Geleneksel zaman yönetimi yaklaşımları ilk olarak 1973 yılında Alain Lakein’in“How to Get Control of Your Time and Your Life?” isimli eserinin yayınlamasıyla trend olmuştur. Popüleritesini yayınlanan birçok kitap, makale, eğitim filmleri ile zaman yönetiminin çok çeşitli prensiplerinin tanıtılmasıyla birlikte sürdürmüştür. Geleneksel zaman yaklaşımında öncelikle bir yapılacaklar listesinin hazırlanmasının ortaya çıkaracağı faydalar anlatılmıştır (Allan, 1989:123).
Covey ise geleneksel zaman yönetimi yaklaşımlarına karşı çıkarak “ilke Merkezli Yaklaşımı” tezini savunmuştur. Bu yaklaşım ile daha hızlı, daha gayretli, daha akıllı, daha fazla öneren bir yapı geliştirilerek diğer yaklaşıma göre üstünlük elde edilir. Covey, geleneksel yaklaşıma mutluluğun her şeyi denetim altında tutma noktasına katılmamaktadır. Her ne kadar değişik etkinlikler arasında yaptığımız seçimi denetlesek bile, seçimlerimizin getireceği sonuçları denetleme olanağımız yoktur, görüşünü savunan Covey bunu evrensel yasalar ya da ilkeler yapabileceğini belirtmektedir. Bu nedenle yaşamımızın denetimi bizim değil, ilkelerin elindedir. Yaşam kalitesini artıran 4 temel yeti (gizli güç) vardır:
Öz-Bilinç: Kendimize dışardan aynadan bakıyormuşçasına bakarak düşünce tarzımızı, geçmişimizi, davranış sebeplerimizi, tutumlarımızı, alışkanlıklarımızı, eğilimlerimizi inceleme becerisini görebilme becerisidir. Diğer bir deyişle kendinle yüzleşme ve kendi kendini tanıyabilmedir.
Vicdan: Değerler sistemimizin oluşturduğu yapıdır. Bizi doğru-yanlış, iyi-kötü gibi yönlendiren içteki denetim sistemimizdir. Hareketlerimizi ilkelere aykırı olup olmadığını, düşünüp karar vermemize yardımcı olur. Kısaca iç denetim mekanizmasıdır.
Özgür irade: Kişinin bağımsız, engelsiz karar verebilme, hareket edebilme gücüdür. Yaratıcı hayal gücü: Beynin gelişmesini sağlayan, yapıldığında insanı kendini iyi hissettiren güçtür. Geleceği okuma, görme, sorunları önceden görüp çözebilme becerisidir.
Zaman yönetiminde ortaya çıkan sorunların büyük bir kısmının hayatımızdaki düzensizlikten kaynaklandığı iddiasında olan bu yaklaşıma göre, iş ve işle ilgili her şeye bir çekidüzen verilmesi gerekmektedir. Zaman yönetimi sorunlarının kaynağı, düzensizliktir. Bu yaklaşıma göre zamanı etkili zaman kullanmanın yolu, düzenli olmaktır. Bu amaçla üç şeyin düzeninin sağlanması gerekir.
-Nesneler -Görevler
-İş görenler etkili bir sistem oluşturması için bu üç alan düzenlenmelidir. Böylelikle zaman israfını önlemiş olunur.
Nesnelerin düzenlenmesi, işe ait olan tüm cansız varlıkların, tüm nesnelerin düzenlenmesidir. Görevlerin düzenlenmesi, yapılması gereken işlemlerin belli bir düzen içinde yapılmasıdır. Çalışanların düzenlenmesi ise kendimizi de kapsayacak şekilde çalışanları düzenlenmesidir.
Bir diğer yaklaşım zamana sahip çıkma yaklaşımdır. Bu yaklaşım, iş ortamının yoğunluğu baskısı altında buluna çalışanın kendini korumak, yeterince verimli ve bağımsız çalışabilmek amacıyla zamanına sahip çıkması gerektiğini savunmuştur. Savaşçı yaklaşım olarak da bilinir. Bu yaklaşıma göre, hiçbir kimsenin ya da hiçbir şeyin zamanımızı bölmesine izin vermeden bize verilmiş zamanın sorumluluğunu bireysel olarak üstlenmeye dayalı olmasıdır. Kendimize ait zamanı korumak,
yeterince verimli ve bağımsız çalışabilmek amacıyla zamanımıza sahip çıkmak üzerinde odaklanır. Bunun için aşağıdaki teknikler kullanılır.
