Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. Kalite Yönetim Sistemi’nin uygulanması ve etkinliğinin sürekli geliştirilmesi amacıyla;
a) Eğitimler, iç iletişim, yönetim sistemi prosedürleri aracılığıyla çalışanlara yasal şartlar ile müşteri şartlarının da yerine getirilmesinin önemi iletilmiştir. Bu amaçla, müşteri memnuniyetinin ölçülmesi ITP 8.2.1 Müşteri Memnuniyeti, ITP 6.2.2 Yeterlilik, Bilinç ve Eğitim ve ITP 5.5.3 İç İletişim Prosedürlerinde ve bu el kitabının 7.2 İşin Alınması Süreci paragrafında konunun detaylı açıklaması yapılmıştır.
b) Kalite Politikası oluşturulmuş ve şirketin her kademesinde anlaşılması sağlanmıştır.
c) Kalite hedeflerinin belirlenmesi ve hedeflerle ilgili çalışmaların yapılması bu Kalite El Kitabı’nın 5.4.1 Hedeflerle Yönetim paragrafında şirket içi uygulama usulleri anlatılmıştır.
d) Belirli aralıklarda Yönetim Gözden Geçirmeleri sağlanarak, sistemin geliştirilmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirme fırsatları tespit edilmektedir.
e) Üst yönetim, sistemin ihtiyacı olan insan, ekipman ve altyapı gibi kaynakları gerektiği şekilde temin ve seferber etmiştir.
5.2.MÜŞTERİ ODAKLILIK:
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. varlığının müşterilerine bağlı olduğunun bilincindedir. Bu nedenle, müşterilerinin istek ve ihtiyaçlarını belirleyebilmek için uygulanan yöntemler bu Kalite El Kitabı’nın ITP 8.2 Ölçme ve İzleme paragrafında anlatılmıştır.
Üretim süreçleri boyunca, müşteri şartlarının yerine getirilmesiyle ilgili izlemeyi sağlamaktadır. Müşteri şartları, yasalarla ve mevzuatla iletilebildiği gibi, sözleşme şartlarında da belirtilir. Bununla birlikte, Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş., müşteri tarafından belirtilmemiş şartları da anlamak için gerekli çabayı gösterir.
5.3. KALİTE POLİTİKASI:
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. şirketinin amacına uygun kurulan Kalite Yönetim Sistemi’nin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesini ve şartlara uygunluk için bir taahhüt içeren, Kalite Hedefleri’nin
oluşturulması ve Gözden Geçirmeler için bir çerçeve oluşturan Kalite Politikası’nı ortaya koymuş ve bu Kalite El Kitabı aracılığıyla dokümante etmiştir. Kalite Politikası’nın şirket içinde anlaşılması eğitimler aracılığıyla sağlanmıştır.
Kalite Politikası, sürekli uygunluk için Yönetim Gözden Geçirme toplantılarında gözden geçirilir, gerektiğinde günün şartlarına, Kalite Yönetim Sistemi’nin iyileşmelerine bağlı olarak değiştirilir.
KALİTE POLİTİKAMIZ;
“Çalışma alanındaki liderliğini sürdürmek amacı ile”;
En son bilimsel ve teknolojik gelişmeleri izleyerek en ekonomik ve verimli sistemleri üretmek,
Müşteri gereksinimlerini eksiksiz tespit ederek zamanında, hatasız ürün teslimatı ve teslimat sonrası destek hizmetleri ile müşteri memnuniyeti yaratmak,
Kurulmuş olan Kalite Yönetim Sistemi şartlarına her seviyede uyulmasını sağlamak ve Kalite Yönetim Sistemi’nin etkinliğini sürekli iyileştirmek.
Ali Ufuk PEKER
CEO
5.4. PLANLAMA
5.4.1. KALİTE HEDEFLERİ:
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. ürün için karşılanması gerek olan şartlar da dahil olmak üzere, kalite hedeflerinin şirketin ilgili fonksiyon ve seviyelerinde, oluşturulması ve gerçekleştirilmesi için, aşağıda belirtilen usulleri uygular.
Ocak ayındaki Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısında bir önceki yılın hedefleri gerçekleştirilme oranları ve hedefleri gerçekleştirmede karşılaşılan problemler tartışılarak hedef revizyonları ve yeni hedefler tespit edilir. Tespit edilen hedeflerle ilgili olarak da birim yöneticileri tayin edilir. Hedef takip sorumluları şirketin hedeflerine bağlı olarak ilgili fonksiyon ve seviyelerde kalite hedeflerinin oluşturulması için gerekli
koordinasyonu yaparlar. Gerektiğinde hem şirket hedefleri için hem de ilgili fonksiyon ve seviyeler için aktivite planları veya çalışma programları hazırlanır. Plan veya programların hazırlanması hedefin niteliğine, karmaşıklığına bağlıdır. Hedef takip sorumluları, her Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısından önce ilgili fonksiyon ve seviyelerle toplantılar veya yazışmalarla hedeflerin gerçekleştirilmesi ve karşılaşılan
problemlerle ilintili olarak rapor hazırlamak üzere gerekli koordinasyonu yaparlar. Hazırladıkları raporu Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısına sunarlar.
Şirket hedefleri, Kalite El Kitabında dokümante edilerek Kalite El Kitabı’nın kontrolü prosedürüne göre dağıtımı yapılır.
