7.1. ÜRÜN GERÇEKLEŞTİRMENİN PLANLANMASI
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. genellikle proje esasına göre çalışan bir şirkettir. Bu nedenle, ürün gerçekleştirme planları Proje Yönetim Planı aracılığıyla yapılır ve Kalite Yönetim Sistemi’nin diğer süreçlerinin şartlarıyla tutarlı olması sağlanır. Proje Yönetim Planları projelerin özelliklerine göre;
a) Ürün için kalite hedefleri ve şartlar,
b) Üretim aşamaları, üretimle ilgili dokümanlar ve ürüne özgü kaynaklar,
c) Ürünle ilgili doğrulama, geçerli kılma, izleme, muayene ve deney faaliyetleri ve ürün kabulü kriterleri,
d) Ürünün belirlenen şartları karşıladığına dair kanıtlar için gereken kayıtlar belirtilir.
Proje Yönetim Planı’nın hazırlanma şekilleri ve formatı ITP 4.2.3. Doküman Kontrolü Prosedürü’nde anlatılmıştır.
7.2. MÜŞTERİ İLE İLİŞKİLİ PROSELER:
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. müşteri ile ilişkili proseslerinin aşamaları olan ürüne bağlı şartların belirlenmesi ve gözden geçirilmesine bağlı olarak İşin Alınması Süreci’nin akışını ve süreç
içerisindeki fonksiyonların sürece katılımını aşağıda anlatmaktadır. Bu sürecin sahibi İş Geliştirme ve Proje sorumlularıdır.
7.2.1 ÜRÜNE BAĞLI ŞARTLARIN BELİRLENMESİ
Bu süreç içerisinde teslim ve teslim sonrası şartlarda dahil olmak üzere müşteri tarafından belirtilmiş olan şartlar, müşteri tarafından beyan edilmeyen ancak belirtilen veya bilinen ve amaçlanan kullanım için belirlenen şartlar, ürünle ilgili yasal ve mevzuat şartları da dahil olmak üzere, ihale dosyasının incelenmesi aşamasında belirlenir.
Bu aşamada varsa, Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş.’nin belirlenen ilave şartları da ortaya konur.
Gerektiğinde zeyilnamelerle bu şartlar müşterinin incelenmesine sunulur.
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. müşteriye ürünü sağlamayı taahhüt etmeden önce ürün şartlarının gözden geçirilmesi aşamasında;
a) Ürün şartlarının tanımlanmış olmasını,
b) Önceden ifade edilenlerden farklı olan sözleşme veya sipariş şartlarının çözümlenmesini,
İş Geliştirme ve Proje Müdürlüğü’nün gerektiğinde müşteri ile teması aracılığıyla sağlar.
Bu aşamada Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş.’nin tarif edilmiş şartları tek başına veya ortak girişimle sağlama yeterliliğine sahip olup olmadığı da gözden geçirilir. Müşterinin şartlarının dokümante edilmiş beyanı sağlamadığı durumlarda müşteri şartları zeyilnamelerle kabulden önce teyit edilir.
Gözden geçirmelerle ilgili tüm kayıtlar projelere bağlı olarak Proje Yöneticisi tarafından muhafaza edilir.
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş.’de;
Sözleşme yapılıp, işin alımı tamamlanana kadar ürün bilgisi, başvurular, sözleşmeler, sipariş şartları ve müşteri şikayetleri Proje Yöneticisi sorumluluğundadır.
İşin alımından sonra süreç ilgili proje Proje Yöneticisi’ne devredilir.
Bu sürecin performans ölçümleri ve iyileştirme faaliyetleri ilgili Ürün Yöneticisinin sorumluluğundadır.
7.2.2. ÜRÜNE BAĞLI ŞARTLARIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ:
Ürün ile ilgili müşteri ve yasal gereklilikler tanımlandıktan sonra ürünün Üretim Prosesinin tasarlanması gerekmektedir. Bunun için Ar-Ge Prosedürü tarafından eldeki belirlenmiş gerekliliklere göre kaynak ihtiyaçları, Satın Alma Prosedürü’ne göre bu kaynakların temin yolları belirlenir. Müşteri herhangi bir dokümante edilmiş istek sunmadığı durumlarda müşteriye gereklilikler iletilerek onayı alınır.
