Hesap verebilirliğin ve şeffaflığın önemli unsurlarından biri de çalışanların ve paydaşların etkili bir biçimde endişelerini dile getirmelerine imkân tanıyacak bir mekanizmanın bulunmasıdır.
Türk Ceza Kanununun 279 uncu maddesinde, kamu adına soruşturma ve kovuşturmayı gerektiren bir suçun işlendiğini göreviyle bağlantılı olarak öğrenip de yetkili makamlara bildirimde bulunmayı ihmal eden veya bu hususta gecikme gösteren kamu görevlisinin suç işlemiş sayılacağı hükme bağlanmıştır.
8.1. Usulsüzlük, Yolsuzluk ve İhbar Kavramları
Usulsüzlük, mevcut kuralların ihlaline neden olan fiil veya ihmali; yolsuzluk ise idare personelinin veya üçüncü şahısların kasıtlı olarak, adil veya yasal olmayan bir menfaat sağlamak amacıyla mevcut kurallara uygun olmayan davranışlarda bulunmalarını ifade eder.
İhbar, idare içerisindeki, yasa-dışı ve etik değerlere uygun olmayan davranış ve eylemlerin idareye ve idare dışındaki üçüncü şahıslara veya kurumlara zarar vermemesi için bilgi sahibi kişiler (çalışanlar veya paydaşlar) tarafından ilgili birimlere veya kişilere bildirilmesidir.
Bu kapsamda idareler, usulsüzlük, yolsuzluk ve hataların kendilerine bildirilmesi ve değerlendirilmesine ilişkin olarak yöntemler belirlemeli ve bunları duyurmalıdır.
8.2. Bildirimlerin Kapsamı
Kamu idarelerinde ihbar ve şikâyet üç temel hususu kapsayabilir.
Etik değerlerin ihlaline yönelik ihbar ve şikâyet
Usulsüzlük ve yolsuzluğa yönelik ihbar ve şikâyet
Devlet memurlarının amirleri veya kurumları tarafından kendilerine uygulanan idari eylem ve işlemlerden dolayı şikâyet.
Aşağıda, bu bildirim alanları ve ilgili düzenlemelerden temel nitelikte olanlara yer verilmiştir.
8.2.1. Etik değerlerin ihlali halinde yapılacak ihbar ve şikâyetler
5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun ve Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte ihbar mekanizmaları belirtilmiştir.
Buna göre başvurular, genel müdür ve bu düzeyde oldukları kabul edilen unvanlarda bulunan kamu görevlilerinin etik davranış ilkelerini ihlal etmeleri durumunda Etik Kuruluna, diğer görevlilerin etik davranış ilkelerini ihlal etmeleri durumunda ise yetkili idare disiplin kurullarına yöneltilmek üzere ilgili kurum amirlerine yapılacaktır. Bu kapsamda idareler mevzuat hükümlerine uyumu sağlayacak süreci gerçekleştireceklerdir.
8.2.2. Usulsüzlük ve yolsuzluğa yönelik şikâyetler
Usulsüzlük ve yolsuzluğa yönelik bildirimler konusunda çok sayıda düzenleme bulunmaktadır.
Örneğin, 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanunda;
memurlar ve diğer kamu görevlilerinin görevleri sebebiyle işledikleri suçlar hakkında izlenecek usuller belirlenmiştir. Buna göre, memurlar ve diğer kamu görevlileri hakkında bir ihbar ve şikâyetin yapılması, bunların işleme konulması ve sonuçlandırılması anılan Kanun çerçevesinde gerçekleştirilecektir.
Öte yandan, Başbakanlık tarafından 22/02/ 2010 tarihli ve 27501 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Saydamlığın Artırılması ve Yolsuzlukla Mücadelenin Güçlendirilmesi Stratejisi (2010-2014)”nde; ulusal düzeyde yolsuzlukların önlenmesine, yaptırımların uygulanmasına ve toplumsal bilincin artırılmasına ilişkin tedbirlere yer verilmiştir.
Ayrıca, Başbakanlık, Adalet Bakanlığı ve Kamu Görevlileri Etik Kurulu tarafından 2009 yılında yayımlanan “Yolsuzluğun Bildirilmesine İlişkin Kılavuz İlkeler” söz konusu mevzuatı ve temel ilkeleri içermekte olup, idareler tarafından ihbar sistemine ilişkin yapılacak çalışmalarda söz konusu ilkelerin de dikkate alınması uygun olacaktır.
8.2.3 Devlet Memurlarının Yapacakları Şikâyet
Devlet memurlarının amirleri veya kurumları tarafından kendilerine uygulanan idari eylem ve işlemler karşısında 657 sayılı Kanunun 21. maddesi ve buna dayanılarak hazırlanan Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde işlem yapılır.
8.3. Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Tespit Edilmesinde Sorumluluk
Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların önlenmesinde ve ortaya çıkarılmasında sorumluluk, yönetimin ve tüm idare personelinindir. İdarenin etik davranış kültürü çerçevesinde; yönetimden sorumlu kişilerin gözetiminde, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları önlemek üzere gerekli tedbirleri alması gerekir.