Ölçülebilir ve Kalite Politikası ile uyumlu kalite hedefleri, yıllık kısa vadeli olabildiği gibi gerektiğinde orta ve uzun vadeli hedefler de tespit edilebilir.
5.4.2. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN PLANLANMASI:
Yönetim Gözden Geçirme ve Sürekli İyileştirme Prosesi tarafından düzenlenen Yönetim gözden Geçirme Toplantılarında tüm prosesler ve üst yönetim ile birlikte yıllık hedefler tespit edilir ve bu hedeflerin sağlanmasına yönelik gerekli bütçenin yönetimi alınan kararlara uygun olarak Zaman Planı oluşturulur.
Zaman Planı ve hedeflere uygun çalışılıyor olduğunun, sistemin sürekliliğinin kontrolü yapılan eğitimler, yönetim gözden geçirme toplantıları, planlı kalite iç tetkikleri gibi faaliyetlerle sağlanır.
5.5. SORUMLULUK, YETKİ ve İLETİŞİM 5.5.1. SORUMLULUK ve YETKİ:
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. üst yönetimi şirket içindeki yetki ve sorumluluklar ile aralarındaki ilişkileri Organizasyon Şeması ve Görev Tanımları ile anlatılmıştır. Organizasyon Şeması ve Görev Tanımları içinde Kalite Yönetim Sistemi İş Tanımları ve gösterilen konumların yetki ve
sorumlulukları açıklanmaktadır. Personel işe girişinde görev tanımını birim yöneticileri hazırlar ve İnsan Kaynakları yetkilisine ulaştırır.Proje çalışmalarındaki yetki ve sorumluluklar Proje Yönetim Planı’nda belirtilir; ilgililere yetki ve sorumlulukları bildirilir.
5.5.2. YÖNETİM TEMSİLCİSİ:
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. diğer sorumluluk alanlarına bakılmaksızın yönetimden bir üyeyi Yönetim Temsilcisi olarak atamış, bu atamayı iç yazışma ile ilgili fonksiyonlarına bildirilmiştir.
Yönetim Temsilcisi’nin yetki ve sorumluluklarının detayları bu açıklanmakla birlikte ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sistemi standardının gerektirdiği aşağıda belirtilen yetki ve sorumluluklara da sahiptir;
a) Kalite Yönetim Sistemi için gerekli proseslerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve sürekliliğini sağlamak,
b) Kalite Yönetim Sistemi’nin performansı ve performansın iyileştirilmesi için alınması gerekli tedbirler hakkında üst yönetime rapor vermek,
c) Müşteri şartlarının bilinmesini yaygınlaştırmak,
Yönetim Temsilcisi, Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili konularda dış kuruluşlarla da iş yapmaya yetkilidir.
5.5.3. İÇ İLETİŞİM:
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş.’de İç İletişim şekilleri ve usulleri Kalite Yönetim Sistemi’nin etkinliği de göz önüne alınarak ITP 5.5.3. İç İletişim Prosedürü’nde anlatılmıştır.
İlgili Prosedür:
ITP 5.5.3 İç İletişim Prosedürü5.6. YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ:
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş.’nin üst yönetimi, Kalite Yönetim Sisteminin, uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sağlamak için yılda 2 kez Ocak ve Temmuz aylarında gözden geçirir. Bu Gözden Geçirme toplantısı iyileştirme için değerlendirme fırsatları, Kalite Politikası, Kalite Hedefleri dahil olmak üzere, tüm yönetim sistemlerindeki değişiklik ve iyileştirme ihtiyaçlarını içerecek şekilde, aşağıdaki gündemle yapılır;
a) Şirket iç tetkikleri sonuçlarının değerlendirilmesi,
b) Müşteri memnuniyeti, müşteri şikayetleri ile ilgili geri beslemelerin incelenmesi, c) Önleyici ve düzeltici faaliyetlerin durumu,
d) Bir önceki Yönetimin Gözden Geçirmesinden devam eden takip faaliyetleri, e) Tedarikçi ve taşeron performanslarının incelenmesi,
f) Yönetim Sistemlerini etkileyecek değişikliklerin varlığının gözden geçirilmesi, g) İyileştirme için öneriler
Yönetimi Gözden Geçirme toplantısı CEO’nun başkanlığında, yokluğu halinde ise Yönetim Temsilcisi başkanlığında fonksiyon Müdürleri ve süreç sahiplerinin katılımıyla yapılır. Toplantı gün, yer ve saati, Yönetim Temsilcisi’nin CEO’nun iletişimi sonucunda toplantıdan 1 hafta önce katılımcılara bildirilir.
Yönetim Temsilcisi, toplantı gündemiyle ilgili bir raporu toplantı sırasında katılımcılara sunar.
Raporun gündem maddelerine göre incelenmesi sonucunda;
a) Yönetim Sistemlerinin ve bu sistemlere ait proseslerin iyileştirilmesi ile ilgili faaliyetleri, b) Müşteri şartlarıyla ilgili ürünün iyileştirilme faaliyetlerini,
Kaynak ihtiyaçlarını da kapsayan kararlarla ilgili bir toplantı tutanağı ITF 5.5.3.3. Yönetim Temsilcisi tarafından tutulur ve katılımcılara imzalattırılır.
Toplantıda ortaya çıkan işlem maddeleri yine aynı toplantı tutanağında sorumluluklarıyla belirtilir.