3-5 ULUSLARARASI PROJELER

 AB Ajansı veya Ulusal Ajanslar Tarafından destek gören projeler için Rektör Yardımcısı ve ya Yürütücü tarafından projeye ait sözleşme

25 imzalanır.

 Rektörlük oluru ile Proje Yürütecek Öğretim Üyesi yetkilendirilir.

 Proje Yürütücüsü tarafından birimimize projeye ait hesap açılması yazılı olarak talep edilir.

 Birimimizce Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yazı ile proje özel hesabı açılması talep edilir.

 Proje özel hesabına para aktarıldıktan sonra hesaba ait bankadan alınan dekont ve dilekçe ile Proje Yürütücüsü projeye ait proje numarası verilmesi için birimimize başvuruda bulunur.

 Birimimizce ilgili hesaba ait dekont ekli yazı ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığından proje numarası verilmesi sağlanır.

 Projeye ait Proje Yürütücüsü hesaptaki tutarları projenin ihtiyacı için kullanmak üzere dilekçe ile birimimize başvurur.

 Gelen isteme ait (MIF)Muhasebe İşlem Fişi düzenlenerek Proje Yöneticisine imzalatılır.

 Düzenlenen MİF’ler ve ekleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilerek tutarların ilgili hesaplara aktarılması sağlanır.

 Ön ödeme şeklinde yapılan ödemelerde faturalar ve belgelerle birlikte dilekçe yazarak avansın kapatılması istenir.

 Avans kapatılması için MİF düzenlenir, Proje Yürütücüsüne imzalatılarak İlgili belgeler ve faturalar eklenilerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.

 Projede personel çalışması varsa Proje Yürütücüsünün talebi üzerine Personel Daire Başkanlığına dilekçe yazılır.

 Yazılan dilekçeye ait Personel Daire Başkanlığı çalışacak personelin olurunu Maliye Bakanlığınca verilmesinden sonra çalışacak personelden (Proje Yürütücüsü Dilekçesi, Çalıştırılacak Personelin Dilekçesi, 8 adet fotoğraf, sağlık raporu, Adli sicil belgesi, Diplomanın Fakülte Onaylı Sureti ve Nüfus Cüzdanı Fotokopisi ) istenir ve bu belgelerle birlikte Personel Daire Başkanlığına üst yazı ile birlikte gönderilir.

 Proje Yöneticisinden personelin işe başladığına ilişkin dilekçe gelmesinden sonra Personel Daire Başkanlığına yazı yazılarak yürütücüden gelen dilekçe eklenilerek personelin işe başlanması sağlanır.

 Projede çeşitli sebeplerden dolayı proje yürütücüsü değişmesi gerekiyorsa ilgili yürütücünün değişikliği Ulusal Ajansın kabul ettiğine dair belgeleri birimize ulaştırmasından sonra yeni yürütücüye ait yetki oluru yazısı yazılır.

 Proje süresi bitiminde yürütücü final raporunu ekine koyarak proje kapanış dilekçesi verir. Birimimizce dilekçe ve final raporuyla birlikte üst yazı yazılarak Strateji Başkanlığına gönderilir.

4- TAŞINIR İŞLEMLER BİRİMİ

4-1 BAP Projelerinden alınan taşınırlar için yapılan işlemler

26

 Satın alma işlemi tamamlanan demirbaşlar veya cihazların (253-254- 255 Kodlu) a) Fatura, b) İhale Onay Belgesi, c) Malzeme Teslim tutanağı, d) Muayene Kabul Belgesinin birer tane Fotokopileri alınır.

 İhale Onay Belgesine göre düzenlenen Faturaya göre Taşınır işlem fişi kesilir ve

 Muhasebe işlemi gerçekleşen Taşınırlar, Proje Yöneticisinin Bağlı bulunduğu Harcama Birimine (Enstitü Yüksek Okul veya Fakülte) devir işlemi yapılır.