- Kendini yalıtmak: Kendini gereksiz gördüğü işlere kapatma söz konusudur. Örneğin telefonlara cevap verme yerine tele sekreter kullanma gibi.
-Yalnız kalmak: Rahatsız edilmeyi önlemek için yalnızlığı tercih etmek
-Yetki devretmek: Daha önemli işlere zaman ayırmak adına daha önemsiz işleri başkalarına devretme olarak sıralanır.
Bir diğer yaklaşım başarı yaklaşımıdır. Bu yaklaşımın esası ne istediğini bilmek ve başarmak için çaba harcamaktır. Bu amaçla hedefe yönelik kısa, orta ve uzun vadeli planlamalar yapılır.
Böylece hedeflere ulaşabilmek için önceliklerin sıralandığı bir plan ortaya konur. Hedeflerin belirlenmesi, kendini motive etme ve olumlu bir düşünce tarzı oluşturma gibi teknikleri içerir.
Zaman yönetimi yaklaşımlarından biri de ABC yaklaşımıdır. ABC Yaklaşımı, “İstediğinizi yapabilirsiniz, ama her şeyi yapamazsınız”, der. Burada işler öncelik sırasına konularak yapılarak, zamanın daha etkili kullanılması söz konusudur. ABC yaklaşımı ile birçok olumsuzlukları yaşamaktan kurtulmuş oluruz. Bunlara örnek olarak, acil işler, krizler, panikler, rahat ve kolay işler verilebilir.
A grubuna giren işler, birinci dereceden önemli ve vazgeçilemeyecek işlerdir. B grubu işler, orta derecede önemlidir. Belli bir süre ertelenebilir. Ancak yerine getirilmesi gereken işlerdir.
C grubu işler ise sona bırakılabilir. Yapılmaması belli bir zarar oluşturmayan işlerdir. Yapılacakların Farkına Varmak; Stephen Covey yapılacak işleri bir aciliyyet-önem matrisine göre sıralamıştı. Buna göre işler 4 gruba ayrılıyor (Şekil 1):
Şekil 1. Covey’inzaman yönetimi matriksi
Kaynak: http://kahve6.blogspot.com.tr/2010/07/zaman-yonetilebilir-mi.html
Teknoloji yaklaşımı, doğru planlama, doğru araç ve gereçlerin (bilgisayar, akıllı telefon vb.) bizim zamanı etkili ve verimli kullanılmamızı sağlayacaktır düşüncesini savunur.
Beceri yaklaşımı ise zaman yönetiminin bir beceri işi olduğunu öngörür. Zaman yöneticisi olabilmek için aşağıda sıralanan becerileri en iyi şekilde göstermek gerekir.
İyileştirme (öz bilinç) yaklaşımı ise zamanın etkili kullanılamaması, çevreye yenik düşme ve mükemmeliyetçi olmaktan kaynaklanır. Bu yaklaşıma göre psikolojik ve sosyolojik engelleri kaldırılmalı ve mükemmeliyetçilikten kaçınmalıdır (Covey, 2000: 356-365).
Son olarak doğal ritim yaklaşımı, kendisini zamanın akışına bırakıp o anı yaşamaktır. İçimizdeki doğal ritimlerin farkına vardığımızda bunlar bize fırsat başarıları getirecektir.
Her türlü zamana hükmedebilmek, güçlü bir iradeye sahip olmayı gerektirir. Bağımlılık yapan teknolojik araçlar, karışık bir çalışma masası ve sonu gelmeyen ziyaretçiler kişileri zorlayan ve sınırlayan etkenlerdir. Üstelik böyle bir durumun “yöneticinin yaşam tarzı” olarak benimsenmesi karşısında yapılacak bir şey yoktur (Mackenzie, 1989).