3. MATERYAL VE METOT
3.2.2. Verilerin elde edilmes
Alguns autores denominam a Tipologia Documental de Diplomática Contemporânea, nessa perspectiva, por meio dos estudos realizados nas Escolas Europeias observamos que a Diplomática era vinculada a Paleografia e entendida como uma Ciência auxiliar da História, entretanto, nos Anos 70 e 80, do Século XX, ocorre à desvinculação da Diplomática da História e a apropriação da Diplomática pela Arquivologia. Assim, novos aspectos da Diplomática passam a ser observados no que tange ao estudo do documento, influindo consideravelmente no surgimento do que se conhece por Tipologia Documental, cuja diferença reside no fato de que enquanto a primeira estuda o documento isoladamente, a segunda o estuda enquanto conjunto orgânico. Esse fato também possibilitou que o termo ‘Tipologia Documental’ fosse também conhecido como ‘Diplomática Contemporânea’ conforme explica Bellotto (2002, p.20).
Para Delmas (1998 apud BELLOTTO, 2002, p.20),
A Tipologia pode ser chamada de Diplomática Arquivística ou, melhor ainda, de Diplomática Contemporânea, se se atentar o quanto o
objeto e os objetivos de ambas podem ser amalgamados [...] Para ele, a preocupação da disciplina é, atualmente, menos o estudo da estrutura, forma, gênese ou tradição, e mais o da tipologia dos documentos.
Ressalta-se que este autor se posiciona assim, devido ao fato de que a Diplomática está sendo pensada, enquanto apropriação de seu método pela Arquivística e não ela isoladamente, e é justamente por isso que se faz necessário conhecer bem esses conceitos.
O elemento-chave na utilização da Tipologia Documental se dá no encontro desejado entre o documento [suporte, meio, contextualização] e sua função [aquilo que se pretende ao emitir um documento], assim, nessa interação e concretização chega-se a sua finalidade dispositiva, probatória ou informativa (BELLOTTO, 2002, p.93).
Para Camargo e Bellotto (1996, p.74) a Tipologia Documental pode ser entendida como o "estudo dos tipos documentais", cuja preocupação está centrada na produção de documentos enfocando a atividade que o gerou.
O arquivista deve considerar essa ação essencial para o desenvolvimento de seu trabalho, visto que é no reconhecimento dos tipos documentais que se inicia a elaboração dos instrumentos arquivísticos que serão decisivos para os serviços arquivísticos. Na Tipologia Documental se estuda tanto os elementos internos quanto externos dos documentos e, também, leva sempre em conta a “lógica orgânica dos conjuntos documentais” (BELLOTTO, 2002, p.20).
De acordo com Pazin (2005, p.9) “[...] antes de analisar a estrutura interna dos documentos, é importante conhecer e compreender a instituição que os produziu e estabelecer a divisão entre atividades-meio12 e atividades-fim13”.
Os arquivos são considerados reflexos das atividades desenvolvidas pelas organizações, diante disso Lopez (1999, p.78) afirma que,
[...] os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente desenvolvidas pelas instituições (ou pessoas) ao longo da sua existência, revalorizando, desse modo, os elementos informais (ao lado dos normativos) como único meio de inserir corretamente os documentos em seu contexto de produção, permitindo assim uma interpretação histórica nos moldes propostos pelo perspectivismo
12 Atividades-meio: conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o
desempenho de suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório (PAZIN, 2005, p.9).
13 Atividades-fim: conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de
suas atribuições específicas e que resulta na acumulação de documentos de caráter substantivo para o seu funcionamento (PAZIN, 2005, p.9).
histórico. O estabelecimento de tipologias documentais é fundamental para que esse processo possa ocorrer, representando os primeiros passos em um vasto caminho.
A utilização da Tipologia Documental se faz imprescindível no início das ações arquivísticas, para revelar as atividades desenvolvidas por uma organização ou pessoa apresentando a organicidade dos conjuntos documentais.
A utilização da Tipologia Documental não é tão antiga quando comparada com outras atividades da área, pois foi iniciada em 1988, pelo Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri que, por sua vez, era coordenado por Vicenta Cortés Alonso. Vale destacar que este modelo desenvolvido pelos espanhóis influenciou na formação de outros grupos de trabalhos na própria Espanha e também no Brasil. Os elementos que devem ser considerados ao realizar a análise tipológica estabelecida pelo Grupo de Trabalho dos Arquivistas Municipais de Madri consiste em:
1. Tipo (espécie documental + atividade concernente), definição (a ser buscada na legislação, glossários, dicionário terminológicos) e caracteres externos (gênero, suporte, forma).
2. Código da série que corresponde ao tipo no plano de classificação. Posição da série dentro do fundo ou do conjunto maior.
3. Entidade produtora acumuladora.
4. Atividade(s) que gera(m) o tipo documental em foco. 5. Destinatário, se for o caso.
6. Legislação que cria a entidade e a função/atividade que originará a série.
7. Tramitação. Sequência das diligências e ações (trâmites), prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa até seu julgamento ou solução. É o procedimento que gera e em que atua a tipologia.
8. Documentos básicos que compõem o processo, se for o caso. 9. Ordenação. Posição dos documentos dentro da série.
10. Conteúdo. Dados repetitivos na tipologia analisada.
11. Vigência. “qualidade que apresenta um documento enquanto permanecem efetivos e válidos os encargos e disposições nele contidos”. (tempo de arquivamento no arquivo setorial).
12. Prazos. (tempo de permanência no arquivo setorial) eliminação (ou preservação em arquivo permanente). A fixação dos prazos não cabe quando se analisa documentos já de guarda permanente (TOGNOLI; BARROS, 2009, p.10).
Atualmente esta análise, ainda, é utilizada como base para o estabelecimento dos tipos documentais, porém quando esta proposta foi criada não existia esse tipo de análise e, por isso mesmo, foi considerada inovadora, muito ainda pode ser pensado a respeito destes elementos.
Nas discussões de Bellotto (2002, p.21), para a realização da identificação tipológica é necessário determinar os seguintes elementos: “[...] a) a sua origem/proveniência; b) a sua vinculação à competência e as funções da entidade acumuladora; c) a associação entre a espécie em causa e o tipo documental; d) o conteúdo; e) a datação”. Além disso, a autora também afirma que o estudo da Tipologia Documental tem sido considerado vantajoso nos vários segmentos do processamento documental, tais como:
1) Na classificação/arranjo, por facilitar o entendimento da composição da série;
2) Na descrição, esclarecendo que os conteúdos veiculados em determinado formato jurídico têm certos dados que são fixos e outros variáveis, e que este conteúdo liga-se de forma obrigatória à espécie que o veicula;
3) No serviço aos usuários, pois a identificação dos tipos documentais traz informações antecedentes e exteriores ao próprio conteúdo do documento, fundamentais para sua compreensão dentro do conteúdo jurídico-administrativo de produção;
4) Na avaliação, porque as tabelas de temporalidade partem da identificação das funções refletidas nas séries documentais que se quer avaliar para estabelecer o destino dos documentos [...] (GAGNON-ARGUIN, 1998 apud BELLOTTO, 2004, p.62).
Observamos que o estudo dos tipos documentais contribui de inúmeras formas para os processos organizacionais propiciando efetividade, principalmente, para o processo decisório. Nessa perspectiva, na próxima subseção abordaremos como é feita a identificação dos tipos documentais em ambientes empresariais e sua importância para o processo decisório.