(Tübitak , Santez, Tagem ve A.B. Projelerinden alınan taşınırlara Proje Yöneticisinin Bağlı bulunduğu Harcama Birimlerinde Taşınır İşlem Fişi düzenlenir.)

4-2 Bap Birimine Satın alınan Taşınırlar için yapılan işlemler

1-Satın alma işlemi tamamlanan demirbaşlar cihaz ve tüketim malzemeleri (150-253- 255 Kodlu) a) Fatura, b) İhale Onay Belgesi, c) Malzeme Teslim tutanağı, d) Muayene Kabul Belgesinin birer tane Fotokopileri alınır.

2- İhale Onay Belgesine göre düzenlenen Faturaya göre Taşınır işlem fişi kesilir ve onaylanır.

3- Ödeme için gönderilecek Taşınır işlem fişinin bir nüshası imzalanır.

4- Ödemeye gönderilen TİF (Taşınır İşlem Fişi) TKYS üzerinden muhasebeye (HYS) gönderilir.

5-Sarf malzemeler Taşınır istek görevlilerinin hazırladığı taşınır istek belgesine göre ve depodaki malzeme miktarına göre verilir ve tüketim çıkış tifi kesilir. Muhasebeleştirme işlemi yapılır.

6-Üç ayda bir tüketim çıkış raporu alınarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.

7-Mali yılın sonunda Proje ambarı ve Bap ambarı sayılarak 13 ve 14 nolu cetveller oluşturulup Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.

5- EVRAK KAYIT İŞLEMLERİ BİRİMİ 5-1 GELEN EVRAK İŞLEMLERİ

1. Fiziksel Olarak Gelen Evrak;

 Evrak ilgili kişiden teslim alınır.

 Taranır.

 E-Beyas sistemine kaydedilir.

 Fiziksel olarak havale edilmesi için Koordinatöre teslim edilir.

 Belge ve ekleri Koordinatörün havale ettiği personele teslim edilir.

 Fiziksel evraklar aynı zamanda e-beyas üzerinden de ilgili personele havale edilir.

2. E-Beyas üzerinden gelen evrak;

 İlgili personele havale edilmek üzere e-beyas üzerinden teslim alınır ve Koordinatöre havale edilir.

 Evrakın fiziksel eki varsa teslim alınır ve ilgili personele verilir.

5-2 GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ 1. Kurum İçi giden evrak;

27

 Kurum içi yazılan yazılar e-beyas üzerinden gönderilir.

 Fiziksel eki varsa üst yazının çıktısı alınıp ilgili birime teslim edilir. (Teminat mektupları, Taşınır işlem fişi vb.)

2.

 İlgili personelin hazırladığı ödeme evrakları e-beyas sistemine kaydedilir.

 Dosyasına ayırılacak evrakların ayırılması için ilgili personele verilir.

 İlgili personel teslim tutanağı ile beraber teslim ettikten sonra kontrol etmesi için Birim Sorumlusuna teslim edilir.

 Birim Sorumlusu onayladıktan sonra Strateji Daire Başkanlığına teslim edilir.

3.

 E-Beyas üzerinden imzalanan yazı sistem üzerinden gönderilir.

 Sistemden çıktısı alınan evrak ilgili personele “aslı elektronik imzalanmıştır onayı alınır.

 Evrakın eki varsa personelden alınır, zarflanır ve Rektörlük Genel Evraka teslim edilir.

5-3 BİRİM İŞLEMLERİ

1. E-Beyas koordinatörlüğü ile ilgili işlemler;

 Yetkilendirme yazışmaları yapılır.

2.

 Arşiv ile ilgili ayıklama ve imha işlemleri diğer birim personeli ile koordineli olarak yürütülür.

Sayfa/Topl. Sayfa No 1/1 Hazırlayan Onaylayan İlk Yayın Tarihi 01.01.2016 Buket ÖKTEN Prof. Dr. Şeyhmus

YARDIMCI

Son Revizyon Tarihi ---

Revizyon No 00

ELEKTRONİK NÜSHA. BASILMIŞ HALİ KONTROLSÜZ KOPYADIR