İlgili prosedür:
AR-GE Prosedürü
ITP 7.4 Satın Alma Prosedürü
ITP 4.2.4 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
7.2.3. MÜŞTERİ İLE İLETİŞİM:
Satış ve Pazarlama Birimi müşteri ile koordinasyonu sağlamaktadır. Telefon, fax veya elektronik posta ile gelen müşteri talepleri Satış ve Pazarlama Birimi tarafından müşteri talebi CRM üzerinden takip edilir.
Müşterilerin isteklerine göre iletişim araçları belirlenir.Destek birimine gelen müşteri talepleri ise JIRA üzerinden takip edilir.
Müşterilerin her türlü talepleri teklif, sipariş, şartname, teknik resim bilgilendirmeleri, Müşteri İlişkileri Yönetim Prosesi’ne göre müşteri anketlerinin gönderimi ve alımı, müşteri şikayetleri veya müşterinin onayları Satış ve Pazarlama Birimi Tarafından veya bilgisinde gerçekleştirilir.
İlgili prosedür:
ITP 8.2.1 Müşteri Memnuniyeti Prosedürü
7.3. TASARIM VE GELİŞTİRME
7.3.1. TASARIM VE GELİŞTİRME PLANLAMASI
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. yaptığı ürünle ilgili olarak ürün tasarımı ve geliştirilmesini planlamakta ve kontrol etmektedir.
Tasarım ve geliştirme planlaması aşağıdaki aşamalarla belirlenmiştir.
a) Tasarım ve geliştirme aşamaları,
b) Her tasarım aşamasına uygun gözden geçirme, doğrulama ve geçerli kılma faaliyetleri,
c) Tasarım için sorumluluklar ve yetkiler.
Bu planlama ilgili Proje Yöneticisi’ne iletilir ve ilgili Proje Yöneticisi gereken aşamalarda Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş.’nin teknik personelinin tasarım faaliyetlerine katılmasını sağlar.
Planlama çıktısının uygun görülmesi sonrasında uygulanacak programın, tasarım ve geliştirmelerinin revizyonlarının ilgili yerlere iletilmesi sağlanır.
7.3.2. TASARIM VE GELİŞTİRME GİRDİLERİ
Sözleşmelere bağlı olarak tasarım girdileri,
a) Fonksiyon ve performans şartları, b) Uygulanabilen yasal ve mevzuat şartları,
c) Varsa önceki benzer tasarımlardan elde edilen bilgi, d) Tasarım için esas olan diğer şartlar,
şeklinde sıralanabilir.
Bu girdikler ilgili Proje Yöneticisi liderliğinde oluşturulan Proje Ekibi tarafından temin edilir ve gözden geçirilir. Şartların tam ve tek anlamlı olmasına ve birbiri ile çelişkili olmamasına dikkat edilir.
Ürün şartlarını sağlayan bu girdiler ITP 4.2.4 Kayıt Kontrol Prosedürü’ne göre muhafaza edilir.
7.3.3. TASARIM VE GELİŞTİRME ÇIKTILARI
Tasarım ve geliştirme için girdi şartlarını karşılayan, satınalma, üretim ve hizmet sunumu için uygun bilgiyi sağlayan, ürün kabul kriterlerini içeren veya atıf yapan ürünün güvenli ve uygun kullanımı için esas olan ürün özelliklerini belirten tasarım çıktıları ilgili Proje Yöneticisi tarafından hazırlanır.
7.3.4. TASARIM VE GELİŞTİRME GÖZDEN GEÇİRMELERİ
7.3.1.maddesinde belirtilen plana uygun tasarım gözden geçirmeleri gerektiğinde Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. teknik personeli;
a) Sonuçların yeterliliğinin değerlendirilmesi,
b) Herhangi bir problemle ilgili düzeltici faaliyetin önerilmesi amacıyla katılabilir. Bu gözden geçirmelerde tutulan kayıtların bir kopyası Proje Yöneticisi tarafından ITP 4.2.4 Kayıt Kontrol Prosedürü’ne göre muhafaza edilir.