8.4. İhbar Sistemi
Yukarıda belirtilen düzenlemelerde yer alan usul ve esaslar ihbar konusu ve yöntemi itibarıyla ayrı prosedürler içermektedir. İdareler ihbar sistemlerini geliştirirken söz konusu düzenlemeleri de dikkate almak suretiyle, kendi kurumsal yapıları ve raporlama mekanizmalarına uygun olarak çalışanlarının ve üçüncü kişilerin bildirimde bulunabilecekleri iç düzenlemelere sahip olmalıdır. Bu düzenlemelerde;
Nelerin ihbar edilebileceği,
İyi niyetli ihbarcının güvenliğinin ve gizliliğinin nasıl sağlanacağı,
İhbarın idare içinde hangi aşamalardan geçilerek yapılabileceği (sırasıyla; birinci amir, birim amiri, iç denetim birimi amiri veya insan kaynakları birimi amiri veya mali hizmetler birim amiri, üst yönetici),
Yapılan ihbarların idarece nasıl değerlendirileceği ve hangi eylemlerin gerçekleştirileceği (kurum içi inceleme veya resmi soruşturma gibi),
Bu kapsamda idareler, tüm personele ihbar ve şikâyet yollarını duyurmalı, olası ihbar ve şikâyetlerde personelin kimliğinin gizli tutulmasını ve bundan dolayı personele ayrımcı muamele yapılmamasını sağlamalıdır.
Yazılı ihbar esas olmakla birlikte, idareler internet sayfalarında oluşturacakları çeşitli tip formlarla elektronik ortamda şikâyet ve ihbarlara olanak tanımalıdırlar. İdareler ayrıca dış paydaşların da daha kolay ihbar ve şikâyette bulunabilmeleri için gerekli mekanizmaları oluşturmalı ve bunu idare ilan tahtalarında ve internet sayfalarında yayımlamalıdırlar.
İdareler tarafından, özellikle yolsuzluk ve usulsüzlüğe dönük ihbar ve şikâyetlerde 4483 sayılı Kanunda belirtilen ön inceleme usulleri dışında farklı mekanizmalar tesis edilmemelidir. Ön inceleme sonucu soruşturma izini verilsin ya da verilmesin, durum, ayrıntılı gerekçe ile birlikte hem Cumhuriyet Savcılığına hem de ihbarcıya mutlaka bildirilmeli ve bu bildirime ilişkin yazılar ihbar dosyalarında muhafaza edilmelidir.
İdarelerin, etkili bir ihbar sistemi için Bİ Kutu 4’teki temel gereklilikleri dikkate alması uygun olacaktır.
Bİ Kutu 4: İhbar Süreci İçin Temel Gereklilikler
Üst yönetim idare içinden ve idare dışından yapılacak ihbar ve şikâyetlere yönelik prosedürleri ilan etmelidir.
İdareler, merkez ve taşra birimlerinde ayrı ayrı olmak üzere ihbarların yapılacağı birim veya kişileri belirlemeli ve duyurmalıdır.
Personelin ve üçüncü şahısların isimlerini saklı tutarak bilgi vermelerini sağlayacak yöntemler geliştirilmelidir. (delilleriyle birlikte sunmak mümkün olacak şekilde telefon, internet-web sayfasında yayımlanan formları doldurmak suretiyle başvuru, dilekçe, şikâyet kutuları vb.).
Sözlü, yazılı veya elektronik ortamda yapılacak tüm ihbarlar, ihbarların yapıldığı birim veya kişiler tarafından, ayrı bir klasör veya kayıt sistemi kullanılmak suretiyle sıra numaralı olarak kayıt altına alınmalıdır.
İhbarda bulunan personele ayrımcı muamele yapılması önlenmelidir.
Personel ile periyodik toplantılar yapılarak görüşleri alınmalı; personel, idaredeki yanlış uygulamaların raporlanması ile ilgili olarak cesaretlendirilmeli ve güven tesis edilmelidir.
Personelin ihbarda bulunmasını sağlayacak tüm iletişim kanalları açık tutulmalıdır.
Personel, yaptığı ihbarın, inceleme ve değerlendirme sonucunda doğru çıkması halinde idarece belirlenecek yöntemlerle takdir edilmelidir.
Yapılan ihbar usule uygun olmadığı halde dahi kesin kanıtlara dayanması durumunda mutlaka değerlendirilmelidir.
İhbarların değerlendirilmesinde Bİ Kutu 5’teki hususlara dikkat edilmelidir.
Bİ Kutu 5: İhbarların Değerlendirilmesi
İdare içerisinde görülen davranış ve eylemler yasalara aykırı mıdır?
İdare içerisinde görülen davranışlar ve yaşanan olaylar etik değerlere (genel ahlaka, iş ahlakına vs.) aykırı mıdır?
Öne sürülen konuların ciddiyeti ve önemi göz önünde bulundurulmalıdır.
İyi niyetli olunması ve kamu yararının bulunması gereklidir.
Bilgi ve bilginin içerdiği iddiaların tamamen doğru olduğu ve yanlış uygulamaları ortaya çıkardığına dair makul bir inanç bulunması gerekmektedir.
Bİ Şekil 4: İhbar Süreci