyal mekanları

%32.9 yeterli bulmaktadır. İdari personel memnuniyet anket sonuçları da bir önceki yıla göre düşüş göstermiştir.

Öğrenci memnuniyetinin yeterliliği:

Öğrencilere yapılan memnuniyet anketi sonucunda öğrencilerimizin %51.2’sinin Trakya Üniversitesi öğrencisi olmaktan memnun olduğu tespit edilmiştir. Anket sonuçlarına göre öğrenciler Üniversitenin spor etkinliklerini %18.6, kültür etkinliklerini %17.3, sanat etkinliklerini %15.3 ve sosyal mekanlarını %17.6 oranında yeterli bulmaktadırlar. Derslerde kullanılan teknolojik altyapının yeterliliği açısından öğrencilerin %56.5’i memnundur.

Öğrencilerin %33.3’ü danışmanlık hizmetlerini yeterli bulmaktadır. Sağlık hizmetlerini

%21.6’sı, kütüphane hizmetlerini %31.8’i, burs olanaklarını %20.4’ü yeterli bulmaktadır.

Yemek hizmetlerini %20’si kaliteli bulmaktadır. Engelli öğrenciler ile ilgili hizmetleri %19.9 oranında öğrenci yeterli görmektedir. Dersliklerin ısınma, aydınlanma ve kapasite açısından yeterli olduğunu düşünen öğrenci oranı %50.6’dır.

Ortak kültür ve değerlerin paylaşımındaki yeterlilik:

Trakya Üniversitesi akademik ve idari personeli memnuniyet araştırmasında üniversite akademik ve idari personeli ile ortak kültür ve değerleri paylaştığını düşünen akademik personel oranı %47.5 ve idari personel oranı da %49.1 düzeyindedir. Geleneksel olarak yapılan mezunlar günü, açılış ve kapanış törenleri, özel günlerdeki etkinlikler; ortak kültürün oluşmasına katkı sağlamakla birlikte bu alanda bir önceki değerlendirme yılına göre düşüş yaşanmıştır.

İş arkadaşlığı ve sosyal ortamın yeterliliği:

Üniversitemizde çalışan akademik personelin %66.7’si; idari personelin ise %83.4’ü iş arkadaşları ile uyumlu bir işbirliği içinde çalıştığını belirtmiştir. Yine akademik personelin

9. ÇIKTILAR / SONUÇLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