7.3.5. TASARIM VE GELİŞTİRMENİN DOĞRULANMASI
Projeler tamamlandığında tasarım doğrulamaları Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. Proje Mühendisleri tarafından yapılır. Bu doğrulamalar alternatif hesaplamalar kullanmayla veya benzer tasarımlarla karşılaştırma yolu ile yapılabilir. Bu doğrulamalar sırasında tutulan kayıtlar, ilgili Proje Yöneticisi tarafından muhafaza edilir.
7.3.6. TASARIM VE GELİŞTİRMENİN GEÇERLİ KILINMASI
Tasarımın geçerliliği Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. doğrulamasından sonra müşterinin onayıyla gerçekleştirilir. Bu gerçekleştirmeden sonra, proje kati uygulama projesi haline gelir. Geçerlilikle ilgili faaliyetler ilgili Proje Yöneticisi tarafından takip edilir. Geçerlilik kayıtları müşteri imzalı projelerin kendileridir.
7.3.7. TASARIM VE GELİŞTİRME DEĞİŞİKLİKLERİNİN KONTROLÜ
Geçerli kılınmış orjinal projeler, ilgili Proje Yöneticisi’nin kontrolündedir. Orjinalleri ilgili Proje Yöneticisi tarafından ITP 4.2.4 Kayıt Kontrol Prosedürü’ne göre muhafaza edilir. Projelerde meydana gelen
değişiklikler sözleşmelerde belirtildiği şekilde kontrol edilir. Bu kontrol şekilleri Proje Yönetim Planları’nda anlatılır. Projelerin dağıtım esasları Doküman Kontrolü Prosedürü’nde anlatılan prensiplere göre yapılır.
7.4. SATINALMA
Satın alınan ürünün belirtilen satınalma şartlarına uygunluğunu sağlamak, tedarikçiye ve satın alınan ürüne uygulanan kontrol tipinin ve içeriğinin gerekliliklerini anlatmak amacıyla, ITP 7.4 yazılmış ve
uygulanmaktadır. Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. tedarikçilerini şirket şartlarını karşılayan ürün sağlama yeteneği temelinde değerlendirmektedir. Bu değerlendirmeyle ilgili olarak seçme,
değerlendirme, tekrar değerlendirme kriterleri ITP 7.4 Satınalma Prosedürü’nde anlatılmıştır. İlgili kayıtların muhafaza şekli yine bu prosedürde belirtilmiştir. Satınalma bilgisi uygun olduğu yerlerde ürün onayı,
prosedürler, proses ve donanımlar için şartlar, personel niteliği için şartlar, kalite yönetim sistemi için şartları kapsar. Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. tedarikçilere iletilmeden önce belirlenmiş şartların yeterliliğini teyit etmektedir. ITP 7.4 prosedüründe satın alınan ürünün doğrulanması için müşteri istekleri de dahil doğrulama şekilleri ve serbest bırakma metotları anlatılmıştır.
İlgili Prosedürler:
ITP 7.4 Satınalma Prosedürü,
7.5. ÜRETİM VE HİZMETİN SUNUMU
7.5.1. ÜRETİM VE HİZMET SAĞLAMANIN KONTROLÜ
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. Proje Yönetim Planları aracılığıyla, kontrollü koşullar altında üretim ve hizmet sağlamayı planlamakta ve yürütmektedir. Proje Yönetim Planları, uygulanabildiğinde;
a) Ürünün özelliklerini açıklayan bilgilerin bulunabilirliğini,
b) Gerekli olduğunda çalışma talimatlarının bulunabilirliğini ve kullanımını, c) Uygun yazılım ve donanımın kullanımını,
d) İzleme ve ölçme cihazlarının bulunabilirliğini ve kullanılabilirliğini, e) İzleme ve ölçme uygulamalarını,
f) Serbest bırakma,
g) Teslimat ve teslimat sonrası faaliyetlerin uygulanmasını kapsamaktadır.
Ayrıca Proje Yönetim Planları, altyapı, eğitim, çalışma ortamı, ürün muhafazası vb. konuları da içerir.
7.5.2. ÜRETİM VE HİZMET SAĞLANMASI İÇİN PROSESLERİN GEÇERLİLİ KILINMASI
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. gerçekleştirdiği projelerden elde ettiği çıktının, sonraki izleme ve ölçme ile doğrulanamadığı yerlerdeki üretim ve hizmet sağlama proseslerini geçerli kılmaktadır. Bu konu ürünün kullanıma girmesinden veya hizmetin verilmesinden sonraki hataların görünür olduğu yerlerdeki prosesleri de içermektedir.
Üretim ve hizmet sağlama prosesleri:
a)Gözden geçirilmesi ve onaylanması için tanımlanmış kriterler, b)Teçhizatın ve personelin yeterliliğinin onaylanması,
c)Belirli metotların ve prosedürlerin kullanılması, d)Kayıtların tutulması için şartların belirlenmesi, e)Yeniden geçerli kılma,
düzenlemeleri ile geçerli kılınmaktadır.
7.5.3. TANIMLAMA VE İZLENEBİLİRLİK
Proje Yönetim Planlarında uygun durumlarda ürünün gerçekleştirilmesi sırasında nasıl tanımlandığı anlatılmaktadır. Bu tanımlamalar ürünün izleme ve ölçme şartlarına göre yapılmaktadır.
7.5.4. MÜŞTERİ MÜLKİYETİ
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. projelerinde ürün gerçekleştirme sırasında müşteri ürünün donanımsal olarak kendi isterleri doğrultusunda sahibi olabilir. Bu durumda,
a) Müşteri mülkiyetinin zarar görmemesi için yazılımsal olarak ürünün kurulumu aşamasında azami dikkat gösterilir.
b) Sözleşmede belirtilmese dahi müşteriye ait olan mülkiyetler (fikir mülkiyeti de dahil) hakkında yapılacak tanımlamalar, bunların doğrulanması, korunması, ve
güvenliğinin sağlanması koşulları ilgili proje yönetim planında anlatılır.
c) Herşeye rağmen müşteri mülkünün zarar görmesi halinde, konu hakkında müşteri bilgilendirilir ve gerekli kayıtlar ITP 4.2.4 Kayıt Kontrolü Prosedürü’ne göre tutulur.
7.5.5. ÜRÜNÜN MUHAFAZASI
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. iç proses süresince ve amaçlanan teslimatın yerine ulaşmasına kadar tanımlama, taşıma, depolama ve koruma şekillerini Konfigürasyon Yönetim Planında anlatıldığı gibi yapmaktadır.
7.6. İZLEME VE ÖLÇME DONANIMININ KONTROLÜ
Infotech Bilişim ve İletişim San. ve Tic. A.Ş. bünyesinde osiloskop ve AVO metreler ölçme cihazları olarak kullanılmaktadır. Bu cihazlar;
Kalibrasyonlar uluslararası veya ulusal referans ölçme standartlarına göre izlenebilirliği olan laboratuarlara yaptırılır. Belirli aralıklara göre kalibre edilmiş cihazlar dışında ölçüm cihazı kullanılmaz.
Gerekli olduğunda cihazlar ayar edilir veya ettirilir.
Kalibrasyon durumunun tayin edilmiş olmasını sağlamak için tanımlamalar yapılır.
Ölçme sonuçlarının geçersiz kılacak ayarlardan korunur.
Taşıma bakım ve depolama sırasında hasar ve bozulmalara karşı korunur.
Söz konusu ölçme cihazlarının kullanım sıklığı ve önemi açısından kalibrasyon periyodu osiloskop için beş yıl, AVO metreler içinse iki yıl olarak belirlenmiştir. Arıza, bakım, onarım veya kötü kullanım sonrasında yeniden kalibrasyona tabi tutulurlar.